Как распределять свое время в excel

Планирование рабочего времени тайм-менеджмент (англ. time management), эффективное организация и управление своим рабочим временем

Существует много разных подходов в теме планирования рабочего времени и тайм-менеджмента в excel, на бумаге или в специальных программах,

ниже приведен один из таких подходов, успешно опробованный на практике и внедренный в повседневную жизнь. Для того, чтобы понять подходит он именно вам, протестируйте его на своих делах и задачах.

Тайм менеджмент в Excel и на обычном листе бумаги, а так же бесплатный таймер на ваш ноутбук или для вашего смартфорна это всё, что вам потребуется для эффективной организации своего времени, и всё это вы сможете найти, посмотреть и скачать на нашем сайте, все нужные ссылки есть на этой странице, начнем подробнее как организовать тайм менеджмент в excel.

Тайм-менеджмент в Excel файл заносим дела на неделю,
а дела на день смотрим в экселе и их удобнее выписывать в блокнот

За основу планирования рабочего времени и всех дел взята неделя, т.е. гибкое планирование на основе недели. Неделя является ключевым показателем в планировании рабочего времени: год-месяц-неделя-день.

Начнем с месяца:
В последний выходной месяца составляется список результатов (назовем каждый результат Проектом). Это желаемые результаты по итогам месяца, которых вы намерены достичь в течении нового месяца. (Определите для себя 3-5 главных результатов месяца).

Необходимо учесть достигнутые результаты по целям и допущенные ошибки за прошедший месяц при планировании дел в новом месяце, скорректируйте, улучшите цели и задачи при планировании нового месяца с учетом требуемых улучшений, назовем эти действия по улучшению КД (Корректировки к Действию) . Например: нужно было прочитать книгу, книгу прочитать не получилось, забывали, читали не каждый день. КД по этой задаче задаем: читаю каждый день по 10 страниц.

Список результатов на ближайший месяц — это ваши цели на месяц, когда вы их задали для себя и сформулировали, можно приступать к планированию их достижения.

Итак, раз в неделю, например в каждое воскресенье, составляется список задач в рамках каждого Проекта — это планирование недели. Эти задачи это элементарные шаги-действия на следующую неделю. Эти шаги-действия раскидывается по дням недели в файле эксель.

При планировании дел предстоящей недели так же нужно определить 3-5 главных результатов недели, это самые важные дела недели, по ним в конце недели вы поймете насколько эффективно прошла ваша неделя.

Планирование рабочего времени ведется в файле эксель планирование работы на неделю.
Каждый вечер перед уходом с работы открывается этот файл эксель и корректируется-дополняется план на следующий день (это планирование дня).

После этого, задачи на предстоящий день из файла эксель выписывается на бумагу (лист планирование дел на день), это ваш утвержденный список дел на завтра.

Планирование рабочего времени — Тайм-менеджмент в excel и на бумаге — важные моменты:

1. Планирование рабочего времени тайм-менеджмент на основе недели — это гибкое планирование, можно и нужно корректировать-переносить задачи в рамках одной недели, это не наносит ущерба плана и ожидаемым результатам, это удобно делать в в excel файле.

2. Составлять план следующего дня накануне вечером — ключевой момент в организации времени. Утром не надо думать что делать все расписано, отключи голову, просто делай. Если нет четкого плана утром — обычно из-за думания что делать утром весь день скомкан и ничего не сделано. План следующего дня удобно выписывать из excel плана недели на обычный лист бумаги.

3. Выписывать задачи на предстоящий день на лист бумаги очень желательно, это ваш подписанный контракт с самим собой, ваше материальное обещание самому себе, да и потом — вычеркивать сделанные дела на листе бумаги это очень приятно.

4. При планировании дня, недели, месяца, года расставляйте приоритеты, выделите из всех планируемых задач три самых важных из них: запланируйте три самых важных результата дня, три самых важных результата недели, три самых важных результата месяца, три самых важных результата года. Это ваши самые важные цели, к которым вы движетесь.

При планировании самых важных результатов (дня, недели, месяца, года) используйте следующие вопросы:

• ДЛЯ ЧЕГО надо достичь результата?
• ЧТО ЗНАЧИТ УСПЕШНЫЙ РЕЗУЛЬТАТ (какие критерии успешного результата)
• КАК ДОСТИЧЬ (пошаговый план: делай раз, делай два, делай три)

Ожидаемый результат: критерии успешности вашего тайм-менеджмента

Сами задачи мы выполняем, чтобы достичь какого-то конкретного результата, иначе задачи это бессмыслица.

Результат лучше начинать планировать с «критериев успешного достижения результата».

Например, ожидаемый результат без критериев успешности достижения результата: прочитать книгу «Книга», тогда задача: читать по 30 страниц в день

И при такой постановке задач ожидаемый результат может быть достигнут (книга будет прочитана), но качество результата возможно не утроит.

Поэтому на стадии планирования закладываем критерии успешности желаемого результата:
1. книга прочитана до конца месяца
2. после прочтения составлена рецензия со списком идей для внедрения
3. полезные идеи внедрены в жизнь

задача к п.1. чтение под проект, найти минимум 3 новые идеи по вопросу «поиска новых клиентов»
задача к п.1 во время прочтения маркером выделять полезные идеи
задача к п.1. читать по 30 страниц в день
задача к п.2 проанализировать маркерные выжимки, составить рецензию на 1 лист
задача к п.3 старт внедрения идей в течении 48 часов после прочтения

А для более глобального планирования на 10 лет и более используются другие инструменты, например тут можно скачать календарик-пинарик 2018 год, или воспользоваться наиболее эффективным колесом жизни.

Как управлять проектами и задачами: ШАГ ПРОЕКТА — как широко шагать
Эффективность рабочего времени и приоритет задач

Применяйте одновременно привычка за 21 день и 4 правила освоения нового навыка

Система планирования Дэвида Аллана GTD Как привести дела в порядок

У нас на работе гибкий график.

Приходить и уходить можно, когда вам удобно, но в месяц суммарно я должен отработать из расчета ежедневного стандартного восьмичасового рабочего дня. В отделе кадров время присутствия на рабочем месте рассчитывается, когда сотрудник проходит на территорию и прикладывает магнитный пропуск, но доступа к этой информации у работников нет.

Таблица помогает мне в полной мере пользоваться возможностями гибкого графика, давая представление о необходимости задержаться на работе или, наоборот, наличии возможности уйти пораньше.

С чего все начиналось

Начиналось все с простой таблицы в «Экселе», куда я каждый день руками вбивал время прихода и ухода. Я хотел понимать, сколько времени мне нужно переработать или, наоборот, насколько раньше я могу уйти с работы, чтобы заняться своими делами. Потом я решил, что будет гораздо удобнее хранить такую таблицу в облаке, чтобы можно было в любой момент узнать текущее состояние моего рабочего времени, что позволило бы более гибко планировать свои дела.

После был длительный период всяческого украшательства таблицы. Например, я сделал так, чтобы определенные ячейки окрашивались в спектре от красного цвета к зеленому в зависимости от величины недоработки/переработки, полученной по итогам дня. Во времена, когда в гугл-таблицах еще не было таких штатных инструментов, как условное форматирование ячеек с раскраской по градиенту, это было интересной задачей. Но с некоторых пор Гугл добавил такую функцию.

Так, таблица определяет, в какое время я оказался на рабочем месте, и окрашивает ячейки в разные цвета в зависимости от того, нужно ли мне поработать еще:

• угрожающе-красный свидетельствует о том, что я недоработал более двух часов в месяц или одного часа в день;
• медитативно-зеленый означает, что я потратил на работу больше положенного времени — более двух часов в месяц или одного часа в день.

Дальше облачное приложение перекочевало в смартфон, что позволило повысить точность записи времени прихода-ухода, так как территория предприятия достаточно большая и путь от проходной до рабочего места может занимать 5—10 минут. Не то чтобы такая точность была необходима, но, как перфекционисту, она мне очень грела душу.

Затем я начал пытаться автоматизировать систему. Приложение гугл-таблиц для смартфона оказалось не очень удобным, да и вбивать данные зимой было совсем «не айс». Первые попытки были связаны с применением встроенного приложения Айфона «Команды» — тогда я и решил использовать гугл-скрипт, который активировался при нажатии на ярлык, созданный в этом приложении, осуществлял запись текущего времени и отправлял его в необходимую ячейку таблицы.

Итоговое время рассчитывалось при помощи стандартных формул в гугл-таблице. На этом этапе, в общем-то, можно было и остановиться, но автоматизация не была доведена до совершенства, и зима все еще причиняла неудобства в виде необходимости нажимать этот несчастный ярлык любыми открытыми частями тела. Перчатки снимать дело не благородное, сами понимаете.

Дальше, на сабреддите, посвященном приложению «Команды», я наткнулся на пост одного разработчика, который предлагал протестировать его приложение — «прокачанную» версию приложения «Эпл». В нем-то я и нашел свое успокоение.

Приложение позволяло создавать триггеры на основе геолокации, которые выполнялись автоматически в фоновом режиме и не требовали подтверждения действий со стороны пользователя, чем очень грешили «Команды». То есть оно наполняет таблицу данными, когда входите на определенную территорию и покидаете ее, с учетом характерных временных периодов и задержкой на повторное срабатывание.

Насколько я понимаю, данные по геолокации приложение брало при помощи штатных средств: то есть не создавало собственные операции, чтобы зафиксировать геолокацию, а довольствовалось теми командами, которые смартфон выполнял для своих собственных целей. Это позволило сохранить расход батареи практически на прежнем уровне. На всякий случай, чтобы исключить лишний расход, в триггер были введены дополнительные условия по рабочим дням недели и диапазону времени прихода и ухода.

В результате после небольшого периода отладки и выбора оптимального радиуса зоны-триггера вся эта схема работает без погрешностей уже больше года.

Как сделать такую же таблицу

Для того чтобы сделать аналогичную чудо-таблицу, можно использовать мой шаблон. Но для того чтобы ее автоматизировать, придется приложить немного усилий:

1. Создать гугл-скрипт, который при активации будет вызывать действия, чтобы записать время прихода или ухода в определенных ячейках.
2. Привязать его к триггеру, который будет автоматически запускать скрипт при выполнении определенных условий.

Триггер можно создать в различных приложениях автоматизации для смартфона, например IFTTT, Tasker, Automate для Андроида или Pushcut для Ай-ос. Требования к триггеру:

1. Он должен надежно фиксировать момент нахождения на работе.
2. Никаких ложных срабатываний.
3. Минимальное влияние на расход батареи телефона, в котором он реализован.

Поэтому, если хотите, чтобы все инструменты работали совместно, — просто скачать шаблон таблицы не получится. Потребуется отладка скрипта и установка соответствующего триггера, который с ним сообщается.

Результат

При этом можно вспомнить отдельные моменты, когда таблица действительно выручала. У всех демократичных порядков есть свой предел, и если у вас скапливается больше 5—10 часов недоработки, то на такое не обратить внимание достаточно сложно. Особенно в условиях, когда эти цифры приходят руководству в конце месяца без каких-то специальных запросов. В этих случаях таблица помогала мне понять, в какие дни произошла «утечка» рабочего времени, определить, чем она была вызвана, и объясниться перед начальством.

После завершения работы над таблицей я нахожусь в катарсисе, как человек, которому необходимо автоматизировать все рутинные действия или максимально оптимизировать их. Ну и конечно, с удовольствием возглавил бы крестовый поход автоматизации на борьбу с рутиной на заказ, но пока еще не придумал, как организовать себе такую подработку.

Хотя это правда, в офисной среде , Excel — это наиболее широко используемая электронная таблица, основанная на устройствах с различными операционными системами. Благодаря этому есть действительно комплексная программа для управлять данные, выполнить расчеты, в utilisant дез графические инструменты и др. .

В общем, эта электронная таблица, разработанная Microsoft, используется для решения формул и построения графиков. Но, помимо этого, это идеальный инструмент для обеспечения общей организации информационного потока . Следовательно, он также используется для создания календарей, создания календарей и даже сделать календарь .

Поэтому, если вам нужно эффективно распределять свое время или, например, читать расписание каждого сотрудника, вы можете использовать эту программу. Тогда мы покажем вам как создать любое расписание в Excel .

В основном график состоит из своего рода календаря, используемого как инструмент управления временем . В связи с этим это позволяет легкое распространение часы, когда выполняется определенная деятельность или работа, и даже когда предоставляется услуга.

Таким образом, он состоит из списка часов, в течение которых могут иметь место определенные события или действия, и, следовательно, это широко используемый механизм. как в учебе, так и в профессиональном или профессиональном плане . Но, несмотря на то, что существуют инструменты, предназначенные исключительно для этого, правда в том, что это для этого целесообразнее использовать Microsoft Excel .

В этом смысле, чтобы вы могли легко и бесплатно подготовить свое расписание, не прибегая к сторонним и / или платным программам, мы объясняем как можно составить расписание в электронная таблица Excel с помощью двух доступных механизмов :

С моделями

Сегодня Интернет предлагает бесконечные возможности для упрощения процессов своих пользователей. По этой причине возможно получение моделей разных моделей расписаний, совместимых с Excel, скачать и использовать их бесплатно .

Затем мы дадим вам инструкции, которые необходимо выполнить в следующих случаях:

• Прежде всего, прямо из Интернета, вам необходимо найдите модель, которую хотите использовать, и загрузите ее на свой компьютер .
• Как только рассматриваемая модель будет сохранена в любой папке на вашем компьютере, откройте программу Microsoft Excel и нажмите «Открыть» Затем нажмите «Обзор» и найдите шаблон, который вы скачали из Интернета.

• Найдя его, просто дважды щелкните указанный файл, чтобы открыть его в электронной таблице, или выберите его и нажмите «Открыть» .

• Затем, после нескольких секунд ожидания, вы сможете увидеть загруженный вами шаблон расписания и управлять им по своему усмотрению, выбрав изменение каждого из доступных полей .

• Наконец, вам просто нужно сохраните сделанные изменения и это все.

вручную

Другой механизм, который существует для создания календаря любого типа в Excel, основан на справедливом распределении каждой из ячеек и вводе необходимой информации. Этот, без использования какой-либо базовой модели и выполняя это вручную .

Хотя описанная выше процедура показывает гораздо больше простоты и производительности, в этом случае пользователи имеют большую свободу распределять свое время и настраивать внешний вид расписания .

Здесь мы покажем вам, как это сделать:

• Первоначально вы должны открыть лист в Microsoft Excel .
• Затем начните вводить ячейка A1 следующий текст «Рабочие часы» и нажмите клавишу Enter.
• в настоящее время в ячейке A2 введите «Неделя, соответствующая:» и снова нажмите Enter.
• Затем оставьте пустое место в ячейке A3, чтобы отметить разделение и лучше организовать текст. Затем переходите к ячейка A4 et введите «понедельник» нажать Enter.
• После этого, в ячейках A5, A6 и A7 , выберите записывать каждую смену дня (первую, вторую и третью соответственно).

• Как только это будет сделано, перейдите к ячейка A8 et введите термин «вторник» . Затем добавьте три команды, соответствующие этому дню, в ячейки A9, A10 и A11 .
• Итак, пора повторить ту же процедуру в следующих ячейках, чтобы добавить информацию для среды, четверга, пятницы, субботы и воскресенья в каждую из ваших трех смен.

• Если вы уже включили все дни недели и время, выберите все от ячейки A4 до ячейки A31 (где кончается), то перейдите на вкладку «Вставка» лента и выберите опцию «Таблица» в группе Таблицы.

• Затем через ле Вкладки «Инструменты таблицы» и «Дизайн» , выберите стиль таблицы для спецификации, особенно в «Табличные стили» .

• Наконец, с той же вкладки, показанной выше, перейдите к редактирование таблицы другими доступными инструментами . Чтобы ввести всю необходимую информацию в соответствующие ячейки позже.

Список лучших шаблонов расписаний, которые вы можете использовать в Microsoft Excel

Для простоты, продуктивности или удобства многие люди предпочитают создавать свое расписание на основе шаблона, совместимого с Excel, а не создавать его с нуля.

Поэтому, чтобы упростить поиск при загрузке этих моделей, мы список ci – Ниже приведены несколько бесплатных и интересных альтернатив с соответствующими ссылками для скачивания:

Простой и практичный график

Он распределяет время с понедельника по пятницу каждой недели и предоставляет для этого разные временные интервалы. Он характеризуется тем, что очень красочный и универсальный .

Загрузите простой и практичный календарь Excel

График домашних заданий

Он состоит из календаря, который имеет очень чистый дизайн и позволяет вам перечислять свои задачи с часами учебы в списке дел. Для этого нужно выбрать его по месяцам, так как это своего рода календарь.

Скачать календарь домашних заданий Excel

Расписание по датам — с понедельника

Это график, который представляет собой более профессиональный аспект и предлагает на выбор три варианта (еженедельно, до 31 дня и до 5 недель) в соответствии с вашими потребностями.

Скачать календарь по датам — с понедельника Excel

Еженедельный график с перерывами

Это официальный шаблон Microsoft Office, который позволяет вводить данные о задачах и классах на отдельном листе. Таким образом, он предлагает возможность перечислить все еженедельные задачи (с указанием дня и времени).

Загрузите еженедельную программу с помощью Recess Excel

Еженедельное расписание университетских программ

Это элегантная, привлекательная и очень функциональная модель . Это позволяет вам записывать элементы в дневное и временное пространство, а также расставлять приоритеты для каждой задачи. Рекомендуется использовать его на академическом и / или университетском уровне.

Загрузите простой и практичный календарь Excel

Школьные часы (без выходных)

Как следует из названия, это относится к календарю, который не содержит выходных дней и, следовательно, вы можете добавить задачи, которые нужно выполнить с понедельника по пятницу. Он включает четыре варианта, основанные на графиках и их горизонтальном или вертикальном распределении.

Скачать школьную программу (без выходных) Excel

Ежедневный график работы

Идеально подходит для управлять всеми ежедневными и еженедельными задачами , а также для планирования мероприятий. В основном это очень интерактивная модель.

Скачать ежедневную рабочую программу Excel

Расписание для студентов

Он используется в академической и образовательной среде для обеспечения оптимального контроля выполнения домашних заданий и расписания занятий в течение 12 месяцев в году. Одно из его самых больших преимуществ заключается в том, что даты доставки выделяются автоматически .

Скачать календарь для студентов Excel

Если у вас есть какие-либо вопросы, оставляйте их в комментариях, мы свяжемся с вами как можно скорее, и это будет большим подспорьем для большего числа участников сообщества. Je Vous remercie!