Excel замена нескольких значений на одно

Массовая замена текста формулами

Предположим, что у вас имеется список, в котором с разной степенью «пряморукости» записаны исходные данные — например, адреса или названия компаний:

Хорошо видно, что один и тот же город или компания тут присутствуют в разношёрстных вариантах, что, очевидно, будет создавать массу проблем при работе с этими таблицами в будущем. И если чуть подумать, то можно найти массу примеров похожих задач из других областей.

А теперь представьте, что к вам такие кривые данные попадают регулярно, т.е. это не единичная история из серии «исправил вручную, забыл», а проблема на регулярной основе и в большом количестве ячеек.

Что же делать? Не заменять же вручную 100500 раз кривой текст на правильный через окошко «Найти и заменить» или нажимая Ctrl + H ?

Первое, что приходит в голову в подобной ситуации — произвести массовую замену по составленному заранее справочнику соответствия неправильных и правильных вариантов — вроде такого:

К сожалению, при очевидной распространенности подобной задачи, в Microsoft Excel не существует простых встроенных способов для её решения. Для начала, давайте разберёмся, как это делать формулами, без привлечения «тяжелой артиллерии» в виде макросов на VBA или Power Query.

Случай 1. Массовая полная замена

Начнём с относительно простого случая — ситуации, когда нужно заменить старый кривой текст на новый полностью.

Предположим, что у нас есть две таблицы:

В первой — исходные разномастные названия компаний. Во второй — справочник соответствия. Если находим в названии компании в первой таблице любое слово из столбца Найти, то нужно полностью заменить это кривое название на правильное — из столбца Заменить второй таблицы-справочника.

• Обе таблицы преобразованы в динамические («умные») с помощью сочетания клавиш Ctrl + T или командой Вставка — Таблица (Insert — Table) .
• На появившейся вкладке Конструктор (Design) первой таблице присвоено имя Данные , а второй таблице-справочнику — Замены .

Чтобы объяснить логику формулы зайдём чуть издалека.

Взяв в качестве примера первую компанию из ячейки A2 и забыв временно про остальные компании, попробуем определить какой именно вариант из столбца Найти там встречается. Для этого выделим любую пустую ячейку в свободной части листа и введём туда функцию НАЙТИ (FIND) :

Эта функция определяет входит ли заданная подстрока (первый аргумент — все значения из столбца Найти) в исходный текст (первая компания из таблицы данных) и должна вывести на выходе либо порядковый номер символа, начиная с которого текст был найден, либо ошибку если подстрока не обнаружена.

Хитрость тут в том, что поскольку первым аргументом мы указали не одно, а несколько значений — эта функция будет возвращать в качестве результата тоже не одно значение, а массив из 3 элементов. Если у вас не последняя версия Office 365 с поддержкой динамических массивов, то после ввода этой формулы и нажатия на Enter вы этот массив увидите прямо на листе:

Если же у вас предыдущие версии Excel, то после нажатия на Enter мы увидим только первое значение из массива результатов, т.е. ошибку #ЗНАЧ! (#VALUE!) .

Пугаться не стоит 🙂 На самом деле наша формула работает и увидеть весь массив результатов всё равно можно, если выделить введённую функцию в строке формул и нажать клавишу F9 (только не забудьте потом нажать Esc , чтобы вернуться обратно к формуле):

Полученный массив результатов означает, что в исходном кривом названии компании (ГК Морозко ОАО) из всех значений в столбце Найти нашлось только второе (Морозко) , причём начиная с 4-го по счёту символа.

Теперь добавим к нашей формуле функцию ПРОСМОТР (LOOKUP) :

У этой функции три аргумента:

1. Искомое значение — можно использовать любое достаточно большое число (главное, чтобы оно превышало длину любого текста в исходных данных)
2. Просматриваемый_вектор — тот диапазон или массив, где мы ищем искомое значение. Здесь это введённая ранее функция НАЙТИ, возвращающая массив <#ЗНАЧ!:4:#ЗНАЧ!>
3. Вектор_результатов — диапазон, откуда мы хотим вернуть значение, если искомое значение найдено в соответствующей ячейке. Здесь это правильные названия из столбца Заменить нашей таблицы-справочника.

Главная и неочевидная фишка тут в том, что функция ПРОСМОТР при отсутствии точного совпадения всегда ищет ближайшее наименьшее (предыдущее) значение. Поэтому, указав в качестве искомого значения любое здоровенное число (например 9999), мы заставим ПРОСМОТР находить ячейку с ближайшим наименьшим числом (4) в массиве <#ЗНАЧ!:4:#ЗНАЧ!>и выдавать соответствующее ей значение из вектора результатов, т.е. правильное название компании из столбца Заменить.

Второй нюанс заключается в том, что, технически, наша формула является формулой массива, т.к. функция НАЙТИ возвращает в качестве результатов не одно, а массив из трёх значений. Но поскольку функция ПРОСМОТР поддерживает массивы «из коробки», то нам не придётся вводить эту формулу как классическую формулу массива — с помощью сочетания клавиш Ctrl + Shift + Enter . Достаточно будет простого Enter .

Вот и всё. Надеюсь вы ухватили логику.

Осталось перенести готовую формулу первую ячейку B2 столбца Исправлено — и наша задача решена!

Само-собой, с обычными (не умными) таблицами эта формула тоже замечательно работает (только не забудьте про клавишу F4 и закрепление соответствующих ссылок):

Случай 2. Массовая частичная замена

Этот случай чуть похитрее. Снова имеем две «умных» таблицы:

Первая таблица с криво записанными адресами, которые нужно исправить (я назвал её Данные2 ). Вторая таблица — справочник, по которому нужно произвести частичную замену подстроки внутри адреса (я назвал эту таблицу Замены2 ).

Принципиальное отличие тут в том, что нужно заменять только фрагмент исходных данных — например, в первом адресе неправильный «С-Петербург» на правильный «Санкт-Петербург» , оставив остальную часть адреса (индекс, улицу, дом) в исходном виде.

Готовая формула будет выглядеть так (для удобства восприятия я разделил её на насколько строк с помощью Alt + Enter ):

Основную работу здесь выполняет стандартная Excel’евская текстовая функция ПОДСТАВИТЬ (SUBSTITUTE) , у которой 3 аргумента:

1. Исходный текст — первый кривой адрес из столбца Адрес
2. Что ищем — тут мы используем трюк с функцией ПРОСМОТР(LOOKUP) из предыдущего способа, чтобы вытащить значение из столбца Найти, которое входит как фрагмент в кривой адрес.
3. На что заменить — аналогичным образом находим соответствующее ему правильное значение из столбца Заменить.

Вводить эту формулу с Ctrl + Shift + Enter здесь тоже не нужно, хотя она и является, по-сути, формулой массива.

И хорошо видно (см. ошибки #Н/Д на предыдущей картинке), что такая формула, при всей её элегантности, обладает и парой недостатков:

Функция ПОДСТАВИТЬ является регистрочувствительной, поэтому «Спб» в предпоследней строке так и не нашлось в таблице замен. Для решения этой проблемы можно либо использовать функцию ЗАМЕНИТЬ (REPLACE) , либо предварительно привести обе таблицы к одному регистру.

Если текст изначально правильный или в нём нет ни одного фрагмента на замену (последняя строка), то наша формула выдает ошибку. Этот момент можно нейтрализовать перехватом и заменой ошибок с помощью функции ЕСЛИОШИБКА (IFERROR) :

Если в исходном тексте встречается сразу несколько фрагментов из справочника, то наша формула заменяет только последний (в 8-й строке Лиговский » проспект » заменился на «пр-т» , а вот «С-Пб» на «Санкт-Петербург» уже нет, т.к. «С-Пб » стоит выше в справочнике). Эту проблему можно решить повторным прогоном нашей же формулой, но уже по столбцу Исправлено:

Не идеально и, местами, громоздко, но гораздо лучше, чем однообразная замена вручную, правда? 🙂

В следующей статье разберёмся, как реализовать подобную массовую подстановку с помощью макросов и Power Query.

Источник

Поиск или замена текста и чисел на листе

Функции поиска и замены в Excel используются для поиска в книге необходимой информации, например определенного числа или текстовой строки. Вы можете либо найти элемент поиска для справки, либо заменить его на что-то другое. В условия поиска можно включить подстановочные знаки, такие как вопросительные знаки, тильды и звездочки, а также цифры. Искать можно по строкам и столбцам, в примечаниях или значениях, а также на листе или во всей книге.

Совет: Для замены текста можно также использовать формулы. Дополнительные сведения см. в статье О функциях REPLACE или REPLACE, REPLACEB .

Поиск

Чтобы найти что-то, нажмите клавиши CTRL+F или перейдите в раздел Главная > Редактирование > найти & Выберите > Найти.

Примечание: В следующем примере мы нажали кнопку Параметры >> , чтобы отобразить все диалоговое окно Поиск. По умолчанию он отображается со скрытыми параметрами.

В поле Найти что: введите текст или цифры, которые вы хотите найти, или щелкните стрелку в поле Найти что: и выберите последний элемент поиска из списка.

Советы: В критериях поиска можно использовать подстановочные знаки — вопросительный знак ( ?), звездочку ( *), тильду (

Используйте вопросительный знак (?) для поиска одного символа, например s?t находит «sat» и «set».

Используйте звездочку (*), чтобы найти любое количество символов. Например, s*d находит слова «sad» и «started».

), за которой следует знак ?, *или

, чтобы найти вопросительные знаки, звездочки или другие символы тильды, например fy91

Нажмите кнопку Найти все или Найти далее , чтобы выполнить поиск.

Совет: При нажатии кнопки Найти все будут перечислены все вхождения условий, которые вы ищете, а щелкнув определенное вхождение в списке, будет выбрана его ячейка. Вы можете отсортировать результаты поиска Найти все , щелкнув заголовок столбца.

Щелкните Параметры>> , чтобы при необходимости определить поиск:

В: Чтобы найти данные на листе или во всей книге, выберите Лист или Книга.

Поиск: Вы можете выполнить поиск по строкам (по умолчанию) или по столбцам.

Посмотрите в: Чтобы найти данные с определенными сведениями, в поле щелкните Формулы, Значения, Заметки или Примечания.

Примечание: Формулы, значения, заметки и примечания доступны только на вкладке Найти . На вкладке Заменить доступны только формулы.

Вариант соответствия . Проверьте это, если вы хотите искать данные с учетом регистра.

Сопоставление всего содержимого ячейки . Проверьте это, если вы хотите искать ячейки, содержащие только символы, введенные в поле Найти: .

Если вы хотите найти текст или цифры с определенным форматированием, нажмите кнопку Формат, а затем выберите нужные значения в диалоговом окне Поиск формата .

Совет: Чтобы найти ячейки, точно соответствующие определенному формату, можно удалить все условия в поле Найти, а затем выбрать ячейку с нужным форматированием в качестве примера. Щелкните стрелку рядом с кнопкой Формат, выберите пункт Выбрать формат из ячейки, а затем щелкните ячейку с форматированием, которое требуется найти.

Заменить

Чтобы заменить текст или цифры, нажмите клавиши CTRL+H или перейдите в раздел Главная > Редактирование > Найти & Выберите > Заменить.

Примечание: В следующем примере мы нажали кнопку Параметры >> , чтобы отобразить все диалоговое окно Поиск. По умолчанию он отображается со скрытыми параметрами.

В поле Найти что: введите текст или цифры, которые вы хотите найти, или щелкните стрелку в поле Найти что: и выберите последний элемент поиска из списка.

Советы: В критериях поиска можно использовать подстановочные знаки — вопросительный знак ( ?), звездочку ( *), тильду (

Используйте вопросительный знак (?) для поиска одного символа, например s?t находит «sat» и «set».

Используйте звездочку (*), чтобы найти любое количество символов. Например, s*d находит слова «sad» и «started».

), за которой следует знак ?, *или

, чтобы найти вопросительные знаки, звездочки или другие символы тильды, например fy91

В поле Заменить на введите текст или числа, которые нужно использовать для замены текста поиска.

Нажмите Заменить все или Заменить.

Совет: При нажатии кнопки Заменить все все вхождения условий, которые вы ищете, будут заменены, в то время как Replace будет обновлять одно вхождение за раз.

Щелкните Параметры>> , чтобы при необходимости определить поиск:

В: Чтобы найти данные на листе или во всей книге, выберите Лист или Книга.

Поиск: Вы можете выполнить поиск по строкам (по умолчанию) или по столбцам.

Посмотрите в: Чтобы найти данные с определенными сведениями, в поле щелкните Формулы, Значения, Заметки или Примечания.

Примечание: Формулы, значения, заметки и примечания доступны только на вкладке Найти . На вкладке Заменить доступны только формулы.

Вариант соответствия . Проверьте это, если вы хотите искать данные с учетом регистра.

Сопоставление всего содержимого ячейки . Проверьте это, если вы хотите искать ячейки, содержащие только символы, введенные в поле Найти: .

Если вы хотите найти текст или цифры с определенным форматированием, нажмите кнопку Формат, а затем выберите нужные значения в диалоговом окне Поиск формата .

Совет: Чтобы найти ячейки, точно соответствующие определенному формату, можно удалить все условия в поле Найти, а затем выбрать ячейку с нужным форматированием в качестве примера. Щелкните стрелку рядом с кнопкой Формат, выберите пункт Выбрать формат из ячейки, а затем щелкните ячейку с форматированием, которое требуется найти.

Существует два разных метода поиска или замены текста или чисел на компьютере Mac. Во-первых, используется диалоговое окно «Найти & заменить «. Во-вторых, используется панель поиска на ленте.

Диалоговое окно «Поиск & замена «

Панель поиска и параметры

Нажмите клавиши CTRL+F или выберите Главная > Найти & Выберите > Найти.

В поле Найти: введите текст или цифры, которые нужно найти.

Нажмите кнопку Найти далее , чтобы выполнить поиск.

Вы можете дополнительно определить поиск:

В: Чтобы найти данные на листе или во всей книге, выберите Лист или Книга.

Поиск: Вы можете выполнить поиск по строкам (по умолчанию) или по столбцам.

Посмотрите в: Чтобы найти данные с определенными сведениями, в поле щелкните Формулы, Значения, Заметки или Примечания.

Вариант соответствия . Проверьте это, если вы хотите искать данные с учетом регистра.

Сопоставление всего содержимого ячейки . Проверьте это, если вы хотите искать ячейки, содержащие только символы, введенные в поле Найти: .

Советы: В критериях поиска можно использовать подстановочные знаки — вопросительный знак ( ?), звездочку ( *), тильду (

Используйте вопросительный знак (?) для поиска одного символа, например s?t находит «sat» и «set».

Используйте звездочку (*), чтобы найти любое количество символов. Например, s*d находит слова «sad» и «started».

), за которой следует знак ?, *или

, чтобы найти вопросительные знаки, звездочки или другие символы тильды, например fy91

Источник

Поиск текста с определенным форматированием

С помощью меню Формат вы можете найти текст с определенным форматированием, таким как полужирный шрифт или выделение. Выберите Вид > Область навигации.

В области навигации щелкните значок увеличительного стекла. Нажмите кнопку параметров и выберите Расширенный поиск и замена.

Примечания: 

Щелкните стрелку в нижней части диалогового окна Найти и заменить, чтобы отобразить все параметры.

В меню Формат выберите нужный параметр.

Если откроется второе диалоговое окно, выберите нужные параметры и нажмите кнопку ОК.

В диалоговом окне Поиск и замена нажмите кнопку Найти далее или Найти все.

Команда заменить в ворде

Вместо того, чтобы просто найти слово или фразу, вы можете найти текст и заменить его чем-то другим. Чтобы использовать команду «Найти и заменить», выполните процедуру:

• Нажмите на вкладку «Главная».
• Нажмите значок « Заменить» в группе «Редактирование» . (Вы также можете нажать Ctrl + H).

• Откроется диалоговое окно «Найти и заменить»
• Нажмите в текстовом поле «Найти» и введите слово или фразу, чтобы найти.
• Нажмите в поле «Заменить на» и введите слово или фразу, чтобы заменить текст, введенный в поле «Найти» .
• (Необязательно) Нажмите кнопку «Дополнительно» и выберите дополнительные параметры.
• Нажмите на одну из следующих кнопок:
  • Заменить: заменяет выделенный в данный момент текст.
  • Заменить все: поиск и замена текста по всему документу.
  • Найти далее : поиск от текущей позиции курсора до конца документа.
• Нажмите Отмена, чтобы диалоговое окно исчезло.

Видео

Заменить несколько значений на одно

С помощью функции «ПОДСТАВИТЬ«

При замене нескольких значений на одно и то же механика работы формул на основе нескольких уровней вложенности не будет отличаться от замены нескольких на несколько. Просто третий аргумент (на что заменить) на всех уровнях вложенности будет один и тот же. Кстати, если оставить его пустым (кавычки без символов между ними), то это позволит удалить определенные символы. Пример — удалить цифры из ячейки путем замены на пустоту:

С помощью регулярных выражений

Важно: регулярные выражения не поставляются в Excel «из коробки», но формулы ниже доступны бесплатно, если установить надстройку !SEMTools

Регулярные выражения (RegEx, регулярки) — наиболее удобное решение, когда нужно заменить несколько символов на один. Все эти несколько символов обычным способом безо всяких разделителей нужно перечислить внутри квадратных скобок. Примеры формул:

Первая заменяет на символ «#» все цифры, вторая — все английские буквы, а третья — все кириллические символы в верхнем и нижнем регистре. Четвертая заменяет любые пробелы, в т.ч. табуляцию и переносы строк, на нижнее подчеркивание.

Если же нужно заменять не символы, а несколько значений, состоящих в свою очередь из нескольких букв, цифр или знаков — синтаксис предполагает уже использование круглых скобок и вертикальной черты «|» в качестве разделителя.

Настроить поиск текста

Щелкните значок увеличительного стекла в текстовом поле «Поиск документа» на панели навигации. Появляется раскрывающееся меню:

Нажмите «Параметры». Откроется диалоговое окно «Параметры поиска». Выберите один или несколько параметров в диалоговом окне.

Нажмите OK, чтобы диалоговое окно исчезло.

Поиск и замена знаков абзацев, разрывов страниц и других специальных символов

Выберите Вид > Область навигации.

В области навигации щелкните значок увеличительного стекла. Нажмите кнопку параметров и выберите Расширенный поиск и замена.

Примечания: 

Щелкните стрелку в нижней части диалогового окна Найти и заменить, чтобы отобразить все параметры.

В верхней части диалогового окна Найти и заменить выберите Заменить, а затем выберите в поле Найти, но не введите ничего. После этого при выборе специального знака Word автоматически поместит код знака в соответствующее поле.

Примечание: Щелкните стрелку в нижней части диалогового окна Найти и заменить, чтобы отобразить все параметры.

В меню Специальный выберите нужный специальный знак.

Щелкните в поле Заменить на.

В меню Специальный выберите специальный знак, который нужно использовать для замены.

Нажмите кнопку Заменить или Найти далее.

Продвинутый поиск

Мало, кто обращается к кнопке Параметры в диалоговом окне Найти и заменить. А зря. В ней скрыто много полезностей, которые помогают решить проблемы поиска. После нажатия кнопки Параметры добавляются дополнительные поля, которые еще больше углубляют и расширяют условия поиска.

С помощью дополнительных параметров поиск в Excel может заиграть новыми красками в прямом смысле слова. Так, искать можно не только заданное число или текст, но и формат ячейки (залитые определенным цветом, имеющие заданные границы и т.д.).

После нажатия кнопки Формат выскакивает знакомое диалоговое окно формата ячеек, только в этот раз мы не создаем, а ищем нужный формат. Формат также можно не задавать вручную, а выбрать из имеющегося, воспользовавшись специальной командой Выбрать формат из ячейки:

Таким образом можно отыскать, к примеру, все объединенные ячейки, что другим способом сделать весьма проблематично.

Поиск формата – это хорошо, но чаще искать приходится конкретные значения. И тут Excel предоставляет дополнительные возможности для расширения и уточнения параметров поиска.

Первый выпадающий список Искать предлагает ограничить поиск одним листом или расширить его до целой книги.

По умолчанию (если не лезть в параметры) поиск происходит только на активном листе. Для повторения поиска на другом листе все действия нужно проделать еще раз. А если таких листов много, то поиск данных может отнять немало времени. Однако если выбрать пункт Книга, то поиск произойдет сразу по всем листам активной книги. Выгода очевидна.

Список Просматривать с выпадающими вариантами по строкам или столбцам, видимо, сохранился от старых версий, когда поиск требовал много ресурсов и времени. Сейчас это не актуально. В общем, я не пользуюсь.

В следующем выпадающем списке находится замечательная возможность поиска по формулам, значениям, а также примечаниям. По умолчанию Excel производит поиск в формулах либо, если их нет, в содержимом ячейки. Например, если искать фамилию Иванов, а фамилия эта есть результат формулы (копируется из соседнего листа), то поиск нечего не даст, т.к. в ячейке нет искомого перечня символов. По той же причине не удастся отыскать число, являющееся результатом работы какой-либо функции. Поэтому бывает смотришь в упор на ячейку, видишь искомое значение, а Excel его почему-то не видит. Это не глюк, это настройка поиска. Измените данный параметр на Значения и поиск будет осуществляться по тому, что отражено в ячейке, независимо от содержимого. Например, если в ячейке содержится результат вычисления 1/6 (как значение, а не формула) и при этом формат отражает только 3 знака после запятой (т.е 0,167), то поиск символов «167» при выборе параметра Формулы эту ячейку не обнаружит (реальное содержимое ячейки — это 0,166666…), а при выборе Значения поиск увенчается успехом (искомые символы совпадают с тем, что отражается в ячейке). И последний пункт в данном списке – Примечания. Поиск осуществляется только в примечаниях. Очень может помочь, т.к. примечания часто скрыты.

В диалоговом окне поиска есть еще две галочки Учитывать регистр и Ячейка целиком. По умолчанию Excel игнорирует регистр, но можно сделать так, чтобы «иванов» и «Иванов» отличались. Галочка Ячейка целиком также может оказаться весьма полезной, если ищется ячейка не с указанным фрагментом, а полностью состоящая из искомых символов. К примеру, как найти ячейки, содержащие только 0? Обычный поиск не подойдет, т.к. будут выдаваться и 10, и 100. Зато, если установить галочку Ячейка целиком, то все пойдет, как по маслу.

Замена слов по всему документу Word

Также в Word можно выполнять поиск и замену слов по всему документу. Для этого нужно перейти на вкладку «Главная» и нажать на кнопку «Заменить» или использовать комбинацию клавиш CTRL-H.

В результате откроется всплывающее окно «Найти и заменить». Здесь на вкладке «Заменить» можно искать слова и автоматически заменять их на другие.

Для этого нужно ввести исходный текст в строку «Найти» и новый текст в строку «Заменить на». После этого для замены нужно нажимать на кнопку «Заменить», если вы уверены и хотите заменить сразу все найденные отрывки текста, то можно нажать на кнопку «Заменить все».

Если нажать на кнопку «Больше», то появятся дополнительные настройки замены текста.

Здесь можно выбрать направление поиска, включить учет регистра (большие и маленькие буквы) и т. д.

Более подробно о поиске и замене в отдельной статье:

• Как заменить одно слово на другое в Word.

Инструкция

Найти и заменить

1. Выберите функцию Найти и заменить (доступа по умолчанию);
2. Вставьте исходный текст для изменения;
3. В строке Найти укажите искомое слово или фразу;
4. В поле Заменить введите новое значение;
5. Нажмите на кнопку Выполнить. Алгоритм найдет все вхождения и заменит.

Найти и удалить

1. Выберите функцию Найти и удалить;
2. Вставьте исходный текст в текстовое окно;
3. В строке Найти укажите слово или фразу для удаления;
4. Нажмите на Выполнить. Алгоритм удалит все найденные значения.

Найти и выделить

1. Чтобы подсветить буквы или слово, выберите нужную функцию;
2. Укажите ключ-значение в поле Найти;
3. Далее кнопка Выполнить для определения всех значений.

Примечание. В нижней части формы программа укажет сколько было найдено и изменено вхождений в тексте.

С лёгкостью можно отправить полученный результат в буфер обмена — просто нажмите на кнопку Скопировать в самом низу.

Теги