Как открыть файл excel сохраненный в другом формате

В программе Microsoft Office Excel пользователи могут работать с электронными таблицами. Они представляют собой сетку ячеек, которые содержат информацию. Помимо возможности заполнения книги Excel, можно выполнять различные математические операции, создавать визуальные диаграммы и вставлять прочие элементы. Программа также работает с данными из других источников и баз данных, а результат пользователь может сохранить в одном из нескольких популярных форматов.

Сохранение файла Excel в PDF чаще всего используется в двух случаях — когда документ нужно передать:

• В типографию для печати;
• Другому пользователю — информацию нужно предоставить в более простом виде, а файл не должен быть редактируемым.

Кроме того, документы в формате PDF могут быть открыты на любом компьютере, даже если на нём не установлен Excel той или иной версии. Конвертацию документа в другой формат можно сделать несколькими способами. К ним относится использование возможностей Экселя — эта функция впервые появилась в версии 2010 года.

Бывают и обратные ситуации — когда PDF нужно конвертировать в файл Excel. Например, в том случае, когда коллега отправляет вам данные из недавнего отчёта или проекта, либо вы скачали файл, автор которого хотел сделать чтение более простым или скрыть формулы Excel. В любом случае, если вам нужно работать с документом и вносить изменения, его придётся перевести из PDF в XLS.

Как перевести Excel в PDF

Структура таблицы в Экселе довольно сложная. Редактируемые ячейки содержат не только обычную информацию, но и формулы, внешние ссылки и графические элементы. Этот фактор усложняет оборот документов в программе.

Для того чтобы увеличить вероятность, что другой пользователь сможет открыть и прочитать документ, можно перевести его в PDF. Это также удобно в том случае, когда нужно скрыть от сторонних людей формулы, по которым были рассчитаны те или иные показатели в ячейках книги. Перед тем как отправить файл по почте или выложить его в общий доступ, сделайте конвертацию в PDF одним из способов:

1. С помощью встроенных в Эксель функций;
2. Через официальную надстройку от Майкрософта;
3. С использованием онлайн-сервисов;
4. В скачанной программе.

Документ в формате PDF, который вы получите любым из способов, будет отличаться целостной структурой. Он может быть открыт на любом, в том числе мобильном, устройстве, а также не может быть редактирован читателем. Такой файл не содержит ссылок на сторонние ресурсы и формулы расчёта.

Как перевести Excel в PDF в самом редакторе

Для использования этого способа вам не придётся искать сторонние сервисы — онлайн или скачиваемые. Всё делается в Экселе:

1. Выделите ячейки таблицы, которые хотите преобразовать в PDF, или перейдите к следующим шагам, если хотите преобразить весь лист (учтите, что документ можно будет вернуть обратно — это не так просто, но вся структура сохранится);
2. Кликните «Файл»;
3. Выберите «Экспорт»;
4. В Эксель 2010 нажмите «Сохранить как», в более новых версиях сначала укажите расположение и название;
5. В списке форматов выберите PDF;
6. Для того чтобы настроить будущий документ, нажмите «Параметры» — вы можете задать диапазон страниц, которые будут конвертированы, выбрать только конкретные ячейки, активный лист или всю книгу;
7. Выберите метод оптимизации — для небольших файлов подойдёт «Стандартный», тогда как для крупных придётся менять параметры;
8. Назовите файл и сохраните его — он сразу же откроется по умолчанию;
9. Если документ не открылся, возможно, ваш компьютер не поддерживает чтение PDF — установите подходящую программу и проверьте, корректно ли всё загрузилось;
10. Если нужно сделать изменения, внесите их в документ-исходник Эксель, после чего конвертируйте его снова.

Как перевести Excel в PDF с помощью официальной надстройки для редактора

Этот способ подходит для тех случаев, когда Эксель не позволяет конвертировать, так как в установленной версии нет такой возможности. Обойти ограничение можно, установив специальную надстройку (плагин), которая называется «Save as PDF and XPS». Вы можете загрузить функционал с официального сайта Microsoft — это бесплатно.

Для самого перевода нужно:

1. После установки плагина в главном меню Экселя появится поле «Создать PDF/XPS» в разделе «Сохранить» — выберите формат PDF и назовите документ;
2. Сохраните этот файл в нужную директорию на компьютере.

Для того чтобы было удобнее работать с функцией, используйте возможности по выделению ячеек или сохранению целой страницы или листа, которые описаны в прошлом способе.

Как перевести Excel в PDF с помощью онлайн-сервисов

В интернете существует большое количество конвертеров, которые позволяют за несколько кликов преобразовать XLS в PDF. Большинство из них делают это бесплатно либо предлагают пользователю демонстрационный режим. Для конвертации обычно нужно:

1. Загрузить документ в систему сервиса;
2. Выбрать формат, в который будет переведён документ, если доступно несколько;
3. Запустить конвертацию;
4. Загрузить файл в формате PDF на свой компьютер.

Все сервисы имеют схожий функционал, но рекомендуется выбирать проверенные, чтобы на компьютер не попали вирусы. Тем не менее способ не рекомендован, если есть возможность выполнить конвертацию непосредственно в Эксель. Это сложнее и дольше, а некоторые службы дают ограниченные возможности или просят заплатить за преобразование.

Как перевести Excel в PDF с помощью сторонних, скачиваемых программ

Как и онлайн-сервисы, такие программы позволяют сделать преобразование, не используя функционал Экселя. Это нужно в тех случаях, когда версия редактора не позволяет проделать в нём процесс. Программы работают по принципу виртуального принтера — они принимают ваш файл «в печать», но вместо выдачи бумажного документа сохраняют его в другую директорию. При этом во время процесса можно изменить формат, в том числе из XLS в PDF.

Одна из лучших программ для преображения вне Экселя — Универсальный Конвертер Документов. Он добавляет в главное меню редактора несколько функций в виде «горячих» клавиш, чтобы было проще сохранять файл в другом формате. Установив Универсальный Конвертер, вы сможете за пару нажатий перевести документ Эксель в PDF:

1. Перейдите в панель инструментов Конвертера:
2. Выберите «Конвертировать в PDF» («Convert to PDF»);
3. Укажите название и расположение файла, выполните сохранение.

Этот способ, как и в случае с онлайн-сервисами, рекомендован для тех версий Эксель, в которых невозможно выполнить конвертацию с использованием встроенных функций.

Как на одной странице PDF разместить целый лист Excel

Если вам нужно сделать так, чтобы один лист книги Эксель занимал одну страницу в PDF и при этом отображался корректно:

1. Откройте «Разметка страницы» в Экселе, кликните на стрелочку, которая открывает дополнительные опции (значок в правом нижнем углу области «Параметры страницы»);
2. Активируйте пункт «Разместить не более чем на» и укажите количество страниц, равное единице;
3. Кликните «ОК», распечатайте файл в PDF с использованием функций Экселя, дополнительного плагина или Универсального Конвертера Документов.

Как массово переводить файлы Excel в формат PDF

Если вы регулярно создаёте большое количество документов XLS, которые нужно переводить в PDF, это можно сделать с помощью автоматической функции. Она будет делать работу быстрее, а вам не придётся производить все действия вручную.

Такая возможность есть в Универсальном Конвертере Документов. Для её активации нужно сделать настройки:

1. При сохранении документа выберите программу среди принтеров;
2. Кликните «Изменить настройки»;
3. В параметрах итогового документа укажите формат PDF;
4. Для начала пакетной конвертации нажмите «Старт»;
5. Нынешний и последующие документы будут сохраняться в нужном виде — это можно отменить в тех же настройках.

Вы также можете использовать скачиваемую программу Folder Mill, которая способна работать с большим количеством файлов различных форматов, поступающих из внешних источников. Она создавалась для того, чтобы упростить работу сотрудникам компаний, которым приходилось конвертировать всё вручную. Используйте Folder Mill — в настройках укажите, чтобы файлы преобразовывались в PDF, после чего начнётся автоматическая конвертация.

Как защитить полученный файл PDF паролем

Защита от доступа без соответствующего кода нужна для того, чтобы предотвратить чтение файла сторонними лицами. Самый простой способ сделать это — также использовать Универсальный Конвертер Документов. Для активации защиты нужно:

1. Открыть требуемый документ в формате XLS в Excel;
2. Нажать «Печать», выбрать Универсальный Конвертер как принтер и выбрать «Свойства»;
3. Настройте функцию так, чтобы выходящий документ был в PDF — это делается в «Формат файла»;
4. В области «PDF Standart» укажите пункт «Защита паролем» и введите секретный код;
5. Если позже вам понадобится добавить в запароленный документ страницы, не меняйте сам секретный код (если файл изначально не имел защиты, не устанавливайте её на новые страницы);
6. Кликните «ОК», распечатайте документ Эксель в виде PDF с помощью Конвертера.

Как перевести PDF в Excel

Обратные ситуации, когда нужно преобразовать PDF в Excel, случаются, если вам отправили файл, автор которого не учёл, что вы захотите выполнить редактирование. Кроме того, документы PDF нередко являются единственным доступным форматом при скачивании различных таблиц с расценками компаний. Они рассчитаны на то, что файл будет доступен в любой системе, даже если на устройстве нет Excel.

В отличие от первичного преобразования таблицы Эксель в документ PDF, обратная процедура более сложная. Тем не менее её также можно выполнить в редакторе — для этого придётся использовать один из двух вариантов:

1. Функция «Текст по столбцам» в Microsoft Office Excel (также потребуется Acrobat Reader);
2. Онлайн-конвертер;
3. Скачиваемую программу для преобразования.

Как перевести PDF в Excel с помощью опции «Текст по столбцам»

Этот способ не требует скачивания специальных программ или использования онлайн-сервисов — достаточно Acrobat Reader, который есть почти на каждом компьютере. Для преобразования нужно:

1. Открыть PDF в Acrobat Reader;
2. Сохранить как обычный текст с помощью «Файл» — «Сохранить другим» — «Текст» (либо «Файл» — «Сохранить как» — «Тип файла» — «Текстовый файл»);
3. Укажите имя и директорию сохранения, кликните «Сохранить»;
4. Далее откройте текстовый документ и перенесите из него файлы в новый файл Экселя — вставьте в ячейку A1;
5. Используйте функцию для автоматического распределения — «Данные» — «Работы с данными» — «Текст по столбцам»;
6. Откроется окно «Мастер текстов», где в разделе «Формат исходных данных» вам нужно выбрать «С разделителями», затем «Далее»;
7. В качестве знака-разделителя установите пробел, уберите остальные отметки;
8. Укажите любой столбец в «Образец разбора данных», выберите «Текстовый» в «Формат данных столбца»;
9. Повторите прошлые шаги для каждого столбца в образцах;
10. Кликните «Готово», чтобы завершить процедуру, — данные из PDF окажутся упорядочены в Экселе по столбцам.

Как перевести PDF в Excel с помощью онлайн-сервисов

В интернете есть много программ для того, чтобы превратить XLS в PDF. В отличие от обратного действия, при такой конвертации воспользоваться сервисом обычно проще. Обычно процедура происходит следующим образом:

1. Загрузите PDF в систему преобразования (для того чтобы получить лучший результат, используйте файлы, в которых сохранена структура таблицы);
2. Выберите требуемый формат и начните конвертирование;
3. Когда процесс завершится, загрузите полученный документ.

Во многих программах есть ограничение на объём данных или количество файлов, которые предлагают снять, получив платный доступ. Некоторые сервисы требуют ввести почтовый адрес, чтобы выслать файл на него. Скорее всего, вам придётся довести таблицу до желаемого вида, так как сервисы редко справляются с форматированием — особенно сложных документов. Тем не менее они выполняют основную работу и требуют всего несколько кликов для запуска конвертации.

Как перевести PDF в Excel с помощью скачиваемой программы

Есть большое количество конвертеров, которые можно загрузить для использования. Обычно самые эффективные — платные. Их стоит покупать в том случае, если предстоит работа с большим количеством документов. Обычно процесс происходит примерно так:

1. Вы открываете требуемый файл PDF или вызываете для него контекстное меню по месту расположения;
2. Выбираете функцию преобразования, итоговый формат, название и директорию;
3. Выполняете конвертацию.

Итог

Документы PDF имеют большую популярность, так как могут быть открыты на любом компьютере. Конвертация XLS в PDF нужна для того, чтобы облегчить запуск на разных устройствах, упростить чтение и запретить редактирование и просмотр свойств ячеек таблицы. Обратное преобразование нужно для работы с данными таблицы в интерфейсе Excel.

Файл с расширением XLS является «детищем» Microsoft Excel 97-2003. Более поздние версии Excel по умолчанию сохраняют файлы электронных таблиц в формате XLSX.

Файлы XLS хранят данные в строках и столбцах таблицы с поддержкой форматированного текста, изображений, диаграмм и многого другого. Файлы Microsoft Excel, являющиеся файлами с поддержкой макросов, используют расширение файла XLSM.

Как открыть файл XLS

Файлы XLS могут быть открыты в любой версии Microsoft Excel. Вы можете открывать файлы XLS без Microsoft Excel, используя бесплатную программу Microsoft Excel Viewer, которая поддерживает открытие и печать файлов XLS, а также копирование данных из них.

Несколько бесплатных альтернатив Excel также можно использовать для открытия и редактирования файлов XLS: Kingsoft Spreadsheets и OpenOffice Calc.

Открывать и редактировать файлы XLS очень легко в веб-браузере Chrome с бесплатным расширением под названием «Редактирование файлов Office». Вы можете открывать и редактировать файлы XLS, найденные в интернете, без необходимости загружать их на свой компьютер, а также просматривать и манипулировать ими со своего компьютера, перетаскивая их в браузер Chrome.

Сохранение файлов XLS таким способом с использованием расширения Chrome приведёт к преобразования их формата на XLSX.

Если вы не используете Chrome, вы все равно можете открывать и редактировать файлы XLS исключительно онлайн с помощью бесплатного инструмента Zoho Sheet. Вам даже не нужна учетная запись пользователя для работы с файлами XLS в Zoho – вы можете загрузить файл на веб-сайт и сразу же начать вносить изменения. Он поддерживает сохранение обратно в онлайн-аккаунт или на компьютер в нескольких форматах, в том числе обратно в XLS.

DocsPal – это ещё одна бесплатная возможность просмотра XLS, которая является чисто программой для просмотра, а не редактором. Поскольку он работает в режиме онлайн без установки, он работает во всех браузерах и операционных системах.

Ваш файл XLS по-прежнему не может нормально открыться? Убедитесь, что вы правильно читаете расширение файла и не путайте файл XSL или XSLT с файлом XLS.

Как конвертировать файл XLS

Если вы уже используете одну из программ для работы с электронными таблицами, о которых я уже упоминал, конвертировать проще всего, открыв файл XLS в этой программе, а затем сохранив его в другом формате. На сегодняшний день это самый быстрый способ преобразования файлов XLS в другие форматы, такие как CSV, PDF, XPS, XML, TXT, XLSX, PRN и другие подобные форматы.

Если у вас нет установленного редактора XLS или вы не хотите его устанавливать, используйте бесплатный конвертер документов. Zamzar – один из примеров бесплатного онлайн-конвертера файлов XLS, который конвертирует XLS в MDB, ODS и другие, включая форматы изображений, такие как JPG и PNG.

Если в вашем файле XLS есть данные, которые вам нужны, в открытом структурированном формате, онлайн-инструмент Mr. Data Converter является отличным вариантом, позволяющим конвертировать XLS или CSV напрямую в XML, JSON или ряд других похожих форматов.

This article describes what XLSB files are, how they’re different than other Excel formats, how to open one, and how to convert one to various other formats like PDF, CSV, XLSX, etc.

What Is an XLSB File?

An XLSB file is an Excel binary workbook file. They store information in binary format instead of XML like with most other Excel files (e.g., XLSX).

Since XLSB files are binary, they can be read from and written to much faster, making them extremely useful for very large spreadsheets. When dealing with big spreadsheets, you might also notice smaller file sizes when using XLSB vs XLSX.

XLSB files store spreadsheet data just like any other Excel workbook format. Workbooks can contain multiple worksheets, and within each worksheet is a collection of cells organized by rows and columns where text, images, charts, and formulas can exist.

How to Open an XLSB File

Excel (version 2007 and newer) is the primary software program used to open and edit XLSB files. If you have an earlier version of Excel, you can still open, edit, and save XLSB files with it, but you have to install the free Microsoft Office Compatibility Pack first.

If you don’t have any versions of Microsoft 365 (formerly Microsoft Office), you can use WPS Office Spreadsheet, OpenOffice Calc or LibreOffice Calc to open XLSB files.

Microsoft’s free Excel Viewer lets you open and print XLSB files without needing Excel. Just keep in mind that you can’t make any changes to the file and then save it back to the same format—you’ll need the full Excel program for that.

XLSB files are stored using ZIP compression, so while you can use a free file zip/unzip utility to «open» the file, doing so won’t let you read or edit it like the programs from above can do.

How to Convert an XLSB File

If you have Excel or Calc, the easiest way to convert an XLSB file is to open the file in the program and then save it back to your computer in another format.

Some file formats supported by these programs include XLSX, XLS, XLSM, CSV, PDF, and TXT.

XLSB Files and Macros

The XLSB format is similar to XLSM—both can embed and run macros if Excel has macro capabilities turned on.

However, an important thing to understand is that XLSM is a macro-specific file format. In other words, the «M’ at the end of the file extension indicates that the file may or may not contain macros, while it’s non-macro counterpart XLSX can also have macros but is unable to run them.

XLSB, on the other hand, is much like XLSM in that it can be used to store and run macros, but there isn’t a macro-free format like there is with XLSM.

All this really means is that it’s not as easily understood whether or not a macro may exist in the XLSM format, so it’s important to understand where the file came from to ensure that it isn’t loading harmful macros.

More Help With XLSB Files

If your file won’t open with the programs suggested above, the very first thing you should check is that the file extension for your file actually does read as «.XLSB» and not just something that looks similar. It’s really easy to confuse other file formats with XLSB given that their extensions look alike.

For example, you might really be dealing with an XLB file which doesn’t open the same way in Excel or OpenOffice. Follow that link to learn more about those files.

XSB files are similar in how their file extension is spelled, but they’re really XACT Sound Bank files that have nothing to do with Excel or spreadsheets in general. Instead, these Microsoft XACT files reference sound files and describe when they should be played during a video game.

Another to be careful with is XLR. Depending on the age of the file, it might not open in Excel at all.

If you don’t have an XLSB file and that’s why it’s not working with the programs mentioned on this page, then research the file extension you do have so that you can find out which program or website can open or convert your file.

Thanks for letting us know!

Как изменить формат файла эксель

Как изменить тип файла в Excel

При осуществлении операций импорта – экспорта данных из одного приложения в другое, при создании файлов в одной программе и последующим использовании их в другом приложении, при создании файлов для прочтения, печати и подписания, без возможности их детального просмотра и редактирования, а также в ряде других случаев возникает необходимость изменить тип файла.

Типы файлов в Excel

При помощи табличного редактора Excel можно открыть не только файлы с расширением xls и xlsx. Это приложение может открывать более 25 различных типов файлов. Ниже приведен их список с соответствующими расширениями.

Как изменить тип файла

Для того чтобы изменить тип файла, недостаточно изменить расширение этого файла. Преобразование файла пройдет успешно в том случае, если его открыть в приложении Excel и пересохранить в нужном виде, используя пункт меню «Сохранить как» и требуемый тип файла. При конвертации небольшого количества файлов эта операция не представляет сложностей. При массовом (групповом) преобразовании файлов, связанным с изменением их типов (расширений), процесс можно существенно упростить и ускорить.

Надстройка для изменения типов файлов

Автоматизировать процесс изменения типов файлов можно при помощи надстройки для Excel.

— при помощи множественного выбора сформировать список файлов, тип которых необходимо изменить;

— при необходимости скорректировать сформированный список путем добавления недостающих либо исключения выделенных файлов;

— задать один из наиболее часто используемых типов файлов (*.xlsx;*.xlsm;*.xlsb;*.xls;*.csv;*.pdf, *.ods);

— создать копии выбранных файлов с заданным типом в папках с исходными файлами;

— создать копии выбранных файлов в отдельной папке;

— преобразовать файлы с различными расширениями к одному типу.

*чтобы избежать потери исходных данных, создаются копии файлов заданного типа, в сами же исходные файлы изменения не вносятся.

Видео по групповому изменению типа файлов в Excel

Как изменить расширение (формат) файла

Приветствую вас, дорогие читатели! В этой статье я расскажу, как изменить расширение файла, или, что то же самое, формат файла.

Не буду вдаваться в подробности, зачем вам могло понадобиться изменить расширение (формат) файла, ведь раз вы нашли эту статью, значит, вам это надо.

К сожалению, люди часто делают ошибки, пытаясь изменить расширения файлов. Все-таки лучше пользоваться конвертерами, которые все за вас переделают, причем без ошибок.

Ну да ладно! Первым делом я должен простым языком пояснить, что такое формат (расширение) файла.

Что такое расширение (формат) файла?

Расширение (формат) файла — это та часть имени файла, которая отделяется от основного точкой и стоит в самом конце. Обычно она показывает, какого типа этот файл (аудио, видео, картинка, загрузочный файл и т.п.).

Например, файл с названием «Krab.jpg» — картинка, так как она имеет расширение «.jpg», а файл с названием «Pobeg.avi» — видеозапись, так как «.avi» — это формат видео файлов

Надеюсь, суть вы уловили. Ниже я напишу самые популярные расширения и то, какой тип файла они определяют.

• Программы: exe, com;
• Документы (MS Word): doc;
• Таблицы (MS Excel): xls;
• Презентации (MS PowerPoint): ppt;
• Текстовые файлы (Блокнот): txt;
• Веб-страницы: htm, html;
• Windows-справки: hlp;
• Рисунки (фото): bmp, jpg, gif, ico, tif;
• Музыка: mp3;
• Видео: avi, mpeg;
• Архивы: zip, rar.

Ну теперь можно переходить непосредственно к теме статьи, как изменить расширение (формат) файла! Я расскажу как это сделать в трех версиях ОС Windows: Windows XP, Windows 7 и Windows 8.

Как изменить расширение (формат) файла в Windows XP?

Открываем «Пуск» —> «Настройка» —> «Панель управления» —> «Свойства папки».

В открывшемся окне выбираем вкладку «Вид» (в меню сверху). В окошке находим список «Дополнительные параметры» и, прокручивая вниз, находим пункт «Скрывать расширения для зарегистрированных типов файлов». Если галочка на этом пункте стоит, то ее надо снять, как показано на рисунке:

Не забудьте нажать на кнопку «Применить», иначе изменения не сохранятся и придется все проделывать еще раз.

Теперь находим файл, расширение которого мы хотим изменить, выделяем его с помощью одного щелчка левой кнопки мыши, вызываем контекстное меню, щелкая по файлу правой кнопкой мыши и выбираем пункт «Переименовать». У нас выделится как имя файла, так и расширение. Дальше, не меняя имени файла, меняем само расширение на то, которое хотите. Как только сделаете изменения, нажмите Enter, вам выскочит оповещение, прочитайте его и нажмите «ОК». Дальше файл переименуется и расширение изменится.

Как изменить расширение (формат) файла в Windows 7?

Открываем «Пуск» —> «Панель управления». В меню «Просмотр» выбираем пункт «Мелкие значки». Дальше находим и щелкаем по «Параметры папок»:

Откроется окно, в меню сверху выбираем вкладку «Вид», в панели «Дополнительные параметры» прокручиваем вниз и находим пункт «Скрывать расширения для зарегистрированных типов файлов». Если на нем стоит галочка, то снимаем ее. Если галочки нет, то ничего не делаем. Дальше жмем «Применить», иначе изменения не сохранятся и придется все проделывать еще раз:

Дальше находим файл, расширение или формат которого надо изменить, выделяем его с помощью одного щелчка по нему левой кнопкой мыши, вызываем контекстное меню, щелкая по нему правой кнопкой мыши, и выбираем пункт «Переименовать».

Дальше у нас выделится та часть имени, которая находится до точки. Она-то нас не интересует, поэтому выделяем и корректируем то, что находится после точки. Дальше жмем Enter и расширение файла будет изменено!

Как изменить расширение (формат) файла в Windows 8?

Здесь, по сути дела, все происходит почти точно так же, как и в Windows 7. Но я распишу все еще раз!

Наводим курсор в нижний левый угол до самого конца, пока его не станет видно. Дальше поднимаем его вверх, но не уводим влево. Откроется меню, в котором надо нажать «Параметры».

Откроется другое меню в том же месте. Там надо выбрать «Панель управления».

Откроется панель управления. В выпадающем списке «Просмотр» выбираем «Мелкие значки». Дальше находим и выбираем «Параметры папок»:

Откроется окно, в котором надо перейти во вкладку «Вид» (через меню сверху). В списке «Дополнительные параметры» находим пункт «Скрывать расширения для зарегистрированных типов файлов» (надо прокрутить его в самый низ с помощью скроллера). Если на нем стоит галочка, то ее надо убрать и нажать кнопку «Применить». Если галочки нет, то ничего не делаем:

Дальше закрываем все окна, которые мы понаоткрывали и находим файл, расширение которого хотим поменять.

Выделяем файл, щелкнув по нему один раз левой кнопкой мыши, дальше щелкаем по нему один раз правой кнопкой мыши и в открывшемся контекстном меню выбираем пункт «Переименовать». Выделяем расширение и меняем его, дальше жмем Enter и все готово!

Изменение формата файлов, используемого по умолчанию для сохранения книг

Примечание: Мы стараемся как можно оперативнее обеспечивать вас актуальными справочными материалами на вашем языке. Эта страница переведена автоматически, поэтому ее текст может содержать неточности и грамматические ошибки. Для нас важно, чтобы эта статья была вам полезна. Просим вас уделить пару секунд и сообщить, помогла ли она вам, с помощью кнопок внизу страницы. Для удобства также приводим ссылку на оригинал (на английском языке).

В Microsoft Excel книги сохраняются как книги Excel (XLSX) по умолчанию. Вы можете изменить формат файла, используемый по умолчанию, на любой другой формат, поддерживаемый в Excel. Например, если вы часто создаете макросы в книге, возможно, потребуется автоматически сохранить новую книгу в формате книги Excel с поддержкой макросов (XLSM). Если вы работаете с другими людьми, использующими более ранние версии Excel, вы можете сохранить новую книгу в книге Excel 97-2003 (xls).

В Excel 2007: нажмите кнопку Microsoft Office , а затем — Параметры Excel.

Во всех остальных версиях Excel: выберите Параметрыфайлов _гт_.

В категории Сохранение в разделе Сохранение книгв списке сохранять файлы в следующем формате выберите нужный формат файла.

После того как вы укажете формат файла по умолчанию, все новые книги будут сохраняться в выбранном формате, если только вы не укажете другой формат в диалоговом окне Сохранение файла при сохранении книги.

Некоторые функции и форматирование могут быть недоступны, если книга сохранена в формате более ранней версии Microsoft Excel или другой программы для работы с электронными таблицами.

Сменить формат файлов

Данная функция является частью надстройки MulTEx

• Описание, установка, удаление и обновление
• Полный список команд и функций MulTEx
• Часто задаваемые вопросы по MulTEx
• Скачать MulTEx

Вызов команды:
MulTEx -группа Книги/Листы —Книги —Сменить формат файлов

Команда изменяет формат для всех отобранных файлов на указанный. При этом команда может создать копию файла или заменить формат у исходного файла, а так же применить к каждому файлу указанный макрос из любой выбранной книги.
Для чего это может быть нужно: некоторые программы и макросы позволяют работать исключительно с определенными форматами файлов. А в жизни далеко не всегда все файлы в одном формате. Так же эту команду можно применить для удаления макросов из всех указанных книг. Все книги, макросы в которых необходимо удалить, помещаются в одну папку. Далее запускается эта команда, выбирается формат «xlsx — книга Excel без поддержки макросов» и выполняется. Все файлы будут сохранены в этом формате. После этого можно будет файлы пересохранить и в иной формат(xls, например). Но макросов там уже точно не будет.
Изменение формата данной командой применимо исключительно к файлам Excel и не может быть использовано для изменения форматов файлов других программ (OpenOffice, Paint и т.п.).

Просматривать файлы:

Все в выбранной папке — после нажатия кнопки ОК будет предложено выбрать папку с файлами. Форматы всех файлов в этой папке будут изменены на указанный.
включая подпапки — доступно для пункта Все в выбранной папке. Если установлен, то файлы будут просматриваться не только в указанной папке, но и во всех вложенных в неё папках до самой глубоко вложенной. Если отключен, то файлы будут просматриваться исключительно в указанной папке.

Только выбранные — после нажатия кнопки ОК будет предложено выбрать группу файлов или файл(несколько файлов можно выделять, зажав клавишу Shift или Ctrl). Форматы всех выбранных файлов будут изменены на указанный.

Изменять формат файлов: — включить, если надо изменять формат файлов. Если отключен, то формат файлов не изменяется. Это можно использовать если необходимо лишь применить для группы файлов определенный макрос, не изменяя сами форматы.

Сохранить все файлы в формат — выбирается формат файлов, который будет назначен выбранным файлам после выполнения команды. Доступно девять форматов:

• xlsx — книга Excel без поддержки макросов
• xlsm — книга Excel с поддержкой макросов
• xlsb — двоичная книга Excel (с поддержкой макросов)
• xlam — надстройка Excel
• xltx — шаблон Excel
• xltm — шаблон Excel с поддержкой макросов
• xls — книга Excel (97-2003)
• xla — надстройка Excel (97-2003)
• xlt — шаблон Excel (97-2003)

Все форматы стандартны для Excel
Если файл существует — опция предназначена для возможности выбора действий при возникновении конфликтов создания файлов, которые возникают при наличии такого файла в папке. Что это значит. Если программа должна изменить формат файла «Книга1.xlsx» на «Книга1.xlsm», но файл «Книга1.xlsm» уже существует в папке с исходными файлами — программа может либо заменить существующий файл, либо оставить его и ничего не преобразовывать. И в таких ситуациях Вы можете выбрать как должна поступить программа:

• Запрос действия — если файл уже есть в папке, то программа выдаст сообщение с именем файла и спросит, что необходимо сделать: заменять этот файл или пропустить
• Перезаписывать без запроса — если файл уже есть в папке, то программа перезапишет этот файл, заменив его новым
• Пропустить — если файл уже есть в папке, то программа ничего не будет с ним делать, но и не станет изменять формат исходного файла. Исходный файл при этом не удаляется

Сохранять исходные файлы — если установлен, то при смене формата исходные файлы(формат которых меняется) не удаляются, а остаются в той же папке. Смена формата в таком случае происходит на копиях исходных файлов. Если среди просматриваемых файлов есть файлы, формат которых совпадает с указанным в пункте Сохранить все файлы в формат, то файлы не пересохраняются. Если при этом указано Применить к каждому файлу код(макрос), то код все равно будет применен.

Применить к каждому файлу код(макрос) — если установлен, необходимо выбрать книгу, содержащую макросы. Ниже появится список доступных для выполнения макросов. Можно выбрать один любой макрос, который будет выполнен для каждой просматриваемой книги. В поле попадают только те макросы, которые не содержат обязательных передаваемых аргументов.

после выполнения кода

Примечание: применяя данную команду следует убедиться, что у Вас есть все права на запись и изменение файлов в указанных папках. Так же следует осторожно выбирать форматы и файлы — операции по изменению формата необратимы и во избежание потери данных рекомендуется пробовать функционал команды на копиях файлов. В случае утери каких-либо данных вследствие неосмотрительного применения данной команды автор надстройки никакой ответственности не несет

Конвертер XLS (EXCEL) в XLSX (EXCEL)

Сконвертируйте ваши xls-файлы в xlsx онлайн и бесплатно

• Image
• Document
• Ebook
• Audio
• Archive
• Video
• Presentation
• Font
• Vector
• CAD

• abc
• abw
• csv
• dbk
• djvu
• dng
• doc
• docm
• docx
• erf
• ebm
• ewm
• emw
• gzip
• kwd
• odt
• oxps
• ppt
• pptx
• pdf
• rtf
• rar
• txt
• wps
• xls
• xlsx
• zip

• Image
• Document
• Ebook
• Audio
• Archive
• Video
• Presentation
• Font
• Vector
• CAD

• abc
• abw
• csv
• dbk
• djvu
• dng
• doc
• docm
• docx
• erf
• ebm
• ewm
• emw
• gzip
• kwd
• odt
• oxps
• ppt
• pptx
• pdf
• rtf
• rar
• txt
• wps
• xls
• xlsx
• zip

Лист Microsoft Excel (97-2003)

Формат XLS используется для описания документов программы Microsoft Excel. Этот файл представляет собой электронную таблицу. Все данные в документе распределены по ячейкам и хранятся в них. Каждая ячейка имеет уникальный адрес, обозначаемый буквами и арабскими цифрами. Ячейка может содержать неизменяемые данные и данные в виде формул, которые связывают несколько ячеек.

Лист Office Open XML

XLSX ― это формат файла, созданного при помощи Microsoft Excel версии 2007 года или более новой версии. Этот файл представляет собой электронную таблицу. Все данные в документе распределены по ячейкам и хранятся в них. Каждая ячейка имеет уникальный адрес, обозначаемый буквами и арабскими цифрами. Формат файла XLSX основан на Open XML. Для уменьшения размера файл сживается в формате ZIP.

Компьютерные программы постоянно обновляются, выходят новые и более улучшенные версии. Так, на сегодняшний день, пользователи уже могут протестировать программу Excel-2019. Вместе с улучшениями появляются и такие проблемы, как совместимость, то есть созданный документ на одном компьютере может не открываться на другом.

Что такое режим совместимости в Microsoft Excel

Функция «Режим совместимости» представляет собой комплекс компонентов, которые позволяют работать с документами вне зависимости от версии программы. При этом следует учитывать, что некоторые настройки и функции могут быть отключены или ограничены. Например, при попытке открыть таблицу, созданную в программе Excel 2000, для редактирования будут доступны только те команды, которые содержатся в этой версии, даже если документ открыт в Excel-2016.

Неактивные функции будут отображаться на панели задач, но воспользоваться ими нельзя. Чтобы возобновить доступ ко всем потенциальным возможностям Excel, нужно предварительно преобразовать выбранную книгу в соответствующий, более подходящий формат. Но если предполагается дальнейшая работа с документом на устаревших версиях, то от преобразования лучше воздержаться.

Зачем нужен режим совместимости

Первая функциональная версия Excel была представлена в 1985г. Самое глобальное обновление вышло в 2007 году. Появилось огромное количество полезных свойств и возможностей вплоть до нового базового формата. Так, вместо привычного расширения .xls теперь к названию документа добавляется .xlsx.

Новая версия замечательно справляется с работой и редактированием документов, созданных в предыдущих версиях Excel. К сожалению, в обратную сторону совместимость не столь успешна. В связи с этим, документы с расширением .xlsx могут не открыться, если на компьютере установлена, например, версия программы Excel 2000.

Также не исключены случаи, когда документ, сохраненный в Excel 2000, был отредактирован в версии Excel 2016, а позднее снова был открыт в устаревшей программе, тогда некоторые изменения могут не отображаться или вовсе файл окажется недоступным.

Именно для таких вариантов существует режим ограниченной функциональности или совместимости. Суть режима заключается в обеспечении возможности работы с файлами в разных версиях программы, но с сохранением функционала первичной версии Excel.

Проблемы совместимости

Основной проблемой режима совместимости в программе Excel является его автоматическое включение. Это обеспечивает сохранение данных при перенесении файлов с одного компьютера на другой. Благодаря этому не стоит опасаться того, что после редактирования файл не откроется или будет поврежден.

Несовместимость может привести к незначительной потере точности или к довольно существенной утрате функциональности. Например, в новых версиях больше стилей, параметров и даже функций. Так, только в Excel 2010 появилась функция AGGREGATE, которая недоступна в устаревших версиях.

Выявить возможные проблемы совместимости можно при использовании Excel-2010 либо Excel-2013. Для этого следует перейти в меню «Файл», в параметре «Информация» активируем кнопку «Проверить наличие проблем», затем выбираем «Проверить совместимость». После этих манипуляций Excel проведет анализ документа, предоставит подробный отчет о каждой проблеме со ссылкой «Найти», при переходе по которой отобразятся проблемные ячейки.

Активация режима

Чтобы запустить режим совместимости, выполнять какие-либо действия не нужно. Как правило, программа самостоятельно распознает версию, в которой сохранен документ, и при необходимости автоматически включит режим ограниченной функциональности. Узнать, что режим активирован, можно из шапки открытого окна файла. Рядом с названием документа в скобках появится сообщение «Режим совместимости». Как правило, такая надпись появляется при работе с файлами, которые сохранялись в программе Excel до версии 2003, то есть до появления формата .xlsx.

Деактивация режима

Не всегда в режиме ограниченной функциональности есть необходимость. Например, работа над исходным файлом будет продолжена в обновленном Excel и повторного переноса на другой компьютер не предвидится.

1. Для деактивации (отключения) нужно перейти во вкладку под названием «Файл». В данном окне с правой стороны следует выбрать блок под названием «Режим ограниченной функциональности». Нажимаем кнопку «Преобразовать».
2. Появится окошко с информацией о том, что будет создана новая книга, которая сохранит все функции и свойства более современной версии Excel. Во время создания новой Excel-книги старый файл будет удален. Не стоит об этом жалеть – жмем «ОК».
3. Через некоторое время появится окошко с информацией «Преобразование завершено». Для сохранения всех изменений и отключения режима совместимости документ следует перезапустить.

После повторного открытия преобразованного файла все доступные возможности будут активны.

Режим совместимости при создании новых документов

Как ранее было упомянуто, при открытии файла в более новых версиях Excel активируется режим совместимости. Но также данный режим может включиться, если автосохранение настроено на формат файла .xls, то есть сохранение в версиях 97-2003. Чтобы исправить эту ситуацию и использовать полный спектр функций программы при работе с таблицами, необходимо настроить сохранение файла в соответствующем формате .xlsx.

1. Переходим в меню «Файл», активируем раздел «Параметры».
2. В параметре «Сохранение» выбираем настройки «Сохранение книг». По умолчанию здесь установлено значение «Книга Excel 97-2003 (*.xls). Меняем это значение на другой формат «Книга Excel (*.xlsx)». Для сохранения внесенных изменений жмем «ОК».

Теперь все файлы Excel будут создаваться и сохраняться в нужном формате без активации режима совместимости. Благодаря этому теперь можно работать с любыми версиями Excel, не беспокоясь о потере данных или искажении полученных вычислений и расчетов. Вместе с тем, при необходимости режим можно отключить, что позволяет работать с документом, используя все современные возможности программы.

Сохранение в нужном формате

Существует еще один метод отключения режима ограниченной функциональности для продолжения работы в более новой версии Excel. Достаточно пересохранить файл в другом формате.

1. Переходим в параметр под названием «Сохранить как», который можно найти во вкладке «Файл».
2. В появившемся окошке кликаем кнопку «Обзор».
3. Появится окно для сохранения документа. В категории «Тип файла» выбираем «Книга Excel (.xlsx). Как правило, этот вариант находится в начале списка.
4. В строчке «Имя файла» прописываем название документа и нажимаем «Сохранить».
5. После сохранения надпись в шапке файла «Режим совместимости» все еще остается, но это не значит, что он активен. Статус книги не меняется при сохранении, так он определяется только при повторном запуске файла.

После закрытия документа и повторного его открытия, надпись о том, что режим совместимости активирован, исчезнет, а все функции и свойства программы окажутся готовыми к использованию.

Обратите внимание! При сохранении документа в другом формате создается новый документ. Теперь в папке будет два документа Excel с одним названием, но разным расширением (форматом).

Преобразование документа

Для полноценной работы в программе Excel можно применить метод преобразования документа.

1. Активируем иконку «Преобразователь» в меню «Файл».
2. Появится предупреждение о том, что сейчас документ будет преобразован, то есть адаптирован к стандартам установленной версии Excel. Следует учитывать, что в результате преобразования исходный файл будет заменен без возможности его восстановления.
3. В окошке с предупреждением нажимаем «ОК».
4. После этого появится сообщение о результатах проведенного преобразования. В этом же окне присутствует предложение закрыть это сообщение и открыть уже обновленный документ. Соглашаемся – нажимаем «ОК».

В открывшемся документе все инструменты Excel теперь находятся в активном режиме, их можно использовать для редактирования и сохранения данных.

Преобразование книги

Также есть способ преобразовать Excel-книгу для использования абсолютно всего функционала программы. С этой целью необходимо поменять формат документа в соответствующую версию.

1. Открываем вкладку «Файл».
2. Здесь выбираем команду «Преобразовать».
3. Во всплывающем окошке следует нажать «ОК» для подтверждения изменения формата файла.
4. В результате этих действий книга Excel теперь будет работать в необходимом формате. При этом режим совместимости деактивируется.

Важно! В процессе преобразования возможны изменения оригинальных размеров файла.

Дополнительная информация о режиме совместимости в Excel

На форумах часто можно встретить вопросы, связанные с довольно ограниченными возможностями Excel. Так, при открытии документа рядом с названием появляется сообщение «Режим совместимости». Причиной такого может являться несоответствие версий Excel при создании файла и в процессе его редактирования. Если таблица была создана в Excel-2003, то при переносе документа на компьютер с Excel-2007 внести какие-либо поправки в таблицы будет крайне затруднительно. Для выхода из этой ситуации существует несколько способов:

1. Пересохранение документа в формате .xlsx.
2. Преобразование файла в новый Excel-формат.
3. Деактивация режима совместимости для дальнейшей работы с документом.

Каждый из вариантов имеет свои плюсы и минусы. Выбор зависит от предпочтений пользователя и дальнейшей судьбы самого документа Excel.

Можно выбрать нужных людей прямо из адресной книги или создать короткую прямую ссылку на документ, нажав на соответствующую команду в правом нижнем углу:

Возможен на выбор режим и полного редактирования и только чтения. Полученную ссылку можно тут же скопировать в буфер и отправить коллегам для совместной работы:

По полученной ссылке другие пользователи смогут войти в общий документ и редактировать его одновременно с вами. Вы в реальном времени (задержка 1-2 секунды по ощущениям) сможете видеть кто и в каком месте листа сейчас работает – активные ячейки других пользователей наглядно помечаются цветом и всплывающими подсказками:

Всех участников редактирования также можно увидеть на иконках в правом верхнем углу окна:

И что совсем хорошо – никаких особых ограничений на применение инструментов Excel теперь в этом режиме совместного редактирования нет. Можете смело строить сводные таблицы, диаграммы, фильтровать или сортировать ваши данные и т.д. Единственное условие – файл должен быть в новом формате (xlsx, xlsm, xlsb, а не старый xls) и в книге не должно быть включенной защиты листов или ячеек.

В общем, реализовано все на порядок лучше, чем было в старых версиях.

Переход в настройки

Давайте выясним, как попасть в настройки автосохранения.

1. Открываем вкладку «Файл». Далее перемещаемся в подраздел «Параметры».



2. Открывается окно параметров Excel. Кликаем по надписи в левой части окна «Сохранение». Именно тут размещаются все необходимые нам настройки.

Как настроить автосохранение в Excel?

Чтобы настроить автосохранение в Excel 2007нажмите кнопку Office — Параметры Excel — Сохранение — откроется окно настроек автосохранения.

В Excel 2010перейти к автосохранению можно: Файл — Параметры Excel — Сохранение — откроется окно настроек автосохранения.

Время автосохранения

Первая настройка — это вообще включение функции автосохранения и времени сохранения.

Минимальное время — одна минута. Файл будет сохраняться постоянно.

Если слабый компьютер, то это может тормозить работу с программой, и автосохранение лучше сделать пореже или вовсе отключить, на современных компьютерах автосохранение не заметно.

ЧаВо:

— Что делать, если не работает автосохранение в Excel?

— Зайдите в настройки сохранения (Файл — Параметры Excel — Сохранение) и поставьте соответствующую галочку (см. выше).

Управление версиями

В каталоге можно удалять устаревшие варианты. А так, под управлением версией можно понимать варианты автоматического восстановления, особенно если их несколько. При этом можно выбирать вариант для удаления и открытия. Делается это так:

1. При запуске программы выбрать «Показать восстановленные файлы».
2. Теперь посмотреть на список восстановленных книг.
3. Здесь можно выбрать:
   • «Открыть» для обычного открытия;
   • «Сохранить как…» для создания новой копии, включающей изменения;
   • «Удалить» для удаления документа;
   • «Показать восстановленные элементы», чтобы узнать какие изменения сохранены в данной версии документа. Актуально если их несколько.

Размещение несохраненных книг

Немного сложнее дело обстоит с книгами, у которых не настроено автосохранение. Адрес места хранения таких файлов через интерфейс Эксель узнать можно только выполнив имитацию процедуры восстановления. Они находятся не в отдельной папке Excel, как в предыдущем случае, а в общей для хранения несохраненных файлов всех программных продуктов пакета Microsoft Office. Несохраненные книги будут располагаться в директории, которая находится по адресу следующего шаблона:

C:Usersимя_пользователяAppDataLocalMicrosoftOfficeUnsavedFiles

Вместо значения «Имя_пользователя», как и в предыдущий раз, нужно подставить наименование учетной записи. Но, если в отношении места расположения файлов автосохранения мы не заморачивались с выяснением названия учетной записи, так как могли получить полный адрес директории, то в этом случае его обязательно нужно знать.

Узнать наименование своей учетной записи довольно просто. Для этого жмем кнопку «Пуск» в левом нижнем углу экрана. В верхней части появившейся панели и будет указана ваша учетная запись.

Просто подставьте её в шаблон вместо выражения «имя_пользователя».

Получившийся адрес можно, например, вставить в Проводник, чтобы перейти в нужную директорию.

Если же вам нужно открыть место хранения несохраненных книг, созданных на данном компьютере под иной учетной записью, то перечень имен пользователей можно узнать, выполнив следующие инструкции.

1. Открываем меню «Пуск». Переходим по пункту «Панель управления».



2. В открывшемся окне перемещаемся в раздел «Добавление и удаление записей пользователей».



3. В новом окне никаких дополнительных действий делать не нужно. Вы там можете посмотреть, какие имена пользователей на данном ПК имеются и выбрать подходящее, чтобы использовать его для перехода в директорию хранения несохраненных книг Excel, подставив в шаблон адреса вместо выражения «имя_пользователя».

Как уже говорилось выше, место хранения несохраненных книг можно узнать также, проведя имитацию процедуры восстановления.

1. Переходим в программе Excel во вкладку «Файл». Далее перемещаемся в раздел «Сведения». В правой части окна жмем на кнопку «Управление версиями». В открывшемся меню выбираем пункт «Восстановить несохраненные книги».



2. Открывается окно восстановления. Причем оно открывается именно в той директории, где хранятся файлы несохраненных книг. Нам остается только выделить адресную строку данного окна. Именно её содержимое и будет являться адресом директории расположения несохраненных книг.

Далее мы можем в этом же окне провести процедуру восстановления или воспользоваться полученной информацией об адресе в других целях. Но нужно учесть, что данный вариант подходит для того, чтобы узнать адрес расположения несохраненных книг, которые были созданы под той учетной записью, под какой вы работаете сейчас. Если нужно узнать адрес в другой учетной записи, то применяйте метод, который был описан чуть ранее.

Как видим, точный адрес расположения временных файлов Excel можно узнать через интерфейс программы. Для файлов автосохранения это делается через параметры программы, а для несохраненных книг через имитацию восстановления. Если же вы хотите узнать место расположения временных файлов, которые были сформированы под другой учетной записью, то в этом случае нужно узнать и указать наименование конкретного имени пользователя.

Механизм восстановления данных

Стоит отметить, что восстановление данных возможно только при условии, что в параметрах программы включена функция автосохранения. В противном случае, к сожалению, вернуть данные не получится, так как они будут храниться только в оперативной памяти.

На самом деле, автосохранение в Эксель должно быть включено по умолчанию, но не лишним будет проверить, действительно ли это так, чтобы исключить возможные проблемы в дальнейшем.

1. Запускаем меню “Файл”, кликаем по разделу “Параметры”.
2. Переходим в раздел “Сохранение”:
   • в правой части окна проверяем наличие установленного флажка напротив пункта “Автосохранение”. По умолчанию задана периодичность сохранения – через каждые 10 минут. Мы можем изменить это значение на свое усмотрение.
   • также проверяем наличие галочки напротив пункта “Сохранять… при закрытии без сохранения”.
3. По готовности жмем кнопку OK.

Отключить авто сохранение

Полностью отменить работу автосохранения можно в том же разделе параметров.

Нужно или выставить интервал равный максимально допустимому значению (120 минут, что при работе с документом по 15-20 минут почти равно отключению опции) или сняв галочку в указанном поле. При снятии галочки отменяется любое резервное копирование, и он может быть повреждён или утрачен безвозвратно.

Примечание! Строка «сохранять последнюю версию при закрытии» отвечает за создание копий документа, если от их сохранения было решено отказаться. Не рекомендуется убирать её, хотя это и сэкономит место на жёстком диске (на самом деле это вызовет безвозвратное удаление документов при случайном выключении компьютера).

Как включить автосохранение в Excel

Чтобы сделать автосохранение в Excel через заданный промежуток времени, следует выполнить следующее:

1. Выберите «Файл»-«Параметры»-«Сохранение».



2. В разделе «Сохранение книг», нужно поставить галочкой в пункт «Автосохранение». И укажите интервал периодичности автоматического сохранения документов.
3. Так же важно отметить пункт: «Сохранять последнюю автосохраненную версию при закрытии».
4. Можно задать путь к желаемой папке, где будут сохраняться документы после автовосстановления.
5. После всех изменений подтверждаем нажатием кнопки «ОК» .

Примечание. Обратите внимание, что в данном разделе настроек можно изменить папку, которая предлагается по умолчанию для сохранения новых документов – «Расположение файлов по умолчанию». То есть, вместо папки «Мои документы» можно указать любую другую часто используемую папку на Ваш выбор.

Таким образом, если Вы забыли сохранить изменения в документе, а Ваш компьютер дал сбой (по любой причине), то будут утеряны только данные, проделаны на протяжении последних 10 минут (при настройках по умолчанию). Поэтому, в настройках лучше уменьшить значение данного параметра хотя-бы на 5 минут.

Как открыть автосохраненные файлы?

Как правило, если программа работает корректно, то искать папки автосохранения не нужно. Просто после аварийного закрытия программы ее нужно запустить заново, и все имеющиеся автосохраненные файлы будут показаны на специальной панели Восстановление документа.

На скриншоте приведен список из одного документа, но их может быть несколько. Какой же файл открывать? Посмотрите на время создания документа и откройте более поздний. Если это не тот файл, то посмотрите другие файлы из списка — для этого просто щелкните мышкой по названию файла.

Если сохранение происходит редко, то даже в последнем документе могут быть не все последние изменения файла — в этом случае придется заново проделать последнюю работу.

После завершения работы с сохраненными файлами Excel спросит, нужно ли их хранить дальше или нет. Если они больше не нужны, то нажмите “Не сохранять”, если нужны или вы сомневаетесь, то сохраните в своей рабочей папке как копию документа.

Прочие параметры

Опция автоматического сохранения книг Excel включает в себя несколько дополнительных возможностей, которые также заслуживают внимания.

Разберем их подробнее по указанным на скриншоте выше номерам:

1. Это место хранения указанных резервных копий. Из этого места подтягиваются автоматические копии файла при нештатном завершении работы, влекущем за собой восстановление документа.
2. Изменяет вид таблицы восстановления, делая её или «с элементами предварительного просмотра» или «классической». Разницы в том, насколько проще понять какая версия нужна.
3. Не относится к «автосохранению». Является компонентом для обычного. При сохранении сразу выбирается место хранения на компьютере, а не облако.
4. Дублирует предыдущую опцию фокусируясь на сохранении данных сразу на компьютере. Пропускает этап выбора носителя для сохранения.
5. Указывает куда первым делом направлен «Проводник» при сохранении на компьютере. Удобно, если рабочим является каталог, отличный от стандартного «Документы».
6. Запрещает автоматически восстанавливать выбранную (активную) книгу. Резервные копии всё равно создаются и могут быть найдены по указанному пути.

Все способы расчета процента в Microsoft Excel – формулы и примеры использования

Изменение других настроек

Кроме того, в разделе настроек можно изменить ещё ряд других параметров, хотя без лишней надобности их не советуют трогать. Прежде всего, можно определить в каком формате файлы будут сберегаться по умолчанию. Это делается путем выбора соответствующего наименования формата в поле параметра «Сохранять файлы в следующем формате». По умолчанию это Книга Excel (xlsx), но имеется возможность смены этого расширения на следующие:

• Книга Excel 1993 – 2003 (xlsx);
• Книга Excel с поддержкой макросов;
• Шаблон Excel;
• Веб-страница (html);
• Простой текст (txt);
• CSV и многие другие.

В поле «Каталог данных для автовосстановления» прописывается путь, где хранятся автосохраненные копии файлов. При желании этот путь можно изменить вручную.

В поле «Расположение файлов по умолчанию» указывается путь к директории, в которой программа предлагает хранить оригинальные файлы. Именно эта папка открывается, когда вы жмете на кнопку «Сохранить».

восстановление данных после сбоя

Если случился системный сбой, внезапно отключилось электропитание, из-за чего у нас не было возможности сохранить документ, выполняем следующие шаги:

1. Для начала нужно вернуть компьютер в полностью рабочее состояние, снова запустить программу Эксель и открыть документ, над которым мы работали.
2. В окне программы слева появится раздел, с помощью которого можно восстановить документ. Все, что нам нужно сделать – это щелкнуть по нужной версии книги (если их несколько).Примечание: Если работа ведется на ноутбуке, то вероятно, после выключения питания и очередного запуска, система автоматически откроет все окна запущенных программ, в том числе, Excel с уже восстановленным документом (при определенных настройках электропитания ноутбука).
3. В результате программа вернет несохраненные данные (с учетом периодичности автосохранения). После этого сохраняем документ. Сделать это можно, нажав на значок в виде дискеты в левом верхнем углу окна программы или меню “Файл” (пункт – “Сохранить” или “Сохранить как”).
4. В правой части окна кликаем по кнопке “Обзор” (в некоторых версиях программы данное действие не требуется и программа сразу открывает окно сохранения).
5. На экране появится окно, где мы можем сохранить документ. Указываем путь, даем название файлу, при необходимости меняем расширение, после чего нажимаем “Сохранить“.
6. Все готово. С помощью действий выше нам удалось выполнить восстановление данных и сохранить их.

Настройки авто сохранения

Автоматически сохраняется документ в указанный по умолчанию путь с интервалом в 10 минут. Изменить как место хранения, так и интервал между сохранениями можно с помощью настроек приложения. Найти её кажется сложной задачей, но так только кажется. Всё скрыто во вкладке «Параметры».

Расположение настроек

Выше уже упомянуто, что искать автосохранение следует в разделе «параметры». Попробуем уточнить расположение конфигурации резервного копирования при работе с ним в редакторе Excel:

1. Открыть «Файл».
2. Выбрать раздел «Параметры».
3. Перейти во вкладку «Сохранение».
4. Здесь, в правой части окна и расположены необходимые настройки.

Основные настройки

Ключевой настройкой автосохранения является смена интервала. В зависимости от указанного параметра периодически Excel будет игнорировать команды, выполняя резервное копирование документа. Чем больше документ и слабее компьютер, тем дольше проводится эта процедура. В среднем она занимает 5 секунд для довольно громоздких формул на 4 листах.

Поменять этот параметр можно указав интервал в поле автосохранения. По умолчанию он установлен в 10 минут. Если работать предстоит с файлами, целостность которых крайне важна, то лучше изменить параметр до 3-5 минут.

Восстановить предыдущую версию файла Excel с помощью функции автоматического восстановления

Авто-восстановление и автосохранение являются встроенными функциями в Excel. И если вы настроили его, вы можете восстановить файл Excel, сохраненный или несохраненный. Помните, что функция автоматического восстановления работает только с книгами, которые были сохранены хотя бы один раз.

Шаг 1Убедитесь, что вы настроили функции «Автосохранение» и «Автосохранение» в «Файл»> «Параметры»> «Сохранить».

Шаг 2: Чтобы восстановить предыдущую версию файла Excel без сохранения, откройте вкладку «Файл» и перейдите к «Открыть» с левой боковой панели. Вы можете нажать «Недавние рабочие книги», чтобы отобразить все файлы Excel, которые вы недавно открыли.

Шаг 3: Прокрутите вниз и выберите «Восстановить несохраненные книги» внизу. Затем предыдущая версия книги откроется в Excel и предложит сохранить ее. Нажмите кнопку «Сохранить как» на желтой панели предупреждений, чтобы сохранить предыдущую книгу на свой компьютер.

Другие продукты Microsoft Office, такие как Word, PowerPoint и т. Д., Также оснащены этой функцией. Вы можете легко восстановить документ Word, Презентации PowerPoint и т. Д. Таким образом

ручное восстановление несохраненных данных

Иногда пользователи, выполняя шаги, описанные во втором методе могут столкнуться с тем, что папка “UnsavedFiles” пустая. Дело в том, что в указанную папку попадают только документы, которые ни разу пользователем не сохранялись.

Но бывают и случаи, когда мы вышли из документа, который ранее сохраняли, но почему-то в этот раз случайно нажали кнопку “Не сохранять”.

Алгоритм действия для восстановления документа в этом случае следующий:

1. Переходим в меню “Файл”, затем – в раздел “Параметры”.
2. В подразделе “Сохранение” копируем адрес каталога данных, указанного в параметрах автосохранения.
3. Открываем Проводник (например, нажатием клавиш Win+I), вставляем скопированный путь в адресную строку и жмем Enter. После этого мы окажемся в папке с автосохранениями документов Excel. Открываем нужную папку, в названии которой присутствуют фрагменты из имени требуемого файла.
4. Здесь мы видим перечень книг, которые программа сохранила в автоматическом режиме. Открываем последнюю версию файла (ориентируемся на дату сохранения документа).
5. После запуска файла программа проинформирует нас о том, что это восстановленный несохраненный файл. Щелкаем кнопку “Восстановить”, затем подтверждаем действие нажатием кнопки OK в появившемся небольшом окошке.
6. Все готово, мы заменили последнюю сохраненную версию файла документом, который только что открыли.

Как восстановить файл Excel, который был сохранен (Отменить изменения)

Когда вы создаете или открываете файл Excel, Office также запускает временный файл, в котором хранятся все изменения. И прежде чем закрыть файл Excel, временный файл позволяет отменить, повторить или повторить изменения листа в любое время. Другими словами, если ваша рабочая книга еще открыта, вы можете использовать функцию отмены, чтобы удалить ошибки и вернуть ваши данные.

Шаг 1: Когда вы обнаружили, что ваш лист исчез, оставьте книгу открытой и найдите ее на самой верхней ленте.

Шаг 2: Нажимайте кнопку «Отменить» со значком стрелки влево, пока файл не вернется к предыдущей версии.

Если вы не можете найти кнопку «Отменить» в верхней части окна, нажмите «Ctrl + Z», чтобы отменить изменения. Это самый простой способ восстановить предыдущую версию Excel, но обязательным условием является то, что файл все еще открыт.

Как восстановить несохранённый документ в excel 2010 и 2013

В Excel 2010 и 2013 разработчики внедрили опцию Версия, которая отвечает за:

• автосохранение рабочих книг;
• сохранение закрытых без Save файлов как черновиков.

Программа и создаёт разные типы версий одного документа. Найти их все можно в разделе Файл, строка Сведения. Чтобы восстановить одну из предыдущих версий файла (например, если не сохранили текущую), можно кликнуть по одной из строк списка.

Внимание! Открытие предыдущей копии не приводит к замене текущей. Вы откроете фактически другой документ. Объединение можно произвести вручную.

Версии книги Excel сохраняются только до закрытия файла. Потом удаляются. При внезапном отключении ПК вам потребуется найти черновик документа:

1. Откройте тот же документ.
2. Войдите в меню Файл, далее — Сведения.
3. Найдите в окне Версии кнопку Управление.

Выберите восстановление несохранённых документов. Программа предложит вам несколько вариантов. Их можно посмотреть и выбрать. Неиспользованные черновики хранятся 4 суток. Периодичность автоматического сохранения копий в этих версиях настраивается, как и в более старых.