Excel сортировка строк по датам

Каждая транзакция проводиться в какое-то время или период, а потом привязывается к конкретной дате. В Excel дата – это преобразованные целые числа. То есть каждая дата имеет свое целое число, например, 01.01.1900 – это число 1, а 02.01.1900 – это число 2 и т.д. Определение годов, месяцев и дней – это ничто иное как соответствующий тип форматирования для очередных числовых значений. По этой причине даже простейшие операции с датами выполняемые в Excel (например, сортировка) оказываются весьма проблематичными.

Сортировка в Excel по дате и месяцу

На примере таблицы изображенной ниже на рисунке мы покажем, в какой способ ее подготовить для комфортной сортировки дат. Наш список транзакций с датами охватывает диапазон ячеек B1:C15.

В первую очередь создадим столбец, в котором пронумеруем все транзакции. Считайте это действие как хороший тон для любого вида сортировки. Ведь в такие случаи при неправильной перетасовки данных мы всегда имеем возможность вернуться в первоначальный вид таблицы. Для этого:

1. В ячейке A1 введите название столбца «№п/п», а ячейку A2 введите число 1. После чего наведите курсор мышки на маркер курсора клавиатуры расположенный в нижнем правом углу квадратика. В результате курсор изменит свой внешний вид с указательной стрелочки на крестик. Не отводя курсора с маркера нажмите на клавишу CTRL на клавиатуре в результате чего возле указателя-крестика появиться значок плюсик «+».



2. Теперь одновременно удерживая клавишу CTRL на клавиатуре и левую клавишу мышки протяните маркер вдоль целого столбца таблицы (до ячейки A15).

В результате чего столбец автоматически заполниться последовательностью номеров транзакций от 1 до 14.

Полезный совет! В Excel большинство задач имеют несколько решений. Для автоматического нормирования столбцов в Excel можно воспользоваться правой кнопкой мышки. Для этого достаточно только лишь навести курсор на маркер курсора клавиатуры (в ячейке A2) и удерживая только правую кнопку мышки провести маркер вдоль столбца. После того как отпустить правую клавишу мышки, автоматически появиться контекстное меню из, которого нужно выбрать опцию «Заполнить». И столбец автоматически заполниться последовательностью номеров, аналогично первому способу автозаполнения.

Теперь пришла очередь для создания вспомогательных столбцов, которые существенно помогут качественно сортировать список транзакций. Необходимо выполнить несколько простых действий:

1. Ячейки D1, E1, F1 заполните названиями заголовков: «Год», «Месяц», «День».
2. Соответственно каждому столбцу введите под заголовками соответствующие функции и скопируйте их вдоль каждого столбца:

• D1: =ГОД(B2);
• E1: =МЕСЯЦ(B2);
• F1: =ДЕНЬ(B2).

В итоге мы должны получить следующий результат:

Наша таблица готова и предоставляет возможность выполнять многостороннюю сортировку транзакций по датам. Сначала выполним тестовую сортировку, чтобы убедиться в том, как все работает.

Допустим мы хотим выполнить сортировку дат транзакций по месяцам. В данном случае порядок дней и годов – не имеют значения. Для этого просто перейдите на любую ячейку столбца «Месяц» (E) и выберите инструмент: «ДАННЫЕ»-«Сортировка и фильтр»-«Сортировка по возрастанию».

Теперь, чтобы сбросить сортировку и привести данные таблицы в изначальный вид перейдите на любую ячейку столбца «№п/п» (A) и вы снова выберите тот же инструмент «Сортировка по возрастанию».



Как сделать сортировку дат по нескольким условиям в Excel

А теперь можно приступать к сложной сортировки дат по нескольким условиям. Задание следующее – транзакции должны быть отсортированы в следующем порядком:

1. Года по возрастанию.
2. Месяцы в период определенных лет – по убыванию.
3. Дни в периоды определенных месяцев – по убыванию.

Способ реализации поставленной задачи:

1. Перейдите на любую ячейку исходной таблицы и выберите инструмент: «ДАННЫЕ»-«Сортировка и фильтр»-«Сортировка».



2. В появившемся диалоговом окне настраиваемой сортировки убедитесь в том, что галочкой отмечена опция «Мои данные содержат заголовки». После чего во всех выпадающих списках выберите следующие значения: в секции «Столбец» – «Год», в секции «Сортировка» – «Значения», а в секции «Порядок» – «По возрастанию».



3. На жмите на кнопку добавить уровень. И на втором условии заполните его критериями соответственно: 1 – «Месяц», 2 – «Значение», 3 – «По убыванию».



4. Нажмите на кнопку «Копировать уровень» для создания третьего условия сортирования транзакций по датам. В третьем уровне изменяем только первый критерий на значение «День». И нажмите на кнопку ОК в данном диалоговом окне.

В результате мы выполнили сложную сортировку дат по нескольким условиям:

Для сортирования значений таблицы в формате «Дата» Excel предоставляет опции в выпадающих списках такие как «От старых к новым» и «От новых к старым». Но на практике при работе с большими объемами данных результат не всегда оправдывает ожидания. Так как для программы Excel даты – это целые числа безопаснее и эффективнее сортировать их описанным методом в данной статье.

If you are looking to sort by date in Microsoft Excel, this blog post is for you. It will walk you through how to do it quickly and easily.

If you’re trying to sort by date in Microsoft Excel, and wondering how to do it, you’re in the right palace.

You’re not alone. Most Excel users rarely enter a date directly in Excel.

Excel sorts data based on the format you choose. So, to use the Date sorting feature properly, you’ll need to understand how the DATE FUNCTION  works in Microsoft Excel.

Whatever you type in excel, the app will convert into the proper format. If you use Excel’s native date sorting functions, your Excel dates will be sorted in Excel’s date order.

If your Excel data is not in an Excel standard column, it will default to the next best thing available.

So, let’s dive into sorting by dates in Excel.

Sort Excel by dates

To sort excel by date, do the following:

1. Drag down the column to select the dates you want to sort.
2. Click Home tab > arrow under Sort & Filter
3. Click Sort Oldest to Newest, or Sort Newest to Oldest.

Let’s discuss this process in detail below!

Sort by Date in Excel (Windows and Mac)

Excel dates are easy to sort manually, but Excel’s automatic date sorting often fails. On Excel for Windows and Excel for Mac, you can use the native sort by date function to get the dates in a column sorted properly.

You can also use Excel’s Sort & Filter tool to further manipulate how your dates are displayed, and get more information at a glance. Some Excel versions have a feature that allows you to sort multiple columns by date as well. Alternatively, you can use an Excel macro similar to Multi Column Sort.

Note: This guide is written using Excel 2019, however, the steps apply to various other versions including Excel for Mac, Excel 2016, Excel 2013, and Excel for Microsoft 365.

1. Select the first date in your list, then drag down the column where your dates are to select all of them with the cursor. You may also hold the Shift key and click on the last date to select the entire column.
   
   
2. Go to the Home tab in your Ribbon, located on top of the Excel interface. Here, click on the Sort & Filter icon to expand its options.
   
   
3. Choose either the Sort Oldest to Newest or Sort Newest to Oldest option depending on the desired result. You should immediately see your dates rearrange based on what you selected.

If you notice that your dates won’t change in order, or don’t have the option to sort them as dates, you might have them formatted as text. You can fix this by following the section below.

How To Convert Dates Stored As Text in Excel

Is the sort by date function not working in Excel? Typically, Excel will only sort cells that are converted into a date format. In Excel 2007 and newer, Excel sorts by the data type, you have selected.

If the date sorting feature doesn’t work, there’s a possibility that your cells are formatted as text.  Excel will not sort cells that are formatted as text, so you’ll need to convert them into Excel’s date format.

1. Select your wrongly formatted dates, and then click on the drop-down menu in the Number section found in the Home tab. The menu should display “Text” or something other than the date.
   
   
2. Select either Short Date or Long Date from the drop-down menu. The formatting of your cells should automatically change, allowing you to sort by date.
   
   

Final Thoughts

Date sorting is one of the most underrated features in Excel, but it’s worth understanding how to use. When you sort by date, you get a different view of your data and see what needs attention quickly.

One more thing 

If you’re having other issues with Excel, don’t worry! Our Help Center has an article covering hundreds of issues and also provides tips on how to get the most out of the Office. For more information about all things tech, visit our Blog. We hope we can be of help!

For those who want more information, sign up for our newsletter. Get promotions, deals, and discounts from us right in your inbox. Subscribe with your email address below. You’ll be the first one notified about our latest news as well as great deals you can’t miss out on.

You May Also Like

» How to Add a Trendline in Excel
» How To Lock and Unlock the Scroll Lock in Excel
» How to Edit Legend in Excel

Microsoft Office Excel часто используется в небольших фирмах для формирования бухгалтерской отчетности. Такой документ обязательно содержит даты переводов со счетов и суммы. Иногда необходимо отсортировать данные, чтобы понять, когда самый большой объем выплат для предприятия с целью планирования расходов на будущие периоды. Сегодня разберемся, как работает в excel сортировка по дате.

Обычная сортировка

Чтобы в excel сделать сортировку по дате, необходимо провести некоторую подготовительную работу, поскольку редактор все даты распознает в виде специального кода, который представляет собой числовое значение. Если напрямую воспользоваться одноименным инструментом, то сортировка не работает. Рассмотрим небольшую таблицу с днями перевода средств со счетов предприятия.

Для начала дополним таблицу несколькими столбцами.

1. Добавим нумерацию строк, чтобы можно было в любой момент вернуться к исходному массиву. Быстрее всего это сделать при помощи маркера автозаполнения. Ставите единицу в первой строке и тянете специальный квадратик в углу ячейки вниз.

1. Для качественной сортировки дополним таблицу еще тремя столбцами: день, месяц и год. Сделать это можно при помощи одноименных функций редактора и автозаполнения.

1. Теперь выбираете сортировку от меньшего к большему для любого столбца с элементами даты. Найти инструмент можно на главной вкладке верхней панели.

1. В итоге получилось следующее:

Если результат не удовлетворил, то можно вернуться к исходной таблице при помощи первого столбца, воспользовавшись тем же порядком действий.

Подобным образом можно сделать сортировку по дате рождения, что будет актуально для предприятий с большим количеством персонала. Однако могут возникнуть проблемы с отображением данных, если несколько праздников попадаются в одном месяце. Выход из ситуации есть – сложная сортировка.

Сложная сортировка

Задать несколько условий для сортировки можно через отдельную опцию из выпадающего списка.

Открывается новое диалоговое окно, в котором задается несколько уровней сортировки по нужным столбцам с указанием порядка.

Отсортируем данные исходной таблицы по дате и месяцу. Окно настройки будет выглядеть следующим образом:

В результате сложной сортировки получился следующий массив:

Как видите, для осуществления сортировки дат необходимо проводить дополнительные манипуляции с таблицей. Эти действия нужны для более качественной расстановки данных, а также для реализации сортировки по нескольким условиям.

Если в таблице с данными есть столбцы, содержащие информацию о дате или времени, то можно производить сортировку по ним.

При этом важно, чтобы данные в ячейках столбца не только визуально выглядели, как дата или время, но и чтобы сам формат ячеек был соответствующим (1, см. рис. ниже).

Чтобы отсортировать в Excel по дате, необходимо выделить любую ячейку соответствующего столбца (2) и на вкладке Главная щелкнуть по кнопке Сортировка и фильтр.

Из появившегося меню (2) нужно выбрать Сортировка от старых к новым, если нужно отсортировать от более ранних дат к более поздним или же произвести сортировку от более новых значений времени к более старым — Сортировка от новых к старым.