Постановка задачи
Давайте разберем красивое решение для одной из весьма стандартных ситуаций, с которой рано или поздно сталкивается большинство пользователей Excel: нужно быстро и автоматически собрать данные из большого количества файлов в одну итоговую таблицу.
Предположим, что у нас есть вот такая папка, в которой содержится несколько файлов с данными из филиалов-городов:
Количество файлов роли не играет и может меняться в будущем. В каждом файле есть лист с именем Продажи, где расположена таблица с данными:
Количество строк (заказов) в таблицах, само-собой, разное, но набор столбцов везде стандартный.
Задача: собрать данные из всех файлов в одну книгу с последующим автоматическим обновлением при добавлении-удалении файлов-городов или строк в таблицах. По итоговой консолидированной таблице затем можно будет строить любые отчеты, сводные таблицы, фильтровать-сортировать данные и т.д. Главное — суметь собрать.
Подбираем оружие
Для решения нам потребуется последняя версия Excel 2016 (в нее нужный функционал уже встроен по умолчанию) или предыдущие версии Excel 2010-2013 с установленной бесплатной надстройкой Power Query от Microsoft (скачать ее можно здесь). Power Query — это супергибкий и супермощный инструмент для загрузки в Excel данных из внешнего мира с последующей их зачисткой и обработкой. Power Query поддерживает практически все существующие источники данных — от текстовых файлов до SQL и даже Facebook
Если у вас нет Excel 2013 или 2016, то дальше можно не читать (шучу). В более древних версиях Excel подобную задачу можно реализовать только программированием макроса на Visual Basic (что весьма непросто для начинающих) или монотонным ручным копированием (что долго и порождает ошибки).
Шаг 1. Импортируем один файл как образец
Для начала давайте импортируем данные из одной книги в качестве примера, чтобы Excel «подхватил идею». Для этого создайте новую пустую книгу и…
- если у вас Excel 2016, то откройте вкладку Данные и выберите Создать запрос — Из файла — Из книги (Data — New Query- From file — From Excel)
- если у вас Excel 2010-2013 с установленной надстройкой Power Query, то откройте вкладку Power Query и выберите на ней Из файла — Из книги (From file — From Excel)
Затем в открывшемся окне переходим в нашу папку с отчетами и выбираем любой из файлов-городов (не играет роли какой именно, т.к. они все типовые). Через пару секунд должно появиться окно Навигатор, где нужно в левой части выбрать требуемый нам лист (Продажи), а в правой отобразится его содержимое:
Если нажать в правом нижнем углу этого окна кнопку Загрузить (Load), то таблица будет сразу импортирована на лист в исходном виде. Для одиночного файла — это хорошо, но нам нужно загрузить много таких файлов, поэтому мы пойдем немного другим путем и жмем кнопку Правка (Edit). После этого должен в отдельном окне отобразиться редактор запросов Power Query с нашими данными из книги:
Это очень мощный инструмент, позволяющий «допилить» таблицу под нужный нам вид. Даже поверхностное описание всех его функций заняло бы под сотню страниц, но, если совсем кратко, то с помощью этого окна можно:
- отфильтровывать ненужные данные, пустые строки, строки с ошибками
- сортировать данные по одному или нескольким столбцам
- избавляться от повторов
- делить слипшийся текст по столбцам (по разделителям, количеству символов и т.д.)
- приводить текст в порядок (удалять лишние пробелы, исправлять регистр и т.д.)
- всячески преобразовывать типы данных (превращать числа как текст в нормальные числа и наоборот)
- транспонировать (поворачивать) таблицы и разворачивать двумерные кросс-таблицы в плоские
- добавлять к таблице дополнительные столбцы и использовать в них формулы и функции на встроенном в Power Query языке М.
- …
Для примера, давайте добавим к нашей таблице столбец с текстовым названием месяца, чтобы потом проще было строить отчеты сводных таблиц. Для этого щелкните правой кнопкой мыши по заголовку столбца Дата и выберите команду Дублировать столбец (Duplicate Column), а затем щелкните правой кнопкой мыши по заголовку появившегося столбца-дубликата и выберите команды Преобразование — Месяц — Название месяца:
Должен образоваться новый столбец с текстовыми названиями месяца для каждой строки. Дважды щелкнув по заголовку столбца, его можно переименовать из Копия Дата в более удобное Месяц, например.
Если в каких-то столбцах программа не совсем корректно распознала тип данных, то ей можно помочь, щелкнув по значку формата в левой части каждого столбца:
Исключить строки с ошибками или пустые строки, а также ненужных менеджеров или заказчиков можно с помощью простого фильтра:
Причем все выполненные преобразования фиксируются в правой панели, где их всегда можно откатить (крестик) или изменить их параметры (шестеренка):
Легко и изящно, не правда ли?
Шаг 2. Преобразуем наш запрос в функцию
Чтобы впоследствии повторить все сделанные преобразования данных для каждой импортируемой книги, нужно преобразовать наш созданный запрос в функцию, которая затем будет применяться, по очереди, ко всем нашим файлам. Сделать это, на самом деле, очень просто.
В редакторе запросов перейдите на вкладку Просмотр и нажмите кнопку Расширенный редактор (View — Advanced Editor). Должно открыться окно, где все наши предыдущие действия будут записаны в виде кода на языке М. Обратите внимание, что в коде жестко прописан путь к файлу, который мы импортировали для примера:
Теперь аккуратно вносим пару правок:
Смысл их прост: первая строка (filepath)=> превращает нашу процедуру в функцию с аргументом filepath, а ниже мы меняем фиксированный путь на значение этой переменной.
Все. Жмем на Готово и должны увидеть вот это:
Не пугайтесь, что пропали данные — на самом деле все ОК, все так и должно выглядеть Мы успешно создали нашу пользовательскую функцию, где запомнился весь алгоритм импорта и обработки данных без привязки к конкретному файлу. Осталось дать ей более понятное имя (например getData) на панели справа в поле Имя и можно жать Главная — Закрыть и загрузить (Home — Close and Load). Обратите внимание, что в коде жестко прописан путь к файлу, который мы импортировали для примера.. Вы вернетесь в основное окно Microsoft Excel, но справа должна появиться панель с созданным подключением к нашей функции:
Шаг 3. Собираем все файлы
Все самое сложное — позади, осталась приятная и легкая часть. Идем на вкладку Данные — Создать запрос — Из файла — Из папки (Data — New Query — From file — From folder) или, если у вас Excel 2010-2013, аналогично на вкладку Power Query. В появившемся окне указываем папку, где лежат все наши исходные файлы-города и жмем ОК. Следующим шагом должно открыться окно, где будут перечислены все найденные в этой папке (и ее подпапках) файлы Excel и детализация по каждому из них:
Жмем Изменить (Edit) и опять попадаем в знакомое окно редактора запросов.
Теперь нужно добавить к нашей таблице еще один столбец с нашей созданной функцией, которая «вытянет» данные из каждого файла. Для этого идем на вкладку Добавить столбец — Пользовательский столбец (Add Column — Add Custom Column) и в появившемся окне вводим нашу функцию getData, указав для ее в качестве аргумента полный путь к каждому файлу:
После нажатия на ОК созданный столбец должен добавиться к нашей таблице справа.
Теперь удалим все ненужные столбцы (как в Excel, с помощью правой кнопки мыши — Удалить), оставив только добавленный столбец и столбец с именем файла, т.к. это имя (а точнее — город) будет полезно иметь в итоговых данных для каждой строки.
А теперь «вау-момент» — щелкнем мышью по значку со своенным стрелками в правом верхнем углу добавленного столбца с нашей функцией:
… снимаем флажок Использовать исходное имя столбца как префикс (Use original column name as prefix)и жмем ОК. И наша функция подгрузит и обработает данные из каждого файла, следуя записанному алгоритму и собрав все в общую таблицу:
Для полной красоты можно еще убрать расширения .xlsx из первого столбца с именами файлов — стандартной заменой на «ничего» (правой кнопкой мыши по заголовку столбца — Заменить) и переименовать этот столбец в Город. А также подправить формат данных в столбце с датой.
Все! Жмем на Главной — Закрыть и загрузить (Home — Close & Load). Все собранные запросом данные по всем городам будут выгружены на текущий лист Excel в формате «умной таблицы»:
Созданное подключение и нашу функцию сборки не нужно никак отдельно сохранять — они сохраняются вместе с текущим файлом обычным образом.
В будущем, при любых изменениях в папке (добавлении-удалении городов) или в файлах (изменение количества строк) достаточно будет щелкнуть правой кнопкой мыши прямо по таблице или по запросу в правой панели и выбрать команду Обновить (Refresh) — Power Query «пересоберет» все данные заново за несколько секунд.
P.S.
Поправка. После январских обновлений 2017 года Power Query научился собирать Excel’евские книги сам, т.е. не нужно больше делать отдельную функцию — это происходит автоматически. Таким образом второй шаг из этой статьи уже не нужен и весь процесс становится заметно проще:
- Выбрать Создать запрос — Из файла — Из папки — Выбрать папку — ОК
- После появления списка файлов нажать Изменить
- В окне редактора запросов развернуть двойной стрелкой столбец Binary и выбрать имя листа, который нужно взять из каждого файла
И все! Песня!
Ссылки по теме
- Редизайн кросс-таблицы в плоскую, подходящую для построения сводных таблиц
- Построение анимированной пузырьковой диаграммы в Power View
- Макрос для сборки листов из разных файлов Excel в один
Вы работали со сводными таблицами Excel? Если нет – нужно срочно начинать. Это супер-инструмент, который позволяет быстро и просто обрабатывать большие объемы данных. А если вы с ними все-таки работали, то я как экстрасенс-капитан-очевидность могу точно сказать, что вы сталкивались с ситуацией, когда нужно построить сводную таблицу на основе нескольких источников данных. Например, с помощью нескольких одинаковых таблиц Excel, копируя их одну под другой. Или дополняя свою таблицу новыми столбцами и аналитиками.
Добавление или объединение таблиц?
Чаще всего, чтобы объединить данные в Excel, пользователи копируют таблицы одну под другую. Или пишут формулы по типу ВПР, если в таблицу нужно добавить новые столбцы или аналитики. Но вы наверняка знаете, что самый удобный инструмент для объединения данных в Excel – это Power Query. Там есть два принципиальных способа:
- По вертикали – добавление таблицы под таблицу. Полезно, когда таблицы с одинаковой шапкой находятся в разных файлах или на разных листах.
- По горизонтали – слияние таблиц, похожее на ВПР. А здесь есть еще варианты — не только аналогичные ВПР, но и ВПР-наоборот, и ВПР-неВПР… Целых шесть видов объединения таблиц.
Разберем, чем эти способы отличаются друг от друга.
Вариант 1. Добавление таблицы под таблицу
Приём с добавлением таблиц применяется, когда у вас есть несколько таблиц с одинаковой шапкой, но они находятся в разных местах, например на разных листах или в нескольких файлах. Тогда, чтобы построить итоговую сводную, мы можем просто строки одной таблицы добавить в другую. Обращаю внимание, что здесь данные таблиц объединяются как-бы по вертикали.
Как на основе таблиц с одинаковой шапкой построить единую базу? Добавив таблицы одну под другую
Раньше процедуру добавления строк из одной таблицы в другую можно было выполнить с помощью копирования. Отсюда много ручной работы при внесении новых данных (ну, или писали макросы). Однако с момента появления в Excel надстройки Power Query у нас появилась возможность добавлять таблицы одну под другую несколькими щелчками мыши. Как это сделать – смотрите в видео.
Вариант 2. Объединение таблиц
Объединение таблиц применяется, когда у вас есть две таблицы (шапки у них скорее всего разные), и одна таблица дополняет другую. Например, в отчете продажи показаны по городам, а у вас просят вывести информацию по областям. Тогда потребуется объединение по горизонтали:
Одна таблица дополняет другую с помощью объединения по общему столбцу
В «обычном» Excel это делается с помощью формулы ВПР или других формул с похожим функционалом. Power Query предлагает нам больше способов объединения. Используя этот инструмент, мы можем не «просто» связать таблицы, но и сделать это по определенным условиям.
Типы объединения данных в Power Query
Power Query предлагает на выбор шесть различных способов соединения таблиц. Если посмотреть теорию про объединение данных, вы наверняка встретите примеры рисунков с кругами – схематичным изображением множеств или таблиц, которые мы хотим объединить.
- Внешнее соединение слева (все из первой таблицы, совпадающие из второй)
- Внешнее соединение справа (все из второй таблицы, совпадающие из первой)
- Полное внешнее (все строки из обеих таблиц)
- Внутреннее (только совпадающие строки)
- Анти-соединение слева (только строки в первой таблице)
- Анти-соединение справа (только строки во второй таблице)
Внешнее соединение справа
Разберем в способы объединения данных на примерах.
Внешнее соединение слева
Left Outer Join
Внешнее соединение слева наиболее часто применяется для объединения таблиц. Это то, что мы делаем в Excel с помощью формулы ВПР – из одной таблицы «перетаскиваем» данные в другую.
Когда вы выбираете «Внешнее соединение слева», к данным из первой таблицы добавляются все значения из второй таблицы, соответствующие столбцу поиска. Если во второй таблице нет искомых значений, вы получите null или «пусто».
Пример: объединим план продаж в штуках с плановыми ценами.
Добавьте таблицы в Power Query: вкладка Данные → Получить данные → Из других источников → Из таблицы / диапазона, или для новых версий Excel: вкладка Данные → Из таблицы / диапазона. Объедините запросы: вкладка Главная → Объединить запросы, выберите столбец слияния «Товар» и тип объединения «Внешнее соединение слева». На некоторые товары нет плановых цен, поэтому после объединения в столбце «цена» для этих товаров будет проставлен null.
Хотя в диалоговом окне таблицы расположены одна под другой (просто так удобнее технически), связь все равно горизонтальная. В диалоговом окне указывается столбец, по которому выполняется объединение.
Внешнее соединение справа
Right Outer Join
Тип соединения «Внешнее соединение справа» используется, если в первую таблицу нужно не только добавить новые столбцы, но и отфильтровать её. Вторая таблица используется как источник данных и управляет содержимым первой таблицы.
Что происходит, когда вы выбираете «Внешнее соединение справа»: из первой таблицы исчезнут все не найденные во второй таблице данные. Из второй таблицы будут добавлены те значения, которых нет в первой. Если посмотреть на рисунок, видно, что Внешнее соединение справа работает так же, как и Внешнее соединение слева, отличается только порядок расположения таблиц.
Пример: в первой таблице — ожидаемые среднемесячные продажи на одного покупателя, во второй – количество потенциальных покупателей. Объединим таблицы, чтобы запланировать будущие продажи.
Объединим таблицы, чтобы запланировать будущие продажи. Общий столбец для поиска — «Направление».
В результате объединения из таблицы «исчезли» данные по направлениям, где нет потенциальных покупателей.
Полное внешнее соединение
Full Outer Join
Этот тип соединения создает таблицу, в которой есть все строки и первой, и второй таблицы. С помощью общего столбца объединяются все строки таблиц.
Пример: в первой таблице приведен объем производства по дням, во второй – объем брака. Создадим общую таблицу.
Для создания общей таблицы используется Полное внешнее соединение. Для объединения используем общий столбец «дата». В результате получится отчет с датами и цифрами из первой и второй таблицы. В ячейках, где данные за аналогичные периоды были только в первой или только во второй таблице, стоит null.
Внутреннее соединение
Inner Join
Внутреннее соединение находит и оставляет только совпадающие строки из обеих таблиц. Если данные есть в одной из таблиц, но нет в другой, то в объединенном запросе они не появятся.
Таблицы объединяются с помощью общего столбца. При этом из первой таблицы исчезнут все не найденные в «общем» столбце второй таблицы строки. Из второй таблицы – исчезнут не найденные в первой.
Пример: есть два списка покупателей, принявших участие в акциях А и Б – по одному для каждой из акций. С помощью Внутреннего соединения получим список покупателей, участвовавших и в той, и в другой акции.
Поиск выполняется по общему столбцу «Покупатель». Результат — список покупателей, участвовавших в обеих акциях.
Анти-соединение слева
Left Anti Join
Если вам требуется исключить из таблицы ненужные строки, можно воспользоваться объединением с Анти-соединением слева. С помощью этого способа из первой таблицы будут исключены все строки, найденные во второй.
Пример: в первой таблице – записи о сделанных покупателям коммерческих предложениях, во второй – данные о продажах. С помощью Анти-соединения слева найдем покупателей, которые получили предложение, но не сделали покупку.
С помощью запроса исключим из первой таблицы найденных во второй покупателей. В результате получится список покупателей, которые не сделали покупки.
Анти-соединение справа
Right Anti Join
Анти-соединение справа работает так же, как и Анти-соединение слева. Разница здесь только в порядке расположения таблиц.
Пример: в первой таблице – отчет о выполненных задачах, во второй – список поставленных задач. Объединив таблицы с помощью Анти-соединения справа, найдем невыполненные задачи.
В результате объединения получим список невыполненных задач.
Кроме объединения таблиц с помощью запросов Power Query, такие операции можно выполнять и с помощью DAX-формул, применяя их в различных сочетаниях: GENERATEALL, NATURALLEFTOUTERJOIN, NATURALINNERJOIN, CROSSJOIN, FILTER+CROSSJOIN, GENERATE, EXCEPT и др.
Время прочтения: 2 мин.
Для объединения подходят многие файлы с данными. Обычно это результаты выгрузки из автоматизированных систем.
Файлы могут быть в формате txt, csv, xml, xlsx. C текстовыми файлами txt, csv никаких проблем нет, данные просто будут в одной общей таблице.
C xml-файлами немного сложнее, так как их структура может быть непредсказуема (многоуровневая табличная архитектура), но, в основном, надстройка POWERQUERY легко справляется и с ними.
Кроме того, мы можем ещё до объединения файлов, сделать обработку.
Например, удалить или отфильтровать столбцы, разбить столбец на несколько или наоборот объединить несколько столбцов в один, удалить лишние пробелы в столбце. Можно даже изменить тип данных столбца, если это необходимо. Следует отметить, что данная настройка есть по умолчанию в MS Excel с версии 2016 года.
Как все это работает?
Допустим у нас есть папка с файлами, которые необходимо объединить в один. Первым делом, мы открываем пустой файл xlsx.
В верхнем меню выбираем «Данные», затем «Создать запрос» и указываем нашу папку с файлами.
Нажимаем объединить и изменить
Нажимаем кнопку ОК и работаем с предварительным просмотром, где можно производить редактирование таблицы.
После проведенных манипуляций (фильтрование, удаление каких-либо полей и т.д.), нажимаем «Закрыть и загрузить». Объединенная таблица(запрос) выгрузится на лист. Кроме того, если у нас поменяются исходные файлы, не требуется заново создавать запрос, достаточно будет просто обновить уже имеющийся.
Ещё одна, очень важная, возможность PowerQuery — объединение нескольких запросов.
Например, мы первым запросом объединили несколько файлов, вторым объединили другие файлы. Тогда можно их соединить, при наличии у них одинакового поля. Следует отметить, что поддерживается правое, левое и полное соединение.
Файлы к уроку:
- Для спонсоров Boosty
- Для спонсоров VK
Ссылки:
- Страница курса
- Плейлист YouTube
- Плейлист ВК
Описание
В этом уроке вы узнаете как объединить все таблицы, которые находятся в разных книгах Excel из одной директории. Например, данные по продажам каждого месяца находятся в отдельном файле. Всего таких файлов довольно много. Вам нужно предварительно каждый файл обработать, а потом все файлы объединить. Делать это вручную очень долго, мучительно и может повлечь за собой много ошибок. В Power Query решить такую задачу проще простого. Смотрите видео и повторяйте за мной.
В этом видео вы узнаете:
- Как объединить все таблицы в одной папке с Power Query
- Как сделать консолидацию всех файлов в папке в Excel
- Как объединить по вертикали все файлы в одной папке
Решение
Разберем 2 примера. Первым пример будет простым. Мы объединим файлы без предварительной обработки.
Втором пример будет немного посложнее. Мы объединим файлы с предварительной обработкой, но будет использовать только пользовательский интерфейс.
Объединить файлы из одной папки без предварительной обработки
Если предварительная обработка не требуется, то задача решается в 2 логических этапа:
- На первом этапе мы подключимся к папке и оставим только нужный нам столбец и строки с необходимыми данными
- Развернем табличный столбец и почистим данные
Объединить файлы из одной папки с предварительной обработкой
Если требуется предварительная обработка, то задача тоже решается довольно просто только лишь с использованием пользовательского интерфейса.
Сначала нужно подключиться к папке с файлами и развернуть столбец Content, нажав на кнопку:
После нажатия на кнопку Power Query автоматически создаст запросы, функции и параметры:
Все, что вы проделаете с запросом «Пример файла» автоматически применится к каждому файлу в папке.
То, что находится в данном примере находится в запросе sales — это итоговая результирующая таблица.
Примененные функции
- Folder.Files
- Table.SelectColumns
- Table.AddColumn
- Csv.Document
- Table.ExpandTableColumn
- Table.PromoteHeaders
- Table.RemoveRowsWithErrors
- Table.TransformColumnTypes
- Int64.Type
- Table.Skip
- Table.SelectRows
- Table.RenameColumns
- Table.ColumnNames
- Excel.CurrentWorkbook
Код
Без предварительной обработки
let
// Подключаемся к папке и выбираем файлы для объединения
source = Folder.Files(path & "Котировки csv"),
cols_select_1 = Table.SelectColumns(source, {"Content", "Name"}),
col_add = Table.AddColumn(cols_select_1, "Таблица", each Csv.Document([Content])),
cols_select_2 = Table.SelectColumns(col_add, {"Таблица"}),
// Развернуть табличный столбец и почистить данные
col_expand = Table.ExpandTableColumn(
cols_select_2,
"Таблица",
{"Column1", "Column2", "Column3", "Column4", "Column5", "Column6", "Column7"},
{
"Таблица.Column1",
"Таблица.Column2",
"Таблица.Column3",
"Таблица.Column4",
"Таблица.Column5",
"Таблица.Column6",
"Таблица.Column7"
}
),
headers_promote = Table.PromoteHeaders(col_expand, [PromoteAllScalars = true]),
rows_remove_errors = Table.RemoveRowsWithErrors(headers_promote, {"Date"}),
types_1 = Table.TransformColumnTypes(
rows_remove_errors,
{{"Date", type date}, {"Volume", Int64.Type}}
),
types_2 = Table.TransformColumnTypes(
types_1,
{
{"Open", type number},
{"High", type number},
{"Low", type number},
{"Close", type number},
{"Adj Close", type number}
},
"en-US"
)
in
types_2
С предварительной обработкой
Код «Пример файла»:
let
source = Folder.Files(path_folder),
rows_select = Table.SelectRows(source, each ([Extension] = ".txt")),
get_file = rows_select{0}[Content]
in
get_file
Код «Параметр файла примера1»:
#"Пример файла"
meta [
IsParameterQuery = true,
BinaryIdentifier = #"Пример файла",
Type = "Binary",
IsParameterQueryRequired = true
]
Код «Преобразовать пример файла из Продажи»:
let
source = Csv.Document(
#"Параметр файла примера1",
[Delimiter = " ", Columns = 26, Encoding = 65001, QuoteStyle = QuoteStyle.None]
),
rows_skip = Table.Skip(source, 4),
headers = Table.PromoteHeaders(rows_skip, [PromoteAllScalars = true]),
rows_select = Table.SelectRows(headers, each ([Дата] <> "Итого"))
in
rows_select
Код «Преобразовать файл из Продажи»:
let
fn_append = (#"Параметр файла примера1" as binary) =>
let
source = Csv.Document(
#"Параметр файла примера1",
[
Delimiter = " ",
Columns = 26,
Encoding = 65001,
QuoteStyle = QuoteStyle.None
]
),
rows_skip = Table.Skip(source, 4),
headers = Table.PromoteHeaders(rows_skip, [PromoteAllScalars = true]),
rows_select = Table.SelectRows(headers, each ([Дата] <> "Итого"))
in
rows_select
in
fn_append
Код результирующей таблицы:
let
source = Folder.Files(path_folder & "Продажи"),
fn_append = Table.AddColumn(
source,
"Преобразовать файл из Продажи",
each #"Преобразовать файл из Продажи"([Content])
),
cols_rename = Table.RenameColumns(
fn_append,
{"Name", "Source.Name"}
),
cols_select = Table.SelectColumns(
cols_rename,
{"Source.Name", "Преобразовать файл из Продажи"}
),
col_expand = Table.ExpandTableColumn(
cols_select,
"Преобразовать файл из Продажи",
Table.ColumnNames(#"Преобразовать файл из Продажи"(#"Пример файла"))
)
in
col_expand
Этот урок входит в Базовый курс Power Query
Номер урока | Урок | Описание |
---|---|---|
1 | Зачем нужен Power Query. Обзор возможностей | Этот урок сам по себе является мини-курсом. Здесь вы узнаете для каких видов операций с данными создан Power Query. |
2 | Подключение Excel | Подключаемся к файлам Excel. Импортируем данные из таблиц, именных диапазонов, динамических именных диапазонов. |
3 | Подключение CSV/TXT, таблиц, диапазонов | Подключаемся к к файлам CSV/TXT, Excel. |
4 | Объединить таблицы по вертикали | Учимся объединять две таблицы по вертикали — combine. |
5 | Объединить по вертикали все таблицы одной книги друг за другом | Как объединить по вертикали все таблицы одной книги, находящиеся на разных листах Excel. |
6 | Объединить по вертикали все файлы в папке | Объединяем по вертикали таблицы, которые находятся в разных файлах в одной папке. |
7 | Объединение таблиц по горизонтали | Учимся объединять таблицы по горизонтали — JOIN, merge. |
8 | Объединить таблицы с агрегированием | Объединить таблицы по горизонтали и сразу выполнить группировку с агрегированием — JOIN + GROUP BY. |
9 | Анпивот (Unpivot) | Изучаем операцию Анпивот — из сводной таблицы делаем таблицу с данными. |
10 | Многоуровневый анпивот (Анпивот с подкатегориями) | Более сложный вариант Анпивота — в строках находится несколько измерений. |
11 | Скученные данные | Данные собраны в одном столбце, нужно правильно его разбить на несколько. |
12 | Скученные данные 2 | Разбираем еще один пример скученных данных. |
13 | Ссылка на другую строку | Как сослаться на другую строку. |
14 | Ссылка на другую строку 2 | Как сослаться на другую строку, используя объединение по горизонтали. |
15 | Виды объединения таблиц по горизонтали | Изучаем виды объединения таблиц по горизонтали — LEFT JOIN, FULL JOIN, INNER JOIN, CROSS JOIN. |
16 | Виды объединения таблиц по горизонтали 2 | Изучаем анти-соединение и соединение таблицы с ней же самой — ANTI JOIN, SELF JOIN. |
17 | Группировка | Изучаем операцию группировки с агрегированием — GROUP BY. |
18 | Консолидация множества таблиц пользовательской функцией | Объединяем по вертикали множество таблиц с предварительной обработкой при помощи пользовательской функции. |
19 | Деление на справочник и факт | Разделим один датасет на два датасета: справочник и факт. |
20 | Создание параметра | Мы можем ввести значение в какую-то ячейку Excel, а потом передать это значение в формулу Power Query. |
21 | Таблица параметров | Создадим целую таблицу параметров и будем их использовать в запросах Power Query. |
22 | Объединение таблиц по вертикали, когда не совпадают заголовки столбцов | Как объединить две таблицы по вертикали, если названия столбцов не совпадают. |
23 | Поиск ключевых слов | Научимся искать ключевые слова в текстовом поле. |
24 | Поиск ключевых слов 2 | Будем искать ключевые поля в текстовом поле и присваивать этому значению какую-то категорию. |
По своим наблюдениям, я замечал, что многие мои коллеги — при объединении 2-х и более таблиц в Excel используют методы ручного копирования данных, при соединении таблиц по одинаковым столбцам данных используют функцию ВПР. Это, конечно удобно, когда речь идет о небольших объемах данных. Но, что делать, если Вам необходимо обработать большие массивы данных из разных источников и из большого количества таблиц? В данном случае, Вам подойдет инструмент Power Query.
Как быстро можно объединить 2 и более таблицы в одну путем добавления данных:
1.В программе Excel импортируем данные из 2-х или более источников, например из книги *xlsx.
2. Создаем подключения данных.
3. Объединяем запросы через вкладку: Данные – создать запрос – объединить запросы – Добавить.
Таким образом данные из нескольких таблиц соединяются в одну таблицу буквально за несколько кликов мыши.
С использованием Power Query также можно объединять таблицы в одну через одинаковые столбцы данных, используя путь: Данные – создать запрос – объединить запросы – Объединить. Это аналог инструмента ВПР, но наиболее быстрый, удобный и эффективный.
Power Query умеет подключаться к разным источникам. Далее рассмотрим, как получить данные из книги Excel.
Лучше всего данные хранить в таблице Excel, это самый удобный и распространенный источник для Power Query. На ленте даже есть специальная кнопка.
Чтобы загрузить таблицу в редактор Power Query, достаточно выделить любую ее ячейку и нажать Данные → Получить и преобразовать данные → Из таблицы/диапазона.
Примечание. В вашей версии Excel расположение кнопок и их названия могут отличаться.
Если то же самое проделать с обычным диапазоном, то Excel вначале преобразует диапазон в таблицу Excel, а потом запустит Power Query.
Запросу присваивается имя таблицы Excel, которая является источником данных. Поэтому желательно сразу дать таблице говорящее название. Не обязательно, конечно, но желательно. В противном случае рекомендуется переименовать сам запрос, чтобы затем его можно было легко найти среди других запросов книги.
Данные находятся в Power Query. Новые значения, внесенные в исходную таблицу, автоматически попадут в запрос после его обновления. Далее в редакторе Power Query делают обработку данных и выгружают либо в виде таблицы Excel, либо оставляют в памяти Excel в виде подключения.
Именованный диапазон Excel
Источником для Power Query может быть не только таблица Excel. Например, вы получили красивый отформатированный отчет и не хотите вносить в него изменения. Тогда нужно использовать именованный диапазон. Самый простой способ создать именованный диапазон – это выделить область на листе и ввести название в поле Имя.
Либо выполнить команду Формулы → Определенные имена → Присвоить имя. В Excel будет создан новый объект, к которому можно обращаться, например, в формулах. Диапазон виден в Диспетчере имен.
Здесь перечислены все именованные диапазоны, формулы и таблицы. Среди них есть и только что созданный Отчет.
Теперь можно стать на любую ячейку внутри именованного диапазона (или выбрать его из выпадающего списка в поле Имя) и вызвать ту же команду: Данные → Получить и преобразовать данные → Из таблицы/диапазона. Произойдет загрузка данных в Power Query.
Такой способ позволяет «не портить» исходные данные. Но у него есть и очевидный недостаток: новые строки, которые выйдут за пределы именованного диапазона, не попадут в запрос.
Динамический именованный диапазон Excel
Решить данную проблему можно, создав динамический именованный диапазон. Это такой диапазон, который задается формулой и автоматически расширяется до последней заполненной ячейки.
Внести статичное имя в поле Имя на этот раз не получится. Поэтому заходим в Формулы → Определенные имена → Задать имя (или нажимаем Создать в Диспетчере имен), указываем название будущего динамического диапазона ДинамОтчет и внизу вместо ссылки записываем формулу:
=$A$2:ИНДЕКС($B:$B;ПОИСКПОЗ(99^99;$B:$B))
Ко всем ссылкам этой формулы Excel еще автоматически добавит название листа.
Смысл формулы следующий. Верхняя левая ячейка диапазона фиксируется ($A$2), а правая нижняя определяется формулой, которая возвращает адрес последней заполненной строки в столбце B.
Но не все так просто. Excel видит это имя лишь как формулу, а не диапазон. Как же его увидит Power Query? Делаем ход конем.
Создаем пустой запрос Power Query Данные → Получить и преобразовать данные → Получить данные → Из других источников → Пустой запрос. Открывается пустой запрос, где в строке формул нужно ввести:
= Excel.CurrentWorkbook()
После ввода формулы (нажатием Enter) Power Query обратится к текущей книге и выведет все объекты, среди которых есть и наш динамический диапазон ДинамОтчет.
Название запроса не подхватывается, поэтому придется изменить самостоятельно.
Чтобы извлечь содержимое объекта, в этой же строке правой кнопкой мыши кликаем по Table, далее выбираем Детализация.
Power Query разворачивает таблицу и даже делает некоторые шаги обработки: повышает заголовки и задает нужный формат для столбцов.
Теперь в запрос будут попадать новые строки, несмотря на то, что исходные данные не являются таблицей Excel.
Вот такие приемы импорта данных в Power Query из книги Excel. Самый распространенный из них – это импорт из таблицы Excel. Тем не менее, в случае необходимости можно прибегнуть к альтернативам, создав именованный или динамический именованный диапазон.
Консолидация данных из разных таблиц Excel
Одна из насущных задач, с которыми сталкиваются пользователи, – консолидация данных. Под консолидацией понимается объединение нескольких таблиц в одну. До появления Power Query это была довольно трудоемкая операция, особенно, если процесс требовал автоматизации. Хотя в эксель есть специальная команда Данные → Работа с данными → Консолидация, пользоваться ей не удобно. Мне, по крайней мере. Появление Power Query в корне изменило представление о том, как нужно объединять таблицы.
Рассмотрим пример. В некоторый файл каждый месяц вносится отчет о продажах в формате таблицы Excel. Каждая таблица при этом имеет соответствующее название: Январь_2018, Февраль_2018 и т.д. Необходимо объединить все таблицы книги в одну. Как бы скопировать и вставить одну под другой, создав при этом дополнительный столбец, указывающий, к какой таблице принадлежит конкретная строка. Задача не одноразовая, а с заделом на будущее, поэтому нужно предусмотреть появление в этом файле новых таблиц.
Процесс начинается с запуска пустого запроса: Данные → Получить и преобразовать данные → Создать запрос → Из других источников → Пустой запрос
Затем в строке формул вводим знакомую команду
= Excel.CurrentWorkbook()
Power Query показывает все таблицы в текущей книге.
Их нужно развернуть кнопкой с двумя стрелками в названии поля Content (на скриншоте ниже выделено красным кружком).
Если есть лишние столбцы, то их можно не выводить, сняв соответствующую галку. Также лучше убрать галку напротив опции Использовать исходное имя столбца как префикс. Нажимаем Ok.
Все таблицы находятся на одном листе, а рядом колонка с названием источника, откуда взята каждая строка.
Данные загружены. Можно приступать к их обработке. Ограничимся преобразованием названий таблиц в настоящую дату, чтобы затем использовать для сведения данных по месяцам.
Визуально мы наблюдаем и месяц, и год. Но Power Query такое название воспринимает, как текст. Поэтому делаем следующее.
Удалим нижнее подчеркивание. Правой кнопкой мыши по названию столбца Name → Замена значений.
В следующем окне настроек указываем, что меняем _ на пусто, то есть в нижнем поле ничего не указываем.
Подчеркивание удаляется из названия.
Поиск и замена здесь работает так же, как и в обычном Excel.
Далее запускаем команду Преобразование → Столбец «Дата и время» → Дата → Выполнить анализ.
Power Query распознает дату и меняет формат колонки. Мы также переименовываем столбец на Период.
Полученную таблицу можно использовать для анализа данных. Выгрузим ее на лист Excel.
Главная → Закрыть и загрузить.
Но что-то пошло не так. Во-первых, внизу таблицы пустая строка; во-вторых, при выгрузке произошла одна ошибка. Обновим запрос (справа от названия запроса значок обновления).
Что-то еще больше пошло не так. Даты исчезли, снизу таблицы добавились новые строки, а количество ошибок уже 19. Спокойствие, только спокойствие! Дело вот в чем.
Помните, на первом шаге мы получили все таблицы из файла? Так ведь и выгруженная таблица – это тоже таблица! Получается, Power Query взял 3 исходных таблицы, обработал, выгрузил на лист Excel и на следующем круге видит уже 4 таблицы!
При повторном обновлении запрос захватывает их все, а т.к. таблица выхода имеет другую структуру, то возникают ошибки.
Короче, из запроса нужно исключить таблицу, которая получается на выходе (Запрос1). Есть разные подходы, самый простой – это добавить шаг фильтрации. Выделяем в правой панели первый шаг Источник, открываем фильтр в колонке с названиями, снимаем галку с таблицы Запрос1 → Ok.
Снова выгружаем таблицу в Excel и на этот раз все в порядке.
Сделаем с помощью сводной таблицы маленький отчет по месяцам.
Прошло время, и в файл добавили новую таблицу с продажами за апрель.
Требуется обновить сводный отчет. Представьте на минуту, как это происходит в обычном Эксель: таблица копируется в самый низ общего источника, продлевается колонка с датой, изменяется диапазон для сводной таблицы, обновляется весь отчет.
А вот, как это выглядит при использовании Power Query.
Достаточно два раза нажать кнопку Обновить все (первый раз – для обновления запроса, второй – для сводной таблицы).
На добавление в отчет новых данных вместе с их обработкой потребовалось несколько секунд.
Вот за это мы так любим Power Query.
↓ Скачать файл с примером ↓
Поделиться в социальных сетях:
Это продолжение перевода книги Кен Пульс и Мигель Эскобар. Язык М для Power Query. Главы не являются независимыми, поэтому рекомендую читать последовательно.
Предыдущая глава Содержание Следующая глава
В предыдущей главе были описаны методы агрегации данных из нескольких .txt или .csv файлов. В настоящей заметке описано, как объединять Таблицы или листы Excel из активной или внешней рабочей книги. К сожалению, стандартный пользовательский интерфейс Power Query этого не умеет. Но дополнительные манипуляции не будут слишком сложными. При этом методы работы с данными в активной книге отличаются от методов извлечения данных из внешнего файла.
Рис. 5.1. Доступные Таблицы в окне редактора Power Query
Скачать заметку в формате Word или pdf, примеры в формате архива
Объединение таблиц и диапазонов в текущем файле
Откройте файл с примерами Consolidate Tables—Start.xlsx. В файле три листа с информацией о подарочных сертификатах, выданных spa-салоном. Сотрудник, создавший файл, не указывал в Таблицах дату выпуска сертификатов, а размещал данные на отдельных листах по месяцам: Jan 2008, Feb2008, Mar 2008. Для анализа данные желательно объединить, и Power Query справится с этим быстрее, чем ручная обработка.
Создайте пустой запрос: пройдите по меню Данные –> Получить данные –> Из других источников –> Пустой запрос. В окне редактора Power Query в строке формул ведите (рис. 5.1):
=Excel.CurrentWorkbook()
Нажмите Enter. Вы увидите доступные объекты текущей книги: Таблицы, именованные диапазоны, подключения к внешним источникам данных. К сожалению, нельзя получить перечень листов файла.
Как вы узнали из главы 4, можно щелкнуть пробел рядом с зелеными словами в столбце Content для предварительного просмотра данных Table (рис. 5.2).
Рис. 5.2. Предварительный просмотр содержимого Table
В главе 4 вы также узнали, что кликнув на двуглавую стрелку в верхней части столбца Content, вы развернете содержимое Таблиц, сохраняя сведения из столбца Name. Итак, кликните двуглавую стрелку, в открывшемся окне настроек снимите флажок Использовать исходное имя столбца как префикс, нажмите Ok:
Рис. 5.3. Импорт и объединение данных с добавлением столбца с именем таблицы; чтобы увеличить изображение кликните на нем правой кнопкой мыши и выберите Открыть картинку в новой вкладке
Преобразуйте имена таблиц в даты (подробнее см. главу 4):
- Щелкните правой кнопкой мыши столбец Name –> Замена значений
- Заменить символ _ (подчеркивание) на ˽ 1,˽ (пробел, единица, запятая, пробел)
- Щелкните правой кнопкой мыши столбец Name –> Тип изменения –> Дата
- Перейдите на вкладку Преобразование –> Дата –> Месяц –> Конец месяца
- Щелкните правой кнопкой мыши столбец Name –> Переименовать –> Конец месяца
- Измените имя запроса на Подарочные сертификаты
Рис. 5.4. Финальный вид запроса
Перейдите на вкладку Главная и кликните Закрыть и загрузить. Объединенные данные будут размещены на новом листе Excel. К сожалению, запрос содержит кучу ошибок:
Рис. 5.5. Данные объединены на листе Excel; правда, вкрались ошибки
Не страшно. Наведите курсор мыши на запрос Подарочные сертификаты, и во всплывающем окне кликните Изменить. Снова откроется редактор Power Query. В области ПРИМЕНЕННЫЕ ШАГИ выберите первый шаг – Источник (цифра 1 на рис. 5.6). Вы заметите, что теперь у вас четыре таблицы в списке. Добавилась таблица Подарочные сертификаты, которая была создана в результате запроса. Чтобы избавиться от дублирования, необходимо добавить фильтрацию таблиц, участвующих в запросе. Кликните стрелочку возле названия столбца Name (2), выберите опцию Текстовые фильтры –> Не содержит. Подтвердите, что вы хотите вставить шаг. В окне Фильтрация строк выберите Не содержит – Подарочные (3):
Рис. 5.6. Фильтрация таблиц по имени
Нажмите Ok. В редакторе Power Query перейдите на вкладку Главная. Кликните кнопку Закрыть и загрузить. Теперь запрос содержит 62 строки; ошибок нет.
Существует и вторая возможность избавиться от ошибок – убрать дубли. Откройте редактор Power Query. Перейдите на шаг Измененный тип. Выберите столбец Name и на вкладке Главная кликните Удалить строки –> Удалить ошибки. Подтвердите, что вы хотите вставить новый шаг в середину запроса. На вкладке Главная кликните Закрыть и загрузить.
Объединение диапазонов и листов
Данные на листах Excel могут располагаться не в Таблицах. Напомню, что Power Query «не видит» листы Excel. Поэтому исходные данные можно организовать в именованные диапазоны. Это можно сделать, например, с помощью определения области печати. Трюк работает потому, что имя области печати является именем динамического диапазона.
Перейдите на лист Jan 2008. На вкладке Разметка страницы кликните Печатать заголовки. На закладке Лист введите A:D в поле Выводить на печать диапазон, кликните Ok.
Рис. 5.7. Выбор области печати
Повторите процедуру для листов Feb 2008 и Mar 2008. Создайте пустой запрос, и в строке формул введите: =Excel.CurrentWorkbook(). Нажмите Enter. Вы увидите список трех таблиц и трех именованных диапазонов:
Рис. 5.8. Объекты книги Excel, доступные для импорта в Power Query
Чтобы не дублировать данные, отфильтруйте столбец Name: Заканчивается на – печати. Нажмите кнопку Развернуть в верхней части столбца Content. Оставьте выбранными все столбцы, снимите флажок Использовать исходное имя столбца как префикс. Обратите внимание на отличия от предыдущего случая. Показаны все строки в выбранных столбцах диапазона печати:
Рис. 5.9. Необработанный рабочий лист
Выполним дополнительную очистку данных:
- Главная –> Удалить строки –> Удалить верхние строки –> 2
- Главная –> Использовать первую строку в качестве заголовков
- Столбец Cert Number –> Фильтр –> снимите флажок c null
- Щелкните правой кнопкой мыши столбец Cert Number –> Тип изменения –> Целое число
- Выберите столбец Cert Number
- Закладка Главная –> Удалить строки –> Удалить ошибки
- Выберите столбец Cert Number. Удерживайте нажатой клавишу Shift выберите столбец Service
- Щелкните правой кнопкой мыши один из выбранных заголовков столбцов –> Удалить другие столбцы
- Измените имя запроса на Все листы
- Главная –> Закрыть и загрузить
При работе с областями печати рекомендуется ограничивать область печати необходимыми строками и столбцами. В примере выше мы выбрали целиком столбцы, что привело к импорту в Power Query около 3 млн. строк с трех листов. Наверное, вы заметили, как медленно выполнялись некоторые команды!
Агрегирование данных из других книг
Вам нужно создать список книг Excel и извлечь их содержимое, аналогично тому, что вы сделали в главе 4, когда вы извлекли содержимое файлов CSV.
Создайте новую книгу Excel. Создать новый запрос: Данные –> Получить данные –> Из файла –> Из папки. Выберите папку Source Files. В списке есть как файлы Excel, так и иные файлы:
Рис. 5.10. Файлы, доступные в папке Source Files
Нажмите Преобразовать данные, и отфильтруйте файлы Excel:
- Щелкните правой кнопкой мыши столбец Extension –> Преобразование –> нижний регистр
- Фильтр столбца Extension –> Текстовые фильтры –> Начинается с… –> .xlsx
- Выберите столбцы Content имя Name –> щелкните правой кнопкой мыши –> Удалить другие столбцы
У вас может возникнуть соблазн нажать кнопку Объединить файлы…
Рис. 5.11. Объединить файл
… и, к сожалению, Power Query позволит вам это сделать. Однако, вы обнаружите, что Power Query сделает что-то весьма странное. Чтобы откатить импорт, перейдите в область ПРИМЕНЕННЫЕ ШАГИ и удалите все шаги после шага Другие удаленные столбы.
Раз вы не можете объединить и импортировать файлы простым методом, пойдем трудным способом:
- В редакторе Power Query перейдите на вкладку Добавление столбца –> Настраиваемый столбец
- Введите формулу =Excel.Workbook([Content])
- Нажмите кнопку Ok
- Щелкните правой кнопкой мыши столбец Content –> Удалить
Новый пользовательский столбец содержит все объекты, к которым можно подключиться, включая все Таблицы Excel, именованные диапазоны и даже листы:
Рис. 5.12. Объекты, доступные для импорта
Столбец Пользовательская имеет двуглавую стрелку (значок расширения), поэтому его можно развернуть. Нажав на значок вы получаете список всех объектов трех файлов, доступных для импорта:
Рис. 5.13. Объекты, доступные для импорта
Столбец Kind показывает, что у вас есть Листы, определенное имя и Таблицы. Если не отфильтровать этот перечень объектов, у вас будет много дублей:
- Отфильтруйте столбец Kind, оставив только Sheet
- Отфильтруйте столбец Name, удалив файл Named Range.xlsx
- Выберите столбцы Name, Name.1 и Data –> щелкните правой кнопкой мыши на заголовке одного из этих столбцов –> Удалить другие столбцы
- Кликните кнопку Развернуть у заголовка столбца Data (снимите настройки префикса)
Запрос теперь выглядит следующим образом:
Рис. 5.14. Запрос с шестью импортированными объектами Sheet
Преобразуем данные:
- Главная –> Использовать первую строку в качестве заголовков
- Щелкните правой кнопкой мыши на заголовке столбца Workbookxlsx –> Переименовать –> Source File
- Щелкните правой кнопкой мыши заголовке столбца Jan 2008 column –> Переименовать –> Month
- Выберите столбец Amount –> Главная –> Удалить строки –> Удалить ошибки
- Измените имя запроса FromExcelFiles
- Главная –> Закрыть и загрузить
Данные загружаются в Таблицу на листе Excel. На их основе можно создать сводную таблицу, чтобы увидеть, что вы смогли извлечь из внешних файлов Excel:
Рис. 5.15. Сводная позволяет проверить, что же вы импортировали
Видно, что вы успешно извлекли данные из двух Excel-файлов, каждый из которых содержит по три листа. В общей сложности извлекли более 12 000 записей.
Подытожим
Функция Excel.CurrentWorkbook() считывает все объекты текущего файла. Поскольку она является первой в применяемых шагах запроса, вы получаете эффект рекурсии. При обновлении Power Query добавит объекты, созданные в процессе выполнения запроса, к тем, что существовали первоначально. Стратегии защиты заключается в фильтрации объектов по имени или фильтрации ошибок в ключевых столбцах. Тестируйте метод фильтрации с помощью нескольких команд Обновить все.
Функция Excel.Workbook([Content]) не вызывает проблем с рекурсией, поскольку исходные данные считываются из внешних книг, а результаты запроса сохраняются в текущей книге. Но функция Excel.Workbook([Content]) создает иную проблему: она извлекает листы в дополнение к диапазонам и таблицам. Это может приводить к дублированию данных. Обратите особое внимание на фильтрацию столбца Kind (вид), чтобы избежать этой проблемы. Даже если при построении запроса в книге имеется только один вид данных, полезно применить фильтрацию, чтобы защитить решение от будущих изменений.
Содержание
- Каждая книга содержит данные в таблице Excel с одинаковой структурой.
- В каждой книге есть данные с одинаковым именем листа.
- В каждой книге есть данные с разными именами таблиц или именами листов.
Power Query может оказаться большим подспорьем, если вы хотите объединить несколько книг в одну.
Например, предположим, что у вас есть данные о продажах для разных регионов (Восток, Запад, Север и Юг). Вы можете объединить эти данные из разных книг в один лист с помощью Power Query.
Если у вас есть эти книги в разных местах / папках, рекомендуется переместить все их в одну папку (или создать копию и поместить эту копию книги в ту же папку).
Итак, для начала у меня есть четыре книги в папке (как показано ниже).
В этом руководстве я рассмотрю три сценария, в которых вы можете объединить данные из разных книг с помощью Power Query:
- Каждая книга содержит данные в таблице Excel, и все имена таблиц одинаковы.
- В каждой книге есть данные с одинаковым именем листа. Это может быть в том случае, если во всех книгах есть лист с именем «сводка» или «данные», и вы хотите объединить все это.
- В каждой книге много листов и таблиц, и вы хотите объединить определенные таблицы / листы. Этот метод также может быть полезен, если вы хотите объединить таблицы / листы, у которых нет согласованного имени.
Давайте посмотрим, как объединить данные из этих книг в каждом случае.
Приведенный ниже метод будет работать, если ваши таблицы Excel имеют одинаковую структуру (те же имена столбцов).
Количество строк в каждой таблице может быть разным.
Не беспокойтесь, если в некоторых таблицах Excel есть дополнительные столбцы. Вы можете выбрать одну из таблиц в качестве шаблона (или в качестве «ключа», как его называет Power Query), и Power Query будет использовать ее для объединения с ней всех других таблиц Excel.
Если в других таблицах есть дополнительные столбцы, они будут проигнорированы, и будут объединены только те, которые указаны в шаблоне / ключе. Например, если выбранная таблица шаблона / ключа имеет 5 столбцов, а одна из таблиц в какой-либо другой книге имеет 2 дополнительных столбца, эти дополнительные столбцы будут проигнорированы.
Теперь у меня есть четыре книги в папке, которые я хочу объединить.
Ниже приведен снимок таблицы, которая есть у меня в одной из рабочих тетрадей.
Вот шаги, чтобы объединить данные из этих книг в одну книгу (в виде единой таблицы).
- Перейдите на вкладку «Данные».
- В группе «Получить и преобразовать» щелкните раскрывающееся меню «Новый запрос».
- Наведите курсор на «Из файла» и нажмите «Из папки».
- В диалоговом окне «Папка» введите путь к папке, в которой находятся файлы, или нажмите «Обзор» и найдите папку.
- Щелкните ОК.
- В открывшемся диалоговом окне нажмите кнопку объединения.
- Щелкните «Объединить и загрузить».
- В открывшемся диалоговом окне «Объединить файлы» выберите таблицу на левой панели. Обратите внимание, что Power Query показывает вам таблицу из первого файла. Этот файл будет действовать как шаблон (или ключ) для объединения других файлов. Power Query теперь будет искать «Таблицу 1» в других книгах и объединять ее с этой.
- Щелкните ОК.
Это загрузит окончательный результат (объединенные данные) в ваш активный рабочий лист.
Обратите внимание, что вместе с данными Power Query автоматически добавляет имя книги в качестве первого столбца объединенных данных. Это помогает отслеживать, какие данные были получены из какой книги.
Если вы хотите сначала отредактировать данные перед загрузкой в Excel, на шаге 6 выберите «Объединить и отредактировать». Это откроет окончательный результат в редакторе Power Query, где вы сможете редактировать данные.
Несколько вещей, которые нужно знать:
- Если вы выберете таблицу Excel в качестве шаблона (на шаге 7), Power Query будет использовать имена столбцов в этой таблице для объединения данных из других таблиц. Если в других таблицах есть дополнительные столбцы, они будут проигнорированы. Если в этих других таблицах нет столбца, который есть в вашей таблице шаблонов, Power Query просто поместит для него «null».
- Столбцы необязательно располагать в том же порядке, в котором Power Query использует заголовки столбцов для сопоставления столбцов.
- Поскольку вы выбрали Table1 в качестве ключа, Power Query будет искать Table1 во всех книгах и объединять все это. Если он не найдет таблицу Excel с таким же именем (Таблица1 в этом примере), Power Query выдаст ошибку.
Добавление новых файлов в папку
Теперь давайте займемся минутой и поймем, что мы сделали с вышеуказанными шагами (что заняло у нас всего несколько секунд).
Мы объединили данные из четырех разных книг в одну таблицу за несколько секунд, даже не открывая никаких книг.
Но это не все.
Настоящая МОЩНОСТЬ Power Query заключается в том, что теперь, когда вы добавляете больше файлов в папку, вам не нужно повторять ни один из этих шагов.
Все, что вам нужно сделать, — переместить новую книгу в папку, обновить запрос, и он автоматически объединит данные из всех книг в этой папке.
Например, в приведенном выше примере, если я добавлю новую книгу — ‘Mid-West.xlsx’ в папку и обновите запрос, он сразу же предоставит мне новый комбинированный набор данных.
Вот как обновить запрос:
В каждой книге есть данные с одинаковым именем листа.
Если у вас нет данных в таблице Excel, но все имена листов (из которых вы хотите объединить данные) одинаковы, вы можете использовать метод, показанный в этом разделе.
Есть несколько вещей, с которыми нужно быть осторожными, когда это просто табличные данные, а не таблица Excel.
- Имена рабочих листов должны быть такими же. Это поможет Power Query просмотреть ваши книги и объединить данные из листов с одинаковыми именами в каждой книге.
- Power Query чувствителен к регистру. Это означает, что таблицы с именами «данные» и «данные» считаются разными. Точно так же столбец с заголовком «Магазин» и столбец с заголовком «Магазин» считаются разными.
- Несмотря на то, что заголовки столбцов должны совпадать, не обязательно иметь одинаковый порядок. Если столбец 2 в «East.xlsx» является столбцом 4 в «West.xlsx», Power Query будет правильно сопоставить его, сопоставив заголовки.
Теперь давайте посмотрим, как быстро объединить данные из разных книг, у которых имя листа совпадает.
В этом примере у меня есть папка с четырьмя файлами.
В каждой книге у меня есть рабочий лист с названием «Данные», который содержит данные в следующем формате (обратите внимание, что это не таблица Excel).
Вот шаги, чтобы объединить данные из нескольких книг в один рабочий лист:
- Перейдите на вкладку «Данные».
- В группе «Получить и преобразовать» щелкните раскрывающееся меню «Новый запрос».
- Наведите курсор на «Из файла» и нажмите «Из папки».
- В диалоговом окне «Папка» введите путь к папке, в которой находятся файлы, или нажмите «Обзор» и найдите папку.
- Щелкните ОК.
- В открывшемся диалоговом окне нажмите кнопку объединения.
- Щелкните «Объединить и загрузить».
- В открывшемся диалоговом окне «Объединить файлы» выберите «Данные» на левой панели. Обратите внимание, что Power Query показывает имя рабочего листа из первого файла. Этот файл будет действовать как ключ / шаблон для объединения других файлов. Power Query просмотрит каждую книгу, найдет лист с именем «Данные» и объединит все это.
- Щелкните ОК. Теперь Power Query просмотрит каждую книгу, найдет в ней лист с именем «Данные», а затем объединит все эти наборы данных.
Это загрузит окончательный результат (объединенные данные) в ваш активный рабочий лист.
Если вы хотите сначала отредактировать данные перед загрузкой в Excel, на шаге 6 выберите «Объединить и отредактировать». Это откроет окончательный результат в редакторе Power Query, где вы сможете редактировать данные.
В каждой книге есть данные с разными именами таблиц или именами листов.
Иногда вы не можете получить структурированные и согласованные данные (например, таблицы с тем же именем или рабочий лист с тем же именем).
Например, предположим, что вы получаете данные от кого-то, кто создал эти наборы данных, но назвал рабочие листы как Восточные данные, Западные данные, Северные данные и Южные данные.
Или, возможно, человек создал таблицы Excel, но с другими именами.
В таких случаях вы все равно можете использовать Power Query, но вам нужно сделать это с помощью пары дополнительных шагов.
- Перейдите на вкладку «Данные».
- В группе «Получить и преобразовать» щелкните раскрывающееся меню «Новый запрос».
- Наведите курсор на «Из файла» и нажмите «Из папки».
- В диалоговом окне «Папка» введите путь к папке, в которой находятся файлы, или нажмите «Обзор» и найдите папку.
- Щелкните ОК.
- В открывшемся диалоговом окне нажмите кнопку «Редактировать». Откроется редактор Power Query, в котором вы увидите подробную информацию обо всех файлах в папке.
- Удерживая клавишу Control, выберите столбцы «Содержание» и «Имя», щелкните правой кнопкой мыши и выберите «Удалить другие столбцы». Это удалит все остальные столбцы, кроме выбранных.
- На ленте редактора запросов нажмите «Добавить столбец», а затем нажмите «Пользовательский столбец».
- В диалоговом окне «Добавить настраиваемый столбец» назовите новый столбец «Импорт данных» и используйте следующую формулу. = Excel.Workbook ([КОНТЕНТ]). Обратите внимание, что в этой формуле учитывается регистр, и вам нужно ввести ее точно так, как я показал здесь.
- Теперь вы увидите новый столбец, в котором записана таблица. Теперь позвольте мне объяснить, что здесь произошло. Вы предоставили Power Query имена книг, а Power Query извлек такие объекты, как рабочие листы, таблицы и именованные диапазоны из каждой книги (которая на данный момент находится в ячейке таблицы). Вы можете щелкнуть пустое пространство рядом с текстовой таблицей, и вы увидите информацию внизу. В этом случае, поскольку у нас есть только одна таблица и один рабочий лист в каждой книге, вы можете увидеть только две строки.
- Щелкните значок с двойной стрелкой вверху столбца «Импорт данных».
- В открывшемся окне данных столбца снимите флажок «Использовать исходный столбец в качестве префикса» и нажмите кнопку «ОК».
- Теперь вы увидите развернутую таблицу, в которой вы видите по одной строке для каждого объекта в таблице. В этом случае для каждой книги объект листа и объект таблицы указываются отдельно.
- В столбце «Вид» отфильтруйте список, чтобы отображалась только таблица.
- Удерживая клавишу Control, выберите столбец «Имя и данные». Теперь щелкните правой кнопкой мыши и удалите все остальные столбцы.
- В столбце «Данные» щелкните значок с двойной стрелкой в правом верхнем углу заголовка данных.
- В открывшемся поле данных столбца нажмите ОК. Это объединит данные во всех таблицах и отобразит их в Power Query.
- Теперь вы можете выполнить любое необходимое преобразование, а затем перейти на вкладку «Главная» и нажать «Закрыть и загрузить».
Теперь позвольте мне попытаться быстро объяснить, что мы здесь сделали. Поскольку имена листов или таблиц не были согласованными, мы использовали формулу = Excel.Workbook для получения всех объектов книг в Power Query. Эти объекты могут включать листы, таблицы и именованные диапазоны. Когда у нас были все объекты из всех файлов, мы отфильтровали их, чтобы рассматривать только таблицы Excel. Затем мы расширили данные в таблицах и объединили все это.
В этом примере мы отфильтровали данные, чтобы использовать только таблицы Excel (на шаге 13). Если вы хотите объединить листы, а не таблицы, вы можете фильтровать листы.
Примечание. Этот метод даст вам объединенные данные, даже если есть несоответствие в именах столбцов. Например, если в East.xlsx у вас есть столбец с ошибкой, вы получите 5 столбцов. Power Query заполнит данные в столбцах, если найдет их, а если не сможет найти столбец, сообщит значение как «null».
Точно так же, если у вас есть дополнительные столбцы на любом из листов таблиц, они будут включены в окончательный результат.
Теперь, если у вас есть больше книг, из которых вам нужно объединить данные, просто скопируйте и вставьте их в папку и обновите Power Query.
На чтение 17 мин. Просмотров 64.3k.
Есть одна вещь, которая волнует всех — как сэкономить больше времени и работать с умом.
Что ж, я уже давал много приемов и трюков Excel, которые значительно облегчат работу. Но сегодня речь пойдет о POWER QUERY. Да-да, вы все правильно поняли.
POWER QUERY — это то, что может изменить вашу жизнь. Сегодня в этой статье я поделюсь с вами некоторыми удивительными приемами Power Query, которые вы можете начать использовать прямо сейчас.
Эти советы не только помогут вам сэкономить время, но и вдохновят вас использовать POWER QUERY для управления данными. По крайней мере, я на это надеюсь.
Прежде чем мы перейдем к приемам, нужно прояснить пару моментов.
Содержание
- Почему я должен использовать Power Query?
- Как установить Power Query — Шаги
- Лучшие 25 приемов Power Query для экономии времени в повседневной работе
- Заключение
Почему я должен использовать Power Query?
Делюсь с вами некоторыми серьезными причинами, так как хочу, чтобы вы в дальнейшем изучали Power Query.
1. Самый простой способ преобразовать ваши данные
Одной из основных причин использования Power Query — легкость преобразования данных. Обычно вы используете формулы и сводные таблицы, но с Power Query все основные задачи формирования данных могут быть выполнены в кратчайшие сроки.
2. Power Query в реальном времени
Это вторая важная причина, по которой Power Query выполняется в реальном времени, как разовая настройка.
Напишите запрос один раз, и вы можете обновлять его каждый раз, когда происходит изменение данных, также вы можете определить время автоматического обновления (Совет № 26).
3. Нужно просто несколько кликов
Как я уже сказал, обычно вы используете формулы и сводные таблицы для преобразования данных, но с POWER QUERY вы можете многое сделать, просто щелкнув мышью.
Нет необходимости писать формулы или коды.
Как установить Power Query — Шаги
Прежде чем вы начнете использовать эти приемы, в вашем Excel должен быть установлен Power Query.
И если вы один из тех пользователей Excel, у которых нет надстройки с Power Query, используйте эти шаги для ее установки.
Для Excel 2016 или Office 365:
Если вы используете версию Excel 365 или Excel 2016, она уже находится на вкладке «Данные» — «Скачать & преобразовать».
Для версий 2013 и 2010:
Прежде всего, загрузите надстройку отсюда (официальный сайт Microsoft).Как только вы загрузите файл, откройте его и следуйте инструкциям. После этого автоматически откроется вкладка «Power Query» на ленте Excel.
Если вкладка «POWER QUERY» не появляется, вам не о чем беспокоиться.
Вы можете добавить ее, используя опцию Надстройки COM.
- Перейдите на вкладку «Файл» ➜ «Параметры» ➜ «Надстройки».
- В опциях «Надстройки» выберите «Надстройки COM» и нажмите Перейти.
- После этого отметьте галочкой «Microsoft Power Query for Excel».
- В конце нажмите ОК.
Все! Теперь у вас есть новая вкладка на ленте с названием «Power Query».
Откройте Power Query и загрузите в него данные
У вас есть разные способы добавить данные в редактор Power Query. Что ж, если у вас есть данные на рабочем листе, вы можете вставить их оттуда.
- Перейдите на вкладку «Данные» ➜ «Скачать & преобразовать» ➜ Из таблицы.
- Нажмите OK, чтобы преобразовать этот диапазон в таблицу Excel.
- И сразу после этого вы получите эту таблицу в редакторе Power Query, как показано ниже.
Лучшие 25 приемов Power Query для экономии времени в повседневной работе
Теперь пришло время изучить все эти советы по Power Query. Так что давайте начнем.
1. Заменить значения
У нас есть список с некоторыми значениями, и нам нужно заменить определенное значение или некоторые значения чем-то другим.
С помощью Power Query мы можем создать запрос и заменить эти конкретные значения очень быстро. В приведенном ниже списке я хочу заменить имя «Алена» на «Алёна».
Давайте сделаем:
- Прежде всего, загрузите список в редактор Power Query.
- После этого перейдите на вкладку «Преобразование» и нажмите «Замена значений».
- Теперь в поле «Значение для поиска» введите «Алена», а в поле «Заменить на» введите «Алёна» и после этого нажмите ОК.
- После того, как вы нажмете OK, все значения будут заменены новыми. Теперь можно нажать «Закрыть и загрузить», чтобы загрузить данные в таблицу.
А вот и лучшая часть: Вы только что создали запрос в режиме реального времени. При повторном обновлении запроса он заменит все вновь введенные значения.
2. Сортировка — по возрастанию и по убыванию
Как и при обычной сортировке, вы можете сортировать данные, используя Power Query. Я использую тот же список имен, который мы использовали выше. Вот, что нужно сделать.
- Прежде всего, загрузите данные в редактор
- В редакторе Power Query у вас есть две кнопки сортировки (по возрастанию и по убыванию).
- Нажмите на любую из этих кнопок, чтобы отсортировать.
- В конце нажмите «Закрыть и загрузить», чтобы загрузить данные в таблицу.
Вы, наверное, удивлены: «Зачем мне использовать Power Query, если я могу использовать обычную сортировку на листе?»
Как я уже писал, Power Query — работает в реальном времени. Вы можете создать запрос автообновления (Совет № 26), который будет обновляться через определенное время и автоматически сортировать ваши данные.
3. Удалить столбцы
Очень часто бывает, что вы получаете откуда-то данные, и вам нужно удалить некоторые столбцы из них. Дело в том, что вы должны удалять эти столбцы каждый раз, когда добавляете новые данные.
Но с Power Query вы можете создать запрос.
Вот шаги:
- Прежде всего, откройте данные в редакторе
- После этого выберите столбец или несколько столбцов
- Теперь щелкните правой кнопкой мыши и выберите «Удалить».
- В конце нажмите «Закрыть и загрузить», чтобы загрузить данные.
Совет. Также имеется опция «Удалить другие столбцы», в которой можно удалить все невыбранные столбцы.
4. Разделить столбец
Точно так же как опция как «Текст по столбцам» есть в запросе: «Разделить столбец». Сейчас я расскажу, как это работает.
В приведенном ниже списке у вас есть имя и фамилия с дефисом между ними.
Теперь вам нужно разделить их на две колонки. Используйте эти шаги:
- Прежде всего, откройте список в редакторе
- После этого выберите столбец и перейдите на вкладку «Преобразование» ➜ «Разделить столбец» ➜ «по разделителю».
- Выберите «Пользовательский» из выпадающего списка и введите «-» в него.
- Теперь у вас есть три варианта, как разбить столбец.
- Самый левый разделитель
- Самый правый разделитель
- По каждому вхождению разделителя
Поскольку у нас есть только один разделитель в ячейке, все три будут работать одинаково, но если у вас более одного разделителя, вы можете выбрать нужный.
- В конце нажмите OK и нажмите «Закрыть и загрузить», чтобы загрузить данные.
5. Переименовать столбец
Вы можете просто переименовать столбец, щелкнув правой кнопкой мыши, а затем нажмите «Переименовать».
Совет: допустим, у вас есть запрос на переименование столбца, а кто-то другой переименовал его по ошибке. Вы можете восстановить это имя одним щелчком мыши.
6. Дубликат столбца
В Power Query есть простой способ создать дубликат столбца.
Все, что вам нужно сделать, это щелкнуть правой кнопкой мыши столбец, для которого вам нужен дубликат, а затем нажать «Создать дубликат столбца».
7. Объединить столбец
Обычно для объединения столбцов и ячеек мы используем формулы в Excel, но с Power Query это можно сделать намного проще.
Помните, мы разделили список сотрудников (Совет № 4). Теперь, давайте объединим его, используя пробел.
Следуй этим шагам:
- Как только вы добавите данные в редактор, выберите оба столбца.
- После этого щелкните по ним правой кнопкой мыши и выберите «Объединить столбцы».
- Теперь в окне слияния столбцов выберите разделитель из выпадающего списка (здесь мы используем пробел) и добавьте имя для нового объединенного столбца.
- Нажмите OK и загрузите данные в таблицу.
Совет: вы также можете использовать собственный разделитель для объединения двух столбцов.
8. Транспонировать столбец или строку
В Power Query транспонирование — это проще простого. Да, всего один клик.
- Как только вы загрузите данные в редактор, вам просто нужно выбрать столбец (столбцы) или строку (и).
- Перейдите на вкладку «Преобразование» ➜ Таблица ➜ «Транспонировать».
И все.
9. Заменить / удалить ошибки
Это крутая вещь. Обычно для замены или удаления ошибок в Excel вы можете использовать опцию поиска и замены или код VBA. Но в Power Query все намного проще.
Посмотрите на столбец ниже, где у вас есть некоторые ошибки, вы можете заменить их.
Когда вы щелкнете правой кнопкой мыши по столбцу, у вас будет два варианта, как с ними справиться.
- Заменить ошибки
- Удалить ошибки
10. Изменить тип данных
Посмотрите, это обычное дело: У вас есть данные в столбце, но они не в нужном формате. Поэтому каждый раз нужно менять его формат.
В приведенном выше примере у нас есть столбец дат, но мы видим просто числа. Чтобы преобразовать их в дату, вы можете использовать Power Query. Это очень просто.
- Прежде всего, откройте данные в редакторе
- После этого выберите столбец и перейдите на вкладку Преобразование.
- Теперь из типа данных выберите «Дата».
Вот, что получилось.
Совет: в большинстве случаев Power Query автоматически определяет тип данных, но если это не так, вы можете изменить его, как в приведенном выше примере.
11. Добавить столбец из примеров
Вот в чем дело: в Power Query есть возможность добавить образец столбца, который на самом деле не является образцом, связанным с текущим столбцом. Позволь мне привести пример:
В приведенном выше примере мы преобразовали числа в даты, и теперь предположим, что вам нужно добавить столбец, в котором необходимо указать название дня недели для этих дат.
Вместо использования формулы или любого другого параметра, в Power Query мы можем использовать параметр «Добавить столбец из примеров».
Вот как это сделать:
- После того, как вы отправите свои данные в редактор, выберите столбец.
- Потом щелкните по нему правой кнопкой мыши и выберите «Добавить столбец из примеров».
- Здесь вы получите пустой столбец. Нажмите на первую ячейку столбца, чтобы получить список значений, которые вы можете вставить.
- Выберите «Название дня недели с Дата» и нажмите «ОК».
Все! Столбец заполнен.
12. Отменить таблицу
Я написал полное пошаговое руководство, чтобы отменить вывод данных в виде таблицы с помощью Power Query:
- Прежде всего, выберите данные кросс-таблицы и перейдите на вкладку «Данные».
- На вкладке данных перейдите к Скачать & Преобразовать → Из таблицы.
- Когда вы щелкнете по нему, он преобразует ваши данные кросс-таблицы в таблицу Excel (если это уже не так).
- Данные мгновенно загрузятся в редактор Power Query.
- Отсюда нам нужно выбрать все столбцы, которые мы хотим отключить.
- Для этого выберите столбец Янв, нажмите и удерживайте клавишу Shift и выберите столбец Дек.
- После этого щелкните по нему правой кнопкой мыши и выберите «Отменить свертывание столбцов».
- Теперь все значения 12-ти столбцов разделены на два столбца. В одном — месяц, в другом — сумма.
- Последнее, что вам нужно сделать, это переименовать столбцы. Для этого щелкните правой кнопкой мыши по столбцу и переименуйте их.
- В конце нажмите «Закрыть и загрузить».
Теперь ваши данные кросс-таблицы преобразуются в простые данные, и вы можете использовать их для создания сводных таблиц и всего прочего для дальнейшего анализа и составления отчетов о продажах.
13. Изменить регистр
Как в функциях, которые вы используете в Excel, в Power Query есть пакет опций для изменения регистра текста.
- нижний регистр
- ВЕРХНИЙ РЕГИСТР
- Каждое Слово С Прописной
Вы можете сделать это, щелкнув правой кнопкой мыши по столбцу и выбрать любой из трех указанных выше вариантов. Или перейдите на вкладку «Преобразование» ➜ «Столбец Текст» ➜ «Формат».
14. Усечь и Очистить
Чтобы очистить данные или удалить ненужные пробелы, вы можете использовать опции Усечь и Очистить в Power Query.
Шаги просты:
- Щелкните правой кнопкой мыши по столбцу или выберите все столбцы, если у вас несколько столбцов.
- Перейдите к опции преобразования и выберите любую из опций:
- Усечь: для удаления лишних пробелов из ячейки.
- Очистить: для удаления непечатаемых символов из ячейки.
15. Добавить префикс / суффикс
Итак, у вас есть список значений, и в этот список вы хотите добавить префикс / суффикс в каждую ячейку. В Excel вы можете использовать функцию СЦЕПИТЬ, но в Power Query есть более простой способ.
- Прежде всего, выберите столбец, в который нужно добавить префикс / суффикс.
- Затем перейдите на вкладку «Преобразование» ➜ Столбец Текст ➜ Формат ➜ Добавить префикс / Добавить суффикс.
- Как только вы нажмете одну из опций, откроется диалоговое окно для ввода текста.
- После ввода текста нажмите ОК.
Опция работает одинаково для чисел, текста и дат.
16. Извлечь значения
Если вы разбираетесь в формулах, то вы согласитесь со мной, что для извлечения текста или числа из ячейки необходимо комбинировать несколько функций. Power Query решает много подобных задач. У вас есть семь способов извлечь значения из ячейки. И да, одним щелчком мыши.
Просто посмотрите на варианты, которые у вас есть.
Эти опции закрыли все основные вещи задачи, которые вы привыкли решать с помощью формул.
17. Только дата или время
Часто бывает, что у вас есть дата и время в одной ячейке, но вам нужна только одна из них.
Для этого в Power Query вам нужен всего лишь один клик, вот шаги.
- Выберите столбец, где у вас есть дата и время вместе.
- Если вам нужна Дата: щелкните правой кнопкой мыши ➜ Преобразование ➜ Только дата;
- Если хотите Время: щелкните правой кнопкой мыши ➜ Преобразование ➜ Только время.
18. Объедините дату и время
Теперь у вас есть отдельно дата и время. Значит, пора узнать, как их объединить.
Это довольно просто.
- Прежде всего, загрузите ваши данные в редактор.
- После этого выберите оба столбца (Дата и время) и перейдите на вкладку преобразования.
- Теперь из группы Столбец «Дата и время» перейдите к «Дата» и нажмите «Объединить дату и время».
Теперь у вас есть новый столбец с объединенным данными.
19. Округление чисел
У нас есть функции для округления чисел в Excel, но также есть и Power Query.
Вот варианты:
- Округление с увеличением.
- Округление с уменьшением.
- Округление: Вы можете выбрать, до какого знака после запятой округлить.
Шаги:
- Прежде всего, откройте ваши данные в редакторе.
- Выберите столбец правой кнопкой мыши ➜ Преобразование ➜ Округление и выберите любой из трех вариантов.
Примечание. Когда вы выбираете опцию «Округление», вам нужно ввести количество десятичных знаков для округления.
20. Расчеты
В Power Query есть варианты, которые вы можете использовать для выполнения расчетов. Посмотрите на приведенный ниже список.
- Стандартный
- Статистика
- Научный
- Тригонометрические
- Округление
- Информация
Вы можете найти все эти опции на вкладке Преобразование.
Для выполнения любого из этих расчетов вам нужно выбрать столбец и выбрать опцию.
21. Группировка
Как и сводные таблицы, Power Query — отличный вариант для группировки. Вы можете найти эту опцию на вкладке Преобразование.
Допустим, у вас большой набор данных и вы хотите создать сводную таблицу. Вот что вам нужно сделать:
- На вкладке «Преобразование» нажмите «Группировать по», откроется диалоговое окно.
- Теперь в этом диалоговом окне выберите столбец, который вы хотите сгруппировать.
После этого добавьте имя, выберите операцию и столбец, в котором у вас есть значения.
- В конце нажмите ОК.
Примечание. В параметре «Группировать по» также есть несколько расширенных опций, которые можно использовать для создания многоуровневой групповой таблицы.
22. Удалить знак отрицания
Есть много методов удаления отрицательного знака, и один из них — это Power Query.
Щелкните правой кнопкой мыши по столбцу и перейдите в Преобразование, а затем нажмите на Абсолютное значение.
23. Добавить настраиваемый столбец
Хотя в Power Query есть много опций, вы также можете создать пользовательский столбец, используя формулу расчета. Выполните следующие шаги, чтобы его создать:
- Прежде всего, перейдите на вкладку Добавление столбца ➜ Настраиваемый столбец.
- Здесь у вас появится диалоговое окно для создания формулы для использования в столбце (сейчас я хочу умножить количество на цену). Ведите формулу в поле формулы.
Совет. Когда вы вводите формулу, в диалоговом окне появится сообщение, если в формуле есть какая-то ошибка.
24. Автообновление запроса
Из всех советов и приемов, которые я упомянул здесь, этот является наиболее важным. Когда вы создаете запрос, вы можете сделать его автоматическим обновляемым (вы можете установить таймер).
Вот шаги:
- На вкладке «Данные» нажмите «Существующие подключения»
- Теперь щелкните правой кнопкой мыши по нужному запросу, далее Изменить свойства подключения.
- Введите минуты в открывшемся диалоговом окне.
- В конце нажмите ОК.
25. Создайте сводную таблицу из нескольких рабочих книг.
Иногда мы получаем или собираем данные из разных книг. И в этом случае создание сводной таблицы потребует дополнительных усилий для объединения этих нескольких рабочих книг в одну.
Но вы можете сделать это радостью с помощью Power query. Выполните эти три простых шага, чтобы создать сводную таблицу из разных рабочих книг.
У меня есть четыре книги с данными о продажах для разных отделений.
Убедитесь, что все эти файлы в одной папке.
Шаг 1 — Объедините файлы с помощью Power Query
Прежде всего, нам нужно объединить все файлы в одну таблицу с Power Query.
- Перейдите на вкладку «Данные» ➜ «Скачать & Преобразовать» ➜ «Создать запрос» ➜ «Из файла» ➜ «Из папки».
- Теперь в окне выбора папки нажмите «Обзор» и выберите папку, в которой находятся все файлы.
- Нажмите ОК.
- Вы увидите окно «Объединить файлы».
- В этом окне выберите лист с вашими данными во всех книгах. Важно: Убедитесь, что во всех книгах указано одинаковое имя листа!
- После того, как вы нажмете OK, Power Query отправит все данные из рабочих книг в редактор.
Шаг 2 — Подготовка данных для сводной таблицы
Теперь нам нужно внести небольшие изменения в наши данные, чтобы подготовить их к сводной таблице. Если вы посмотрите на данные, у нас появился дополнительный столбец с именем исходного файла.
- Щелкните правой кнопкой мыши по этому столбцу и выберите «Разделить столбец» ➜ «По разделителю».
- В окне разделителя выберите «Пользовательский», добавьте «.» в качестве разделителя и выберите «Самый левый разделитель».
- Нажмите ОК.
- После этого удалите второй столбец.
- Теперь переименуйте первый столбец.
- Теперь ваши данные готовы. Нажмите на закрыть и загрузить.
Шаг 3 — Вставьте сводную таблицу
На данный момент у нас есть новая рабочая таблица в рабочей книге с объединенными данными из всех четырех файлов. Теперь пришло время создать из них сводную таблицу.
- Выберите таблицу и перейдите на вкладку «Вставка» и нажмите кнопку «Сводная таблица».
- Откроется окно создания сводной таблицы. Нажмите OK, и вы получите новую сводную таблицу в своей книге.
Поздравляю! Вы успешно создали новую сводную таблицу из разных файлов.
Заключение
Вы можете не пользоваться POWER QUERY. Но… Многие вещи, которые мы делаем с формулами и функциями или кодами VBA, могут быть автоматизированы с помощью Power Query.
Я надеюсь, что приведенные выше советы вдохновляют вас использовать его все больше и больше.
Не забудьте поделиться своими мнениями со мной в разделе комментариев. И, пожалуйста, не забудьте поделиться этой информацией со своими друзьями, я уверен, что они это оценят.