Доброго времени!
В офисной работе часто возникает необходимость создать какой-нибудь общий документ Excel, в который бы вносили изменения сразу несколько человек (расшарив его в сети).
Разумеется, среди пользователей не все хорошо разбираются с ПК — и есть большая вероятность того, что своими не аккуратными действиями могут испортить документ… 😠
Хорошим решением подобной загвоздки может стать защита определенных ячеек от редактирования — т.е. позволить пользователям изменять документ только в разрешенном месте!
Собственно, об этом и будет сегодняшняя заметка. 👇
*
Примечание: все скрины в статье сделаны в MS Office 2019. Если у вас нет возможности использовать официальный продукт от Microsoft, можете воспользоваться его аналогами: https://ocomp.info/chem-zamenit-word-i-excel.html
*
Защищаем ячейки в Excel
❶
ШАГ 1
Для того, чтобы в Excel защитить ячейки от редактирования и изменения — необходимо прибегнуть к инструменту защиты всего листа. Однако, по умолчанию, в этом случае Excel блокирует все ячейки, что нас не очень устраивает…
Поэтому, сначала необходимо выделить те ячейки (строки/столбцы), которые мы хотим разрешить редактировать, после нажать по ним правой кнопкой мышки и кликнуть по меню «Формат ячеек». См. пример ниже.
Формат ячеек
❷
ШАГ 2
Далее в меню «Защита» нужно снять галочку рядом с пунктом «Защищаемая ячейка». Нажать OK.
Защищаемая ячейка
❸
ШАГ 3
После перейти в меню «Рецензирование» и активировать инструмент «Защитить лист». Меню Excel приведено на скрине ниже.
Защитить лист
Далее укажите пароль и отметьте галочками, что пользователи могут делать с листом (можно оставить все по умолчанию).
Ввод пароля
❹
ШАГ 4
Собственно, на этом всё!
В заранее отмеченных нами ячейках (в шаге 1), в которых мы сняли защиту — можно вводить любые числа и значения, в других же — Excel блокирует ввод и просит снять защиту с листа. Удобно?!
Защита работает!
❺
ШАГ 5
Дополнительно Excel позволят сделать так, что ввести в ячейку можно будет только определенное значение. Например, число от 1 до 100! (дополнительная защита от «дурака»).
Покажу на простом примере как это делается…
Сначала нужно выделить строку/столбец (или просто ячейки), перейти в меню «Данные» и кликнуть по инструменту «Проверка данных» (как он выглядит — показано на скриншоте ниже).
Проверка данных на этапе ввода
Далее в параметрах задаете тип значения, минимум и максимум, и вписываете подсказку. Пример ниже.
Указание диапазона верных значений
После этого, когда поставите курсор в «нашу ячейку» Excel сразу же подскажет, что ввести можно от 1 до 100 (а если кто-то введет что-то отличное — выскочит ошибка 👇).
Как работает проверка
Примечание: разумеется, вместо моего диапазона чисел — можно указать любые другие, или вообще разрешить вводить нечто иное…
В общем-то, достаточно полезный инструмент, когда хочешь разрешить работать с документом пользователям с разным уровнем подготовки…
*
На этом сегодня всё, удачной работы!
👋
Первая публикация: 22.09.2019
Корректировка: 15.11.2022
Полезный софт:
-
- Видео-Монтаж
Отличное ПО для создания своих первых видеороликов (все действия идут по шагам!).
Видео сделает даже новичок!
-
- Ускоритель компьютера
Программа для очистки Windows от «мусора» (удаляет временные файлы, ускоряет систему, оптимизирует реестр).
Используйте проверку данных, чтобы ограничить тип данных или значения, которые пользователи вводит в ячейку, например раскрывающийся список.
Проверьте, как это работает!
-
Выделите ячейки, для которых необходимо создать правило.
-
Выберите Данные > Проверка данных.
-
На вкладке Параметры в списке Тип данных выберите подходящий вариант:
-
Целое число, чтобы можно было ввести только целое число.
-
Десятичное число, чтобы можно было ввести только десятичное число.
-
Список, чтобы данные выбирались из раскрывающегося списка.
-
Дата, чтобы можно было ввести только дату.
-
Время, чтобы можно было ввести только время.
-
Длина текста, чтобы ограничить длину текста.
-
Другой, чтобы задать настраиваемую формулу.
-
-
В списке Значение выберите условие.
-
Задайте остальные обязательные значения с учетом параметров Тип данных и Значение.
-
Откройте вкладку Подсказка по вводу и настройте сообщение, которое будут видеть пользователи при вводе данных.
-
Установите флажок Отображать подсказку, если ячейка является текущей, чтобы при выделении ячеек или наведении на них указателя пользователю отображалось сообщение.
-
Откройте вкладку Сообщение об ошибке, чтобы настроить сообщение об ошибке, и выберите Вид.
-
Нажмите ОК.
Теперь, если пользователь попытается ввести недопустимое значение, появится сообщение об ошибке с настроенным сообщением.
Скачивание примеров
Скачать образец книги со всеми примерами проверки данных из этой статьи
Если вы создаете лист, на котором пользователи должны вводить данные, может потребоваться ограничить ввод определенным диапазоном дат или чисел либо разрешить ввод только положительных целых чисел. В Excel можно ограничить ввод данных в определенные ячейки с помощью функции проверка данных, предлагающей пользователям вводить допустимые данные при выделении ячейки и отображающей сообщение об ошибке, если пользователь вводит недопустимые данные.
Ограничение ввода данных
-
Выделите ячейки, для которых нужно ограничить ввод данных.
-
На вкладке Данные щелкните Проверка данных > Проверка данных.
Примечание: Если команда проверки недоступна, возможно, лист защищен или книга является общей. Если книга является общей или лист защищен, изменить параметры проверки данных невозможно. Дополнительные сведения о защите книги см. в статье Защита книги.
-
В поле Тип данных выберите тип данных, который нужно разрешить, и заполните ограничивающие условия и значения.
Примечание: Поля, в которых вводятся ограничивающие значения, помечаются на основе выбранных вами данных и ограничивающих условий. Например, если выбран тип данных «Дата», вы сможете вводить ограничения в полях минимального и максимального значения с пометкой Начальная дата и Конечная дата.
Запрос для пользователей на ввод допустимых значений
Когда пользователь щелкает ячейку, содержащую требования к вводу данных, можно отобразить сообщение о том, какие данные допустимы.
-
Выделите ячейки, в которых для пользователей нужно отображать запрос на ввод допустимых данных.
-
На вкладке Данные щелкните Проверка данных > Проверка данных.
Примечание: Если команда проверки недоступна, возможно, лист защищен или книга является общей. Если книга является общей или лист защищен, изменить параметры проверки данных невозможно. Дополнительные сведения о защите книги см. в статье Защита книги.
-
На вкладке Подсказка по вводу установите флажок Отображать подсказку, если ячейка является текущей.
-
В поле Заголовок введите заголовок сообщения.
-
В поле Подсказка по вводу введите сообщение, которое должно отображаться.
Отображение сообщения об ошибке при вводе недопустимых данных
При наличии ограничений для данных и при вводе пользователем недопустимых данных в ячейку можно отображать сообщение об ошибке.
-
Выберите ячейки, в которых нужно отображать сообщение об ошибке.
-
На вкладке Данные щелкните Проверка данных > Проверка данных.
Примечание: Если команда проверки недоступна, возможно, лист защищен или книга является общей. Если книга является общей или лист защищен, изменить параметры проверки данных невозможно. Дополнительные сведения о защите книги см. в статье Защита книги.
-
Н вкладке Сообщение об ошибке в поле Заголовок введите заголовок сообщения.
-
В поле Сообщение введите сообщение, которое должно отображаться при вводе недопустимых данных.
-
Выполните одно из следующих действий.
Задача
В контекстном меню
Вид
выберитеТребовать от пользователей исправления ошибки перед продолжением
Остановка
Предупреждать пользователей о том, что данные недопустимы, и требовать от них выбора варианта Да или Нет, чтобы указать, нужно ли продолжать
Предупреждение
Предупреждать пользователей о том, что данные недопустимы, но разрешить продолжать после закрытия предупреждающего сообщения
Сообщение
Добавление проверки данных в ячейку или диапазон ячеек
Примечание: Первые два действия, указанные в этом разделе, можно использовать для добавления любого типа проверки данных. Действия 3–7 относятся к созданию раскрывающегося списка.
-
Выделите одну или несколько ячеек, к которым нужно применить проверку.
-
На вкладке Данные в группе Работа с данными нажмите кнопку Проверка данных.
-
На вкладке Параметры в поле Разрешить выберите Список.
-
В поле Источник введите значения списка, разделенные запятыми. Например, введите Низкий,Средний,Высокий.
-
Убедитесь, что установлен флажок Список допустимых значений. В противном случае рядом с ячейкой не будет отображена стрелка раскрывающегося списка.
-
Чтобы указать, как обрабатывать пустые (нулевые) значения, установите или снимите флажок Игнорировать пустые ячейки.
-
Протестируйте правильность работы проверки данных. Попробуйте ввести в ячейку сначала допустимые, а потом недопустимые данные и убедитесь, что параметры проверки применяются, как вы хотите, а ваши сообщения появляются в нужный момент.
Примечания:
-
После создания раскрывающегося списка убедитесь, что он работает так, как нужно. Например, можно проверить, достаточно ли ширины ячеек для отображения всех ваших записей.
-
Отмена проверки данных. Выделите ячейки, проверку которых вы хотите отменить, щелкните Данные > Проверка данных и в диалоговом окне проверки данных нажмите кнопки Очистить все и ОК.
В таблице перечислены другие типы проверки данных и указано, как применить их к данным на листе.
|
Чтобы: |
Сделайте следующее: |
|---|---|
|
Разрешить вводить только целые числа из определенного диапазона |
|
|
Разрешить вводить только десятичные числа из определенного диапазона |
|
|
Разрешить вводить только даты в заданном интервале времени |
|
|
Разрешить вводить только время в заданном интервале |
|
|
Разрешить вводить только текст определенной длины |
|
|
Вычислять допустимое значение на основе содержимого другой ячейки |
|
на вкладке Главная в группе Число.Примечания:
-
В примерах ниже при создании формул с условиями используется настраиваемый вариант. В этом случае содержимое поля «Данные» не играет роли.
-
Представленные в этой статье снимки экрана созданы в Excel 2016, но функции аналогичны Excel в Интернете.
|
Чтобы |
Введите формулу |
|---|---|
|
Значение в ячейке, содержащей код продукта (C2), всегда начинается со стандартного префикса «ID-» и имеет длину не менее 10 (более 9) знаков. |
=И(ЛЕВСИМВ(C2;3)=»ID-«;ДЛСТР(C2)>9) |
|
Ячейка с наименованием продукта (D2) содержала только текст. |
=ЕТЕКСТ(D2) |
|
Значение в ячейке, содержащей чью-то дату рождения (B6), было больше числа лет, указанного в ячейке B4. |
=ЕСЛИ(B6<=(СЕГОДНЯ()-(365*B4));TRUE,FALSE) |
|
Все данные в диапазоне ячеек A2:A10 содержали уникальные значения. |
=СЧЁТЕСЛИ($A$2:$A$10;A2)=1 Примечание: Необходимо сначала ввести формулу проверки данных в ячейку A2, а затем скопировать эту ячейку в ячейки A3:A10 так, чтобы второй аргумент СЧЁТЕСЛИ соответствовал текущей ячейке. Часть A2)=1 изменится на A3)=1, A4)=1 и т. д. Дополнительные сведения |
|
Адрес электронной почты в ячейке B4 содержал символ @. |
=ЕЧИСЛО(НАЙТИ(«@»,B4)) |
Совет: Если вы владелец малого бизнеса и хотите получить дополнительные сведения о настройке Microsoft 365, посетите раздел Справка и обучение для малого бизнеса.
Хотите узнать больше?
Создание раскрывающегося списка
Добавление и удаление элементов раскрывающегося списка
Дополнительные сведения о проверке данных
Файлы Microsoft Excel довольно часто используются для хранения данных, с которыми работает несколько различных пользователей. Иногда пользователи ошибаются и вводят некорректные данные, из за чего возникают проблемы различной степени сложности, в зависимости от важности данных. Однако подобной ситуации можно легко избежать.
Специально на такой случай в Excel есть возможность проверять корректность данных, записываемых в определенные ячейки. При вводе недопустимых данных Excel будет выдавать предупреждение или запрет на продолжение операции.
Для включения проверки надо выделить защищаемые ячейки, затем перейти на вкладку «Данные» и выбрать пункт «Проверка данных».
В открывшемся окне на вкладке «Параметры» сначала выбираем тип данных, которые могут быть записаны в выбранные ячейки, а затем задаем ограничения для выбранного типа данных. Вариантов довольно много, например, в качестве ограничения можно указать определенный диапазон чисел, промежуток временидаты, текст определенной длины или указать файл со списком допустимых значений. Также возможно задать формулу для вычисления допустимых значений на основании содержимого других ячеек.
В качестве примера укажем любое целое число не больше 100000.
На вкладке «Сообщение об ошибке» выбираем действие, которое должно произойти при неверном вводе. Выбрать можно один из трех вариантов:
• Останов — останавливает операцию, предотвращая ввод некорректных данных;
• Предупреждение — при вводе некорректных данных выдается предупреждение, но пользователю дается возможность продолжить операцию;
• Сообщение — пользователь уведомляется о том, что введенные данные недопустимы, однако ввод данных разрешен.
Также здесь можно добавить заголовок и текст сообщения, который увидит пользователь при вводе неправильного значения. Это должно помочь пользователю понять, что он делает не так.
А вот так выглядит сообщение, выдаваемое при попытке ввода данных, не подходящих под заданное условие.
В качестве дополнительной помощи на вкладке «Сообщение для ввода» есть возможность оставить подсказку.
Эта подсказка будет появляться рядом с ячейкой при ее выборе и оставаться на экране до тех пор, пока вы не перейдете к другой ячейке.
И если уж так случилось, что пользователям все таки удалось ″накосячить″, есть возможность выделить неправильно введенные данные. Сделать это можно, выбрав в меню «Проверка данных» пункт «Обвести неверные данные».
Подобные несложные действия облегчат жизнь пользователям и помогут избежать многих проблем при совместной работе с данными в excel.
Содержание
- Включение блокирования ячеек
- Способ 1: включение блокировки через вкладку «Файл»
- Способ 2: включение блокировки через вкладку «Рецензирование»
- Разблокировка диапазона
- Вопросы и ответы
При работе с таблицами Excel иногда возникает потребность запретить редактирование ячейки. Особенно это актуально для диапазонов, где содержатся формулы, или на которые ссылаются другие ячейки. Ведь внесенные в них некорректные изменения могут разрушить всю структуру расчетов. Производить защиту данных в особенно ценных таблицах на компьютере, к которому имеет доступ и другие лица кроме вас, просто необходимо. Необдуманные действия постороннего пользователя могут разрушить все плоды вашей работы, если некоторые данные не будут хорошо защищены. Давайте взглянем, как именно это можно сделать.
Включение блокирования ячеек
В Экселе не существует специального инструмента, предназначенного для блокировки отдельных ячеек, но данную процедуру можно осуществить с помощью защиты всего листа.
Способ 1: включение блокировки через вкладку «Файл»
Для того, чтобы защитить ячейку или диапазон нужно произвести действия, которые описаны ниже.
- Выделите весь лист, кликнув по прямоугольнику, который находится на пересечении панелей координат Excel. Кликните правой кнопкой мыши. В появившемся контекстном меню перейдите по пункту «Формат ячеек…».
- Откроется окно изменения формата ячеек. Перейдите во вкладку «Защита». Снимите галочку около параметра «Защищаемая ячейка». Нажмите на кнопку «OK».
- Выделите диапазон, который желаете заблокировать. Опять перейдите в окно «Формат ячеек…».
- Во вкладке «Защита» поставьте галочку у пункта «Защищаемая ячейка». Кликните по кнопке «OK».
Но, дело в том, что после этого диапазон ещё не стал защищенным. Он станет таковым только тогда, когда мы включим защиту листа. Но при этом, изменять нельзя будет только те ячейки, где мы установили галочки в соответствующем пункте, а те, в которых галочки были сняты, останутся редактируемыми.
- Переходим во вкладку «Файл».
- В разделе «Сведения» кликаем по кнопке «Защитить книгу». В появившемся списке выбираем пункт «Защитить текущий лист».
- Открываются настройки защиты листа. Обязательно должна стоять галочка около параметра «Защитить лист и содержимое защищаемых ячеек». При желании можно установить блокирование определенных действий, изменяя настройки в параметрах, находящихся ниже. Но, в большинстве случаев, настройки выставленные по умолчанию, удовлетворяют потребностям пользователей по блокировке диапазонов. В поле «Пароль для отключения защиты листа» нужно ввести любое ключевое слово, которое будет использоваться для доступа к возможностям редактирования. После того, как настройки выполнены, жмем на кнопку «OK».
- Открывается ещё одно окно, в котором следует повторить пароль. Это сделано для того, чтобы, если пользователь в первый раз ввел ошибочный пароль, тем самым навсегда не заблокировал бы сам себе доступ к редактированию. После ввода ключа нужно нажать кнопку «OK». Если пароли совпадут, то блокировка будет завершена. Если они не совпадут, то придется производить повторный ввод.
Теперь те диапазоны, которые мы ранее выделили и в настройках форматирования установили их защиту, будут недоступны для редактирования. В остальных областях можно производить любые действия и сохранять результаты.
Способ 2: включение блокировки через вкладку «Рецензирование»
Существует ещё один способ заблокировать диапазон от нежелательного изменения. Впрочем, этот вариант отличается от предыдущего способа только тем, что выполняется через другую вкладку.
- Снимаем и устанавливаем флажки около параметра «Защищаемая ячейка» в окне формата соответствующих диапазонов точно так же, как мы это делали в предыдущем способе.
- Переходим во вкладку «Рецензирование». Кликаем по кнопке «Защитить лист». Эта кнопка расположена в блоке инструментов «Изменения».
- После этого открывается точно такое же окно настроек защиты листа, как и в первом варианте. Все дальнейшие действия полностью аналогичные.
Урок: Как поставить пароль на файл Excel
Разблокировка диапазона
При нажатии на любую область заблокированного диапазона или при попытке изменить её содержимое будет появляться сообщение, в котором говорится о том, что ячейка защищена от изменений. Если вы знаете пароль и осознано хотите отредактировать данные, то для снятия блокировки вам нужно будет проделать некоторые действия.
- Переходим во вкладку «Рецензирование».
- На ленте в группе инструментов «Изменения» кликаем по кнопке «Снять защиту с листа».
- Появляется окошко, в которое следует ввести ранее установленный пароль. После ввода нужно кликнуть по кнопке «OK».
После этих действий защита со всех ячеек будет снята.
Как видим, несмотря на то, что в программе Эксель не имеется интуитивно понятного инструмента для защиты конкретной ячейки, а не всего листа или книги, данную процедуру можно выполнить путем некоторых дополнительных манипуляций через изменение форматирования.
Еще статьи по данной теме:
Помогла ли Вам статья?
Microsoft Excel предоставляет пользователю несколько, условно выражаясь, уровней защиты — от простой защиты отдельных ячеек до шифрования всего файла шифрами крипто-алгоритмов семейства RC4. Разберем их последовательно…
Уровень 0. Защита от ввода некорректных данных в ячейку
Самый простой способ. Позволяет проверять что именно пользователь вводит в определенные ячейки и не разрешает вводить недопустимые данные (например, отрицательную цену или дробное количество человек или дату октябрьской революции вместо даты заключения договора и т.п.) Чтобы задать такую проверку ввода, необходимо выделить ячейки и выбрать на вкладке Данные (Data) кнопку Проверка данных (Data Validation). В Excel 2003 и старше это можно было сделать с помощью меню Данные — Проверка (Data — Validation). На вкладке Параметры из выпадающего списка можно выбрать тип разрешенных к вводу данных:
Соседние вкладки этого окна позволяют (при желании) задать сообщения, которые будут появляться перед вводом — вкладка Сообщение для ввода (Input Message), и в случае ввода некорректной информации — вкладка Сообщение об ошибке (Error Alert):
Уровень 1. Защита ячеек листа от изменений
Мы можем полностью или выборочно запретить пользователю менять содержимое ячеек любого заданного листа. Для установки подобной защиты следуйте простому алгоритму:
- Выделите ячейки, которые не надо защищать (если таковые есть), щелкните по ним правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню команду Формат ячеек (Format Cells). На вкладке Защита (Protection) снимите флажок Защищаемая ячейка (Locked). Все ячейки, для которых этот флажок останется установленным, будут защищены при включении защиты листа. Все ячейки, где вы этот флаг снимете, будут доступны для редактирования несмотря на защиту. Чтобы наглядно видеть, какие ячейки будут защищены, а какие — нет, можно воспользоваться этим макросом.
- Для включения защиты текущего листа в Excel 2003 и старше — выберите в меню Сервис — Защита — Защитить лист (Tools — Protection — Protect worksheet), а в Excel 2007 и новее — нажмите кнопку Защитить лист (Protect Sheet) на вкладке Рецензирование (Reveiw). В открывшемся диалоговом окне можно задать пароль (он будет нужен, чтобы кто попало не мог снять защиту) и при помощи списка флажков настроить, при желании, исключения:
Т.е., если мы хотим оставить пользователю возможность, например, форматировать защищенные и незащищенные ячейки, необходимо установить первых три флажка. Также можно разрешить пользователям использовать сортировку, автофильтр и другие удобные средства работы с таблицами.
Уровень 2. Выборочная защита диапазонов для разных пользователей
Если предполагается, что с файлом будут работать несколько пользователей, причем каждый из них должен иметь доступ в свою область листа, то можно установить защиту листа с разными паролями на разные диапазоны ячеек.
Чтобы сделать это выберите на вкладке Рецензирование (Review) кнопку Разрешить изменение диапазонов (Allow users edit ranges). В версии Excel 2003 и старше для этого есть команда в меню Сервис — Защита — Разрешить изменение диапазонов (Tools — Protection — Allow users to change ranges):
В появившемся окне необходимо нажать кнопку Создать (New) и ввести имя диапазона, адреса ячеек, входящих в этот диапазон и пароль для доступа к этому диапазону:
Повторите эти действия для каждого из диапазонов разных пользователей, пока все они не окажутся в списке. Теперь можно нажать кнопку Защитить лист (см. предыдущий пункт) и включить защиту всего листа.
Теперь при попытке доступа к любому из защищенных диапазонов из списка, Excel будет требовать пароль именно для этого диапазона, т.е. каждый пользователь будет работать «в своем огороде».
Уровень 3. Защита листов книги
Если необходимо защититься от:
- удаления, переименования, перемещения листов в книге
- изменения закрепленных областей («шапки» и т.п.)
- нежелательных изменений структуры (сворачивание строк/столбцов при помощи кнопок группировки «плюс/минус»)
- возможности сворачивать/перемещать/изменять размеры окна книги внутри окна Excel
то вам необходима защита всех листов книги, с помощью кнопки Защитить книгу (Protect Workbook) на вкладке Рецензирование (Reveiw) или — в старых версиях Excel — через меню Сервис — Защита — Защитить книгу (Tools — Protection — Protect workbook):
Уровень 4. Шифрование файла
При необходимости, Excel предоставляет возможность зашифровать весь файл книги, используя несколько различных алгоритмов шифрования семейства RC4. Такую защиту проще всего задать при сохранении книги, т.е. выбрать команды Файл — Сохранить как (File — Save As), а затем в окне сохранения найти и развернуть выпадающий список Сервис — Общие параметры (Tools — General Options). В появившемся окне мы можем ввести два различных пароля — на открытие файла (только чтение) и на изменение:
Ссылки по теме
- Как установить/снять защиту на все листы книги сразу (надстройка PLEX)
- Подсветка незащищенных ячеек цветом
- Правильная защита листов макросом