Как разгруппировать сводную таблицу в excel

Группировка данных в Microsoft Excel

​Смотрите также​ в группу​Группирование​ картинке ниже), которая​ Их можно использовать​Подсказка:​ есть несколько несмежных​Кликните правой кнопкой мыши​ дополнение к этой​ можно удалить.​ лист разбивается на​Размер​Показать детали​Автор: Максим Тютюшев​После этого вложенная группа​ завершено. Для того,​ каждый пользователь может​При работе с таблицами,​(Cannot group that​

​(Grouping) для чисел.Excel​ показывает данные продаж​

Настройка группировки

​ для того, чтобы​Чтобы отменить группировку​ групп столбцов, которые​ на одном из​ теме, Вам может​Откройте вкладку​ различные уровни. Вы​

1. ​от меньшего к​​(плюс).​​Листы Excel, содержащие большой​

   

2. ​ будет готова. Можно​ чтобы свернуть её​​ настроить данные параметры​​ в которые входит​ selection). Это происходит​ автоматически заполнит поля​

   

3. ​ для каждого дня​ скрывать и отображать​ выберите диапазон, содержащий​ нужно иногда скрывать​ выбранных столбцов, чтобы​ быть интересна статья​Данные​ можете переключаться между​ большему.​Команда​ объем информации, иногда​ создавать неограниченное количество​ достаточно нажать на​ под себя. Кроме​ большое количество строк​ чаще всего потому,​Начиная с​ первого квартала 2016​ одновременно все группы​ сгруппированные столбцы, и​ или отображать –​ вызвать контекстное меню,​ Как закрепить области​, затем нажмите команду​ этими уровнями, чтобы​​Откройте вкладку​​Промежуточный итог​

​ могут выглядеть перегруженными​ подобных вложений. Навигацию​ знак «минус».​

Группировка по строкам

​ того, тут же​ или столбцов, актуальным​

1. ​ что в столбце​(Starting At) и​ года.​ одинакового уровня. Например,​ нажмите​ и делать это​ и выберите​ в Excel.​Промежуточный итог​ иметь возможность регулировать​

   

2. ​Данные​позволяет автоматически создавать​ и даже трудночитаемыми.​ между ними легко​​Чтобы заново развернуть группу,​​ можно включить автоматические​

   

3. ​ становится вопрос структурирования​ данных в исходной​​По​​Если нужно выполнить группировку​​ в таблице, показанной​​Shift+Alt+Стрелка влево​

   

4. ​ снова и снова.​Скрыть​Есть несколько вспомогательных столбцов​.​ количество отображаемой информации,​, затем нажмите команду​ группы и использовать​​ Excel позволяет группировать​​ проводить, перемещаясь по​ нужно нажать на​​ стили, установив галочку​​ данных. В Экселе​

​ таблице содержатся нечисловые​(Ending At) минимальным​ данных о продажах​ ниже, нажатие на​.​

​ В такой ситуации​(Hide) из списка​ с промежуточными расчётами​

Группировка по столбцам

​Откроется диалоговое окно​ используя иконки структуры​

1. ​Промежуточный итог​ базовые функции, такие​ данные, чтобы с​ цифрам, расположенным слева​ знак «плюс».​

   

2. ​ около данного наименования.​ этого можно достичь​ значения или ошибки.​ и максимальным значениями​ по месяцам, то​​ цифру​​Инструмент «​

   

3. ​ группировка значительно упрощает​ доступных действий.​ или формулами, которые​​Промежуточные итоги​​ 1, 2, 3​​.​​ как СУММ, СЧЁТ​

​ легкостью скрывать и​ или сверху листа​Аналогичным образом проводится и​ После того, как​ путем использования группировки​ Чтобы исправить это,​ из наших исходных​

Создание вложенных групп

​ это можно сделать​1​Группировка​ задачу.​Подсказка:​ могут сбить с​. Нажмите​ в левой части​Откроется диалоговое окно​ и СРЗНАЧ, чтобы​ показывать различные разделы​ в зависимости от​ группировка по столбцам.​ настройки выставлены, кликаем​ соответствующих элементов. Этот​ нужно вместо нечисловых​ данных (в нашем​

​ вот так:​скроет все столбцы,​» добавит специальные символы​Когда Вы группируете столбцы,​Для тех, кто​ толку других пользователей.​Убрать все​ листа. В следующем​Промежуточные итоги​ упростить подведение итогов.​ листа. К тому​

Разгруппирование

​ того, что сгруппировано​Справа или слева от​ по кнопке​ инструмент позволяет не​

1. ​ значений вставить числа​ примере это 5​Кликните правой кнопкой мыши​ которые видны на​​ структуры на лист​​ сверху над ними​ любит быстрые клавиши.​​Вы хотели бы скрыть​​.​

   

2. ​ примере мы переключимся​. Из раскрывающегося списка​ Например, команда​ же Вы можете​ строки или столбцы.​ группируемых данных добавляем​​«OK»​​ только удобно структурировать​

​ или даты.​ и 16).​ по левому столбцу​ этом рисунке, а​

​ Excel, которые покажут​ появляется горизонтальная черта,​ Скрыть выделенные столбцы​ от посторонних глаз​Все данные будут разгруппированы,​ между всеми тремя​ в поле​Промежуточный итог​ обобщить различные группы​Если вы хотите переформатировать​ новый столбец и​.​ данные, но и​После этого кликните правой​Мы хотим объединить возрастные​ сводной таблицы (столбец​

​ нажатие на цифру​

lumpics.ru

Группы и промежуточные итоги в Excel

​ какие именно столбцы​ показывающая, какие столбцы​ можно нажатием​ или защитить от​ а итоги удалены.​ уровнями структуры.​При каждом изменении в​способна вычислить стоимость​ при помощи команды​ или просто удалить​ указываем в нём​На этом настройка параметров​​ временно спрятать ненужные​​ кнопкой мыши по​ группы в категории​ с датами) и​2​ входят в группу.​ выбраны для группировки​Ctrl+0​

Группировка строк и столбцов в Excel

1. ​ редактирования некоторые важные​Чтобы удалить только группы,​Хоть в этом примере​, выберите столбец, который​ канцтоваров по группам​Промежуточный итог​
2. ​ группу, то её​​ соответствующее наименование группы.​​ группировки в Эксель​ элементы, что позволяет​​ сводной таблице и​​ по 4 года,​
3. ​ выберите команду​скроет столбцы​Теперь по одному выделяйте​ и могут быть​.​

​ формулы или информацию​ оставив промежуточные итоги,​ представлено всего три​ необходимо подытожить. В​ в большом заказе.​​и придать структуру​​ нужно будет разгруппировать.​

Как скрыть и показать группы

1. ​Выделяем ячейки в столбцах,​ завершена.​​ сконцентрировать своё внимания​​ нажмите​
2. ​ следовательно, в поле​Группировать​С​​ столбцы, которые необходимо​​ скрыты. Рядом с​

Подведение итогов в Excel

​Подсказка:​​ личного характера.​​ воспользуйтесь пунктом​ уровня, Excel позволяет​ нашем случае это​ Команда создаст иерархию​ рабочему листу Excel.​Выделяем ячейки столбцов или​ которые собираемся сгруппировать,​​Выполним группировку данных по​​ на других частях​Обновить​С шагом​(Group). Появится диалоговое​и​ скрыть, и для​ чертой Вы увидите​

​Вы можете найти​Читайте дальше, и вы​Удалить структуру​​ создавать до 8​​ столбец​ групп, также называемую​ В этом уроке​ строк, которые подлежат​ кроме столбца с​

Создание промежуточного итога

​ строкам.​ таблицы. Давайте выясним,​​(Refresh). Данные в​​(By) вводим значение​ окно​Е​ каждого нажимайте​ маленькие иконки, которые​ команду​ узнаете, как Excel​из выпадающего меню​ уровней вложенности.​Размер​ структурой, чтобы упорядочить​ мы рассмотрим оба​

1. ​ разгруппированию. Жмем на​ наименованием. Кликаем на​Добавляем строчку над группой​ как произвести группировку​ сводной таблице будут​ 4. Жмём​Группирование​. Это очень удобно,​Shift+Alt+Стрелка вправо​ позволяют скрывать и​​Скрыть​​ позволяет быстро и​ команды​
2. ​Щелкните нижний уровень, чтобы​​.​​ информацию на листе.​​ этих инструмента максимально​​ кнопку​
3. ​ кнопку​​ столбцов или под​​ в Экселе.​ обновлены, и теперь​​ОК​​(Grouping) для дат.​ когда Вы создаёте​.​ отображать скрытые данные​​(Hide) на Ленте​​ легко скрыть ненужные​
4. ​Разгруппировать​ отобразить минимальное количество​​Нажмите на кнопку со​​Ваши данные должны быть​ подробно и на​«Разгруппировать»​​«Группировать»​​ ней, в зависимости​Скачать последнюю версию​ группировка строк или​
5. ​.Таким образом возрастные группы​​Выберите​​ иерархию и несколько​Замечание:​ буквально в один​ меню​​ столбцы. Кроме того,​​.​
6. ​ информации. Мы выберем​ стрелкой в поле​​ правильно отсортированы перед​​ наглядных примерах.​
7. ​, расположенную на ленте​.​ от того, как​ Excel​ столбцов должна быть​ будут объединены в​Месяцы​ уровней группировки.​Объединить в группу​ клик. Увидев такие​

Просмотр групп по уровням

​Главная​ из этой статьи​Автор: Антон Андронов​ уровень 1, который​Операция​ использованием команды​Выделите строки или столбцы,​ в блоке настроек​В открывшемся окошке на​ планируем выводить наименование​Прежде чем перейти к​ доступна.​ категории начиная с​(Month) и нажмите​Вот и всё! Вы​

​ можно только смежные​ иконки на листе,​>​ Вы узнаете интересный​Из этого руководства Вы​

1. ​ содержит только общее​, чтобы выбрать тип​Промежуточный итог​ которые необходимо сгруппировать.​«Структура»​ этот раз ставим​
2. ​ и итоги. В​ группировке строк или​Урок подготовлен для Вас​ 5-8 лет и​ОК​ научились пользоваться инструментом​ столбцы. Если требуется​ Вы сразу поймёте,​Ячейки​
3. ​ способ скрыть столбцы​ узнаете и сможете​ количество заказанных футболок.​ используемой функции. Мы​, Вы можете изучить​

​ В следующем примере​.​​ переключатель в позицию​​ новой ячейке вводим​​ столбцов, нужно настроить​​ командой сайта office-guru.ru​ далее с шагом​

Удаление промежуточных итогов в Excel

​. Данные таблицы будут​ для скрытия столбцов​ скрыть несмежные столбцы,​ где находятся скрытые​>​ с помощью инструмента​ научиться скрывать столбцы​Щелкните следующий уровень, чтобы​ выберем​

1. ​ серию уроков Сортировка​​ мы выделим столбцы​​В появившемся окошке выбираем,​​«Столбцы»​​ произвольное наименование группы,​
2. ​ этот инструмент так,​​Источник: http://www.excelfunctions.net/group-pivot-table.html​​ по 4 года.​​ сгруппированы по месяцам,​​ в Excel. Кроме​
3. ​ то придётся создавать​ столбцы и какие​

​Формат​ «​ в Excel 2010-2013.​​ отобразить более подробную​​Количество​ данных в Excel,​​ A, B и​​ что именно нам​

​. Жмем на кнопку​

office-guru.ru

Как скрывать и группировать столбцы в Excel

​ подходящее к ней​ чтобы конечный результат​Перевел: Антон Андронов​ В итоге получится​ как показано в​ того, Вы научились​ отдельные группы.​ столбцы могут быть​>​Группировка​ Вы увидите, как​​ информацию. В нашем​​, чтобы подсчитать количество​

​ для получения дополнительной​ C.​ нужно разъединить: строки​«OK»​ по контексту.​ был близок к​

• ​Автор: Антон Андронов​ вот такая таблица:​ сводной таблице ниже.​ группировать и разгруппировывать​Как только Вы нажмёте​ скрыты. Как это​​Скрыть и отобразить​​», который позволяет скрывать​​ работает стандартный функционал​​ примере мы выберем​ футболок, заказанных для​ информации.​Откройте вкладку​ или столбцы. После​.​Выделяем строки, которые нужно​ ожиданиям пользователя.​
• ​При тупом нажатии клавиши​Чтобы разгруппировать значения в​Предположим, мы создали сводную​ столбцы. Надеемся, что​ сочетание клавиш​
• ​ делается:​(Home > Cells​ и отображать скрытые​ Excel для скрытия​ уровень 2, который​ каждого размера.​

​В следующем примере мы​Данные​ этого, жмем на​Группа готова. Аналогично, как​ сгруппировать, кроме итоговой​Переходим во вкладку​ «Группировать» в заголовке​ сводной таблице, нужно:​ таблицу (как на​ знание этих хитростей​​Shift+Alt+Стрелка вправо​​Откройте лист Excel.​ > Format >​ столбцы в одно​ столбцов, а также​

• ​ содержит все строки​В поле​
• ​ воспользуемся командой​на Ленте, затем​ кнопку​ и при группировании​

Скрываем выбранные столбцы в Excel

​ строки. Переходим во​«Данные»​ группы используется последняя​Кликнуть правой кнопкой мыши​ картинке ниже), которая​

1. ​ поможет Вам сделать​, скрытые столбцы будут​Выберите ячейки, которые надо​

​ Hide & UnHide).​​ действие.​ научитесь группировать и​ с итогами, но​Добавить итоги по​Промежуточный итог​​ нажмите команду​​«OK»​

1. ​ столбцов, её можно​ вкладку​.​ строка из выделенной​ по левому столбцу​​ группирует список из​​ привычную работу в​ показаны, а возле​

​ скрыть.​​Вуаля! Теперь Вы с​Скрываем выбранные столбцы в​ разгруппировывать столбцы при​ скрывает остальные данные​​выберите столбец, в​​, чтобы определить сколько​

​Группировать​​.​ сворачивать и разворачивать,​​«Данные»​​В нижнем левом углу​ области, а мне​​ сводной таблицы (столбец,​​ 150 детей по​​ Excel гораздо проще.​​ черты над сгруппированными​​Нажмите​​ лёгкостью сможете оставить​​ Excel​​ помощи инструмента «​ на листе.​ который необходимо вывести​

​ заказано футболок каждого​.​Теперь выделенные группы будут​ нажимая на знаки​.​ блока инструментов​ нужно чтобы выходила​ содержащий сгруппированные значения);​

Используем инструмент «Группировка», чтобы в один клик скрыть или отобразить столбцы

​ возрасту. Группы делятся​Будьте успешны вместе с​ столбцами появится специальная​Shift+Alt+Стрелка вправо​ для просмотра только​Используем инструмент «Группировка», чтобы​Группировка​Щелкните наивысший уровень, чтобы​ итог. В нашем​ размера (S, M,​Выделенные строки или столбцы​​ расформированы, а структура​​ «минус» и «плюс»​На ленте в блоке​«Структура»​ первая.​В появившемся меню нажать​ по возрастам от​ Excel!​ иконка со знаком​.​ нужные данные, а​ в один клик​

​».​ развернуть все данные​ примере это столбец​ L и XL).​ будут сгруппированы. В​ листа примет свой​ соответственно.​ инструментов​на ленте расположена​Это возможно, так​Разгруппировать​ 5 до 16​Урок подготовлен для Вас​ «​Появится диалоговое окно​ не нужные скрыть,​ скрыть или отобразить​Уметь скрывать столбцы в​ на листе. В​Размер​

1. ​ В результате рабочий​
2. ​ нашем примере это​ первоначальный вид.​
3. ​В Эксель можно создавать​​«Структура»​​ маленькая наклонная стрелочка.​
4. ​ как у меня​​(Ungroup).​​ лет.​​ командой сайта office-guru.ru​​—​​Группирование​​ чтобы они не​

​ столбцы​​ Excel очень полезно.​ нашем случае это​.​​ лист Excel обретет​​ столбцы A, B​​Как видим, создать группу​​ не только группы​​кликаем по кнопке​​ Кликаем по ней.​ перед глазами прайс,​

​Ошибка при группировке в​​Если нужно пойти еще​Источник: https://www.ablebits.com/office-addins-blog/2014/08/06/excel-hide-columns/​» (минус).​(Group). Выберите​​ отвлекали от текущей​​Вы хотите скрыть один​

1. ​ Может быть множество​​ уровень 3.​​Если все параметры заданы​ структуру в виде​ и C.​ столбцов или строк​ первого порядка, но​
2. ​«Группировать»​Открывается окно настройки группировки.​ в котором сделана​ сводной таблице:​​ дальше и объединить​​Перевел: Антон Андронов​

​Нажатие на​​Колонны​ задачи.​ или несколько столбцов​ причин не отображать​Вы также можете воспользоваться​ правильно, нажмите​

1. ​ групп по каждому​Чтобы разгруппировать данные в​​ довольно просто. В​​ и вложенные. Для​.​ Как видим по​ группировка заголовком группы​Выделенные объекты нельзя объединить​ возрастные группы в​​Автор: Антон Андронов​​минус​
2. ​(Columns) и нажмите​​Те, кто много работает​​ в таблице? Есть​ на экране какую-то​​ иконками​​ОК​​ размеру футболок, а​​ Excel, выделите сгруппированные​​ то же время,​​ этого, нужно в​Открывается небольшое окно, в​ умолчанию установлено, что​
3. ​ которой является верхняя​ в группу​ категории 5-8 лет,​Часто возникает необходимость выполнить​скроет столбцы, и​OK​ с таблицами, часто​ простой способ сделать​ часть таблицы (листа):​Показать​.​​ затем будет подсчитано​​ строки или столбцы,​ после проведения данной​ развернутом состоянии материнской​ котором нужно дать​​ итоги и наименования​​ строка.​​(Cannot group that​​ 9-12 лет и​​ группировку в сводной​​ «​, чтобы подтвердить выбор.​ используют возможность скрыть​ это:​

​Необходимо сравнить два или​или​Информация на листе будет​ общее количество футболок​ а затем щелкните​ процедуры пользователь может​ группы выделить в​ ответ, что мы​ по столбцам располагаются​Natali​ selection).​

​ 13-16 лет, то​ таблице по заголовкам​

​—​Подсказка:​
​ и отобразить столбцы.​
​Откройте лист Excel и​

​ более столбцов, но​

office-guru.ru

Группировка в сводной таблице Excel

​Скрыть детали​ сгруппирована, а под​ в каждой группе.​ команду​ значительно облегчить себе​ ней определенные ячейки,​ хотим сгруппировать –​ справа от них,​: Сама себя цитирую.​Иногда при попытке выполнить​ можно поступить вот​

Пример 1: Группировка в сводной таблице по дате

​ строки или столбца.​» превратится в «​Еще один путь​ Существует ещё один​ выделите столбцы, которые​ их разделяют несколько​, чтобы скрыть или​

​ каждой группой появятся​Прежде всего отсортируйте данные,​Разгруппировать​ работу с таблицей,​ которые вы собираетесь​

1. ​ строки или столбцы.​ а по строкам​В меню «ДанныеГруппа​ группировку в сводной​ так:​​ Для численных значений​​+​ к этому же​​ инструмент, который отлично​​ необходимо скрыть.​
2. ​ других столбцов. К​​ отобразить группы.​​ промежуточные итоги. В​​ для которых требуется​​.​ особенно если она​ сгруппировать отдельно. Затем​ Ставим переключатель в​

Пример 2: Группировка в сводной таблице по диапазону

​ – внизу. Многих​ и структураНастройка…»​ таблице оказывается, что​Кликните правой кнопкой мыши​ Excel может сделать​«. Нажатие на​ диалоговому окну:​ справляется с этой​Подсказка:​

​ примеру, Вы хотели​Со временем необходимость в​ нашем случае данные​ подвести итог. В​Чтобы скрыть группу в​ сильно большая. В​ следует провести одну​ позицию​

1. ​ пользователей это не​убрать галочку «итоги​ команда​ по левому столбцу​ это автоматически (в​​плюс​​Данные​ задачей, – Вы​​Чтобы выделить несмежные​​ бы сравнить столбцы​ промежуточных итогах пропадает,​​ сгруппированы по размеру​​ этом примере мы​​ Excel, нажмите иконку​​ этом случае также​ из тех процедур,​«Строки»​ устраивает, так как​ в строках под​Группировать​
2. ​ сводной таблицы (столбец​ том числе для​моментально отобразит все​>​​ оцените его по​​ столбцы, отметьте их​A​​ особенно, когда требуется​​ футболок, а количество​ подводим промежуточный итог​Скрыть детали​ может помочь создание​ какие были описаны​и жмем на​ удобнее, когда наименование​ данными»​

Как разгруппировать сводную таблицу

​(Group) в меню​ с возрастами) и​

• ​ дат и времени).​ скрытые в этой​Группировать​ достоинству! Этот инструмент​
• ​ щелчком левой кнопки​​и​​ иначе перегруппировать данные​

Распространённые ошибки при группировке в сводной таблице

​ заказанных футболок для​ для каждого размера​​(минус).​ вложенных групп. Провести​​ выше, в зависимости​ кнопку​

​ размещается сверху. Для​Сергей иванов​ не активна, или​ выберите команду​​ Далее это продемонстрировано​​ группе столбцы.​>​ – «​ мыши при нажатой​​Y​ на листе Excel.​​ каждого размера указано​ футболок, поэтому информация​Группа будет скрыта. Чтобы​ разгруппирование так же​ от того, со​«OK»​ этого нужно снять​: Даные-Группа и структура-Группировать-Разгруппировать​ появляется окно с​Группировать​ на примерах.​

​После выполнении группировки в​Группировать​Группировка​ клавише​​, а для этого​​ Если Вы более​ под соответствующей группой.​ на листе Excel​ показать скрытую группу,​ просто, как и​ столбцами вы работаете​

​.​ галочку с соответствующего​
​Помогаю по учебе​
​ сообщением об ошибке​

​(Group). Появится диалоговое​

office-guru.ru

Как в Excel сделать группировку строк?

​Предположим, мы создали сводную​ верхнем левом углу​(Data > Group​». Бывает так, что​Ctrl​ удобнее расположить их​ не хотите видеть​
​При подведении промежуточных итогов​ должна быть отсортирована​ нажмите иконку​ сгруппировать данные.​ или со строками.​На этом создание группы​ пункта. В общем,​

​: Спасибо! Полезный совет.​​Выделенные объекты нельзя объединить​
​ окно​ таблицу (как на​
​ появляются маленькие цифры.​ > Group).​ на одном листе​

​.​​ рядом. Кстати, в​

​ промежуточные итоги, их​​ в Excel рабочий​

​ по столбцу​

Я точно знаю, что вы любите использовать сводные таблицы. Ведь так? Без сомнения, сводная таблица именно тот инструмент, который поможет помочь вам стать опытным пользователем Excel.

Когда дело доходит до анализа данных, быстрой и эффективной отчетности или представления обобщенных данных, ничто не может превзойти сводную таблицу. Она динамична и гибка.

Даже при сравнении формул и сводной таблицы понятно, что сводные таблицы проще в использовании и управлении.

Так к чему это я? Если вы хотите прокачать свои навыки Excel, нужно стать круче в сводных таблицах. И лучший способ — иметь список советов и приемов, которые вы точно сможете освоить. Давайте начнем.

Сначала прочтите это

• Во всем этом списке я использую слова «Вкладка Анализ» и «Вкладка Конструктор». Чтобы эти вкладки появились в ленте, сначала нужно щелкнуть по сводной таблице.
• Помимо этого обязательно скачайте пример файла ниже, чтобы сразу применять советы на практике.

Подготовка исходных данных для сводной таблицы

Когда вы собираетесь создать новую сводную таблицу, важно потратить несколько минут, чтобы просмотреть исходные данные и убедитесь, что все в порядке, и они готовы к работе.

1. Нет пустых столбцов и строк в исходных данных

Один из пунктов, которые вы должны контролировать в исходных данных, — это отсутствие пустых строк и столбцов. Если в исходнике есть пустая строка или столбец, то при создании сводной таблицы Excel будет принимать данные только до этой строки или столбца.

Поэтому убедитесь, что вы удалили эту пустую строку или столбец.

2. Нет пустых ячеек в столбце значений

Помимо пустой строки и столбца у вас не должно быть пустой ячейки в столбце, где у вас есть значения. Особенно, если вы собираетесь использовать этот столбец в качестве поля значения в сводной таблице.

Основная причина этой проверки в том, что если у вас есть пустая ячейка в столбце поля значений, Excel будет применять счет (количество) в сводной вместо суммы значений.

3. Данные должны быть в правильном формате

Исходные данные, использующиеся для создания сводной таблицы, должны быть в правильном формате. Предположим, у вас есть даты в столбце, но столбец отформатирован как текст. В этом случае Excel не сможет сгруппировать эти даты по месяцам или годам.

4. Используйте таблицу в качестве исходных данных

Прежде чем создавать сводную таблицу, вы должны преобразовать исходные данные в таблицу.

Таблица расширяется, когда вы добавляете в нее новые данные автоматически. Таким образом, нет необходимости обновлять исходный диапазон снова и снова.

1. Выберите ваши данные целиком или любую из ячеек.
2. Нажмите сочетание клавиш Ctrl + T.
3. Нажмите ОК.

Excel преобразует ваши данные в таблицу, а затем вы можете создать сводную таблицу с этими данными.

5. Удалить итоги из данных

И последнее, но не менее важное: обязательно удалите итоговую сумму из источника данных.

Причиной в следующем: если у вас есть исходные данные с общими итогами, Excel примет эти итоги в качестве значений, а значения в сводной таблице будут увеличены в два раза.

Совет: если вы применили таблицу в качестве источника данных, Excel не будет включать эту сумму при создании сводной таблицы.

Советы, которые помогут вам при создании сводной таблицы

Как только вы привели исходные данные в порядок, создание сводной таблицы — это пара пустяков. Но…

Я перечислил некоторые важные моменты, которые можете использовать при создании сводной таблицы.

1. Рекомендуемые сводные таблицы

Во вкладке «Вставка» есть опция «Рекомендуемые сводные таблицы». Когда вы нажимаете эту кнопку, Excel показывает набор сводных таблиц, подходящих к имеющимся у вас данным.

Эта опция может вам пригодится, когда у вас сложный набор данных.

2. Создание сводной таблицы из быстрого анализа

В Excel есть инструмент под названием «Быстрый анализ», который похож на быструю панель инструментов, которая появляется всякий раз, когда вы выбираете данные. С помощью этого инструмента вы можете создать сводную таблицу.

Быстрый анализ ➜ Таблицы ➜ Сводная таблица.

3. Внешняя рабочая книга как источник сводной таблицы

Это один из самых полезных советов из этого списка, который я хочу, чтобы вы начали использовать в дальнейшем.

Предположим, вы хотите создать сводную таблицу из книги, которая находится в другой папке, и вы не хотите добавлять данные из этой книги на свой текущий лист. Как тогда связать эти файлы? Вот, что нужно сделать:

• В диалоговом окне создания сводной таблицы выберите «Использовать внешний источник данных».

• После этого перейдите на вкладку «Выбрать подключение», нажмите «Найти другие».

• Найдите файл, который вы хотите использовать и выберите его.
• Нажмите ОК.
• Теперь выберите лист, на котором у вас есть данные.

• Нажмите ОК (дважды).

Теперь вы можете создать сводную таблицу со всеми параметрами полей из внешнего исходного файла.

4. Мастер сводных таблиц и диаграмм

Вместо создания сводной таблицы на вкладке «Вставка» вы также можете использовать «Мастер сводных таблиц и диаграмм».

Единственное, что мне нравится в мастере, — это возможность объединить несколько таблиц перед созданием сводной таблицы.

Чтобы открыть мастер нужно:

• Щелкаем кнопку настройки панели быстрого доступа и нажимаем «Другие команды».

• На вкладке «Настройка» находим «Мастер сводных таблиц и диаграмм». Добавляем инструмент в панель быстрого доступа.

• Вот так выглядит значок после добавления

5. Поиск полей

Есть проблема, с которой мы все сталкиваемся при создании сводной таблицы с очень большим количеством данных, приходится искать нужно поле прежде, чем вставить его. Вы можете быстро находить нужные поля, не используя прокрутку, благодаря новой функции поиска в сводной таблице (с Excel 2016).

Когда вы начинаете вводить текст в поле поиска, он начинает фильтровать столбцы.

6. Измените стиль окна поля сводной таблицы

Существует опция, которую вы можете использовать для изменения стиля окна «Поля сводной таблицы».

Нажмите на значок шестеренки в правом верхнем углу и выберите стиль, который вы хотите применить.

7. Порядок сортировки вашего списка полей

Если у вас большой набор данных, вы можете отсортировать список полей, используя порядок от A до Я, чтобы вам было легче найти необходимые поля.

Нажмите на значок шестеренки в правом верхнем углу и выберите «Сортировать от А до Я». По умолчанию поля сортируются по исходным данным.

8. Скрыть / Показать список полей

Со мной случается так, что когда я создаю сводную таблицу и снова нажимаю на нее, в правой части отображается «Список полей». Это происходит каждый раз, когда я нажимаю на сводную таблицу. Что ж, лучший способ избежать этого — отключить «Список полей».

Для этого вам просто нужно нажать кнопку «Список полей» на вкладке Анализ.

9. Наименование сводной таблицы

После того, как вы создадите сводную таблицу, я думаю, что вам нужно сделать следующее: назвать ее.

Для этого вы можете перейти на вкладку «Анализ» ➜ «Сводная таблица» и затем ввести новое имя.

10. Создайте сводную таблицу в Excel Online версии

Недавно в онлайн-приложении Excel (ограниченные параметры) была добавлена ​​возможность создания сводной таблицы.

Это так же просто, как создать сводную таблицу привычном Excel:

• На вкладке «Вставка» нажмите кнопку «Сводная таблица»
• Затем выберите диапазон данных источника

• Укажите лист, куда вы хотите вставить таблицу
• Нажмите ОК.

11. Код VBA для создания сводной таблицы в Excel

Если вы хотите автоматизировать процесс создания сводной таблицы, вы можете использовать для этого код VBA.

Вы можете скачать файл с исходными данными и кодом макроса, работа которого проиллюстрирована выше.

Форматирование сводной таблицы как PRO

Мы часто используем сводные таблицы в качестве отчетов. Excel должен знать параметры форматирования, которые помогут вам преобразовать вашу сводную таблицу по умолчанию.

1. Изменение стиля сводной таблицы или создание нового стиля

В сводной таблице есть несколько стандартных стилей в Excel, которые можно применить одним щелчком мыши. На вкладке Конструктор вы можете найти «Стили сводной таблицы». Раскрыв это поле, вы можете просто выбрать стиль, который вам понравится.

Если вы хотите создать новый стиль, индивидуальный, вы можете сделать это, используя опцию «Создать стиль сводной таблицы».

После того, как вы сделали свой собственный стиль, сохраните его для дальнейшего использования.

2. Сохраняйте форматирование ячеек при обновлении сводной таблицы

Это нужно делать с каждой созданной вами сводной таблицей.

• Щелкните правой кнопкой мыши по сводной таблице и перейдите к параметрам сводной таблицы

• Отметьте «Сохранять форматирование ячеек при обновлении».

Преимущество этих опций заключается в том, что при обновлении сводной таблицы вы не потеряете имеющееся у вас форматирование.

3. Отключите автоматическое обновление ширины сводной таблицы

Для этого перейдите в «Параметры сводной таблицы» и снимите флажок «Автоматически изменять ширину столбцов при обновлении».

Нажмите ОК после этого.

4. Повторите подписи элементов

Когда вы используете более одного элемента в сводной таблице, вы можете просто повторить подписи. Это позволяет легко понять структуру сводной таблицы. Вот следующие шаги:

• Выберите сводную таблицу и перейдите на вкладку «Конструктор».
• Найдите кнопку «Макет» ➜ «Макет отчета» ➜ «Повторять все подписи элементов».

5. Форматирование значений

В большинстве случаев вам нужно форматировать значения после создания сводной таблицы. Например, если вы хотите изменить количество десятичных знаков в числах. Все, что вам нужно сделать, это выбрать столбец значений и открыть «Формат ячеек».

В этой опции вы можете изменить количество десятичных знаков и другие.

6. Изменить стиль шрифта

Одна из моих любимых особенностей форматирования — это изменение стиля шрифта для сводной таблицы. Вы можете использовать опцию форматирования, но самый простой способ это сделать — перейти на вкладку «Главная».

Выберите всю сводную таблицу, а затем выберите стиль шрифта.

7. Скрыть/показать промежуточные итоги

Когда вы добавляете в сводную таблицу более чем одно поле, появляются промежуточные итоги. Но иногда нет необходимости их показывать.

В такой ситуации вы можете скрыть их, выполнив следующие действия:

• Нажмите на сводную таблицу и перейдите на вкладку Конструктор.
• Перейдите в Макет ➜ Промежуточные итоги ➜ Не показывать промежуточные суммы.

8. Скрыть / показать общий итог

Так же, как промежуточные итоги, вы можете скрывать и показывать общие итоги. Ниже приведены простые шаги, чтобы сделать это.

• Нажмите на сводную таблицу и перейдите на вкладку Конструктор.
• Выберите «Макет» ➜ «Общие итоги» ➜ «Отключить для строк и столбцов».

9. Два формата чисел в одной сводной таблице

В обычной сводной таблице у нас есть единственный формат значений в столбце значений. Но есть несколько ситуаций, когда вам нужны разные форматы в одной сводной таблице, как показано ниже.

Для этого вам нужно использовать пользовательское форматирование.

10. Применение темы к сводной таблице

В Excel есть стандартные цветовые темы, которые можно использовать со сводными таблицами. Перейдите на вкладку «Разметка страницы» и нажмите на выпадающий список «Темы».

Существует более 32 тем, которые вы можете применить одним щелчком мыши. Также вы можете сохранить текущий стиль форматирования в качестве темы.

11. Изменение макета сводной таблицы

Для каждой сводной таблицы можно выбрать макет. В Excel (после версии 2007) есть три разных макета.

На вкладке «Конструктор» перейдите к «Макету» ➜ «Макет отчета» и выберите макет, который вы хотите применить.

12. Чередующиеся строки и столбцы

Первое, что я делаю, когда создаю сводную таблицу, применяю «Чередующиеся строки и столбцы». Для этого перейдите на вкладку «Конструктор» и отметьте галочкой «Чередующиеся столбцы» и «Чередующиеся сроки».

Фильтрация данных в сводной таблице

Что делает сводную таблицу одним из самых мощных инструментов анализа данных? Это фильтры.

Опции, которые я перечислил, могут выжать больше из сводной таблицы.

1. Отключить / включить фильтры

Как и с обычным фильтром, вы можете включать и выключать фильтры в сводной таблице.

На вкладке «Анализ» можно нажать кнопку «Заголовки полей», чтобы включить или выключить фильтры.

2. Сохранить отфильтрованные значения

Если вы хотите использовать значения в ячейках, полученные после применения фильтра, нужно сделать следующее:

• Примените фильтр к таблице
• Щелкните правой кнопкой мыши
• Перейдите в Фильтр
• Выберите «Сохранить только выделенные элементы

3. Скрыть выделенные элементы

Отфильтрованные значения можно не только сохранить, но и скрыть.

Для этого перейдите в «Фильтр» и после этого выберите «Скрыть выделенные элементы».

4. Фильтр по подписи и значению

Помимо обычных фильтров, вы можете использовать фильтр по подписи и значению. Можно вводить определенное значение или использовать критерии для фильтрации.

Фильтр по подписи:

Фильтр по значению:

5. Используйте фильтры подписи и значений вместе

Как я уже говорил в предыдущем пункте, можно выбрать фильтр по подписи или по значению. Но вы можете активировать опцию, чтобы использовать оба этих фильтра вместе.

• Прежде всего, откройте «Параметры сводной таблицы» и перейдите на вкладку «Итоги и фильтры».
• Отметьте «Разрешить несколько фильтров для поля».

• После этого нажмите ОК.

6. Фильтр 10 первых значений

Один из моих любимых параметров в фильтрах — фильтровать «10 лучших значений». Этот параметр фильтра полезен при создании мгновенного отчета.

Для этого вам нужно перейти к «Фильтру по значению», нажать «Первые 10», а затем нажать «ОК».

7. Фильтруйте из окна «Поля сводной таблицы»

Если вы хотите фильтровать при создании сводной таблицы, вы можете сделать это из окна «Поля сводной таблицы».

Чтобы отфильтровать значения, вы можете нажать на стрелку вниз с правой стороны и отфильтровать значения, как вам нужно.

8. Добавить срез

Одна из лучших фишек, которую я нашел для фильтрации данных в сводной таблице, — это использование среза. Все, что нужно для вставки среза:

• Перейдите на вкладку «Анализ»
• В группе «Фильтр» нажмите кнопку «Вставить срез»

• После этого выберите поле, для которого вы хотите вставить срез
• Нажмите кнопку ОК.

9. Форматирование среза и других параметров

Вставив срез, вы можете изменить его стиль и формат:

• Выберите срез и перейдите на вкладку «Параметры»
• В «Стилях среза» щелкните раскрывающийся список и выберите стиль, который хотите применить.

Помимо стилей, вы можете изменить настройки: нажмите кнопку «Настройка среза», чтобы открыть окно настроек.

Изменяйте настройки, как вам нужно, и нажмите ОК в конце.

10. Один срез для всех сводных таблиц

Когда вы работаете с несколькими сводными таблицами, сложно контролировать их все. Но если вы подключите к ним один срез, вы сможете без усилий управлять ими.

Следуйте этим шагам:

• Прежде всего, вставьте срез.
• Щелкните правой кнопкой мыши на срезе и выберите «Подключения к отчетам».

• В диалоговом окне выберите все таблицы и нажмите ОК.

Теперь вы можете просто отфильтровать все сводные таблицы с помощью одного среза.

11. Добавить временную шкалу

В отличие от среза, временная шкала — это специальный инструмент фильтрации дат, и он намного мощнее, чем обычный фильтр.

Чтобы вставить шкалу, все, что вам нужно сделать:

• Перейти на вкладку «Анализ»
• В группе «Фильтр» нажать кнопку «Вставить временную шкалу».

• После этого выберите «Дата» и нажмите OK.

12. Форматирование временной шкалы

После того, как вы вставите временную шкалу, вы можете изменить ее стиль и формат.

• Выберите шкалу и перейдите на вкладку «Параметры».
• В «Стилях временной шкалы» щелкните раскрывающийся список и выберите стиль, который хотите применить.

Помимо стилей, вы можете изменить настройки на этой же вкладке:

13. Фильтр с использованием подстановочных знаков

Вы можете использовать символы подстановки во всех параметрах фильтра, где вам нужно ввести значение для фильтрации.

Посмотрите на приведенный ниже пример, где я использовал звездочку для фильтрации значений, начинающихся с цифры 1.

14. Очистить все фильтры

Если вы применили фильтры к нескольким полям, вы можете удалить все эти фильтры на вкладке «Анализ» ➜ «Действия» ➜ «Очистить» ➜ «Очистить фильтры».

Как улучшить сводную таблицу

Работать с сводной таблицей будет проще, если вы будете знать советы, которые я дал выше. Советы же этого раздела помогут вам экономить более 2 часов каждую неделю.

1. Обновить сводную таблицу вручную

Сводные таблицы динамичны. Поэтому, когда вы добавляете новые данные или обновляете исходные, вам необходимо обновить и сводную.

Обновить сводную таблицу очень просто:

• Первый способ: щелкните правой кнопкой мыши на таблице и выберите «Обновить».

• Второй способ: перейдите на вкладку «Анализ» и нажмите кнопку «Обновить».

2. Обновлять сводную таблицу при открытии файла

В Excel есть простая опция, которую вы можете активировать и заставить сводную таблицу обновляться автоматически при каждом открытии книги. Для этого нужно сделать:

• Прежде всего, щелкните правой кнопкой мыши на сводной таблице и перейдите к «Параметры сводной таблицы».
• После этого перейдите на вкладку «Данные» и отметьте галочкой «Обновить при открытии файла».

• В конце нажмите ОК.

Теперь каждый раз, когда вы открываете книгу, эта сводная таблица будет обновляться мгновенно.

3. Обновлять данные через определенный интервал времени

Если вы хотите обновлять свою сводную таблицу автоматически после определенного интервала, тогда этот совет для вас.

Как это сделать?

• Прежде всего, при создании сводной таблицы в окне «Создание сводной таблицы» установите флажок «Добавить эти данные в модель данных».

• Как только вы создадите сводную таблицу, выберите любую из ячеек и перейдите на вкладку «Анализ».
• Далее выберите «Данные» ➜ «Источник данных» ➜ «Свойства подключения».

• Теперь в «Свойствах подключения» на вкладке «Использование» отметьте галочкой «Обновлять каждые» и введите минуты.

• В конце нажмите ОК.

Теперь после определенного периода, который вы ввели, ваша сводная будет автоматически обновляться.

4. Заменить ошибки значением

Когда у вас есть ошибки в исходных данных, они отражаются и в сводной таблице, это совсем нехорошо. Лучший способ — заменить эти ошибки определенным значением.

• Прежде всего, щелкните правой кнопкой мыши на своей сводной таблице и откройте ее параметры.
• Теперь в «Макет и формат», отметьте «Для ошибок отображать» и введите значение в поле ввода.

• Нажмите ОК.

Теперь вместо ошибок у вас будет указанное вами значение.

5. Замените пустые ячейки

Допустим, у вас есть свод данных о продажах, и есть пустые ячейки. Человек, который не знает, почему эти клетки пустые, может спросить вас об этом. Так что лучше заменить его понятным словом.

Для этого нужно выполнить:

• Щелкните правой кнопкой мыши на вашей сводной таблице и откройте ее параметры.
• В «Макет и формат», отметьте галочкой «Для пустых ячеек отображать» и введите значение в поле ввода.

• В конце нажмите ОК.

Теперь вместо пустых ячеек у вас будет указанное вами значение.

6. Определите числовой формат

Чтобы быстро поменять формат чисел, необходимо сделать следующее:

• Щелкните правой кнопкой мыши на вашей сводной таблице
• Теперь выберите «Числовой формат»

• В открывшемся окне найдите нужный вам формат
• Нажмите ОК

7. Добавьте пустую строку после каждого элемента

Предположим, что у вас есть большая сводная таблица. Для лучшей читабельности можно вставить пустую строку после каждого элемента.

• Выберите сводную таблицу и перейдите на вкладку «Конструктор».
• Далее «Макет» ➜ «Пустые строки» ➜ «Вставить пустую строку после каждого элемента».

8. Перетащите элементы в сводную таблицу

Когда у вас длинный список элементов, вы можете располагать их в произвольном порядке, просто перетаскивая их мышью.

9. Создание множества сводных таблиц из одной

Предположим, вы создали сводную таблицу на основе месячных данных о продажах и использовали продукты в качестве фильтра отчетов. С опцией «Отобразить страницы фильтра отчетов» вы можете создать несколько листов со сводными таблицами для каждого продукта.

Допустим, если у вас есть 4 продукта в сводной, вы можете создать 4 различных рабочих листа одним щелчком мыши.

Как это сделать:

• Выберите свою таблицу и перейдите на вкладку Анализ
• Перейдите в сводную таблицу ➜ Параметры ➜ Отобразить страницы фильтра отчета

Теперь у вас есть четыре сводные таблицы на четырех отдельных листах.

10. Вариант расчета стоимости

Когда вы добавляете данные в поле значения, он показывает Сумму или Количество, но есть несколько вариантов для вычисления:

• Выберите ячейку в столбце значений и щелкните правой кнопкой мыши
• Откройте «Параметры поля значений»

• Выберите тип расчета из списка, который вы хотите отобразить в сводной таблице.

11. Столбец с нарастающим итогом в сводной таблице

Допустим, у вас есть данные продаж по кварталам, но для расчета годовой премии необходимо видеть сумму нарастающим итогом.

Вот шаги:

• Добавьте Сумму два раза в поле Значение
• Щелкните правой кнопкой мыши и выберите «Параметры поля значений».
• В раскрывающемся списке «Дополнительные вычисления» выберите «С нарастающим итогом в поле».

• В конце нажмите ОК.

12. Добавить ранги в сводную таблицу

Ранжирование дает вам отличный способ анализа. Для вставки столбца ранга в сводную таблицу необходимо:

• Прежде всего, вставьте одно и то же поле данных дважды в сводную таблицу.
• Щелкните по столбцу второго поля нему правой кнопкой мыши и откройте «Параметры поля значений».
• Перейдите на вкладку «Дополнительные вычисления» и выберите «Ранг от самого большого до самого маленького».

• Нажмите ОК.

13. Добавьте долю в процентах

У вас есть сводная таблица с данными продаж. Вы хотите рассчитать процентную долю всех продуктов в общем объеме продаж.

Для этого нужно:

• Вставьте одно и то же поле данных дважды в сводную таблицу.
• Щелкните по столбцу второго поля правой кнопкой мыши и откройте «Параметры поля значений».
• Перейдите на вкладку «Дополнительные вычисления» и выберите «% от общей суммы».

• Нажмите ОК.

14. Переместите сводную таблицу на новый лист

При создании сводной таблицы Excel может добавить ее на существующий или новый лист. А что если нужно переместить уже существующую таблицу на новый лист?

Для этого перейдите на вкладку «Анализ» ➜ Действия ➜ Переместить.

15. Отключить GetPivotData

Бывают ситуации, когда вам нужно сослаться на ячейку в сводной. При этом может возникнуть проблема, потому что когда вы ссылаетесь на ячейку в сводной таблице Excel, автоматически используйте функцию GetPivotData. Лучше всего отключить ее, и вот шаги:

• Перейдите на вкладку «Файл» ➜ «Параметры».
• Далее к пункту «Формулы» ➜ «Работа с формулами» и снимите флажок «Использовать функции GetPivotData для ссылок в сводной таблице».

Вы также можете использовать код VBA для этого:

Sub deactivateGetPivotData()
Application.GenerateGetPivotData = False
End Sub

16. Группы даты в сводной таблице

Представьте, что вы хотите создать сводную таблицу с разбивкой по месяцам, но в ваших данных есть только даты. В этой ситуации можно добавить дополнительный столбец для месяцев.

Но лучший способ — воспользоваться методом группировки дат в сводной таблице, вспомогательный столбец будет не нужен.

Используйте следующие шаги:

• Сначала вам нужно вставить дату в качестве элемента строки в сводную таблицу.

• Щелкните правой кнопкой мыши на сводной таблице и выберите «Группировать…».

• Выберите «Месяц» и нажмите «ОК».

Excel сгруппирует все даты в месяцы.

17. Группировка числовых данных

Как и даты, вы также можете группировать числовые значения. Шаги просты:

• Щелкните правой кнопкой мыши на сводной таблице и выберите «Группировать…».
• Введите значения для создания диапазона групп, поле «с шагом» и нажмите «ОК».

18. Группировка столбцов

Чтобы сгруппировать столбцы так же, как строки, вы можете использовать те же шаги. Но вам нужно сначала выбрать заголовок столбца.

19. Разгруппировать строки и столбцы

Если вам не нужны группы в сводной таблице, вы можете просто разгруппировать ее, щелкнув правой кнопкой мыши и выбрав «Разгруппировать».

20. Использование расчета в сводной таблице

Чтобы стать продвинутым пользователем сводной таблицы, вы должны научиться создавать вычисляемое поле. В приведенной ниже сводной таблице вам нужно создать новые данные, умножив поле данных на 10.

В этой ситуации вместо создания отдельного столбца в сводной таблице можно вставить вычисляемое поле.

21. Список используемых формул

После того, как вы добавили вычисляемое поле в сводную таблицу, вы можете увидеть список используемых в ней формул.

Для этого просто перейдите на вкладку «Анализ» ➜ Вычисления ➜ Поля, элементы и наборы ➜ Вывести формулы.

Вы сразу получите новый лист со списком формул, используемых в сводной таблице.

22. Получить список уникальных значений

Если у вас есть повторяющиеся значения в вашей дате, вы можете использовать сводную таблицу, чтобы получить список уникальных значений.

• Прежде всего, вам нужно вставить сводную таблицу, а затем добавить столбец, в котором у вас есть повторяющиеся значения, в качестве поля строки.
• После этого скопируйте это поле и вставьте его как значения.
• Теперь список, который у вас есть в качестве значений, представляет собой список уникальных значений.

Мне нравится использование сводной таблицы для проверки уникальных значений тем, что она настраивается один раз.

23. Показать элементы без данных

Допустим, у вас есть записи в ваших исходных данных, где нет значений или нулевых значений. Вы можете активировать опцию «Отображать пустые элементы».

• Щелкните правой кнопкой мыши на поле и откройте «Параметры поля».
• Перейдите в «Разметка и печать» и отметьте «Отображать пустые элементы» и нажмите «ОК».

Все элементы, у которых нет данных, будут показаны в сводной таблице.

24. Отличие от предыдущего значения

Это один из моих любимых трюков сводной таблицы. Вы можете создать столбец, в котором будет отображаться отличие текущих значений от предыдущего значения.

Допустим, у вас есть таблица с месячными значениями, вы можете добавить столбец значений разницы за предыдущий месяц, как показано ниже.

Вот шаги:

• Добавите столбец, в котором у вас есть данные, дважды в поле значения.

• После этого для второго поля откройте «Параметры поля значений» и «Дополнительные вычисления».
• Теперь из выпадающего списка выберите «Отличие» и выберите «Кварталы» и «(назад)» в Элемент.
• В конце нажмите ОК.

Excel мгновенно преобразует столбец значений в столбец с отличием от предыдущего.

25. Отключить отображение деталей

Если дважды щелкнуть ячейку значения в сводной таблице, она покажет данные «скрытые» за этим значением.

Это удобно, но не всегда нужно. Поэтому вы можете отключить эту функцию при необходимости. Все, что вам нужно сделать, это открыть параметры сводной таблицы и перейти на вкладку «Данные» и снять флажок «Разрешить отображение деталей».

26. Сводная таблица в PowerPoint

Ниже приведены простые шаги для вставки сводной таблицы в слайд PowerPoint.

• Выберите сводную таблицу и скопируйте ее.
• После этого перейдите к слайду PowerPoint и откройте Специальную вставку.

• Теперь в диалоговом окне выберите «Объект Microsoft Excel» и нажмите «ОК».
• Чтобы внести изменения в сводную таблицу, необходимо дважды щелкнуть по ней.

27. Добавить сводную таблицу в документ Word

Чтобы добавить сводную таблицу в Microsoft Word, необходимо выполнить те же действия, что и в PowerPoint.

28. Развернуть / свернуть заголовки полей

Если у вас есть более одного поля в строке или столбце, вы можете развернуть или свернуть внешние поля.

Вам нужно нажать на кнопку «+», чтобы развернуть, и кнопку «-«, чтобы свернуть.

Чтобы развернуть или свернуть все группы за один раз, вы можете щелкнуть правой кнопкой мыши и выбрать опцию.

29. Скрыть / показать кнопки

Если вам не нужны кнопки для разворачивания и сворачивания групп, вы можете скрыть их.

30. Считать только числа

В сводной таблице есть опция, в которой вы можете посчитать количество ячеек с числовым значением.

Для этого все, что вам нужно сделать, это открыть «Параметры поля значений» и выбрать «Количество чисел» в Операциях, а затем нажать «ОК».

31. Сортировка элементов

Да, вы можете сортировать по соответствующим значениям. Все, что вам нужно сделать:

• Открыть фильтр и выбрать «Дополнительные параметры сортировки».

• Затем выбрать «по возрастанию (от A до Я) по полю:»

• Выбрать столбец для сортировки и нажать «ОК».

Если у вас есть несколько столбцов, вы можете использовать сортировку только для одного из них.

32. Пользовательский порядок сортировки

Да, вы можете использовать пользовательский порядок сортировки для вашей сводной таблицы. Для этого:

• Откройте «Дополнительные параметры сортировки»

• Нажмите «Дополнительно»

• Снимите флажок «Автоматическая сортировка при каждом обновлении отчета».

• После этого выберите порядок сортировки и нажмите ОК в конце.

Вам необходимо создать новый пользовательский порядок сортировки, а затем создать его на вкладке «Файл» ➜ «Параметры» ➜ «Дополнительно» ➜ «Общие» ➜ «Создать списки для сортировки и заполнения: Изменить списки».

33. Отсроченный макет

Если вы включите «Отложить обновление макета», а затем перетащите поля между областями, ваша сводная таблица не будет обновляться.

Чтобы применить изменения, нужно нажать кнопку «Обновить», расположенную ниже в углу полей сводной таблицы.

34. Изменение имени поля

Когда вы вставляете поле значения, имя, которое присваивается полю, выглядит примерно так: «Сумма по полю» или «Количество по полю».

Но иногда (на самом деле, всегда) вам нужно изменить это имя на «Сумма» и «Количество». Для этого все, что вам нужно сделать, это удалить все кроме слов «Количество» или «Сумма» из ячейки и добавить пробел в конце имени.

35. Выберите всю сводную таблицу

Если вы хотите выбрать всю сводную таблицу сразу:

Выберите любую из ячеек в сводной таблице и используйте сочетание клавиш Ctrl + A.

Или же…

Перейдите на вкладку «Анализ» ➜ Выделить ➜ Всю сводную таблицу.

36. Преобразовать в значения

Если вы хотите преобразовать сводную таблицу в значения, вам нужно сделать следующее:

• Выбрать всю сводную таблицу
• Используйте Ctrl + C, чтобы скопировать ее
• Затем вставьте с помощью Специальной вставки только значения.

37. Используйте сводную таблицу на защищенном листе

Когда вы защищаете лист, на котором у вас есть сводная таблица, поставьте галочку: «Использовать сводную таблицу и сводную диаграмму» из раздела «Разрешить всем пользователям этого листа:».

38. Дважды щелкните, чтобы открыть настройки поля значения

Если вы хотите открыть «Параметры поля значений» для определенного столбца значений, лучший способ — дважды щелкнуть его заголовок.

Совместное использование сводных таблиц

Сводные таблицы являются одним из наиболее эффективных и простых способов создания отчетов. И мы довольно часто делимся отчетами с другими.

Ниже я поделился некоторыми полезными советами, которые помогут вам легко поделиться сводной таблицей.

1. Уменьшите размер отчета сводной таблицы

Вы, наверное, думаете так: когда я создаю сводную таблицу с нуля, Excel создает кэш сводной. Таким образом, чем больше сводных таблиц, которые вы создаете с нуля, тем больше кэша, который создаст Excel. Следовательно ваш файл станет больше..

Так какой в ​​этом смысл?

Убедитесь, что все сводные таблицы из одного источника данных имеют одинаковый кэш. Вы спросите, как это сделать?

Просто, когда вам нужно создать вторую, третью или четвертую таблицу, просто скопируйте и вставьте первую и внесите в нее изменения.

2. Удалите исходные данные

Еще одна вещь, которую вы можете сделать перед отправкой сводной таблицы кому-либо, это удалить исходные данные. При этом ваша таблица все еще будет работать отлично.

А если кому-то понадобятся исходные данные, можно получить их, щелкнув по общей сумме сводной таблицы.

3. Сохраните сводную таблицу как веб-страницу [HTML]

Еще один способ поделиться сводной таблицей с кем-то — это создать веб-страницу. Да, простой HTML-файл со сводной таблицей. Для этого:

• Сохраните рабочую книгу, как веб-страницу .

• В окне «Публикация веб-страницы» выберите сводную таблицу и нажмите «Опубликовать».

Теперь вы можете отправить эту HTML-страницу любому, и получатель сможет просматривать сводную таблицу (не редактируемую) даже на своем мобильном телефоне.

4. Создание сводной таблицы с помощью рабочей книги с веб-адреса

Допустим, у вас есть веб-ссылка на файл Excel, как показано ниже:

https://excelpedia.ru/book1.xlsx

В этой книге у вас есть данные, из которых вам необходимо создать сводную таблицу. Ответ к этой задаче: POWER QUERY.

Прежде всего, перейдите на вкладку «Данные» ➜ «Получение внешних данных» ➜ Из Интернета.

• Теперь в диалоговом окне «Из Интернета» введите веб-адрес книги и нажмите «ОК».
• После этого выберите рабочий лист и нажмите «Импорт».
• Далее выберите отчет сводной таблицы и нажмите ОК.

На этом этапе у вас есть пустая сводная таблица, которая связана с рабочей книгой с веб-адреса, который вы ввели. Теперь вы можете создать сводную таблицу, как вы хотите.

Условное форматирование в сводной таблице

Для меня условное форматирование — это разумное форматирование. Я думаю, вы согласны с этим. Но когда дело доходит до сводной таблицы условное форматирование работает магия.

1. Применение общих параметров УФ

Есть много опции Условного форматирования, доступные для использования со сводной таблицей.

➜ вот руководство, которое может помочь вам изучить различные способы использования Условного форматирования в сводных таблицах.

2. Выделите 10 лучших значений

Вместо фильтрации вы можете выделить 10 лучших значений в сводной таблице. Для этого вам нужно использовать условное форматирование.

Нужны следующие шаги:

• Выберите любую из ячеек в столбце значений в сводной таблице.
• Перейдите на вкладку «Главная» ➜ «Стили» ➜ «Условное форматирование».
• Теперь в условном форматировании перейдите в раздел «Правила отбора первых и последних значений» ➜ Первые 10 элементов.

• Выберите цвет в окошке.

• В конце нажмите ОК.

3. Удалить Условное форматирование из сводной таблицы

Вы можете просто удалить условное форматирование из сводной таблицы, используя следующие шаги:

• Выберите любую из ячеек в сводной таблице.
• Перейдите на вкладку «Главная» ➜ «Стили» ➜ «Условное форматирование» ➜ «Удалить правила» ➜ «Удалить правила из этой сводной таблицы».

Если у вас есть несколько сводных таблиц, вам нужно удалить условное форматирование поочередно.

Использование сводных диаграмм со сводными таблицами

Я большой поклонник сводной диаграммы. Если вы знаете, как правильно использовать сводную диаграмму, в ваших руках один из лучших инструментов Excel.

Вот некоторые приемы, овладев которыми вы сможете стать профи сводной диаграммы в кратчайшие сроки.

1. Вставка сводной диаграммы

Есть горячие клавиши для вставки сводной диаграммы, но вы можете использовать следующие шаги:

• Выберите ячейку из сводной таблицы и перейдите на вкладку «Анализ».
• На вкладке «Анализ» нажмите «Сводная диаграмма».

Excel мгновенно создаст сводную диаграмму из имеющейся у вас сводной таблицы.

2. Создание гистограммы с использованием сводной диаграммы и сводной таблицы

Сводная таблица и сводная диаграмма — мой любимый способ создания гистограммы в Excel.

3. Отключите кнопки из сводной диаграммы

Когда вы вставляете новую сводную диаграмму, она появляется с несколькими кнопками для ее фильтрации, которые не всегда полезны. Можно скрыть часть из них или все.

Щелкните правой кнопкой мыши по кнопке и выберите из списка «Скрыть кнопки поля значения на диаграмме», чтобы скрыть выбранную кнопку, или нажмите «Скрыть все кнопки полей на диаграмме», чтобы скрыть все кнопки.

Когда вы скрываете все кнопки в сводной диаграмме, она также скрывает кнопку фильтра в нижней части диаграммы, но вы все равно можете отфильтровать ее с помощью фильтра сводной таблицы, среза или временной шкалы.

4. Добавить сводную диаграмму в PowerPoint

Следуй этим простейшим шагам, чтобы вставить сводную диаграмму в слайд PowerPoint.

• Выберите сводную диаграмму и скопируйте ее.
• После этого перейдите к слайду PowerPoint и откройте Специальную вставку.

• Теперь в диалоговом окне специальной вставки выберите «Объект Диаграмма Microsoft Excel» и нажмите «ОК».

Чтобы внести изменения в сводную диаграмму, нужно дважды щелкнуть по ней.

Сочетания клавиш для работы со сводной таблицей

Мы все любим горячие клавиши. Я прав?

Ниже я привожу некоторые из распространенных, но полезных сочетаний клавиш, которые можно использовать для ускорения работы сводной таблицы.

1. Создать сводную таблицу

Alt + N + V

Чтобы использовать эту комбинацию клавиш, убедитесь, что вы выбрали исходные данные или активную ячейку в них.

2. Сгруппируйте выбранные элементы сводной таблицы

Alt + Shift + стрелка вправо

Допустим, у вас есть сводная таблица с разбивкой по месяцам, и вам нужно сгруппировать первые или последние шесть месяцев. Все, что вам нужно сделать, это выбрать эти шесть ячеек и просто использовать эту комбинацию клавиш.

3. Разгруппировать выбранные элементы сводной таблицы

Alt + Shift + стрелка влево

Точно так же, как вы группировали ячейки, это сочетание поможет вам разгруппировать эти элементы.

4. Скрыть выбранный элемент или поле

Ctrl + —

Эта комбинация клавиш просто скроет выделенную ячейку или диапазон. На самом деле, ячейки не скрываются, а фильтруются. При необходимости можно отобразить ячейки, очистив фильтр.

5. Откройте окно вычисляемого поля

Ctrl + Shift + =

Чтобы использовать эту комбинацию клавиш, вам нужно выбрать ячейку из столбца поля значения. Тогда откроется окно «Вычисляемое поле».

6. Откройте список полей активной ячейки

Alt + Стрелка вниз

Это сочетание открывает список полей.

7. Вставьте сводную диаграмму из сводной таблицы

Alt + F1

Чтобы использовать это сочетание клавиш, вам нужно выбрать ячейку в сводной таблице. Эта комбинация вставляет сводную диаграмму в существующий лист.

F11

И, если вы хотите вставить диаграмму на новый лист, нужно использовать только вышеуказанную клавишу.

Заключение

Сводные таблицы — один из тех инструментов, которые помогут вам быстрее создавать отчеты и анализировать данные. С помощью этих советов и хитростей вы сможете сэкономить больше времени.

Чтобы лучше усвоить материал, сначала начните внедрять хитрости в свою работу как минимум с 10 советов, а затем переходите к следующим.

Поделитесь в разделе комментариев, какие советы были вам уже знакомы, а какие с удовольствием начнете использовать. Не забудьте поделиться статьей с вашими друзьями, я уверен, что они оценят это.