Как отфильтровать список в excel по фамилии

Если вы работаете с наборами данных имен, сортировка — одна из распространенных задач, которые вам придется часто выполнять.

Сортировать данные в алфавитном порядке по полному имени довольно просто, а Excel использует первый символ имени для сортировки.

Но что, если ты хочешь сортировать данные по фамилии в Excel?

Хотя это не так просто, но все же можно сделать (многое также зависит от того, как структурированы данные об именах).

Независимо от того, какой метод вы используете, вам придется каким-то образом извлечь фамилию из полного имени и поместить ее в отдельный столбец. Затем вы можете использовать этот столбец для сортировки данных по фамилии в алфавитном порядке.

В этом руководстве по Excel я покажу вам, как отсортировать столбец с именами на основе фамилии.

Итак, приступим!

Извлечь и отсортировать по фамилии с помощью функции поиска и замены

Первый шаг к сортировке по фамилии — занести фамилию в отдельный столбец.

Вы можете сделать это, заменив все перед фамилией пробелом, чтобы у вас осталась только фамилия.

Предположим, у вас есть набор данных, показанный ниже, и вы хотите отсортировать эти данные в алфавитном порядке по фамилии.

Ниже приведены шаги для сортировки по фамилии:

1. Выберите набор данных, включая заголовок (в этом примере это будет A1: A10)
2. Скопируйте его в соседний столбец (если соседний столбец не пустой, вставьте новый столбец, а затем скопируйте эти имена)
3. Переименуйте скопированный заголовок столбца. В этом примере я назову «Фамилия».
4. Выделите все скопированные имена (не выбирайте заголовок)
5. Удерживая клавишу Ctrl, нажмите клавишу H. Откроется диалоговое окно «Найти и заменить».
6. В поле «Найти» введите * (символ звездочки, за которым следует пробел).
7. Оставьте поле «Заменить на» пустым.
8. Нажмите «Заменить все». Это мгновенно заменит все имя, и у вас останутся только фамилии.

Вышеупомянутые шаги сохранят фамилию и удалят все, что перед ней. Это хорошо работает, даже если у вас есть отчество или префиксы (например, Mr. или Ms).

Если у вас есть фамилии в соседнем столбце, вы можете легко отсортировать набор данных (включая полные имена) в алфавитном порядке по фамилии.

Ниже приведены шаги для сортировки по фамилии:

1. Выберите весь набор данных с заголовками (включая полные имена и извлеченные фамилии). Вы также можете включить другие столбцы, которые хотите отсортировать, вместе с именами
2. Перейдите на вкладку «Данные».
3. Нажмите на Сортировать
4. Убедитесь, что в диалоговом окне «Сортировка» выбрано «Мои данные имеют заголовки».
5. В параметре «Сортировать по» выберите имя столбца, в котором есть только фамилия.
6. В поле «Сортировка по» выберите «Значения ячеек».
7. В разделе «Порядок» выберите «От А до Я».
8. Нажмите ОК.

Вышеупомянутые шаги сортируют весь выбранный набор данных по фамилии.

После этого вы можете удалить столбец с фамилией.

Совет профессионала: В любой момент времени, если вы думаете, что вам может понадобиться вернуть исходные данные, вам нужно иметь способ распаковать этот набор данных. Для этого в соседнем столбце (левом или правом) укажите порядковые номера перед сортировкой. Теперь, если вам нужно вернуть исходные данные, вы получите их путем сортировки по числам.

Извлечь и расположить в алфавитном порядке по фамилии с помощью формулы

Хотя я предпочитаю получать все фамилии и сортировать на их основе метод, показанный выше (с использованием поиска и замены), одним из его ограничений является то, что результирующие данные статичны.

Это означает, что если я добавлю больше имен в свой список, мне придется повторить тот же процесс еще раз, чтобы получить фамилии.

Если вам это не нужно, вы можете использовать метод формулы для сортировки данных по фамилиям.

Предположим, у вас есть набор данных, как показано ниже.

Ниже приведена формула, которая извлечет фамилию из полного имени:
= ВПРАВО (A2; LEN (A2) -FIND (""; A2))

Вышеупомянутая формула основана на шаблоне с полным именем (который в этом примере содержит только имя и фамилию). Шаблон состоит в том, что между именем и фамилией будет пробел.

Функция НАЙТИ используется для получения позиции символа пробела. Затем это значение вычитается из общей длины имени, чтобы получить общее количество символов в фамилии.

Это значение затем используется в функции ВПРАВО для получения фамилии.

Когда у вас есть столбец с фамилией, вы можете отсортировать эти данные (это подробно рассматривается в первом методе).

Приведенная выше формула будет работать, если у вас есть только имя и фамилия.

Но что, если у вас есть отчество? Или перед именем может стоять приветствие (например, г-н или г-жа).

В таком случае вам нужно использовать следующую формулу:
= ПРАВО (A2; LEN (A2) -НАЙТИ ("@", ПОДСТАВИТЬ (A2, "", "@", LEN (A2) -LEN (ПОДСТАВИТЬ (A2, "", ""))))))
Приведенная выше формула находит позицию последнего символа пробела и затем использует ее для извлечения фамилии.

Я рекомендую вам использовать вторую формулу во всех случаях, она более надежна и может обрабатывать все случаи (если фамилия стоит в конце имени).

Примечание. Эти две формулы основаны на условии, что между каждым элементом имени есть только один пробел. Если есть двойные пробелы или начальные / конечные пробелы, эта формула даст неверные результаты. В таком случае лучше всего использовать функцию TRIM, чтобы сначала избавиться от любых начальных, конечных и двойных пробелов, а затем использовать приведенную выше формулу.

Хотя это может показаться сложным методом, преимущество использования формулы состоит в том, что она делает результаты динамичными. Если вы добавите больше имен в свой список, все, что вам нужно сделать, это скопировать формулу, и она даст вам фамилию.

Использование текста в столбцы

Текст в столбцы — это снова простой и легкий способ разбить ячейки в Excel.

Вы можете указать разделитель (например, запятую или пробел) и использовать его для разделения содержимого ячейки. После того, как у вас есть разделенные элементы в отдельных столбцах, вы можете использовать столбец с фамилией, чтобы расположить данные в алфавитном порядке.

Предположим, у вас есть набор данных, как показано ниже:

Ниже приведены шаги по использованию текста в столбец для сортировки по фамилии:

1. Выберите столбец с именем (без заголовка)
2. Перейдите на вкладку «Данные».
3. В группе «Инструменты для работы с данными» выберите параметр «Преобразование текста в столбцы». Откроется мастер текста в столбцы.
4. На шаге 1 «Мастера преобразования текста в столбцы» выберите «С разделителями» и нажмите «Далее».
5. На шаге 2 выберите «Пробел» в качестве разделителя (и снимите все флажки, если они выбраны), а затем нажмите кнопку «Далее».
6. На шаге 3 выберите первый столбец имени в окне предварительного просмотра данных, а затем выберите параметр «Не импортировать столбцы (пропустить)». Это гарантирует, что имя не будет частью результата, а вы получите только фамилию.
7. Также на шаге 3 измените целевую ячейку на ту, которая находится рядом с исходными данными. Это гарантирует, что вы получите фамилию отдельно, а исходные данные об именах останутся нетронутыми.
8. Нажмите Готово

Получив результат, вы можете отсортировать его по фамилии.

Вы также можете преобразовать текст в столбцы, чтобы разделить имя и фамилию, если у вас есть запятая в качестве разделителя.

Использование Flash Fill

Еще один быстрый способ получить фамилии — использовать функцию Flash Fill.

Flash Fill был представлен в Excel 2013 и помогает манипулировать данными путем выявления шаблонов. Чтобы это сработало, вам нужно пару раз показать ожидаемый результат Flash Fill.

Как только он определит шаблон, он быстро сделает остальную работу за вас.

Предположим, у вас есть набор данных с именами ниже.

Ниже приведены шаги по использованию Flash Fill для получения фамилии и последующей сортировки по ней:

1. В ячейке B2 введите текст «Мори». Это результат, который вы ожидаете в ячейке.
2. Перейдите в следующую ячейку и введите фамилию для имени в соседней ячейке (Эллиот в этом примере).
3. Выберите обе ячейки
4. Наведите курсор на правую нижнюю часть выделения. Вы заметите, что курсор изменится на значок плюса.
5. Дважды щелкните по нему (или щелкните и перетащите его вниз). Это даст вам какой-то результат в ячейках (вряд ли это будет тот результат, который вам нужен)
6. Щелкните значок «Параметры автозаполнения».
7. Нажмите на Flash Fill.

Это даст вам результат, который, скорее всего, будет фамилиями во всех ячейках.

Я говорю «вероятно», поскольку в некоторых случаях Flash Fill может не работать. Поскольку это зависит от определения шаблона, это не всегда удается. Или иногда, шаблон, который он расшифровывает, может быть неправильным.

В таких случаях следует ввести ожидаемый результат еще в одну или две ячейки, а затем выполнить шаги 4-7.

Когда у вас есть все фамилии в столбце, вы можете отсортировать данные на основе этих фамилий.

Итак, это четыре разных способа сортировки данных по фамилии. Лучшим способом было бы использовать технику «Найти и заменить», но если вы хотите сделать свои результаты динамическими, лучше всего подойдет метод формул.

Надеюсь, вы нашли этот урок полезным.

Сортировка данных в Excel по дате по алфавиту и по возрастанию

В данном примере рассмотрим самые быстрые и эффективные методы сортировки данных в Excel по различным критериям: по возрастанию или убыванию чисел, по датам от старых коновым и от к новым к старым, по алфавиту от А до Я, а так же в обратно-алфавитном порядке.

Сортировка строк по столбцу в Excel

Ниже на рисунке представлена выборка информации из базы данных по сотрудникам фирмы:

Допустим нам необходимо отсортировать таблицу относительно столбца «Премия» по убыванию сумм. Для решения этой задачи воспользуемся самыми простыми (базовыми) инструментами сортировки в Excel.

Перейдите курсором клавиатуры на любую ячейку в столбце G (можно даже на заголовок столбца G1). А Потом выберите инструмент: «ГЛАВНАЯ»-«Редактирование»-«Сортировка и фильтр»-«Сортировка по убыванию».

В результате данные упорядочились и организовались в определенную структуру:

Как оказалось, наибольшую премию получил сотрудник «Евгений Пруткий».

Внимание! Список, который будет сортирован не должен содержать объединенных ячеек.

Примечание. Инструмент для базовой сортировки диапазонов доступен так же на закладке: «ДАННЫЕ»-«Сортировка по возрастанию/по убыванию».

И встроен в выпадающие меню заголовков таблиц в режиме автофильтра или умной таблицы:

Так же встроен в контекстное меню, которое появляется по нажатию правой кнопкой мышки:

Как убрать сортировку в Excel

Если таблицу необходимо будет привести в изначальный вид, тогда перед каждой сортировкой создавайте столбец нумерации строк. В данном примере – это столбец А (№п/п). Часто необходимо привести таблицу в изначальный вид после выполнения с ней многочисленных и сложных сортирований данных по разным столбцам, критериям или условиям. Тогда достаточно выполнить сортировку по столбцу с номерами строк, чтобы таблица приняла свой первоначальный вид.

Как в Excel сделать сортировку в столбце

Иногда нужно выполнить независимую сортировку только лишь внутри одного столбца таблицы без привязки к другим столбцам или их изменения. Например, столбец B «Имя». Такая задача решается так же просто:

1. Выделите целый столбец B щелкнув левой мышкой по заголовку столбца листа.
2. Выберите инструмент: «ГЛАВНАЯ»-«Редактирование»-«Сортировка и фильтр»-«Сортировка по убыванию».
3. В появившемся диалоговом окне «Обнаруженные данные в неуказанного диапазона», выберите опцию: «сортировать в пределах указанного выделения». И нажмите на кнопку «Сортировка».

Обратите внимание на то, что значения ячеек в остальных столбцах остались без изменений:

Такой способ необходимо применять только как вспомогательный.

Сортировка по нескольким столбцам Excel

Как настроить сортировку в Excel? Допустим мы хотим сортировать сотрудников по дате рождения (от старых к новым) в соответствии с каждым городом (места рождения). Для этого:

1. Сначала для данного примера лучше сбросить сортировку предыдущих примеров. Для этого отсортируйте таблицу по первому столбцу А (№п/п) – по возрастанию.
2. Перейдите на любую ячейку исходной таблицы и выберите инструмент: «ГЛЛАВНАЯ»-«Редактирование»-«Сортировка и фильтр»-«Настраиваемая сортировка». Появиться диалоговое окно в котором можно задать несколько условий для сортировки таблицы.
3. В первом выпадающем списке выбираем заголовок столбца по которому будут сортированы данные в первую очередь. В данном примере – это «Место рождения». Второй выпадающий список оставим без изменений – «Значение», а в третьем указываем тип сортирования «От А до Я».
4. Нажмите на кнопку «Добавить уровень» и в следующем условии указываем новые критерии. 1 – «Дата рождения», 2 – «Значение», 3 – «От старых к новым». И нажмите на кнопку ОК.

Таблица приобрела следующую структуру:

Сначала ее значения отсортированы относительно названий городов в алфавитном порядке. Далее относительного каждого города распределены даты рождения от старых к новым.

Если мы работаем только с фрагментом таблицы где нет заголовков столбцов, а только лишь диапазон ячеек с текущими значениями, как показано ниже на рисунке:

Тогда в диалоговом окне инструмента «Настраиваемая сортировка» следует отключить опцию «Мои данные имеют заголовки столбцов». В результате чего в качестве критериев для каждого первого выпадающего списка секции «Столбец» в каждом уровне, будут использованы заголовки столбцов рабочего листа Excel (Столбец А, Столбец B, C и т.д.). А при применении всех параметров в сортировку будут включены все строки и ячейки исходного диапазона (фрагмента таблицы), что является правильным результатом в данном случаи.

Примечание. Кнопка вызова инструмента для настраиваемой сортировки так же доступна на закладке «ДАННЫЕ»-«Сортировка».

Таблицы данных, которые мы получаем от разных сотрудников в большинстве случаев не упорядочены и работать с ними без организации – сложно. Возникает необходимость отсортировать: текстовые значение по алфавиту, числовые – по возрастанию, а даты от старых до новых. Сортировать вручную все столбцы по отдельности – это не наилучшее решение для данной задачи. Особенно если столбцов более тысячи. Поэтому лучше воспользоваться специальным встроенным инструментом Excel – настраиваемой сортировкой. Данный инструмент автоматическое сортирует данные одновременно по нескольким столбцам. Он настолько эластичен, что его можно применить практически для любой сортировки с любым уровнем сложности.

Программа Microsoft Excel: сортировка и фильтрация данных

Для удобства работы с большим массивом данных в таблицах, их постоянно нужно упорядочивать по определенному критерию. Кроме того, для выполнения конкретных целей, иногда весь массив данных не нужен, а только отдельные строки. Поэтому, чтобы не путаться в огромном количестве информации, рациональным решением будет упорядочить данные, и отфильтровать от других результатов. Давайте выясним, как производится сортировка и фильтрация данных в программе Microsoft Excel.

Простая сортировка данных

Сортировка является одним из самых удобных инструментов при работе в программе Microsoft Excel. С помощью неё, можно расположить строчки таблицы в алфавитном порядке, согласно данным, которые находятся в ячейках столбцов.

Сортировку данных в программе Microsoft Excel можно выполнять, воспользовавшись кнопкой «Сортировка и фильтр», которая размещена во вкладке «Главная» на ленте в блоке инструментов «Редактирование». Но, прежде, нам нужно кликнуть по любой ячейке того столбца, по которому мы собираемся выполнить сортировку.

Например, в предложенной ниже таблице следует отсортировать сотрудников по алфавиту. Становимся в любую ячейку столбца «Имя», и жмем на кнопку «Сортировка и фильтр». Чтобы имена упорядочить по алфавиту, из появившегося списка выбираем пункт «Сортировка от А до Я».

Как видим, все данные в таблице разместились, согласно алфавитному списку фамилий.

Для того, чтобы выполнить сортировку в обратном порядке, в том же меню выбираем кнопку Сортировка от Я до А».

Список перестраивается в обратном порядке.

Нужно отметить, что подобный вид сортировки указывается только при текстовом формате данных. Например, при числовом формате указывается сортировка «От минимального к максимальному» (и, наоборот), а при формате даты – «От старых к новым» (и, наоборот).

Настраиваемая сортировка

Но, как видим, при указанных видах сортировки по одному значению, данные, содержащие имена одного и того же человека, выстраиваются внутри диапазона в произвольном порядке.

А, что делать, если мы хотим отсортировать имена по алфавиту, но например, при совпадении имени сделать так, чтобы данные располагались по дате? Для этого, а также для использования некоторых других возможностей, все в том же меню «Сортировка и фильтр», нам нужно перейти в пункт «Настраиваемая сортировка…».

После этого, открывается окно настроек сортировки. Если в вашей таблице есть заголовки, то обратите внимание, чтобы в данном окне обязательно стояла галочка около параметра «Мои данные содержат заголовки».

В поле «Столбец» указываем наименование столбца, по которому будет выполняться сортировка. В нашем случае, это столбец «Имя». В поле «Сортировка» указывается, по какому именно типу контента будет производиться сортировка. Существует четыре варианта:

• Значения;
• Цвет ячейки;
• Цвет шрифта;
• Значок ячейки.

Но, в подавляющем большинстве случаев, используется пункт «Значения». Он и выставлен по умолчанию. В нашем случае, мы тоже будем использовать именно этот пункт.

В графе «Порядок» нам нужно указать, в каком порядке будут располагаться данные: «От А до Я» или наоборот. Выбираем значение «От А до Я».

Итак, мы настроили сортировку по одному из столбцов. Для того, чтобы настроить сортировку по другому столбцу, жмем на кнопку «Добавить уровень».

Появляется ещё один набор полей, который следует заполнить уже для сортировки по другому столбцу. В нашем случае, по столбцу «Дата». Так как в данных ячеек установлен формат даты, то в поле «Порядок» мы устанавливаем значения не «От А до Я», а «От старых к новым», или «От новых к старым».

Таким же образом, в этом окне можно настроить, при необходимости, и сортировку по другим столбцам в порядке приоритета. Когда все настройки выполнены, жмем на кнопку «OK».

Как видим, теперь в нашей таблице все данные отсортированы, в первую очередь, по именам сотрудника, а затем, по датам выплат.

Но, это ещё не все возможности настраиваемой сортировки. При желании, в этом окне можно настроить сортировку не по столбцам, а по строкам. Для этого, кликаем по кнопке «Параметры».

В открывшемся окне параметров сортировки, переводим переключатель из позиции «Строки диапазона» в позицию «Столбцы диапазона». Жмем на кнопку «OK».

Теперь, по аналогии с предыдущим примером, можно вписывать данные для сортировки. Вводим данные, и жмем на кнопку «OK».

Как видим, после этого, столбцы поменялись местами, согласно введенным параметрам.

Конечно, для нашей таблицы, взятой для примера, применение сортировки с изменением места расположения столбцов не несет особенной пользы, но для некоторых других таблиц подобный вид сортировки может быть очень уместным.

Кроме того, в программе Microsoft Excel существует функция фильтра данных. Она позволяет оставить видимыми только те данные, которые вы посчитаете нужными, а остальные скрыть. При необходимости, скрытые данные всегда можно будет вернуть в видимый режим.

Чтобы воспользоваться данной функцией, становимся на любую ячейку в таблице (а желательно в шапке), опять жмем на кнопку «Сортировка и фильтр» в блоке инструментов «Редактирование». Но, на этот раз в появившемся меню выбираем пункт «Фильтр». Можно также вместо этих действий просто нажать сочетание клавиш Ctrl+Shift+L.

Как видим, в ячейках с наименованием всех столбцов появился значок в виде квадрата, в который вписан перевернутый вниз треугольник.

Кликаем по этому значку в том столбце, по данным которого мы собираемся проводить фильтрацию. В нашем случае, мы решили провести фильтрацию по имени. Например, нам нужно оставить данные только работника Николаева. Поэтому, снимаем галочки с имен всех остальных работников.

Когда процедура выполнена, жмем на кнопку «OK».

Как видим, в таблице остались только строки с именем работника Николаева.

Усложним задачу, и оставим в таблице только данные, которые относятся к Николаеву за III квартал 2016 года. Для этого, кликаем по значку в ячейке «Дата». В открывшемся списке, снимаем галочки с месяцев «Май», «Июнь» и «Октябрь», так как они не относятся к третьему кварталу, и жмем на кнопку «OK».

Как видим, остались только нужные нам данные.

Для того, чтобы удалить фильтр по конкретному столбцу, и показать скрытые данные, опять кликаем по значку, расположенному в ячейке с заглавием данного столбца. В раскрывшемся меню кликаем по пункту «Удалить фильтр с…».

Если же вы хотите сбросить фильтр в целом по таблице, тогда нужно нажать кнопку «Сортировка и фильтр» на ленте, и выбрать пункт «Очистить».

Если нужно полностью удалить фильтр, то, как и при его запуске, в этом же меню следует выбрать пункт «Фильтр», или набрать сочетание клавиш на клавиатуре Ctrl+Shift+L.

Кроме того, следует заметить, что после того, как мы включили функцию «Фильтр», то при нажатии на соответствующий значок в ячейках шапки таблицы, в появившемся меню становятся доступны функции сортировки, о которых мы говорили выше: «Сортировка от А до Я», «Сортировка от Я до А», и «Сортировка по цвету».

Умная таблица

Сортировку и фильтр можно также активировать, превратив область данных, с которой вы работаете, в так называемую «умную таблицу».

Существует два способа создания «умной таблицы». Для того, чтобы воспользоваться первым из них, выделяем всю область таблицы, и, находясь во вкладке «Главная», кликаем по кнопке на ленте «Форматировать как таблицу». Данная кнопка находится в блоке инструментов «Стили».

Далее, выбираем один из понравившихся стилей, в открывшемся перечне. На функционал таблицы выбор влиять не будет.

После этого, открывается диалоговое окно, в котором можно изменить координаты таблицы. Но, если вы ранее выделили область правильно, то больше ничего делать не нужно. Главное, обратите внимание, чтобы около параметра «Таблица с заголовками» стояла галочка. Далее, просто нажать на кнопку «OK».

Если вы решили воспользоваться вторым способом, тогда тоже нужно выделить всю область таблицы, но на этот раз перейти во вкладку «Вставка». Находясь тут, на ленте в блоке инструментов «Таблицы», следует нажать на кнопку «Таблица».

После этого, как и в прошлый раз, откроется окно, где можно скорректировать координаты размещения таблицы. Жмем на кнопку «OK».

Независимо от того, каким способом вы воспользуетесь при создании «умной таблицы», в итоге получите таблицу, в ячейках шапки которой уже будет установлены значки фильтров, описанные нами ранее.

При нажатии на этот значок, будут доступны все те же функции, что и при запуске фильтра стандартным способом через кнопку «Сортировка и фильтр».

Как видим, инструменты сортировки и фильтрации, при правильном их использовании, могут значительно облегчить пользователям работу с таблицами. Особенно актуальным вопрос их использования становится в том случае, если в таблице записан очень большой массив данных.

Отблагодарите автора, поделитесь статьей в социальных сетях.

Как сортировать по алфавиту в excel — сортировка по алфавиту в excel

Добрый день, дорогие читатели! Сегодня поделюсь тем, Как сортировать по алфавиту в excel. Начать стоит с данного типа, а после будут описаны и иные варианты. Вперед!

Как сортировать по алфавиту в excel

Для демонстрирования данного метода возьмет табличку с вымышленными фамилиями неких людей. Прежде всего, следует обозначить столбик, в котором будет осуществляться сортировка.

• Затем, на вкладке под названием «Главная», в разделе «Редактирование» кликаем по кнопке «Сортировка и фильтр». А в всплывшем списке выбираем пункт с названием «Сортировка от А до Я».
• Стоит обратить внимание, что выпадает окошко, в котором необходимо выбрать: по всей таблице либо в границах выделения.
• Если необходимо осуществить лишь в одном из столбиков, следует проставить галочку на пункт «Сортировать в рамках выделения».

В зависимости от возрастания и убывания

Данный метод сортировки осуществляется так же, как по алфавиту. Различие будет лишь в наименовании функций: «По возрастанию», а также, «По убыванию».

По нескольким полям файла

Если сортировка необходима одновременно в нескольких столбиках и по нескольким параметрам, пригодится опция под названием «Настраиваемая сортировка». Рассмотрим ее.

Кликнем по вкладке «главная», после – «Сортировка и фильтр», затем – «Настраиваемая сортировка».

Далее откроется окошко, в котором следует по очереди выбирать столбцы, которые будут содержать усчитанные данные, а также, указать методы: в зависимости от цвета, значения, возрастания либо убывания и т.п.

Шапка окна содержит следующие кнопки:

1. Добавление уровня;
2. Удаление уровня;
3. Копирование уровня;
4. Клавиши вверх и вниз.

Говоря о том, каким именно образом будет осуществлена подобная сортировка, стоит заметить, что Эксель пойдет по списку сверху. Первый уровень является наиболее приоритетным. Например, нами выбрано «сортировать людей в зависимости от имени от А до Я – выполнено.

Минутку внимания, возможно вам будет интересно узнать как удалить страницу в контакте или как увеличить экран на ноутбуке.

Затем, следующее условие состоит в сортировке списка в зависимости от возраста (по увеличению). Что же получается? Имена так и останутся рассортированные по алфавиту, однако люди-тёзки будут располагаться в определенном порядке – от самых младших к самым старшим.

Итак, прежде всего, были отсортированы строчки в зависимости от имен. После этого, следует обратить внимание на имя Дарья. Их 4, однако располагаются они в той последовательности, как и были в таблице изначально.

Тогда было добавлено дополнительное условие – расположить людей в от самого младшего к наиболее старшему. В итоге, наша таблица отсортирована не только в зависимости от имен, но также, по возрастам и теперь вы знаете как сортировать по алфавиту в excel.

Как сделать список по алфавиту в Excel

При работе с данными в Excel очень часто возникает необходимость сортировать список каких-то элементов по алфавиту или от меньшего значения к большему. Естественно, нет никакой необходимости делать эту рутинную работу вручную, ведь в Excel есть инструменты для решения таких распространенных задач.

В данном материале мы расскажем о том, как сделать список по алфавиту в табличном процессоре Excel. Материал будет полезен для пользователей всех современных версий этой программы, среди которых Excel 2007, 2010, 2013 и 2016.

Способ № 1. Кнопки на вкладке «Главная».

Если вам нужно отсортировать список по алфавиту, то самый простой вариант, это воспользоваться кнопкой «Сортировка и фильтр», которая находится в блоке «Редактирование» на вкладке «Главная». Для этого нужно выделить данные, которые вы хотите отсортировать, после чего нажать на кнопку «Сортировка и фильтр» и выбрать один из способов сортировки. «Сортировка от А до Я» отсортирует ваш список по алфавиту, а «сортировка от Я до А» – в обратном порядке. Если же в столбце нет текстовых данных, а только числа, то «Сортировка от А до Я» отсортирует ваш список от меньшего числа к большему, а «сортировка от Я до А» — наоборот.

Также с помощью той же кнопки можно включить функцию под названием «Фильтр». В этом случае рядом с верхней ячейкой появится стрелка вниз, с помощью которой можно добавить фильтр и скрыть ненужные данные. Такая фильтрация значительно упрощает работу с разнообразными списками.

Например, если у вас есть список фамилий, то вы можете отфильтровать его таким образом, чтобы скрыть те фамилии, для которых не указаны инициалы. Для этого сначала нужно нажать на стрелку вниз, которая находится рядом с первой ячейкой.

После чего использовать текстовый фильтр «Содержит».

В открывшемся окне вводим точку и нажимаем на кнопку «ОК».

В результате фамилии без инициалов (а точнее ячейки, которые не содержат символ точки) будут отфильтрованы и скрыты из списка.

Для того чтобы снова отобразить все элементы списка нужно снова нажать на стрелку рядом с верхней ячейкой и выбрать пункт «Удалить фильтр».

Способ № 2. Кнопки на вкладке «Данные».

Аналогичные кнопки есть также и на вкладке «Данные». Здесь есть кнопки, отвечающие за сортировку списков «от А до Я», «от Я до А», а также кнопка для настройки «Фильтров».

Работают эти кнопки точно также как те, которые находятся на вкладке «Данные». Выделяете список и нажимаете на кнопку.

Как сделать фильтр по алфавиту в excel?

В данном примере рассмотрим самые быстрые и эффективные методы сортировки данных в Excel по различным критериям: по возрастанию или убыванию чисел, по датам от старых коновым и от к новым к старым, по алфавиту от А до Я, а так же в обратно-алфавитном порядке.

Сортировка строк по столбцу в Excel

Ниже на рисунке представлена выборка информации из базы данных по сотрудникам фирмы:

Допустим нам необходимо отсортировать таблицу относительно столбца «Премия» по убыванию сумм. Для решения этой задачи воспользуемся самыми простыми (базовыми) инструментами сортировки в Excel.

Перейдите курсором клавиатуры на любую ячейку в столбце G (можно даже на заголовок столбца G1). А Потом выберите инструмент: «ГЛАВНАЯ»-«Редактирование»-«Сортировка и фильтр»-«Сортировка по убыванию».

В результате данные упорядочились и организовались в определенную структуру:

Как оказалось, наибольшую премию получил сотрудник «Евгений Пруткий».

Внимание! Список, который будет сортирован не должен содержать объединенных ячеек.

Примечание. Инструмент для базовой сортировки диапазонов доступен так же на закладке: «ДАННЫЕ»-«Сортировка по возрастанию/по убыванию».

И встроен в выпадающие меню заголовков таблиц в режиме автофильтра или умной таблицы:

Так же встроен в контекстное меню, которое появляется по нажатию правой кнопкой мышки:

Читайте так же: Возможности сортировки данных в Excel списком.

Как убрать сортировку в Excel

Если таблицу необходимо будет привести в изначальный вид, тогда перед каждой сортировкой создавайте столбец нумерации строк. В данном примере – это столбец А (№п/п). Часто необходимо привести таблицу в изначальный вид после выполнения с ней многочисленных и сложных сортирований данных по разным столбцам, критериям или условиям. Тогда достаточно выполнить сортировку по столбцу с номерами строк, чтобы таблица приняла свой первоначальный вид.

Читайте так же: Сортировка по цвету ячеек в Excel.

Как в Excel сделать сортировку в столбце

Иногда нужно выполнить независимую сортировку только лишь внутри одного столбца таблицы без привязки к другим столбцам или их изменения. Например, столбец B «Имя». Такая задача решается так же просто:

1. Выделите целый столбец B щелкнув левой мышкой по заголовку столбца листа.
2. Выберите инструмент: «ГЛАВНАЯ»-«Редактирование»-«Сортировка и фильтр»-«Сортировка по убыванию».
3. В появившемся диалоговом окне «Обнаруженные данные в неуказанного диапазона», выберите опцию: «сортировать в пределах указанного выделения». И нажмите на кнопку «Сортировка».

Обратите внимание на то, что значения ячеек в остальных столбцах остались без изменений:

Такой способ необходимо применять только как вспомогательный.

Сортировка по нескольким столбцам Excel

Как настроить сортировку в Excel? Допустим мы хотим сортировать сотрудников по дате рождения (от старых к новым) в соответствии с каждым городом (места рождения). Для этого:

1. Сначала для данного примера лучше сбросить сортировку предыдущих примеров. Для этого отсортируйте таблицу по первому столбцу А (№п/п) – по возрастанию.
2. Перейдите на любую ячейку исходной таблицы и выберите инструмент: «ГЛЛАВНАЯ»-«Редактирование»-«Сортировка и фильтр»-«Настраиваемая сортировка». Появиться диалоговое окно в котором можно задать несколько условий для сортировки таблицы.
3. В первом выпадающем списке выбираем заголовок столбца по которому будут сортированы данные в первую очередь. В данном примере – это «Место рождения». Второй выпадающий список оставим без изменений – «Значение», а в третьем указываем тип сортирования «От А до Я».
4. Нажмите на кнопку «Добавить уровень» и в следующем условии указываем новые критерии. 1 – «Дата рождения», 2 – «Значение», 3 – «От старых к новым». И нажмите на кнопку ОК.

Таблица приобрела следующую структуру:

Сначала ее значения отсортированы относительно названий городов в алфавитном порядке. Далее относительного каждого города распределены даты рождения от старых к новым.

Если мы работаем только с фрагментом таблицы где нет заголовков столбцов, а только лишь диапазон ячеек с текущими значениями, как показано ниже на рисунке:

Тогда в диалоговом окне инструмента «Настраиваемая сортировка» следует отключить опцию «Мои данные имеют заголовки столбцов». В результате чего в качестве критериев для каждого первого выпадающего списка секции «Столбец» в каждом уровне, будут использованы заголовки столбцов рабочего листа Excel (Столбец А, Столбец B, C и т.д.). А при применении всех параметров в сортировку будут включены все строки и ячейки исходного диапазона (фрагмента таблицы), что является правильным результатом в данном случаи.

Примечание. Кнопка вызова инструмента для настраиваемой сортировки так же доступна на закладке «ДАННЫЕ»-«Сортировка».

Читайте так же: Сортировка по месяцам в Excel.

Таблицы данных, которые мы получаем от разных сотрудников в большинстве случаев не упорядочены и работать с ними без организации – сложно. Возникает необходимость отсортировать: текстовые значение по алфавиту, числовые – по возрастанию, а даты от старых до новых. Сортировать вручную все столбцы по отдельности – это не наилучшее решение для данной задачи. Особенно если столбцов более тысячи. Поэтому лучше воспользоваться специальным встроенным инструментом Excel – настраиваемой сортировкой. Данный инструмент автоматическое сортирует данные одновременно по нескольким столбцам. Он настолько эластичен, что его можно применить практически для любой сортировки с любым уровнем сложности.

2 метода:Отсортируйте по алфавиту в два кликаУпорядочить по алфавиту при помощи сортировки

Excel — мощная программа для создания таблиц, которые служат для хранения и управления текстовой и цифровой информацией. Сортировка по алфавиту позволяет быстро находить и ссылаться на данные. И это только одна функция в числе огромного количества возможностей Excel. Ячейки в Excel можно отсортировать двумя способами.

Метод 1 Отсортируйте по алфавиту в два клика

Введите текст, который хотите отсортировать в ячейки одной колонки.

Выделите текст, который хотите отсортировать по алфавиту. Чтобы выделить область, кликните правой кнопкой мыши на верхней ячейке и перетащите выделение до последней. Либо можете выделить всю колонку, просто кликнув на название ячейки по горизонтали с буквой этой колонки.

Найдите иконки сортировки «АЯ» или «ЯА» в стандартной панели инструментов, на вкладке “Данные”.

Нажмите сортировать «АЯ», чтобы отсортировать по алфавиту в порядке возрастания, и «ЯА» — чтобы отсортировать в порядке убывания. Выделенные ячейки буду отсортированы.

• Если не можете найти иконку сортировки «АЯ», то можете добавить стандартную панель инструментов, зайдя на вкладку “Вид”, выбрав “Панель инструментов” и отметив “Стандартная”. Теперь стандартная панель инструментов должна быть видна, и на ней присутствует иконка сортировки «АЯ».

Метод 2 Упорядочить по алфавиту при помощи сортировки

1. 

Заполните ячейки текстом в Excel.

Выделите весь лист. Для это нажмите “Ctrl + A” или «Command + A.» Либо кликните на пустую ячейку в самом левом верхнем углу, где сходятся вертикальные и горизонтальные обозначения.

Зайдите на вкладку «Данные» в меню, кликните «Сортировать». Появится окошко сортировки. Выберите сортировать по Заголовку, если вы задали названия колонке. Если названия нет, то отметьте Без заголовка.»

Выберите колонку для сортировки в «Сортировать по.« Если вы выбрали “Заголовок”, то варианты будут показаны из числа ваших заголовков, если выбрали “Без заголовка”, то варианты будут из обычных буквенных обозначений.

Выберите «По возрастанию» , чтобы отсортировать по возрастанию. Или выберите “По убыванию” для сортировки по убыванию.

Нажмите «Ok.» Теперь ваши ячейки отсортированы по алфавиту.

• Вы можете отсортировать любую колонку, независимо от ее расположения в листе.

Предупреждения

• Сортировка при помощи иконок «АЯ» упорядочит только выделенную колонку, не затронув ряды (они останутся статичны), которые относятся к ячейкам в колонке. Воспользовавшись функцией “Сортировать” в меню позволит вам отсортировать взятую колонку вместе с относящимися к ней рядам, сохранив информацию в рядах.

Информация о статье

Эту страницу просматривали 126 200 раза.

Была ли эта статья полезной?

Привет, уважаемые читатели. На днях я рассказывал о том, каким образом можно сделать сортировку данных в Word . А сегодня я хочу рассказать каким образом выполняется сортировка по алфавиту в Excel. Начну я именно с этого вида, а также я расскажу и о других видах. Поехали.

Сортировка по алфавиту

Для демонстрации этого способа я возьму таблицу с фамилиями людей. И, сперва, нужно выделить столбец, в котором будет выполнена сортировка.

Далее, на вкладке «Главная» в разделе «Редактирование» нажимаем на кнопку «Сортировка и фильтр». А в выпавшем списке выбираем пункт «Сортировка от А до Я». Обратите внимание, что выпадает окно, в котором уточняется: по всей таблице или в пределах выделения? Если мне нужно выполнить только в одном столбце, то я ставлю галочку на «Сортировать в пределах указанного выделения».

По возрастанию и убыванию

Этот вид сортировки выполняется таким же образом, как и по алфавиту, только названия у функций будут другие: «По возрастанию» (Excel 2007: от минимального к максимальному) и «По убыванию» (Excel 2007: от максимального к минимальному).

По нескольким полям Excel

Что делать, если нужна сортировка данных не в одном столбце, а сразу в нескольких и по нескольким параметрам. Для этого есть функция в Excel «Настраиваемая сортировка». Давайте посмотрим, как она работает.

Нажимаем на вкладке «Главная» — «Сортировка и фильтр» — «Настраиваемая сортировка».

После этого откроется окно, где необходимо поочередно выбрать столбцы, в которых будет усчитаны данные и указать способы: по цвету, по значению, по возрастанию или убыванию и другие.

В шапке окна есть нужные кнопки:

• «Добавить уровень» — добавляет еще одно правило сортировки.
• «Удалить уровень» — удаляет выбранное правило.
• «Копировать уровень» — скопирует из выделенного уровня.
• Кнопки вверх и вниз – перемещение уровней между собой.

Каким образом будет выполнена такая сортировка? Excel пойдет сверху по списку. Самый первый уровень – самый приоритетный. К примеру, мы выбираем: сортировать людей по имени от А до Я – сделано. Далее, вторым условием мы говорим: сортировать список людей по возрасту по возрастанию. Что получится? Имена останутся в порядке от А до Я, но люди с одним и тем же именем будут поставлены в порядке от младших к старшим. Если не понятно, то посмотрите, как это вышло у меня.

Что у меня получилось. Первым делом я отсортировал строки по именам. Затем, обратите внимание на имена «Дарья» — их четыре, но стоят они в той последовательности, как были изначально в таблице. Тогда я добавляю еще одно условие — расположить людей в порядке от младшего к старшему. Что в итоге — таблица отсортирована по именам плюс по возрасту.

Подписывайтесь, комментируйте, делитесь с друзьями.

Как выполнить сортировку в Excel Ссылка на основную публикацию

Похожие статьи