Обновлено: 14.04.2023
ЭТ представляет собой прямоугольную таблицу, которая состоит из строк и столбцов (см. рисунок).
Столбцы обозначаются обычно латинскими буквами А, В, С. АВ, АС. а строки обозначаются цифрами 1, 2, 3.
Максимальное количество строк и столбцов в ЭТ зависит от ее конкретной реализации. Например, в Excel макcимальный размер таблицы составляет 256 столбцов и 65536 строк.
В процессе работы с ЭТ на экране видна не вся ЭТ, а только ее часть. Полностью ЭТ хранится в оперативной памяти (ОП) компьютера, экран же играет роль «окна», через которое просматривается таблица.
На пересечении строк и столбцов находятся ячейки. Каждая ячейка имеет уникальный адрес, определяемый именем столбца и номером строки. Формат адреса ячейки имеет следующий вид:
«столбец» «строка».
Например: ячейка, находящаяся на пересечении столбца с именем С и строки с номером 15, имеет адрес С15.
Ячейка, на которой в данный момент установлен курсор, называется текущей или активной.
В ячейки заносятся данные в виде числа, текста или формулы. Обычно сами формулы на экране не видны. Вместо формул в соответствующих ячейках выводится результат вычисления по этим формулам. При каждом изменении исходных данных формулы автоматически пересчитываются.
Содержание Copyright © 2000, Вера Васильевна Давыдова.
Web-дизайн, Web-мастеринг Copyright © 2000, Юрий Александрович Лебедев.
Массивы цифровой информации представлены базами данных и электронными таблицами (ЭТ). Для работы с последними созданы специальные приложения. Рассмотрим назначение и основные возможности табличного процессора Excel, как в нём обозначаются столбцы, ячейки и строки электронной таблицы. Расскажем основные составляющие ЭТ.
Табличный процессор Excel: что это за инструмент
- Образование.
- Ведение финансового (бухгалтерского, банковского) учёта.
- Планирование и управление ресурсами.
- Составление смет, финансовых отчётов, планов.
- Наблюдение за динамическими показателями процессов.
- Визуализация числовой информации для анализа, поиска закономерностей.
- Инженерное и техническое дело.
- Архитектурные расчёты.
- Решение экономических, статистических, социальных задач.
Применяется программа в десятках других областей, решает широкий круг задач:
- Проведение расчётов над массивами числовой информации, их автоматизация, упрощение.
- Подбор оптимальных условий для решения задач.
- Обработка итогов работы, экспериментов, интерпретация полученных сведений.
- Подготовка информации для формирования баз данных.
- Визуализация данных – построение диаграмм на основании содержимого ячеек.
- Формирование отчётов.
- Создание баз данных с возможностью выборки записей.
- Экспорт таблиц в другие форматы, вывод на печать, подготовка к публикации.
В Excel встроена платформа для работы с макросами – миниатюрными внутренними инструментами для автоматизации регулярно повторяемых однообразных операций.
Составляющие электронной таблицы: строка, столбец, ячейка, их обозначение
ЭТ хранятся в файлах преимущественно форматов xlsx и xls, называются рабочими книгами. Состоят из листов, представленных вкладками. Они имеют собственные названия, отображающиеся на ярлыке листа внизу справа. Переименовываются через контекстное меню (правый клик).
Листы могут добавляться в книгу, удаляться из неё, перемещаться. Представлены матрицей со столбцами и строками – таблицей. Первые расположены по вертикали, вторые – горизонтально. На пересечении образуется мельчайший элемент электронной таблицы – ячейка или клетка, имеющая собственный адрес – это ведущая на неё ссылка.
Состоит из номеров строки и столбца, которые её породили, является минимальным элементом ЭТ, используемым для хранения информации. Адрес клетки применяется для обращения к её содержимому, записи формул, определяющих взаимосвязи между числами в ячейке.
Формула задаёт алгоритмы обработки информации в клетке. Для её добавления кликните по ячейке, в адресной строке введите знак равенства, выберите оператор – название совершаемой над входящими данными операции – алгоритм их обработки. Затем – выберите целевую клетку, значение которой будет преобразовываться и заноситься в текущую. Ячейку с формулой называют зависимой.
В Excel различают логические, тригонометрические, математические, текстовые формулы. Поддерживаются инженерные, аналитические, статистические функции, алгоритмы обработки времени, даты.
В качестве содержимого клетки может выступать:
- строчная информация – текст;
- числовая – цифры в различном формате: денежный, время, процентный;
- графическая – картинки, диаграммы, мультимедийные файлы.
Столбцы электронной таблицы обычно обозначаются цифрами от единицы до миллиона, строки – буквами английского алфавита: сначала одной (A-Z), затем двумя (AA-ZZ), потом – тремя и т. д.
К ЭТ применимы понятия блока и диапазона ячеек. Блок – объект, над которым проводят операции в Excel. Им может быть ячейка, строка, столбец, их диапазон. Обозначается как адрес начальной и конечной клеток, например:
- B7 – ячейка;
- B2:B9 – фрагмент столбца B со второй до десятой строки;
- C4:D12 – прямоугольная область.
К блокам относится и свободная область – несколько ячеек, расположенных, в том числе не последовательно. При выделении объектов для образования блока его строки обозначаются:
- R1: R – row;
- C1: C – column;
- цифра – число выделенных строк и столбцов соответственно.
Структура окна Excel
Электронная таблица каждого листа способна вместить свыше миллиона строк и 16 484 столбцов. Для работы с ними следует знать названия основных элементов интерфейса программы. Верхняя часть окна – заголовок приложения, слева расположена панель быстрого доступа. Ниже следует главное меню в виде ленты с вкладками (с Excel 2007) – через него вызывается большинство функций программы.
Под ним расположена форма с адресом текущей ячейки или выделенного блока. После ввода адреса клетки вручную и нажатия Enter активной станет указанная ячейка. Номер её строки и столбца подсвечиваются иным цветом, который зависит от темы оформления Excel и операционной системы. Они нанесены слева и сверху соответственно.
Внизу расположены вкладки с названиями листов для переключения между ними. Правее – строка прокрутки по вертикали и горизонтали для просмотра содержимого, которое не помещается на дисплей. Внизу размещены вкладки – листы и настраиваемая строка состояния. На неё можно добавить кнопки – ссылки на быстрый вызов функций или отобразить полезную информацию.
Справа на строке состояния размещены кнопки для переключения вида документа и инструмент для управления масштабом содержимого окна.
Файл, созданный в Excel, называется рабочей книгой . Книга содержит рабочие листы . Каждый рабочий лист представляет собой таблицу , куда можно вводить данные и выполнять расчёты.
Для перехода с одного рабочего листа на другой надо щёлкнуть по ярлычку листа, расположенному под таблицей.
Электронная таблица разделена на клетки, которые называются ячейками . Строки обычно обозначаются числами, столбцы — латинскими буквами, а затем их сочетаниями. Ячейка имеет имя (адрес), состоящее из имени столбца и строки.
Таблица максимального размера может содержать 1 048 576 строк и 16 384 столбца. Для обозначения столбцов при этом не хватает букв английского алфавита, и они после буквы (Z) обозначаются сочетаниями двух букв, например, (AA), (AB). На экран вся таблица не помещается, но её можно прокрутить с помощью полос прокрутки.
В ячейку можно ввести текст, числовое значение, дату или формулу. Excel сам распознает, что введено в ячейку по введенным данным.
Текст, вводимый в ячейку, может быть произвольной длины (на самом деле он может содержать до (65) тысяч символов).
Формула может содержать знаки арифметических операций (+ , – , * , / ) (сложение, вычитание, умножение и деление).
Если необходимо рассчитать данные в столбце по однотипной формуле, в которой меняются только адреса ячеек при переходе на следующую строку таблицы, то такую формулу можно скопировать или размножить на все ячейки данного столбца.
На пересечении столбца и строки находится ячейка, которая имеет индивидуальный адрес. Адрес ячейки электронной таблицы составляется из заголовка столбца и заголовка строки, например Al, B5, ЕЗ. Ячейка, с которой производятся какие-то действия, выделяется рамкой и называется активной. Так
Столбцы, строки, ячейки. Электронная таблица состоит из столбцов и строк. Заголовки столбцов обозначаются буквами или сочетаниями букв (А, С, АВ и т. п.), заголовки строк — числами (1, 2, 3 и далее).
, в приведенной ниже таблице 1.1 активной ячейкой является ячейка СЗ.
Таблица 1.1. Электронные таблицы (столбцы, строки, ячейки)
Рабочие листы и книги. При работе на компьютере электронная таблица существует в форме рабочего листа, который имеет имя (например, Лист 1). Рабочие листы объединяются вкниги, причем пользователь может вставлять, копировать, удалять и переименовывать рабочие листы. При создании, открытии или сохранении документа в электронных таблицах речь идет фактически о создании, открытии или сохранении книги.
При работе с электронными таблицами можно вводить и изменять данные одновременно на нескольких рабочих листах, а также выполнять вычисления на основе данных из нескольких листов.
Диапазон ячеек. В процессе работы с электронными таблицами достаточно часто требуется выделить несколько ячеек — диапазон ячеек. Диапазон задается адресами ячеек верхней и нижней границ диапазона, разделенными двоеточием. Можно выделить несколько ячеек в столбце (диапазон А2:А4), несколько ячеек в строке (диапазон С1:Е1) или прямоугольный диапазон (диапазон СЗ:Е4) (табл. 1.2).
Внешний вид таблицы. Внешний вид таблицы, выделенных диапазонов ячеек или отдельных ячеек можно изменять. Для границ ячеек можно установить различные типы линий (одинарная, пунктирная, двойная и др.), их толщину и цвет. Сами ячейки можно закрасить в любой цвет путем выбора цвета из палитры цветов.
Редактирование листов. Из таблицы можно удалять столбцы, строки, диапазоны ячеек и отдельные ячейки. В процессе удаления диапазонов ячеек и отдельных ячеек требуется указать, в какую сторону (влево или вверх) будет производиться сдвиг ячеек.
В таблицу можно вставлять столбцы, строки и ячейки. В процессе вставки диапазонов ячеек и отдельных ячеек требуется указать, в какую сторону (вправо или вниз) будет производиться сдвиг ячеек.
Применение электронных таблиц упрощает работу с данными и позволяет получать результаты без проведения расчетов вручную или специального программирования. Наиболее широкое применение электронные таблицы нашли в экономических и бухгалтерских расчетах, но и в научно-технических задачах электронные таблицы можно использовать эффективно, например, для:
· проведения однотипных расчетов над большими наборами данных;
· автоматизации итоговых вычислений;
· решения задач путем подбора значений параметров, табулирования формул;
· обработки результатов экспериментов;
· проведения поиска оптимальных значений параметров;
· подготовки табличных документов;
· построения диаграмм и графиков по имеющимся данным.
Одним из наиболее распространенных средств работы с документами, имеющими табличную структуру, является программа Microsoft Excel.
Создание электронных таблиц Microsoft Excel
Программа Microsoft Excel предназначена для работы с таблицами данных, преимущественно числовых. При формировании таблицы выполняют ввод, редактирование и форматирование текстовых и числовых данных, а также формул. Наличие средств автоматизации облегчает эти операции. Созданная таблица может быть выведена на печать.
Основные понятия электронных таблиц
Документ Excel называется рабочей книгой. Рабочая книга представляет собой набор рабочих листов, каждый из которых имеет табличную структуру и может содержать одну или несколько таблиц . В окне документа в программе Excel отображается только текущий рабочий лист, с которым и ведется работа . Каждый рабочий лист имеет название, которое отображается на ярлычке листа, отображаемом в его нижней части. С помощью ярлычков можно переключаться к другим рабочим листам, входящим в ту же самую рабочую книгу. Чтобы переименовать рабочий лист, надо дважды щелкнуть на его ярлычке.
Рабочий лист состоит из строк и столбцов. Столбцы озаглавлены прописными латинскими буквами и, далее, двухбуквенными комбинациями. Всего рабочий лист может содержать до 256 столбцов, пронумерованных от А до IV. Строки последовательно нумеруются цифрами, от 1 до 65 536 (максимально допустимый номер строки).
Ячейки и их адресация. На пересечении столбцов и строк образуются ячейки таблицы. Они являются минимальными элементами для хранения данных. Обозначение отдельной ячейки сочетает в себе номера столбца и строки (в этом порядке), на пересечении которых она расположена, например: А1 или DE234. Обозначение ячейки (ее номер) выполняет функции ее адреса. Адреса ячеек используются при записи формул, определяющих взаимосвязь между значениями, расположенными в разных ячейках.
Одна из ячеек всегда является активной и выделяется рамкой активной ячейки. Эта рамка в программе Excel играет роль курсора. Операции ввода и редактирования всегда производятся в активной ячейке. Переместить рамку активной ячейки можно с помощью курсорных клавиш или указателя мыши.
Диапазон ячеек. На данные, расположенные в соседних ячейках, можно ссылаться в формулах, как на единое целое. Такую группу ячеек называют диапазоном. Наиболее часто используют прямоугольные диапазоны, образующиеся на пересечении группы последовательно идущих строк и группы последовательно идущих столбцов. Диапазон ячеек обозначают, указывая через двоеточие номера ячеек, расположенных в противоположных углах прямоугольника, например: А1 : С15 .
Если требуется выделить прямоугольный диапазон ячеек, то это можно сделать протягиванием указателя от одной угловой ячейки до противоположной по диагонали. Рамка текущей ячейки при этом расширяется, охватывая весь выбранный диапазон. Чтобы выбрать столбец или строку целиком, следует щелкнуть на заголовке столбца (строки). Протягиванием указателя по заголовкам можно выбрать несколько идущих подряд столбцов или строк.
Ввод, редактирование и форматирование данных
Отдельная ячейка может содержать данные, относящиеся к одному из трех типов: текст, число или формула ,– а также оставаться пустой. Программа Excel при сохранении рабочей книги записывает в файл только прямоугольную область рабочих листов, примыкающую к левому верхнему углу (ячейка А1 ) и содержащую все заполненные ячейки.
Тип данных, размещаемых в ячейке, определяется автоматически при вводе. Если эти данные можно интерпретировать как число, программа Exc el так и делает. В противном случае данные рассматриваются как текст. Ввод формулы всегда начинается с символа “=” (знака равенства).
Ввод текста и чисел. Ввод данных осуществляют непосредственно в текущую ячейку или в строку формул , располагающуюся в верхней части окна программы непосредственно под панелями инструментов. Место ввода отмечается текстовым курсором. Если начать ввод нажатием алфавитно-цифровых клавиш, данные из текущей ячейки заменяются вводимым текстом. Если щелкнуть на строке формул или дважды на текущей ячейке, старое содержимое ячейки не удаляется и появляется возможность его редактирования. Вводимые данные в любом случае отображаются : как в ячейке, так и в строке формул.
Чтобы завершить ввод, сохранив введенные данные, используют кнопку Enter в строке формул или клавишу Enter . Чтобы отменить внесенные изменения и восстановить прежнее значение ячейки, используют кнопку Отмена в строке формул или клавишу Esc . Для очистки текущей ячейки или выделенного диапазона проще всего использовать клавишу Delete .
Форматирование содержимого ячеек. Текстовые данные по умолчанию выравниваются по левому краю ячейки, а числа – по правому. Чтобы изменить формат отображения данных в текущей ячейке или выбранном диапазоне, используют команду Формат > Ячейки . Вкладки этого диалогового окна позволяют выбирать формат записи данных (количество знаков после запятой, указание денежной единицы, способ записи даты и прочее), задавать направление текста и метод его выравнивания, определять шрифт и начертание символов, управлять отображением и видом рамок, задавать фоновый цвет.
Вычисления в электронных таблицах
Формулы. Вычисления в таблицах программы Excel осуществляются при помощи формул. Формула может содержать числовые константы, ссылки на ячейки и функции Excel , соединенные знаками математических операций. Скобки позволяют изменять стандартный порядок выполнения действий. Если ячейка содержит формулу, то в рабочем листе отображается текущий результат вычисления этой формулы. Если сделать ячейку текущей, то сама формула отображается в строке формул.
Правило использования формул в программе Excel состоит в том, что, если значение ячейки действительно зависит от других ячеек таблицы, всегда следует использовать формулу, даже если операцию легко можно выполнить в “уме”. Это гарантирует, что последующее редактирование таблицы не нарушит ее целостности и правильности производимых в ней вычислений.
Ссылки на ячейки. Формула может содержать ссылки, то есть адреса ячеек, содержимое которых используется в вычислениях. Это означает, что результат вычисления формулы зависит от числа, находящегося в другой ячейке. Ячейка, содержащая формулу, таким образом, является зависимой. Значение, отображаемое в ячейке с формулой, пересчитывается при изменении значения ячейки, на которую указывает ссылка.
Ссылку на ячейку можно задать разными способами. Во-первых, адрес ячейки можно ввести вручную. Другой способ состоит в щелчке на нужной ячейке или выборе диапазона, адрес которого требуется ввести. Ячейка или диапазон при этом выделяются пунктирной рамкой.
Все диалоговые окна программы Excel, которые требуют указания номеров или диапазонов ячеек, содержат кнопки, присоединенные к соответствующим полям. При щелчке на такой кнопке диалоговое окно сворачивается до минимально возможного размера, что облегчает выбор нужной ячейки (диапазона) с помощью щелчка или протягивания.
Для редактирования формулы следует дважды щелкнуть на соответствующей ячейке. При этом ячейки (диапазоны), от которых зависит значение формулы, выделяются на рабочем листе цветными рамками, а сами ссылки отображаются в ячейке и в строке формул тем же цветом. Это облегчает редактирование и проверку правильности формул .
Абсолютные и относительные ссылки. По умолчанию, ссылки на ячейки в формулах рассматриваются как относительные. Это означает, что при копировании формулы адреса в ссылках автоматически изменяются в соответствии с относительным расположением исходной ячейки и создаваемой копии.
Пусть, например, в ячейке В 2 имеется ссылка на ячейку АЗ. В относительном представлении можно сказать, что ссылка указывает на ячейку, которая располагается на один столбец левее и на одну строку ниже данной. Если формула будет скопирована в другую ячейку, то такое относительное указание ссылки сохранится. Например, при копировании формулы в ячейку ЕА27 ссылка будет продолжать указывать на ячейку, располагающуюся левее и ниже, в данном случае на ячейку DZ28.
При абсолютной адресации адреса ссылок при копировании не изменяются, так что ячейка, на которую указывает ссылка, рассматривается как нетабличная. Для изменения способа адресации при редактировании формулы надо выделить ссылку на ячейку и нажать клавишу F4. Элементы номера ячейки, использующие абсолютную адресацию, предваряются символом $ . Например, при последовательных нажатиях клавиши F4 номер ячейки А1 будет записываться как А1,$А$ 1 ,А$1 и $ А 1 .В двух последних случаях один из компонентов номера ячейки рассматривается как абсолютный, а другой – как относительный.
Копирование содержимого ячеек
Копирование и перемещение ячеек в программе Excel можно осуществлять методом перетаскивания или через буфер обмена. При работе с небольшим числом ячеек удобно использовать первый метод, при работе с большими диапазонами – второй.
Метод перетаскивания. Чтобы методом перетаскивания скопировать или переместить текущую ячейку (выделенный диапазон) вместе с содержимым, следует навести указатель мыши на рамку текущей ячейки (он примет вид стрелки). Теперь ячейку можно перетащить в любое место рабочего листа (точка вставки помечается всплывающей подсказкой).
Для выбора способа выполнения этой операции, а также для более надежного контроля над ней рекомендуется использовать специальное перетаскивание с помощью правой кнопки мыши. В этом случае при отпускании кнопки мыши появляется специальное меню, в котором можно выбрать конкретную выполняемую операцию.
Применение буфера обмена. Передача информации через буфер обмена имеет в программе Excel определенные особенности, связанные со сложностью контроля над этой операцией. Вначале необходимо выделить копируемый (вырезаемый) диапазон и дать команду на его помещение в буфер обмена: Правка > Копировать или Правка > Вырезать . Вставка данных в рабочий лист возможна лишь немедленно после их помещения в буфер обмена. Попытка выполнить любую другую операцию приводит к отмене начатого процесса копирования или перемещения. Однако утраты данных не происходит, поскольку “вырезанные” данные удаляются из места их исходного размещения только в момент выполнения вставки.
Поиск решения. Эта надстройка используется для решения задач оптимизации. Ячейки, для которых подбираются оптимальные значения и задаются ограничения, выбираются в диалоговом окне Поиск решения , которое открывают при помощи команды Сервис > Поиск решения .
Мастер шаблонов для сбора данных. Данная надстройка предназначена для создания шаблонов, которые служат как формы для ввода записей в базу данных. Когда на основе шаблона создается рабочая книга, данные, введенные в нее, автоматически копируются в связанную с шаблоном базу данных. Запуск мастера производится командой Данные > Мастер шаблонов.
Мастер Web-форм. Надстройка Предназначена для создания формы, размещаемой на Web-узле. Форма организуется таким образом, что данные, введенные посетителями, автоматически добавляются в базу данных, связанную с формой. Форму Excel для сбора данных надо создать на рабочем листе заранее. Настройка системы сбора данных организуется с использованием мастера, который запускают командой Сервис > Мастер > Форма Web .
Построение диаграмм и графиков
В программе Excel термин диаграмма используется для обозначения всех видов графического представления числовых данных. Построение графического изображения производится на основеряда данных. Так называют группу ячеек с данными в пределах отдельной строки или столбца. На одной диаграмме можно отображать несколько рядов данных.
Диаграмма представляет собой вставной объект, внедренный на один из листов рабочей книги. Она может располагаться на том же листе, на котором находятся данные, или на любом другом листе (часто для отображения диаграммы отводят отдельный лист). Диаграмма сохраняет связь с данными, на основе которых она построена, и при обновлении этих данных немедленно изменяет свой вид.
Для построения диаграммы обычно используют Мастер диаграмм , запускаемый щелчком на кнопке Мастер диаграмм на стандартной панели инструментов. Часто удобно заранее выделить область, содержащую данные, которые будут отображаться на диаграмме, но задать эту информацию можно и в ходе работы мастера.
Тип диаграммы. На первом этапе работы мастера выбирают форму диаграммы. Доступные формы перечислены в списке Тип на вкладке Стандартные . Для выбранного типа диаграммы справа указывается несколько вариантов представления данных (палитра Вид ), из которых следует выбрать наиболее подходящий. На вкладке Нестандартные отображается набор полностью сформированных типов диаграмм с готовым форматированием. После задания формы диаграммы следует щелкнуть на кнопке Далее .
Выбор данных . Второй этап работы мастера служит для выбора данных, по которым будет строиться диаграмма. Если диапазон данных был выбран заранее, то в области предварительного просмотра в верхней части окна мастера появится приблизительное отображение будущей диаграммы. Если данные образуют единый прямоугольный диапазон, то их удобно выбирать при помощи вкладки
Диапазон данных. Если данные не образуют единой группы, то информацию для отрисовки отдельных рядов данных задают на вкладке Ряд . Предварительное представление диаграммы автоматически обновляется при изменении набора отображаемых данных.
Оформление диаграммы. Третий этап работы мастера (после щелчка на кнопке Далее ) состоит в выборе оформления диаграммы. На вкладках окна мастера задаются:
· название диаграммы, подписи осей (вкладка Заголовки );
· отображение и маркировка осей координат (вкладка Оси );
· отображение сетки линий, параллельных осям координат (вкладка Линии сетки );
· описание построенных графиков (вкладка Легенда );
· отображение надписей, соответствующих отдельным элементам данных на графике ( вкладка Подписи данных );
· представление данных, использованных при построении графика, в виде таблицы (вкладка Таблица данных ).
В зависимости от типа диаграммы некоторые из перечисленных вкладок могут отсутствовать.
Размещение диаграммы. На последнем этапе работы мастера (после щелчка на кнопке Далее ) указывается, следует ли использовать для размещения диаграммы новый рабочий лист или один из имеющихся. Обычно этот выбор важен только для последующей печати документа, содержащего диаграмму. После щелчка на кнопке Готово диаграмма строится автоматически и вставляется на указанный рабочий лист.
Редактирование диаграммы. Готовую диаграмму можно изменить. Она состоит из набора отдельных элементов, таких, как сами графики (ряды данных), оси координат, заголовок диаграммы, область построения и прочее. При щелчке на элементе диаграммы он выделяется маркерами, а при наведении на него указателя мыши – описывается всплывающей подсказкой. Открыть диалоговое окно для форматирования элемента диаграммы можно через меню Формат (для выделенного элемента) или через контекстное меню (команда Формат ). Различные вкладки открывшегося диалогового окна позволяют изменять параметры отображения выбранного элемента данных.
Если требуется внести в диаграмму существенные изменения, следует вновь воспользоваться мастером диаграмм. Для этого следует открыть рабочий лист с диаграммой или выбрать диаграмму, внедренную в рабочий лист с данными. Запустив мастер диаграмм, можно изменить текущие параметры, которые рассматриваются в окнах мастера, как заданные по умолчанию.
Чтобы удалить диаграмму, можно удалить рабочий лист, на котором она расположена ( Правка > Удалить лист ), или выбрать диаграмму, внедренную в рабочий лист с данными, и нажать клавишу Delete .
Читайте также:
- Педагогический состав школы 28 киселевск
- Жонглер это кто кратко
- Для чего нужны зажимы в микроскопе кратко
- Как сшить школьную форму для куклы лол омг
- Из чего сделать красную дорожку своими руками в школу
Электронные таблицы EXCEL
Документ в EXCEL называется рабочей книгой, которая
состоит совокупности листов. Каждый лист имеет название, которое отображается
на ярлычке листов в левой нижней части экрана. Листы можно удалять,
переименовывать, перемещать и т.д.
Столбцы обозначаются обычно латинскими буквами А, В,
С.., АВ, АС.., а строки обозначаются цифрами 1, 2, 3…
Максимальное количество строк и столбцов в EXCEL
зависит от ее конкретной реализации. Например, в Excel макcимальный размер
таблицы составляет 256 столбцов и 65536 строк.
В процессе работы с EXCEL на экране видна не вся таблица,
а только ее часть.
На пересечении строк и столбцов находятся ячейки.
Каждая ячейка имеет уникальный адрес, определяемый именем столбца и номером
строки. Формат адреса ячейки имеет следующий вид: «столбец»
«строка«.
Например: ячейка, находящаяся на пересечении столбца с
именем С и строки с номером 15, имеет адрес С15.
Ячейка, на которой в данный момент установлен курсор,
называется текущей или активной.
Диапазон ячеек – это
группа данных, расположенных в соседних ячейка, например на рисунке выделен
диапазон ячеек А2:I8. Между адресами ставится двоеточие.
Относительная и абсолютная адресация.
В Excel можно указать положение ячейки с помощью
относительной или абсолютной адресации. При относительной
адресации Excel не интерпретирует адреса ячеек, введенные в формулу,
как ссылку на их постоянное расположение. Вместо этого она интерпретирует
адреса ячеек как указание на их расположение относительно ячейки, в которой
находится формула.
Например:
ячейка А1 заполнена числом 50, ячейка А2 — 100, в ячейке А3 находится формула —
=А1+А2. При создании формулы Excel интерпретирует ее таким образом: «подняться
на две ячейки, взять оттуда значение, подняться на одну ячейку, взять оттуда
значение, сложить их». После копирования такой формулы в другую
ячейку, относительные ссылки будут указывать на другие ячейки так, чтобы
сохранить прежние отношения в соответствии с новым местоположением.
В некоторых формулах необходимо сохранять ссылку на
точно указанную ячейку, иными словами, ссылка на ячейку не должна зависеть от
расположения формулы на листе. В таких случаях следует применять абсолютную ссылку (адресацию). Чтобы заменить
относительную ссылку абсолютной, необходимо поставить символ $ и перед
именем столбца и перед номером строки. Это делается с помощью клавиши F4.
Можно ссылаться на ячейки или диапазоны ячеек,
находящиеся на других листах. Для этого необходимо перед адресом ячейки ввести
имя листа и восклицательный знак (Лист4!А1). Такие ссылки называются трехмерными.
Принцип относительной адресации ячеек заключается в
автоматическом изменении адресов ячеек при копировании и перемещении формул.
Принцип абсолютной адресации ячеек заключается в
неизменности адресов ячеек при копировании и перемещении формул.
В ячейки заносятся данные в виде числа, текста или
формулы. Обычно сами формулы на экране не видны. Вместо формул в
соответствующих ячейках выводится результат вычисления по этим формулам. При
каждом изменении исходных данных формулы автоматически пересчитываются.
Типы данных
Все данные, которые вводятся в ячейки EXCEL,
подразделяются на три типа: число, текст, формула.
Число — это последовательность символов, начинающаяся
с цифры или знака «+» / «-«. Числа имеют несколько форматов
записи: общий, числовой, экспоненциальный, денежный, процентный и др.
Например: общий — 3,14; экспоненциальный — 5,1Е-3;
процентный — 98%.
Текст — это любая последовательность символов, которая
начинается с буквы или любого другого символа, которому предшествуют кавычки.
Таким образом, кавычки («) — признак текстовых данных.
Например: «Фамилия …; «12 предметов … .
Формула — последовательность символов, начинающаяся со
знака «=» (равно). Формула может содержать:
·
Знаки арифметических действий (+ сложение, — вычитание, *
умножение, / деление, ^ возведение в степень);
·
Постоянные величины (числа);
·
Адреса ячеек (A1, D5 и др.);
·
Стандартные функции (SQRT,CYMM и др.).
Например: =А1+А2*А3+А4*А5; =МИН(А1:А5).
Ввод данных
Последовательность операций при вводе данных:
·
Выделить ячейку, в которую нужно ввести данные, то есть
установить на эту ячейку
курсор.
·
Ввести данные (текст, число, формулу).
·
Нажать клавишу Enter (или клавиши «стрелка вверх» и
«стрелка вниз»).
После ввода формулы в соответствующей ячейке таблицы
выводится результат вычисления по этой формуле. Для просмотра формулы в текущей
ячейке используется строка редактирования (строка формул) в верхней части
экрана.
Примечание: при вводе в
формулу адреса ячейки удобно использовать мышь — вместо ввода адреса ячейки
следует поместить указатель мышки на соответствующую ячейку и щелкнуть мышкой.
Следует помнить, что в этом случае ввод формулы завершается только нажатием на
клавишу Enter.
При вводе числа в ячейку его выравнивание
осуществляется по правой границе столбца (по умолчанию).
При вводе текста в ячейку его выравнивание
осуществляется по левой границе столбца (по умолчанию).
Если в тексте или в формуле символов больше, чем
ширина столбца, то «лишние» символы располагаются в соседних ячейках,
если эти ячейки свободны. Если соседние ячейки заняты, то на экран выводится
число символов, равное ширине столбца, остальные будут не видны на экране, но
появятся, если увеличить ширину столбца.
При вводе числа (в аналогичном случае) в ячейке
выводятся символы ###. Для отображения всего числа следует увеличить ширину
столбца. Ширина столбца должна быть на один символ больше, чем количество
символов во вводимых данных.
Функции
EXCEL имеют набор стандартных функций, включающий
математические, логические, статистические, финансовые, текстовые и другие функции.
Формат записи функции: «имя функции»
(«аргумент»).
Например:
·
= СУММ(В3:С8), что эквивалентно формуле =В3+В4+В5+В6+В7+В8+С3+С4+…+С8;
·
= SQRT (А6);
·
= МИН(А1:А5);
·
= МАКС(С1:D5).
Перечень функций можно найти в Мастере функций
(см. кнопку на панели инструментов Стандартная).
Автоматизация ввода
В Excel для копирования
содержимого ячеек или группы ячеек можно использовать традиционные возможности:
Ctrl C, Ctrl V, Правка/копировать,
Правка/вставить, контекстное меню и т.д.
Но для быстрого заполнения ячеек можно использовать
маркер заполнения (квадратик, находящийся в левом нижнем углу ячейки или
выделенного фрагмента).
После выделения ячейки надо установить указатель на
маркере заполнения и затем, нажав левую кнопку мыши, перетащить его в
любом направлении. Содержимое этой ячейки копируется в выделенный диапазон.
Если выделить диапазон А1:А2 и перетащить маркер
заполнения вниз, то будет создан ряд с шагом, равным интервалу между двумя
выделенными значениями, как показано в столбце А на рисунке внизу. Если же
выделить ячейки С1:С2 и держать нажатой клавишу Ctrl при перетаскивании маркера
заполнения вниз, то выделенные ячейки будут скопированы с повторением исходного
диапазона.
Если при создании ряда вы перетаскиваете маркер
заполнения вниз или вправо, то значения возрастают. Однако, при перетаскивании
маркера вверх и влево создается ряд с убывающими значениями. Если выделено
текстовое значение, то при перетаскивании маркера заполнения текст копируется в
новые ячейки. Но если выделение содержит и текст и число, срабатывает
автозаполнение Excel, которое изменяет числовой компонент и просто копирует
текстовый компонент. Таким способом можно расширить ряд дат, а также создать
такой ряд, как, например «Квартал 1», «Квартал 2″…
На рисунке ниже столбцы А и В содержат значения с
разными интервалами, а столбцы C-J показывают, как работает автозаполнение,
даже тогда, когда ячейки содержат одновременно текст и числа.
Использование правой кнопки мыши при
перетаскивании маркера заполнения
Если использовать правую кнопку мыши для заполнения
диапазона, то при отпускании кнопки появляется контекстное меню.
Команды из этого контекстного меню можно использовать
для изменения способа заполнения диапазонов или рядов.
Команда «Копировать ячейки»
— просто копирует выделенные исходные ячейки в конечный диапазон, повторяя при
необходимости значения ячеек из исходного диапазона.
При выборе команды «Заполнить»,
последовательность выделенных чисел расширится, как если бы мы перетаскивали
маркер заполнения при нажатой левой кнопке мыши.
Если выбрать команду «Заполнить
форматы», копируются только форматы исходных ячеек, содержимое
ячеек не изменяется.
Если выбрать команду «Заполнить
значения», копируется содержимое исходных ячеек, но форматы
исходных и конечных ячеек остаются прежними.
Если исходные ячейки содержат даты, то в этом
контекстном меню становятся доступными команды «Заполнить по
дням», «Заполнить по рабочим дням», «Заполнить по
месяцам», «Заполнить по годам», позволяющие заполнять
ряд, в котором изменяется только соответствующий компонент даты.
Автозаполнение формул
осуществляется аналогично вышесказанному, либо при перетаскивании левой кнопки
мыши, либо при выборе в контекстном меню Заполнить только значения.
ПОСТРОЕНИЕ ДИАГРАММ.
При создании диаграммы можно использовать Мастер
диаграмм, который осуществляет поэтапное руководство процессом построения
диаграммы. Сначала необходимо выделить данные, которые будут отображены на
диаграмме (это необязательная операция, но она позволит сэкономить время при
работе с Мастером). В выделяемые данные следует включать как числовые данные,
так и их подписи. Excel автоматически распознает подписи и использует их при
построении диаграммы.
Диаграммы в Excel включают много объектов, каждый из
которых можно выделять и изменять отдельно:
·
Фон —
площадь, на которой размещается диаграмма;
·
Категория —
совокупность значений данных на оси категорий;
·
Ось категорий
— ось (обычно ось Х), по которой расположены категории;
·
Ряд данных —
совокупность взаимосвязанных значений данных;
·
Ось значений
— ось (обычно ось Y), определяющая значения данных;
·
Маркер данных
— образ, который представляет отдельное значение данного. Тип этого образа
зависит от типа диаграммы;
·
Значение данного — отдельное данное (иначе — пункт);
·
Заголовок диаграммы — название диаграммы;
·
Легенда диаграммы — руководство, в котором представлен цвет, оформление и образ маркера
для каждого ряда данных;
·
Область построения — прямоугольная область, ограниченная двумя осями.
Создать диаграмму можно
следующими способами:
·
Выполнить команду Вставка/Диаграмма;
·
Нажать кнопку Мастер диаграмм
на Стандартной панели инструментов;
Кроме того, диаграмму можно построить на рабочем листе
или на отдельном листе. Если диаграммы строятся на отдельном листе, то в
рабочую книгу добавляются листы с названием Диаграмма1, Диаграмма 2 и
т.д. Эти листы можно переименовывать.
Построение с помощью Мастера диаграмм состоит из
следующих шагов:
1. На первом шаге указывается интервал данных, по которым строится
диаграмма;
2. На втором шаге выбирается тип диаграммы;
3. На третьем шаге выбирается диапазон данных и рядов диаграммы;
4. На четвертом шаге указываются опции, определяющие оформление рядов
данных. Параметры окна этого шага зависят от типа выбранной диаграммы.
5. На пятом шаге выбирается опция для легенды, вводятся заголовки осей и
заголовок диаграммы.
Для перехода к следующему шагу Мастера надо нажимать
кнопку Далее. На последнем шаге необходимо нажать
кнопку Готово. Кроме того, все диалоговые окна Мастера диаграмм
имеют кнопки: Назад, Отмена, Справка.
Редактирование диаграммы.
Для того, чтобы внести изменения в какой-либо элемент
диаграммы, сначала необходимо сообщить Excel, какую часть диаграммы вы
собираетесь изменять. Для этого, сначала двойным щелчком в области диаграммы
активизируется вся диаграмма, затем, надо выделить изменяемый элемент (один щелчок
левой кнопкой мыши). Теперь можно приступать к изменениям.
Первым средством
для выполнения операций редактирования диаграмм является панель инструментов Диаграммы.
На этой панели инструментов имеются следующие кнопки:
·
Формат выделенного объекта. Открывает диалоговое окно для форматирования выделенного объекта. Вид
этого окна зависит от того, какой объект был выделен.
·
Тип диаграммы.
Позволяет изменить тип диаграммы.
·
Легенда.
Отображает или убирает легенду с диаграммы.
·
По строкам и По столбцам. Изменяет расположение данных по осям координат.
Второй способ,
позволяющий изменить тот или иной элемент диаграммы, вызвать контекстное меню
выделенного объекта нажатием правой клавиши мыши.
Стандартное обозначение строк в Excel – цифровое. Если же речь идет о столбцах, то для них предусмотрен буквенный формат отображения. Это удобно, поскольку дает возможность сразу из адреса ячейки понимать, к какой колонке она принадлежит и какому ряду.
Многие пользователи Excel уже свыклись с тем, что колонки обозначаются английскими буквами. И если внезапно они превращаются в цифры, многие пользователи смущаются. Ничего удивительного в этом нет, потому что буквенные обозначения чаще всего используются в формулах. И если что-то идет не так, это может существенно испортить рабочий процесс. Ведь изменение адреса способно изрядно сбить с толку даже опытного пользователя. А что уже говорить о новичках?
Что же нужно делать для того, чтобы исправить эту проблему? Какие ее причины? Или может, придется мириться с таким раскладом? Давайте разбираться в этой проблеме более подробно. В целом, причины такой ситуации следующие:
- Глюки в работе программы.
- Пользователь машинально включил соответствующую опцию. Или же сделал это специально, а потом захотел вернуться к первоначальному виду.
- Изменение в настройки программы было осуществлено другим пользователем.
В целом, нет разницы, что именно вызвало изменение обозначений колонки из букв на цифры. На действия пользователя это не влияет, проблема решается одинаковым способом независимо от того, какая причина ее вызвала. Давайте разберемся, что можно сделать.
Содержание
- 2 метода изменения обозначений столбцов
- Настройки в Режиме разработчика
- Настройка параметров программы
2 метода изменения обозначений столбцов
В стандартный функционал Excel входит два инструмента, позволяющих сделать горизонтальную координатную панель правильного вида. Давайте каждый из методов рассмотрим более подробно.
Настройки в Режиме разработчика
Пожалуй, это самый интересный метод, поскольку позволяет более продвинуто подходить к изменению параметров отображения листа. С помощью режима разработчика можно выполнить множество действий, по умолчанию недоступных в Excel.
Это профессиональный инструмент, который требует определенных навыков программирования. Тем не менее, он довольно доступен для освоения даже если человек не имеет большого опыта работы в Excel. Язык Visual Basic прост в освоении, и сейчас мы разберемся, как с его помощью можно изменить отображение колонок. Изначально режим разработчика выключен. Следовательно, нужно его включить перед тем, как вносить какие-то изменения в параметры листа этим способом. Для этого выполняем такие действия:
- Заходим в раздел настроек Excel. Для этого находим возле вкладки «Главная» меню «Файл» и переходим по нему.
- Далее откроется большая панель настроек, занимающая все пространство окна. В самом низу меню находим кнопку «Параметры». Делаем клик по ней.
- Далее появится окно с параметрами. После этого переходим по пункту «Настроить ленту», и в самом правом перечне находим опцию «Разработчик». Если мы нажмем на флажок возле нее, у нас появится возможность включить эту вкладку на ленте. Сделаем это.
Теперь подтверждаем внесенные изменения в настройки нажатием клавиши ОК. Теперь можно приступать к основным действиям.
- Нажимаем на кнопку «Visual Basic» в левой части панели разработчика, которая открывается после нажатия одноименной вкладки. Также возможно использование комбинации клавиш Alt + F11 для того, чтобы выполнить соответствующее действие. Настоятельно рекомендуется пользоваться горячими клавишами, потому что это значительно увеличит эффективность использования любой функции Microsoft Excel.
- Перед нами откроется редактор. Теперь нам надо нажать на горячие клавиши Ctrl+G. С помощью этого действия мы двигаем курсор в область «Immediate». Это нижняя панель окна. Там нужно написать следующую строку: Application.ReferenceStyle=xlA1 и подтверждаем свои действия нажатием клавиши «ВВОД».
Еще одна причина не переживать заключается в том, что программа сама подскажет возможные варианты команд, которые вводятся туда. Все происходит так же, как и при ручном вводе формул. На самом деле, интерфейс приложения очень дружественный, поэтому проблем с ним возникнуть не должно. После того, как команда была введена, можно окно и закрыть. После этого обозначение столбцов должно быть таким, как вы привыкли видеть.
Настройка параметров программы
Этот метод более простой для обычного человека. Во многих аспектах он повторяет действия, описанные выше. Отличие заключается в том, что использование языка программирования позволяет автоматизировать изменение заголовков колонок на буквенные или цифровые в зависимости от того, какая ситуация произошла в программе. Метод настройки параметров программы же считается более простым. Хотя мы видим, что даже через редактор Visual Basic не все так сложно, как могло показаться на первый взгляд. Итак, что нам нужно сделать? В целом, первые действия аналогичны предыдущему методу:
- Нам нужно зайти в окно настроек. Для этого делаем клик по меню «Файл», после чего делаем клик по опции «Параметры»ю
- После этого открывается уже знакомое нам окно с параметрами, но на этот раз нас интересует раздел «Формулы».
- После того, как мы перейдем в него, нам нужно найти второй блок, озаглавленный, как «Работа с формулами». После этого убираем тот флажок, который выделен красным прямоугольником со скругленными краями на скриншоте.
После того, как мы уберем флажок, нужно нажать кнопку «ОК». После этого мы сделали обозначения колонок такими, какими мы привыкли их видеть. Видим, что второй метод требует меньшего числа действий. Достаточно следовать инструкции, описанной выше, и все обязательно получится.
Конечно, начинающего пользователя такая ситуация может несколько напугать. Ведь не каждый день происходит ситуация, когда ни с того, ни с сего латинские буквы превращаются в цифры. Тем не менее, видим, что никакой проблемы в этом нет. Не требуется много времени на то, чтобы привести вид к стандартному. Можно воспользоваться любым методом, который нравится.
Оцените качество статьи. Нам важно ваше мнение:
Файл, созданный в Excel, называется рабочей книгой. Книга содержит рабочие листы. Каждый рабочий лист представляет собой таблицу, куда можно вводить данные и выполнять расчёты.
Для перехода с одного рабочего листа на другой надо щёлкнуть по ярлычку листа, расположенному под таблицей.
Электронная таблица разделена на клетки, которые называются ячейками. Строки обычно обозначаются числами, столбцы — латинскими буквами, а затем их сочетаниями. Ячейка имеет имя (адрес), состоящее из имени столбца и строки.
Таблица максимального размера может содержать 1 048 576 строк и 16 384 столбца. Для обозначения столбцов при этом не хватает букв английского алфавита, и они после буквы (Z) обозначаются сочетаниями двух букв, например, (AA), (AB). На экран вся таблица не помещается, но её можно прокрутить с помощью полос прокрутки.
В ячейку можно ввести текст, числовое значение, дату или формулу. Excel сам распознает, что введено в ячейку по введенным данным.
Текст, вводимый в ячейку, может быть произвольной длины (на самом деле он может содержать до (65) тысяч символов).
Если текст слишком длинный, он может не поместиться в ячейку или «залезть» на соседнюю ячейку.
Но, если ячейку сделать текущей, то в строке формул будет виден весь текст.
Формула всегда начинается со знака (=).
Формула может содержать знаки арифметических операций (+ , – , * , / ) (сложение, вычитание, умножение и деление).
Если формула содержит адреса ячеек, то в вычислении участвует содержимое ячейки.
Для получения результата нажми <Enter>.
Если необходимо рассчитать данные в столбце по однотипной формуле, в которой меняются только адреса ячеек при переходе на следующую строку таблицы, то такую формулу можно скопировать или размножить на все ячейки данного столбца.
Многие пользователи программы Эксель привыкли к тому, что в качестве названий столбцов таблицы служат латинские буквы. Однако иногда может случиться такое, что вместо букв отображаются цифры подобно нумерации строк.
Такое возможно по ряду причин:
- программные сбои;
- пользователь сам изменил соответствующую настройку, но не заметил, как это сделал или забыл.
- возможно, другой пользователь, работающий с таблицей внес изменения в настройки.
На самом деле, независимо от того, какая именно причина привела к смене обозначений, многие пользователи спешат вернуть все на место, т.е. чтобы столбцы вновь обозначались буквами латинского алфавита. Давайте посмотрим, как это сделать в Excel.
Содержание
- Смена обозначений столбцов
- Метод 1: настройка параметров программы
- Метод 2: настройки в Режиме разработчика
- Заключение
Смена обозначений столбцов
В Эксель предусмотрено два метода, пользуясь которыми, можно вернуть горизонтальную координатную панель к тому виду, к которому привыкло большинство пользователей программы. Давайте рассмотрим оба.
Метод 1: настройка параметров программы
Данный метод предполагает внесение изменений в параметры программы. Вот, что нужно сделать:
- Кликаем по меню “Файл”.
- В открывшемся окне в перечне слева в самом низу щелкаем по пункту “Параметры”.
- На экране отобразится окно с параметрами программы:
- переключаемся в раздел “Формулы”;
- в правой стороне окна находим блок настроек “Работа с формулами” и убираем флажок напротив опции “Стиль ссылок R1C1”.
- нажимаем кнопку OK, чтобы подтвердить изменения.
- Все готово. Благодаря этим достаточно простым и быстрореализуемым действиям мы вернули привычные обозначения в таблицу.
Примечание: стиль ссылок R1C1 – это и есть параметр, включение которого меняет латинские буквы на цифры на горизонтальной координатной панели.
Метод 2: настройки в Режиме разработчика
Прежде, чем приступить к выполнению действий, описанных в данном методе, необходимо активировать режим Разработчика, так как по умолчанию он выключен.
- заходим в параметры программы (порядок действий описан выше);
- переходим в раздел “Настроить ленту”, в правой части окна находим пункт “Разработчик”, ставим напротив него галочку и щелкаем OK.
Теперь можно перейти к основному алгоритму действий:
- Переходим во вкладку “Разработчик”, в левой части которой щелкаем по кнопке “Visual Basic”. Также, вместо этого можно воспользоваться комбинацией клавиш Alt+F11.
- В открывшемся редакторе нажимаем комбинацию Ctrl+G, что позволит переместить курсор в область “Immediate”. Пишем в ней команду
Application.ReferenceStyle=xlA1
и нажимаем Enter.Примечание: в процессе набора команды программа будет нам помогать с вариантами, как при ручном наборе формул в ячейке.
- Можно закрывать окно редактора Visual Basic. В таблицу должны были вернуться буквенные обозначения столбцов.
Заключение
Многих пользователей, которые никогда с этим не сталкивались, может смутить ситуация, когда вместо привычных названий столбцов в виде латинских букв отображаются цифры. Но не стоит из-за этого переживать, ведь вернуть панель координат к привычному виду можно достаточно быстро, воспользовавшись одним из способов, описанных выше.