Excel идентифицировать поля по подписям

• закрепить пройденный материал по Excel;
• познакомить с алгоритмом сортировки строк и
  научить сортировать данные в Excel;
• развить алгоритмическое и логическое мышление;
• воспитать чувство коллективизма, любовь к
  родному краю.

• доска, мел, маркеры;
• компьютеры, ПО Excel, фронтальная работа на всех
  компьютерах;
• карточки с заданиями, листы бумаги.

Структура урока

1. Организационный момент – 1 минута.
2. Самостоятельная работа на повторение
3. Новая тема (лекция) – 15 минут.
4. Закрепление (фронтальная работа и
   самостоятельная работа) – 10 минут.
5. Задание на дом – 1 минута.
6. Итоги урока – 3 минуты.

1. Организационный момент

Здравствуйте, ребята. Сегодня на уроке мы
продолжим работу в Excel и рассмотрим сортировку
строк в таблице. Но вначале проверим пройденный
материал.

За компьютеры садятся и открывают Excel 4 (8) ребят.
Остальные (раздаю карточки) будут делать
задания на карточках.

На компьютерах и на карточках напишите
(наберите) свою фамилию. На компьютерах создаем
таблицу и строим диаграмму только для того года,
который указан в задании. На листочках отвечаем
на вопросы теста, на каждый вопрос только один
ответ.

Если кто-то раньше всех заканчивает свою
работу, назначаю его консультантом. Прохожу,
проверяю работу на компьютере, указываю на
недочеты или ошибки, ставлю оценки.

Кто работал на карточках, положите карточки на
край стола. (Карточки собираю).

Работа на карточках ПРИЛОЖЕНИЕ
1. Работа на компьютере ПРИЛОЖЕНИЕ
2. Работают 8 минут.

3. Новая тема (лекция)

Очень часто возникает необходимость
отсортировать введенную таблицу по возрастанию
или убыванию. Существуют 2 способа сортировки,
рассмотрим их:

1 способ — с помощью кнопок сортировки на панели
инструментов “Стандартная”. Эти кнопки задают
сортировку выделенных ячеек по возрастанию или
убыванию. В качестве ключа сортировки программа
берет тот столбец, где стоит курсор, и в
соответствии с ним меняет местами строки
таблицы. Если выделена не вся таблица, то Excel при
сортировке перемешает всю вашу таблицу.

2 способ — дает больше возможности при
сортировке, меню “Данные”/ команда “Сортировка”.
В диалоговом окне “Сортировка” можно
создать три ключа сортировки: Сортировать по…,
Затем по…, В последнюю очередь по… можно
выбрать сортировку по возрастанию или убыванию.
Для чего это необходимо? Иногда встречаются
случаи, когда необходимо отсортировать данные, в
которых есть некоторые одинаковые строки.
Например, вы написали список учащихся 5-го класса
Щельябожской школы, и у вас есть трое учащихся,
которых зовут Канев Володя, их тоже надо
отсортировать, для этого необходимо будет
воспользоваться вторым способом сортировки.

Также вы можете установить переключатель Идентифицировать
поля в положение по подписям, чтобы
исключить первую строку с названиями столбцов из
сортировки и работать с полями по их названиям.
Или вы можете установить переключатель Идентифицировать
поля в положение по обозначениям столбцов
листа, если в сортируемом диапазоне первая
строка не содержит названий столбцов.

Выбрав Параметры, вы можете установить
следующее:

• Сортировка по первому ключу – можно выбрать
  любой нестандартный порядок сортировки.
• Если установите флажок Учитывать регистр, то
  при сортировке будут различаться строчные и
  прописные символы.
• Можете выбрать переключатель строки
  диапазона, для сортировки по строкам.

Или можете выбрать переключатель столбцы
диапазона, для сортировки по столбцам.

На доске плакат — диалоговое окно
“Сортировка”, ПРИЛОЖЕНИЕ 3.

4. Закрепление (фронтальная работа и
самостоятельная работа)

Теперь применим полученные знания на практике.

Содитесь за компьютеры, открывайте Excel, в “Моих
документах” ищем файл “Фронтальная работа”.
Открываем его. Откройте лист “Возрастная
структура”. Вы видите таблицу “Возрастная
структура населения Коми” за разные годы.

• Выделите столбец от 0 до 19 лет.
• На панели инструментов “Стандартная” нажмите
  кнопку “сортировать по возрастанию”. Что
  получилось? (Отсортировался только этот столбец,
  а остальные остались без изменения).
• Отмените последнее действие.
• Теперь выделите всю таблицу и опять
  отсортируйте с помощью кнопки “сортировка по
  возрастанию”. Что изменилось? (Вся таблица
  отсортировалась по столбцу в котором стоял
  курсор).
• Выделите всю таблицу. Выберите
  “Данные”/“Сортировка”. В появившемся
  диалоговом окне в первом уровне выберите “от 0 до
  19 лет”, выберите “по возрастанию”. Что
  получилось? (Таблица отсортировалась по
  возрастанию по столбцу “от 0 до 19 лет”).

Теперь откройте лист – “Друзья”.

• Выделите таблицу. Отсортируйте по убыванию с
  помощью кнопки панели инструментов стандартная.
  Отмените действие.

Отсортируйте с помощью меню
“Данные”/“Сортировка” 1 уровень — по фамилии по
возрастанию, 2 уровень — по имени по убыванию, 3
уровень – по дате рождения по возрастанию. Что
получилось? (Таблица отсортировалась по
выбранным параметрам).

Задания для самостоятельной работы.

• Отсортировать таблицу “Друзья” сначала по
  имени по убыванию, затем по № телефона по
  убыванию, далее по адресу по возрастанию (прохожу
  смотрю, что получилось).

Скоро в городе будут выборы мэра, составьте
таблицу рейтинга участников предвыборной гонки
по убыванию (пока выполняют задания, я проверяю
задания на карточках).

На каждом компьютере создан файл “Фронтальная
работа”. (ПРИЛОЖЕНИЕ 4, ПРИЛОЖЕНИЕ 5).

5. Задание на дом

Закройте программу, садитесь за парты, запишите
домашнее задание.

6. Итоги урока

А теперь давайте повторим, что мы сегодня
рассмотрели на уроке.

• Что мы сегодня изучили? (Сегодня на уроке
  изучали способы сортировки строк).
• Для чего нужна сортировка? (Сортировка
  необходима, чтобы отсортировать данные в
  определеннном порядке, по возрастанию или
  убыванию).
• Что происходит в процессе сортировки данных? (В
  процессе сортировки данные сортируются в
  определенном порядке, который мы задаем, по
  возрастанию или убыванию).
• В каких случаях применяется вложенная
  сортировка? (Вложенная сортировка применяется
  тогда, когда необходимо отсортировать данные,
  которые содержат одинаковые значения).

Сегодня, ребята, вы хорошо поработали. Мы много
успели сделать. За самостоятельную работу на
компьютере получили следующие отценки… За тест
… На этом наш урок закончен, до свидания.

7. 

Работа со списками данных

В Microsoft Excel под списком понимается набор строк таблицы, содержащий связанные данные, например набор адресов и телефонов клиентов. Список может использоваться как база данных, в которой строки выступают в качестве записей, а столбцы являются полями. Первая строка списка при этом содержит названия столбцов.

В Microsoft Excel понятия список и база данных взаимозаменяемы. При создании списка на рабочем листе необходимо выполнять следующие условия:

1. Используйте только один список на листе. Избегайте создания более чем одного списка на листе. Некоторые возможности управления списком, например, фильтрация, могут быть использованы только для одного списка.

2. Помещайте подобные объекты в один столбец. Спроектируйте список таким образом, чтобы все строки содержали подобные объекты в одном столбце.

3. Держите список отдельно. Между списком и другими данными листа необходимо оставить, по меньшей мере, одну пустую строку и один пустой столбец. Это позволяет Microsoft Excel быстрее обнаружить и выделить список при выполнении сортировки, наложении фильтра или вставке вычисляемых автоматически итоговых значений.

4. Располагайте важные данные сверху или снизу от списка. Избегайте размещения важных данных слева или справа от списка; данные могут быть скрыты при фильтрации списка.

5. Отображайте строки и столбцы. Перед внесением изменений в список убедитесь в том, что все скрытые строки и столбцы отображены. Если строки или столбцы списка скрыты, данные могут быть непреднамеренно удалены.

При форматировании списка рекомендуется следовать следующим правилам:

1. Используйте форматировании подписей столбцов. Заголовки столбцов должны находиться в в первой строке списка. Excel использует подписи при создании отчетов, поиске и организации данных. Шрифт, выравнивание, формат, шаблон, граница и формат прописных и строчных букв, присвоенные заголовкам столбцов списка, должны отличаться от формата, присвоенного строкам данных. Перед вводом подписей столбцов ячейкам должен быть присвоен текстовый формат.

2. Используйте границы ячеек. Для отделения подписей от данных следует использовать границы ячеек, а не пустые строки или прерывистые линии.

3. Следите за отсутствием пустых строк и столбцов. В самом списке не должно быть пустых строк и столбцов. Это упрощает идентификацию и выделение списка.

4. Следите за отсутствием начальных и конечных пробелов. Дополнительные пробелы в начале и конце ячейки влияют на поиск и сортировку. Вместо ввода пробелов рекомендуется использовать сдвиг текста внутри ячейки.

5. Включайте расширенный список форматов и формул. При добавлении новых строк в конец списка Excel использует согласованные форматы и формулы. Если расширение форматов и формул включено, новые данные в конце списка форматируются так же, как и предыдущие ряды, а формулы, повторяющиеся в каждой строке, копируются в новую строку. Чтобы форматы и формулы расширялись, они должны появляться, по крайней мере, в трех из пяти вышестоящих строках списка. Включение и выключение расширения форматов и формул проводится следующим образом:

1. Выберите команду Сервис =>Параметры, а затем — вкладку Правка.

2. Чтобы автоматически установить/запретить форматировать новые элементы, добавляемые в конец списка, установите/снимите флажок Расширять форматы и формулы в списках.

7.1 

Сортировка данных

Сортировка – это расположение записей списка по возрастанию

или убыванию значений какого-либо столбца.

Строку с итоговыми данными следует отделить от сортируемого

диапазона пустой строкой.

Сортировку можно выполнить:

а)  кнопками

панели инструментов (этот способ удобно использовать для сортировки списка по

данным одного столбца);

б) командой

меню ДанныеСортировка (этот способ

можно применять для сортировки как по одному столбца, так и по нескольким

столбцам).

Сортировка списка по данным одного столбца

1. Активизировать

   любую ячейку в столбце, значения которого требуется отсортировать.

2. В

   панели инструментов щелкнуть нужную кнопку:

В результате будут переставлены все строки списка в соответствии с перестановкой

данных сортируемого столбца. Если перед выполнением сортировки выделить столбец, то появится окно с запросом (рисунок 7.1).

Рис. 7.1

Варианты действий:

• автоматически расширить выделенный диапазон – будут

  переставлены все строки списка;

• сортировать

  в пределах указанного выделения – будут переставлены только значения выделенного столбца.

Сортировка по данным нескольких столбцов

Сортировка списка по данным нескольких столбцов – это вложенная сортировка. Как правило, вложенная

сортировка применяется в том случае, когда хотя бы один столбец списка имеет

повторяющиеся записи.

Пример такого списка показан в таблице на рисунке 7.2.

Рис. 7.2

Выполнение вложенной сортировки

1. Активизировать

   любую ячейку в списке или выделить диапазон, подлежащий сортировке.

2. Выполнить

   команду меню Данные => Сортировка.

   Откроется диалоговое окно Сортировка диапазона (рисунок 7.3).

3. Указать

   столбцы сортировки в полях:

• Сортировать по
• Затем

  по

• В

  последнюю очередь

  по

Рис. 7.3

В первом поле (Сортировать по) следует указать столбец

верхнего уровня сортировки. Как правило, для первых уровней выбираются столбцы

с повторяющимися записями. При выполнении сортировки записи в таких столбцах группируются. Сортировка по столбцу,

указанному во втором поле, выполняется внутри отсортированных групп данных первого

столбца. Для каждого поля нужно указать порядок сортировки – по возрастанию или по убыванию.

Если установлен переключатель Идентифицировать поля по подписям,

то в полях окна отображаются подписи столбцов. При выборе второго переключателя

(или при отсутствии подписей столбцов) поля идентифицируются по заголовкам

столбцов Excel, т.е. Столбец A, Столбец B, Столбец C.

Пользовательский порядок сортировки

Как уже отмечалось, Excel использует свой порядок сортировки, получивший название обычный (стандартный) или по умолчанию. В то же время имеется возможность создания нестандартного порядка сортировки, получившего название пользовательского порядка сортировки. При желании пользователь может создать несколько разных пользовательских порядков сортировки.

Надо отметить, что к числу пользовательских отнесены сортировки месяцев и дней недели, поставляемые вместе с Excel (см. меню Сервис, команда Параметры, вкладка Списки).

Пользовательский порядок сортировки можно создать либо из существующих на листе элементов, либо с помощью непосредственного ввода списка.

Если ряд элементов, который необходимо представить в виде пользовательского порядка сортировки, был набран заранее, то надо проделать следующие действия:

1. Выделите необходимые элементы на листе.
2. Выберите команду Сервис — Параметры, а затем откройте вкладку Списки.
3. Для подключения выделенного списка нажмите кнопку Импорт.

Порядок создания нового списка с помощью непосредственного ввода следующий:

1. Выберите команду Сервис — Параметры, а затем откройте вкладку Списки.
2. Выберите Новый список из списка Списки, а затем введите данные в поле Элементы списка, начиная с первого элемента.

   После ввода каждой записи нажимайте клавишу ENTER.

3. Нажмите кнопку Добавить после того, как список будет набран полностью.

Чтобы использовать пользовательский порядок сортировки:

1. В окне Сортировка диапазона нажмите кнопку Параметры.
2. В окне Параметры сортировки в поле Порядок сортировки по первому ключу выберите требуемый пользовательский порядок сортировки и нажмите кнопку OK.
3. Выберите другие необходимые параметры сортировки.

Заданный на шаге 3 порядок сортировки применяется только для столбца, указанного в поле Сортировать по. Чтобы использовать нестандартный порядок для сортировки нескольких столбцов, следует последовательно выполнить несколько отдельных сортировок для каждого из столбцов. Например, чтобы сортировать данные по столбцам А и В (сначала по А, а потом по В), сначала проведите сортировку по столбцу В, задав требуемый порядок сортировки в окне Параметры сортировки. Затем проведите аналогичную сортировку списка по столбцу А.

в начало

Вы
можете отсортировать список в алфавитном,
числовом или хронологическом порядке
не более чем по трем полям. Для каждого
столбца можно задать возрастающий и
убывающий порядок сортировки.

Возрастающий
порядок сортировки:

—
Числа будут отсортированы в порядке от
наименьшего отрицательного до наибольшего
положительного числа.

—
Значения даты и времени будут отсортированы
в порядке от наиболее раннего до наиболее
позднего значения.

—
Текст будет отсортирован по алфавиту.
При этом сначала будут расположены
заданные в качестве текста числовые
значения.

—
При сортировке в возрастающем порядке
логических значений сначала будет
отображено значение ЛОЖЬ, а затем –
значение ИСТИНА.

—
Значения ошибки будут отсортированы в
том порядке, в котором они были обнаружены
(с точки зрения сортировки все они
равны).

—
Пустые ячейки будут отображены в конце
отсортированного списка.

Убывающий
порядок сортировки:

В
случае убывающего порядка сортировки
Excel сортирует записи в обратном описанному
выше порядке. Только пустые ячейки
по-прежнему будут отображены в конце
списка.

Пользовательский
порядок сортировки:

Вместо
возрастающего и убывающего порядка
сортировки Вы можете применять также
пользовательский порядок сортировки,
определяемый заданным пользовательским
списком.

Сортировка
списка

Для
сортировки списка поместите указатель
ячейки внутри списка и выполните команду
Данные – Сортировка.

Excel
автоматически выделит список и выведет
на экран диалоговое окно “Сортировка
диапазона” в котором нужно указать
параметры сортировки.

Вы
можете задать сортировку не более чем
по трем полям списка и указать для
каждого поля свой порядок сортировки.

Excel
автоматически распознает имена полей,
если формат ячеек, содержащих имена,
отличается от формата ячеек с данными.

Диалоговое
окно “Сортировка диапазона”.

Если
выполненное программой выделение
диапазона не совсем корректно, установите
переключатель внизу диалогового окна
в нужное положение (Идентифицировать
поля по “подписям (первая строка
диапазона)” или же “обозначениям
столбцов листа”).

Заданные
в диалоговом окне “Сортировка” диапазона
и “Параметры сортировки” параметры
будут сохранены и отображены в диалоговом
окне при следующем его открытии.

Вы
можете также задать сортировку столбцов
диапазона вместо строк. Для этого нажмите
в диалоговом окне “Сортировка диапазона”
кнопку “Параметры” и в диалоговом окне
“Параметры сортировки” в группе
“Сортировать” установите переключатель
в положение “Столбцы диапазона”.

26. Фильтрация данных в Excel.

Фильтрация
данных в списке позволяет отобразить
только те записи, которые соответствуют
заданным условиям.

Автофильтр

При
применении автофильтра имена полей
будут дополнены раскрывающимися
списками, из которых можно выбрать
нужное значение поля или задать
пользовательский критерий.

Вставка
автофильтра

1.
Поместите указатель ячейки внутри
списка.

2.
В подменю Данные – Фильтр выберите
команду “Автофильтр”. Рядом с именами
полей будут отображены кнопки со
стрелками, нажав которые, можно открыть
список.

3.
Откройте список для поля, значение
которого хотите использовать в качестве
фильтра (критерия отбора). В списке будут
приведены значения ячеек выбранного
поля.

4.
Выберите из списка нужный элемент. На
экране будут отображены только те
записи, которые соответствуют заданному
фильтру.

5.
Выберите при необходимости из списка
другого поля нужный элемент. На экране
будут отображены только те записи,
которые соответствуют всем заданным
условиям фильтрации (условия отдельных
полей объединяются с помощью логической
операции “И”).

Кнопки
открытия автофильтров полей, для которых
заданы условия фильтрации, окрашены
синим цветом.

Если
перед выполнением команды “Автофильтр”
Вы выделили один или несколько столбцов,
то раскрывающиеся списки будут добавлены
только соответствующим полям.

Чтобы
снова отобразить на экране все записи
списка, выполните команду “Отобразить
все” из подменю Данные – Фильтр.

Критерий
фильтрации для отдельного поля можно
убрать, выбрав в списке автофильтра
этого поля элемент “Все”.

Чтобы
деактивировать функцию автофильтра
(удалить раскрывающиеся списки), выберите
повторно команду Данные – Фильтр –
Автофильтр.

Применение
пользовательского автофильтра

Применяя
пользовательский автофильтр, Вы можете
соединить с помощью логических операторов
отдельные условия отбора записей.

—
Вставьте в список автофильтр, выбрав
команду Данные – Фильтр – Автофильтр.

—
Откройте список автофильтра для нужного
поля и выберите в нем элемент (Условие).

—
В открывшемся диалоговом окне
“Пользовательский автофильтр” (Рис.
6.3.27.) укажите первый критерий.

—
Выберите логический оператор, объединяющий
первый и второй критерии.

Диалоговое
окно “Пользовательский автофильтр”.

Вы
можете задать для отдельного поля в
пользовательском автофильтре один или
два критерия. В последнем случае их
можно объединить логическим оператором
“И” либо “ИЛИ”.

—
Задайте второй критерий.

—
Нажмите кнопку “OK”. Excel отфильтрует
записи в соответствии с указанными
критериями.

Расширенный
фильтр

Для
задания сложных условий фильтрации
данных списка Excel предоставляет в помощь
пользователю так называемый расширенный
фильтр.

Диапазон
критериев

Критерии
можно задать в любом свободном месте
рабочего листа. В диапазоне критериев
Вы можете вводить и сочетать два типа
критериев:

Простые
критерии: программа сравнит содержимое
полей с заданным критерием (аналогично
применению автофильтра).

Вычисленные
критерии: в этом случае можно указывать
также возвращаемые формулой значения,
которые не представлены в списке.

При
указании простых критериев сначала в
диапазоне критериев следует указать
имена полей, причем можно ввести только
те имена полей, для которых задаются
критерии.

В
строке (строках), расположенной
непосредственно под строкой с именами
полей, следует задать критерии. При
задании критериев Excel не различает
регистр. Вы можете использовать при
задании критериев символы подстановки
? и *.

Все
критерии, заданные в одной строке, должны
выполняться одновременно (соответствует
логическому оператору “И”). Чтобы
задать соединение критериев оператором
“ИЛИ”, укажите критерии в различных
строках.

Применение
расширенного фильтра

После
создания диапазона критериев можно
запустить расширенный фильтр и подвергнуть
данные списка фильтрации.

1.
Поместите указатель ячейки внутри
списка. В этом случае Excel автоматически
распознает диапазон списка и представит
ссылку на диапазон в диалоговом окне.

2.
Выполните команду Данные – Фильтр –
Расширенный фильтр. Поместите курсор
ввода в поле “Диапазон условий” и
выделите соответствующий диапазон в
рабочем листе.

3.
Закройте диалоговое окно нажатием
кнопки “ОК”. На экране теперь будут
отображены записи, удовлетворяющие
заданным критериям.

Вы
можете применить в рабочем листе только
один расширенный фильтр.

Если
в результате применения расширенного
фильтра не должны быть отображены
повторяющиеся записи, в диалоговом окне
“Расширенный фильтр” установите флажок
параметра “Только уникальные записи”.

Чтобы
после фильтрации задать отображение в
рабочем листе всех записей списка,
выполните команду Данные – Фильтр –
Отобразить все.

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]

• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #

КРАТКАЯ СПРАВКА

Понятие о списке
(базе данных Excel)

Электронные
таблицы Excel можно
использовать
для организации
работы с небольшими
реляционными
базами данных.
В этом случае
электронную
таблицу называют
списком или
базой данных
Excel (рис. 3.33) и используют
соответствующую
терминологию:

• строка
  списка � запись
  базы данных;
  
• столбец
  списка � поле
  базы данных.

Название столбца
может занимать
только одну ячейку
и при работе с
таблицей как
с базой данных
называется именем
поля. Все ячейки
строки с именами
полей образуют
область имен
полей, которая
занимает только
одну строку. Данные
всегда располагаются,
начиная со следующей
строки после
области имен
полей. Весь блок
ячеек с данными
называют областью
данных.

Внимание!

1. Список содержит
фиксированное
количество полей
(столбцов), определяющих
структуру записи
базы данных (строки).

2. Верхняя строка
списка содержит
имена полей (названия
столбцов).                 

3. Имя поля может
состоять из нескольких
слов любого алфавита.
Обязательное
требование � размещение
в одной ячейке.

Список (база
данных Excel) � электронная
таблица, в которой
строки (записи)
имеют фиксированную
структуру, а имена
столбцов (полей)
занимают одну
строку.

Для размещения
имени поля списка
в одной ячейке
(рис.3.33) необходимо:

• выделить
  ячейку или всю
  строку, где будут
  располагаться
  имена полей;
• ввести
  команду Формат,
  ячеек и выбрать
  вкладку Выравнивание
• на
  вкладке установить
  следующие параметры:

По горизонтали:
по значению

По вертикали:
по верхнему краю
или по центру

Отображение:
установить флажок
переносить по
словам

Над записями
списка можно
выполнять различные
операции обработки,
команды вызова
которых сгруппированы
в меню Данные.
Для того чтобы
электронная
таблица воспринималась
системой как
список, необходимо
соблюдать описанные
выше правила
и перед выполнением
операций обработки
установить курсор
внутри этой таблицы.
В этом случае
пру вводе команды
обработки из
меню Данные
весь список (имена
полей и записи,
см. рис 3.33) будет
выделены темным
цветом. Когда
список сформирован
неверно или нужно
работать с частью
области списка,
область списка
надо выделить
вручную с помощью
мыши.

Excel предоставляет
возможности
для работы с базами
данных различных
форматов, которые
при открытии
в среде Excel автоматически
преобразуются
в список. Такое
преоб�разование
называют импортом.
Данные в электронную
таблицу можно
включить не только
путем импорта
из �чужой� базы
данных, но и посредством
запросов данных,
адресованных
тому или иному
серверу баз данных.
Такие запросы
формируются
специальной
программой MS Query,
вызываемой по
команде Данные,
Внешние данные.
Создать запрос.
Результат запроса
возвращается
в электронную
таблицу в виде
списка.

Сортировка данных
в списке

Сортировка данных
является базовой
операцией любой
таблицы и выполняется
командой Данные,
Сортировка с
установкой необходимых
параметров. Целью
сортировки является
упорядочивание
данных. Сортировка
осуществляется
на том же листе.

Особенно важно
осуществлять
сортировку в
списке, так как
многие операции
группировки
данных, которые
доступны из меню
Данные, можно
использовать
только после
приведения операции
сортировки.                           

В средеExcel 97 предусмотрены
три уровня сортировки,
которые определяются
в диалоговом
окне �Сортировка
диапазона� (рис.3.34,
а) параметром
Сортировать
по.

а

б

Рис. 3.34. Диалоговые
окна для операции
сортировки: а
� сортировка диапазона;
б � параметры сортировки

Сначала осуществляется
сортировка в
столбце 1-го уровня,
затем сортируются
одинаковые записи
1-го столбца по
столбцу 2-го уровня,
затем сортируются
одинаковые записи
2-го столбца по
столбцу 3-го уровня.

В том же окне
устанавливается
порядок сортировки
в столбцах � по
возрастанию
или убыванию.
При сортировке
по возрастанию
упорядочение
идет следующим
образом � от меньшего
к большему, по
алфавиту или
в хронологическом
порядке дат, но
при этом имеет
место приоритет:
числа, текст,
логические значения,
значения ошибок,
пустые ячейки.
Сортировка по
убыванию использует
обратный порядок
(исключение � пустые
ячейки, которые
располагаются
в конце списка),

При наличии заголовков
столбцов (имен
полей) их следует
исключить из
области, подлежащей
сортировке, установкой
флажка переключателя
Идентифицировать
поля по подписям.

Кнопка <Параметры>
выводит диалоговое
окно �Параметры
сортировки�, в
котором задаются
дополнительные
установки сортировки
(рис. 3.34, б): с учетом
регистра или
без учета; по столбцам
или по строкам;
порядок сортировки
� обычный или специальный,
выбранный из
предлагаемого
списка. Этот список
можно
сформировать
самостоятельно
с помощью Сервис,
Параметры, вкладка
Списки.

 Основные технологические
операции по сортировке
данных

ЗАДАНИЕ

1. Проделайте
   подготовительную
   работу: создайте
   книгу и сохраните
   ее под именем

Spisok, переименуйте
Лист1 на Список,
а Лист2 � на Сортировка.

1. В новой рабочей
   книге на листе
   Список создайте
   таблицу, приведенную
   на рис. 3.35.
2. Произведите
   копирование
   списка (базы данных)
   с листа Список
   на лист Сортировка.
3. Сделайте сортировку
   на трех уровнях
   по возрастанию:
   по преподавателям,
   по номеру

группы, по коду
предмета.

1. Выполните сортировку
   по другим полям.

Рис. 3.35. Пример
списка (базы данных)

ТЕХНОЛОГИЯ
РАБОТЫ

1.Проведите подготовительную
работу:

• создайте
  новую рабочую
  книгу командой
  Файл, Создать.
  Укажите шаблон
  Книга;                                  
• сохраните
  созданную рабочую
  книгу под именем
  Spisok командой Файл;
  Сохранить как;       
• переименуйте
  Лист 1 на Список
• переименуйте
  Лист1 на Сортировка.

2.Сформируйте
на листе Список
шапку таблицы
(см. рис. 3.35). Имена
столбцов шапки
будут в дальнейшем
играть роль имен
полей базы данных
(списка). Следует
помнить, что имя
каждого поля
должно занимать
одну ячейку. Для
этого:

• выделите
  первую строку;
• вызовите
  контекстное
  меню и выберите
  команду Формат,
  ячеек;
• произведите
  форматирование
  ячеек первой
  строки, установив
  параметры вкладке
  Выравнивание:

По горизонтали:
по значению

По вертикали:
по верхнему
краю

Переносить по
словам: установить
флажок

• введите
  названия столбцов
  (имен полей) в соответствии
  с отображенной
  на рис. 3.35 таблицей;
• заполните
  таблицу данными.     

3.Выделите список,
начиная от имен
полей и вниз до
конца записей
таблицы, и скопируйте
их на лист Сортировка

4. Выполните сортировку
по столбцу Таб.
№ препод. Для этого:

• установите
  курсор в поле
  списка и введите
  команд)’ Данные�
  Сортировка.
  При этом должна
  выделиться вся
  область списка.
  Если этого не
  произошло, то
  предварительно
  выделите весь
  список, а затем
  введите указанную
  команду;
• в диалоговом
  окне �Сортировка
  диапазона� установите:

Сортировать
по: поле �Таб. №
препод.�, по возрастанию

Затем по: поле
�Номер группы�,
по возрастанию

В последнюю
очередь по: поле
�Код предмета�,
по возрастанию

• установите
  флажок Идентифицировать
  поля по подписям.

5.Выполните сортировку
по другим полям.