Excel заполнить ячейку значением другой ячейки

Заполнение пустых ячеек значениями из соседних ячеек

Как известно, для полноценной работы с данными (фильтрации, сортировки, подведения итогов и т.д.) нужен непрерывный список, т.е. таблица без разрывов (пустых строк и ячеек — по возможности). На практике же часто мы имеем как раз таблицы с пропущенными пустыми ячейками — например после копирования результатов сводных таблиц или выгрузок в Excel из внешних программ. Таким образом, возникает необходимость заполнить пустые ячейки таблицы значениями из верхних ячеек, то бишь…

В общем случае, может возникнуть необходимость делать такое заполнение не только вниз, но и вверх, вправо и т.д. Давайте рассмотрим несколько способов реализовать такое.

Способ 1. Без макросов

Выделяем диапазон ячеек в первом столбце, который надо заполнить (в нашем примере, это A1:A12).

Нажимаем клавишу F5 и затем кнопку Выделить (Special) и в появившемся окне выбираем Выделить пустые ячейки (Blanks):

Не снимая выделения, вводим в первую ячейку знак «равно» и щелкаем по предыдущей ячейке или жмём стрелку вверх (т.е. создаем ссылку на предыдущую ячейку, другими словами):

И, наконец, чтобы ввести эту формулу сразу во все выделенные (пустые) ячейки нажимаем Ctrl + Enter вместо обычного Enter. И все! Просто и красиво.

В качестве завершающего мазка я советовал бы заменить все созданные формулы на значения, ибо при сортировке или добавлении/удалении строк корректность формул может быть нарушена. Выделите все ячейки в первом столбце, скопируйте и тут же вставьте обратно с помощью Специальной вставки (Paste Special) в контекстом меню, выбрав параметр Значения (Values). Так будет совсем хорошо.

Способ 2. Заполнение пустых ячеек макросом

Если подобную операцию вам приходится делать часто, то имеем смысл сделать для неё отдельный макрос, чтобы не повторять всю вышеперечисленную цепочку действий вручную. Для этого жмём Alt+F11 или кнопку Visual Basic на вкладке Разработчик (Developer), чтобы открыть редактор VBA, затем вставляем туда новый пустой модуль через меню Insert — Module и копируем или вводим туда вот такой короткий код:

Sub Fill_Blanks()
    For Each cell In Selection
        If IsEmpty(cell) Then cell.Value = cell.Offset(-1, 0).Value
    Next cell
End Sub

Как легко можно сообразить, этот макрос проходит в цикле по всем выделенным ячейкам и, если они не пустые, заполняет их значениями из предыдущей ячейки.

Для удобства, можно назначить этому макросу сочетание клавиш или даже поместить его в Личную Книгу Макросов (Personal Macro Workbook), чтобы этот макрос был доступен при работе в любом вашем файле Excel.

Способ 3. Power Query

Power Query — это очень мощная бесплатная надстройка для Excel от Microsoft, которая может делать с данными почти всё, что угодно — в том числе, легко может решить и нашу задачу по заполнению пустых ячеек в таблице. У этого способа два основных преимущества:

• Если данных много, то ручной способ с формулами или макросы могут заметно тормозить. Power Query сделает всё гораздо шустрее.
• При изменении исходных данных достаточно будет просто обновить запрос Power Query. В случае использования первых двух способов — всё делать заново.

Для загрузки нашего диапазона с данными в Power Query ему нужно либо дать имя (через вкладку Формулы — Диспетчер имен), либо превратить в «умную» таблицу командой Главная — Форматировать как таблицу (Home — Format as Table) или сочетанием клавиш Ctrl+T:

После этого на вкладке Данные (Data) нажмем на кнопку Из таблицы / диапазона (From Table/Range). Если у вас Excel 2010-2013 и Power Query установлена как отдельная надстройка, то вкладка будет называться, соответственно, Power Query.

В открывшемся редакторе запросов выделим столбец (или несколько столбцов, удерживая Ctrl) и на вкладке Преобразование выберем команду Заполнить — Заполнить вниз (Transform — Fill — Fill Down):

Вот и всё Осталось готовую таблицу выгрузить обратно на лист Excel командой Главная — Закрыть и загрузить — Закрыть и загрузить в… (Home — Close&Load — Close&Load to…)

В дальнейшем, при изменении исходной таблицы, можно просто обновлять запрос правой кнопкой мыши или на вкладке Данные — Обновить всё (Data — Refresh All).

Ссылки по теме

• Объединение двух столбцов с данными
• Быстрое выделение всех ячеек с формулами или константами
• Быстрое заполнение пустых ячеек макросом из надстройки PLEX

Допустим, вы создали раскрывающийся список на основе значений в диапазоне A2: A8. При выборе значения в раскрывающемся списке необходимо, чтобы соответствующие значения в диапазоне B2: B8 автоматически подставлялись в определенную ячейку. Например, когда вы выбираете Наталию из раскрывающегося списка, соответствующий балл 40 будет заполнен в E2, как показано на скриншоте ниже. В этом руководстве представлены два метода, которые помогут вам решить проблему.

Выпадающий список автоматически заполняется функцией ВПР.
Выпадающий список автоматически заполняется замечательным инструментом
Дополнительные руководства для раскрывающегося списка …

Выпадающий список автоматически заполняется функцией ВПР.

Пожалуйста, сделайте следующее, чтобы автоматически заполнить другие ячейки при выборе в раскрывающемся списке.

1. Выберите пустую ячейку, в которую вы хотите автоматически подставить соответствующее значение.

2. Скопируйте и вставьте в нее приведенную ниже формулу, а затем нажмите Enter .

=VLOOKUP(D2,A2:B8,2,FALSE)

Внимание: В формуле D2 это выпадающий список ЯЧЕЙКА, A2: B8 диапазон таблицы включает значение поиска и результаты, а также число 2 указывает номер столбца, в котором находятся результаты. Например, если результаты находятся в третьем столбце диапазона таблицы, измените 2 на 3. Вы можете изменить значения переменных в формуле в зависимости от ваших потребностей.

3. С этого момента, когда вы выбираете имя в раскрывающемся списке, E2 будет автоматически заполняться определенной оценкой.

Выпадающий список автоматически заполняется Kutools for Excel

Yвы можете легко заполнить другие значения на основе выбора из раскрывающегося списка, не запоминая формулы с Найдите значение в списке формула Kutools for Excel.

1. Выберите ячейку для поиска значения автозаполнения (говорит ячейка C10), а затем щелкните Кутулс > Формула Помощник > Формула Помощник, см. снимок экрана:

3. В Помощник по формулам диалоговом окне укажите следующие аргументы:

• В разделе Выберите формулу коробка, найдите и выберите Найдите значение в списке;
  Tips: Вы можете проверить Фильтр введите определенное слово в текстовое поле, чтобы быстро отфильтровать формулу.
• В разделе Таблица_массив поле, щелкните кнопка для выбора диапазона таблицы, который содержит значение поиска и значение результата;
• В разделе Look_value поле, щелкните кнопку, чтобы выбрать ячейку, содержащую искомое значение. Или вы можете напрямую ввести значение в это поле;
• В разделе Колонка поле, щелкните кнопку, чтобы указать столбец, из которого вы вернете совпадающее значение. Или вы можете ввести номер столбца в текстовое поле, если вам нужно.
• Нажмите OK.

Теперь соответствующее значение ячейки будет автоматически заполнено в ячейке C10 на основе выбора раскрывающегося списка.

  Если вы хотите получить бесплатную пробную версию (30-день) этой утилиты, пожалуйста, нажмите, чтобы загрузить это, а затем перейдите к применению операции в соответствии с указанными выше шагами.

Демо: раскрывающийся список автоматически заполняется без запоминания формул

Статьи по теме:

Подстановка значений в Microsoft Excel подразумевает замену одной части текста на другую с выводом результата в отдельной ячейке. Это избавит вас от необходимости самостоятельно вносить одни и те же коррективы в большое количество полей. Осуществляется подобная манипуляция с использованием всего одной функции, но далее я расскажу еще и о ее модернизации для тех, кто исправляет ошибочный импорт, переводя текстовые значения в числовые.

Когда это может понадобиться?

Отвечу на самый главный вопрос по теме: «Когда может понадобиться подстановка значений?». Выполнение этой операции в первую очередь подразумевает замену любых символов. Например, вы импортировали диапазон значений из другой программы, где для разделения дробной части вместо запятой используется точка. Соответственно, Excel подумает, что это текстовые значения, и откажется использовать их при создании функций.

Вы можете исправить все это вручную, удаляя старые знаки и добавляя новые, после чего проверить настройки формата каждой ячейки. Однако это делается долго и неудобно. Проще создать новый столбец с использованием функций. ПОДСТАВИТЬ и ЗНАЧЕН. Так вы создадите столбец с правильными данными, которые можно использовать для любых целей, включая копирование и удаление всего лишнего.

Использование функции ПОДСТАВИТЬ

Для начала разберемся с тем, как работает синтаксис основной функции – ПОДСТАВИТЬ. Объявим ее и рассмотрим каждый аргумент, чтобы при дальнейшем использовании у вас не возникло никаких проблем.

1. Для начала выберите необходимую клетку, нажмите по ней левой кнопкой мыши для активации и объявите функцию =ПОДСТАВИТЬ().

2. В скобках напишите номер ячейки, с которой нужно взять исходный текст.

3. Поставьте точку с запятой для отделения аргументов, в кавычках напишите символ или несколько символов, от которых хотите избавиться.

4. Снова отделите аргумент и в кавычках напишите новый символ для замены.

5. Это вся формула, поэтому можете нажать Enter и посмотреть, что получилось в итоге.

Для наглядности оставляю используемую мной формулу целиком, чтобы вы могли редактировать ее под себя и не вводить каждый символ вручную. Это поможет значительно сэкономить время.

=ПОДСТАВИТЬ(A2;".";",")

Добавление функции ЗНАЧЕН

Теперь модернизируем формулу, чтобы в итоге получить числовое значение, а не текст, как в исходном варианте. Для этого понадобится функция ЗНАЧЕН, которую просто нужно вписать в строку, поставив дополнительные кавычки.

1. Выполните редактирование, чтобы в итоге получить примерно такой результат: =ЗНАЧЕН(ПОДСТАВИТЬ(A2;».»;»,»)).

2. Нажмите Enter для применения изменений и обратите внимание на то, что теперь числа отображаются справа в ячейке, что говорит об успешной смене формата с текстового на числовой.

3. Остается только растянуть формулу на все остальные клетки, чтобы завершить замену в массиве данных. Зажмите правый нижний угол ячейки и потяните вниз.

4. Посмотрите на таблицу и удалите лишнюю информацию, которая после преобразования больше не понадобится.

Работа с массивами данных в Microsoft Excel часто заставляет юзера вносить правки в текст, что особенно актуально при импорте дробных чисел. Теперь вы узнали, что решить проблему можно при помощи всего одной формулы, состоящей из двух функций. Используйте это, чтобы оптимизировать взаимодействие с электронной таблицей.