Бюджет фот пример excel

Основное назначение бюджета расходов на персонал — планомерное использование зарплатных средств. Составляя такой бюджет на предстоящий год, экономисты и бухгалтеры анализируют экономические показатели по всем направлениям финансово-экономической деятельности учреждения, проводят инвентаризацию основных средств, дебиторской и кредиторской задолженности, закрывают финансирование за счет выделенных субсидий на выполнение государственного задания, проверяют остатки по всем счетам, составляют план финансово-хозяйственной деятельности на очередной год. Чтобы точно и быстро определить плановые назначения по всем видам расходов, используют программу Excel. В статье рассмотрим, как с помощью этой программы специалисты организации могут планировать фонд заработной платы.

О ПЛАНИРОВАНИИ ФОНДА ЗАРАБОТНОЙ ПЛАТЫ

Планирование фонда заработной платы является частью плана финансово-хозяйственной деятельности. Планирование этого фонда позволяет заранее спрогнозировать и оценить предполагаемые расходы организации на трудовые ресурсы. Это особенно актуально там, где доля затрат на оплату труда составляет весомую часть в себестоимости продукции (выполнении работ, оказании услуг).

Расходы на оплату труда относят на себестоимость продукции. Чем больше затраты, тем меньше прибыль. Определение суммы фонда оплаты служит для разработки мероприятий по экономии затрат. Следовательно, у организации появляется возможность увеличить рентабельность производства.

Фонд заработной платы организации — сумма денежных средств, необходимая для оплаты труда персонала за выполнение установленного объема работ. Обычно удельный вес расходов на оплату труда в общей сумме расходов организации составляет 55 %.

К СВЕДЕНИЮ

Выплату заработной платы, отпускных, компенсаций, пособий за первые три дня временной нетрудоспособности и премий за достигнутые результаты в работе планируют по статье 211 КОСГУ.

Планирование фонда оплаты труда осуществляют с использованием метода сбора информации по всем видам начислений, исходя из фактических данных и с учетом изменений на предстоящий год.

Документы, необходимые для планирования фонда оплаты труда:

• штатное расписание;
• Положение об оплате труда;
• коллективный договор;
• Положение о порядке оплаты труда сотрудников, занятых оказанием платных услуг;
• график отпусков.

Каждая организация разрабатывает собственное Положение по оплате труда, в котором предусматривает особенности начисления заработной платы как за счет выделенных субсидий на выполнение государственного задания (КФО 4), так и за счет средств от приносящей доход деятельности (КФО 2).

Положение о премировании имеет законодательную силу, именно оно определяет, как начисляются поощрения и премии работникам.

Замечания

1. Премия — выплата стимулирующего характера, начисляемая за достигнутые результаты в работе. 

2. Премирование — метод стимулирования заинтересованности работников в результатах деятельности организации.

С работником, труд которого оплачивается за счет разных источников финансирования, должен быть соответствующим образом оформлен трудовой договор. Трудовой договор — соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами.

В рамках основного трудового договора должны быть предусмотрены постоянные выплаты за счет разных источников финансирования. В договоре с сотрудниками, которые занимаются выполнением работ и оказанием услуг по предпринимательской деятельности, предусматривается ежемесячная выплата в процентном отношении от доходов, полученных от внебюджетной деятельности за предыдущий месяц.

В государственных учреждениях здравоохранения систему оплаты труда определяют с учетом следующих нормативных правовых актов:

• Постановление Правительства РФ от 05.08.2008 № 583 (в ред. от 10.12.2016) «О введении новых систем оплаты труда работников федеральных бюджетных и казенных учреждений и федеральных государственных органов, а также гражданского персонала воинских частей, учреждений и подразделений федеральных органов исполнительной власти, в которых законом предусмотрена военная и приравненная к ней служба, оплата труда которых осуществляется на основе Единой тарифной сетки по оплате труда работников федеральных государственных учреждений»;
• Приказ Минздравсоцразвития России от 29.12.2007 № 818 (в ред. от 17.09.2010) «Об утверждении Перечня видов выплат стимулирующего характера в федеральных бюджетных, автономных казенных учреждениях и разъяснения о порядке установления выплат стимулирующего характера в этих учреждениях»;
• Приказ Минздравсоцразвития России от 29.12.2007 № 822 (в ред. от 20.02.2014) «Об утверждении Перечня видов выплат компенсационного характера в федеральных бюджетных, автономных казенных учреждениях и разъяснения о порядке установления выплат компенсационного характера в этих учреждениях».

Системой оплаты труда предусмотрены следующие выплаты:

• базовый должностной оклад;
• компенсационные выплаты;
• стимулирующие выплаты.

Базовый должностной оклад (базовая ставка заработной платы) — должностной оклад работника государственного или муниципального учреждения без учета компенсационных, стимулирующих и социальных выплат.

Компенсационные выплаты — доплаты и надбавки компенсационного характера, в том числе за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных.

Стимулирующие выплаты — доплаты и надбавки стимулирующего характера, премии и иные поощрительные выплаты: выплаты за интенсивность и высокие результаты работы, за качество выполняемых работ, за стаж непрерывной работы, выслугу лет, премиальные выплаты по итогам работы (за квартал, полугодие, 9 месяцев, год).

Оплата труда штатным сотрудникам по бюджетной деятельности планируется исходя из базовых должностных окладов, компенсационных и стимулирующих выплат.

ПЛАНИРОВАНИЕ И РАСЧЕТ ФОНДА ОПЛАТЫ ТРУДА В ПРОГРАММЕ EXCEL

Рассмотрим, как быстро и точно рассчитать плановые бюджетные средства на заработную плату, на примере медицинского учреждения. Для этого составим таблицу в MS Excel согласно утвержденному штатному расписанию и определим фонд заработной платы на месяц по каждому сотруднику, по структурным подразделениям и в целом по учреждению здравоохранения.

При составлении планового фонда будем учитывать следующее: если работнику присвоена квалификационная категория, его оклад умножается на повышающий коэффициент:

• высшая категория — 15 %;
• первая категория — 12 %;
• вторая категория — 10 %.

Доплата за выслугу (стаж) зависит от количества лет, проработанных в медицинском учреждении:

• от года до 3 лет — 0,05;
• от 3 до 5 лет — 0,1;
• более 5 лет — 0,15.

В учреждении здравоохранения право на надбавку за вредность в размере 5 % имеют следующие структурные подразделения:

1) лаборатория контроля биологических факторов (ЛКБФ);

2) лаборатория контроля химических факторов (ЛКХФ).

Согласно ст. 316 Трудового кодекса РФ для организаций, работающих в районах Крайнего Севера и в приравненных к ним местностях, к заработной плате начисляется районный коэффициент. Это своего рода надбавка (компенсация) к зарплате за работу в тяжелых климатических условиях. Так как учреждение находится в регионе Урал, то на все выплаты начисляется районный коэффициент (уральские) в размере 15 %.

В сводной таблице 1 представлен фонд оплаты по бюджету по структурным подразделениям рассматриваемой организации (лист 1 Excel).

Рассмотрим порядок заполнения сводной табл. 1.

В графе 1 прописываем наименования структурных подразделений, в графе 2 — должности работников согласно квалификационной категории. В зависимости от квалификационной категории в графе 6 проставляем должностные оклады (согласно правовым нормативным актам).

В графе 3 заполняем список в соответствии со штатным расписанием на предстоящий год по структурным подразделениям. Напротив каждой фамилии в графе 4 указываем категорию. От категории, присвоенной работнику, будет зависеть сумма надбавки в графе 7.

Заполняя графу 7, используем формулу: гр. 6 × 0,15 (0,12 или 0,10). В данном случае тарификационный оклад умножаем на повышающий коэффициент, установленный для данной категории. Формула в таблице Excel: =F5*0,15.

Суммы в графе 8 (надбавка за вредность — 5 %) получаются следующим образом: гр. 6 × 5 %. Формула в таблице Excel: =F43*5 %. Важный момент: эта формула применяется только в отношении лабораторий (ЛКХФ и ЛКБФ).

В графе 9 указываем коэффициенты, положенные за стаж работы, которые зависят от количества лет, проработанных в системе здравоохранения (указаны выше).

Суммы в графе 10 (надбавка за стаж) получаются по формуле: гр. 6 × гр. 9.

Формула в таблице Excel: =F5*I5.

Общую сумму месячного фонда оплаты труда (графа 11) находим следующим образом: гр. 6 + гр. 7 + гр. 8 + гр. 10.

С помощью функции «Автосумма» суммируем полученные значения, заполняем итоги по каждому подразделению и по всей организации.

Итоговую сумму по учреждению в целом умножаем на уральский коэффициент 15 %: итог графы 11 × 1,15. Получаем плановый месячный фонд оплаты в сумме 712 327 руб.

Формула в таблице Excel: =K77*1,15.

В таблице 2 приведен расчет ежегодного отпуска сотрудникам по бюджету.

Представим порядок расчета суммы отпускных на основании среднемесячной заработной платы.

Количество штатных единиц (графа 2) получаем сложением имеющихся данных листа 1 Excel (см. табл. 1). По строкам, в которых указаны врачи, получаем 29 единиц, по помощникам и лаборантам (средний медперсонал) — 25 единиц, по прочему персоналу — 8 единиц.

Графа 3 (общий фонд) получается суммированием по графе 11 листа 1 Excel по категориям сотрудников.

Среднюю зарплату (графа 4) определяем так: гр. 3 / гр. 2. Формула в программе Excel: =C4/B4.

Сумма отпусков:

• основного (графа 6):

гр. 4 × гр. 5; в программе Excel: =D4*E4;

• дополнительного (графа 8):

гр. 4 × гр. 7; в программе Excel: =D4*G4.

Общая сумма отпускных (графа 9):

гр. 6 + гр. 8; в Excel: =F4+H4.

Сумма отпускных с уральским коэффициентом (графа 10):

гр. 9 × 1,15; в Excel: =I4*1,15.

Сумма отпускных с уральским коэффициентом — 1 324 818 руб.

Рассчитаем премию согласно Положению о премировании (табл. 3).

Чтобы рассчитать годовой фонд с уральским коэффициентом, умножаем итог графы 11 табл. 1 на 12. Формула в программе Excel: =Лист1!K78*12.

Сумму премии рассчитываем по формуле: =C3*B4.

В таблице 4 определяем общую годовую сумму фонда оплаты труда путем суммирования в программе Excel:

• годовой ФОТ с уральским коэффициентом: =Лист1!K78*12;
• отпускные: =Лист2!J7;
• премия: =Лист3!C4.

Как видим, с помощью простых формул можно быстро составить годовой плановый фонд оплаты труда за счет бюджетных средств (субсидий).

Сводная таблица планового фонда зарплаты за счет двух источников финансирования

Составим в программе Excel сводную таблицу планового фонда оплаты труда за счет двух источников финансирования — субсидий и предпринимательской деятельности (табл. 5). В таблице наглядно отражается ФОТ:

• по каждому сотруднику;
• по структурным подразделениям;
• по источникам финансирования.

В графу 3 переносим итоговые суммы графы 11 табл. 1; формула в программе Excel: =Лист1!K66.

Графа 4 — проставляем плановую зарплату за интенсивность по предпринимательской деятельности.

Находим общий фонд за счет двух источников финансирования по каждому сотруднику: гр. 6 = гр. 3 + гр. 4.

Всего с уральским коэффициентом:

=C90*1,15;

=D90*1,15;

=F90*1,15.

Отпускные за счет предпринимательской деятельности в программе Excel (табл. 6) определяют по формулам аналогично табл. 2.

Сводная таблица годового фонда оплаты труда

Сформируем сводную таблицу Excel годового фонда оплаты труда по двум источникам финансирования (табл. 7).

Годовой ФОТ с уральским коэффициентом по предпринимательской деятельности в программе Excel определяется по формуле: =Лист5!D91*12.

Формулы расчета остальных показателей табл. 7:

• отпускные: =Лист6!H7;
• премия: =Лист7!C3*2%;
• итого ФОТ: =СУММА (C3:C5).

Выводы

1. Excel является надежным помощником, если требуется составить отчет в электронной форме.

2. В программе Excel можно сформировать таблицу, которая позволит быстро и точно запланировать фонд зарплаты в разрезе окладов и остальных видов выплат, предусмотренных системой оплаты труда в учреждении.

3. Высокая функциональность и простота использования — преимущества MS Excel.

Наше обучающее видео

С НАМИ ЭФФЕКТИВНЕЕ!

В 11-м номере журнала мы рассмотрели упрощенный вариант бюджетирования фонда оплаты труда. Он применяется при крайне ограниченных сроках бюджетирования, когда отсутствует в должном объеме необходимая аналитическая информация, а также если расчеты осуществляют неопытные сотрудники.

Сегодня мы предлагаем вам орешек покрепче – детализированный бюджет – подробный и доскональный расчет фонда оплаты труда на следующий год, основанный на графиках работ, штатном расписании, статистических данных и данных перспективных планов развития.

Детализированный метод следует применять, если на составление бюджета дается хотя бы неделя. Связано это с тем, что при численности сотрудников свыше 1 000 человек потребуется достаточно длительное время на проведение необходимых основных и вспомогательных расчетов.

Алгоритм детализированного метода расчета

Описывать данный метод будем поэтапно.

1. Определяем графики работ на следующий год. Если в компании только «пятидневка» – очень хорошо, расчеты минимизируются. А вот если сменные или «скользящие» режимы работы, нужно приготовиться к длительным подсчетам.

В качестве примера сменный график может выглядеть так (см. табл. 1):

По отдельности графики работ нам мало полезны. Для расчетов нам понадобятся итоговые данные помесячно по отработанному времени и сумме ночных часов в каждом месяце.

Их можно представить в виде таблицы, например, как табл. 2:

Таблица для ночных часов может выглядеть вот так (см. табл. 3):

Теперь максимальный плановый фонд рабочего времени у нас есть.

Комментарий

Резонно задать вопрос: почему мы в своих расчетах не учли отпуска и больничные? Дело в том, что, отправляясь в отпуск, сотрудник, в сущности, получает ту же сумму денежных средств, что и за время работы (отпускные). Особенно заметно это при применении повременных систем оплаты. Больничные, хотя и оплачиваются за счет средств соответствующих фондов, являются нежелательным для компании фактором, поэтому в наших расчетах будем все же исходить из максимального фонда (т.е. допущения, что все наши сотрудники – добросовестные ударники производства).

2. Создаем базу должностей (профессий) для расчета ФОТ.

При этом можно пойти одним из следующих путей:

а) самостоятельно составить сводный список должностей с их количеством по каждому отделу (в произвольной форме). Подобный подход позволяет создавать менее объемные и удобные для прочтения исходные расчетные таблицы. Однако при наличии графиков, отличных от 5-дневных, все равно придется выделять по каждой должности количество сотрудников с разными графиками. При этом механизм подсчета немного усложняется;

б) использовать в качестве основы штатное расписание (штатную расстановку). Подобным способом пользуется автор и, несмотря на трудоемкость обработки данных, рекомендовал бы именно его. Пример (см. табл. 4):

Это будет заготовка для будущего бюджета. Именно она поможет создать детализированный расчет.

3. Добавляем слева к таблице штатного расписания (табл. 3) колонки по видами выплат, предусмотренным для каждого конкретного сотрудника. Это могут быть оклад (месячная ставка), премия, доплата за ночные, доплата за выслугу, доплата за сменность, доплата за профмастерство и т.д. При этом у каждой доплаты будут свои особенности начисления. Например, доплата за работу в ночное время при повременной оплате труда считается так:

оклад / 164,5 (среднемесячное количество часов
по производственному календарю) × 56 (среднее количество ночных часов) ×
× 20 % (доплата за ночные смены)

После всех описанных преобразований наша «базовая» таблица может принять следующий вид (см. табл. 5):

Ежемесячную премию берем максимально возможную по положению, поскольку некорректно сразу полагать, что сотрудники будут работать плохо и не выполнят план. У кого-то премиальные составляют 100 % от оклада, у кого-то только 40 %. В итоге справа в крайнем столбце получаем среднемесячный доход путем суммирования всех сумм начислений.

4. Добавляем новые штатные единицы, которые планируем ввести в новом году. Для этого вставляем снизу таблицы строки с должностями, а в графе «ФИО» добавляем пометку «Новая». Например, нужно принять еще 5 бухгалтеров и 4 инженеров. Оклады (месячные тарифные ставки) нам известны. Они составляют 570 руб. и 600 руб. соответственно. Премии у новых сотрудников нет, в ночную смену они работать не будут, выслугу они еще не заработали (см. табл. 6).

Расчет детализированного бюджета с помощью таблиц Excel

Далее порядок расчетов попробуем проиллюстрировать на основе электронных таблиц Excel.

На листе 2 файла Excel размещаем данные по рабочему времени по графикам сменности и времени работы в ночные смены. Например, так (см. скриншот 1).

Скриншот 1

Теперь попробуем, используя эти данные, составить бюджет.

При ведении суммированного учета могут быть 2 подхода к расчету оплаты труда при полном отработанном месяце:

1) при отработке всех дней по графику работнику выплачивается полный оклад, а соответственно и все доплаты, начисляемые на него;

2) почасовая оплата труда. Стоимость часа работы определяется делением оклада на среднее количество часов производственного календаря за год, а затем для расчета месячной зарплаты умножается на количество отработанных в месяце часов. Таким образом, зарплата будет зависеть от количества часов в полном отработанном месяце.

В наших расчетах мы будем исходить из второго подхода. Результат расчета может выглядеть как на скриншоте листа «Бюджет» (см. скриншот 2).

Скриншот 2

Как видно, для работников, работающих по основному 5-дневному графику, мы во все месяцы будущего года «перетащили» среднемесячный доход. Он будет неизменным.

Для работников, работающих по графикам сменности, применили более сложный расчет, чтобы рассчитать заработную плату за фактически отработанные часы. Рассмотрим его на примере ячейки Q9, в которую записана следующая формула:

=(I9+J9+K9+L9+N9)*ВПР(P9;Лист2!$B$3:$N$7;ПОИСКПОЗ(Бюджет!$Q$4;Лист2!$B$2:$O$2;0);ЛОЖЬ)/164,5+I9/164,5*ВПР(Бюджет!P9;Лист2!$Q$3:$AC$7;ПОИСКПОЗ(Бюджет!$Q$4;Лист2!$Q$2:$AC$2;0);ЛОЖЬ)*0,2,

где (I9+J9+K9+L9+N9) – оклад и другие элементы начислений (кроме доплаты за ночные часы). Доплаты, премии и бонусы привязаны процентом к окладу, а значит, будут меняться пропорционально количеству отработанных часов;

ВПР(P9;Лист2!$B$3:$N$7;ПОИСКПОЗ(Бюджет!$Q$4;Лист2!$B$2:$O$2;0);ЛОЖЬ) – функция, которая возвращает нам значение часов соответствующего графика с листа 2 в январе (P9 – ссылка на название графика на текущем листе; Лист2!$B$3:$N$7 – ссылка на массив на листе 2 с часами, в котором ищем нужное нам значение по названию графика).

Вложенной функцией ПОИСКПОЗ() задаем номер колонки поиска на листе 2, в которой будем искать. Опишем ее аргументы: Бюджет!$Q$4 – название месяца в шапке таблицы, Лист2!$B$2:$O$2 – верхняя строка с названиями месяцев на листе 2; 0 – ищем точное совпадение названия месяца. Слово «ЛОЖЬ» относится к функции ВПР и показывает, что мы ищем данные в упорядоченном массиве.

Что в итоге делает эта функция? Перемножает все начисления (кроме доплат за ночные) на часы работы по графику и делит на среднемесячную норму часов.

Вторая часть формулы:  I9/164,5*ВПР(Бюджет!P9;Лист2!$Q$3:$AC$7;ПОИСКПОЗ(Бюджет!$Q$4;Лист2!$Q$2:$AC$2;0);ЛОЖЬ)*0,2 вычисляет сумму доплат за ночные часы: сначала делит оклад на среднемесячную норму часов, затем умножает на ночные часы по графику и умножает на 0,2 (20 %).

В итоге мы получили максимально возможные месячные начисления по каждому сотруднику. Внизу считаем итог – и вот он наш бюджет ФОТ!

Комментарий

Еще раз напомним, все изложенное – иллюстрация самой идеи детализированного метода. Это только вариант того, как можно реализовать составление бюджета. У автора на практике строк гораздо больше, формулы бывают сложнее и изощреннее. Форма реализации метода зависит от уровня подготовки специалиста по работе с Excel.

Частные случаи при составлении бюджета ФОТ

1. Допустим, прием новых сотрудников запланирован не на 1-й месяц будущего года, а на 6-й или 7-й (июнь, июль). Тогда просто обнуляем ячейки по строке с вакансиями до июня или июля, оставляя только ту часть, когда сотрудник ориентировочно будет работать.

2. Если планируется индексация зарплаты – опять же самое простое решение: умножить итоговые суммы по месяцам на процент увеличения заработной платы с того месяца, когда она предусмотрена, и «протащить» эти формулы вниз по каждой колонке.

3. В бюджете также можно запланировать сверхурочную работу и работу в выходной день.

Комментарий

Когда это необходимо сделать и откуда возьмутся плановые сверхурочные или работа в выходной? При соблюдении всех требований законодательства график сменности по итогам учетного периода (пусть это будет год) должен по сумме часов совпадать с нормой по производственному календарю. Допустим, мы подогнали график под норму. Но непрерывности производственного цикла это не отменило. И мы знаем, что по факту все равно будем привлекать работника к работе в выходной или сверхурочно, причем даже можем по каждому графику посчитать количество таких часов.

Для этого создаем таблицу, аналогичную сводной таблице, для часов, отработанных по графику, и ночных часов, и помещаем ее туда же, в расчетный файл Excel (на лист 2).

Допустим, получилось так (см. табл. 7):

Далее можно скопировать на отдельный лист в файле Excel нашу штатную расстановку с окладами, назвать его «Работа в выходной» и рассчитать начисления для выходных и сверхурочных аналогично тому, как было сделано до этого (см. скриншот 3).

Скриншот 3

Как видно, мы использовали тот же принцип, что и в первый раз, только в данном случае за работу в выходные и сверхурочно посчитали двойной оклад (оплату + компенсацию).

Формула, которую использовали в расчетах, показана на скриншоте в ячейке J6:

=ВПР(I6;Лист2!$Q$13:$AC$24;ПОИСКПОЗ(‘Работа в выходной’!$J$2;Лист2!$Q$12:$AC$12;0);ЛОЖЬ)*H6/164,5*2.

Что заключается в этой формуле? Сначала мы ищем значение часов работы в выходной в соответствующем месяце на листе 2. После этого умножаем на оклад, деленный на среднемесячную норму времени, и полученное умножаем на 2 (оплата + компенсация).

Следующий этап: по листу «Работа в выходной» нужно посчитать итоги по каждому подразделению и добавить их к расчетной таблице в лист «Бюджет». Добавляем их снизу отдельной строкой по каждому отделу, помечая, какой вид доплат добавляем.

Примерно это должно выглядеть вот так (см. скриншот 4):

Скриншот 4

Составление сводных отчетов по бюджету

Теперь нам осталось собрать аналитический сводный файл. Для этого можно использовать инструмент Excel «Сводные таблицы» или воспользоваться функцией СУММЕСЛИ или СУММЕСЛИМН. В нашем примере мы применим сводные таблицы (см. скриншоты 5 и 6).

Скриншот 5

Скриншот 6

Приведены как итоговая таблица, так и скриншот всего листа. Возможно, так читателю проще будет понять механизм построения отчета.

Бюджет ФОТ готов. К нему, как и в предыдущем упрощенном методе, остается только добавить 34,9 % – страховые взносы в ФСЗН и Белгосстрах.

Как проверить правильность составления бюджета ФОТ

После окончания подсчетов нужно обязательно сопоставить полученные данные со структурой начислений и доплат за предыдущий год. Для сравнения сначала нужно вычесть из бюджета суммы, предназначенные на прием новых специалистов и на повышение зарплаты, а затем сравнить данные с прошлогодними итогами без этих сумм. Если в нашем бюджете получилось существенное повышение, требуется изучить количество вакантных единиц по году, возможно, за счет них получалась «экономия». Стоит также проанализировать получившуюся сумму за работы в выходной день и сверхурочно. При существенном отклонении допускается немного «срезать» полученную сумму.

Используя приведенный метод, можно составить достаточно точный прогноз денежных выплат по ФОТ на следующий год. Главное – не бояться ошибок и анализировать исполнение бюджета регулярно. Критерий оценки его качества:

– отклонение от факта до ±10 % – план качественный;

– если отклонения превышают этот порог – значит, еще есть над чем работать.

При анализе бюджета торгового предприятия чаще всего применяются лишь финансовые показатели (денежные потоки, доходы, расходы). Но не всегда они являются достаточными для качественного анализа. Все-таки в основе деятельности компании лежат натуральные величины. Зачастую их полезно использовать для исследования планов и перспектив их выполнения.

Как говорит известный ритейлер Дмитрий Потапенко: «Нет более лживого отчета по продажам, чем в деньгах!». Рассмотрим на практических примерах, почему так.… И убедимся в том, что нефинансовые показатели делают бюджет более гибким и прозрачным. Рассмотрим на примере в Excel.

Планирование бюджета реализации

Прогнозный баланс, бюджет доходов и расходов составляются с применением финансовых показателей. И это понятно, т.к. предприятие создается и функционирует с целью получения прибыли. Следовательно, в процессе составления бюджета необходимо установить ее плановое значение.

Но почти любая денежная оценка связана с натуральным измерителем, характеризующим хозяйственную операцию. К примеру, выручка от продаж определенного вида товара – это произведение цены товара и количества проданных единиц.

Нередко натуральный показатель дает финансовому директору больше информации, чем денежный. Например, при анализе товарных запасов более полезной будет информация о количестве товара, чем об остатке финансовых средств.

Особенно важны натуральные измерители при анализе продаж. Например, профильное направление компании – продажа товара 1. Недавно в ассортиментный перечень добавились товар 2 и товар 3. Поэтому в общем объеме реализации их доля еще невелика. В такой ситуации при составлении прогноза продаж необходимо рассматривать отдельно каждую группу товаров в денежном и натуральном выражении.

План реализации компании:

Динамика выручки от продаж по всем видам продукции:

Объем реализации должен расти из периода в период, что есть хорошо. Однако при детализации данных до натуральных измерителей получается несколько иная картина:

Позиции профильного товара на рынке ослабевают. Компания старается компенсировать потери за счет недавно введенных в ассортиментную матрицу продуктов.

При таком анализе можно составить корректный финансовый план на будущий год и наметить направления маркетинговой и ценовой политики. Либо предприятие активизирует кампанию по продвижению товара 1, либо направит силы на продвижение товара 2 и 3.



Планирование расходов на маркетинг

На продвижение товара 1 в течение первых трех периодов предприятие планирует направить значительный объем средств. Основной упор – на рекламу на федеральном уровне. В последующие периоды спланирована активная рекламная кампания на региональном уровне.

Сравним маркетинговые усилия по продвижению товара 1 и динамику его продаж в натуральном выражении:

Можно проводить сравнение и в денежных единицах. Но дополнительные данные в натуральных измерителях углубляют анализ в ситуации, когда информативность финансовых показателей недостаточная.

Бюджетирование натуральных показателей при анализе ФОТ

Анализируя расходы компании на фонд оплаты труда, рекомендуется дополнительно использовать натуральные измерители. Если опираться только на финансовые показатели, информативность страдает.

Анализ первой строчки таблицы (вне связи со второй и третьей) будет неточным. Почему с четвертого периода расходы на зарплату увеличиваются на 160000 рублей? Чем объясняется повышение: индексацией, прибавкой для всех работников, увеличением оклада для отдельных специалистов при одновременном сокращении штата, расширением штата.… Без учета натуральных показателей ситуация остается неясной.

При анализе таблицы полностью становится понятно, что предприятие в четвертом периоде ввело 4 штатные единицы с зарплатой 40000 рублей. Рассмотрение натуральных измерителей существенно повысило информативность бюджета.

Алгоритм бюджетирования натуральных показателей

Бывают ситуации, когда натуральные показатели излишни при анализе бюджета. К примеру, фирма занимается реализацией однородного товара. Причем стоимость для разных групп покупателей одинакова. В этом случае нет смысла анализировать выручку от продаж в количественном выражении. Использование натуральных измерителей при бюджетировании должно давать полезную информацию о планируемых доходах и расходах.

Порядок исполнения бюджета натуральных показателей:

1. Анализ стандартного финансового бюджета.
2. Определение статей, которые имеет смысл дополнить натуральными измерителями; порядка их (статей) формирования.
3. Внесение добавленных статей в соответствующие бюджеты.
4. Коррекция регламента бюджетирования.

При защите бюджета важно обосновать величину натуральных показателей. Если предполагается расширение штата, то оценивается обоснованность найма дополнительного персонала, потенциальный эффект для предприятия.

Написано admin в Декабрь 24, 2011. Опубликовано в Нормирование и оплата труда

Теги:excel, анализ, зарплата, управление, ФОТ

Trackback с вашего сайта.

В условиях растущей конкуренции, нестабильной экономической ситуации все большее количество компаний приходят к
необходимости внедрения бюджетирования. Бюджетирование на предприятии – это процесс планирования, контроля и
выполнения бюджетов в процессе управления финансами. В данной статье попробуем на примере разобрать, как составлять
бюджет предприятия на примере.

Создание системы бюджетирования в компании или на предприятии обычно состоит из нескольких этапов. На первом этапе компании
необходимо определиться с целями, методологией бюджетирования, определить финансовую структуру (структуру центров
финансовой ответственности — ЦФО), разработать бюджетную модель (состав, структуру, виды бюджетов), утвердить
положение и регламент бюджетного процесса. На втором этапе можно непосредственно приступать к планированию бюджета
предприятия. Составление бюджетов предприятия при этом удобно автоматизировать на базе специального программного
продукта.

Положение о бюджетировании на предприятии может содержать следующие разделы:

• Стратегические цели и задачи предприятия;
• Бюджетная модель;
• Финансовая структура компании и т. д.

Положение о бюджетировании на предприятии пример №1.

Положение о бюджетировании на предприятии пример №2.

На основании Положения о бюджетировании в компании необходимо разработать Регламент бюджетирования на предприятии, который может
содержать следующие разделы:

• Порядок формирования функциональных и мастер бюджетов, структура соподчиненности;
• Назначение ответственных и сроков предоставления бюджетов и отчетности;
• Порядок согласования и внесения изменений;
• Контроль и анализ бюджета и т. д.

Регламент бюджетирования на предприятии пример.

Есть несколько путей реализации готовой бюджетной модели. Самыми распространенными и относительно дешевыми способами
являются:

• Бюджетирование в Excel
• Бюджетирование в программах на платформе 1С

Бюджетирование в Excel заключается в создании форм бюджетов в формате Excel и связывании этих форм при помощи формул
и макросов. Формы бюджетов, в том числе бюджета доходов и расходов, бюджета движения денежных средств могут быть
различными, с укрупненными статьями или более подробные, разбиты на длительные периоды (например, годовой бюджет по
кварталам) или на более короткие периоды (например, месячный бюджет по неделям) – в зависимости от потребности
финансового менеджмента в компании.

Ниже приведен Бюджет доходов и расходов (пример составления в эксель) и пример Бюджета движения денежных средств.

Рисунок 1. Бюджет доходов и расходов предприятия образец Excel.

Рисунок 2. Бюджет движения денежных средств пример в Excel.

Составление БДР и БДДС пример в Excel

Процесс составления БДР и БДДС на примере в Excel может выглядеть следующим образом. Построим бюджетирование в компании или на
предприятии на примере производственной компании в Excel (подробности в файлах ниже):

Составление прогнозного Баланса на основании БДР и БДДС образец в экселе

Бюджетирование пример в Excel (бюджет организации образец excel)

Рисунок 3. БДДС пример в Excel (Бюджет движения денежных средств пример в Excel).

Рисунок 4. БДР пример в Excel (Бюджет доходов и расходов пример составления в Excel).

Данный пример максимально упрощен. Но даже из него видно, что бюджетирование в эксель — процесс довольно трудоемкий,
так как необходимо собрать все функциональные бюджеты и прописать формулы и макросы для корректного отображения
итоговых результатов. Если взять реальное предприятие, или тем более холдинговую структуру, то можно представить,
насколько усложниться процесс составления бюджета в Excel.

Пример внедрения бюджетирования на базе Excel имеет множество недостатков: однопользовательский режим, отсутствие
возможности согласования функциональных бюджетов, нет разграничения доступа к информации, сложность консолидации и
т. д. Таким образом, бюджетирование в эксель является не оптимальным выбором для компании.

Бюджетирование в программах на платформе 1С

Автоматизация бюджетирования и управленческого учета на базе 1С, например, в системе «WA: Финансист», делает процесс
бюджетирования на предприятии более эффективным по сравнению с бюджетированием в Excel.

Подсистема бюджетирования «WA: Финансист» включает в себя возможности формирования и контроля операционных и мастер
бюджетов.

В решении реализованы механизмы, с помощью которых пользователи могут самостоятельно настраивать структуру бюджетов,
их взаимосвязи, способы получения фактических данных и данные для расчетов. Реализованный механизм взаимодействия с
внешними учетными системами дает возможность использовать внешние данные как для расчетов плановых показателей или
формирования отчетов, так и для отражения фактических данных на регистрах бюджетирования.

Данная система позволяет эффективно строить бизнес-процесс бюджетирования на всех его этапах:

• разработка бюджетной модели;
• согласование бюджетов и их корректировок;
• отражение фактических данных по статьям бюджетирования;
• контроль за исполнением бюджета;
• план-факт анализ показателей с помощью развитых инструментов формирования отчетности;
• формирование решений по управлению бизнесом.

Рисунок 5. Интерфейс «WA: Финансист: Бюджетирование». Раздел Бюджетирование.

WA: Финансист «Бюджетирование» включает следующие бизнес-процессы:

• Моделирование – разработка бюджетной модели;
• Основной бюджетный процесс – регистрация плановых показателей подразделениями. Утверждение бюджетов.
  Корректировка планов и согласование корректировок;
• Подсистема взаимодействия с источниками данных – настройка получения данных из внешних источников (как частный
  случай—обращение к данным системы).
• Отчеты системы – набор аналитических отчетов.

Дашборд руководителя в системе «WA: Финансист».

Ввод плановых показателей в системе производится с помощью гибкого произвольно-настраиваемого документа «Бюджет».
Форма ввода бюджета (форма бюджета доходов и расходов, а также форма бюджета движения денежных средств при этом)
максимально приближена к формату в Excel, что обеспечивает комфортный переход пользователя к работе с системой.

Некоторые статьи бюджета, которые зависят от другой статьи бюджета (например, поступления денежных средств от
покупателей зависят от статьи дохода «Выручка») – можно планировать с помощью механизма зависимых оборотов, который
в системе представлен в виде документов «Регистрация зависимостей оборотов по статьям».

При необходимости есть возможность корректировать утвержденный бюджет специальными документами «Корректировка
бюджета» и отслеживать внесенные изменения в отчетах с видом «Выводить корректировки бюджета отдельно». Есть
возможность настроить распределение бюджета, вести учет бюджетных заявок.

С помощью специальных документов «Учет фактических данных по бюджетам» осуществляется получение факта из внешних
учетных систем, например, 1С Бухгалтерии.

Различные отчеты позволяют анализировать плановын и фактически данные, таким образом осуществляя управление
бюджетированием на предприятии.

Таким образом, внедрение бюджетирования в компании в программах на платформе 1С является наиболее оптимальным с точки
зрения затрат времени, денег и эффективности дальнейшей работы.