Excel для базы данных недвижимости

Многие пользователи активно применяют Excel для генерирования отчетов, их последующей редакции. Для удобного просмотра информации и получения полного контроля при управлении данными в процессе работы с программой.

Внешний вид рабочей области программы – таблица. А реляционная база данных структурирует информацию в строки и столбцы. Несмотря на то что стандартный пакет MS Office имеет отдельное приложение для создания и ведения баз данных – Microsoft Access, пользователи активно используют Microsoft Excel для этих же целей. Ведь возможности программы позволяют: сортировать; форматировать; фильтровать; редактировать; систематизировать и структурировать информацию.

То есть все то, что необходимо для работы с базами данных. Единственный нюанс: программа Excel — это универсальный аналитический инструмент, который больше подходит для сложных расчетов, вычислений, сортировки и даже для сохранения структурированных данных, но в небольших объемах (не более миллиона записей в одной таблице, у версии 2010-го года выпуска ).

Структура базы данных – таблица Excel

База данных – набор данных, распределенных по строкам и столбцам для удобного поиска, систематизации и редактирования. Как сделать базу данных в Excel?

Вся информация в базе данных содержится в записях и полях.

Запись – строка в базе данных (БД), включающая информацию об одном объекте.

Поле – столбец в БД, содержащий однотипные данные обо всех объектах.

Записи и поля БД соответствуют строкам и столбцам стандартной таблицы Microsoft Excel.

Если Вы умеете делать простые таблицы, то создать БД не составит труда.



Создание базы данных в Excel: пошаговая инструкция

Пошаговое создание базы данных в Excel. Перед нами стоит задача – сформировать клиентскую БД. За несколько лет работы у компании появилось несколько десятков постоянных клиентов. Необходимо отслеживать сроки договоров, направления сотрудничества. Знать контактных лиц, данные для связи и т.п.

Как создать базу данных клиентов в Excel:

1. Вводим названия полей БД (заголовки столбцов).



2. Вводим данные в поля БД. Следим за форматом ячеек. Если числа – то числа во всем столбце. Данные вводятся так же, как и в обычной таблице. Если данные в какой-то ячейке – итог действий со значениями других ячеек, то заносим формулу.



3. Чтобы пользоваться БД, обращаемся к инструментам вкладки «Данные».



4. Присвоим БД имя. Выделяем диапазон с данными – от первой ячейки до последней. Правая кнопка мыши – имя диапазона. Даем любое имя. В примере – БД1. Проверяем, чтобы диапазон был правильным.

Основная работа – внесение информации в БД – выполнена. Чтобы этой информацией было удобно пользоваться, необходимо выделить нужное, отфильтровать, отсортировать данные.

Как вести базу клиентов в Excel

Чтобы упростить поиск данных в базе, упорядочим их. Для этой цели подойдет инструмент «Сортировка».

1. Выделяем тот диапазон, который нужно отсортировать. Для целей нашей выдуманной компании – столбец «Дата заключения договора». Вызываем инструмент «Сортировка».



2. При нажатии система предлагает автоматически расширить выделенный диапазон. Соглашаемся. Если мы отсортируем данные только одного столбца, остальные оставим на месте, то информация станет неправильной. Открывается меню, где мы должны выбрать параметры и значения сортировки.

Данные в таблице распределились по сроку заключения договора.

Теперь менеджер видит, с кем пора перезаключить договор. А с какими компаниями продолжаем сотрудничество.

БД в процессе деятельности фирмы разрастается до невероятных размеров. Найти нужную информацию становится все сложнее. Чтобы отыскать конкретный текст или цифры, можно воспользоваться одним из следующих способов:

1. Одновременным нажатием кнопок Ctrl + F или Shift + F5. Появится окно поиска «Найти и заменить».



2. Функцией «Найти и выделить» («биноклем») в главном меню.

Посредством фильтрации данных программа прячет всю не интересующую пользователя информацию. Данные остаются в таблице, но невидимы. В любой момент их можно восстановить.

В программе Excel чаще всего применяются 2 фильтра:

• Автофильтр;
• фильтр по выделенному диапазону.

Автофильтр предлагает пользователю выбрать параметр фильтрации из готового списка.

1. На вкладке «Данные» нажимаем кнопку «Фильтр».



2. После нажатия в шапке таблицы появляются стрелки вниз. Они сигнализируют о включении «Автофильтра».



3. Чтобы выбрать значение фильтра, щелкаем по стрелке нужного столбца. В раскрывающемся списке появляется все содержимое поля. Если хотим спрятать какие-то элементы, сбрасываем птички напротив их.



4. Жмем «ОК». В примере мы скроем клиентов, с которыми заключали договоры в прошлом и текущем году.



5. Чтобы задать условие для фильтрации поля типа «больше», «меньше», «равно» и т.п. числа, в списке фильтра нужно выбрать команду «Числовые фильтры».



6. Если мы хотим видеть в таблице клиентов, с которыми заключили договор на 3 и более лет, вводим соответствующие значения в меню пользовательского автофильтра.

Готово!

Поэкспериментируем с фильтрацией данных по выделенным ячейкам. Допустим, нам нужно оставить в таблице только те компании, которые работают в Беларуси.

1. Выделяем те данные, информация о которых должна остаться в базе видной. В нашем случае находим в столбце страна – «РБ». Щелкаем по ячейке правой кнопкой мыши.



2. Выполняем последовательно команду: «фильтр – фильтр по значению выделенной ячейки». Готово.

Если в БД содержится финансовая информация, можно найти сумму по разным параметрам:

• сумма (суммировать данные);
• счет (подсчитать число ячеек с числовыми данными);
• среднее значение (подсчитать среднее арифметическое);
• максимальные и минимальные значения в выделенном диапазоне;
• произведение (результат умножения данных);
• стандартное отклонение и дисперсия по выборке.

Порядок работы с финансовой информацией в БД:

1. Выделить диапазон БД. Переходим на вкладку «Данные» — «Промежуточные итоги».



2. В открывшемся диалоге выбираем параметры вычислений.

Инструменты на вкладке «Данные» позволяют сегментировать БД. Сгруппировать информацию с точки зрения актуальности для целей фирмы. Выделение групп покупателей услуг и товаров поможет маркетинговому продвижению продукта.

Готовые образцы шаблонов для ведения клиентской базы по сегментам.

1. Шаблон для менеджера, позволяющий контролировать результат обзвона клиентов. Скачать шаблон для клиентской базы Excel. Образец:



2. Простейший шаблон.Клиентская база в Excel скачать бесплатно. Образец:

Шаблоны можно подстраивать «под себя», сокращать, расширять и редактировать.

Какие задачи поможет решить Excel-модель?

Как учесть специфику бизнеса в справочниках Excel-модели?

Как создать прайс-лист?

Как сформировать информационную базу данных на основе Журнала учета договоров?

Как составить эффективные отчеты по аренде с использованием сводных таблиц?

Excel-модель «Аренда и управление недвижимостью» предназначена для коммерческих и финансовых специалистов управляющих компаний, девелоперских структур. Повысить эффективность компании можно за счет автоматизации ведения реестрового учета объектов недвижимости, управления договорами аренды. Excel-модель позволяет эффективно анализировать управление недвижимостью разных типов: торговыми и офисными центрами, выставочными площадями, складами — покажем это на примере.

КАКИЕ ЗАДАЧИ ПОМОЖЕТ РЕШИТЬ EXCEL-МОДЕЛЬ

Рассмотрим, какие задачи можно решить с помощью Excel-модели «Аренда и управление недвижимостью»:

КАК УЧЕСТЬ СПЕЦИФИКУ БИЗНЕСА В СПРАВОЧНИКАХ EXCEL-МОДЕЛИ

Справочники — это основа рабочей модели данных компании. Обычно в дальнейшем их редко изменяют или добавляют новые. Используют на всех этапах работы в модели как часть аналитики.

Проработав специфику работы компании, которая важна для учета и отчетности, аналитику «зашивают» в справочники. Проработка справочников — это важный этап.

Создаем простые справочники

Таблицы 1–9 — это простые справочники. Они представляют собой списки возможных значений того или иного параметра. Их используют, чтобы исключить неоднозначный ввод информации.

Мы будем составлять Excel-модель для условной компании ООО «Инвест». В управлении компании три здания (табл. 1) разного типа — офисы, склады, торговые площади (табл. 2).

В зависимости от типа объектов аренды и эксплуатационных характеристик, например ремонт эконом- или бизнес-класса (табл. 7), устанавливают различные тарифы (табл. 3).

Кроме непосредственно аренды, компания предоставляет клининговые, коммунальные услуги, услуги телефонии и т. д (табл. 5). Соответственно, и способ начисления арендной оплаты отличается (табл. 6):

• индивидуальный график;
• разовая оплата;
• за м² в месяц;
• за объект в месяц.

Кроме того, для работы необходим справочник тарифов в условиях изменения арендных ставок с привязкой к дате изменения (табл. 8). Чтобы вести учет продаж по услугам и аренде, необходим справочник арендаторов (табл. 9).

Создаем многоуровневые справочники

Многоуровневые справочники содержат не только элементы, но и группы внутри справочника. Группы — это и есть уровни в справочниках.

Cправочник «Объекты»

Перейдем к более сложному справочнику «Объекты» (табл. 10). Он многоуровневый.

В нашем случае группы справочника — это здания, например, Бизнес_центр_Южный или Торговый_центр_Меркурий.

В дальнейшем при заполнении Журнала договоров при выборе здания Бизнес_центр_Южный в доступном к выбору списке объектов будут выведены только офисы и помещения именно этого здания, а при выборе Торгового_центра_Меркурий — только два павильона здания по ул. Университетская и т. д.

Чтобы справочник функционировал, важно соблюдать привязку объектов (Офис_101, Офис_102) к тому зданию, в котором они находятся. Тогда в первую очередь отображаются все помещения для сдачи в аренду Бизнес_центра_Южный, далее — все помещения Торгового_центра_Меркурий и т. д.

Таблица 10. Объекты

При формировании справочника «Объекты» были задействованы простые справочники, которые подключены в качестве выпадающих списков для граф:

• Здания;
• Категория_цен;
• Эксплуатационные_характеристики.

Вкладка Данные → Работа с данными → Проверка данных → Тип данных → Список.

В поле «Источник» указываем диапазон:

=Справочники!$A$2:$A$10 (Здания)

или

=ДВССЫЛ($I$1) (рис. 1).

В последнем случае $I$1 — это название столбца, которое одновременно является именем «умной» или отформатированной таблицы «Тип_объекта» (см. табл. 2). Эти способы подключения списков-справочников будем применять и в дальнейшем.

Графы таблицы 10:

• Фактический адрес;
• Общая площадь;
• Ед. изм.

подтягиваются автоматически из табл. 1 на основании проставленных данных о здании по формулам ВПР (рис. 2):

=ВПР(B2;Здания[#Все];2;ЛОЖЬ);

=ВПР(B2;Здания[#Все];3;ЛОЖЬ);

=ВПР(B2;Здания[#Все];4;ЛОЖЬ),

где «Здания» — имя табл. 1, которая, как и другие таблицы Excel-модели, отформатированы (Вкладка Главная → Стили → Форматировать как таблицу);

«ЛОЖЬ» — точное совпадение. Точность совпадений мы предусмотрительно обеспечили, задав заполнение графы «Здания» выбором из списка.

Функции ВПР с обозначенными аргументами будем применять и в дальнейшем.

В графе «Объект кратко» табл. 10 задана автоматическая «сцепка» данных из двух столбцов:

=[@Здания]&» «&[@[Объект недвижимости]].

Аналогичные «сцепки» будем применять и в дальнейшем.

Вручную заполняются только графы:

• Объект недвижимости;
• Площадь объекта;
• Ед. изм. пл. объекта.

Важно!

Заполнение справочника «Объекты» (табл. 10) не займет у вас много времени, но обеспечит базис для всей учетной системы.

Когда справочник «Объекты» сформирован, закрепим его многоуровневость, задав всем объектам недвижимости Бизнес-центра соответствующее имя, например: «Бизнес_центр_Южный» (имя в графе «В» с именем в справочнике «Здания» (см. рис. 1) должно точно совпадать).

For property managers and landlords, maintaining accurate records is important not only for staying organized, but also for providing legal protection. Accurate property management forms can help you meet state and local requirements while also improving the flow of your business operations. And, efficiency and security contribute to a positive customer experience. To support your management process and your relationship with tenants, you can download free property management forms from the list below. Choose from 18 professional templates, including checklists, receipts, and property management agreement forms. These are generic templates designed to be customized for your specific needs, so it’s crucial to check state guidelines to make sure that whatever forms you are using follow proper legal requirements.