Как объединить файлы с excel в access - Word и Excel - помощь в работе с программами

Примечание: Microsoft Access не поддерживает импорт данных Excel с примененной меткой конфиденциальности. В качестве обходного решения можно удалить метку перед импортом, а затем повторно применить метку после импорта. Дополнительные сведения см. в статье «Применение меток конфиденциальности к файлам и электронной почте в Office».

Существуют различные способы переноса данных из книги Excel в базы данных Access. Можно скопировать данные с открытого листа и вставить их в таблицу Access, импортировать лист в новую или существующую таблицу либо связать лист с базой данных Access.

В этой статье приведено подробное описание процедуры импорта или связывания данных Excel с классическими базами данных Access.

В этой статье

Общее представление об импорте данных из Excel
Импорт данных из Excel
Разрешение вопросов, связанных с отсутствующими и неверными значениями
Связывание с данными Excel
Разрешение вопросов, связанных со значением #Число! и другими неверными значениями в связанной таблице

Общее представление об импорте данных из Excel

Если требуется сохранить данные одного или нескольких листов Excel в Access, следует импортировать содержимое листа в новую или существующую базу данных Access. При импорте данных в Access создается их копия в новой или существующей таблице, а исходный лист Excel не изменяется.

Стандартные сценарии импорта данных Excel в Access

Опытному пользователю Excel требуется использовать Access для работы с данными. Для этого необходимо переместить данные из листов Excel в одну или несколько новых таблиц Access.
В отделе или рабочей группе используется Access, но иногда данные поступают в формате Excel, и их необходимо объединять с базами данных Access. Требуется выполнить импорт полученных листов Excel в базу данных.
Пользователь применяет Access для управления данными, однако получает еженедельные отчеты от остальных участников команды в виде книг Excel. Требуется организовать процесс импорта таким образом, чтобы данные импортировались в базу данных каждую неделю в заданное время.

Первый импорт данных из Excel

Сохранить книгу Excel в виде базы данных Access невозможно. В Excel не предусмотрена функция создания базы данных Access с данными Excel.
При открытии книги Excel в Access (для этого следует открыть диалоговое окно Открытие файла, выбрать в поле со списком Тип файлов значение Файлы Microsoft Office Excel и выбрать файл) создается ссылка на эту книгу, но данные из нее не импортируются. Связывание с книгой Excel кардинально отличается от импорта листа в базу данных. Дополнительные сведения о связывании см. ниже в разделе Связывание с данными Excel.

Импорт данных из Excel

В этом разделе описано, как подготовиться к операции импорта, выполнить ее и как сохранить параметры импорта в виде спецификации для повторного использования. Помните, что данные можно одновременно импортировать только из одного листа. Импортировать все данные из книги за один раз невозможно.

Подготовка листа

Найдите исходный файл и выделите лист с данными, которые требуется импортировать в Access. Если необходимо импортировать лишь часть данных листа, можно задать именованный диапазон, содержащий только те ячейки, которые требуется импортировать.

Определение именованного диапазона (необязательно)
1. Перейдите в Excel и откройте лист, данные из которого нужно импортировать.
2. Выделите диапазон ячеек, содержащих данные, которые необходимо импортировать.
3. Щелкните выделенный диапазон правой кнопкой мыши и выберите пункт Имя диапазона или Определить имя.
4. В диалоговом окне Создание имени укажите имя диапазона в поле Имя и нажмите кнопку ОК.
  
  Имейте в виду, что в ходе одной операции импорта можно импортировать лишь один лист. Чтобы импортировать данные нескольких листов, операцию импорта следует повторить для каждого листа.

Просмотрите исходные данные и выполните необходимые действия в соответствии с приведенной ниже таблицей.

Элемент	Описание
Число столбцов	Число исходных столбцов, которые необходимо импортировать, не должно превышать 255, т. к. Access поддерживает не более 255 полей в таблице.
Пропуск столбцов и строк	В исходный лист или именованный диапазон рекомендуется включать только те строки и столбцы, которые требуется импортировать. Смещ_по_строкам В ходе операции импорта невозможно фильтровать или пропускать строки. Столбцы. В ходе операции экспорта невозможно пропускать столбцы, если данные добавляются в существующую таблицу.
Табличный формат	Убедитесь, что ячейки имеют табличный формат. Если лист или именованный диапазон включает объединенные ячейки, их содержимое помещается в поле, соответствующее крайнему левому столбцу, а другие поля остаются пустыми.
Пустые столбцы, строки и ячейки	Удалите все лишние пустые столбцы и строки из листа или диапазона. При наличии пустых ячеек добавьте в них отсутствующие данные. Если планируется добавлять записи к существующей таблице, убедитесь, что соответствующие поля таблицы допускают использование пустых (отсутствующих или неизвестных) значений. Поле допускает использование пустых значений, если свойство Обязательное поле (Required) имеет значение Нет, а свойство Условие на значение (ValidationRule) не запрещает пустые значения.
Значения ошибок	Если одна или несколько ячеек на листе или в диапазоне содержат значения ошибок, например #ЧИСЛО или #ДЕЛ, исправьте эти значения до начала операции импорта. Если исходный лист или диапазон содержит значения ошибок, соответствующее поле таблицы Access остается пустым. Дополнительные сведения о способах исправления таких ошибок см. ниже в разделе Разрешение вопросов, связанных с отсутствующими и неверными значениями.
Тип данных	Чтобы избежать ошибок во время импорта, убедитесь, что каждый исходный столбец содержит один и тот же тип данных в каждой строке. Access сканирует первые восемь строк источника, чтобы определить тип данных полей в таблице. Настоятельно рекомендуется убедиться, что первые восемь строк источника не смешивают значения различных типов данных ни в одной из столбцов. В противном случае Access может не назначить столбцу правильный тип данных. Рекомендуется также отформатировать все исходные столбцы в Excel и назначить им определенный формат данных перед началом операции импорта. Форматирование является необходимым, если столбец содержит значения с различными типами данных. Например, столбец «Номер рейса» может содержать числовые и текстовые значения, такие как 871, AA90 и 171. Чтобы исключить отсутствующие или неверные значения, выполните указанные ниже действия. Щелкните заголовок столбца правой кнопкой мыши и выберите пункт Формат ячеек. На вкладке Числовой в группе Категория выберите формат. Для столбца «Номер рейса» лучше выбрать значение Текстовый. Нажмите кнопку ОК. Если исходные столбцы отформатированы, но все же содержат смешанные значения в строках, следующих за восьмой строкой, в ходе операции импорта значения могут быть пропущены или неправильно преобразованы. Сведения о разрешении этих вопросов см. в разделе Разрешение вопросов, связанных с отсутствующими и неверными значениями.
Первая строка	Если первая строка листа или именованного диапазона содержит имена столбцов, в Access можно указать, что данные первой строки должны рассматриваться в ходе операции импорта как имена полей. Если исходный лист или диапазон не содержит имен, рекомендуется добавить их в исходные данные до операции импорта. Примечание: Если планируется добавить данные в существующую таблицу, убедитесь, что имя каждого столбца в точности соответствует имени поля. Если имя столбца отличается от имени соответствующего поля в таблице, операция импорта завершится неудачей. Чтобы просмотреть имена полей, откройте таблицу в Access в режиме конструктора.

Закройте исходную книгу, если она открыта. Если исходный файл остается открытым в ходе операции импорта, могут возникнуть ошибки преобразования данных.

Подготовка конечной базы данных

Откройте базу данных Access, в которой будут храниться импортируемые данные. Убедитесь, что база данных доступна не только для чтения и что есть права на ее изменение.

-или-

Если ни одна из существующих баз данных не подходит для хранения импортируемых данных, создайте пустую базу данных. Для этого выполните указанные ниже действия.

Откройте вкладку Файл, нажмите кнопку Создать и выберите пункт Пустая база данных.
Перед началом операции импорта следует определить, в какой таблице будут храниться данные: в новой или существующей.

Создание новой таблицы. Если необходимо сохранить данные в новой таблице, в Access создается таблица, в которую добавляются импортируемые данные. Если таблица с указанным именем уже существует, содержимое существующей таблицы перезаписывается импортируемыми данными.

Добавление в существующую таблицу. При добавлении данных в существующую таблицу строки из листа Excel добавляются в указанную таблицу.

Следует помнить, что ошибки в ходе операции добавления зачастую объясняются тем, что исходные данные не соответствуют структуре и параметрам полей в конечной таблице. Чтобы избежать таких ошибок, откройте таблицу в режиме конструктора и проверьте указанные ниже параметры.
- Первая строка. Если первая строка исходного листа или диапазона не содержит заголовки столбцов, убедитесь, что расположение и тип данных каждого столбца соответствуют нужному полю таблицы. Если же первая строка содержит заголовки столбцов, совпадение порядка следования столбцов и полей необязательно, но имя и тип данных каждого столбца должны в точности совпадать с именем и типом данных соответствующего поля.
- Отсутствующие или лишние поля. Если одно или несколько полей исходного листа отсутствуют в конечной таблице, их следует добавить до начала операции импорта. Если же таблица содержит поля, которые отсутствуют в исходном файле, их не требуется удалять из таблицы при условии, что они допускают использование пустых значений.
  
  Совет: Поле допускает использование пустых значений, если его свойство Обязательное поле (Required) имеет значение Нет, а свойство Условие на значение (ValidationRule) не запрещает пустые значения.
- Первичный ключ. Если таблица содержит поле первичного ключа, исходный лист или диапазон должен содержать столбец, содержащий значения, совместимые с полем первичного ключа, а импортированные значения ключа должны быть уникальными. Если импортируемая запись содержит значение первичного ключа, которое уже существует в таблице, отображается сообщение об ошибке.
- Индексированные поля. Если свойство Индексировано поля таблицы имеет значение Да (без повторов), соответствующий столбец исходного листа или диапазона должен содержать уникальные значения.
  
  Для выполнения операции импорта перейдите к указанным ниже действиям.

Запуск операции импорта

Расположение мастера импорта или связывания зависит от используемой версии Access. Выполните действия, которые соответствуют вашей версии Access.
- Если вы используете последнюю версию подписки Microsoft 365 Access или Access 2019, на вкладке «Внешние данные» в группе «Импорт & Link» щелкните «Создать источник данных > из файлового > Excel«.
- Если вы используете Access 2016, Access 2013 или Access 2010, на вкладке Внешние данные в группе Импорт и связи нажмите кнопку Excel.
Примечание: Вкладка Внешние данные доступна только в том случае, если открыта база данных.
В диалоговом окне Внешние данные — Электронная таблица Excel в поле Имя файла укажите имя файла Excel, содержащего данные, которые необходимо импортировать.

-или-

Чтобы указать импортируемый файл, нажмите кнопку Обзор и воспользуйтесь диалоговым окном Открытие файла.
Укажите способ сохранения импортируемых данных.

Чтобы сохранить данные в новой таблице, выберите вариант Импортировать данные источника в новую таблицу в текущей базе данных. Позднее будет предложено указать имя этой таблицы.

Чтобы добавить данные в существующую таблицу, выберите параметр Добавить копию записей в конец таблицы и выберите таблицу в раскрывающемся списке. Этот параметр недоступен, если база данных не содержит таблиц.

Сведения о связывании с источником данных путем создания связанной таблицы см. ниже в разделе Связывание с данными Excel.
Нажмите кнопку ОК.

Будет запущен мастер импорта электронных таблиц, который поможет выполнить импорт. Перейдите к дальнейшим действиям.

Использование мастера импорта электронных таблиц

На первой странице мастера выберите лист, содержащий данные, которые необходимо импортировать, и нажмите кнопку Далее.
На второй странице мастера щелкните элемент листы или именованные диапазоны, выберите лист или именованный диапазон, который необходимо импортировать, и нажмите кнопку Далее.
Если первая строка исходного листа или диапазона содержит имена полей, выберите вариант Первая строка содержит заголовки столбцов и нажмите кнопку Далее.

Если данные импортируются в новую таблицу, заголовки столбцов используются в Access в качестве имен полей в таблице. Эти имена можно изменить в ходе операции импорта или после ее завершения. Если данные добавляются к существующей таблице, убедитесь, что заголовки столбцов исходного листа в точности соответствуют именам полей конечной таблицы.

Если данные добавляются к существующей таблице, перейдите к действию 6. Если данные добавляются в новую таблицу, выполните оставшиеся действия.
Мастер предложит просмотреть свойства полей. Щелкните столбец в нижней части страницы, чтобы отобразить свойства нужного поля. При необходимости выполните указанные ниже действия.
- Просмотрите и измените имя и тип данных конечного поля.
  
  В Access выполняется проверка первых восьми строк каждого столбца, чтобы определить тип данных для соответствующего поля. Если первые восемь строк столбца на листе содержат значения разных типов, например текст и числа, мастер предлагает тип данных, совместимый со всеми значениями столбца — как правило, это текстовый тип данных. Хотя можно выбрать и другой тип данных, следует помнить, что значения, несовместимые с этим типом, будут в ходе импорта пропущены или преобразованы неправильно. Дополнительные сведения о том, как исправить неверные или отсутствующие значения, см. ниже в разделе Разрешение вопросов, связанных с отсутствующими и неверными значениями.
- Чтобы создать индекс для поля, присвойте свойству Индексировано (Indexed) значение Да.
- Чтобы пропустить весь исходный столбец, установите флажок Не импортировать (пропустить) поле.
  
  Настроив параметры, нажмите кнопку Далее.
На следующем экране задайте первичный ключ для таблицы. При выборе варианта автоматически создать ключ Access добавляет поле счетчика в качестве первого поля конечной таблицы и автоматически заполняет его уникальными значениями кодов, начиная с 1. После этого нажмите кнопку Далее.
На последнем экране мастера укажите имя целевой таблицы. в поле Импорт в таблицу. Если таблица уже существует, в Access появится запрос на перезапись существующего содержимого таблицы. Нажмите кнопку « Да «, чтобы продолжить, или «Нет», чтобы указать другое имя целевой таблицы, а затем нажмите кнопку « Готово», чтобы импортировать данные.

Если импорт части или всех данных в Access завершится успешно, в мастере откроется страница с состоянием операции импорта. Кроме того, сведения об операции можно сохранить в виде спецификации для дальнейшего использования. Если операция завершится неудачей, появится сообщение Ошибка при попытке импорта файла.
Нажмите кнопку Да, чтобы сохранить сведения об операции для использования в будущем. Сохранение сведений позволяет выполнять операцию повторно без использования мастера.

Сведения о том, как сохранить спецификацию, см. в статье Сохранение параметров операции импорта или экспорта в виде спецификации.

Сведения о том, как запустить сохраненную спецификацию импорта или экспорта, см. в статье Запуск сохраненной спецификации импорта или экспорта.

Сведения о том, как запланировать выполнение задач импорта и связывания в определенное время, см. в статье Планирование спецификации импорта или экспорта.

Разрешение вопросов, связанных с отсутствующими и неверными значениями

Сообщение Ошибка при попытке импорта файла свидетельствует о том, что операция импорта завершилась неудачей. Если же после операции импорта отображается диалоговое окно, в котором предлагается сохранить сведения об операции, это означает, что данные успешно импортированы полностью или частично. В сообщении о состоянии указывается также имя таблицы, которая содержит описание всех ошибок, возникших в ходе операции импорта.

Важно: Даже если в сообщении о состоянии указано, что операция завершилась успешно, перед использованием таблицы следует просмотреть ее содержимое и структуру, чтобы убедиться в правильности всех данных.

Откройте целевую таблицу в режиме таблицы, чтобы убедиться, что в таблицу были добавлены все данные.
Откройте таблицу в режиме конструктора, чтобы проверить типы данных и другие свойства полей.

В приведенной ниже таблице описаны действия по разрешению проблем, связанных с отсутствующими или неверными значениями.

Совет: Если при устранении неполадок обнаружено лишь несколько отсутствующих значений, можно добавить их в таблицу вручную. Если же отсутствует или неправильно импортирован целый столбец либо большой объем данных, следует исправить исходный файл. После устранения всех возможных проблем повторите операцию импорта.

Проблема

Решение

Графические элементы

Графические элементы, такие как логотипы, диаграммы и рисунки, не импортируются. Их следует добавить в базу данных вручную после завершения операции импорта.

Вычисляемые значения

Импортируются результаты вычисляемого столбца или ячейки, но не базовая формула. В ходе операции импорта можно указать тип данных, совместимый с результатами формулы, например числовой.

Значения TRUE или FALSE и -1 или 0

Если исходный лист или диапазон включает столбец, который содержит только значения TRUE или FALSE, в Access для этого столбца создается логическое поле, в которое вставляется значение -1 или 0. Если же исходный лист или диапазон включает столбец, который содержит только значения -1 и 0, в Access для этого столбца по умолчанию создается числовое поле. Чтобы избежать этой проблемы, можно изменить в ходе импорта тип данных поля на логический.

Многозначные поля

При импорте данных в новую или существующую таблицу приложение Access не поддерживает многозначные поля, даже если исходный столбец содержит список значений, разделенных точками с запятой (;). Список значений обрабатывается как одно значение и помещается в текстовое поле.

Усеченные данные

В случае усечения данных в столбце таблицы Access попытайтесь увеличить ширину столбца в режиме таблицы. Если не удается решить проблему с помощью этого способа, это означает, что объем данных в числовом столбце Excel слишком велик для конечного поля в Access. Например, в базе данных Access свойство FieldSize конечного поля может иметь значение Байт, а исходные данные могут содержать значение больше 255. Исправьте значения в исходном файле и повторите операцию импорта.

Формат отображения

Чтобы обеспечить правильное отображение значений в режиме таблицы, может потребоваться изменить свойство Формат некоторых полей в режиме конструктора. Ниже приведены примеры.

После завершения импорта в логическом поле в режиме таблицы отображаются значения -1 и 0. Чтобы устранить эту проблему, необходимо после завершения импорта изменить значение свойства Формат этого поля на Да/Нет для отображения флажков.
Даты в длинном и среднем форматах отображаются в Access как краткие даты. Чтобы устранить эту проблему, откройте конечную таблицу в Access в режиме конструктора и измените свойство Формат поля даты на Длинный формат даты или Средний формат даты.

Примечание: Если исходный лист содержит элементы форматирования RTF, например полужирный шрифт, подчеркивание или курсив, текст импортируется без форматирования.

Повторяющиеся значения (нарушение уникальности ключа)

Импортируемые записи могут содержать повторяющиеся значения, которые невозможно сохранить в поле первичного ключа в конечной таблице или в поле, для которого свойству Индексировано присвоено значение Да (без повторов). Удалите повторяющиеся значения в исходном файле и повторите операцию импорта.

Значения дат, сдвинутые на 4 года

Значения полей дат, импортированных с листа Excel, оказываются сдвинуты на четыре года. Excel для Windows может использовать две системы дат:

Система дат 1904 г. (в которой серийные номера в диапазоне от 0 до 63 918), соответствующие датам с 1 января 1904 г. по 31 декабря 2078 г.
Система дат 1900 г. (в которой серийные номера в диапазоне от 1 до 65 380), соответствующие датам с 1 января 1900 г. по 31 декабря 2078 г.

Вы можете задать систему дат в excel Options: File > Options > Advanced> Use 1904 date system.

Примечание При импорте из книги XLSB всегда используется система дат 1900 независимо от параметра системы дат.

Прежде чем импортировать данные, измените систему дат для книги Excel или выполните после добавления данных запрос на обновление, используя выражение [имя поля даты] + 1462 для корректировки дат.

Excel для macintosh использует только систему дат 1904.

Пустые значения

В конце операции импорта может отобразится сообщение об ошибке с данными, которые были удалены или потеряны во время операции, или при открытии таблицы в режиме таблицы может отобразится, что некоторые значения полей пусты. Если исходные столбцы в Excel не отформатированы или первые восемь строк источника содержат значения различных типов данных, откройте исходный лист и выполните следующие действия:

Отформатируйте исходные столбцы.
Переместите строки таким образом, чтобы первые восемь строк каждого столбца не содержали значения с разными типами данных.
В ходе операции импорта выберите подходящий тип данных для каждого поля. Если тип данных указан неправильно, после завершения операции весь столбец может содержать пустые или неверные значения.

Описанные выше действия позволяют свести к минимуму количество пустых значений. В приведенной ниже таблице представлены ситуации, в которых пустые значения все же будут появляться.

Тип отсутствующих значений	Конечный объект импорта	Тип целевого поля	Решение
Текст	Новая таблица	Поле даты	Замените все текстовые данные значениями дат и повторите попытку импорта.
Текст	Существующая таблица	Числовое поле или поле даты	Замените все текстовые данные значениями, соответствующими типу данных конечного поля, и повторите попытку импорта.

Значения дат, замененные числовыми значениями

Случайные пятизначные числа отображаются вместо фактических значений дат в указанных ниже случаях.

Исходный столбец на листе содержит только числовые значения в первых восьми строках, но содержит некоторые значения даты в последующих строках. Эти значения дат будут преобразованы неправильно.
Некоторые из первых восьми строк содержат значения дат, которые импортируются в числовые поля. Эти значения дат будут преобразованы неправильно.

Чтобы избежать этой проблемы, замените значения дат числовыми значениями в исходном столбце и повторите попытку импорта.

Если столбец содержит преимущественно значения дат и несколько текстовых значений, в некоторых случаях все значения дат отображаются как случайные пятизначные числа. Чтобы избежать этой проблемы, замените текстовые значения значениями дат и попробуйте выполнить операцию импорта повторно.

Числовые значения, замененные значениями даты

Случайные значения даты отображаются вместо фактических числовых значений в указанных ниже случаях.

Исходный столбец содержит только значения даты в первых восьми строках, но содержит некоторые числовые значения в последующих строках. Эти числовые значения будут преобразованы неправильно.
Некоторые из первых восьми строк содержат числовые значения, импортируемые в поля дат. Эти числовые значения будут преобразованы неправильно.

Чтобы избежать этой проблемы, замените числовые значения значениями дат в исходном столбце и повторите попытку импорта.

Кроме того, может потребоваться просмотреть таблицу ошибок, о которой говорится на последней странице мастера, в режиме таблицы. Эта таблица содержит три поля: «Ошибка», «Поле» и «Строка». В каждой ее строке содержатся сведения об определенной ошибке, и данные в поле «Ошибка» можно использовать при разрешении вопросов.

Строки ошибок и советы по устранению неполадок

Ошибка	Описание
Обрезка полей	Значение в поле превышает размер, заданный свойством FieldSize этого поля.
Ошибка преобразования типа	Значение на листе не соответствует типу данных поля. Это значение может быть заменено пустым или неверным значением в конечном поле. Дополнительные сведения об устранении этой проблемы см. в предыдущей таблице.
Нарушение уникальности ключа	Значение первичного ключа записи совпадает со значением, уже имеющимся в таблице.
Нарушение условия на значение	Значение не соответствует правилу, заданному для этого поля или таблицы с помощью свойства ValidationRule.
Пустое значение в обязательном поле	Данное поле не может иметь пустое значение, поскольку его свойство Обязательное поле (Required) имеет значение Да.
Пустое значение в поле счетчика	Импортируемые данные содержат пустое значение (NULL), и была выполнена попытка добавить его в поле счетчика.
Неинтерпретируемая запись	Текстовое значение содержит знак разделителя (как правило, это прямые кавычки). Если значение содержит знак разделителя, он должен содержаться в текстовом файле дважды, например: Диаметр 4 1/2″»

К началу страницы

Связывание с данными Excel

Связав базу данных Access с данными другой программы, можно использовать инструменты запросов и отчетов Access без обслуживания копии данных Excel в базе данных.

При связывании с листом или именованным диапазоном Excel в Access создается новая таблица, связанная с исходными ячейками. Любые изменения, вносимые в исходные ячейки в Excel, отражаются в связанной таблице. При этом изменить содержимое соответствующей таблицы в Access невозможно. Если требуется добавить, изменить или удалить данные, изменения необходимо внести в исходный файл.

Стандартные сценарии связывания с листом Excel из Access

Обычно связывание с листом Excel (вместо импорта) выполняют по указанным ниже причинам.

Требуется хранить данные в листах Excel с возможностью использовать удобные функции запросов и отчетов Access.
В отделе или рабочей группе используется Access, однако приходится также работать с внешними источниками данных, такими как листы Excel. Создавать копии внешних данных нецелесообразно, однако необходимо работать с данными в Access.

Первое связывание с листом Excel

В Excel невозможно создать связь с базой данных Access.
При связывании с файлом Excel в Access создается новая таблица, которая называется также связанной таблицей. В ней отображаются данные исходного листа или именованного диапазона; при этом они не сохраняются в базе данных.
Данные Excel невозможно связать с существующей таблицей базы данных. Это означает, что операция связывания не позволяет добавлять данные в существующую таблицу.
База данных может содержать несколько связанных таблиц.
Все изменения данных в Excel автоматически отражаются в связанной таблице. Однако содержимое и структура связанной таблицы Access доступны только для чтения.
При открытии книги Excel в Access (для этого в диалоговом окне Открытие файла необходимо выбрать в поле со списком Тип файлов значение Microsoft Excel и выбрать нужный файл) в Access создается пустая база данных и автоматически запускается мастер связи с электронной таблицей.

Подготовка данных Excel

Найдите файл Excel и лист или диапазон, содержащий нужные данные. Если нет необходимости создавать связь со всем листом, можно определить именованный диапазон, включающий только нужные ячейки.

Создание именованного диапазона в Excel (необязательно — целесообразно лишь для связывания отдельных данных на листе)
1. Перейдите в Excel и откройте лист, в котором нужно определить именованный диапазон.
2. Выделите диапазон ячеек, содержащих данные, на которые необходимо создать ссылку.
3. Щелкните выделенный диапазон правой кнопкой мыши и выберите пункт Имя диапазона или Определить имя.
4. В диалоговом окне Создание имени укажите имя диапазона в поле Имя и нажмите кнопку ОК.
  
  Имейте в виду, что в ходе одной операции связывания можно создать связь лишь с одним листом или диапазоном. Чтобы создать связь с несколькими местами в книге, следует повторить операцию связывания для каждого листа или диапазона.

Просмотрите исходные данные и выполните необходимые действия в соответствии с приведенной ниже таблицей.

Элемент	Описание
Табличный формат	Убедитесь, что ячейки имеют табличный формат. Если диапазон включает объединенные ячейки, их содержимое помещается в поле, соответствующее крайнему левому столбцу, а другие поля остаются пустыми.
Пропуск столбцов и строк	Во время операции связывания нельзя пропустить исходные столбцы и строки. Однако можно скрыть поля и отфильтровать записи, открыв связанную таблицу в режиме таблицы после их импорта в Access.
Число столбцов	Число исходных столбцов не должно превышать 255, т.к. Access поддерживает не более 255 полей в таблице.
Пустые столбцы, строки и ячейки	Удалите все лишние пустые столбцы и строки из листа Excel или диапазона. При наличии пустых ячеек попытайтесь добавить отсутствующие данные.
Значения ошибок	Если одна или несколько ячеек на листе или в диапазоне содержат значения ошибок, исправьте эти значения до начала операции импорта. Имейте в виду, что если исходный лист или диапазон содержит значения ошибок, в Access в соответствующее поле таблицы вставляется пустое значение.
Тип данных	Изменить тип данных и размер полей в связанной таблице невозможно. Перед началом связывания следует проверить тип данных в каждом столбце. Настоятельно рекомендуется отформатировать все столбцы, которые содержат значения с разными типами данных. Например, столбец «Номер рейса» может содержать числовые и текстовые значения, такие как 871, AA90 и 171. Чтобы исключить отсутствующие или неверные значения, выполните указанные ниже действия. Щелкните столбец правой кнопкой мыши и выберите пункт Формат ячеек. На вкладке Числовой в группе Категория выберите формат. Нажмите кнопку ОК.
Первая строка	Если первая строка листа или именованного диапазона содержит имена столбцов, можно указать, что приложение Access должно в ходе связывания обрабатывать данные в первой строке как имена полей. Если лист не содержит имен или какое-либо имя столбца не соответствует правилам именования полей в Access, каждому полю назначается допустимое имя.

Закройте исходный файл, если он открыт.

Подготовка конечной базы данных

Откройте базу данных, в которой требуется создать связь. Убедитесь, что база данных доступна не только для чтения и что у вас есть права на внесение в нее изменений.
Если вы не хотите хранить ссылку ни в какой из существующих баз данных, создайте пустую базу данных: перейдите на вкладку «Файл», нажмите кнопку «Создать» и выберите пункт «Пустая база данных». Обратите внимание: если вы используете Access 2007, нажмите кнопку Microsoft Office и выберите пункт Создать.

После этого можно начать операцию связывания.

Создание связи

Расположение мастера импорта или связывания зависит от используемой версии Access. Выполните действия, которые соответствуют вашей версии Access.
- Если вы используете последнюю версию подписки Microsoft 365 Access или Access 2019, на вкладке «Внешние данные» в группе «Импорт & Link» щелкните «Создать источник данных > из файлового > Excel«.
- Если вы используете Access 2016, Access 2013 или Access 2010, на вкладке Внешние данные в группе Импорт и связи нажмите кнопку Excel.
Примечание: Вкладка Внешние данные доступна только в том случае, если открыта база данных.
В диалоговом окне Внешние данные — Электронная таблица Excel в поле Имя файла укажите имя исходного файла Excel.
Выберите вариант Создать связанную таблицу для связи с источником данных и нажмите кнопку ОК.

Откроется мастер связи с электронной таблицей, который поможет выполнить связывание.
На первой странице мастера выберите лист или именованный диапазон с нужными данными и нажмите кнопку Далее.
Если первая строка исходного листа или диапазона содержит имена полей, выберите вариант Первая строка содержит заголовки столбцов. В Access эти заголовки столбцов используются в качестве имен полей в таблице. Если имя столбца включает специальные знаки, его невозможно использовать как имя поля в Access. В таких случаях отображается сообщение об ошибке, в котором говорится, что полю в Access будет назначено допустимое имя. Нажмите кнопку ОК для продолжения.
На последней странице мастера укажите имя связанной таблицы и нажмите кнопку Готово. Если таблица с указанным именем уже существует, будет предложено перезаписать существующую таблицу или запрос. Нажмите кнопку Да, чтобы перезаписать таблицу или запрос, или кнопку Нет, чтобы указать другое имя.

Приложение Access попытается создать связанную таблицу. В случае успешного завершения операции появится сообщение Завершено связывание таблицы. Откройте связанную таблицу и просмотрите поля и данные, чтобы убедиться в их правильности.

При наличии ошибок или неверных данных необходимо устранить ошибки в исходных данных. Дополнительные сведения об устранении ошибок или неверных значений см. в следующем разделе.

К началу страницы

Разрешение вопросов, связанных со значением #Число! и другими неверными значениями в связанной таблице

Даже если появится сообщение Завершено связывание таблицы, откройте таблицу в режиме таблицы и убедитесь, что строки и столбцы содержат правильные данные.

При наличии в таблице ошибок или неверных данных необходимо выполнить действия, описанные в приведенной ниже таблице, и повторить попытку связывания. Следует помнить, что добавить значения непосредственно в связанную таблицу невозможно, т.к. она доступна только для чтения.

Проблема	Решение
Графические элементы	Графические элементы листов Excel, такие как логотипы, диаграммы и рисунки, не могут быть включены в связь с Aсcess.
Формат отображения	Чтобы обеспечить правильное отображение значений в режиме таблицы, может потребоваться изменить свойство Формат некоторых полей в режиме конструктора.
Вычисляемые значения	В Access в соответствующем поле отображаются результаты вычисляемого столбца или ячейки, но не формула (выражение).
Усеченные текстовые значения	Увеличьте ширину столбца в режиме таблицы. Если даже после этого значение не отображается целиком, возможно, его длина превышает 255 знаков. В Access связывание возможно только для первых 255 знаков, поэтому вместо связывания следует выполнить импорт данных.
Сообщение о переполнении числового поля	Даже если таблица кажется правильной, впоследствии при выполнении запроса с использованием этой таблицы может быть выведено сообщение об ошибке Переполнение числового поля. Это может объясняться конфликтом между типом данных поля в связанной таблице и типом данных, хранящихся в этом поле.
Значения TRUE или FALSE и -1 или 0	Если исходный лист или диапазон включает столбец, который содержит только значения TRUE или FALSE, в Access в связанной таблице для этого столбца создается логическое поле. Если же исходный лист или диапазон включает столбец, который содержит только значения -1 или 0, в Access для этого столбца по умолчанию создается числовое поле, тип данных которого невозможно изменить в таблице. Если требуется, чтобы в связанной таблице было создано логическое поле, убедитесь, что исходный столбец содержит значения TRUE и FALSE.
Многозначные поля	В Access многозначные поля не поддерживаются, даже если исходный столбец содержит список значений, разделенных точками с запятой (;). Список значений обрабатывается как одно значение и помещается в текстовое поле.
#Число!	В Access значение ошибки #Число! отображается в полях вместо данных в указанных ниже случаях. Если исходный столбец, который содержит в основном текстовые значения, включает также несколько числовых значений или значений дат, числовые значения и значения дат не импортируются. Если исходный столбец, который содержит в основном числовые значения, включает также несколько текстовых значений, текстовые значения не импортируются. Если исходный столбец, который содержит в основном значения дат, включает также несколько текстовых значений, текстовые значения не импортируются. Чтобы свести к минимуму число пустых значений в таблице, выполните указанные ниже действия. Убедитесь, что исходный столбец не содержит значения с разными типами данных. Отформатируйте столбцы на листе Excel. Во время операции связывания выберите нужный тип данных для каждого поля. Если тип данных неправильный, результирующий столбец может содержать только #Num! Значения для всех строк данных.
Числовые значения, замененные значениями дат	Если поле содержит случайные пятизначные числа, проверьте исходный столбец с числовыми значениями на наличие значений дат. Значения дат в числовых столбцах преобразуются в числа. Замените значения дат числовыми значениями и повторите попытку связывания.
Значения дат, замененные числовыми значениями	Если поле содержит случайные значения дат, проверьте исходный столбец со значениями дат на наличие числовых значений. Числовые значения в столбцах дат преобразуются в даты. Замените числовые значения значениями дат и повторите попытку связывания.

К началу страницы

Источник

Загрузить PDF

Access – это реляционная система управления базами данных, в которую можно импортировать одну или несколько таблиц Excel и согласовать их однородные элементы. Более того, при помощи Access можно собрать и проанализировать большое количество данных, так как один файл Access включает несколько таблиц Excel. Но для начала необходимо импортировать данные из Excel в Access; это можно сделать, выполнив несколько основных действий.

1
На компьютере запустите Excel и Access. Необходимо купить и скачать пакет Microsoft Office, который содержит и Excel,^[1] и Access. Это можно сделать на официальном сайте компании Microsoft.
- Установив пакет Microsoft Office, в Windows нажмите «Пуск» – «Все программы».^[2]
- Нажмите «Microsoft Office» и в открывшемся меню выберите «Access» (или «Excel»). Скорее всего, у вас уже есть таблица Excel, которую вы скачали или получили по электронной почте. При помощи программы Excel вы сможете открыть такую таблицу.
2
Перед импортом данных в Access обработайте таблицу Excel. Это сильно облегчит задачу по переносу данных из Excel в Access. Суть в том, что в разных таблицах определенные данные должны иметь один формат.^[3]
- Для начала удостоверьтесь, что первая строка каждой импортируемой таблицы содержит названия (заголовки) столбцов – названия должны ясно характеризовать данные, занесенные в столбцы.^[4] Например, если столбец содержит фамилии людей, назовите его «Фамилии». Давайте точные названия, чтобы облегчить процесс согласования заголовков столбцов в разных таблицах.
- В Access вы можете согласовать однородные элементы в двух и более таблицах Excel. Например, у вас есть таблица Excel с данными по заработной плате, которая содержит ФИО (фамилия, имя, отчество), адреса и суммы заработной платы. Допустим, вы хотите сопоставить эту таблицу с другой таблицей, включающей данные о пожертвованиях на некий проект (ФИО, адреса и суммы пожертвований). В Access вы можете согласовать заголовки столбцов в разных таблицах. В нашем примере согласуйте названия столбцов с фамилиями, чтобы выяснить, какие люди присутствуют в обеих таблицах.
- Просмотрите каждую таблицу Excel и убедитесь, что данные внесены в одном формате; в противном случае обработайте таблицу так, чтобы привести данные к одному формату.^[5] Такой подход к формату данных отражает слово «реляционная» (от relation – зависимость, связь) в описании Access. Например, если в зарплатной таблице в столбце «ФИО» введены фамилии, имена и отчества, а в таблице о пожертвованиях в столбце «ФИО» – только фамилии и имена, то Access не считает данные столбцы однородными (то есть не сможет согласовать их). Поэтому одинаковыми должны быть как названия столбцов, так и формат данных, которые содержатся в этих столбцах.
3
Разделите данные в столбцах таблицы Excel. Для того чтобы сделать элементы таблицы Excel однородными (для их импорта в Access), разделите информацию в соответствующих столбцах.^[6]
- Например, вы можете поместить фамилию в один столбец, имя – во второй, а отчество – в третий. Аналогичным образом поступите с соответствующим столбцом во второй таблице. Теперь в Access вы сможете согласовать, например, фамилии из одной таблицы с фамилиями из другой и найти людей, которые присутствуют в обеих таблицах.
- Для разделения данных в столбце Excel выделите нужный столбец. В панели инструментов нажмите «Данные». Затем нажмите «Текст по столбцам». Рекомендуется выбрать опцию «С разделителями». Затем нажмите «Далее».
4
Для разделения данных, расположенных в одном столбце, следуйте подсказкам Мастера текстов. Выполните следующие действия:
- Выберите символ-разделитель между данными. Помните, что информация, занесенная в ячейку, разделяется каким-то символом. Как правило, таким символом-разделителем является пробел, запятая или точка с запятой. В подавляющем большинстве случаев информация разделяется пробелом. Например, в ячейку занесена следующая информация: Иванов Иван Иванович. Здесь Фамилия отделена от имени пробелом, а имя отделено от отчества также пробелом. В этом случае в окне Мастера текстов выберите опцию «Пробел».
- Нажмите «Далее». Затем нажмите «Готово». Столбец с ячейкой «Иванов Иван Иванович» разделится на три столбца. Теперь вы можете присвоить имя каждому из трех новых столбцов, то есть назвать их как «Фамилия», «Имя», «Отчество». Перед разделением информации справа от разделяемого столбца вставьте несколько пустых столбцов, чтобы Excel занес в них разделенные данные (а не в уже заполненные столбцы с другими данными).
Реклама

1
Запустите Access. Для этого нажмите «Пуск» – «Microsoft Office» – «Microsoft Access». Для импорта данных из Excel создайте новую базу данных Access.
- Для создания базы данных в окне программы Access нажмите «Новая база данных».
- Если хотите, присвойте созданной базе данных имя. Затем нажмите «Создать».
2
Импортируйте таблицу Excel в Access. Теперь вы можете импортировать данные из одной или нескольких таблиц Excel в Access.
- На панели инструментов (в окне программы Access) нажмите «Внешние данные».^[7] В некоторых версиях Access на панели инструментов нажмите «Файл» – «Внешние данные».^[8]
- В разделе «Имя файла» нажмите «Обзор», чтобы найти нужную таблицу Excel.
- Поставьте флажок у опции «Импортировать исходные данные в новую таблицу в текущей базе данных» (эта опция активирована по умолчанию).
- Найдя нужную таблицу, щелкните по ней. Затем нажмите «OK». Откроется мастер импорта данных из Excel в Access.
Реклама

1
Выполните указания мастера импорта данных. Это необходимо сделать для завершения процесса импорта таблицы Excel в Access.
- Выберите лист в таблице Excel, данные которого вы хотите импортировать в Access. Порой это очень легко, потому что таблица содержит всего один лист. Но иногда одна таблица Excel включает множество листов, вкладки которых отображаются в нижней части окна программы Excel; в этом случае нужно указать определенный лист. Затем нажмите «Далее».
- Отобразится окно с вопросом, содержит ли первая строка таблицы заголовки столбцов. Здесь имеются в виду названия, характеризующие данные в каждом столбце (например, фамилия, адрес, сумма заработной платы и так далее). Прекрасно, если до этого вы обработали таблицу Excel так, что первая строка содержит строго определенные названия столбцов; в этом случае отметьте опцию, что первая строка содержит заголовки столбцов. Затем нажмите «Далее».
- Если в первой строке заголовков столбцов нет, в открывшемся окне отобразится вопрос о том, хотите ли вы присвоить имена «полям» (в Access под «полями» понимаются заголовки столбцов). Если до этого вы не вводили названия столбцов, сделайте это сейчас.
2
Завершите импорт данных. Вам осталось выполнить всего несколько действий. В открывшемся окне определите первичный ключ (если хотите).
- Вы можете, но не обязаны, делать это. Первичный ключ – это уникальный номер, присваиваемый каждой строке с данными; это может пригодиться при сортировке данных. Затем нажмите «Далее».^[9]
- В последнем окне отобразится имя по умолчанию. Вы можете переименовать таблицу Excel (по завершении импорта она отобразится в виде таблицы Access на левой стороне экрана).
- Нажмите «Импорт», а затем нажмите «Закрыть». Таблица отобразится на левой стороне экрана; это значит, что она полностью импортирована в Access.
- Если вы хотите согласовать несколько баз данных, проделайте вышеописанные действия для импорта одной или нескольких дополнительных таблиц Excel. Теперь вы можете приступить к согласованию данных в Access.
Реклама

Предупреждения

Имейте в виду, что если версия Excel, в которой была создана таблица, отличается от версии Access, вы можете столкнуться с проблемами при импорте данных.
Повторим еще раз: перед импортом данных обработайте таблицу Excel. То есть обратите внимание на формат данных, с которыми вы собираетесь работать.
Сделайте копию исходной таблицы, чтобы в крайнем случае вы смогли импортировать данные еще раз.
В Access можно импортировать не более 255 столбцов.^[10]

Об этой статье

Эту страницу просматривали 45 293 раза.

Была ли эта статья полезной?

Источник

Download Article

Access is a relational database manager that allows you to import one or multiple Excel databases into its system so you can match common fields between or among them. Because a single Access file can contain multiple Excel spreadsheets, the program is also a great way to aggregate or analyze large amounts of information. First, though, you need to import the Excel spreadsheet into Access. This only requires a few key steps.

Things You Should Know

Before you import your spreadsheet into Access, make sure you have clear column headers in the first row so they can easily translate to field names.
Scan multi-page workbooks to make sure each type of data is handled the same way across all sheets.
The Access import wizard makes it easy to import your data in a way that Access can understand.

1
Open both programs on your computer. You will need to purchase and download a Microsoft Office package that includes both Excel^[1] and Access. You can do this online through the Microsoft site.
- Once the programs are downloaded, click «Start» in Windows and select «All Programs.»^[2]
- Click on «Microsoft Office,» and then select «Access» (or «Excel») from the drop-down menu. You may already have an Excel spreadsheet created that someone else sent you or that you downloaded from elsewhere. Having Office on your computer allows you to open it.
2
Clean up your Excel spreadsheet before importing it into Access. It will make it easier if you do a few simple steps before you import the Excel spreadsheet into Access. The key is that your data must be consistent between imported spreadsheets.^[3]
- It’s a good idea to make sure that the first row in the Excel spreadsheet contains your column headers (or field names), and that these are very clear and easy to understand.^[4] For example, for a column containing people’s last names, you may want to call the column header/field name «last name.» Be clear and precise because it will make it easier when you try to match column headers in one Excel sheet with another.
- Access allows you to link common fields between two or among many spreadsheets. Let’s say you have an Excel sheet that contains payroll information. It includes people’s first and last names, addresses, and salaries. Let’s say for the sake of argument that you want to match that sheet within Access to a second Excel sheet that contains information about campaign finance contributions. This second sheet contains people’s names, addresses, and donations. What Access allows you to do is to match different column headers with one another. You could link name headers to see which people of the same name appear in both databases, for example.
- Scan the Excel sheets to make sure that each type of data is handled the same way, and clean it up before importing it into Access.^[5] It must be what Access calls «relational.» For example, if the hypothetical spreadsheet for payroll contained first name, last name and middle initial in one column, but the second spreadsheet contained only first name and last name in separate columns, Access will register this as no match. There needs to be matching column headers/fields.
Advertisement
3
Split information within a column in Excel. To take care of this issue, you may want to split information in a column within Excel, so that it doesn’t erroneously register as a «no match» in Access.
- As an example, you may want to split the first name into its own column, the middle initial into its own column, and the last name into its own column. If it’s already done the same way in the second spreadsheet, when you link, say, last name with last name in Access, it should generate matches when the names are the same.
- To split a column in Excel, highlight the column that has information you want to split in it. Click on «data»in the toolbar within the Excel program. Click on «text to columns.» Generally, you will choose the option «delimited.» Click next.
4
Continue using the wizard to split merged columns. Now you are ready to complete the process of splitting merged information in one column into multiple columns.
- Choose how the data within the column is «delimited.» This means that each piece of information in the column is separated by something. Most common choices include a space, a comma, or a semi-colon. Often the information is just separated by a space. As in the following example: let’s say the name «John A. Doe» appears in a single column. The first name John is separated from the middle initial A by a space. The last name Doe is separated from the middle initial A by a space. So choose space in the delimited wizard.
- Click next. Click finish. The program should split John, A., and Doe into three columns. You can then give the new columns new header names to indicate the kind of information housed in them (last name, first name, etc.). It’s a good idea to create several blank columns to the right of the data you’re splitting before you do it because it will push the data into the new blank columns (instead of columns that already contain information).

1
Open the Access program on your computer. Go to the start menu, choose Microsoft Office, and click on Microsoft Access. You need to open a new blank Access database to import the Excel sheet into it.
- Choose «blank desktop database» to create a new database within the Access program.
- Give it a new name if you want. Click «create.»
2
Import an Excel spreadsheet into Access. The next step is to pull the Excel spreadsheet (or more than one) into the Access database.
- Click on «External Data» in the toolbar once you are within the Access database manager. Choose «Excel.»^[6]In some versions of Access, you will find this function by clicking on «file» in the toolbar and «Get External Data.»^[7]
- Where it says «file name,» click «browse.» This will allow you to find your Excel sheet on your computer.
- Leave the box checked that says «import the source data into a new table in the current database.» It will be checked by default.
- When you find the Excel spreadsheet you want to import on your computer, click on it. Click «OK.» This will take you into the wizard for importing Excel into Access.

1
Go through the steps on the wizard that appears within Access. To complete the process of importing your spreadsheet, you need to complete the steps in the wizard.
- Choose the worksheet within the Excel spreadsheet that you want to import. Sometimes, this is simple because the Excel spreadsheet is just one sheet. However, sometimes people create multiple pages within a single Excel spreadsheet, which you can see by clicking on the tabs at the bottom of the spreadsheet. If this is the case, you need to tell the Access wizard which spreadsheet you are choosing. Click next.
- The next page has a box asking if the first row in the Excel sheet has column headings. This means the row in a spreadsheet that identifies the data in each column (such as last name, address, salary, etc.). It’s a good idea if you cleaned up your Excel sheet first to make sure that the first row has clearly defined column headings. Then, just check yes that the first row contains column headings. This is the simplest approach. Click next.
- If your first row does not contain column headings, the next page asks you if you want to rename what are called «fields» in Access (these are column headings). If you did not already name each field something clear and easy to recognize before importing (recommended), then you can do it here.
2
Finish the importing process. There are only a few steps left in the importing process. The next page in the wizard will ask if you want to identify a primary key.
- You don’t have to do this, but you can. A primary key means the computer program will assign each row of information a unique number. This can be helpful later on when sorting the data. Click next.^[8]
- The final screen in the wizard has a space providing a default name. You can change the name of the Excel sheet you are importing (it will become a «table» in Access on the left side of the page when you finish importing it).
- Click «import.» Click «close.» You will see your table on the left side of the screen. It is now imported within Access.
- If you want to link more than one data set, repeat this process with another or multiple Excel spreadsheets. Now, you are ready to match the data in the sheets within Access.

Ask a Question

200 characters left

Include your email address to get a message when this question is answered.

Submit

Video

Thanks for submitting a tip for review!

If the Excel file is from a different version of Office than Access, you may have trouble importing files smoothly.
It can’t be underscored enough: You need to clean up your Excel spreadsheet before importing it. Partly this means analyzing the data you have for problems.
Always keep a copy of your original spreadsheets, so if you mess them up, you can repeat the process.
You can not import more than 255 fields into Access.^[9]

About This Article

Thanks to all authors for creating a page that has been read 263,983 times.

Is this article up to date?

Источник

1 / 1 / 0

Регистрация: 02.04.2012

Сообщений: 21

02.04.2012, 15:45. Показов 27427. Ответов 37

Добрый день. Это моя первая тема на подобном форуме и первый вопрос. Мне была поставлена задача создать базу данных по преподавателям и расписанию…У меня есть несколько таблиц сделанных в Excel,я хотел бы подключить их в базу данных,и сделать по ним запрос на выборку…Подскажите это возможно? И какие есть пути реализации? Просто я с таким в первые сталкиваюсь и понятия не имею как это осуществить…Или может кто-то литературу толковую по этой теме подскажет? Заранее благодарен!

3353 / 1771 / 83

Регистрация: 05.08.2010

Сообщений: 4,471

02.04.2012, 15:54

Сообщение от Sewer

Мне была поставлена задача создать базу данных по преподавателям и расписанию…

Посмотрите

Сообщение от Sewer

У меня есть несколько таблиц сделанных в Excel,я хотел бы подключить их в базу данных,и сделать по ним запрос на выборку…

Это обязательно?
Может все-таки лучше данные в базе хранить, а при надобности выводить их в Excel?

1 / 1 / 0

Регистрация: 02.04.2012

Сообщений: 21

02.04.2012, 16:06

[ТС]

Сообщение от Agapov_stas

Это обязательно?
Может все-таки лучше данные в базе хранить, а при надобности выводить их в Excel?

Слишком много данных придется вбивать в базу,и очень много таблиц… Смотрите у меня есть две таблицы которые содержать фамилии преподавателей и напротив своих фамилий,группы студентов у которых они читают пары, то есть расписание но вместо предметов название групп. Таблицы две потому что одна таблица на числитель,вторая на знаменатель,то есть две недели которые чередуются…К этим таблицам нужно сделать запрос на выборку по преподавателю, результат запроса должен выводить расписание преподавателя на неделю,и соответственно смотря какая это неделя,числитель или знаменатель. И мне еще одну задачу нужно решить такого же плана,но я думаю что если разберусь с этим,то вторую задачу сам решу…

3353 / 1771 / 83

Регистрация: 05.08.2010

Сообщений: 4,471

02.04.2012, 16:08

Тогда причем тут Access, если Вы все делаете в Excel?

1 / 1 / 0

Регистрация: 02.04.2012

Сообщений: 21

02.04.2012, 16:31

[ТС]

Я всего лишь набрал таблицы в Excel,а мне нужно сделать форму с запросом на выборку,как я это реализую в Excel? Мне нужна БД с данными которые хранятся в этих таблицах,что бы по ним можно было создать эту самую выборку…

3353 / 1771 / 83

Регистрация: 05.08.2010

Сообщений: 4,471

02.04.2012, 16:43

Ну, тогда,как вариант, связать Excel с Access-ом.

1. Создайте новую БД в Access
2. Слева выберите Таблицы
3. По пустому месту(по белому окну) кликните правой кнопкой мыши и выберите «Связь с таблицами»
4. Появится окно выбора. Тип файлов выберите Microsoft Excel. Выберите файл Excel Ваш и нажмите «Связь»
5. Нажмите кнопку «Далее»
6. Поставьте «галочку» возле «Первая строка содержит заголовки столбца»
7. Нажмите кнопку «Далее»
8. Готово

Теперь можете работать в Аксе, но с файлом Excel.

1 / 1 / 0

Регистрация: 02.04.2012

Сообщений: 21

02.04.2012, 18:08

[ТС]

Большое спасибо. Я попробую. Если возникнут еще вопросы,я надеюсь смогу обратиться?

3353 / 1771 / 83

Регистрация: 05.08.2010

Сообщений: 4,471

02.04.2012, 18:16

Сообщение от Sewer

Если возникнут еще вопросы,я надеюсь смогу обратиться?

Форум для этого и существует

1 / 1 / 0

Регистрация: 02.04.2012

Сообщений: 21

03.04.2012, 11:24

[ТС]

Доброе утро! Спасибо вам за совет,я подключил все необходимые мне таблицы. У меня возник еще один небольшой вопросик. Я создал форму разместил на ней некоторые компоненты,в том и числе и кнопку…Я бы хотел реализовать процедуру поиска преподавателя при нажатии этой кнопки,При чем поиск из таблици в соответствии с выбраным значением выпадающего списка,со значениями «Числитель, Знаменатель»… То есть сначала выбиралась таблица по которой будет осуществляться поиск,и соответственно сам поиск…Если такой вопрос уже задавался,то возможо вы мне укажите путь на эту тему,а если нет то розьясните пожалуйста. Заранее признателен

3353 / 1771 / 83

Регистрация: 05.08.2010

Сообщений: 4,471

03.04.2012, 11:28

Пример(желательно в mdb) приложить можете?(и файл Excel).

266 / 266 / 4

Регистрация: 01.11.2011

Сообщений: 612

03.04.2012, 12:06

БД заархивируйте любым архиватором, и выложите архив,
ВНИМАТЕЛЬНО читайте Разрешённые типы файлов: 7z doc docx gif jpe jpeg jpg log pdf png psd rar swf txt xls zip

1 / 1 / 0

Регистрация: 02.04.2012

Сообщений: 21

03.04.2012, 13:15

[ТС]

Teachers.zip Спасибо за совет,вот то что я наделал…

3353 / 1771 / 83

Регистрация: 05.08.2010

Сообщений: 4,471

03.04.2012, 17:13

Sewer, поместите два Excel файла(которые в папке) на диск C.
После чего откройте базу.
Файлы екселя должны быть именно на диске C(или поменяете в запросах q1 и q2 ссылку на файл)
Файлы Excel немного поправил(вверху убрал объединение поля).

1 / 1 / 0

Регистрация: 02.04.2012

Сообщений: 21

03.04.2012, 17:48

[ТС]

Спасибо вам огромное!!! Правда сильно выручили,я постараюсь разобраться в проделанной вами работе для выполнения похожего задания. Еще раз огромное вам спасибо

3353 / 1771 / 83

Регистрация: 05.08.2010

Сообщений: 4,471

03.04.2012, 18:22

Сообщение от Sewer

постараюсь разобраться

1. При открытии формы(frmЗнаменатель или frmЧислитель ) добавляем записи из файлов Excel в таблицы (tblЗнаменатель или tblЧислитель соответственно)
2. Присваиваем спискам(понед., вторн…..) данные
3. По выходу из формы данные из таблиц удаляем

Не по теме:

P.S. в таблицы можно и не заносить данные, так как списки берут значения сразу из запросов q1 и q2.
Поэтому можно удалить события Form_Load() и Form_Close()
Только тогда источник записей для списка преподавателей поменяйте, берите значения из запросов.
Я лишь показал, что можно данные в таблицу импортнуть, а потом с таблицами работать.

1 / 1 / 0

Регистрация: 02.04.2012

Сообщений: 21

04.04.2012, 11:13

[ТС]

Добрый день. Спасибо за советы,я вот как раз пытаюсь создать две таблицы но уже по аудиториям,я сделал две Excel таблицы как у вас, теперь у меня вопрос как создать их в БД? У вас там две таблицы…У меня вопрос как вы таблицы Excel подключили к этим таблицам? Потому что простой способ привязки Excel таблиц который вы мне описали в начале,по всей видимости здесь не при чем…Мне нужно сделать две Access таблицы на манер ваших,и как то связать их с данными из Excel таблиц? Подскажите пожалуйста как. Прилагаю две таблицы по аудиториям которые создал,посмотрите пожалуйста все ли в порядке с полями,вдруг где-то ошибся. Заранее признателен.[ATTACH]q4.xls[/ATTACH]

Вложения

q3.xls (35.5 Кб, 21 просмотров)

Agapov_stas

3353 / 1771 / 83

Регистрация: 05.08.2010

Сообщений: 4,471

04.04.2012, 11:19

Таблицы там не причем(Вы видимо не прочитали мое дополнение в последнем моем сообщении).
Данные «подтягиваются» запросом(в моем примере q1,q2):

SQL

1 2	SELECT * FROM [Лист3$A2:AA133] AS x IN 'C:Преподаватели_чис.xls'[Excel 8.0;HDR=yes;];

В котором указываю диапазон ячеек с данными([Лист3$A2:AA133]) в определенном листе Excel файла.
А дальше уже в форме присваиваю спискам на форме данные из запроса.

Таблицами я показал, что можно и импортнуть данные из Excel в таблицу, и потом работать сразу с таблицей.

1 / 1 / 0

Регистрация: 02.04.2012

Сообщений: 21

04.04.2012, 12:07

[ТС]

Спасибо большое! Сейчас попробую создать два запроса и две формы…

Добавлено через 32 минуты
Запросы создал,а вот с формами возникают некоторые проблемы…Выпадающий список я сделал,с аудиториями… А вот с простым списком возникают осложнения…Я создаю простой список,выбираю запрос с значениями аудиторий, выбираю первые 5 полей,для 5 пар понедельника,все создано,но при выборе в выпадающем списке определенной аудитории,в обычном списке пары не появляются…В чем может быть причина? Где я ошибся?

3353 / 1771 / 83

Регистрация: 05.08.2010

Сообщений: 4,471

04.04.2012, 12:08

Сообщение от Sewer

Запросы создал,а вот с формами возникают некоторые проблемы…

Приложи пример..

Источник

Содержание

Access импорт excel нескольких файлов
Доступ к VBA — импорт / экспорт Excel — запрос, отчет, таблица и формы
Импортировать файл Excel в Access
Импортировать Excel в функцию доступа
Доступ к экспорту VBA в новый файл Excel
Экспорт запроса в Excel
Экспорт отчета в Excel
Экспорт таблицы в Excel
Экспорт формы в Excel
Экспорт в функции Excel
Экспорт в существующий файл Excel
Экспорт SQL-запроса в Excel
Функция экспорта в новый файл Excel
Access импорт excel нескольких файлов
Макрокоманда «ИмпортЭкспортЭлектроннойТаблицы»
Настройка
Примечания

Access импорт excel нескольких файлов

Добрый день.
Можно попробовать как-то так:

Извините за глупый вопрос, а куда это вставлять в Аксессе? Я только в Экселе с Макросами работал.

Понял как запускать..но что-то он теперь не хочет работать корректно.

Вариантов вставки множество:
— модуль
— кнопка
— события форм
— события других действий

Но если я правильно понял то Вам подойдёт модуль. Только не забудьте перед модулем написать «sub t» а после модуля «End sub»

Вариантов вставки множество:
— модуль
— кнопка
— события форм
— события других действий

А ещё добавить одно объявление:

Dim fso As Object

Так, ну я разобрался как подключить библиотеку, подключил. Запускаю макрос, первый раз он работает, потом дебагер выделяет строку.

Однако он импортирует только один файл из папки, а не все XLSы.

Я немного полуркал и видоизменил код. Теперь он импортирует сразу несколько файлов. Но также нестабильно и дебаггер ругается.

Что я делаю не так?

И да, кстати.
If UCase(Right(MyFile, 3)) = «XLS» Then
Что значит тройка в этой строке?

Очередная правка — попробовал на больших XLSах, их вообще не подхыватывает, просто вылетает таже ошибка дебаггера и подсвечивается строка.

Источник

Доступ к VBA — импорт / экспорт Excel — запрос, отчет, таблица и формы

В этом руководстве будут рассмотрены способы импорта данных из Excel в таблицу Access и способы экспорта объектов Access (запросов, отчетов, таблиц или форм) в Excel.

Импортировать файл Excel в Access

Чтобы импортировать файл Excel в Access, используйте acImport вариант DoCmd.TransferSpreadsheet :

Или вы можете использовать DoCmd.TransferText чтобы импортировать файл CSV:

Импортировать Excel в функцию доступа

Эту функцию можно использовать для импорта файла Excel или CSV в таблицу доступа:

Вы можете вызвать функцию так:

Доступ к экспорту VBA в новый файл Excel

Чтобы экспортировать объект Access в новый файл Excel, используйте DoCmd.OutputTo метод или DoCmd.TransferSpreadsheet метод:

Экспорт запроса в Excel

Эта строка кода VBA экспортирует запрос в Excel с помощью DoCmd.OutputTo:

Или вы можете использовать вместо этого метод DoCmd.TransferSpreadsheet:

Примечание: Этот код экспортирует в формат XLSX. Вместо этого вы можете обновить аргументы для экспорта в формат файла CSV или XLS (например, acFormatXLSX к acFormatXLS).

Экспорт отчета в Excel

Эта строка кода экспортирует отчет в Excel с помощью DoCmd.OutputTo:

Или вы можете использовать вместо этого метод DoCmd.TransferSpreadsheet:

Экспорт таблицы в Excel

Эта строка кода экспортирует таблицу в Excel с помощью DoCmd.OutputTo:

Или вы можете использовать вместо этого метод DoCmd.TransferSpreadsheet:

Экспорт формы в Excel

Эта строка кода экспортирует форму в Excel с помощью DoCmd.OutputTo:

Или вы можете использовать вместо этого метод DoCmd.TransferSpreadsheet:

Экспорт в функции Excel

Эти однострочные команды отлично подходят для экспорта в новый файл Excel. Однако их нельзя будет экспортировать в существующую книгу. В следующем разделе мы представляем функции, которые позволяют вам добавить экспорт в существующий файл Excel.

Ниже мы включили некоторые дополнительные функции для экспорта в новые файлы Excel, включая обработку ошибок и многое другое.

Экспорт в существующий файл Excel

Приведенные выше примеры кода отлично подходят для экспорта объектов Access в новый файл Excel. Однако их нельзя будет экспортировать в существующую книгу.

Чтобы экспортировать объекты Access в существующую книгу Excel, мы создали следующую функцию:

Вы можете использовать эту функцию так:

Обратите внимание, что вас просят определить:

Что выводить? Таблица, отчет, запрос или форма
Имя объекта
Имя выходного листа
Путь и имя выходного файла.

Экспорт SQL-запроса в Excel

Вместо этого вы можете экспортировать SQL-запрос в Excel, используя аналогичную функцию:

Где вас просят ввести:

SQL-запрос
Имя выходного листа
Путь и имя выходного файла.

Функция экспорта в новый файл Excel

Эти функции позволяют экспортировать объекты Access в новую книгу Excel. Вы можете найти их более полезными, чем простые одиночные строки в верхней части документа.

Источник

Access импорт excel нескольких файлов

Excel: умный импорт из Excel листа в таблицу Access

Всем привет, помогите разобраться с нижеизложенным.

Что Дано:
Есть книга Excel «C:Datatest.xls». В этой книге есть лист «output», с таблицей данных (первая строка — название полей).
Есть база Access «C:DatamyData.mdb.xls». В этой базе есть таблица «test» с данными.

Что надо сделать:
Необходимо создать макрос в Excel, который бы вставлял данные из листа output, в таблицу «test», причем если в таблице «test» есть уже такие данные (определяется по трем ключевым полям), то их необходимо заменить. Т.е. не должно быть дублированых записей в таблице «test». Этим макросом я буду пополнять ежедневно данные в таблице «test», либо заменять уже существующие (на верные или скорректированные).

В чем проблема:
Я не знаю как создать таблицу (объект?) с дынными из Excel, что бы:
a. проверить есть ли такие же записи в таблице «test» (если есть, то удалить их из «test» и залить заново)
b. Вставить их в access.

Все это я буду делать (уже делаю) через ADO. Сейчас копаюсь в книгах и инете — не нашел примеров создания таблицы (recordset’а) в Excel, копированием/выделением/селектом диапазона ячеек. Помогите пожалуйста, горит.

Решать такую задачу со стороны Excel сложнее чем из Access, в котором достаточно выполнить два запроса, один на обновление второй на добавление.
В Вашем варианте можно сделать следующее:
создать рекордсет ADO в Excel,
заполнить его данными из листа «output»,
открыть рекордсет с набором записей таблицы «test»
фильтром и перебором всех записей произвести сравнение, для редактирования или добавления записей.
Все эти процедуры и библиотека ADO должны присутствовать в проекте VBA файла xls.
Евгений.

Получается последовательность такая:
1создать рекордсет ADO в Excel,
2заполнить его данными из листа «output»,
22 Подконнектится
3открыть рекордсет с набором записей таблицы «test»
4фильтром и перебором всех записей произвести сравнение, для редактирования или добавления записей.

Как раз проблема с пп. 1 и 2 — я не знаю что прописать.

Dim xlsRecordSet as ADODB.Recordset

Set xlsRecordSet = New ADOD.Recordset

Const ConnectionString As String = _

«Provider = Microsoft.Jet.OLEDB.4.0;» + _

«Data Source = C:DatamyData.mdb;Persist Security Info=False»

Dim Connection As ADODB.Connection

Set Connection = New ADODB.Connection

If Connection.State = ObjectStateEnum.adStateOpen Then objConn.Close

Как рекордсет создается и заполняется Вы можете посмотреть в коде.

Также его можно сортировать и передавать в массив ( это для примера ).

Dim rs As Object , i% , V ()

Set rs = CreateObject ( «ADODB.Recordset» ) ‘создание рекордсета

rs.Fields.Append «Fld» , 200 , 255 ‘ добавление поля в рекордсет

rs.Open ‘открываем рекордсет

rs.AddNew ‘добавление записи в реккордсет

rs ( 0 ) = «Text» ‘ввод данных

rs.Sort = «Fld» ‘имя поля сортировки «Fld desk» — по убыванию

V = rs.GetRows ‘при необходимости передаем все содержимое рекордсета в массив

rs.Close ‘ закрываем рекордсет

Set rs = Nothing ‘ очищаем переменную для освобождения памяти

Организовать циклы добавления нужного количества полей , сбора данных листа и заполнения полей рекордсета , надеюсь Вы сможете самостоятельно.

‘=======================================================================В цикле перебора набора записей, создается строчная переменная содержащая значение поля рекордсета

sSql = «INSERT INTO Table1 ( Fld1 ) SELECT ‘» & rs ( 1 ) & «‘» ‘текст момещается в апострофы

Источник

Макрокоманда «ИмпортЭкспортЭлектроннойТаблицы»

Макрокоманду ИмпортЭкспортЭлектроннойТаблицы можно использовать для импорта или экспорта данных между текущей базой данных Access (MDB или ACCDB) и файлом электронной таблицы. Вы также можете связать данные в электронной таблице Excel с текущей базой данных Access. Это позволит просматривать данные через Access, при этом не теряя возможность работы с ними в Excel. Кроме того, вы можете связать данные в файле электронной таблицы Lotus 1-2-3, но они также будут доступны в Access только для чтения.

Примечание: В Access 2010 макрокоманда ПреобразоватьЭлектроннуюТаблицу была переименована в ИмпортЭкспортЭлектроннойТаблицы.

Примечание: Эта макрокоманда доступна только для доверенных баз данных.

Настройка

Макрокоманда ИмпортЭкспортЭлектроннойТаблицы имеет следующие аргументы:

Нужный тип преобразования. В поле Тип преобразования в разделе Аргументы макрокоманды в окне конструктора макросов можно выбрать значение Импорт, Экспорт или Связь. Значение по умолчанию — Импорт.

Примечание: Тип преобразования Связь не поддерживается для проектов Access (ADP).

Тип электронной таблицы

Тип электронной таблицы для импорта, экспорта или связи. В этом поле можно выбрать один из типов электронной таблицы. Значение по умолчанию — Книга Excel.

Примечание: Можно импортировать данные из WK4-файлов Lotus или связать их (с доступом только для чтения), но нельзя экспортировать данные Access в этот формат. Кроме того, Access больше не поддерживает импорт, экспорт и связывание данных с помощью этой макрокоманды для WKS-файлов Lotus и электронных таблиц Excel версии 2.0. Если вы хотите импортировать или связать данные электронной таблицы в формате Excel версии 2.0 или Lotus WKS, необходимо преобразовать данные электронной таблицы в формат более поздней версии Excel или Lotus 1-2-3, прежде чем импортировать или связывать их.

Имя таблицы Access для импорта, экспорта или связывания данных электронной таблицы. Вы также можете ввести имя запроса на выборку Access, из которого следует экспортировать данные. Это обязательный аргумент.

Если для аргумента Тип преобразования выбрано значение Импорт, Access добавит данные электронной таблицы в указанную таблицу, если она уже существует. В противном случае Access создает новую таблицу для данных.

При использовании макрокоманды ИмпортЭкспортЭлектроннойТаблицы невозможно задать данные для экспорта с помощью инструкции SQL. Вместо этого необходимо сначала создать запрос, а затем указать имя запроса в аргументе Имя таблицы.

Имя файла электронной таблицы для импорта, экспорта или связи. Следует указывать полный путь. Это обязательный аргумент.

При экспорте данных из Access создается новая электронная таблица. Если имя файла совпадает с именем существующей электронной таблицы, Access заменяет ее, кроме случая экспорта в книгу Excel версии 5.0 или более поздней. В этом случае Access копирует экспортируемые данные в следующий доступный новый лист в книге.

При импорте или связывании электронной таблицы Excel версии 5.0 или более поздней можно указать отдельный лист с помощью аргумента Диапазон.

С именами полей

Указывает, должна ли первая строка электронной таблицы содержать имена полей. Если выбрано значение Да, Access использует имена в этой строке как имена полей в таблице Access при импорте или связывании электронной таблицы. Если выбрано значение Нет, Access обрабатывает первую строку как обычную строку данных. По умолчанию используется значение Нет.

При экспорте таблицы или запроса на выборку Access в электронную таблицу имена полей записываются в первую строку электронной таблицы независимо от значения этого аргумента.

Диапазон ячеек для импорта или связи. Чтобы импортировать или связать электронную таблицу целиком, оставьте этот аргумент пустым. Вы можете ввести имя диапазона в электронной таблице или указать диапазон ячеек для импорта или связи, например А1:Е25 (обратите внимание, что синтаксис А1..Е25 не работает в Access 97 и более поздних версиях). При импорте или связывании электронной таблицы Excel версии 5.0 или более поздней можно добавить имя листа и восклицательный знак перед диапазоном; например: Бюджет!А1:В7.

Примечание: При экспорте в электронную таблицу необходимо оставить этот аргумент пустым. Если задать диапазон, экспорт завершится сбоем.

Примечания

Вы можете экспортировать данные запросов на выборку Access в электронные таблицы. Access экспортирует результирующий набор запроса, обрабатывая его так же, как таблицу.

Данные электронной таблицы, которые добавляются в существующую таблицу Access, должны соответствовать ее структуре.

Каждое поле в электронной таблице должно иметь тот же тип данных, что и соответствующее поле в таблице Access.

Поля должны следовать в том же порядке (за исключением случая, когда для аргумента С именами полей задано значение Да: в этом случае названия полей в электронной таблице должны совпадать с именами полей в таблице Access).

Вызов данной макрокоманды аналогичен выбору Excel в группе Импорт или Экспорт на вкладке Внешние данные. Вы можете использовать эти команды, чтобы выбрать источник данных (базу данных Access или другого типа, электронную таблицу или текстовый файл). Если выбрана электронная таблица, на экране последовательно появляются диалоговые окна или запускается мастер Access, в котором можно указать имя электронной таблицы и другие параметры. Аргументы макрокоманды ИмпортЭкспортЭлектроннойТаблицы отражают параметры, заданные в этих диалоговых окнах или мастерах.

Примечание: В запросах и фильтрах для связанной электронной таблицы учитывается регистр.

При связывании с электронной таблицей Excel, открытой в режиме редактирования, Access будет ждать окончания работы электронной таблицы Excel в этом режиме, чтобы завершить связывание; при этом нет ограничений по времени.

Чтобы выполнить макрокоманду ИмпортЭкспортЭлектроннойТаблицы в модуле Visual Basic для приложений (VBA), используйте метод TransferSpreadsheet объекта DoCmd.

Источник

Еще одно преимущество, чем это программа Microsoft предложения для своих пользователей в том, что он позволяет им импортировать и связывать данные из книги Excel с базой данных de данные О компании очень просто. Имейте в виду, что обе программы используются для расчет данных, это так что может потребоваться много раз, чтобы передавать информацию из одной программы в другую.

Эту процедуру можно проводить по-разному: копирование данных с открытого листа и вставка их в рабочий лист Access, либо важный новости Таблица, либо создание ссылка на из базы данных Access. Следует помнить, что когда данные находятся импортный, у пользователя есть возможность манипулировать ими редактирование , а процесс связь позволяет только их чтение.

В соответствии со всем этим и важностью выполнения данной процедуры, мы вы показать здесь как начать импорт и связывание данных из книги Excel с базой данных de Данные доступа быстро и легко. Для этого подробно следуйте всему, чему мы вас научим ниже.

перед тем начать эту процедуру, это очень важно учитывать определенные соображения. Как правило, при выполнении этой процедуры разные типы сценариев может быть представлен что это очень важно знать , а также принять во внимание некоторые соображения если вы впервые импортируете данные из Excel в Access.

Для этого следуйте каждому из этих пунктов, которым мы научим вас ниже:

Возможные распространенные сценарии импорта данных из Microsoft Excel в Microsoft Access

Возможно, что пользователь работает с Excel от долго , но чтобы продолжать развиваться и расширять свои знания, он должен использовать доступ чтобы можно работа с базами данных. Как хочешь переместите свои электронные таблицы в одну или несколько существующих или новых баз данных Access.
Также возможно отдел или рабочая группа для непрерывной работы с Access, но получать информацию от некоторых клиентов через Excel. Это означает, что пользователь хочет переместить ле Таблицы Excel в базу данных Access , для этого он должен начать импортировать каждый из этих листов по мере их получения.

Во многих случаях О компании используется для управления различными данными, но большая часть полученных данных осуществляется через таблицы Excel . В этом случае пользователь должен ускорить процедуру импорта, чтобы чтобы все данными можно управлять в указанное время.

Если это первый раз, когда пользователь импортирует данные из Excel

Важно отметить, что нет возможности сохранить книгу Excel как базу данных Access . В этом случае, Excel не предлагает никаких функций, которые позволяют создать базу данных Access из данных Microsoft Excel.
Когда вы открываете Книга Microsoft Excel в Access, il создает ссылку на книгу вместо импорта данных. Следует отметить, что ссылка на книгу считается чем-то существенным и отличным от процесса импорта.

Какие данные я могу импортировать из книги Excel в базу данных Access?

Когда вы хотите импортировать данные из книги Excel в базу данных Access, ты должен принять во внимание то, что ты хочешь там сохранить или импортировать туда, все ли это информация, содержащаяся в рабочей тетради или только ее часть – ci , вы также должны указать, хотите ли вы, чтобы все отображалось в в одной базе данных или в нескольких базах данных Access.

Имейте в виду, что здесь вы можете передавать любые типы данных, которые есть в ваших таблицах, то, что вы не можете пройти, это изображения, другие графические файлы, которые вы в него включили. При импорте этих данных Access создает резервную копию данных Dans Une существующая таблица или новая таблица , в этом процессе содержание электронных таблиц никогда не изменяется .

Пошагово узнайте, как импортировать книгу Excel и связать ее с базой данных Access.

Учитывая все, что было упомянуто ранее в статье, следующее объясняет как начать подготовку и запуск импорта и связывания книги Excel с Microsoft Access.

Для этого вы должны подробно выполнить каждый из шагов, которые мы объясним ниже:

Импортировать данные в Excel

Первый метод, которому мы научим вас дальше, — это импортировать данные в Excel, это важно помнить, что процесс импорта и связывания совершенно другой .

Поэтому выполните каждый из следующих шагов, чтобы завершить эту процедуру:

Подготовьте электронную таблицу

На этом этапе первое, что нужно сделать, это найти исходный файл и выберите электронная таблица содержащий данные, которые вы хотите импортировать в Access. Если ты не хочешь переносить весь контент, который там появляется , но частично вы можете начать определить именованный диапазон который включает только те ячейки, которые вы действительно хотите импортировать.

Эти диапазоны можно определить следующим образом:

Первое, что нужно сделать, это войти в Excel и открыт для этого электронная таблица который содержит информацию, которую вы хотите импортировать.
Следующим шагом будет выбор пляжа. содержащие данные, которые вы хотите импортировать.

Теперь вам нужно щелкнуть правой кнопкой мыши по выбранному диапазону и выбрать там опцию. «Присвойте название диапазону» ou «Определите имя».
Наконец, в окне «Новое имя» , вы должны указать имя диапазона в опции «Фамилия» затем нажмите «ЛАДНО».

Здесь нужно иметь в виду, что нельзя импортер qu’une одиночный лист de исчисление как во время процедура импорта , это означает, что чтобы импортировать несколько листов Excel, Необходимо будет повторить эту процедуру для каждого из листов.

Вам следует внимательно просмотреть исходные данные и предпринять действия, описанные ниже:

Число столбцов: имейте в виду, что номер исходного столбца для импорта не может быть больше 255 полей в таблице.
Формат таблицы: важно, чтобы ячейки были в формате таблицы, на случай рабочий лист включает комбинированные ячейки , то содержимое ячейки будет помещено в поле, соответствующее колонка la левее а для других поля остаются пустыми.
Игнорировать столбцы и строки: обычно вы включаете только те столбцы и строки, которые хотите импортировать в рабочий лист. Чтобы «Линии», ты не можешь фильтровать или пропускать строки во время процедуры импорта , а для «Колонны», они не могут быть пропущено во время операции если вы решите добавить данные в существующую таблицу.
Пустые ячейки и столбцы: ты можешь удалите с листа все ненужные строки и столбцы. Если он содержит пустые ячейки, вы можете добавить необходимые данные.
Значения ошибок: Возможно, что одна или несколько ячеек таблицы содержат значения ошибок, наиболее частыми из которых являются: #DIV и #NUM, это Очень важно исправить их перед тем, как приступить к выполнению указанного действия.

После определения всего этого, следующее, что нужно сделать, это закройте исходную книгу, если она открыта, в если он остается открытым во время выполнение процесса, при преобразовании данных могут возникнуть ошибки .

Подготовить базу данных

Следующим будет подготовить базу данных , для этого вы должны открыть базу данных Access где ты хочешь все импортированные данные записаны . На этом этапе необходимо убедиться, что база данных находится в только чтение и что он содержит необходимые разрешения для предоставления изменения в базе данных . Здесь вы можете хранить данные в существующей базе данных ou создать новую базу данных.

Если вы хотите сохранить его в новом, вам просто нужно перейти на вкладку «Файл» , там вы выбираете «Новый» и вы воли затем ваша новая пустая база данных на экране. Перед тем, как начать этот процесс импорта, вы должны выбрать, хотите ли вы сохранить контент в новая или существующая таблица .

При этом учитываются эти два момента:

Создайте новую таблицу: Сбор данные в новой таблице, О компании для создайте таблицу и добавьте в нее все импортированные данные. В случае таблицы с указанным именем программа перезаписывает содержимое таблицы данными из Импортировать.
Добавить в существующую таблицу: теперь, если вы решили добавить в живая картина существующие, линии таблицы Excel добавляются в указанный массив. Также важно, чтобы на этом этапе вы очень осторожно и подробно , потому что большинство ошибок происходит здесь из-за того, что данные не соответствуют структуре, конфигурации, среди прочего.

«ОБНОВЛЕНИЕ ✅ Хотите связать данные из книги Excel с базой данных Access? ⭐ ВОЙДИТЕ ЗДЕСЬ ⭐ и узнайте все о SCRATCH! »

Как только все это определено, следующий список задач выполнить операцию импорта .

Для этого нужно выполнить следующий шаг:

Начать процедуру импорта

Здесь необходимо учесть расположение мастера для импорта или ссылки , это будет зависеть от версия Access, которая ты используешь.

В этом случае вы должны выбрать следующий маршрут в зависимости от используемой версии:

Для пользователей, использующих самые последние версии, такие как Подписка на Access 2019 или Microsoft 365 Access , нужно будет перейти на вкладку «Внешние данные» и в разделе «Импорт и ссылка» вы должны выбрать опцию для «Новый источник данных» затем «Из файла» и, наконец, «Эксель».
Для пользователей, использующих версии Access 2010, Access 2013 и Access 2016, они должен перейти на вкладку «Внешние данные» и в разделе «Импорт и ссылка» выберите опцию «Эксель».

Теперь в окне » Получить внешние данные — электронная таблица Excel », вы должны выбрать «Имя файла» и укажите имя файла Excel, содержащего данные для импорта. Вы также можете нажать на «Просматривать» затем в диалоговом окне откройте соответствующий файл. Также важно указать, как вы хотите импортированные данные являются enregistrées .

Теперь, чтобы иметь возможность хранить данные в таблицу , вы должны выбрать опцию «Импортировать источник данных в новую таблицу в текущей базе данных». Там пользователь должен дать имя этой таблице.

Если вы хотите добавить данные из существующей таблицы, вы должны выбрать опцию «Добавить копию записи таблицы» затем выберите один из таблицы в раскрывающемся списке . Если в базе данных нет таблиц, эта опция будет недоступна. И наконец, вы должны нажать на «ХОРОШО» .

С помощью мастера импорта электронных таблиц

Наконец, с мастер импорта, вы можете выполнить импорт.

Для этого выполните следующие действия:

После запуска мастера на первой странице вы должны выбрать электронная таблица содержащие данные, которые вы хотите импортировать, затем щелкните «Следующий».
Теперь на второй странице мастера импорта вам нужно выбрать опцию «Показать рабочие листы» ou «Отображать пляжи с названиями», здесь вы должны выбрать вариант в соответствии с вашим случаем, затем нажать на «Следующий».
Если первая строка рабочего листа содержит имена полей, вы должны выбрать «Первый столбец содержит заголовок столбца» , затем выберите Кнопка «Далее».
После этого, помощник попросит вас просмотреть свойства элементов управления, здесь вы должны нажать на столбец внизу страницы чтобы вы могли видеть свойства полей . Вы также можете просматривать и изменять имя и тип данных поля назначения .
На следующем экране вам нужно указать первичный ключ для таблицы, здесь вы можете выбрать опцию «Разрешить доступ для добавления первичного ключа», это заставит программу добавить одну поле автоматическая нумерация в качестве первого поля целевой таблицы, а затем автоматически заполнить его значения уникального идентификатора , затем щелкните новый из «Следующий».

Наконец, на последнем экране мастера импорта вы должны указать имя целевой таблицы. В разделе «Импортировать в таблицу», вам нужно написать имя для таблицы. Если таблица уже существует, тогда Access отображает вам сообщение спрашивая, хотите ли вы перезаписать существующий контент в таблице, вы можете выбрать опцию «Да» продолжить или «Нет» чтобы указать другое имя, затем щелчок нажмите «Готово».
После этого импорт данных начать , после завершения процесса вы должны внимательно проверьте, что все данные были переданы правильно .

Связывание данных из Excel с Access

Импорт данных это один из самых распространенных процессов, когда вы хотите просматривать данные из Excel в Microsoft Access , но вы также можете выполнить процедуру привязки данных.

Для этого вам необходимо выполнить каждый из следующих шагов:

Подготовить данные Microsoft Excel

В этом случае первым делом нужно поискать Файл Excel и электронная таблица где находится контент, на который вы хотите создать ссылку. Ты можешь не хотеть свяжите весь контент, который там появляется, но только его часть. Поэтому для этих случаев необходимо создать именованный диапазон в Excel, держи в виду, что это процедура не обязательна и выполняется только в том случае, если вы не хотите связывать всю информацию на листе.

Давайте посмотрим, что нужно делать:

Здесь ты должен войти Excel и отобразите лист de исчисление в котором вы хотите определить

Источник

Содержание

0.1 Метод 1 С помощью Microsoft Access
0.2 Метод 2 С помощью сторонней программы для работы с базами данных

1 Процесс создания
- 1.1 Создание таблицы
- 1.2 Присвоение атрибутов базы данных
- 1.3 Сортировка и фильтр
- 1.4 Поиск
- 1.5 Закрепление областей
- 1.6 Выпадающий список
- 1.7 Помогла ли вам эта статья?

2 метода:С помощью Microsoft AccessС помощью сторонней программы для работы с базами данных

Из данной статьи вы узнаете, как создать базу данных из таблицы Microsoft Excel путем импорта данных прямо в Access (программа для работы с базами данных от Microsoft) или экспорта данных в формат, который подходит для работы с большинством баз данных. Microsoft Access является частью пакета программ Microsoft Office и доступен только на компьютерах с ОС Windows.

Метод 1 С помощью Microsoft Access

Создайте новую базу данных в Microsoft Access.
Это красное приложение с буквой «А».
- Access предназначен для работы с Excel и входит в состав пакета программ Microsoft Office Professional. Access доступен только на компьютерах с ОС Windows.
Нажмите на вкладку Внешние данные вверху окна.
Нажмите на Excel на панели инструментов.
Нажмите на Обзор в правой верхней части окна.
Найдите файл Excel, который хотите использовать в качестве источника.
Укажите способ передачи данных.
Для этого нажмите на переключатель рядом со следующими опциями:
- Импортировать данные источника в новую таблицу в текущей базе данных: выберите эту опцию, если вы создали новую базу данных без таблиц или хотите вставить новую таблицу в уже существующую базу данных. Ели вы решите создать новую таблицу, ее данные можно изменить в Access.
- Добавить копию записей в конец таблицы: выберите эту опцию, если вы используете существующую базу данных и хотите вставить данные в одну из таблиц в базе. Если вы решите добавить данные в уже готовую таблицу, ее можно будет изменить по своему усмотрению.
- Создать связанную таблицу для связи с источником данных: выберите эту опцию, чтобы создать гиперссылку в базе данных, которая откроет базу в Excel. С помощью этого метода можно изменять информацию в Access.
Нажмите OK.
Выберите в списке лист, который хотите импортировать.
- По умолчанию Excel создает книгу с тремя листами «Лист 1», «Лист 2» и «Лист 3». За раз можно перенести лишь один лист. Если у вас есть данные на всех трех листах, выполните передачу данных с одного листа, а затем вернитесь на вкладку «Внешние данные» и повторите процедуру для оставшихся листов.
- Листы в Excel можно удалить, добавить и переименовать, при этом все внесенные изменения появятся в базе данных Access.
Нажмите Далее.
Поставьте галочку рядом с опцией «Первая строка содержит название столбцов», если ее нет.
- Снимите галочку, если хотите, чтобы Access вставил свои названия столбцов.
Нажмите Далее.
Измените имя поля и тип данных.
Если вы хотите импортировать все поля из листа, не внося каких-либо изменений, нажмите «Далее».
- Если вы хотите изменить поле, нажмите на название столбца, который хотите изменить, а затем измените его название, тип данных и включите или выключите индексацию. Когда закончите, нажмите «Далее».
- Если вы не хотите импортировать поле, поставьте галочку рядом с опцией «Не импортировать (пропустить) поле», а когда закончите, нажмите «Далее».
Установите основные ключи для базы данных.
- Опцию «автоматически создать ключ» лучше оставить включенной. Ключ также можно установить самому. Для этого введите ключ в поле рядом с опцией «определить ключ» или выберите опцию «не создавать ключ», хотя данную опцию включать не рекомендуется.
Нажмите Далее.
Введите название листа в поле «Импорт в таблицу». Оставьте как есть, чтобы выбрать имя по умолчанию.
Нажмите Готово.
Поставьте галочку рядом с опцией «Сохранить шаги импорта».
Нажмите Закрыть, чтобы создать базу данных.

Метод 2 С помощью сторонней программы для работы с базами данных

Создайте или откройте книгу в Excel.
Это зеленое приложение с буквой «Х» внутри.
- Сохраните первоначальный файл в виде формате Excel, чтобы сохранить контрольный экземпляр.
Нажмите Файл на панели меню.
Выберите Сохранить как.
Нажмите на выпадающее меню Тип Файла (Windows) или Формат файла (Mac).
Выберите тип файла.
- Если вы работаете с приложением, основанном на работе с компьютером, выберите формат .csv (разделители — запятые).
- Если вы работаете с приложением, основанном на работе с онлайн базами данных, выберите формат .xml.
Нажмите Сохранить.
Создайте в своем приложении новую базу данных.
Найдите в ней команду Импортировать. Как правило, она находится в выпадающем меню «Файл».
Найдите и выберите файл, который извлекли из Excel.
Следуйте инструкциям и вставьте базу данных в программу.
Сохраните базу данных.

Информация о статье

Категории: Microsoft Excel

На других языках:

English: Create a Database from an Excel Spreadsheet, Español: crear una base de datos a partir de una hoja de cálculo de Excel, Deutsch: Eine Datenbank aus einem Excel Arbeitsblatt erstellen, Português: Criar um Banco de Dados a Partir de uma Planilha do Excel, Italiano: Creare un Database da un Foglio di Calcolo di Excel, Français: créer une base de données à partir d’une feuille de calcul d’Excel, 中文: 创建一个Excel电子表格数据库, Bahasa Indonesia: Membuat Basis Data Dari Lembar Kerja Excel, Nederlands: Een database maken van een Excel spreadsheet, ไทย: สร้างฐานข้อมูลจาก spreadsheet ของ Excel, العربية: إنشاء قاعدة بيانات من جدول بيانات إكسل, Tiếng Việt: Tạo cơ sở dữ liệu từ bảng tính Excel, हिन्दी: एक्सेल स्प्रेडशीट (Excel Spreadsheet) से डेटाबेस तैयार करें (Create a Database from an Excel Spreadsheet), 日本語: Excelのシートからデータベースを作成する

Печать
Править
Написать благодарственное письмо авторам

Эту страницу просматривали 64 708 раза.

Была ли эта статья полезной?

В пакете Microsoft Office есть специальная программа для создания базы данных и работы с ними – Access. Тем не менее, многие пользователи предпочитают использовать для этих целей более знакомое им приложение – Excel. Нужно отметить, что у этой программы имеется весь инструментарий для создания полноценной базы данных (БД). Давайте выясним, как это сделать.

Процесс создания

База данных в Экселе представляет собой структурированный набор информации, распределенный по столбцам и строкам листа.

Согласно специальной терминологии, строки БД именуются «записями». В каждой записи находится информация об отдельном объекте.

Столбцы называются «полями». В каждом поле располагается отдельный параметр всех записей.

То есть, каркасом любой базы данных в Excel является обычная таблица.

Создание таблицы

Итак, прежде всего нам нужно создать таблицу.

Вписываем заголовки полей (столбцов) БД.
Заполняем наименование записей (строк) БД.
Переходим к заполнению базы данными.
После того, как БД заполнена, форматируем информацию в ней на свое усмотрение (шрифт, границы, заливка, выделение, расположение текста относительно ячейки и т.д.).

На этом создание каркаса БД закончено.

Урок: Как сделать таблицу в Excel

Присвоение атрибутов базы данных

Для того, чтобы Excel воспринимал таблицу не просто как диапазон ячеек, а именно как БД, ей нужно присвоить соответствующие атрибуты.

Переходим во вкладку «Данные».
Выделяем весь диапазон таблицы. Кликаем правой кнопкой мыши. В контекстном меню жмем на кнопку «Присвоить имя…».
В графе «Имя» указываем то наименование, которым мы хотим назвать базу данных. Обязательным условием является то, что наименование должно начинаться с буквы, и в нём не должно быть пробелов. В графе «Диапазон» можно изменить адрес области таблицы, но если вы её выделили правильно, то ничего тут менять не нужно. При желании в отдельном поле можно указать примечание, но этот параметр не является обязательным. После того, как все изменения внесены, жмем на кнопку «OK».
Кликаем по кнопке «Сохранить» в верхней части окна или набираем на клавиатуре сочетание клавиш Ctrl+S, для того, чтобы сберечь БД на жестком диске или съемном носителе, подключенном к ПК.

Можно сказать, что после этого мы уже имеем готовую базу данных. С ней можно работать и в таком состоянии, как она представлена сейчас, но многие возможности при этом будут урезаны. Ниже мы разберем, как сделать БД более функциональной.

Сортировка и фильтр

Работа с базами данных, прежде всего, предусматривает возможность упорядочивания, отбора и сортировки записей. Подключим эти функции к нашей БД.

Выделяем информацию того поля, по которому собираемся провести упорядочивание. Кликаем по кнопке «Сортировка» расположенной на ленте во вкладке «Данные» в блоке инструментов «Сортировка и фильтр».
Сортировку можно проводить практически по любому параметру:
- имя по алфавиту;
- дата;
- число и т.д.
В следующем появившемся окне будет вопрос, использовать ли для сортировки только выделенную область или автоматически расширять её. Выбираем автоматическое расширение и жмем на кнопку «Сортировка…».
Открывается окно настройки сортировки. В поле «Сортировать по» указываем имя поля, по которому она будет проводиться.
- В поле «Сортировка» указывается, как именно она будет выполняться. Для БД лучше всего выбрать параметр «Значения».
- В поле «Порядок» указываем, в каком порядке будет проводиться сортировка. Для разных типов информации в этом окне высвечиваются разные значения. Например, для текстовых данных – это будет значение «От А до Я» или «От Я до А», а для числовых – «По возрастанию» или «По убыванию».
- Важно проследить, чтобы около значения «Мои данные содержат заголовки» стояла галочка. Если её нет, то нужно поставить.
После ввода всех нужных параметров жмем на кнопку «OK».

После этого информация в БД будет отсортирована, согласно указанным настройкам. В этом случае мы выполнили сортировку по именам сотрудников предприятия.
Одним из наиболее удобных инструментов при работе в базе данных Excel является автофильтр. Выделяем весь диапазон БД и в блоке настроек «Сортировка и фильтр» кликаем по кнопке «Фильтр».
Как видим, после этого в ячейках с наименованием полей появились пиктограммы в виде перевернутых треугольников. Кликаем по пиктограмме того столбца, значение которого собираемся отфильтровать. В открывшемся окошке снимаем галочки с тех значений, записи с которыми хотим скрыть. После того как выбор сделан, жмем на кнопку «OK».
Как видим, после этого, строки, где содержатся значения, с которых мы сняли галочки, были скрыты из таблицы.
Для того, чтобы вернуть все данные на экран, кликаем на пиктограмму того столбца, по которому проводилась фильтрация, и в открывшемся окне напротив всех пунктов устанавливаем галочки. Затем жмем на кнопку «OK».
Для того, чтобы полностью убрать фильтрацию, жмем на кнопку «Фильтр» на ленте.

Урок: Сортировка и фильтрация данных в Excel

Поиск

При наличии большой БД поиск по ней удобно производить с помощь специального инструмента.

Для этого переходим во вкладку «Главная» и на ленте в блоке инструментов «Редактирование» жмем на кнопку «Найти и выделить».
Открывается окно, в котором нужно указать искомое значение. После этого жмем на кнопку «Найти далее» или «Найти все».
В первом случае первая ячейка, в которой имеется указанное значение, становится активной.
Во втором случае открывается весь перечень ячеек, содержащих это значение.

Урок: Как сделать поиск в Экселе

Закрепление областей

Удобно при создании БД закрепить ячейки с наименованием записей и полей. При работе с большой базой – это просто необходимое условие. Иначе постоянно придется тратить время на пролистывание листа, чтобы посмотреть, какой строке или столбцу соответствует определенное значение.

Выделяем ячейку, области сверху и слева от которой нужно закрепить. Она будет располагаться сразу под шапкой и справа от наименований записей.
Находясь во вкладке «Вид» кликаем по кнопке «Закрепить области», которая расположена в группе инструментов «Окно». В выпадающем списке выбираем значение «Закрепить области».

Теперь наименования полей и записей будут у вас всегда перед глазами, как бы далеко вы не прокручивали лист с данными.

Урок: Как закрепить область в Экселе

Выпадающий список

Для некоторых полей таблицы оптимально будет организовать выпадающий список, чтобы пользователи, добавляя новые записи, могли указывать только определенные параметры. Это актуально, например, для поля «Пол». Ведь тут возможно всего два варианта: мужской и женский.

Создаем дополнительный список. Удобнее всего его будет разместить на другом листе. В нём указываем перечень значений, которые будут появляться в выпадающем списке.
Выделяем этот список и кликаем по нему правой кнопкой мыши. В появившемся меню выбираем пункт «Присвоить имя…».
Открывается уже знакомое нам окно. В соответствующем поле присваиваем имя нашему диапазону, согласно условиям, о которых уже шла речь выше.
Возвращаемся на лист с БД. Выделяем диапазон, к которому будет применяться выпадающий список. Переходим во вкладку «Данные». Жмем на кнопку «Проверка данных», которая расположена на ленте в блоке инструментов «Работа с данными».
Открывается окно проверки видимых значений. В поле «Тип данных» выставляем переключатель в позицию «Список». В поле «Источник» устанавливаем знак «=» и сразу после него без пробела пишем наименование выпадающего списка, которое мы дали ему чуть выше. После этого жмем на кнопку «OK».

Теперь при попытке ввести данные в диапазон, где было установлено ограничение, будет появляться список, в котором можно произвести выбор между четко установленными значениями.

Если же вы попытаетесь написать в этих ячейках произвольные символы, то будет появляться сообщение об ошибке. Вам придется вернутся и внести корректную запись.

Урок: Как сделать выпадающий список в Excel

Конечно, Excel уступает по своим возможностям специализированным программам для создания баз данных. Тем не менее, у него имеется инструментарий, который в большинстве случаев удовлетворит потребности пользователей, желающих создать БД. Учитывая тот факт, что возможности Эксель, в сравнении со специализированными приложениями, обычным юзерам известны намного лучше, то в этом плане у разработки компании Microsoft есть даже некоторые преимущества.

Мы рады, что смогли помочь Вам в решении проблемы.

Задайте свой вопрос в комментариях, подробно расписав суть проблемы. Наши специалисты постараются ответить максимально быстро.

Помогла ли вам эта статья?

Да Нет

Источник

На днях участник Djubocco сетовал в соседней теме http://www.excelworld.ru/forum/17-4539-182810-16-1460047613 , что его процедура перемещает 50 тыс. строк из Excel в Access за дикое количество времени, кажется, 167 минут?

Я не успел откликнуться, а тема уже оказалось закрытой… А товарищ Djubocco чего-то замолчал… Но мой альтруистический порыв оказался сильнее — надо ж выручить человека! — поэтому сам возобновлю разговор.

Использование библиотеки ADO в данном случае не очень удачный выбор. В Access существуют собственные, гораздо более эффективные средства экспорта/импорта.

Вот код, исполняемый в Access, которым я сегодня за 2 минуты «всосал» xlsx-файл размером 18 мегайт, содержащий 400 тыс.строк х 11 столбцов:

Sub fastImport()
Access.Application.DoCmd.TransferSpreadsheet acImport, acSpreadsheetTypeExcel12, «Лист1», «C:……MyFile.xlsx», True
End Sub

«Access.Application» указываю, чтобы было понятно, к чему привязываться, если код будет запускаться извне (из Excel или еще откуда). Внутри Access достаточно начать этот оператор с «DoCmd».

У меня аналогичный пример 12 столбцов, 400000 строк, вес файла Excel 33 мегабайта плюс вставка данных в существующую таблицу занял порядка 97 секунд. Office 2016, 64bit.
Но. И с ADODB не всё так плохо, кодом из Excel вставилось тоже самое в существующую таблицу в Access за 301 секунду

Public Sub InsertToTable()
    Const lastRow = 400000, lastCol = 12
    Dim pCon As New ADODB.Connection, pRSet As New ADODB.Recordset, vData As Variant
    Dim k As Long, t As Single, i As Long
    t = Timer: k = 0
    pCon.CursorLocation = adUseClient
    pCon.Open «DBQ=c:ProjectsDatabase2 min.accdb;Driver={Microsoft Access Driver (*.mdb, *.accdb)};DriverId=25;FIL=MS Access;MaxBufferSize=2048;PageTimeout=5;ReadOnly=0;ExtendedAnsiSQL=1;»
    pRSet.CursorLocation = adUseClient: pRSet.CursorType = adOpenStatic
    pRSet.Open «Select * From forImport Where FLong1 Is Null», pCon, adOpenStatic, adLockOptimistic
    vData = Range(«A2»).Resize(lastRow, lastCol).Value
    pCon.BeginTrans
    For i = 1 To lastRow
        k = k + 1
        If (k Mod 10000) = 0 Then Debug.Print k: DoEvents
        pRSet.AddNew
        pRSet(0).Value = vData(i, 1)
        pRSet(1).Value = vData(i, 2)
        pRSet(2).Value = vData(i, 3)
        pRSet(3).Value = vData(i, 4)
        pRSet(4).Value = vData(i, 5)
        pRSet(5).Value = vData(i, 6)
        ‘
        pRSet(6).Value = vData(i, 7)
        pRSet(7).Value = vData(i,
        pRSet(8).Value = vData(i, 9)
        pRSet(9).Value = vData(i, 10)
        pRSet(10).Value = vData(i, 11)
        pRSet(11).Value = vData(i, 12)
    Next
    pRSet.UpdateBatch: pCon.CommitTrans
    pRSet.Close: pCon.Close
    MsgBox Timer — t
End Sub

Так что у автора закрытого топика скорее всего были индексы в таблице Access, что и приводило к таким «тормозам».

если из экселя запустим, то как эксель узнает куда экспортировать, ну там имя базы, таблицы?

Ну, естественно, нужна предварительная подготовка. Типа CreateObject(«Access.Application»), OpenDatabase и т.д. Просто открыть файл MDB или новый и писать в него (как в случае с ADO) — недостаточно, т.к. объект DoCmd доступен только в экземпляре Access.

P.S. Примерно такая минимальная болванка:

Sub runAccess()
Set acApp = CreateObject(«Access.Application»)
acApp.OpenCurrentDatabase strFileName

Set acDoCmd = acApp.DoCmd
acDoCmd.TransferSpreadsheet 0, 9, «Лист1», «C:……MyFile.xlsx», True

acApp.Quit
End Sub

Источник

В этой статье

Общее представление об импорте данных из Excel

Стандартные сценарии импорта данных Excel в Access

Первый импорт данных из Excel

Импорт данных из Excel

Подготовка листа

Подготовка конечной базы данных

Запуск операции импорта

Использование мастера импорта электронных таблиц

Разрешение вопросов, связанных с отсутствующими и неверными значениями

Строки ошибок и советы по устранению неполадок

Связывание с данными Excel

Стандартные сценарии связывания с листом Excel из Access

Первое связывание с листом Excel

Подготовка данных Excel

Подготовка конечной базы данных

Создание связи

Разрешение вопросов, связанных со значением #Число! и другими неверными значениями в связанной таблице

Предупреждения

Об этой статье

Была ли эта статья полезной?

Things You Should Know

Video

About This Article

Is this article up to date?

Access импорт excel нескольких файлов

Доступ к VBA — импорт / экспорт Excel — запрос, отчет, таблица и формы

Импортировать файл Excel в Access

Импортировать Excel в функцию доступа

Доступ к экспорту VBA в новый файл Excel

Экспорт запроса в Excel

Экспорт отчета в Excel

Экспорт таблицы в Excel

Экспорт формы в Excel

Экспорт в функции Excel

Экспорт в существующий файл Excel

Экспорт SQL-запроса в Excel

Функция экспорта в новый файл Excel

Access импорт excel нескольких файлов

Макрокоманда «ИмпортЭкспортЭлектроннойТаблицы»

Настройка

Примечания

Возможные распространенные сценарии импорта данных из Microsoft Excel в Microsoft Access

Если это первый раз, когда пользователь импортирует данные из Excel

Какие данные я могу импортировать из книги Excel в базу данных Access?

Пошагово узнайте, как импортировать книгу Excel и связать ее с базой данных Access.

Импортировать данные в Excel

Подготовьте электронную таблицу

Подготовить базу данных

Начать процедуру импорта

С помощью мастера импорта электронных таблиц

Связывание данных из Excel с Access

Подготовить данные Microsoft Excel

Метод 1 С помощью Microsoft Access

Метод 2 С помощью сторонней программы для работы с базами данных

Процесс создания

Создание таблицы

Присвоение атрибутов базы данных

Сортировка и фильтр

Поиск

Закрепление областей

Выпадающий список

Помогла ли вам эта статья?

А вот еще интересные статьи: