Excel создавать строку по шаблону

MulTEx »

19 Январь 2016              47260 просмотров

Заполнить по шаблону

Данная функция является частью надстройки MulTEx

Вызов команды:
MulTEx -группа Книги/Листы —Книги —Заполнить по шаблону

Команда Заполнить по шаблону создает множество заполненных на основании выбранного шаблона файлов из данных в таблице Excel. Например, есть таблица с продукцией примерного такого вида:

Только строк не один десяток и необходимо создать ценники на весь перечисленный товар по шаблону:

и либо распечатать, либо создать на каждый товар по отдельному файлу. Вручную делать такое не просто нудно — это к тому же займет кучу времени.
Однако, если шаблон привести к нужному виду, а в таблицу добавить еще одну строку — то можно использовать команду Заполнить по шаблону и она за несколько минут(зависит от вида шаблона и количества данных для заполнения) сделает все сама.
Естественно, программу можно применять не только для заполнения ценников, но и для заполнения любых шаблонных форм: договора, анкеты, квитанции, накладные, штапмы, открытки для рассылок и т.п. Например, если ведется учет клиентов компании в таблице и периодически на основании этих данных заполняются файлы договоров на продление услуг, дополнительные соглашения, ежемесячные акты выполненных работ и т.п., то данная команда избавит от необходимости делать это каждый раз вручную. Достаточно на каждый случай составить по одному шаблону и далее просто на основании уже имеющегося списка просто заполнять шаблоны.

• Подготовка данных(файл Excel и шаблон Word)
• Основные
• Дополнительные
• Настройки сохранения
• Настройки печати
• Шаблоны настроек
• Оповещения об ошибках

Подготовка данных(файл Excel и шаблон Word)
Самая главная сложность в работе с данной командой это настроить шаблон и исходные таблицы. Хотя сделать это совсем не сложно.
Подготовка файла Excel

В качестве исходных данных может быть применена любая таблица Excel, в каждом столбце которой расположены свои данные. Чтобы программа могла однозначно понять откуда какие значения брать необходимо расставить «метки»(я их так назвал). Лучше всего, чтобы список имел заголовки и сразу над/под заголовками как раз создать метки (на рисунке в первой строке):

Метки могут содержать любой текст, но обязательно должны быть заключены в фигурные скобки {}. Это необходимо, чтобы максимально исключить возможность совпадения с меткой текста, который заменять не требуется. Например на рисунке выше меткой для наименования товара является {ТОВАР}. Не рекомендуется в качестве меток применять набор символов вроде двоеточий, запятых и прочих служебных символов. Это может привести к неправильной работе программы.
В итоге таблица должна иметь следующую структуру: строки заголовков и меток и сами данные. Т.е. одна или две служебных строки(метки и заголовок) и данные. Пропусков между строками данных и заголовками и метками быть не должно. Также для удобства работы с программой лучше располагать данные, начиная с первого столбца листа. Самый лучший вариант расположения данных — как на рисунке выше.

Подготовка файла Word

Шаблоном может быть любой файл Word в одном из форматов: .doc, .dot, .docx, .docm, .dotx, .dotm, .rtf. В этом файле на местах, в которые необходимо вставить данные из листа Excel, необходимо записать точно такие же метки, которые используются в строке меток листа Excel. На примере шаблона ценника (приведенного выше): в нем в нужные места необходимо вставить поочередно метки с фигурными скобками:

Далее метки в шаблоне будут заменены текстом из файла Excel по следующей схеме:

Как это работает: программа последовательно берет каждую метку из строки в Excel и заменяет точно такой же текст во всем шаблоне Word на данные ячейки из основной таблицы(ищет {ТОВАР} в шаблоне и если находит заменяет на Йогурт черничный). Как итог результатом работы программы получим три заполненных ценника:

При этом для каждой строки Excel будет создан свой документ Word. Сам исходный шаблон при этом не изменяется.

Важно: программа заполнит шаблон данными только тех столбцов, над которыми установлены метки({ТОВАР}, {Категория}, {Производитель} и т.д.). Если строка с метками пустая, либо записанная метка отсутствует в шаблоне, либо не заключена в фигурные скобки — ошибки это не вызовет, но и данные таких столбцов не будут записаны в шаблон.

Основные

Брать значения из:

• всего диапазона активного листа — в этом случае наличие данных и их расположение будет определено программой автоматически. Не рекомендуется применять, если не уверены, что на листе нет лишних данных(не используемые шапки таблиц, подписи под данными и т.п.). Так же для этого желательно, чтобы данные располагались в строгой последовательности: строка меток, заголовок, таблица данных
• указанного диапазона — будут обрабатываться данные в пределах указанного диапазона. В этом случае в диапазон необходимо обязательно включать строку меток и заголовков(если заголовки идут после строки с метками)

Данные содержат заголовки — если установлен, то обработка выбранных данных будет начата с третьей строки(1-я строка метки, 2-я заголовки).

Номер строки с метками для шаблона: указывается номер строки выбранного диапазона, в котором записаны метки. По умолчанию применяется значение 1, но метки могут быть и второй строкой. Хоть программа и допускает выбор от 1 до 256 лучше в качестве меток использовать первую или вторую строку. Что следует учитывать: указывать необходимо номер строки в указанном диапазоне по счету, а не на листе в целом. Если выбрано Брать значения из указанного диапазона и диапазон указан скажем A10:F15 (т.е. начинается с 10-й строки) и метки расположены в этой 10-ой строке, то следует указать 1, т.к. в указанном диапазоне это первая по счету строка.

Файл шаблона для заполнения: нажатием на кнопку правее поля выбирается файл Word для заполнения. Путь к выбранному файлу будет отображаться в этом поле.

Сохранять выбранные файлы:

• В новую папку с выбранным шаблоном — в папке с указанным шаблоном будет создана папка в формате «Файлы от ДД-ММ-ГГГГ чч-мм-сс»(где ДД-ММ-ГГГГ текущая дата, а чч-мм-сс время создания папки) и все созданные на основе выбранного шаблона файлы будут помещены в эту папку
• в указанную папку — активируется поле и кнопка, после нажатия которой необходимо выбрать папку для сохранения созданных файлов

Дополнительные

Заполнять только из строк, отмеченных в столбце №:
указывается номер столбца по счету в заданном диапазоне(именно номер столбца по счету, а не на листе). Необходимо, если не требуется заполнять шаблоны всего списка, а только определенные. Допускается выбрать один из вариантов отбора строк:

• не пустая — скорее всего самый распространенный в использовании вариант. Создание файлов будет происходить только в том случае, если ячейка в указанном столбце содержит любое значение. Здесь важно помнить, что пробел или перенос строки в ячейке хоть и не заметен, но он не означает, что ячейка пустая. Поэтому если вдруг выбран данный пункт, но пустые строки все равно заполняются — проверьте, нет ли в них каких-то не заметных символов
• содержит текст — указывается произвольный текст и если значение в ячейке в указанном столбце будет равно указанному, то будет создан новый файл на основе шаблона. В противном случае строка будет пропущена

Для чего это нужно: в больших таблицах программа может работать довольно долго. И чтобы как-то распределить рабочее время на создание файлов и иные задачи можно просто отмечать строки порционно.

Производить замену текста в объектах — некоторые шаблоны могут быть созданы на основании таких объектов, как Надписи, WordArt, Фигуры, Картинки и т.п. Даже стандартная замена в Word не заменяет текст в таких объектах для всего документа сразу. Так же шаблоны могут содержать смешанные данные: и объекты и обычный текст. Поэтому если шаблон содержит такие объекты и текст внутри объектов содержит метки — необходимо установить этот пункт. Однако следует помнить, что такая замена может работать дольше, чем с шаблонами на основе обычного текста. Поэтому не следует применять опцию без необходимости.

Производить отдельно замену текста в таблицах — часто в шаблонах применяются таблицы для структурирования данных, а так же в случаях, когда без таблиц никак (дипломы, статистические данные, данные наблюдений и т.п.). В большинстве случаев программа отлично обработает таблицы и данные внутри них. Но если вдруг в шаблоне есть таблицы и они не были обработаны — следует установить этот пункт. Включение этой опции может увеличить работу программы даже если внутри таблиц нет меток. Поэтому включать стоит исключительно при необходимости.

Метки столбцов, в которых ссылки на изображения (Печать, Подпись, Логотип и т.п.) — применяется в случаях, если шаблон представляет собой некий документ, в котором в зависимости от данных так же должны вставляться различные картинки. На примере печати этикеток разберем подробнее как использовать данную опцию. Предположим, что этикетка товара содержит помимо просто описания еще и картинку категории продукта:

При этом картинка должна изменяться в зависимости от категории: для молочных одна, для сыров другая, для фруктов третья и т.д. Тогда в сам шаблон необходимо будет добавить в нужном месте метку:

а в изначальную таблицу данных надо добавить еще один столбец — Иконка категории. В этом столбце необходимо будет указать полный путь до иконки каждой категории:

Для указания полного пути к файлам лучше воспользоваться командой MulTEx — Путь к файлу. Она вставит пути правильно и не придется беспокоиться за различные нюансы написания путей, расширений файлов и т.п.
Так же в качестве пути к файлу можно указать путь к файлу картинки, расположенной не только на ПК, но и в интернете, если путь до них начинается с «http://». Например, можно указать картинку, расположенную на любом доступном сервисе или сайте: http://www.iconsearch.ru/uploads/icons/crystalproject/16×16/aim_online.png.
Если по указанному в ячейках пути не будет картинки или она будет недоступна для открытия, то для такой строки действий по замене картинки производиться не будет и метка останется в шаблоне нетронутой. Если метку необходимо удалять в случае невозможности вставить картинку, то необходимо включить пункт Удалять из шаблона метку, если картинка недоступна.
Теперь останется в строке для меток указать метку в фигурных скобках — {ИКОНКА КАТЕГОРИИ}.
В результате помимо заполненной основной информации получим для каждой категории свою иконку на ценнике:

Конечно, данную возможность можно применять не только для ценников и этикеток — это так же актуально и для многих других шаблонов, документов. Например, это могут быть:

• договора, в которых допускается вставка скана печати, подписи, логотипа
• приложения к договорам подряда на ремонтные/строительные/монтажные работы. В таких документах часто применяются фотографии и схемы и логично, что при этом схемы и фотографии могут различаться для разных объектов
• шаблоны анкет сотрудников, если для каждой анкеты нужна своя фотография, помимо прочей информации
• различные брошюры и поздравительные открытки

Если в одном шаблоне используется несколько картинок для вставки, то создается столько столбцов, сколько применяется различных картинок в шаблоне и каждому назначается своя уникальная метка. Метки в поле при этом необходимо перечислить через запятую: ПЕЧАТЬ,ПОДПИСЬ,ЛОГОТИП.

Удалять из шаблона метку, если картинка недоступна — применяется в случаях, если не для всех строк есть картинка. При обычных настройках если картинки нет или она недоступна по указанному пути, то метка для вставки остается в шаблоне. Если же установить данную опцию, то при невозможности вставить картинку в шаблон, метка для картинки из шаблона будет удалена. Таким образом шаблон можно сразу отправить на печать, не беспокоясь о том, что в распечатанном документе будут находится всякие метки, которые не должны быть в конечном документе. Если заранее известно, что для данной строки нет картинки и она не должна быть вставлена, то поле можно просто оставить пустым. Картинка не будет вставлена, а метка будет удалена. И это не будет считаться ошибкой заполнения.

Метки столбцов, в которых адреса(A1:C10) таблиц Excel (Таблица, Прайс, Перечень услуг и т.п.) — применяется в случаях, если в шаблон необходимо вставить целую таблицу из файла Excel. Наиболее актуальна вставка целых таблиц в приложениях к договорам, где необходимо приводить перечень оборудования, материалов, видов работ и т.д., которые изменяются для каждого проекта. Например, в шаблонах спецификаций, проектов на строительство и т.п. Также таблицы могут применяться для вставки в договора реквизитов сторон:

Как применять: для начала необходимо определить адрес ячеек вставляемой таблицы или именованный диапазон(так же можно использовать имена «умных» таблиц -вкладка Вставка —Таблица), содержащий необходимую информацию:

Если используются «умные» таблицы, то название заголовка таблиц в конечный шаблон не вставляется — только данные.
далее в таблицу Excel с данными добавить еще один столбец — назовем его «Реквизиты организации». В нем указывается адрес ячеек этой таблицы или её имя:

Метка столбца на картинке выше названа {РЕКВИЗИТЫ ТБЛ}. Её же используем для указания в поле «Метки столбцов, в которых адреса…»:

Если таблиц несколько, то создается столько столбцов, сколько применяется различных таблиц в шаблоне и каждому назначается своя уникальная метка. Метки в поле при этом необходимо перечислить через запятую: РЕКВИЗИТЫ ТБЛ,РАСЧЕТЫ ТБЛ,МАТЕРИАЛЫ ТБЛ.

Удалять из шаблона метку, если таблица недоступна — применяется в случаях, если не для всех строк есть таблица. При настройках по умолчанию, если таблицы нет или она недоступна по указанному адресу, то метка для вставки остается в шаблоне. Если же установить данную опцию, то при невозможности вставить таблицу в шаблон, метка для вставки таблицы из шаблона будет удалена. Таким образом шаблон можно сразу отправить на печать, не беспокоясь о том, что в распечатанном документе будут находится всякие лишние метки, которые не должны быть в конечном документе. Если заранее известно, что для данной строки нет таблицы и она не должна быть вставлена, то поле можно просто оставить пустым. Таблица не будет вставлена, а метка будет удалена. И это не будет считаться ошибкой заполнения.

Настройки сохранения

Настройки на этой вкладке дают возможность управлять правилами сохранения файлов и разрешения конфликтов сохранения.

Давать новым файлам имена:

• простая нумерация — в этом случае созданным файлам будут даны имена в виде номеров в том порядке, в котором были созданы. Первый созданный будет назван 1.docx, второй — 2.docx, третий — 3.docx и т.д
  
• нумерация с текстом: в этом случае созданным файлам будут даны имена в виде номеров в том порядке, в котором были созданы, только перед номерами будет еще добавлен текст, который необходимо указать в соответствующем поле. Если в поле указать «товар», то первый созданный файл будет назван товар1.docx, второй — товар2.docx, третий — товар3.docx и т.д.
  
• на основании значений столбцов: в данном случае созданным файлам будут даны имена, созданные на основании значений ячеек указанных столбцов, объединенных в том порядке, в котором указаны столбцы. На примере приведенной в самом начале таблицы товара. Если необходимо файлам дать имена по Наименованию товара(т.е. такие же, какие значения в первом столбце таблицы), то следует в поле указать цифру 1. Тогда новым файлам будут даны имена: первому Йогурт черничный.docx, второму — Ряженка топленая.docx, третьему — Творог 5%.docx.
  
  Если в поле указать 1,2, то новым файлам будут даны имена: первому Йогурт черничныйМолочная продукция.docx, второму — Ряженка топленаяМолочная продукция.docx, третьему — Творог 5%Молочная продукция.docx.
  Номера столбцов можно располагать в нужном порядке. Например, если необходимо называть файлы по имени производителя и наименованию товара, то следует указать порядок: 3,1. Тогда созданным файлам будут даны имена: первому ПростоквашиноЙогурт черничный.docx, второму — ПростоквашиноРяженка топленая.docx, третьему — ПростоквашиноТворог 5%.docx

При совпадении имен файлов:
данная опция нужна, если в таблице будут одинаковые наименования и в опции Давать новым файлам имена выбрано на основании значений столбцов, либо если сохранение файлов выбрано в уже существующую папку, в которой могут находиться файлы.

• Создать копию — при совпадении имен будет создан файл с таким же именем, но на конце файла будет добавлена номер копии в скобках(Йогурт черничный(1).docx, Йогурт черничный(2).docx и т.д.)
• Перезаписать — при совпадении имен старый файл будет удален и вместо него будет создан новый
• Пропустить — при совпадении имен в папке будет оставлен старый файл, а новый не будет сохранен

Сохранять так же в PDF — в данном случае помимо сохранения файлов в формат Word, файлы будут так же сохранены в формат PDF. Имена файлов PDF будут полностью совпадать с именами файлов Word.

Настройки печати

Отправлять файлы на печать на указанный принтер:
Если установить, то станет активным окно выбора доступных на ПК принтеров. Необходимо выбрать принтер, на котором необходимо будет распечатать каждый документ. Если ни один из принтеров не доступен, то при самом запуске команды появится предупреждение, что доступных для печати принтеров не обнаружено.

Распечатать копий каждого файла: указывается сколько раз необходимо распечатать каждый новый файл.

Не сохранять файлы в папку — только печать на принтер — если установлен, то ни один файл не будет сохранен, папка с файлами не будет создана и настройки сохранения файлов не будут иметь никакого значения. Все созданные на основании шаблона файлы будут просто отправлены на печать на выбранный принтер.

Шаблоны настроек

Шаблоны настроек необходимы для запоминания текущих параметров заполнения и применения их для быстрого заполнения параметров. Шаблоны настроек позволяют быстро применять команду к различным таблицам и шаблонам Word.
Создание нового шаблона
Создавать шаблоны настроек просто — достаточно заполнить левую часть формы параметрами, перейти в правую часть, вписать имя шаблона напротив пункта создать новый шаблон в соответствующее поле и нажать Сохранить текущие настройки в шаблон. Лучше сразу давать понятные имена шаблонам(договор_с_контрагентом, заявка_на_подключение и т.п.). Имя шаблона не должно содержать пробелов, знаков препинания(кроме нижнего подчеркивания) и не должно начинаться с цифры. Если имя шаблона будет задано неверно — надстройка выдаст предупреждение и необходимо будет изменить имя в соответствии с требованиями.
По сути на этом создание шаблона заканчивается. Он успешно запоминается надстройкой и теперь будет доступен всегда.

Применение шаблона
Для применения шаблона необходимо выбрать нужный шаблон в списке шаблонов (правая часть формы) и нажать Применить настройки выбранного шаблона. Параметры(левая часть формы) будут заполнены в соответствии с шаблоном. Так же заполнить поля из шаблона можно двойным кликом левой кнопкой мыши на названии шаблона.

Изменение шаблона
Для изменения шаблона необходимо выбрать нужный шаблон в списке шаблонов (правая часть формы), при необходимости заполнить поля параметров (двойной клик мыши или Применить настройки выбранного шаблона). После этого необходимо внести требуемые настройки в левой части формы, выбрать изменить выбранный шаблон и нажать Сохранить текущие настройки в шаблон. Настройки выбранного шаблона будут изменены.

Удаление шаблона
Для удаления шаблона необходимо выбрать шаблон из списка и нажать кнопку Удалить выбранный. Следует помнить, что данная операция необратима и шаблон будет удален без возможности восстановления.

Удаление всех шаблонов
Для удаления всех шаблонов из списка необходимо нажать кнопку Удалить все шаблоны. Следует помнить, что данная операция необратима и все шаблоны будут удалены без возможности восстановления.

Оповещения об ошибках

Если во время заполнения шаблонов возникнут ошибки заполнения, то по окончании обработки программа выдаст предупреждение следующего вида:

В данном сообщении будут перечислены общие сведения о типах ошибок. Если выбрать Да, то будет создана новая книга, в которой программа создаст более развернутый отчет с именами файлов(включая имя папки с итоговым файлом), в которых возникли ошибки и типами ошибок:

Вставка картинок — в этом столбце перечислены файлы (в формате «имя папки имя файла»), в которых возникла ошибка вставки одной или нескольких картинок. В каких случаях это может происходить:

• если в качестве картинки указан URL-адрес и отсутствует подключение к интернету;
• картинка недоступна или не существует по указанному пути.

Вставка таблиц — в этом столбце перечислены файлы (в формате «имя папки имя файла»), в которых возникла ошибка вставки одной или нескольких таблиц. Чаще всего это может происходить в случае, если метка для вставки таблицы располагается внутри другой таблицы шаблона:

Поэтому не следует располагать метки таблиц в других таблицах, если не уверены, что это отработает без ошибок.

Иные ошибки — в этом столбце перечислены файлы (в формате «имя папки имя файла»), в которых возникла любая ошибка, не связанная со вставкой картинок или таблиц. Это может происходить по множеству причин:

• неверные форматы данных;
• защищенный шаблон;
• слишком сложная структура документа;
• ошибочные значения в таблицах и т.д.

Для чего вообще необходимо оповещение о подобных ошибках? Если такое сообщение не выводить, то при создании множества документов по шаблону, ошибка даже в одном из них может привести к печальным последствиям. Например, если при создании договора возникнет ошибка и какие-либо реквизиты или данные не будут вставлены корректно — велик шанс, что вторая сторона(Заказчик) может в последний момент отказаться от контракта.
Данная же опция позволяет легко выявить проблемы с заполнением и сама показывает, к каким файлам и их настройкам следует присмотреться.

Примечание: использование данной команды требует установленного на ПК MS Word.

Иногда пользователю необходимо ограничить возможность ввода определенным шаблоном. Например, при вводе артикулов известно, что правильный артикул имеет длину 6 символов, начинается с латинской буквы, далее идут 4 цифры, затем 1 русская буква. Научим

EXCEL

блокировать ввод данных не соответствующих этому шаблону.

Реализуем контроль ввода значений в MS EXCEL по шаблону с использованием инструмента

Проверка данных

с условием проверки

Другое

.

Предположим, что в таблицу необходимо вводить артикулы товаров и, известно, что правильный артикул имеет длину 6 символов, начинается с латинской буквы, далее идут 4 цифры, затем 1 русская буква.

Для этого:

• выделите ячейки, в которые будет осуществляться ввод артикулов (
  
  А2:А20
  
  );
• вызовите инструмент
  
  Проверка данных (

  )
  
  ;

• установите условие проверки
  
  Другой
  
  ;
• в поле
  
  Формула
  
  введите:
  
  =И(ДЛСТР(A2)=6; КОДСИМВ(ПРОПИСН(ЛЕВСИМВ(A2;1)))>64; КОДСИМВ(ПРОПИСН(ЛЕВСИМВ(A2;1)))<91; ЕЧИСЛО(—ПСТР(A2;2;4)); КОДСИМВ(ПРОПИСН(ПРАВСИМВ(A2;1)))>191; КОДСИМВ(ПРОПИСН(ПРАВСИМВ(A2;1)))<224)
  

• нажмите ОК.

Формула должна вводиться в одну строку. Не обращайте внимание на сообщение «

При вычислении Формула возникает ошибка. Продолжить?

». Нажмите кнопку

Да

(см.

Файл примера

).

Для информирования пользователя в случае ввода неверных данных, во вкладке

Сообщение для ввода

в поле

Сообщение

можно ввести информацию о формате артикула.

СОВЕТ

: Чтобы найти все ячейки на листе, к которым применена

Проверка данных

необходимо:

• на вкладке
  
  Главная
  
  в группе
  
  Редактирование
  
  щелкните стрелку рядом с командой
  
  Найти и выделить
  
  ;
• выберите в списке пункт
  
  Проверка данных;
  
• будут выделены все ячейки, которым применена

  Проверка данных

  .

Шаблон формата Excel может быть как библиотекой наборов стилей форматирования, так и готовым документом с таблицами, данными, форматами и графиками. В шаблоны-документы достаточно только ввести свои данные, чтобы получить готовый, тематически стильно оформленный, презентабельный отчет. Например, «Семейный бюджет» – очень полезный встроенный шаблон в Excel.

Создание шаблона в Excel

Создадим свой новый шаблон, в котором следует использовать стили форматирования. Как форматировать с помощью стилей мы знаем из предыдущего урока: стили ячеек и средства управления ими. Чтобы сделать шаблон в Excel, выполним определенный ряд действий, которые послужат практическим примером для решения данной задачи:

1. Сначала нужно сделать шаблон таблицы Excel и график, как показано ниже на рисунке. И присвойте ей пользовательский стиль форматирования.



2. Сохраняем документ как шаблон: «Файл»-«Сохранить как». В окне сохранения можно указать любую папку, так как Excel потом автоматически перенесет этот файл в специальную директорию для хранения нестандартных шаблонов.
3. В поле тип файла следует указать «Шаблоны формата Microsoft Office Excel *.xltx». Заметьте, как только мы выбираем этот тип файла, автоматически открывается папка «Шаблоны» в окне сохранения документа.



4. В поле: «Имя файла» введите любое название шаблона. Например, «мои расходы». И жмите СОХРАНИТЬ.
5. После сохранения закройте документ.

Теперь чтобы использовать наш шаблон достаточно выбрать меню: «Файл»-«Создать»-«Мои шаблоны». Выберите свой шаблон «мои расходы».

Откройте и сохраните этот документ как обычный файл в формате *.xlsx. А теперь обратите внимание на то, что наш пользовательский стиль так же сохранен в данной книге.

Таким образом, у вас есть готовая форма для быстрого создания отчетов, в которой нужно только изменять данные и не нужно ничего форматировать. Это очень удобно и продуктивно. Используйте возможности шаблонов по максимуму!



Создание файла по шаблону Excel

Можно установить свой пользовательский шаблон, по которому будет оформлен и отформатирован документ при каждом запуске программы Excel. Для этого следует сохранить файл с расширением *.xlsx в папке XLSTART. Данная папка создается при установке программы Excel. Чтобы легко найти путь к ней следует перейти в режим VisualBasic (Alt+F11) и открыть окно: «View»-«Immediate». А там следует набрать код: ? application.StartupPath и нажать Enter. Ниже отобразиться путь:

C:Usersимя пользователяAppDataRoamingMicrosoftExcelXLSTART

Примечание. В разных версиях Windows путь к XLSTART может отличаться, поэтому лучше узнать его через выше описанные действия.

Теперь при каждой загрузке программы будет открыт файл который лежит в этой папке. Более того если вы сохраните там несколько документов, то все они будут открыты при каждой запуске программы.

Полезный совет! Если в папке XLSTART сохранить отформатированный шаблон с именем Лист.xltx. То каждый новый созданный лист будет иметь такой же формат как Лист.xltx. При том не зависимо, в какой способ создан новый лист, через меню или комбинацией горячих клавиш SHIFT+F11. Формат будет один и тот же. А чтобы отменить такую функцию нужно просто удалить этот шаблон из XLSTART.

Форматирование документов – это важный, но очень утомительный процесс. Для его автоматизации существует несколько полезных инструментов такие как: темы, стили и шаблоны. Каждый из них обладает своими преимуществами и недостатками. Например, самый простой способ автоматизации форматирования – это стили. Они облегчаю пользователю процесс форматирования, но могут быть сохранены только в рамках одной книги. Да созданные или измененные пользователем стили можно скопировать в другую книгу. Или создать отдельную, специальную книгу с целым набором свих пользовательских стилей, чтобы копировать их в другие документы, но это крайне неудобно. Для решения такой задачи лучше использовать шаблоны.

Создание темы документа для автоматического форматирования

Тема Excel – это собрание стилей, цветов, шрифтов и много разных графических свойств форматирования, которые легко можем менять в пару кликов мышкой для изменения стильного оформления документа. Темы стали доступны начиная с 2007-й версии и новее. Их можно встретить и в других продуктах входящих в пакет MS Office.

Для примера возьмем простой не форматированный документ и будем присваивать ему разные темы пока не выберем подходящую к данным. Заодно посмотрим, что произойдет выбрать другую тему Excel:

1. Создайте новую книгу и заполните ее данными (начиная со столбца H) так как показано на рисунке:



2. Выберите инструмент: «Разметка страницы»-«Темы».
3. В выпадающем списке наводите курсор мышки на разные темы и обратите внимание на то, как меняется стиль оформления данных документа.



4. Щелкните по подходящей теме, которая на Ваш взгляд наиболее подходит к данному документу.

Внимание! Темы присваиваются к целому документу. Поэтому нельзя для разных листов задавать разные темы форматирования.

Пользователь имеет возможность самостоятельно создавать и редактировать любую тему. Для этого доступны 3 инструмента, которые находятся рядом возле тем:

• цвета;
• шрифты;
• эффекты.

Каждый из этих инструментов открывает целые предопределенные наборы для настройки темы. Можно создавать новые наборы шрифтов или наборы цветов, только нельзя создать новые эффекты. Приходится использовать только те, которые предложены программой по умолчанию.

Как только вы сохраните новый набор шрифтов и/или цветов под своим названием, тогда она будет доступна в разделе тем как для Excel, так и для других программ из пакета MS Office (Word, PowerPoint и др.).

Данная статья будет полезна не только начинающим, но и тем, кто уже освоился в Microsoft Excel. В ней я расскажу обо всех известных методах поиска и использования шаблонов, а также покажу, как самостоятельно экспортировать таблицу как шаблон, чтобы выложить ее в открытый доступ. Однако начнем с методов поиска заготовок на любую тему.

Способ 1: Встроенный поиск в Microsoft Excel

Использование встроенного поиска по шаблонам в Экселе – самый простой и быстрый метод нахождения подходящей для вас заготовки, которая поможет решить задачи разной сложности без траты времени на самостоятельное оформление и создание функций. Для перехода к меню с шаблонами понадобится выполнить всего несколько простых действий:

1. Если вы уже запустили Эксель или создали новый лист, на верхней панели выберите вкладку «Файл».

2. По умолчанию тут всего два базовых шаблона, поэтому лучше открыть полный список, щелкнув по кнопке «Другие шаблоны».

3. Ознакомьтесь с названиями, применениями и миниатюрами популярных заготовок. Среди них есть таблицы для ведения бюджета, расписания, календари и многое другое, что может пригодиться как обычному юзеру, так и сотрудникам компаний.

4. Если вас интересует конкретная категория заготовок, нажмите кнопку «Поиск шаблонов в сети» или следуйте подсказкам в списке ниже.

5. Теперь результаты будут сформированы исключительно из вашего запроса. Точно так же отображаются названия и миниатюры, что позволит составить оценочное суждение о шаблоне и решить, стоит ли загружать его для дальнейшего использования.

6. Нажмите по шаблону дважды левой кнопкой мыши, чтобы выбрать его. В новом окне подтвердите создание.

7. Вы будете перенаправлены в лист со стандартным содержимым заготовки. Прочитайте отобразившиеся на экране подсказки, чтобы понять, какие ячейки нужно редактировать, а какие не стоит, чтобы не нарушать работу созданных формул.

8. При переключении между листами вы часто будете видеть дополнительную информацию, которая тоже поможет разобраться с содержимым таблицы и понять, как ее применить для своих целей.

Это самый базовый и простой метод того, как вы можете находить уже готовые таблицы для разных задач, смотреть, какие функции в них используются, как реализовано форматирование и многое другое. 

Способ 2: Официальный сайт Microsoft

По сути, этот метод повторяет предыдущий, однако имеет свои особенности. Иногда браузером для поиска пользоваться проще, дополнительно на странице с шаблоном можно прочитать его описание и рассмотреть стандартный лист более детально. Вместе с этим разработчики предложат приобрести премиум-шаблоны, которые по своей сложности и детализации отличаются от стандартных.

1. Откройте главную страницу сайта Office.com и на верхней панели выберите пункт «Шаблоны».

2. Если вам уже известна категория заготовки, которую вы желаете отыскать и открыть через Microsoft Excel, активируйте строку поиска и введите свой запрос.

3. В противном случае предлагаем ознакомиться со всеми результатами категорий, выбрав одну из них среди плиток ниже.

4. Премиум-шаблоны будут отмечены синим ярлыком с бриллиантом сверху. Можете развернуть весь список платных заготовок и посмотреть, чем они отличаются от бесплатных и могут ли оказаться полезными для вас.

5. Большинство заготовок распространяются свободно. Их действительно тысячи, на самые разные темы. Предлагаю убедиться в этом самостоятельно, пролистав выдачу на официальном сайте.

6. После выбора шаблона нажмите «Скачать», чтобы получить его в виде файла в соответствующем формате.

7. Ожидайте окончания загрузки и откройте шаблон в Excel для проверки листов и дальнейшего редактирования.

Способ 3: Сторонние сайты с шаблонами

Энтузиасты и владельцы тематических сайтов предлагают альтернативные варианты шаблонов, размещая их в свободном доступе. Многие такие таблицы являются авторскими, узконаправленными или имеющими другие особенности, из-за которых они не были добавлены в общую библиотеку. Если вы решите использовать сторонние сайты, главное – скачивайте файлы исключительно Excel-формата, чтобы не нарваться на вирусы.

1. Поиск шаблонов на таких сайтах выглядит точно так же, как это было показано выше. Разве что иногда разработчики таких веб-ресурсов дают больше информации о файлах перед их скачиванием.

2. Многие размещают целые инструкции, в которых рассказано о каждом составляющем шаблона, обо всех функциях, их работе и взаимосвязях. Это будет очень полезно тем, кто ищет заготовку для Excel, чтобы по ней выучить новые функции и узнать, как правильно их использовать.

3. На странице с шаблоном нужно отыскать кнопку скачивания.

4. Иногда шаблон будет открыт для предпросмотра через Google Диск, что дополнительно позволяет убедиться в его безопасности. Если как раз произошло такое открытие, для скачивания файла нажмите кнопку со стрелкой вниз на верхней панели.

Экспорт файла как шаблона

Допустим, вы хотите выложить свой шаблон в официальной библиотеке от Microsoft или просто в открытый доступ, чтобы другие пользователи могли с ним взаимодействовать. Конечно, в таком случае можно использовать сохранение в простом XLSX-формате, но это не совсем актуально для такого рода проектов. В Экселе есть специальный формат экспорта шаблонов, перевод в который осуществляется следующим образом:

1. Откройте электронную таблицу, из которой хотите сделать шаблон. На панели сверху выберите раздел «Файл».

2. Появится дополнительное окно, в котором на левой панели нужно найти пункт «Экспорт».

3. После нажатия по нему появится два варианта выбора сохранения, вам следует указать «Изменить тип файла».

4. Остается только выбрать формат шаблона, отыскав его в общем списке. Кликните по данному пункту дважды левой кнопкой мыши.

5. Задайте для файла шаблона название и сохраните в любом месте на компьютере, которое посчитаете удобным.

Шаблоны в Microsoft Excel – очень интересный тип документов, ведь с их помощью можно начать работу с электронной таблицей не с нуля, а с уже имеющимися общими данными и красивым оформлением. Используйте один из методов поиска заготовок или экспортируйте свои шаблоны так, как это было показано выше.