Ежедневный отчет о продажах
С помощью этого превосходного шаблона вы можете вести учет ежедневных продаж и складских запасов. Введите конкретные транзакции на вкладке «Сведения о продажах», а затем перейдите на вкладку «Отчет о продажах», чтобы просмотреть общее число продаж по каждому товару.
Excel
Скачать
Поделиться
Привет! Мы «Нескучные финансы», помогаем бизнесу навести порядок в учете и управлять бизнесом на основе цифр. Для этого мы или берем финучет на аутсорс, или предоставляем удобные бесплатные шаблоны. В этой статье как раз второе.
Мы подготовили барсетку. Это 16 шаблонов финансовых таблиц, в которых вы можете вести управленческий учет в своем бизнесе. Для каждой таблицы мы записали видеоинструкцию, ссылка на которую лежит на последней вкладке таблицы.
Внутри: отчет о движении денег, баланс, отчет о прибылях и убытках, учет основных средств, управление запасами, учет логистики, учет финансовой деятельности, учет сделок, финмодель, платежный календарь, зарплатная ведомость, отчет по маркетингу, калькулятор рентабельности, калькулятор финансового рычага, калькулятор скидок, отчет отдела продаж.
Чтобы воспользоваться таблицей, нужно сделать ее копию на свой Гугл-диск. Можно скачать в Экселе, но не рекомендуем: какие-то формулы могут не работать.
Можете просто перейти по ссылке и пользоваться таблицами на свое здоровье. А можете читать дальше: мы вкратце расскажем, зачем нужна каждая таблица из барсетки.
ДДС (отчет о движении денежных средств)
Это документ, с которого начинается внедрение финучета в компании. Из этого отчета видно, откуда пришли деньги и куда ушли. Так или иначе его ведут многие собственники ― в блокноте, Эксельке или голове, а вот анализируют не все. Однако нужно сравнивать суммы за разные периоды и по одинаковым статьям. Например, в этом месяце мы тратим на содержание офиса больше, чем в том.
Баланс
Самый важный отчет для собственника. Он показывает, сколько денег владельца компании работает в бизнесе. Собственный капитал увеличивается за счет получаемых прибылей, и уменьшается за счет полученных убытков, выплаты дивидендов.
Баланс состоит из активов и пассивов. В активах показывается, что есть у компании, а в пассивах ― кому это принадлежит.
Отчет о прибылях и убытках
Он помогает увидеть, сколько чистой прибыли заработала компания. Кроме того, отчет показывает детализацию по нескольким видам прибыли: маржинальной, валовой, операционной. Можно проанализировать и понять, как улучшить результат.
Учет основных средств
Нужен для того, чтобы систематизировать все данные, которые нужны для расчета амортизации и последующей продажи. В этом документе указывается стоимость и дата покупки, срок полезного использования и другие детали. Здесь может быть указано торговое, складское и производственное оборудование, оргтехника, недвижимость, мебель, транспорт ― все, что предназначено для основной деятельности организации и прослужит дольше года.
Управление запасами
Помогает навести порядок на складе и знать, сколько товара есть в наличии. Еще управлять запасами ― это держать ходовой товар в достаточном количестве. Чтобы определить спрос на товар, нужно анализировать фактические данные.ABC-анализ дает понять, какие товары занимали наибольшую долю в выручке компании, а XYZ-анализ помогает понять, как часто покупают конкретный товар. Можно анализировать не только конкретные продукты, но и категории товаров.
Чтобы не было товарного разрыва ― ситуации, когда клиенты приходят и хотят купить товар, а его нет ― нужно высчитать точку заказа. Так мы узнаем, сколько и когда нужно купить товара.
Учет логистики
С помощью этого инструмента можно анализировать работу с разными транспортными компаниями, учитывать расходы на доставку, если посылку не выкупили.
Учет финансовой деятельности
Позволяет собирать информацию по расчету с кредиторами и собственниками. В этом документе учитываются вклады и займы от владельца компании и информация о дивидендах. Также здесь систематизируются данные о сторонних кредитах, займах и лизинге оборудования.
Учет сделок
Позволяет не растерять информацию по проектам. В одном документе будут собраны сведения по контрагентам и проджект-менеджерам, сумма выплат и расходов, данные о расчетах и сроках. Еще в нем подсчитаны прибыль и рентабельность проекта.
Финансовая модель
В финмодели можно запланировать чистую прибыль и выручку, проанализировать ключевые показатели, которые влияют на финансовый результат бизнеса. Ее можно составить как для планируемых направлений бизнеса и компаний, так и для уже существующих. С помощью финмодели можно проверить, как то или иное управленческое решение повлияет на финансовый результат компании.
Платежный календарь
Один из инструментов планирования. Сначала планируют на месяц-два-три бюджет, а на его основе делают платежный календарь. В нем по датам видно, сколько и когда ожидается поступлений и затрат. Это помогает предвосхищать кассовые разрывы: в платежном календаре видны «дырки», которые можно залатать предоплатой от другого клиента, переносом сроков оплаты, заемными средствами и другими способами.
Зарплатная ведомость
Один из самых актуальных инструментов. Помогает вести учет выплат сотрудникам. Будет полезна компаниям, в которых сложная система мотивации, которая зависит от выполнения показателей эффективности. Помогает собрать информацию об отпускных, премиях, бонусах и отчислениях в пенсионный фонд, налоговую и соцстрах.
Маркетинговый отчет
Сводный документ, в котором учитываются рекламные активности на разных онлайн площадках и привлеченный с них трафик. С помощью такого инструмента можно собрать данные для анализа эффективности рекламы из разных источников: в отчете наглядно видно, что эффективней для продвижения вашего продукта ― контекстная реклама в Яндекс.Директе или таркетинговая во Вконтакте. Также здесь можно вести учет рекламных расходов и выручки, которая получена от клиентов из онлайна.
Калькулятор рентабельности проектов
Посчитает, выгодно заниматься проектом или нет. С его помощью можно определить маржинальность проекта и сравнить ее с плановой. Калькулятор рентабельности проектов даст оценить прибыль проекта с учетом разных систем налогообложения.
Калькулятор финансового рычага
Поможет рассчитать, нужен кредит или нет. Калькулятор финансового рычага сделает расчет эффективности кредита ― сможет компания взлететь на новые деньги или заемные средства потянут ее ко дну. Подробнее об эффекте финансового рычага мы рассказали в другой статье →
Калькулятор влияния скидки на прибыль
Рассчитает, как повлияет скидка на прибыль компании. Теперь вы сможете делать скидку не на глаз, а учитывая расчет по цене реализации, марже или наценке.
Отчет отдела продаж
Таблица, в которой удобно следить за работой всего отдела продаж и отдельных менеджеров — сразу увидите, если случится какое-то отклонение по выручке, сможете оперативно принять решение, как исправить ситуацию. А самим менеджерам отчет помогает понимать, сколько они заработают в этом месяце. Единственный отчет, к которому не записали видеоинструкцию.
Пользуйтесь на здоровье! Если есть вопросы по шаблонам, задавайте их в комментариях.
 |
Готовые таблицы Excel бесплатно! |
 |
|
|
Для анализа больших и сложных таблиц обычно используют
Сводные таблицы
. С помощью формул также можно осуществить группировку и анализ имеющихся данных. Создадим несложные отчеты с помощью формул.
В качестве исходной будем использовать
таблицу в формате EXCEL 2007
(
), содержащую информацию о продажах партий продуктов. В строках таблицы приведены данные о поставке партии продукта и его сбыте. Аналогичная таблица использовалась в статье
Сводные таблицы
.
В таблице имеются столбцы:
Товар
– наименование партии товара, например, «
Апельсины
»;
Группа
– группа товара, например, «
Апельсины
» входят в группу «
Фрукты
»;
Дата поставки
– Дата поставки Товара Поставщиком;
Регион продажи
– Регион, в котором была реализована партия Товара;
Продажи
– Стоимость, по которой удалось реализовать партию Товара;
Сбыт
– срок фактической реализации Товара в Регионе (в днях);
Прибыль
– отметка о том, была ли получена прибыль от реализованной партии Товара.
Через
Диспетчер имен
откорректируем
имя
таблицы на «
Исходная_таблица
» (см.
файл примера
).
С помощью формул создадим 5 несложных отчетов, которые разместим на отдельных листах.
Отчет №1 Суммарные продажи Товаров
Найдем суммарные продажи каждого Товара. Задача решается достаточно просто с помощью функции
СУММЕСЛИ()
, однако само построение отчета требует определенных навыков работы с некоторыми средствами EXCEL.
Итак, приступим. Для начала нам необходимо сформировать перечень названий Товаров. Т.к. в столбце Товар исходной таблицы названия повторяются, то нам нужно из него выбрать только
уникальные
значения. Это можно сделать несколькими способами: формулами (см. статью
Отбор уникальных значений
), через меню
или с помощью
Расширенного фильтра
. Если воспользоваться первым способом, то при добавлении новых Товаров в исходную таблицу, новые названия будут включаться в список автоматически. Но, здесь для простоты воспользуемся вторым способом. Для этого:
- Перейдите на лист с исходной таблицей;
-
Вызовите
Расширенный фильтр
(
);
-
Заполните поля как показано на рисунке ниже: переключатель установите в позицию
Скопировать результат в другое место
; в поле Исходный диапазон введите $A$4:$A$530; Поставьте флажок
Только уникальные записи
.
- Скопируйте полученный список на лист, в котором будет размещен отчет;
-
Отсортируйте перечень товаров (
).
Должен получиться следующий список.
В ячейке
B6
введем нижеследующую формулу, затем скопируем ее
Маркером заполнения
вниз до конца списка:
=СУММЕСЛИ(Исходная_Таблица[Товар];A6;Исходная_Таблица[Продажи])
Для того, чтобы понять сруктурированные ссылки на поля в
таблицах в формате EXCEL 2007
можно почитать Справку EXCEL (клавиша
F1
) в разделе
Основные сведения о листах и таблицах Excel > Использование таблиц Excel
.
Также можно легко подсчитать количество партий каждого Товара:
=СЧЁТЕСЛИ(Исходная_Таблица[Товар];A6)
Отчет №2 Продажи Товаров по Регионам
Найдем суммарные продажи каждого Товара в Регионах. Воспользуемся перечнем Товаров, созданного для Отчета №1. Аналогичным образом получим перечень названий Регионов (в поле Исходный диапазон
Расширенного фильтра
введите $D$4:$D$530). Скопируйте полученный вертикальный диапазон в
Буфер обмена
и
транспонируйте
его в горизонтальный. Полученный диапазон, содержащий названия Регионов, разместите в заголовке отчета.
В ячейке
B
8
введем нижеследующую формулу:
=СУММЕСЛИМН(Исходная_Таблица[Продажи]; Исходная_Таблица[Товар];$A8; Исходная_Таблица[Регион продажи];B$7)
Формула вернет суммарные продажи Товара, название которого размещено в ячейке
А8
, в Регионе из ячейки
В7
. Обратите внимание на использование
смешанной адресации
(ссылки $A8 и B$7), она понадобится при копировании формулы для остальных незаполненных ячеек таблицы.
Скопировать вышеуказанную формулу в ячейки справа с помощью
Маркера заполнения
не получится (это было сделано для Отчета №1), т.к. в этом случае в ячейке
С8
формула будет выглядеть так:
=СУММЕСЛИМН(Исходная_Таблица[Сбыт, дней]; Исходная_Таблица[Группа];$A8; Исходная_Таблица[Продажи];C$7)
Ссылки, согласно правил
относительной адресации
, теперь стали указывать на другие столбцы исходной таблицы (на те, что правее), что, естественно, не правильно. Обойти это можно, скопировав формулу из ячейки
B8
, в
Буфер обмена
, затем вставить ее в диапазон
С8:
G
8
, нажав
CTRL
+
V
. В ячейки ниже формулу можно скопировать
Маркером заполнения
.
Отчет №3 Фильтрация Товаров по прибыльности
Вернемся к исходной таблице. Каждая партия Товара либо принесла прибыль, либо не принесла (см. столбец Прибыль в исходной таблице). Подсчитаем продажи по Группам Товаров в зависимости от прибыльности. Для этого будем фильтровать с помощью формул записи исходной таблицы по полю Прибыль.
Создадим
Выпадающий (раскрывающийся) список
на основе
Проверки данных
со следующими значениями:
(Все); Да; Нет
. Если будет выбрано значение фильтра
(Все)
, то при расчете продаж будут учтены все записи исходной таблицы. Если будет выбрано значение фильтра «
Да»
, то будут учтены только прибыльные партии Товаров, если будет выбрано «
Нет»
, то только убыточные.
Суммарные продажи подсчитаем следующей
формулой массива
:
=СУММПРОИЗВ((Исходная_Таблица[Группа]=A8)* ЕСЛИ($B$5=»(Все)»;1;(Исходная_Таблица[Прибыль]=$B$5))* Исходная_Таблица[Продажи])
После ввода формулы не забудьте вместо простого нажатия клавиши
ENTER
нажать
CTRL
+
SHIFT
+
ENTER
.
Количество партий по каждой группе Товара, в зависимости от прибыльности, можно подсчитать аналогичной формулой.
=СУММПРОИЗВ((Исходная_Таблица[Группа]=A8)* ЕСЛИ($B$5=»(Все)»;1;(Исходная_Таблица[Прибыль]=$B$5)))
Так будет выглядеть отчет о продажах по Группам Товаров, принесших прибыль.
Выбрав в фильтре значение
Нет
(в ячейке
B
5
), сразу же получим отчет о продажах по Группам Товаров, принесших убытки.
Отчет №4 Статистика сроков сбыта Товаров
Вернемся к исходной таблице. Каждая партия Товара сбывалась определенное количество дней (см. столбец Сбыт в исходной таблице). Необходимо подготовить отчет о количестве партий, которые удалось сбыть за за период от 1 до 10 дней, 11-20 дней; 21-30 и т.д.
Вышеуказанные диапазоны сформируем нехитрыми формулами в столбце
B
.
Количество партий, сбытые за определенный период времени, будем подсчитывать с помощью формулы
ЧАСТОТА()
, которую нужно ввести как
формулу массива
:
=ЧАСТОТА(Исходная_Таблица[Сбыт, дней];A7:A12)
Для ввода формулы выделите диапазон
С6:С12
, затем в
Строке формул
введите вышеуказанную формулу и нажмите
CTRL
+
SHIFT
+
ENTER
.
Этот же результат можно получить с помощью обычной функции
СУММПРОИЗВ()
:
=СУММПРОИЗВ((Исходная_Таблица[Сбыт, дней]>A6)* (Исходная_Таблица[Сбыт, дней]<=A7))
Отчет №5 Статистика поставок Товаров
Теперь подготовим отчет о поставках Товаров за месяц. Сначала создадим перечень месяцев по годам. В исходной таблице самая ранняя дата поставки 11.07.2009. Вычислить ее можно с помощью формулы:
=МИН(Исходная_Таблица[Дата поставки])
Создадим перечень дат —
первых дней месяцев
, начиная с самой ранней даты поставки. Для этого воспользуемся формулой:
=КОНМЕСЯЦА($C$5;-1)+1
В результате получим перечень дат — первых дней месяцев:
Применив соответствующий формат ячеек, изменим отображение дат:
Формула для подсчета количества поставленных партий Товаров за месяц:
=СУММПРОИЗВ((Исходная_Таблица[Дата поставки]>=B9)* (Исходная_Таблица[Дата поставки]
Теперь добавим строки для подсчета суммарного количества партий по каждому году. Для этого немного изменим таблицу, выделив в отдельный столбец год, в который осуществлялась поставка, с помощью функции
ГОД()
.
Теперь для вывода
промежуточных итогов
по годам создадим структуру через пункт меню
:
- Выделите любую ячейку модифицированной таблицы;
-
Вызовите окно
Промежуточные итоги
через пункт меню
;
- Заполните поля как показано на рисунке:
После нажатия ОК, таблица будет изменена следующим образом:
Будут созданы промежуточные итоги по годам. Нажатием маленьких кнопочек в левом верхнем углу листа можно управлять отображением данных в таблице.
Резюме
:
Отчеты, аналогичные созданным, можно сделать, естественно, с помощью
Сводных таблиц
или с применением
Фильтра
к исходной таблице или с помощью других функций
БДСУММ()
,
БИЗВЛЕЧЬ()
,
БСЧЁТ()
и др. Выбор подхода зависит конкретной ситуации.
Содержание
- Шаблоны Excel для продаж
- Шаблон продаж в Excel для скачивания
- Как внедрить отчет в отдел продаж
- Что делать, если менеджеры не пишут отчеты
- Отчетность руководителя отдела продаж
- Финансовые показатели
- План оплат на неделю
- Факт оплат на сегодня
- Процесс анализа продаж
- Анализ выполнения плана продаж
- Анализ динамики продаж по направлениям
- Анализ структуры продаж
- Отчеты о продажах: ежедневный отчет «План оплат на неделю»
- Отчеты о продажах: ежедневный отчет «Факт оплат за сегодня»
- Отчеты о продажах: ежедневный отчет «План оплат на завтра»
- Заполняем столбцы:
- Фильтрация Товаров по прибыльности
- Статистика сроков сбыта Товаров
- Статистика поставок Товаров
- Анализ ключевых показателей и EVA
- Панель мониторинга 13 месяцев в году
- Анализ бюджета доходов и расходов (БДР) за период
Среди преимуществ расчётных листов Excel для продаж управление проданными товарами, состоянием склада или поставками продуктов благодаря реестру продаж в Excel. Но шаблоны также позволяют нам видеть динамику продаж в самом Excel и периодически делать отчет по продажам в Excel.
Шаблон продаж в Excel для скачивания
Реестр продаж в Excel может иметь различные применения, но среди них выделяется возможность контролировать наличие товаров. Ниже вы найдёте шаблон Excel для бесплатного скачивания с помощью которого вы сможете отслеживать как код товара, его название или учётный номер, цену, регистрировать количества прихода и ухода товаров, знать минимальный и оцениваемый склад, так и проводить статистическую оценку. Для этого необходимо принимать во внимание статистические функции Excel наряду с математическими и тригонометрическими функциями.
Как внедрить отчет в отдел продаж
Менеджеры – люди активные. В отделе продаж развивается конкуренция между сотрудниками больше, чем где-либо. Этому способствует стиль работы: кто-то продал сегодня больше, кто-то меньше. Сотрудники ежедневно делятся своими достижениями. Но без конкретного отчета руководитель может составить только общее представление о продажах. Случается, что представление далеко от действительности. Чтобы этого не происходило, следует ввести в компании ежедневную отчетность.
Даже самый простой отчет дает минимум три выгоды:
- точное представление о положении дел, представленное в цифрах;
- рост конкурентности в среде менеджеров. Их нацеленность на результат;
- опорные точки для роста компании.
Внедрить ежедневный отчет несложно. Его формы бывают различными. Часто для этой цели руководители используют корпоративные чаты. Достаточно просто обязать менеджеров в конце каждого рабочего дня скидывать данные в чат. Чаще всего это три показателя:
- количество привлеченных клиентов;
- закрытые сделки;
- реальный доход.
Форма отчета может быть самой обычной: фамилия, имя, отчество и основные данные. Но заполнять ее нужно ежедневно.
Что делать, если менеджеры не пишут отчеты
Нерадивые или забывчивые сотрудники есть в каждом коллективе. Если ежедневный отчет вводится впервые, то нельзя рассчитывать, что все сразу будут выполнять это требование. Человеку, привыкшему уходить домой в определенное время, бывает сложно перестроиться и выделить несколько минут на анализ прошедшего дня. Сотрудников нужно стимулировать. В первые дни нововведения некоторым стоит просто напоминать о новых обязанностях.
Если менеджер и дальше игнорирует требования руководителя, то следует переходить к наказаниям – без отчета не оплачивать рабочий день или ввести составление отчета в KPI сотрудника. Материальная составляющая очень быстро приучит к дисциплине.
Отчетность руководителя отдела продаж
Личные отчеты менеджеров суммируются и становятся основой для общего отчета отдела продаж. Его регулярно делает руководитель отдела. Отчет должен показывать ежедневное состояние продаж. В него вносятся основные индикаторы. Данные заносятся в таблицу. В зависимости от направленности предприятия, данные, вносимые в таблицу, могут быть разными:
- объемы продаж;
- прибыль;
- доход в процентах;
- количество новых клиентов;
- общее количество заказов;
- количество новых заказов;
- средний чек и другое.
Каждый руководитель должен составлять отчет по тем показателям, за которые он отвечает и которые наиболее важны для компании. Отчетность нужна для того, чтобы регулярно отслеживать показатели, делать выводы и своевременно принимать меры. Отчет отдела продаж должен учитывать индивидуальные показатели каждого сотрудника. По ним делается вывод о продуктивности труда менеджеров. Высокие показатели требуют обобщения опыта. Низкие показатели – предлог побеседовать с человеком и выяснить причины снижения его продуктивности.
Обязательно должны отслеживаться показатели по выполнению плана. К 100-процентному выполнению необходимо стремиться ежедневно, корректируя работу сотрудников. Провести анализ и наметить пути решения проблем поможет отчет руководителя отдела продаж.
Финансовые показатели
Критериями работы предприятия являются финансовые показатели. Поэтому продажи также следует подвергать финансовой оценке. Показатель эффективности сбыта – это рентабельность предприятия. Рентабельность – это то, что заработало предприятие от реализации продукции. Рентабельность оценивается по нескольким статьям.
- Рентабельность продаж. Рассчитывается показатель следующим образом. Берется прибыль. Остаток делится на полный объем продаж и умножается на 100 %.
- Доходность капитала. Это коэффициент прибыли, полученной собственником со своих вложений.
- Оценка эффективности активов. Для расчета этого показателя чистая прибыль делится на оборотные фонды и умножается на 100 %.
- Валовая прибыль. Она представляет собой разницу между средствами, вырученными с продаж, и себестоимостью продаваемой продукции.
- Чистая прибыль – это разность общей выручки и себестоимости, суммируемой с налогами.
Также оцениваются затраты компании на обслуживание одного клиента. Финансовый отчет учитывает различные факторы, определяющие скорость и качество продаж.
План оплат на неделю
Платежный календарь помогает систематизировать денежные потоки. По-другому его называют графиком платежей. Платежный календарь составляется на основе действующих договоров. Во внимание принимаются первичные документы на оплату и фактически совершенные продажи. Документ чаще всего составляют на месяц. Но могут быть и другие временные периоды, например, на неделю. Задачи по планам оплат на неделю ставятся заранее.
Оптимальный вариант составления плана оплат на неделю – вечер пятницы. В это время можно подвести итоги прошедшей недели и наметить задачи на следующую. Анализ должен проводиться в спокойной обстановке. Отправной точкой послужат личные отчеты менеджеров и общий недельный отчет отдела продаж. В план оплат на неделю вносят различные данные. Форма отчета зависит от целей и задач конкретного предприятия.
Факт оплат на сегодня
Этот отчет носит информационный характер. В него могут быть включены пункты:
- название продукта;
- сумма платежа;
- дата;
- статус оплаты;
- ссылка на клиента.
Статус оплаты предполагает полную или частичную оплату, а также выставленный счет. Такой короткий отчет может составляться несколько раз в день. Это даст понимание ситуации и станет хорошим стимулом для продавцов.
Процесс анализа продаж
После того как вся необходимая статистика продаж собрана, можно переходить к анализу продаж.
Анализ выполнения плана продаж
Если в компании ведется планирование и установлен план продаж, то первым шагом рекомендуем оценить выполнение плана продаж по товарным группам и проанализировать качество роста продаж (динамику отгрузок по отношению к аналогичному периоду прошлого года).
Рис.3 Пример анализа выполнения плана продаж по товарным группам
Анализ выполнения плана продаж мы проводим по трем показателям: отгрузки в натуральном выражении, выручка и прибыль. В каждой таблице мы рассчитываем % выполнения плана и динамику по отношению к прошлому году. Все планы разбиты по товарным категориям, что позволяет более детально понимать источники недопродаж и перевыполнения плана. Анализ проводится на ежемесячной и ежеквартальной основе.
В приведенной выше таблице мы также используем дополнительное поле «прогноз», которое позволяет составлять прогноз выполнения плана продаж при существующей динамике отгрузок.
Анализ динамики продаж по направлениям
Такой анализ продаж необходим для понимания, какие направления отдела сбыта являются основными источниками продаж. Отчет позволяет оценить динамику продаж каждого направления и своевременно выявить значимые отклонения в продажах для их корректировки. Общие продажи мы разбиваем по направлениям ОС, по каждому направлению анализируем продажи по товарным категориям.
Рис.4 Пример анализа продаж по направлениям
Для оценки качества роста используется показатель «динамика роста продаж к прошлому году». Для оценки значимости направления в продажах той или иной товарной группы используется параметр «доля в продажах, %» и «продажи на 1 клиента». Динамика отслеживается по кварталам, чтобы исключить колебания в отгрузках.
Анализ структуры продаж
Анализ структуры продаж помогает обобщенно взглянуть на эффективность и значимость товарных групп в портфеле компании. Анализ позволяет понять, какие товарные группы являются наиболее прибыльными для бизнеса, меняется ли доля ключевых товарных групп, перекрывает ли повышение цен рост себестоимости. Анализ проводится на ежеквартальной основе.
Рис.5 Пример анализа структуры продаж ассортимента компании
По показателям «отгрузки в натуральном выражении», «выручка» и «прибыль» оценивается доля каждой группы в портфеле компании и изменение доли. По показателям «рентабельность», «себестоимость» и «цена» оценивается динамика значений по отношению к предшествующему кварталу.
Рис.6 Пример анализа себестоимости и рентабельности продаж
Отчеты о продажах: ежедневный отчет «План оплат на неделю»
Такая форма отчета позволяет адекватно устанавливать план для отдела. Имея такой отчет и прогноз, можно понять потенциальную сумму, на которую план может быть недовыполнен. На основании этого вида отчета принимаются решения, которые позволят достичь установленной планки по выручке. План на неделю составляется в конце предыдущей недели. Затем ежедневно он актуализируется и высылается руководителю отдела.
Следует обратить особое внимание на столбец «Годовой оборот». Он обозначает «крупность» клиента. Здесь нет единого критерия, его определите сами. Это может быть годовой оборот, метраж магазина, количество торговых точек у клиента, количество персонала и т.д.
Иногда возникает полемика между руководителем отдела и его сотрудниками по поводу столбца «Когда оплатит». Последние утверждают, что невозможно запланировать дату оплаты. Тем не менее мы настоятельно рекомендуем требовать от своих менеджеров проставлять даты оплат. Подобное требование вырабатывает более серьезное и ответственное отношение со стороны ваших работников и мобилизует их. Конечно, речь не идет о розничном бизнесе. Тут можно планировать только крупные чеки.
Отчеты о продажах: ежедневный отчет «Факт оплат за сегодня»
Это наиболее простая форма отчета. Название столбцов говорит само за себя. В «Статусе оплаты» (столбец 4) указываете состояние – «оплачено», «частично оплачено», «счет на оплате».
В течение дня важно контролировать 2 реперные точки на предмет продаж на текущий день и указанный час. :
- 12-00,
- 16-00.
Такой частый контроль стимулирует менеджеров работать более эффективно. Данный отчет можно заполнять путем простой переписки в группе в любом мессенджере. Такой контроль продаж, когда все менеджеры видят результаты каждого, это стимулирует их не остаться позади, а все же выполнить дневной план.
Отчеты о продажах: ежедневный отчет «План оплат на завтра»
В этот отчет вносятся названия юридических лиц и суммы, которые они оплатят завтра. Удобнее всего его запрашивать, составлять и получать в конце дня, который предшествует плановому. Вечером можно успеть существенно скорректировать работу менеджеров. Заниматься анализом этого вида отчета в плановый день (то есть завтра) просто бессмысленно.
Заполняем столбцы:
1. Заполняем ФИО менеджера
2. Процент выполненного плана на текущий день считается по следующей формуле:
Факт на текущий момент /(План на месяц / общее количество рабочих дней в месяце * количество отработанных дней за месяц)*100.
То есть сначала вы делите абсолютную цифру плана каждого сотрудника на общее количество рабочих дней в месяце. Потом ежедневно умножаете на количество отработанных дней. После этого цифра текущего факта продаж по каждому из менеджеров делится на полученную цифру и умножается на 100, чтобы получить результат в процентах.
Эту формулу можно адаптировать и с учетом сезонности, сферы бизнеса и т.д. Расчет по такой формуле легко настроить в Excel.
3. Заполняем ежедневно в абсолютном значении сумму выручки конкретного менеджера.
4. Считаем и заполняем, исходя из того, сколько осталось выполнить до конца недели (промежуточные итоги). Можно рассчитать сколько конкретному менеджеру нужно «закрыть» клиентов до конца недели.
5. Заполняем установленный на месяц план
6. Заполняем количество рабочих дней в месяце
7. Заполняем фактическое количество прошедших дней месяца.
8. План до конца недели представляет собой сумму цифр из 3 и 4 столбцов. Это число – результат сложения закрытой на текущую дату суммы и плана до конца текущей недели.
9. Заполняем ежедневно количество прошедших рабочих дней.
Последняя строка отчета «Доска» представляет собой суммарные результаты по всему отделу. Всем известное – «Итого».
Руководитель ежедневно контролирует работу отдела по этой форме отчета. Она позволяет также перераспределять нагрузку между теми, кто уже выполнил план и теми, кто не дотягивает.
Также будет полезно распечатать или нарисовать ее на доске, чтобы менеджеры заполняли ее самостоятельно. При этом любой сотрудник может сравнить свой результат с результатом коллег. Таким образом, «доска» действует как дополнительная форма мотивации.
Руководитель должен использовать результаты отчета для принятия решений по циклу Деминга.
Фильтрация Товаров по прибыльности
Вернемся к исходной таблице. Каждая партия Товара либо принесла прибыль, либо не принесла (см. столбец Прибыль в исходной таблице). Подсчитаем продажи по Группам Товаров в зависимости от прибыльности. Для этого будем фильтровать с помощью формул записи исходной таблицы по полю Прибыль.
Создадим Выпадающий (раскрывающийся) список на основе Проверки данных со следующими значениями: (Все); Да; Нет . Если будет выбрано значение фильтра (Все) , то при расчете продаж будут учтены все записи исходной таблицы. Если будет выбрано значение фильтра « Да» , то будут учтены только прибыльные партии Товаров, если будет выбрано « Нет» , то только убыточные.
Суммарные продажи подсчитаем следующей формулой массива : =СУММПРОИЗВ((Исходная_Таблица[Группа]=A8)* ЕСЛИ($B$5=”(Все)”;1;(Исходная_Таблица[Прибыль]=$B$5))* Исходная_Таблица[Продажи])
После ввода формулы не забудьте вместо простого нажатия клавиши ENTER нажать CTRL + SHIFT + ENTER .
Количество партий по каждой группе Товара, в зависимости от прибыльности, можно подсчитать аналогичной формулой.
=СУММПРОИЗВ((Исходная_Таблица[Группа]=A8)* ЕСЛИ($B$5=”(Все)”;1;(Исходная_Таблица[Прибыль]=$B$5)))
Так будет выглядеть отчет о продажах по Группам Товаров, принесших прибыль.
Выбрав в фильтре значение Нет (в ячейке B 5 ), сразу же получим отчет о продажах по Группам Товаров, принесших убытки.
Статистика сроков сбыта Товаров
Вернемся к исходной таблице. Каждая партия Товара сбывалась определенное количество дней (см. столбец Сбыт в исходной таблице). Необходимо подготовить отчет о количестве партий, которые удалось сбыть за за период от 1 до 10 дней, 11-20 дней; 21-30 и т.д.
Вышеуказанные диапазоны сформируем нехитрыми формулами в столбце B .
Количество партий, сбытые за определенный период времени, будем подсчитывать с помощью формулы ЧАСТОТА() , которую нужно ввести как формулу массива :
=ЧАСТОТА(Исходная_Таблица[Сбыт, дней];A7:A12)
Для ввода формулы выделите диапазон С6:С12 , затем в Строке формул введите вышеуказанную формулу и нажмите CTRL + SHIFT + ENTER .
Этот же результат можно получить с помощью обычной функции СУММПРОИЗВ() : =СУММПРОИЗВ((Исходная_Таблица[Сбыт, дней]>A6)* (Исходная_Таблица[Сбыт, дней]
Статистика поставок Товаров
Теперь подготовим отчет о поставках Товаров за месяц. Сначала создадим перечень месяцев по годам. В исходной таблице самая ранняя дата поставки 11.07.2009. Вычислить ее можно с помощью формулы: =МИН(Исходная_Таблица[Дата поставки])
Создадим перечень дат – первых дней месяцев , начиная с самой ранней даты поставки. Для этого воспользуемся формулой: =КОНМЕСЯЦА($C$5;-1)+1
В результате получим перечень дат – первых дней месяцев:
Применив соответствующий формат ячеек, изменим отображение дат:
Формула для подсчета количества поставленных партий Товаров за месяц:
=СУММПРОИЗВ((Исходная_Таблица[Дата поставки]>=B9)* (Исходная_Таблица[Дата поставки]
Теперь добавим строки для подсчета суммарного количества партий по каждому году. Для этого немного изменим таблицу, выделив в отдельный столбец год, в который осуществлялась поставка, с помощью функции ГОД() .
Теперь для вывода промежуточных итогов по годам создадим структуру через пункт меню :
- Выделите любую ячейку модифицированной таблицы;
- Вызовите окно Промежуточные итоги через пункт меню
- Заполните поля как показано на рисунке:
После нажатия ОК, таблица будет изменена следующим образом:
Будут созданы промежуточные итоги по годам. Нажатием маленьких кнопочек в левом верхнем углу листа можно управлять отображением данных в таблице.
Резюме :
Отчеты, аналогичные созданным, можно сделать, естественно, с помощью Сводных таблиц или с применением Фильтра к исходной таблице или с помощью других функций БДСУММ() , БИЗВЛЕЧЬ() , БСЧЁТ() и др. Выбор подхода зависит конкретной ситуации.
Анализ ключевых показателей и EVA
В отчете проиллюстрированы изменение ключевых показателей, ликвидности, рентабельности собственного капитала и факторы, влияющие на изменение EVA.
Панель мониторинга 13 месяцев в году
Как показывать данные, чтобы было понятно, запоминалось и чтобы был план факт, прошлый месяц и тот же месяц прошлого года? Для этого нужно построить диаграмму за 13 месяцев.
Анализ бюджета доходов и расходов (БДР) за период
Отчет поможет проанализировать бюджет доходов и расходов за период, сравнить план и факт, провести факторный анализ прибыли и сравнить продажи с безубыточной выручкой.
Источники
- https://ru.justexw.com/download/%D0%BF%D1%80%D0%BE%D0%B4%D0%B0%D0%B6%D0%B8
- https://blog.oy-li.ru/otchetnost-otdela-prodazh/
- http://PowerBranding.ru/biznes-analiz/analiz-prodaz/
- https://blog.oy-li.ru/otchety-o-prodazhah/
- https://excel2.ru/articles/otchety-v-ms-excel
- https://finalytics.pro/inform/dashboard-examples/