Excel создать список повторяющихся значений

Если пользователю Excel приходится работать с большой таблицей, и перед ним ставится задача найти уникальные значения, которые подпадают под определенный критерий, то ему нередко приходится применять такой инструмент, как фильтр. Но в некоторых случаях приходится делать другое, а именно, выделять все ряды, в которых есть определенные значения в отношении к другим рядам. Если говорить про эту ситуацию, то здесь нужно применять другую функцию – условное форматирование.

Чтобы отдача была максимальной, нужно в качестве запроса применять выпадающий перечень.

Это хорошо подходит для тех ситуаций, когда надо постоянно изменять запросы одного типа, чтобы экспонировать разные строки диапазона. Сейчас мы подробно расскажем о том, какие действия надо выполнять, чтобы создать выборку из повторяющихся ячеек, входящих в состав выпадающего перечня.

Как выбрать уникальные и повторяющиеся значения в Excel — пошаговая инструкция

В первую очередь надо разобраться, что такое выборка. Это одно из самых главных статистических понятий, которое означает набор параметров, отобранных по определенному критерию. В качестве выборки может выступать что-угодно: люди для эксперимента, одежда, предприятия, ценные бумаги и так далее.

Чтобы создать выборку, необходимо сначала отобрать те результаты, которые подходят под условия из большого перечня, после чего отобразить эти значения отдельным списком или же в первоначальной таблице.

Подготовка содержания выпадающего списка

Чтобы наша работа сегодня была более наглядной, давайте возьмем историю расчетов с клиентами. Она будет такой, как на рисунке. 

Здесь нам надо выделить все операции, совершенные по отношению к каждому конкретному контрагенту, с помощью цвета. Чтобы переключаться между ними, применим выпадающий список. Следовательно, изначально нужно его сделать, а для этого надо отобрать данные, которые будут его элементами. В нашем примере нам требуются все фамилии контрагентов, которые есть в колонке А и при этом не повторяются. Для подготовки содержания выпадающего списка нам нужно выполнить следующую инструкцию:

1. Выделяем первый столбец нашей таблицы.
2. Используем инструмент «Данные» – «Сортировка и фильтр» – «Дополнительно». 
3. После этого перед нами появится окно, в котором нам надо выбрать тип обработки «скопировать результат в другое место», а также поставить флажок возле пункта «Только уникальные записи». В нашем случае диапазоном, который мы используем будет ячейка с адресом $F$1. Знак доллара означает, что ссылка абсолютная и она не будет меняться в зависимости от того, что человек копирует или вставляет содержимое ячейки, которая с ней связана. 
4. После того, как мы зададим все необходимые параметры, нам нужно нажать на клавишу ОК и так мы подтверждаем наши действия.

Теперь видим перечень ячеек с уникальными фамилиями, которые уже не повторяются. Это и будет наша выборка для списка. 

Модификация исходной таблицы

После этого надо внести некоторые изменения в нашу таблицу. Для этого нужно выделить первые два ряда и нажать на комбинацию клавиш Ctrl+Shift+=. Таким образом у нас вставляются две дополнительные строчки. В новосозданную ячейку A1 вставляем слово «Клиент».

Создание выпадающего списка

После этого нам нужно создать выпадающий список. Чтобы это сделать, выполните следующие действия:

1. Делаем клик по ячейке B1. Переходим на вкладку «Данные» – «Работа с данными» – «Проверка данных». 
2. Появится диалоговое окно, в котором нам надо выбрать тип данных «Список», а в качестве источника данных выбрать наш перечень фамилий. После этого нажимаем на кнопку ОК.

После этого ячейка B1 превращается в полноценный список фамилий клиентов. Если информация, которая служит источником для выпадающего перечня, располагается на другом листе, то в этом случае лучше сделать этот диапазон именным и сослаться на него таким образом.

В случае же с нами в этом нет никакой необходимости, потому что у нас и без того вся информация располагается на одном листе.

Выборка ячеек из таблицы по условию

Теперь же давайте попробуем создать выборку ячеек по условию. Для этого надо выделить ту таблицу, в которой указана фамилия контрагента, его код, номер транзакции и сумма операции, после чего откроем окно «Условное форматирование». Чтобы его вызвать, нужно перейти на вкладку «Главная», там найти группу «Стили», и в ней будет кнопка «Условное форматирование».

Появится меню, в котором нам надо кликнуть по пункту «Создать правило», в качестве которого выбираем «Использовать формулу для определения форматируемых ячеек». 

Далее вводим формулу, указанную на скриншоте, после чего нажимаем на кнопку «Формат», чтобы сделать все ячейки, содержащие одну и ту же фамилию, цветом. Например, зеленым. После этого подтверждаем все выполненные ранее действия путем многократного нажатия на «ОК» на всех окнах, которые будут на тот момент открытыми. После этого когда мы выбираем фамилию нашего человека, все ячейки, включающие ее, выделяются тем цветом, который мы задали.

Как это работает? Когда мы выбираем какое-то значение в выпадающем списке, то формула анализирует все имеющиеся строки, и если видит совпадение, выделяет их обозначенным пользователем цветом. В том, что формула работает, можно убедиться, выбрав другую фамилию. После этого выделение поменяется. Это значительно облегчает чтение таблицы.

Принцип действия следующий: проверяется значение в столбце А. Если оно равно тому, которое выбрано в списке, находящемся в ячейке B1, то эта формула возвращает значение ИСТИНА. После этого целая строка форматируется таким образом, каким вы захотите. В принципе, можно не только выделять эту строчку отдельным цветом, но и произвольно регулировать шрифт, границы и другие параметры. Но выделение цветом – самый быстрый метод.

Как мы добились того, чтобы цветом окрашивалась целая строка, а не отдельная ячейка? Для этого мы применили ссылку на ячейку, где адрес колонки является абсолютным, а номер ряда – относительным.

Скачать пример выборки из списка с условным форматированием

Как это работает? Вы можете попробовать посмотреть наглядно, скачав пример такой таблицы, которая была нами рассмотрена ранее. Для этого нужно перейти по этой ссылке.

4 способа выборки данных в Excel

Но на этом мы не заканчиваем нашу инструкцию. На самом деле, у нас есть целых четыре доступных способа формирования выборки данных в Excel.

Расширенный автофильтр

Это самый легкий метод, который позволяет отобрать значения, которые подходят под определенные критерии. Давайте более подробно рассмотрим, что нужно для этого.

1. Предположим, у нас есть таблица, содержащая наименование товара, дату и общее количество денег, которое получилось заработать на продаже конкретной позиции в определенный день. Нам надо выделить ту область, где надо отобрать выборку. Для этого переходим на вкладку «Главная», где находим кнопку «Сортировка и фильтр» и нажимаем на нее. Ее можно найти в блоке инструментов «Редактирование». После этого находим опцию «Фильтр». Приводим скриншот для наглядности. 
2. Есть и второй способ, как можно поступить в этом случае. Можно найти кнопку «Фильтр» в группе «Сортировка и фильтр», которая располагается на вкладке «Данные». 
3. После того, как мы это сделаем, сверху таблицы появятся стрелочки, с помощью которых можно отобрать данные для фильтра. Нужно нажать на одну из них (то, какая именно, зависит от того столбца, в котором нам нужно выполнить сортировку). После этого находим пункт «Числовые фильтры», и нажимаем на «Настраиваемый фильтр». 
4. После этого появляется окно, через которое можно настроить пользовательскую фильтрацию. С его помощью пользователь может задать критерий, исходя из которого и будут отбираться данные. В выпадающем перечне для той колонки, в какой содержатся числовые ячейки (а именно их мы используем для примера), есть возможность выбрать такие критерии, как равно, не равно, больше, больше или равно и меньше. То есть, стандартные арифметические операции сравнения.
   Давайте для наглядности зададим правило, согласно которому программа должна отбирать исключительно те значения, в которых сумма выручки составляет больше, чем 10 тысяч рублей. Следовательно, нам нужно в поле, обозначенном на скриншоте цифрой 1, выставить пункт «больше», а в поле, обозначенном цифрой 2, установить значение 10 тысяч (цифрами). Далее осталось только подтвердить наши действия. 
5. Как мы понимаем, после того, как мы отфильтровали данные остались исключительно те строки, в которых объем заработанных денег без вычета налогов составляет больше, чем 10 тысяч рублей. 
6. Но у нас есть возможность еще один критерий добавить. Чтобы это сделать, надо снова вернуться к пользовательскому фильтру, в нижней части которого мы видим еще два поля, которые имеют такой же вид, как и тот, в котором мы вводили наши критерии. В нем можно задать второй параметр. Пусть, к примеру, нам надо будет отбирать только те данные, которые не превышают 14999. Для этого выбираем правило «Меньше», а в качестве значения выставляем «15000».
   Также можно воспользоваться переключателем условий, который может принимать одно из двух значений: И и ИЛИ. Первоначально он настроен на первый вариант, но если человеку нужно задать соответствие одному из этих условий, то можно выбрать значение ИЛИ. Чтобы переключить тип соотношения между условиями, необходимо поставить тумблер в соответствующее положение. После того, как мы выполнили все необходимые действия, нажимаем на кнопку «ОК». 
7. Теперь наша таблица отображает только те значения, которые колеблются в пределах от 10 тысяч рублей до 14999 рублей.

Формула массива

Еще один вариант отбора – использование формулы массива. В этом случае результат выводится в отдельную таблицу, что может быть полезно, если первоначальные данные всегда нужно иметь перед глазами в неизменном виде. Чтобы это сделать, нам нужно следующее:

1. Копируем шапку таблицы в нужное место. 
2. Выделяем все ячейки, которые содержатся в первой колонке новосозданной таблицы и переводим курсор в строку ввода формул. После этого туда вставляем следующую формулу (значения, естественно, меняем на свои). =ИНДЕКС(A2:A29;НАИМЕНЬШИЙ(ЕСЛИ(15000<=C2:C29;СТРОКА(C2:C29);»»);СТРОКА()-СТРОКА($C$1))-СТРОКА($C$1))
3. Подтверждаем ввод с помощью комбинации клавиш Ctrl + Shift + Enter.
4. Выполняем аналогичную операцию со вторым столбцом.
5. Делаем то же самое с третьим столбцом.

Во всех трех ситуациях формула в целом та же самая, просто изменяются координаты.

После этого присваиваем правильный формат ячейкам, в которых появляется ошибка. Далее используем условное форматирование для выделения тех ячеек, которые содержат определенное значение.

Выборка с несколькими условиями с помощью формулы

Использование формул также позволяет выбирать значения по нескольким критериям. Для этого выполняем следующие действия:

1. Задаем условия в специальной колонке таблицы. 
2. Записываем три формулы с правильными координатами в каждый из вспомогательных столбцов, которые предварительно нужно создать. Точно так же используем для этого формулу массива. 

Преимущество этого метода в том, что нет необходимости изменять формулу, если вдруг понадобится изменить условия. Они всегда будут сохраняться в соответствующих ячейках.

Случайная выборка

Ну и наконец, последний метод формирования выборки, который подойдет не во всех ситуациях – использование генератора случайных чисел. Для этого надо использовать функцию =СЛЧИС(). Далее заполняем такое количество ячеек, которое нам нужно, с помощью маркера автозаполнения.

Далее выбираем «Настраиваемая сортировка» в меню фильтра.

Появляется меню настроек, где выставляем параметры так, как на скриншоте. 

Потом нажимаем «ОК» и получаем результат.

Видим, что нет ничего сложного. Если немного потренироваться, то все будет получаться очень легко. Главное – понять принцип, а метод можно выбрать любой, какой душе угодно.

Если пользователю Excel приходится работать с большой электронной таблицей и задача состоит в том, чтобы найти уникальные значения, соответствующие определенному критерию, им часто приходится использовать такой инструмент, как фильтр. Но в некоторых случаях необходимо сделать что-то еще, то есть выбрать все серии, в которых есть определенные значения по отношению к другим сериям. Если говорить об этой ситуации, то здесь необходимо использовать другую функцию — условное форматирование.

Чтобы максимизировать производительность, при необходимости следует использовать раскрывающийся список.

Это полезно в ситуациях, когда вам нужно постоянно изменять запросы одного и того же типа, чтобы отображать разные строки в диапазоне. Теперь мы подробно расскажем, какие действия нужно выполнить, чтобы создать выделение из повторяющихся ячеек, включенных в выпадающий список.

Прежде всего, нужно понять, что такое чемпион. Это одно из важнейших статистических понятий, означающее набор параметров, выбранных по определенному критерию. Выборка может быть чем угодно: люди для эксперимента, одежда, предприятия, титулы и так далее.

Чтобы создать образец, вы должны сначала выбрать те результаты, которые соответствуют условиям, из большого списка, а затем отобразить эти значения в отдельном списке или в исходной таблице.

Подготовка содержания выпадающего списка

Чтобы сделать нашу работу сегодня более наглядной, возьмем историю соглашений с клиентами. Это будет так, как показано на картинке. 

Здесь необходимо с помощью цвета выделить все операции, выполняемые по отношению к каждому конкретному аналогу. Для переключения между ними применим выпадающий список. Поэтому изначально это необходимо сделать, а для этого необходимо выбрать данные, которые будут его элементами. В нашем примере нам нужны все совпадающие имена, которые находятся в столбце A и не повторяются. Чтобы подготовить содержимое выпадающего списка, вам необходимо выполнить следующие инструкции:

1. Выберем первый столбец нашей таблицы.
2. Воспользуемся инструментом «Данные» — «Сортировка и фильтр» — «Дополнительно». 
3. Далее перед нами появится окно, в котором мы должны выбрать тип обработки «копировать результат в другое место», а также поставить галочку напротив пункта «Только уникальные записи». В нашем случае диапазон, который мы используем, будет ячейкой с адресом $ F $ 1. Знак доллара означает, что ссылка является абсолютной и не будет изменяться в зависимости от того, копирует ли человек содержимое ячейки, связанной с ней, или вставляет ее. 
4. После установки всех необходимых параметров нам необходимо нажать кнопку ОК и затем мы подтверждаем свои действия.

Теперь мы видим список ячеек с уникальными фамилиями, которые больше не повторяются. Это будет наш выбор для списка. 

Модификация исходной таблицы

После этого нам нужно внести некоторые изменения в нашу таблицу. Для этого выделите первые две строчки и нажмите комбинацию клавиш Ctrl + Shift + =. Поэтому мы вставили две дополнительные строки. Во вновь созданной ячейке A1 введите слово «Клиент».

Создание выпадающего списка

Далее нам нужно создать раскрывающийся список. Для этого выполните следующие действия:

1. Щелкаем по ячейке B1. Переходим во вкладку «Данные» — «Работа с данными» — «Проверка данных». 
2. Появится диалоговое окно, в котором мы должны выбрать тип данных «Список» и выбрать наш список фамилий в качестве источника данных. Затем нажмите кнопку ОК.

Впоследствии ячейка B1 превращается в полный список имен клиентов. Если информация, которая служит источником для раскрывающегося списка, находится на другом листе, то в этом случае лучше всего назвать этот диапазон и обращаться к нему таким образом.

В нашем случае в этом нет необходимости, потому что у нас уже есть вся информация на одном листе.

Выборка ячеек из таблицы по условию

Теперь попробуем создать выделение ячеек по условию. Для этого выберите таблицу, содержащую название контрагента, его код, номер транзакции и сумму транзакции, после чего мы откроем окно «Условное форматирование». Для его вызова нужно перейти на вкладку «Главная», найти там группу «Стили» и там будет кнопка «Условное форматирование».

Появится меню, в котором мы должны нажать на пункт «Создать правило», так как мы выбираем «Использовать формулу для определения форматированных ячеек». 

Затем введите формулу, показанную на снимке экрана, затем нажмите кнопку «Форматировать», чтобы все ячейки были того же цвета, что и фамилия. Например, зеленый. Далее подтверждаем все ранее выполненные действия, многократно нажимая «ОК» во всех окнах, которые будут открыты в этот момент. Впоследствии, когда мы выбираем фамилию нашего человека, все ячейки, которые ее включают, выделяются указанным нами цветом.

Как это работает? Когда мы выбираем значение в раскрывающемся списке, формула анализирует все доступные строки и, если находит совпадение, выделяет их цветом, указанным пользователем. Вы можете убедиться, что формула работает, выбрав другую фамилию. Впоследствии выбор изменится. Это значительно упрощает чтение таблицы.

Принцип работы следующий: проверяется значение в столбце A. Если оно совпадает с выбранным в списке в ячейке B1, эта формула возвращает значение ИСТИНА. После этого вся строка форматируется так, как вы хотите. В принципе, вы можете не только выделить эту строку отдельным цветом, но и произвольно настроить шрифт, границы и другие параметры. Но мелирование цветом — самый быстрый способ.

Как мы получили цвет всей строки, а не отдельной ячейки? Для этого мы применили ссылку на ячейку, где адрес столбца является абсолютным, а номер строки относительным.

4 способа выборки данных в Excel

Но это не конец нашего образования. Фактически, у нас есть до четырех способов сформировать выборку данных в Excel.

Расширенный автофильтр

Это самый простой способ выбрать значения, соответствующие определенным критериям. Давайте подробнее разберемся, что для этого нужно.

1. Предположим, у вас есть таблица, содержащая название продукта, дату и общую сумму, полученную от продажи определенного предмета в определенный день. Нам нужно выбрать область, в которой мы хотим выбрать образец. Для этого переходим во вкладку «Главная», где находим кнопку «Сортировка и фильтр» и нажимаем на нее. Его можно найти в наборе инструментов редактирования. Далее находим опцию «Фильтр». Вот скриншот для наглядности. 
2. В этом случае есть и второй способ действовать. Вы можете найти кнопку «Фильтр» в группе «Сортировка и фильтр» на вкладке «Данные». 
3. После этого вверху таблицы появятся стрелки, с помощью которых вы сможете выбрать данные для фильтра. Мы должны щелкнуть по одному из них (какой зависит от столбца, в котором мы должны сортировать). Затем найдите «Числовые фильтры» и нажмите «Пользовательский фильтр». 
4. После этого появится окно, в котором можно настроить настраиваемый фильтр. С его помощью пользователь может установить критерий, по которому будут отбираться данные. В раскрывающемся списке для столбца, который содержит числовые ячейки (то есть, давайте использовать их, например), вы можете выбрать такие критерии, как равно, не равно, больше, больше или равно и меньше. То есть стандартные арифметические операции сравнения.
   Устанавливаем для наглядности правило, согласно которому программа должна отбирать только те значения, при которых сумма выручки превышает 10 тысяч рублей. Следовательно, мы должны установить пункт «больше чем» в поле, обозначенном цифрой 1 на скриншоте, и установить значение 10 тысяч (цифрами) в поле, обозначенном цифрой 2. Так что остается только подтвердить наши действия. 
5. Как мы поняли, после фильтрации данных остались только те строки, где сумма заработка без вычета налогов превышает 10 тысяч рублей. 
6. Но у нас есть возможность добавить еще один критерий. Для этого нам нужно вернуться к настраиваемому фильтру, внизу которого мы видим еще два поля, которые имеют ту же форму, что и то, в которое мы ввели наши критерии. Здесь вы можете установить второй параметр. Например, предположим, что вам нужно выбрать только те данные, которые не превышают 14999. Для этого выберите правило «Минус» и установите значение «15000».
   вы также можете использовать опцию условия, которая может принимать одно из двух значений: И и ИЛИ. Изначально он настроен для первого варианта, но если человеку необходимо выполнить какое-либо из этих условий, можно выбрать значение ИЛИ. Чтобы изменить тип взаимосвязи между условиями, тумблер необходимо установить в соответствующее положение. После выполнения всех необходимых действий нажмите кнопку «ОК». 
7. Теперь в нашей таблице показаны только значения от 10 тысяч до 14999 рублей.

Формула массива

Другой вариант выбора — использовать формулу массива. В этом случае результат отображается в отдельной таблице, что может быть полезно, если вам всегда нужно, чтобы исходные данные у вас на глазах оставались неизменными. Для этого нам понадобится следующее:

1. Скопируйте заголовок таблицы в желаемое место. 
2. Выделите все ячейки, содержащиеся в первом столбце вновь созданной таблицы, и переместите курсор в строку для ввода формул. Далее вводим туда следующую формулу (значения разумеется меняем на свои). = ИНДЕКС (LA2: A29; МАЛЫЙ (ЕСЛИ (15000
3. Подтвердите ввод, используя комбинацию клавиш Ctrl + Shift + Enter.
4. Аналогичную операцию проделываем со вторым столбиком.
5. То же проделываем с третьим столбиком.

Во всех трех ситуациях формула в основном одинакова, меняются только координаты.

Далее мы назначаем правильный формат ячейкам, где появляется ошибка. Затем мы используем условное форматирование, чтобы выделить те ячейки, которые содержат определенное значение.

Выборка с несколькими условиями с помощью формулы

Использование формул также позволяет выбирать значения на основе нескольких критериев. Для этого выполняем следующие действия:

1. Мы устанавливаем условия в специальном столбце таблицы. 
2. Пишем по три формулы с правильными координатами в каждый из вспомогательных столбцов, которые необходимо предварительно создать. Мы используем для этого формулу массива точно так же. 

Преимущество этого метода в том, что вам не нужно менять формулу, если вам нужно внезапно изменить условия. Они всегда будут сохранены в соответствующих местах.

Случайная выборка

Наконец, последний метод выборки, который может работать не во всех ситуациях, — это использование генератора случайных чисел. Для этого используйте функцию = RAND (). Затем заполните все нужные ячейки с помощью маркера автозаполнения.

Затем выберите «Пользовательская сортировка» в меню фильтра.

Появляется меню настроек, где выставляем параметры как на скриншоте. 

Затем нажимаем «ОК» и получаем результат.

Мы видим, что здесь нет ничего сложного. После небольшой практики все будет очень просто. Главное — понять принцип, и вы можете выбрать любой метод, какой душе угодно.

Имея список с повторяющимися значениями, создадим список, состоящий только из уникальных значений. При добавлении новых значений в исходный список, список уникальных значений должен автоматически обновляться.

Пусть в столбце

А

имеется список с

повторяющимися

значениями, например список с названиями компаний.

Задача

В некоторых ячейках исходного списка имеются повторы — новый список уникальных значений не должен их содержать.

Для наглядности уникальные значения в исходном списке выделены цветом

с помощью Условного форматирования

.

Решение

Для начала создадим

Динамический диапазон

, представляющий собой исходный список. Если в исходный список будет добавлено новое значение, то оно будет автоматически включено в

Динамический диапазон

и нижеследующие формулы не придется модифицировать.

Для создания

Динамического диапазона

:

• на вкладке
  
  Формулы
  
  в группе
  
  Определенные имена
  
  выберите команду
  
  Присвоить имя
  
  ;
• в поле
  
  Имя
  
  введите:
  
  Исходный_список
  
  ;
• в поле
  
  Диапазон
  
  введите формулу
  
  =СМЕЩ(УникальныеЗначения!$A$5;;; СЧЁТЗ(УникальныеЗначения!$A$5:$A$30))
  
• нажмите ОК.

Список уникальных значений создадим в столбце

B

с помощью

формулы массива

(см.

файл примера

). Для этого введите следующую формулу в ячейку

B5

:

=ЕСЛИОШИБКА(ИНДЕКС(Исходный_список; ПОИСКПОЗ(0;СЧЁТЕСЛИ(B$4:B4;Исходный_список);0));»»)

После ввода формулы вместо

ENTER

нужно нажать

CTRL + SHIFT + ENTER

. Затем нужно скопировать формулу вниз, например, с помощью

Маркера заполнения

. Чтобы все значения исходного списка были гарантировано отображены в списке уникальных значений, необходимо сделать размер списка уникальных значений равным размеру исходного списка (на тот случай, когда все значения исходного списка не повторяются). В случае наличия в исходном списке большого количества повторяющихся значений, список уникальных значений можно сделать меньшего размера, удалив лишние формулы, чтобы исключить ненужные вычисления, тормозящие пересчет листа.

Разберем работу формулу подробнее:

• Здесь использование функции
  
  СЧЁТЕСЛИ()
  
  не совсем обычно: в качестве критерия (второй аргумент) указано не одно значение, а целый массив
  
  Исходный_список
  
  , поэтому функция возвращает не одно значение, а целый массив нулей и единиц. Возвращается 0, если значение из исходного списка не найдено в диапазоне
  
  B4:B4
  
  (
  
  B4:B5
  
  и т.д.), и 1 если найдено. Например, в ячейке
  
  B5
  
  формулой
  
  СЧЁТЕСЛИ(B$4:B5;Исходный_список)
  
  возвращается массив {1:0:0:0:0:0:0:1:0:0:0:0:1:1:0}. Т.е. в исходном списке найдено 4 значения «ООО Рога и копытца» (
  
  B5
  
  ). Массив легко увидеть с помощью

  клавиши
  
  F9
  
  (выделите в

  Строке формул

  выражение
  
  СЧЁТЕСЛИ(B$4:B5;Исходный_список)
  
  , нажмите
  
  F9
  
  : вместо формулы отобразится ее результат);

• 
  ПОИСКПОЗ()
  
  – возвращает позицию первого нуля в массиве из предыдущего шага. Первый нуль соответствует значению еще не найденному в исходном списке (т.е. значению «ОАО Уважаемая компания» для формулы в ячейке
  
  B5
  
  );
• 
  ИНДЕКС()
  
  – восстанавливает значение по его позиции в диапазоне
  
  Исходный_список
  
  ;
• 
  ЕСЛИОШИБКА()
  
  подавляет ошибку, возникающую, когда функция
  
  ПОИСКПОЗ()
  
  пытается в массиве нулей и единиц, возвращенном
  
  СЧЁТЕСЛИ()
  
  , найти 0, которого нет (ситуация возникает в ячейке
  
  B12
  
  , когда все уникальные значения уже извлечены из исходного списка).

Формула будет работать и в случае если исходный список содержит числовые значения.

Примечание

. Функция

ЕСЛИОШИБКА()

будет работать начиная с версии MS EXCEL 2007, чтобы обойти это ограничение читайте статью

про функцию

ЕСЛИОШИБКА()

. В файле примера имеется лист

Для 2003

, где эта функция не используется.

Решение для списков с пустыми ячейками

Если исходная таблица содержит пропуски, то нужно использовать другую

формулу массива

(см. лист

с пропусками

файла примера

):

=ЕСЛИОШИБКА(ИНДЕКС($A$5:$A$19; ПОИСКПОЗ( 0;ЕСЛИ(ЕПУСТО($A$5:A19);»»;СЧЁТЕСЛИ($B$4:B4;$A$5:$A$19));0) );»»)

Решение без формул массива

Для отбора уникальных значений можно обойтись без использования

формул массива

. Для этого создайте дополнительный служебный столбец для промежуточных вычислений (см. лист «Без CSE» в

файле примера

).

СОВЕТ:

Список уникальных значений можно создать разными способами, например, с использованием

Расширенного фильтра

(см. статью

Отбор уникальных строк с помощью Расширенного фильтра

),

Сводных таблиц

или через меню

. У каждого способа есть свои преимущества и недостатки. Преимущество использования формул состоит в том, чтобы при добавлении новых значений в исходный список, список

уникальных

значений автоматически обновлялся.

СОВЕТ2

: Для тех, кто создает список уникальных значений для того, чтобы в дальнейшем сформировать на его основе

Выпадающий список

, необходимо учитывать, что вышеуказанные формулы возвращают значение

Пустой текст «»

, который требует аккуратного обращения, особенно при подсчете значений (вместо обычной функции

СЧЕТЗ()

нужно использовать СЧЕТЕСЛИ() со специальными аргументами

). Например, см. статью

Динамический выпадающий список в MS EXCE

L.

Примечание

: В статье

Восстанавливаем последовательности из списка без повторов в MS EXCEL

решена обратная задача: из списка уникальных значений, в котором для каждого значения задано количество повторов, создается список этих значений с повторами.

С ростом богатства растут и заботы. Гораций

Фильтр уникальных значений или удаление повторяющихся значений

В этом курсе:

В Excel есть несколько способов фильтрации уникальных значений, а также удаления повторяющихся значений.

Чтобы отфильтровать уникальные значения, нажмите кнопку данные > отсортировать & фильтр > Дополнительно.

Чтобы удалить повторяющиеся значения, выберите > инструменты данные > Удалить дубликаты.

Чтобы выделиь уникальные или повторяющиеся значения, используйте команду условное форматирование в группе стиль на вкладке Главная .

Фильтрация уникальных значений и удаление повторяющихся значений — это две похожие задачи, так как целью является предоставление списка уникальных значений. Тем не менее, при фильтрации уникальных значений вы должны временно скрыть повторяющиеся значения. Однако удаление повторяющихся значений означает безвозвратное удаление повторяющихся значений.

Повторяющееся значение — это одно из значений, для которого все значения по крайней мере одной строки идентичны всем значениям в другой строке. Сравнение повторяющихся значений зависит от того, что отображается в ячейке, а не на основе значения, хранящегося в ячейке. Например, если у вас есть одинаковое значение даты в разных ячейках, например «3/8/2006», а другое — «Мар 8, 2006», значения будут уникальными.

Проверка перед удалением дубликатов: Прежде чем удалять повторяющиеся значения, рекомендуется сначала попытаться отфильтровать (или условно отформатировать по — уникальные значения), чтобы подтвердить достижение ожидаемых результатов.

Выполните указанные ниже действия.

Выделите диапазон ячеек или убедитесь в том, что активная ячейка находится в таблице.

Нажмите кнопку данные > дополнительно (в группе Фильтр сортировки & ).

В всплывающем окне Расширенный фильтр выполните одно из следующих действий:

Чтобы отфильтровать диапазон ячеек или таблицы по месту, выполните указанные ниже действия.

Нажмите кнопку Фильтровать список на месте.

Чтобы скопировать результаты фильтра в другое место, выполните указанные ниже действия.

Выберите команду скопировать в другое место.

В поле Копировать в введите ссылку на ячейку.

Кроме того, можно нажать кнопку Свернуть диалоговое окно , чтобы временно скрыть всплывающее окно, выбрать ячейку на листе, а затем нажать кнопку развернуть .

Установите флажок только уникальные записии нажмите кнопку ОК.

Уникальные значения из диапазона будут скопированы в новое место.

При удалении повторяющихся значений единственным эффектом будут значения в диапазоне ячеек или таблице. Другие значения, находящиеся за пределами диапазона ячеек или таблицы, не изменяются и не перемещаются. При удалении дубликатов сохраняется первое вхождение значения в списке, а также удаляются другие идентичные значения.

Так как вы удаляете данные безвозвратно, рекомендуется скопировать исходный диапазон ячеек или таблицы на другой лист или в другую книгу, прежде чем удалять повторяющиеся значения.

Выполните указанные ниже действия.

Выделите диапазон ячеек или убедитесь в том, что активная ячейка находится в таблице.

На вкладке данные нажмите кнопку Удалить дубликаты (в группе Работа с данными ).

Выполните одно или несколько из указанных ниже действий:

В разделе столбцывыберите один или несколько столбцов.

Чтобы быстро выделить все столбцы, нажмите кнопку выделить все.

Чтобы быстро удалить все столбцы, нажмите кнопку снять выделение.

Если диапазон ячеек или таблица содержат много столбцов и нужно выделить несколько столбцов, возможно, вам будет проще щелкнуть снять все, а затем в разделе столбцывыберите эти столбцы.

Примечание: Данные будут удалены из всех столбцов, даже если на этом этапе не будут выделяться все столбцы. Например, если выбрать Столбец1 и Столбец2 (но не Столбец3), то «Key», использованный для поиска дубликатов, — это значение обоих Столбец1 & Столбец2. Если в этих столбцах обнаружена повторяющаяся копия, вся строка удаляется, в том числе другие столбцы в таблице или диапазоне.

Нажмите кнопку ОК, и появится сообщение о том, сколько повторяющихся значений было удалено, или сколько уникальных значений осталось. Нажмите кнопку ОК , чтобы закрыть сообщение.

Чтобы изменить изменения, нажмите кнопку Отменить (или нажмите клавиши CTRL + Z на клавиатуре).

Невозможно удалить повторяющиеся значения из структурированных данных структуры или с промежуточными итогами. Для удаления дубликатов необходимо удалить структуру и промежуточные итоги. Дополнительные сведения можно найти в разделе Структурирование списка данных на листе и Удаление промежуточных итогов.

Примечание: Вы не можете условно форматировать поля в области значений отчета сводной таблицы с помощью уникальных или повторяющихся значений.

Выполните указанные ниже действия.

Выделите одну или несколько ячеек в диапазоне, таблице или отчете сводной таблицы.

На вкладке Главная в группе стиль щелкните маленькую стрелку для условного форматированияи выберите пункт правила выделения ячеек, а затем — повторяющиеся значения.

Введите значения, которые вы хотите использовать, а затем выберите формат.

Выполните указанные ниже действия.

Выделите одну или несколько ячеек в диапазоне, таблице или отчете сводной таблицы.

На вкладке Главная в группе стили щелкните стрелку рядом с кнопкой условное форматированиеи выберите пункт Управление правилами , чтобы открыть всплывающее окно диспетчера правил условного форматирования .

Выполните одно из следующих действий.

Чтобы добавить условное форматирование, нажмите кнопку создать правило , чтобы открыть всплывающее окно » новое правило форматирования «.

Чтобы изменить условное форматирование, сначала убедитесь, что в списке Показать правила форматирования для выбран соответствующий лист или таблица. При необходимости выберите другой диапазон ячеек, нажав кнопку свернуть в окне применено, чтобы временно скрыть его. Выберите новый диапазон ячеек на листе, а затем снова разверните всплывающее окно . Выберите правило и нажмите кнопку изменить правило , чтобы открыть всплывающее окно » Изменение правила форматирования «.

В группе Выберите тип правила выберите параметр Форматировать только уникальные или повторяющиеся значения.

В списке форматировать всеизмените описание правилавыберите значение уникальное или повторяющееся.

Нажмите кнопку Формат , чтобы открыть всплывающее окно Формат ячеек .

Выберите число, шрифт, границу или формат заливки, которые нужно применить, если значение ячейки соответствует условию, а затем нажмите кнопку ОК. Можно выбрать несколько форматов. Выбранные форматы отображаются на панели Предварительный просмотр .

В Excel Online вы можете удалить повторяющиеся значения.

Удаление повторяющихся значений

При удалении повторяющихся значений единственным эффектом будут значения в диапазоне ячеек или таблице. Другие значения, находящиеся за пределами диапазона ячеек или таблицы, не изменяются и не перемещаются. При удалении дубликатов сохраняется первое вхождение значения в списке, а также удаляются другие идентичные значения.

Важно: Вы всегда можете нажать кнопку отменить , чтобы вернуть данные после удаления дубликатов. С другой стороны, перед удалением повторяющихся значений рекомендуется скопировать исходный диапазон ячеек или таблицы на лист или в другую книгу.

Выполните указанные ниже действия.

Выделите диапазон ячеек или убедитесь в том, что активная ячейка находится в таблице.

На вкладке данные нажмите кнопку Удалить дубликаты .

В диалоговом окне Удаление дубликатов снимите флажок для столбцов, в которых не нужно удалять повторяющиеся значения.

Примечание: Данные будут удалены из всех столбцов, даже если на этом этапе не будут выделяться все столбцы. Например, если выбрать Столбец1 и Столбец2 (но не Столбец3), то «Key», использованный для поиска дубликатов, — это значение обоих Столбец1 & Столбец2. При обнаружении дубликата в Столбец1 и Столбец2 вся строка будет удалена, включая данные из Столбец3.

Нажмите кнопку ОК, и появится сообщение о том, сколько повторяющихся значений было удалено. Нажмите кнопку ОК , чтобы закрыть сообщение.

Примечание: Если вы хотите вернуться к данным, просто нажмите кнопку отменить (или нажмите клавиши CTRL + Z на клавиатуре).

Дополнительные сведения

Вы всегда можете задать вопрос специалисту Excel Tech Community, попросить помощи в сообществе Answers community, а также предложить новую функцию или улучшение на веб-сайте Excel User Voice.

Примечание: Эта страница переведена автоматически, поэтому ее текст может содержать неточности и грамматические ошибки. Для нас важно, чтобы эта статья была вам полезна. Была ли информация полезной? Для удобства также приводим ссылку на оригинал (на английском языке).

Как сделать выборку в Excel из списка с условным форматированием

Если Вы работаете с большой таблицей и вам необходимо выполнить поиск уникальных значений в Excel, соответствующие определенному запросу, то нужно использовать фильтр. Но иногда нам нужно выделить все строки, которые содержат определенные значения по отношению к другим строкам. В этом случаи следует использовать условное форматирование, которое ссылается на значения ячеек с запросом. Чтобы получить максимально эффективный результат, будем использовать выпадающий список, в качестве запроса. Это очень удобно если нужно часто менять однотипные запросы для экспонирования разных строк таблицы. Ниже детально рассмотрим: как сделать выборку повторяющихся ячеек из выпадающего списка.

Выбор уникальных и повторяющихся значений в Excel

Для примера возьмем историю взаиморасчетов с контрагентами, как показано на рисунке:

В данной таблице нам нужно выделить цветом все транзакции по конкретному клиенту. Для переключения между клиентами будем использовать выпадающий список. Поэтому в первую очередь следует подготовить содержание для выпадающего списка. Нам нужны все Фамилии клиентов из столбца A, без повторений.

Перед тем как выбрать уникальные значения в Excel, подготовим данные для выпадающего списка:

1. Выделите первый столбец таблицы A1:A19.
2. Выберите инструмент: «ДАННЫЕ»-«Сортировка и фильтр»-«Дополнительно».
3. В появившемся окне «Расширенный фильтр» включите «скопировать результат в другое место», а в поле «Поместить результат в диапазон:» укажите $F$1.
4. Отметьте галочкой пункт «Только уникальные записи» и нажмите ОК.

В результате мы получили список данных с уникальными значениями (фамилии без повторений).

Теперь нам необходимо немного модифицировать нашу исходную таблицу. Выделите первые 2 строки и выберите инструмент: «ГЛАВНАЯ»-«Ячейки»-«Вставить» или нажмите комбинацию горячих клавиш CTRL+SHIFT+=.

У нас добавилось 2 пустые строки. Теперь в ячейку A1 введите значение «Клиент:».

Пришло время для создания выпадающего списка, из которого мы будем выбирать фамилии клиентов в качестве запроса.

Перед тем как выбрать уникальные значения из списка сделайте следующее:

1. Перейдите в ячейку B1 и выберите инструмент «ДАННЫЕ»-«Работа с данными»-«Проверка данных».
2. На вкладке «Параметры» в разделе «Условие проверки» из выпадающего списка «Тип данных:» выберите значение «Список».
3. В поле ввода «Источник:» введите =$F$4:$F$8 и нажмите ОК.

В результате в ячейке B1 мы создали выпадающих список фамилий клиентов.

Примечание. Если данные для выпадающего списка находятся на другом листе, то лучше для такого диапазона присвоить имя и указать его в поле «Источник:». В данном случае это не обязательно, так как у нас все данные находятся на одном рабочем листе.

Выборка ячеек из таблицы по условию в Excel:

1. Выделите табличную часть исходной таблицы взаиморасчетов A4:D21 и выберите инструмент: «ГЛАВНАЯ»-«Стили»-«Условное форматирование»-«Создать правило»-«Использовать формулу для определения форматируемых ячеек».
2. Чтобы выбрать уникальные значения из столбца, в поле ввода введите формулу: =$A4=$B$1 и нажмите на кнопку «Формат», чтобы выделить одинаковые ячейки цветом. Например, зеленым. И нажмите ОК на всех открытых окнах.

Как работает выборка уникальных значений Excel? При выборе любого значения (фамилии) из выпадающего списка B1, в таблице подсвечиваются цветом все строки, которые содержат это значение (фамилию). Чтобы в этом убедится в выпадающем списке B1 выберите другую фамилию. После чего автоматически будут выделены цветом уже другие строки. Такую таблицу теперь легко читать и анализировать.

Принцип действия автоматической подсветки строк по критерию запроса очень прост. Каждое значение в столбце A сравнивается со значением в ячейке B1. Это позволяет найти уникальные значения в таблице Excel. Если данные совпадают, тогда формула возвращает значение ИСТИНА и для целой строки автоматически присваивается новый формат. Чтобы формат присваивался для целой строки, а не только ячейке в столбце A, мы используем смешанную ссылку в формуле =$A4.

Отбор уникальных значений (убираем повторы из списка) в MS EXCEL

Имея список с повторяющимися значениями, создадим список, состоящий только из уникальных значений. При добавлении новых значений в исходный список, список уникальных значений должен автоматически обновляться.

Пусть в столбце А имеется список с повторяющимися значениями, например список с названиями компаний.

В некоторых ячейках исходного списка имеются повторы — новый список уникальных значений не должен их содержать.

Для наглядности уникальные значения в исходном списке выделены цветом с помощью Условного форматирования.

Для начала создадим Динамический диапазон, представляющий собой исходный список. Если в исходный список будет добавлено новое значение, то оно будет автоматически включено в Динамический диапазон и нижеследующие формулы не придется модифицировать.

Для создания Динамического диапазона:

• на вкладке Формулы в группе Определенные имена выберите команду Присвоить имя;
• в поле Имя введите: Исходный_список;
• в поле Диапазон введите формулу =СМЕЩ(УникальныеЗначения!$A$5;;; СЧЁТЗ(УникальныеЗначения!$A$5:$A$30))
• нажмите ОК.

Список уникальных значений создадим в столбце B с помощью формулы массива (см. файл примера ). Для этого введите следующую формулу в ячейку B5:

После ввода формулы вместо ENTER нужно нажать CTRL + SHIFT + ENTER. Затем нужно скопировать формулу вниз, например, с помощью Маркера заполнения. Чтобы все значения исходного списка были гарантировано отображены в списке уникальных значений, необходимо сделать размер списка уникальных значений равным размеру исходного списка (на тот случай, когда все значения исходного списка не повторяются). В случае наличия в исходном списке большого количества повторяющихся значений, список уникальных значений можно сделать меньшего размера, удалив лишние формулы, чтобы исключить ненужные вычисления, тормозящие пересчет листа.

Разберем работу формулу подробнее:

• Здесь использование функции СЧЁТЕСЛИ() не совсем обычно: в качестве критерия (второй аргумент) указано не одно значение, а целый массив Исходный_список , поэтому функция возвращает не одно значение, а целый массив нулей и единиц. Возвращается 0, если значение из исходного списка не найдено в диапазоне B4:B4(B4:B5 и т.д.), и 1 если найдено. Например, в ячейке B5 формулой СЧЁТЕСЛИ(B$4:B5;Исходный_список) возвращается массив <1:0:0:0:0:0:0:1:0:0:0:0:1:1:0>. Т.е. в исходном списке найдено 4 значения «ООО Рога и копытца» (B5). Массив легко увидеть с помощью клавиши F9 (выделите в Строке формул выражение СЧЁТЕСЛИ(B$4:B5;Исходный_список) , нажмите F9: вместо формулы отобразится ее результат);
• ПОИСКПОЗ() – возвращает позицию первого нуля в массиве из предыдущего шага. Первый нуль соответствует значению еще не найденному в исходном списке (т.е. значению «ОАО Уважаемая компания» для формулы в ячейке B5);
• ИНДЕКС() – восстанавливает значение по его позиции в диапазоне Исходный_список ;
• ЕСЛИОШИБКА() подавляет ошибку, возникающую, когда функция ПОИСКПОЗ() пытается в массиве нулей и единиц, возвращенном СЧЁТЕСЛИ() , найти 0, которого нет (ситуация возникает в ячейке B12, когда все уникальные значения уже извлечены из исходного списка).

Формула будет работать и в случае если исходный список содержит числовые значения.

Примечание. Функция ЕСЛИОШИБКА() будет работать начиная с версии MS EXCEL 2007, чтобы обойти это ограничение читайте статью про функцию ЕСЛИОШИБКА() . В файле примера имеется лист Для 2003, где эта функция не используется.

Решение для списков с пустыми ячейками

Если исходная таблица содержит пропуски, то нужно использовать другую формулу массива (см. лист с пропусками файла примера ):
=ЕСЛИОШИБКА(ИНДЕКС($A$5:$A$19;
ПОИСКПОЗ( 0;ЕСЛИ(ЕПУСТО($A$5:A19);»»;СЧЁТЕСЛИ($B$4:B4;$A$5:$A$19));0)
);»»)

Решение без формул массива

Для отбора уникальных значений можно обойтись без использования формул массива. Для этого создайте дополнительный служебный столбец для промежуточных вычислений (см. лист «Без CSE» в файле примера ).

СОВЕТ: Список уникальных значений можно создать разными способами, например, с использованием Расширенного фильтра (см. статью Отбор уникальных строк с помощью Расширенного фильтра), Сводных таблиц или через меню Данные/ Работа с данными/ Удалить дубликаты . У каждого способа есть свои преимущества и недостатки. Преимущество использования формул состоит в том, чтобы при добавлении новых значений в исходный список, список уникальных значений автоматически обновлялся.

СОВЕТ2: Для тех, кто создает список уникальных значений для того, чтобы в дальнейшем сформировать на его основе Выпадающий список, необходимо учитывать, что вышеуказанные формулы возвращают значение Пустой текст «», который требует аккуратного обращения, особенно при подсчете значений (вместо обычной функции СЧЕТЗ() нужно использовать СЧЕТЕСЛИ() со специальными аргументами). Например, см. статью Динамический выпадающий список в MS EXCEL.

Примечание: В статье Восстанавливаем последовательности из списка без повторов в MS EXCEL решена обратная задача: из списка уникальных значений, в котором для каждого значения задано количество повторов, создается список этих значений с повторами.

Извлечение уникальных элементов из диапазона

Способ 1. Штатная функция в Excel 2007

Начиная с 2007-й версии функция удаления дубликатов является стандартной — найти ее можно на вкладке Данные — Удаление дубликатов (Data — Remove Duplicates) :

В открывшемся окне нужно с помощью флажков задать те столбцы, по которым необходимо обеспечивать уникальность. Т.е. если включить все флажки, то будут удалены только полностью совпадающие строки. Если включить только флажок заказчик, то останется только по одной строке для каждого заказчика и т.д.

Способ 2. Расширенный фильтр

Если у вас Excel 2003 или старше, то для удаления дубликатов и вытаскивания из списка уникальных (неповторяющихся) элементов можно использовать Расширенный фильтр (Advanced Filter) из меню (вкладки) Данные (Data) .

Предположим, что у нас имеется вот такой список беспорядочно повторяющихся названий компаний:

Выбираем в меню Данные — Фильтр — Расширенный фильтр (Data — Filter — Advanced Filter) . Получаем окно:

• Выделяем наш список компаний в Исходный диапазон (List Range) .
• Ставим переключатель в положение Скопировать результат в другое место (Copy to another location) и указываем пустую ячейку.
• Включаем (самое главное!) флажок Только уникальные записи(Uniqe records only) и жмем ОК.

Получите список без дубликатов:

Если требуется искать дубликаты не по одному, а по нескольким столбцам, то можно предварительно склеить их в один, сделав, своего рода, составной ключ с помощью функции СЦЕПИТЬ (CONCATENATE) :

Тогда дальнейшая задача будет сводиться к поиску дубликатов уже в одном столбце.

Способ 3. Выборка уникальных записей формулой

Чуть более сложный способ, чем первые два, но зато — динамический, т.е. с автоматическим пересчетом, т.е. если список редактируется или в него дописываются еще элементы, то они автоматически проверяются на уникальность и отбираются. В предыдущих способах при изменении исходного списка нужно будет заново запускать Расширенный фильтр или жать на кнопку Удаление дубликатов.

Итак, снова имеем список беспорядочно повторяющихся элементов. Например, такой:

Первая задача — пронумеровать всех уникальных представителей списка, дав каждому свой номер (столбец А на рисунке). Для этого вставляем в ячейку А2 и копируем затем вниз до упора следующую формулу:

В английской версии это будет:

Эта формула проверяет сколько раз текущее наименование уже встречалось в списке (считая с начала), и если это количество =1, т.е. элемент встретился первый раз — дает ему последовательно возрастающий номер.

Для упрощения адресации дадим нашим диапазонам (например, исходя из того, что в списке может быть до 100 элементов) имена. Это можно сделать в новых версиях Excel на вкладке Формулы — Диспетчер имен (Formulas — Name manager) или в старых версиях — через меню Вставка — Имя — Присвоить (Insert — Name — Define) :

• диапазону номеров (A1:A100) — имя NameCount
• всему списку с номерами (A1:B100) — имя NameList

Теперь осталось выбрать из списка NameList все элементы имеющие номер — это и будут наши уникальные представители. Сделать это можно в любой пустой ячейке соседних столбцов, введя туда вот такую формулу с известной функцией ВПР (VLOOKUP) и скопировав ее вниз на весь столбец:

Эта формула проходит сверху вниз по столбцу NameCount и выводит все позиции списка с номерами в отдельную таблицу: