Как изменить значения в сводной таблице excel

Хитрости »

19 Июнь 2020              13363 просмотров

Как перейти к редактированию исходных данных прямо из сводной таблицы?

Несомненно, основная задача работы со сводными таблица — анализ данных. А раз мы что-то анализируем, значит может потребоваться и что-то изменить в случае нахождения каких-то расхождений. И самое печальное здесь то, что нельзя изменять значения непосредственно внутри сводной таблицы(OLAP не в счет :)). Зато мы можем посмотреть из каких строк исходной таблицы состоит конкретное значение.
Например, у нас есть таблица реализации следующего вида:

На основе её мы построили примерно такую сводную таблицу(как создать сводную можно посмотреть и прочитать в этой статье: Общие сведения о сводных таблицах):

В итогах у нас значения по прибыли, а красным выделены отрицательные значения, т.к. именно к таким нам следует присмотреться в первую очередь. Чтобы понять из каких строк исходной таблицы получилась сумма -1155 мы можем выделить эту ячейку внутри сводной таблицы -правая кнопка мыши —Показать детали(Show Details):

В итоге будет создан новый лист с таблицей, содержащей только те строки исходных данных, на основании которых сформировано выделенное нами значение:

Да, мы теперь можем целенаправленно и точечно посмотреть, изучить только нужные данные и принять решение. Но тут другая проблема: если нам надо что-то изменить, то это ни на что не повлияет. Т.к. показ деталей из сводной никак не связан уже ни с исходными данными, ни с самой сводной таблицей. Как же быть? Можно попробовать вернуться в лист с исходными данными и отфильтровать последовательно каждый столбец до нужных значений. Но это явно не самый быстрый и точный путь. Поэтому его даже не рассматриваем. Я хочу предложить путь быстрее и эффективнее. После того как отобразили детали — ничего с этим листом пока не делать. Переходим на лист с исходными данными -вкладка Данные(Data) -группа Сортировка и фильтр(Sort & Filter) —Дополнительно(Advanced). В появившейся форме указываем следующие данные:

Исходные диапазон: $A$1:$H$4777 (у меня эти ячейки на листе Data. Указываем обязательно с заголовками)
Диапазон условий: Таблица2[#Все] (это как раз наша таблица деталей, которую мы отобразили из сводной таблицы. Обращаю особое внимание на то, что должно быть именно Таблица2[#Все], т.е. с заголовками)
Обязательно оставляем отмеченным пункт Фильтровать список на месте. Нажимаем Ок.
В итоге у нас в исходной таблице отфильтруются ровно те строки, которые были отображены в деталях:

Краткое видео процесса:

И теперь мы спокойно можем их анализировать и при необходимости изменять.
Только следует помнить, что после любого изменения надо будет обновить сводную(правая кнопка мыши на любой ячейке сводной таблицы —Обновить(Refresh).

И одна большая ложка дегтя, которую никак не объехать: данный прием работает не со всеми сводными. Если сводная создана из базы данных или иных внешних источников это может не сработать, т.к. хоть детали и отобразятся, сами исходные данные содержатся вне файла. Так же отображение деталей может быть недоступно, если кэш сводной таблицы не сохранен в самом файле

Но даже при всем этом: как-то это все долго и не очень удобно. Поэтому я решил пойти дальше и сделать все необходимое при помощи макросов(Visual Basic for Applications). Придется в них чуть-чуть вникнуть, но оно того стоит, т.к. для полного удобства мы сделаем вот что:

• по двойному клику на ячейке сводной таблицы автоматически отфильтруем данные в исходной таблице и перейдем в неё
• после изменений в исходной таблице и возврата в сводную — автоматически обновим эту сводную таблицу
• для большего удобства мы еще создадим в меню правого клика сводной таблицы свой собственный пункт меню «Edit Source», который будет делать то же самое, что и двойной клик
  

Т.е. можно сказать полностью заменим стандартный пункт «Показать детали».

Для этого создаем стандартный модуль (переходим в редактор VBA(Alt+F11) —Insert —Module) и вставляем в него код:

'---------------------------------------------------------------------------------------
' Author : Щербаков Дмитрий(The_Prist)
'          Профессиональная разработка приложений для MS Office любой сложности
'          Проведение тренингов по MS Excel
'          https://www.excel-vba.ru
'          info@excel-vba.ru
' Purpose:
'---------------------------------------------------------------------------------------
Option Explicit
 
Sub EditPivotSource()
    Dim pt As PivotTable
    Dim wsDetails As Worksheet
    Dim rSource As Range, rDetails As Range
    Dim lAppCalc As Long
 
    Application.DisplayAlerts = False
    lAppCalc = Application.Calculation 'запоминаем установленный режим пересчета формул
    Application.Calculation = xlCalculationManual
    Application.ScreenUpdating = False
    On Error GoTo END_
 
    'определяем сводную таблицу и её исходные данные
    Set pt = ActiveCell.PivotTable
    Set rSource = Application.Evaluate(Application.ConvertFormula(pt.SourceData, xlR1C1, xlA1))
    'отображаем все данные в листе с исходными данными
    rSource.EntireRow.Hidden = False
    'разрешаем отображение деталей, если запрещено настройками
    '   Параметры сводной таблицы -Данные -Разрешить отображение деталей
    If Not pt.EnableDrilldown Then
        pt.EnableDrilldown = True
    End If
    'показываем лист с данными по выделенной области
    Selection.ShowDetail = True
    'запоминаем лист с деталями - потом надо будет удалить
    Set wsDetails = ActiveSheet
    Set rDetails = ActiveSheet.UsedRange
 
    rSource.AdvancedFilter xlFilterInPlace, rDetails
    'удаляем лист деталей - он больше не нужен
    wsDetails.Delete
    'активируем лист с исходными данными - теперь там отображены только нужные строки
    rSource.Parent.Activate
END_:
    If Err.Number <> 0 Then
        MsgBox "Выделите ячейку данных для редактирования", vbInformation, "www.excel-vba.ru"
    End If
    'возвращаем измененные настройки приложения в прежние значения
    Application.DisplayAlerts = True
    Application.Calculation = lAppCalc
    Application.ScreenUpdating = True
End Sub

Это основной код фильтрации данных в источнике данных на основании выделенной в сводной таблице ячейке.
Далее все в том же редакторе VBA переходим в модуль ЭтаКнига(ThisWorkbook) и вставляем туда следующий код:

'---------------------------------------------------------------------------------------
' Author : Щербаков Дмитрий(The_Prist)
'          Профессиональная разработка приложений для MS Office любой сложности
'          Проведение тренингов по MS Excel
'          https://www.excel-vba.ru
'          info@excel-vba.ru
' Purpose: Обработка двойного клика мыши в сводной таблице
'          и переход к сводной после редактирования источника данных
'
'          Так же при открытии книги создается пункт в меню правой кнопки мыши сводной - Edit Source
'          и удаляется перед закрытием этой книги
'---------------------------------------------------------------------------------------
Option Explicit
 
'при активации листа со сводной таблицей - обновляем все сводные
Private Sub Workbook_SheetActivate(ByVal Sh As Object)
    Dim pt As PivotTable
    'обновляем все сводные таблицы на листе, на который перешли
    For Each pt In Sh.PivotTables
        pt.PivotCache.Refresh
    Next
End Sub
 
'обрабатываем двойной клик мыши внутри сводной таблицы
Private Sub Workbook_SheetBeforeDoubleClick(ByVal Sh As Object, ByVal Target As Range, Cancel As Boolean)
    Dim rcPT As PivotTable
    'проверяем, является ли ячейка,
    'на которой дважды щелкнули мышью
    'ячейкой внутри сводной таблицы
    On Error Resume Next
    Set rcPT = Target.PivotTable
    On Error GoTo 0
    'если это ячейка сводной
    If Not rcPT Is Nothing Then
        'вызываем процедуру фильтрации источника данных
        EditPivotSource
        Cancel = True
    End If
End Sub
 
'================================================================================
'              СОЗДАНИЕ И УДАЛЕНИЕ ПУНКТА МЕНЮ В СВОДНОЙ
'
'добавляем в меню сводных таблиц пункт "Edit Source",
'который будет отбирать данные непосредственно в источнике данных
Private Sub Workbook_Open()
    Dim bt As CommandBarControl, indx As Long
 
    On Error Resume Next
    'ищем пункт меню "Показать детали"
    Set bt = Application.CommandBars("PivotTable Context Menu").FindControl(ID:=462)
    'если нашли - добавим после него новый пункт "Edit source"
    '   при нажатии которого будет вызываться наш код перехода к источнику
    'если не нашли - ставим вторым пунктом
    If Not bt Is Nothing Then
        indx = bt.Index
    Else
        indx = 1
    End If
    'пробуем удалить пункт "Edit source", если он ранее был создан
    'чтобы не было задвоения
    Application.CommandBars("PivotTable Context Menu").Controls("Edit source").Delete
    'добавляем новый пункт
    With Application.CommandBars("PivotTable Context Menu").Controls.Add(before:=indx + 1)
        .Caption = "Edit source"
        .OnAction = "'" & ThisWorkbook.Name & "'!EditPivotSource"
    End With
End Sub
 
'перед закрытием книги удаляем созданный нами пункт меню
Private Sub Workbook_BeforeClose(Cancel As Boolean)
    On Error Resume Next
    Application.CommandBars("PivotTable Context Menu").Controls("Edit source").Delete
End Sub
'================================================================================

Все, теперь останется только сохранить книгу в формате «Книга Excel с поддержкой макросов(.xlsm)» и открыть заново. Хотя это нужно лишь для того, чтобы создался новый пункт меню в сводной таблицы, весь остальной функционал будет работать и без перезапуска.
Надеюсь данный трюк будет полезен всем, кто работает со сводными.

Скачать пример:

  Перейти к исходным данным сводной таблицы.xlsm (612,2 KiB, 526 скачиваний)

Ну а если совсем лень делать что-то своими руками, то можно воспользоваться данной возможностью, уже встроенной в мою надстройку MulTex. Там же есть вариант отображения деталей всех выделенных ячеек, а не только одной, как это реализовано в самом Excel.

Так же см.:
Показать все детали
Перейти к исходным данным
Связать сводные
Использование вычисляемых полей и объектов в сводных таблицах

Статья помогла? Поделись ссылкой с друзьями!

    Видеоуроки

Поиск по меткам



Access
apple watch
Multex
Power Query и Power BI
VBA управление кодами
Бесплатные надстройки
Дата и время
Записки
ИП
Надстройки
Печать
Политика Конфиденциальности
Почта
Программы
Работа с приложениями
Разработка приложений
Росстат
Тренинги и вебинары
Финансовые
Форматирование
Функции Excel
акции MulTEx
ссылки
статистика

Когда в сводной таблице есть расчетные поля, может возникнуть необходимость внести исправления в сам расчет, либо удалить данное поле.

Для того, чтобы это сделать, необходимо воспользоваться модулем настройки вычисляемых полей в EXCEL.

В примере вычисляемым поле является поле с валовым доходом с НДС.

Предположим, нам необходимо изменить расчет в поле и перевести в валовый доход БЕЗ НДС.

Для упрощения, определим ставку НДС=18% для всех групп товаров в таблице.

Для этого:

 1. Кликнем на любом элементе сводной таблицы и в группе меню «Параметры» на ленте.

2. Кликнем на «Формулы» (или «Поля, элементы, наборы») и выберем «Вычисляемое поле».

3. В открывшемся окне, необходимо нажать на выпадающий список справа от поля «Имя». По умолчанию, имена вычисляемых полей сводной таблицы в данном модуле не отображаются.

4. Выберем поле, по которому необходимо изменить расчет и откорректируем формулу в поле «Формула».
В примере мы переведем Валовый доход в значения без НДС.

Вместо

=’Т/О в розничных ценах с НДС’ -‘Т/О в ценах закупки с НДС’

укажем

=(‘Т/О в розничных ценах с НДС’ -‘Т/О в ценах закупки с НДС’)/1,18

5. Переименуем поле и нажмем кнопку «Изменить». Закроем модуль.

Итогом будет пересчитанный, уже по новой формуле, столбец.

Для удаления поля, необходимо выбрать имя поля в модуле и нажать «Удалить».

Если материал Вам понравился или даже пригодился, Вы можете поблагодарить автора, переведя определенную сумму по кнопке ниже:
(для перевода по карте нажмите на VISA и далее «перевести»)

Сводная таблица – мощный инструмент Microsoft Excel. С ее помощью пользователь анализирует большие по объему диапазоны, подводит итоги всего в несколько кликов, выводит на экран только нужную в данный момент информацию.

Фильтр в сводной таблице Excel

В сводную таблицу можно преобразовать практически любой диапазон данных: итоги финансовых операций, сведения о поставщиках и покупателях, каталог домашней библиотеки и т.д.

Для примера возьмем следующую таблицу:

Создадим сводную таблицу: «Вставка» — «Сводная таблица». Поместим ее на новый лист.

Мы добавили в сводный отчет данные по поставщикам, количеству и стоимости.

Напомним, как выглядит диалоговое окно сводного отчета:

Перетаскивая заголовки, мы задаем программе инструкции для формирования сводного отчета. Если случайно допустим ошибку, из нижней области можно удалить заголовок, заменить его другим.

По данным, которые помещены в поле «Значения», подводятся итоги. В автоматическом режиме – сумма. Но можно задать «среднее», «максимум» и т.д. Если сделать это нужно для значений всего поля, то щелкаем по названию столбца и меняем способ представления итогов:

Например, среднее количество заказов по каждому поставщику:

Итоги можно менять не во всем столбце, а только в отдельной ячейке. Тогда щелкаем правой кнопкой мыши именно по этой ячейке.

Установим фильтр в сводном отчете:

1. В перечне полей для добавления в таблицу ставим галочку напротив заголовка «Склад».



2. Перетащим это поле в область «Фильтр отчета».



3. Таблица стала трехмерной – признак «Склад» оказался вверху.

Теперь мы можем отфильтровать значения в отчете по номеру склада. Нажимаем на стрелочку в правом углу ячейки и выбираем интересующие нас позиции:

Например, «1»:

В отчете отображается информация только по первому складу. Вверху видим значение и значок фильтра.

Отфильтровать отчет можно также по значениям в первом столбце.



Сортировка в сводной таблице Excel

Немного преобразуем наш сводный отчет: уберем значение по «Поставщикам», добавим «Дату».

Сделаем таблицу более полезной – сгруппируем даты по кварталам. Для этого щелкнем правой кнопкой мыши по любой ячейке с датой. В выпадающем меню выберем «Группировать». Заполним параметры группировки:

После нажатия ОК сводная таблица приобретает следующий вид:

Отсортируем данные в отчете по значению столбца «Стоимость». Кликнем правой кнопкой мыши по любой ячейке или названию столбца. Выбираем «Сортировка» и способ сортировки.

Значения в сводном отчете поменяются в соответствии с отсортированными данными:

Теперь выполним сортировку данных по дате. Правая кнопка мыши – «Сортировка». Можно выбрать способ сортировки и на этом остановиться. Но мы пойдем по другому пути. Нажмем «Дополнительные параметры сортировки». Откроется окно вида:

Установим параметры сортировки: «Дата по убыванию». Кликнем по кнопке «Дополнительно». Поставим галочку напротив «Автоматической сортировки при каждом обновлении отчета».

Теперь при появлении в сводной таблице новых дат программа Excel будет сортировать их по убыванию (от новых к старым):

Формулы в сводных таблицах Excel

Сначала составим сводный отчет, где итоги будут представлены не только суммой. Начнем работу с нуля, с пустой таблицы. За одно узнаем как в сводной таблице добавить столбец.

1. Добавим в отчет заголовок «Поставщик». Заголовок «Стоимость» три раза перетащим в поле «Значения» — в сводную таблицу добавятся три одинаковых столбца.



2. Для первого столбца оставим значение «Сумма» для итогов. Для второго – «Среднее». Для третьего – «Количество».



3. Поменяем местами значения столбцов и значения строк. «Поставщик» — в названия столбцов. «Σ значения» — в названия строк.

Сводный отчет стал более удобным для восприятия:

Научимся прописывать формулы в сводной таблице. Щелкаем по любой ячейке отчета, чтобы активизировать инструмент «Работа со сводными таблицами». На вкладке «Параметры» выбираем «Формулы» — «Вычисляемое поле».

Жмем – открывается диалоговое окно. Вводим имя вычисляемого поля и формулу для нахождения значений.

Получаем добавленный дополнительный столбец с результатом вычислений по формуле.

Скачать пример управления сводными таблицами

Экспериментируйте: инструменты сводной таблицы – благодатная почва. Если что-то не получится, всегда можно удалить неудачный вариант и переделать.