Бюджет мероприятия в excel

Я уже говорил это раньше и повторю еще раз: я ненавижу электронные таблицы и ненавижу составление бюджета. Как мы все знаем, это неизбежное зло, поэтому, когда мне пора составить бюджет, я полагаюсь на шаблоны и приложения, такие как Wally,
чтобы спланировать свои расходы.

Если вы планируете мероприятия и хотите упростить процесс составления бюджета, вам понадобится шаблон бюджета мероприятия. Шаблоны — отличный вариант для организаторов мероприятий, которые не могут позволить себе сложное программное обеспечение для составления бюджета
и нуждаются в другом решении.

Я составил список из семи шаблонов бюджета мероприятий (смесь таблиц Excel и вариантов для печати), которые помогут вам спланировать свои расходы для большинства — если не для всех — ваших мероприятий.

Если ни один из этих шаблонов не является именно тем, что вы ищете, не бойтесь: я завершаю это кратким руководством по созданию собственного шаблона бюджета мероприятия.

Шаблоны перечислены в алфавитном порядке.

Шаблоны Excel

Эти шаблоны лучше всего подходят для организаторов мероприятий, которые не только хотят планировать расходы на мероприятия, но также хотят визуализировать эти расходы с помощью инструментов электронных таблиц Excel. Шаблоны Excel предоставляют пользователям гораздо большую гибкость, чем распечатываемые бюджеты, что делает их идеальными для сложных мероприятий с множеством движущихся частей.

• Официальный шаблон Microsoft Office 1
• Официальный шаблон Microsoft Office 2
• Рабочая тетрадь бюджета мероприятий и таблица планирования конференций Smartsheet
• Бюджет мероприятия Tidyform и шаблон диаграммы

Шаблоны для печати

Эти шаблоны как раз то, что вам нужно для планировщиков, которые предпочитают работать на бумаге. Они лучше всего подходят для небольших мероприятий без слишком большого количества движущихся частей и покрывают основные расходы, такие как место проведения, украшения и персонал.

• Рабочий лист бюджета мероприятия FreebieFindingMom
• Путеводитель по планированию бюджета мероприятий
• Шаблоны бюджета мероприятий для печати Template.net

Создайте свой собственный шаблон бюджета мероприятия

Хотя эти семь шаблонов охватывают большую часть основ, они не охватывают все основы. Если в этих перечисленных шаблонах нет всего, что вам нужно, вы можете создать свой собственный шаблон бюджета мероприятия с нуля в любом удобном для вас формате.

У Eventbrite есть подробное руководство,
которое проведет
вас через каждый этап разработки собственного бюджета мероприятия. Я кратко изложил их шаги ниже и распаковал процесс дальше, включив дополнительные указатели на то, что вам следует искать при создании бюджета мероприятия.

Шаг 1. Определите, на что вы планируете

В то время как большинство мероприятий связаны с аналогичными расходами, такими как расходы на место проведения или системы регистрации гостей, другие, такие как безопасность дронов и другие модные функции,
являются уникальными для каждого мероприятия. Преимущество построения собственного бюджета — это возможность организовать свои уникальные затраты любым удобным для вас способом.

Какие расходы следует учитывать при построении шаблона бюджета мероприятия?

• Место проведения и декорации
• Кейтеринг
• Кадровое обеспечение
• Событийный маркетинг
• Расходы на поездку
• Аудио / видео оборудование
• Развлекательная программа
• Прочие сборы

Шаг 2. Определите ваши фактические расходы

В вашем бюджете должен быть базовый план необходимых расходов, таких как место проведения, которые необходимы до добавления каких-либо дополнительных удобств. Базовый план состоит из широких категорий, каждая из которых конкретизирована с индивидуальными затратами.

Вот несколько примеров:

Место проведения:

• Аренда комнаты
• Залог
• Стоянка

СРЕДНИЙ:

• Проекторы
• Интернет / Wi-Fi
• Динамики
• Микрофоны
• Камеры

Питание:

• Барменов
• Серверы
• Еда
• Напитки

Маркетинг:

• Программное обеспечение для маркетинга в социальных сетях
• Печатные материалы и дизайнерские работы
• Программное обеспечение для управления регистрацией

Развлекательная программа:

• Музыканты / DJ
• Гонорары докладчиков
• Сопутствующие расходы на жилье и транспорт

Разнообразный:

• Декор места проведения
• Сидения
• Дополнительный персонал мероприятия
• Налоги и сборы

Eventbrite рекомендует обозначать ваши расходы цветом, расходы на мероприятия — красным, маркетинговые расходы — синим, дорожные расходы — зеленым и т. Д. Это поможет вам организовать свои финансы и упростит поиск того, что вам нужно.

Шаг 3. Спланируйте прогнозируемый доход

После того, как вы подсчитали свои расходы, пришло время спрогнозировать свой доход.

Большинство программ для управления мероприятиями
могут отслеживать продажи билетов, а другие отслеживают дополнительные источники дохода, такие как поставщики, спонсоры и доход от пожертвований. Если это не ваше первое мероприятие подобного рода, вернитесь и обратитесь к предыдущим суммам доходов и таблицам,
чтобы построить свою оценку.

Планируя свой доход, обратите внимание на:

• Стоимость на участника в сравнении с затратами на заработанные доллары за регистрацию
• Тенденции изменения стоимости участников и стоимости регистрации по отношению друг к другу (выросли они или снизились?)
• Возможности для проведения мероприятий, включая новые технологии, которые создают новые затраты, а также приносят новые доходы (пример: технология RFID
  )
• Подобные мероприятия и их доходность

Шаг 4. Планируйте использование неизвестных переменных

В любом бюджете вы хотите создать буфер на случай непредвиденных ситуаций, возникающих при планировании вашего мероприятия. Лучше выйти за рамки бюджета и остаться с лишними средствами, чем застрять в минусе, прежде чем вы соберете какой-либо доход.

Советы по удержанию затрат в рамках установленного бюджета для создания этого буфера см. В этом видео с канала Event Planning Blueprint TV:

Шаг 5. Собираем все вместе

Теперь, когда у вас есть вся необходимая информация, пора составить бюджет мероприятия.

Для пользователей Excel вот краткое руководство о том, как создать простой бюджет в виде электронной таблицы, в который вы можете вставить все свои данные:

Для тех из вас, кто предпочитает ручку и бумагу, используйте один из вышеперечисленных шаблонов в качестве вдохновения и добавьте свои уникальные, необходимые переменные и разделы, чтобы создать исчерпывающий, полностью индивидуальный бюджет.

Другие ресурсы для управления событиями

Вместо того, чтобы удовлетворить ваши потребности, возможно, эти шаблоны заставили вас понять, что вам нужна система программного обеспечения для составления бюджета, которая поможет спланировать свои расходы. Ознакомьтесь с каталогом программного обеспечения для составления бюджета
Platforms
и обязательно используйте мощный инструмент фильтрации, который поможет вам найти именно то, что вам нужно.

Блог
Platforms
по организации мероприятий
полон ресурсов и руководств, которые помогут вам провести идеальное мероприятие. Вот несколько примеров для начала:

• 3 урока по организации мероприятий от «Художника по катастрофам»
• 5 показателей, которые определят рентабельность инвестиций в мероприятие
• Бесплатные или доступные шаблоны программ мероприятий для мероприятий с ограниченным бюджетом
• 4 мобильных приложения для мероприятий, которые повысят вовлеченность посетителей

Event Planner Template

Download Event Planner Template

Excel | PDF | Smartsheet

This event plan template includes areas where you can list strategic elements such as objectives, target audience, and messaging as well as logistical details such as catering, programming, and audio-visual requirements. For each task, identify who is responsible, required actions, and deadlines. This thorough template can guide your planning process and provide a summary of tasks to accomplish during an event.

Event Schedule Template

Download Event Schedule Template

Excel | Smartsheet

Create an event itinerary that includes dates, locations, programming start and end times, and scheduled breaks. This simple spreadsheet is a useful tool for creating an organized event schedule that you can share with staff and attendees. You can also use this template for a single- or multi-day event, or for a conference featuring multiple speakers who will be presenting in various venue rooms. 

Event Marketing Timeline Template — Excel

Download Event Marketing Timeline Template

Excel | Smartsheet

Marketing efforts for larger events may include national advertising, online content, public relations, and market research. This template provides a place for individual marketing campaigns along with a timeline for weekly planning. By creating a timeline for each task within a campaign, you can gauge how actions overlap, plan for significant dates, and see a visual representation of the time required for each item.

Event To-Do List Template

Download Event To-Do List Template

Excel | PDF

Use this to-do list template to plan, prioritize, and carry out all the necessary tasks for your event. You can track the progress of each item toward completion by choosing a predetermined due date. The template includes room for additional notes or comments, which is particularly useful when sharing a to-do list.

Event Proposal Template — Word

Download Event Proposal Template — Word

If you’re an events planner, having a top-notch proposal to offer potential clients could give you an edge against the competition. This template provides an outline for you to work from as you craft a personalized event management proposal. You’ll find sections for listing client needs and expenses, detailing the services you will provide, and more. 

Event Planner Contract Template

Download Event Planner Contract Template

Word | PDF

An event planner contract should clearly outline the expectations of the client, the responsibilities of the event planner, the terms of the agreement, and any pertinent project details. You may also want to include a contract with your event proposal — in this case, use this template as a model for creating your own event planner contract where you can list services, terms, and other important business details. Depending on the scope of the event and the management services you’re providing, you can keep the contents of the contract brief or expand the template to include more details.

Wedding Checklist Template — Excel

Download Wedding Checklist Template

Excel | Smartsheet

Professional wedding planners and individuals getting married can benefit from an event checklist template. Wedding planning involves many moving pieces, from decorations to food and photography, so a simple checklist can make planning easier, and help identify expenses and ensure that nothing important is forgotten. Get more wedding planning tips from the pros and discover additional useful templates by reading Expert Tips on How To Create A Wedding Timeline.

Event Evaluation Form

Download Event Evaluation Form

Excel | PDF

A post-conference evaluation can provide critical data about which elements of your event were successful and help identify areas for improvement. You can use this event evaluation for any type of event, and can customize it for internal team members or event attendees. Once you determine the information you want to collect, including which aspects of the event or planning process you want to review, simply customize the form to meet your needs.

Calendar of Events Template

Download Calendar of Events 2023 Template

Excel | PDF

This template provides a calendar format with an adjacent column for listing events. The calendar displays all 12 months of the year on a single Excel sheet, making it easy to scan through months, plan ahead, and quickly view the events listed in the corresponding column. Each month is also color-coded with alternating hues for easy viewing.

Управляете ли вы финансами вашей компании или вашими домашними финансами, создание бюджета – важный первый шаг. Наличие бюджета необходимо, чтобы отслеживать текущие расходы, определять, в каких областях можно сократить расходы, а также принимать решения о том, на какие цели расходовать средства.

Хотя создание бюджета может казаться сложным процессом, использование шаблона бюджета может помочь сделать процесс чуть менее устрашающим. Как же выбрать подходящий для ваших целей шаблон из огромного количества существующих? Мы просмотрели лучшие шаблоны в Excel и рассказали про них в данной статье, чтобы вы могли выбрать те, которые лучше всего подходят вам. Кроме того, мы предлагаем подробное описание того, как использовать шаблон персонального бюджета на месяц в Excel и в Smartsheet. 

Продолжая тему шаблонов для организации небольших событий своими силами, спешу поделиться шаблоном бюджета.

То, насколько удобным будет шаблон, во многом зависит от специфики события. Если вы проводите его за свой счет и важно не выйти за пределы обозначенной заранее суммы, в таком случае ключевая функция файла бюджета — помогать в планировании и фиксации расходов.

Если же вы привлекаете спонсоров и партнеров, занимаетесь фандрайзингом, чтобы обеспечить минимальное вложение собственных средств в событие, то вам понадобится еще и подробная часть по планированию и фиксации доходов.

В случае с нашим недавним плов-баттлом, примером бюджета которого я хочу поделиться, статья доходов была всего одна, поэтому мы пользовались, в основном, шаблоном расходной части.

Пусть этот шаблон не претендует на гениальность и покажется опытным организаторам довольно простым, я все же выкладываю его в качестве примера.

Шаблон бюджета будет полезным тому, кто:

• делает событие впервые;
• не знает, с чего начать финансовое планирование небольшого события (до 50 человек);
• хочет сэкономить время на поиски или самостоятельное составление подробного шаблона;
• раньше не делал бюджет события, но пришел к пониманию, что без него управлять финансами трудновато;
• любопытствует, как другие люди организуют подготовку своих событий.

Если вы узнали себя хотя бы в одном описании, то вам этот шаблон точно будет полезным.

Итак, шаблон бюджета небольшого события на примере плов-баттла aka нескучного дня рождения Improve Group. Все статьи бюджета реальные, все цены — намеренно вымышленные

Посмотреть файл целиком в Google Sheets можно, пройдя по ссылке. Для просмотра логин не требуется.

Как пользоваться шаблоном бюджета

При планировании бюджета вашего события действуйте по простому алгоритму:

1. Возьмите файл шаблона и сразу проставьте нули в колонке «факт».
2. Замените статьи расходов на нужные вам.
3. Проставьте количество в каждой строке расходов и реальные цены за единицу. Если вы не знаете, сколько что будет стоить, ставьте примерную стоимость, на то оно и планирование, чтобы делать кое-какие допущения в отсутствие реальных данных. Лучше поставить цены чуть больше, чтобы в плане был запас.
4. Те вещи, которые вы собираетесь добыть бесплатно, тоже обязательно внести в бюджет. Стоимость по ним можно проставить нулевую.
5. Заполните колонку «Где купить» в соответствии с реалиями вашего города.
6. Проставьте сумму на непредвиденные расходы. Настоятельно рекомендуется всегда ставить не менее 10% от общего бюджета события. Поскольку предусмотреть все во время планирования невозможно, эта статья должна быть обязательно включена в расходную часть. Она спасет вас от перерасхода и оставит пространство для маневра, когда что-то пойдет не так.
7. Проверьте, что формула суммы сработала верно, и внизу таблицы в строке «ИТОГО» у вас действительно стоит сумма всех расходов.
8. Аналогично вы можете запланировать и доходную часть.
9. Проверьте, что формула баланса сработала верно. При планировании бюджета всегда рассчитывайте расходы так, чтобы баланс оставался положительным. План-бюджет с заведомо отрицательным балансом не спасет даже буфер с «непредвиденными расходами»!

Что важно при планировании бюджета

Разбить статьи расходов на логические группы

Если вы хотите, чтобы файлик вам действительно помогал, а не путал, то не ленитесь добавить в список структуру. Я знаю, как минимум, три разных способа разбивки на логические группы:

1. по типу расходов: самый простой способ, можно разбить на привычные
2. по месту закупок: удобен для делегирования задач
3. по содержанию площадок: удобен для подготовки программы и логистики для каждой из частей программы

Мы в подготовке плов-баттла использовали смесь 1 и 3 вариантов.

Вовремя составить план-бюджет и вовремя проставить факты

План-бюджет составляется в самом начале проекта, обычно более-менее полная версия может быть составлена после определения списка по логистике. Факт лучше всего проставлять по мере трат, то есть после каждой итерации закупок.

Подводить итоги и сводить баланс нужно, как минимум, два раза: непосредственно перед событием (когда все основные закупки проведены) и через несколько дней (у нас получилось через неделю) после события, когда больше никаких трат не предвидится, а все что могло произойти, — уже произошло.

Чего не надо делать с бюджетом

Сразу проставлять факты без плана

Всегда лучше будет оставить колонку с планируемыми тратами, а потом проставить фактические и сравнить, что получилось. Это поможет вовремя принимать решения по сокращению тех или иных расходов и в будущем более точно планировать основные траты.

Сразу ставить общую сумму, а не за единицу

Точно так же, как и в предыдущем пункте: если у вас будут только общие суммы, вы не сможете вовремя принимать верные решения по сокращению или увеличению закупок.

Округлять суммы

Как говорится, копейка рубль бережет! Округляя туда-сюда, вы в итоге удивитесь, куда делось несколько тысяч рублей.

Еще от себя добавлю немного личных ощущений: я очень сильно не люблю считать деньги и следить за расходами. Но за все время, когда я так или иначе участвовала в организации событий, я осознала, что управлять всеми остальными аспектами подготовки без ведения актуального файла с бюджетом возможно только тогда, когда у вас неограниченное количество денег. А согласитесь, такое бывает, мягко говоря, нечасто

Файл бюджета события с рабочими формулами в формате Excel

Теперь получить файл шаблона в разы проще, комментарий к посту оставлять не нужно. Чтобы получить шаблон бюджета мероприятия, пройдите по ссылке в магазин полезных материалов и скачайте Excel-файл бесплатно.

Удачного вам финансового планирования!

В превью поста использовано фото: kenteegardin via Compfight cc

(Visited 4 456 times, 1 visits today)

Составлением бюджета, как правило, занимается сотрудник HR-службы, иногда вместе с бухгалтером.

Экономить на корпоративных мероприятиях, отменяя их или сводя к посиделкам в офисе, не стоит — так снижается лояльность сотрудников и их вовлеченность в рабочий процесс.

В статье мы расскажем, как оптимизировать расходы на праздники и что обязательно нужно учесть при составлении бюджета.

Ниже будет несколько олдскульных скриншотов и возможность скачать пример сметы.

Этапы составления бюджета

Алгоритм составления бюджета состоит из 5 шагов. Работайте над сметой поэтапно — и вы ничего не упустите.

1. Ориентируемся на цель и формат мероприятия

Вы проводите внутренний праздник только для сотрудников или внешний для клиентов и партнеров? Банкет с богатым столом или тематическую вечеринку?

Исходя из формата мероприятия, вы сможете составить примерный список того, на что нужно будет потратить деньги.

2. Определить число приглашенных

Праздник для всех сотрудников или только одного отдела? Сотрудники будут одни или с членами семьи/супругами? Сколько партнеров, клиентов, представителей СМИ будет на мероприятии?

От числа сотрудников будет зависеть сумма потраченных средств.

3. Определиться с границами бюджета

Желательно заранее знать, сколько денег компания может выделить на организацию праздника.

Иногда бюджет на корпоративные мероприятия закладывается раз в год. Тогда стоимость праздника рассчитывается заранее с учетом числа и масштаба ежегодных мероприятий. В этом случае у вас будет конкретная сумма, на которую вы сможете ориентироваться еще при определении цели и формата мероприятия.

Бывает так, что в компании нет выделенного бюджета. И он формируется непосредственно под мероприятие за несколько месяцев до его проведения. Тогда стоит уточнить верхний предел суммы, за который выходить не стоит. Также заранее стоит узнать, есть ли у компании возможность найти резервные средства в случае превышения лимита.

Выражение лица, когда хочешь и можешь потратить кучу денег

4. Составить смету расходов

В смете должны быть отражены основные и дополнительные расходы. Обязательно учитывайте каждый пункт, на который могут быть потрачены средства.

5. Согласовать бюджет у руководства

Согласование бюджета у руководителя — финальный этап перед подготовкой к празднику. Затем смета направляется в бухгалтерию для того, чтобы компания могла выделить нужную сумму и зафиксировать ее в бухгалтерской и налоговой отчетности.

Основные статьи расходов

Независимо от формата праздника, в число основных расходов входит площадка для проведения мероприятия, праздничная программа, услуги персонала, еда и напитки, фото и видеосъемка, сувенирная продукция, транспортные расходы.

Рассмотрим основные статьи затрат подробнее.

Площадка и её оформление

Аренда площадки — весомая часть затрат на корпоративный праздник. Вам нужно будет арендовать зал нужной площади или найти место на свежем воздухе с учетом количества сотрудников, формата мероприятия и других факторов.

Отдельная статья бюджета — оформление площадки. Иногда достаточно стандартного праздничного украшения зала флористическими композициями или баннерами. Для тематических вечеринок могут быть нужны сложные и дорогие декорации.

Статьи расходов вносятся по приоритетности

Узнать стоимость аренды легко у представителей площадки. Начать поиск лучше за 1 месяц до нужной даты, а если мероприятие проводится в период праздников, то за 3-4 месяца.

Меню и кейтеринг

Бюджет на меню зависит от того, что вы организуете: фуршет, банкет или кофе-брейк. Даже на тимбилдинге или корпоративных играх нужно подумать о том, чем сотрудники смогут перекусить в перерыве.

При составлении бюджета не нужно знать точное праздничное меню, достаточно сообщить представителям заведения число человек и примерные пожелания. Вам озвучат несколько вариантов меню и их среднюю стоимость за одного приглашенного. Цена обслуживания банкета или фуршета составляет примерно 10% от общей цены заказа.

В случае, если на выбранной площадке не предусмотрено приготовление и подача еды — нужно заказывать кейтеринг. Кейтеринговые компании также предлагают на выбор несколько вариантов меню с разным средним чеком. Стоимость кейтерингового обслуживания вырастет, если нужно организовать выезд персонала за город.

Оборудование

Для проведения мероприятия вам понадобится звуковое и осветительное оборудование. Поэтому в расходы надо включить оплату его аренды и транспортировки. Иногда нужно отдельно оплачивать аренду оборудования, которое есть на площадке — уточните, входит ли возможность его использования в стоимость помещения или нет.

Активности

Организация специальных стоек, интерактивных элементов, квестов — отдельная строка расходов. Нужно детально расписать, чем будут заняты ваши сотрудники и указать стоимость каждого развлекательного элемента.

Например, аренда звукового оборудования обойдется в сумму от 20 000 ₽. А оснащение фотозоны с костюмерной и услугами профессионального фотографа будет стоить в районе 150 000 ₽. Если вы захотите устроить мастер-класс, то цена будет определяться с учетом количества приглашенных сотрудников, используемого реквизита и других факторов.

Праздничная программа

На организацию праздничной программы может уйти значительная часть корпоративных средств. Важную роль в проведении праздников играет ведущий.

Гонорар хорошего ведущего без медийной известности начинается от 50 000 ₽. Вне праздничного периода услуги могут обойтись дешевле. Если вы хотите пригласить в качестве ведущего известную личность, готовьтесь к расходам от 500 000 ₽ за вечер.

Стоимость выступлений артистов также зависит от их популярности. Гонорар известных артистов и певцов начинается от 12 000 € за 45 минут выступления. Различные небольшие шоу-программы, например выступление иллюзионистов, обойдутся в сумму от 40 000 ₽.

Расходы на персонал

Обязательно заказывают фото- и видеосъемку мероприятия — работа фотографа стоит от 30 000 ₽ за несколько часов съемки.

В расходы может быть включена работа диджея, актеров-аниматоров, развлекающих гостей в промежутках между конкурсами или шоу, аренда костюмов, питание персонала и прочее.

Расходы удобно сгруппированы по категориям

Транспортные расходы

Платить за транспорт придется на выездных мероприятиях. Вам нужно будет доставить на место и обратно собственных сотрудников, а также оплатить доставку оборудования, выезд артистов и обслуживающего персонала.

На мероприятии с алкоголем стоит предусмотреть расходы на такси — может случиться так, что некоторые сотрудники не смогут добраться до дома самостоятельно.

При приглашении сотрудников из других регионов нужно будет оплатить не только их дорожные расходы, но и затраты на проживание, а также командировочные.

Подарки

В некоторых компаниях сотрудникам принято дарить подарки на Новый год и другие крупные праздники. Бюджет на такие сувениры стоит выделить в отдельную строку. Также могут понадобиться деньги на покупку призов, если мероприятие будет проходить в формате конкурса или лотереи.

Дополнительные расходы

К дополнительным расходам можно отнести затраты на PR-кампанию, если праздник подразумевает приглашение партнеров и клиентов, или нужна будет дополнительная реклама мероприятия.

Также могут потребоваться услуги охранной компании, если праздник пройдет на площадке, где нет собственной охраны. Иногда нужны пригласительные или лотерейные билеты, печать буклетов и прочее.

Своими руками или через event-агентство

Организовать масштабное мероприятие сложно — вам придется взаимодействовать с несколькими подрядчиками, и если хоть кто-то из них не выполнит обязательства, то праздник окажется под угрозой. В event-агентствах есть свои базы надежных подрядчиков, а вам придется общаться только с представителем агентства. Кроме этого, вам предложат несколько вариантов программы с учетом суммы, которую компания готова выделить на корпоративное мероприятие.

В комплекс услуг, которые оказывают event-агентства, обычно входит организация праздничной программы, оформление, техническое обеспечение мероприятия, кейтеринг и ряд других услуг. Агентское вознаграждение в среднем составляет 10% от общего праздничного бюджета.

Агентское вознаграждение и итоговая сумма

Подготовить корпоратив самостоятельно не всегда дешевле, чем с помощью event-агентства, зато всегда сложнее. Когда праздник организуют собственные сотрудники фирмы, часто получается так, что они отвлекаются от своих повседневных обязанностей, что сказывается на качестве их работы. А непрофессиональная организация и сбои в программе могут привести к непредвиденным расходам. Кроме этого, представители агентства в курсе всех «подводных камней», которые могут ждать вас при общении с подрядчиками. Например, скрытых наценок или навязанных, ненужных в вашем случае, услуг.

На чем можно сэкономить

Прежде чем искать, на чем сэкономить, важно определиться с приоритетными расходами и теми, которые можно сократить. Для этого вспоминаем цель корпоратива.

Основные статьи расходов, на которых можно сэкономить:

1. Экономьте на основных статьях бюджета — аренда, еда и напитки, праздничная программа. Именно на них уходит до 90% выделенных средств. То есть, приглашая плохого фотографа вместо хорошего или не печатая праздничные приглашения — вы сэкономите очень мало, а вот впечатление от праздника может испортиться. Лучше вложитесь в детали, а сохранить деньги компании попробуйте, оптимизировав значительные расходы.
2. Проведение корпоративного мероприятия в непраздничные дни либо не в самые востребованные даты. Например, новогодний корпоратив можно провести в начале декабря или уже в январе. Ведь в пик сезона стоимость аренды увеличивается в 1,5-2 раза. Цены на услуги артистов и ведущих в пятницу и выходные выше, чем в другие дни недели — иногда на 40-50%. У проведения корпоративных мероприятий не в самые «горячие» даты есть еще один плюс — у вас будет больший выбор площадок и артистов, меньше шансов, что нужное вам место или выбранный ведущий окажутся заняты.
3. Формат подачи еды — фуршет всегда дешевле, чем банкет, экономия может достигать 30%. Хороший вариант: фуршет с рассадкой, когда гости сидят, но еда подается небольшими порциями на фуршетной линии. Также в ресторанах обычно дешевле заплатить пробковый сбор и принести алкоголь с собой, чем заказывать его в заведении.
4. Безалкогольные праздники — фестивали, квесты, спартакиады без алкоголя и большого количества еды могут обойтись дешевле, чем стандартный банкет, а пользы компании от них больше, так как они сильнее вовлекают сотрудников.
5. «Чужими руками» — посещение сотрудниками уже организованного мероприятия. Например, совместный поход в театр, где компания может выкупить целый зал, а потом устроить небольшой фуршет в буфете. Альтернативные варианты: цирк или развлекательные центры с боулингом или караоке.
6. Скидки от подрядчиков — подрядчики и агентства иногда делают скидки по просьбе клиента при заказе большого количества услуг или значительной сумме чека.

Основные ошибки при составлении бюджета

Самая частая ошибка — не учитывать в бюджете незначительные расходы, из-за чего затраты могут выйти за пределы установленной нормы. Кроме этого, часто забывают заложить 2-3% суммы на непредвиденные расходы. Это обязательно нужно сделать, так как предугадать все форс-мажоры невозможно. Например, количество гостей может неожиданно увеличиться, если кто-то из сотрудников выйдет из декретного отпуска.

Сверяйте полученные суммы с общим годовым бюджетом на корпоративные мероприятия, если он есть у компании. Лучше заранее отказаться от услуг дорогого поставщика и найти ему замену, чем увидеть, что сумма расходов превышает смету в тот момент, когда уже пора запускать подготовку к мероприятию.

Очень важно соблюсти баланс в формировании расходов. Например, потратить весь бюджет на звезд эстрады и заказать мало еды — плохая идея. Точно также плохо закупить дорогие деликатесы, но абсолютно не вложиться в развлекательную программу. Смета должна быть составлена так, чтобы гостям было интересно, они ушли не голодными и хорошо провели время.

Как защитить бюджет у начальника

Перед тем как начать подготовку к празднику, нужно чтобы бюджет одобрило руководство. Для этого стоит подготовить два-три варианта расчетов:

• минимальный — программа мероприятия в самом бюджетном варианте, с наиболее низкими ценами и урезанным форматом развлечений;
• оптимальный — расходы, которые позволят организовать мероприятие достаточного качества;
• максимальный — в него добавьте то, что позволит сделать праздник наиболее зрелищным и запоминающимся.

Грозный начальник (на самом деле добрый)

Если у вашего руководства будет выбор, то утверждение бюджета пройдет быстрее и проще. Руководитель увидит, что вы предусмотрели несколько вариантов и сам решит, что компании важнее — сэкономить деньги или провести мероприятие максимально громко. Прикрепите к бюджету проведенные расчеты, сметы, запрошенные у подрядчиков и другие обоснования указанных сумм.

Выводы

Итак, чтобы правильно составить бюджет корпоративного мероприятия, вам нужно:

1. Понять, сколько сотрудников будет участвовать в празднике, и какую примерно сумму может выделить компания на организацию мероприятия.
2. Уточнить цену услуг у предполагаемых подрядчиков: площадок, которые вы предполагаете арендовать; компаний по организации шоу-программ и прочее.
3. Запросить прайс-листы у event-агентств с указанием примерного бюджета компании. Возможно, организация через провайдера обойдется вам в ту же стоимость, что и праздник своими силами.
4. Составить подробную смету с указанием всех расходов и их обоснованием.
5. Убедиться, что вы учли все статьи расходов, сэкономили везде, где это возможно, не допустили ошибок в расчетах.
6. Защитить бюджет у руководства, бухгалтера или финансового директора.

Что дальше

Цель поставлена, бюджет согласован. Дальше вас ждет подготовка к празднику. Если вы обратитесь в event-агентство, вам обязательно нужно будет заполнить бриф. У многих компаний есть собственный шаблон брифа, также его можно запросить у представителей агентства.

В следующей статье мы рассказали, зачем нужен бриф и как его правильно заполнить, не упустив важных деталей.