Как редактировать сканированный word документ

В процессе работы с текстовым процессором Word у пользователей иногда возникает необходимость обработать не только набранный ими (или другими людьми) текст, но и редактировать отсканированные фрагменты. Например, чтобы не перепечатывать вручную какой-либо текст, письмо или что-нибудь другое, сканированное и полученное в таком виде. Раньше, пока не были в ходу системы распознавания, так называемые OCR, как раз и приходилось заниматься такой нудной работой. Сегодня же можно просто использовать не только многочисленные сторонние программы, но и встроенные средства Windows и, в частности, Microsoft Office. Это даже удобнее, ведь не нужно держать под рукой установленный софт, быть привязанным к одному компьютеру и т. п. А в современном мире это достаточно много значит.

Итак, есть отсканированный текст и задача вставить его в собственный документ так, чтобы после этот фрагмент можно было править. Есть два пути; рассмотрим оба.

Первый путь

Он заключается в том, чтобы использовать встроенные средства Microsoft Word. Дело в том, что если вставить сканированный фрагмент без дополнительных действий, то он будет просто картинкой. Основной текст его будет обтекать, и редактировать вы сможете разве что размер и прозрачность. Это особенно досадно, когда нужно переделать всего-то пару строчек. Но если вставить этот отсканированный фрагмент как объект Microsoft Image Viewer в Word, то он вставится как обычный, доступный для редактирования текст. Для этого нужно проследить, чтобы файл был с расширением .tiff, а если нет, то воспользоваться Paint, открыв его и перезаписав в нужном формате. После этого в дело вступает специальный компонент платформы Microsoft Office, о котором мы упоминали чуть выше. Именно его вам следует открыть в главном меню. Если его нет, то придётся покопаться в панели управления.

Найдите в ней пункт «Установка и удаление программ», найдите в открывшемся списке Office и перейдите к выбору компонентов. Среди них вы как раз и найдёте Image Viewer, необходимый нам для выполнения задачи. После установки он появится в главном меню.

Так вот, после его открытия, drag’n’drop’ом или через меню окна, откройте в этой программе сканированный файл. Нужно будет подождать пару минут, так как на экране появится прогресс-бар, отображающий ход распознавания. По завершении процесса, собственно, откроется окно с распознанным текстом. Его вы можете скопировать в Word для дальнейшего редактирования. Конечно, вы должны учитывать, что распознавание текста, искажённого сканированием, может пройти не идеально, так что стоит провести так называемую «вычитку», то есть отредактировать его, исправляя неправильно распознанные символы. Гораздо хуже дело обстоит с рукописным текстом, вероятность, что его удастся отредактировать, сильно коррелирует с цветом бумаги и чернил, качеством сканирования и, конечно, разборчивостью почерка. Но такая работа достаточно редко проводится с рукописным текстом, обычно всё же речь идёт о напечатанном.

Второй путь

В общем говоря, второй способ состоит в том же самом, что и первый, с той только разницей, что для включения режима распознавания текста и его редактирования используется сначала сторонний софт, а потом уже Word. Потребуется установленная программа. Возможно, она даже будет работать лучше, чем решение от Microsoft, так как подобные программы разрабатываются и проектируются специально для этой задачи. Авторы обещают практически 100% точность в работе с печатным текстом и чуть более скромные цифры, когда речь заходит о рукописном. Но чтобы отделить маркетинговые уловки от истинного положения вещей, придётся ступить на стезю эмпирической проверки.

На практике оказывается, что разрыв не столь велик. Да, кому-то может показаться удобным, что не нужно включать режим редактирования текста через связку Microsoft Image Viewer — Microsoft Word, но ведь для этого придётся использовать другую связку программ, а точность распознавания символов будет для печатных документов и так стабильно высокой. Поэтому причины платить больше за одну из этих программ, когда есть решение, встроенное в пакет Office — весьма туманны. Другое дело, если вы имеете дело с частными случаями. Например, у вас есть много отсканированных в плохом качестве документов, которые нужно оцифровать и подготовить для режима редактирования. Тогда узкоспециализированный софт, настроенный под работу с шумом и искажениями в таких изображениях, разумеется, будет предсказуемо лучше. Он точнее обработает лист с символами, корректнее распознает их и передаст в Word для дальнейшей работы. Но таких случаев не так уж много и, как правило, рядовой пользователь с ними не сталкивается. Поэтому для типовых задач этот путь уже практически не используется.

Особенности корректировки текстовых документов

Однако под редактированием может подразумеваться не только исключительно правка отсканированных документов, но и вообще любая корректура. Начнём с самого простого — удаления символов. Для этого предусмотрены клавиши Backspace и Delete. Первый вариант удаляет символ, стоящий слева от курсора мыши. Второй, соответственно, тот, что находится правее курсора.

Также нам может понадобиться отделить друг от друга отдельные абзацы для повышения общей читабельности. Используем для этой цели клавишу ввода Enter. Если мы хотим выполнить обратную процедуру, то занимаем место в самом начале второго абзаца. Нажатие кнопки Delete пододвинет второй абзац вплотную к предыдущему.

Ещё возникает потребность работать сразу с целым текстовым фрагментом. Например, нам нужно перенести кусок текста в другую часть документа. Для этого мы выделяем его левой кнопкой мышки. После этого делаем один щелчок правой её кнопкой. Из выпавшего перечня действий выбираем «копировать» или «вырезать». Переходим на то место, куда нужно перенести фрагмент. Клик правой кнопкой мыши — выбираем команду «вставить». Теперь текст переместится на новое место.

Во время набора текста обязательно случаются ошибки, а порой, сразу целая серия. В этой ситуации очень удобно отменить свои действия, чтобы не удалять вручную каждый неверный символ. Этот момент можно значительно упростить, если знать, как действовать. На главной панели вверху нужно найти стрелочку, показывающую обратное направление. Она может выглядеть по-разному в различных версиях Word. Или же воспользоваться горячей комбинацией клавиш «Ctrl+Z». Происходит отмена последнего набранного символа.

Может возникнуть потребность вставки в имеющийся текст специальных символов. Для этого в редакторе от Майкрософт предусмотрена «Вставка», а в ней ищем вкладку «Символы». Осталось лишь выбрать тот символ, который необходимо вставить, и он будет применён ко всему документу. Ещё один случай — заменить конкретное слово другим по всему тексту. Вручную делать это много раз очень долго, однако разработчики Word позаботились и упростили эту задачу. Сначала выбираем комбинацию Ctrl+H. После этого всплывает окошко, в котором нам предлагается выбрать то слово, что подлежит замене. В соседнем окошке указываем новое слово и нажимаем «применить».

Опция исправления ошибок позволит отредактировать не только орфографические ошибки, но и синтаксис. Редактор и сам подчеркнёт неправильную орфографию при помощи красной волнистой линии, а грамматические ошибки выделяются зелёной линией. Это существенно облегчает задачу пользователю, которому следует перейти в раздел с названием Рецензирование. После этого переходим во вкладку «Правописание». Редактор сам будет предлагать заменить неправильные слова или те, которых нет в предусмотренном словаре, на правильные.

При редактировании у пользователя появляется широкий выбор изменения шрифтов, которые находятся во вкладке с соответствующим названием. Их создано десятки видов, а некоторые даже в старинных стилях, наподобие готического, однако наиболее популярным является Times New Roman. Для работы выбирают различный размер шрифта, но более востребованными являются №№12 и 14. А готовый шрифт можно сделать жирным, отметить подчеркиванием, сделать курсивом.

Многим, кто работает с большими объёмами текстов по учёбе и работе, приходится делать нумерацию страниц в пределах одного документа. Для того чтобы пронумеровать их, перейдём во вкладку «Вставка», где предусмотрено немало интересных инструментов. Выберем «номер страницы», а затем место, куда будет проставлена нумерация на каждой из страниц документа. В большинстве случаев это бывает внизу посередине. Это основные функции, о которых следует знать начинающему редактору при работе с Word любой версии.

Послесловие

Пакет Office представляет собой широкий набор инструментов для решения самых разнообразных задач. У каждой из входящих в него программ есть своя функциональность, и они дополняют друг друга при выполнении офисных работ. В частности, для редактирования отсканированных документов в Word потребуется программа распознавания, и в пакете она представлена. Такая структура «всё-в-одном» весьма удобна, так как не приходится думать, где найти и как установить сторонний софт, не нужно разбираться с особенностями его интерфейса: есть решения, выполненные в едином стиле. Поэтому Office был и остаётся стандартом де-факто для офисной работы.

Что же касается возможности вставить изображение напрямую в Word и редактировать его прямо оттуда, то пока что такой режим не поддерживается. Однако учитывая тенденции на объединение программ внутри пакета и уход в онлайн (мы имеем в виду Office365), стоит этого вскоре ожидать. Сейчас же нужно будет установить требуемый компонент (если он ещё не был установлен) и работать именно так.

Сканирование и изменение документа

После сканирования документа его можно открыть в Word для редактирования. То, как это сделать, зависит от Office установленного приложения.

Совет: Преобразование лучше всего работает с документами, которые в основном являются текстом.

Отсканируйте документ в соответствии с инструкциями для сканера и сохраните его на компьютере в .pdf файла.

В Word выберите файл >открыть.

Перейдите к расположению PDF-файла на компьютере и нажмите кнопку Открыть.

Появится сообщение о том, что Word преобразует PDF-файл в редактируемый документ Word. Нажмите кнопку ОК.

Полного постраничного совпадения преобразованного документа с исходным может и не быть. Например, разрывы строк и страниц могут находиться в других местах. Дополнительные сведения см. в том, как открыть PDF-данные в Word.

Как редактировать сканированные документы

Отсканированные документы иногда требуют внесения корректив, но как это сделать, если текстовый документ преобразован в изображение? Существует, как минимум, два основных способа решения этой проблемы.

• Как редактировать сканированные документы
• Как перевести отсканированный документ в Ворд
• Как редактировать pdf-документ

В общепринятой практике документы сканируют и пересылают коллегам и деловым партнерам в формате PDF. Но именно с редактированием файлов этого формата у пользователей возникает больше всего проблем. Решить их можно как с помощью одной из бесплатных программ, так и через конвертацию файла из PDF в документ Word.

Как отсканировать документ на компьютер: пошаговая инструкция

Перед началом работы следует удостовериться в присутствии функции сканирования у используемого вами устройства, так как если принтер предназначен только для печати, то он не сможет выполнить перенос изображения в память компьютера. Также, нужно подключить принтер к ПК и в розетку. После подключения следует установить драйвера устройства, для чего нужно использовать диск, обычно входящий в комплект с устройством.

Для выполнения сканирования через мфу нужно выполнить следующие действия:

• Установить нужный вам документ в рамки устройства.
• Нажать на принтере кнопку, отвечающую за сканирование.
• Настроить параметры, окно с которыми появится на экране автоматически.
• Сохранить электронную версию бумаги.

Помимо данного метода, существует также вариант, при котором не появляется раздел настроек после нажатия кнопки скана на принтере. Тогда придется выполнить такую последовательность:

• Находим «Пуск»
• Находим категорию «Факсы и сканирование»
• Выполняем процедуру.

Как отредактировать текст в отсканированном PDF

Все мы так или иначе работаем с документами. Одни занимаются этим весь день в офисе, другие «от случая к случаю» или для учебы. Чаще всего обмен документацией осуществляется в формате PDF, так как он удобен в использовании и экономичен в потреблении трафика. Но зачастую присланный файл PDF оказывается собран из нескольких отсканированных изображений. Что же делать, если вам нужно внести туда свои корректировки? Без редактора PDF не обойтись.

Отредактировать PDF можно даже из отсканированного файла

Можно, конечно, перепечатать текст, однако этот способ актуален разве что для одной-двух страниц документа. Да и все равно он очень трудозатратный, не говоря о потере большого количества времени. А уж если мы имеем дело с файлом на 50-100 страниц, перепечатывать его придется целую вечность. На помощь приходят сторонние решения для Mac и Windows, которые позволяют отредактировать файл, даже если в вашем распоряжении оказался PDF в графическом формате.

Если интересующий вас файл содержит отсканированный текст, в который нужно внести правки, для начала этот текст необходимо распознать. Для этого можно загрузить приложение PDFelement 7 из Mac App Store или с сайта разработчика. Нас интересует функция OCR — оптическое распознавание символов.

Запустить оптическое распознавание можно в один клик

Вы открываете необходимый файл и в разделе «Инструменты» в боковом меню нажимаете на кнопку «Выполнить OCR». Кстати, распознавание в программе осуществляется в большом количестве языков, в том числе в русском. Стоит отметить, что нас приятно удивило качество то, как эта программа смогла распознать текст.

По времени процесс занимает около минуты — все зависит от размера файла

После выполнения распознавания текста документ сохранится в папке, в которой у вас по умолчанию хранятся документы. Чтобы продолжить работу с текстом, открываем сохраненный файл в PDFelement 7 и приступаем к правкам. С документом вы можете делать все, что угодно: править текст, добавлять пометки и примечания, вставлять рисунки, выделять некоторые участки, удалять страницы, вставлять колонтитулы и многое другое.

Документ успешно распознан, можно его редактировать

Есть множество возможностей продвинутого редактирования

Удобно, что полученный файл можно экспортировать в один из популярных форматов (не только PDF, но и MS Office, текстовые документы или графические файлы). Также прямо из программы можно отправить плоды своих трудов по электронной почте. Если вы хотите запретить редактировать получившийся PDF-файл, при желании можно установить на него защиту — например, паролем или с помощью вотермарки.

OCR — не единственная полезная функция данного приложения. PDFelement 7 также поддерживает автоматическое распознавание полей формы и извлечение больших объемов данных. Все это помогает повысить скорость обработки данных и работать с PDF, как профессионал.

Автоматическое распознавание полей форм пригодится во время работы с Excel

И это все помимо продвинутого создания PDF с нуля — от добавления аннотаций в виде геометрических фигур, линий или стрелок до подписей и объединения нескольких файлов в формате PDF в один.

Защитить документ можно несколькими способами

Чтобы ознакомиться с базовой функциональностью приложения PDFelement, пробную версию для Windows и Mac вы можете бесплатно загрузить по ссылкам ниже. Если вы поняли, что эта программа вам жизненно необходима, можно приобрести полную версию, в которой доступно оптическое распознавание текста и другие полезные функции. Кстати, в честь Черной пятницы разработчики устроили распродажу, в рамках которой можно сэкономить до 50 долларов на покупке полной версии приложения.

Название: PDFelement 7
Издатель/разработчик: Wondershare
Цена: Бесплатно / Подписка
Совместимость: Windows, Mac
Ссылка: Установить

Как редактировать отсканированные PDF файлы

Программа PDF Commander подходит для редактирования отсканированных документов и позволяет объединить листы в многостраничный ПДФ, конвертировать его в другие форматы и менять содержимое страниц: добавлять фото, электронные подписи и штампы.

Также софт позволит настроить порядок страниц, удалить лишние и добавить новые, установить пароль на открытие или изменение. Вы можете извлечь текст и картинки из файла, отправить информацию на печать с возможностью настроить параметры вывода.

Программа имеет удобный интерфейс на русском языке и подходит начинающим. Вы можете установить ее на Windows 10, 8, 7 и сразу же приступить к редактированию!

Скачайте PDF Commander прямо сейчас:

Изменение и редактирование PDF-документов

1) Что нужно для работы (выбор ПО)

Буду считать, что документ в формате PDF (который вы хотите отредактировать) у вас уже есть. Теперь необходимо подобрать ПО для его изменения. Для простого и быстрого решения поставленной задачи (на которой остановились в этой статье) подойдет Movavi PDF Редактор.

Movavi PDF Редактор

Очень компактная и удобная программа, позволяющая быстро редактировать PDF файлы! Отметил бы низкие системные требования данного ПО к железу, благодаря чему, можно даже на «слабеньких» офисных компьютерах открывать и изменять файлы PDF в высоком качестве (в цвете с высоким разрешением).

• есть все базовые функции по редактированию: добавление/удаление страниц, поворот страниц на 90-180 градусов, вставка подписи, картинок, объединение/разбивка документов, конвертирование PDF в картинки (и обратная операция);
• программа открывает и позволяет изменять подавляющее большинство PDF (даже достаточно больших, с высоким разрешением сканирования, что актуально для офиса (многие др. программы могут просто зависнуть));
• низкие системные требования;
• интуитивно понятный интерфейс (кстати, программа полностью на русском языке!);
• совместима с Windows 7, 8, 10 (32/64 bits).

Пожалуй, единственный минус: полная версия программы стоит 600 руб. (впрочем, есть 7 дней для тестирования).

Ниже в статье покажу основные действия, по работе с Movavi PDF редактором.

2) Открытие документа

Установку и запуск редактора не рассматриваю (они стандартны). Для открытия файла PDF — достаточно нажать по одноименной кнопке в первом окне программы. (см. скриншот ниже)

Кстати, отмечу, что программа ведет историю ранее открытых файлов, что со временем позволит быстрее находить документы, с которыми приходится часто работать.

Открыть файл (Movavi PDF Editor)

Далее укажите папку и файл, который хотите открыть (в общем-то, стандартное окно проводника. ) .

Находим нужный документ на диске

Файл должен открыться в редакторе. Интерфейс программы в общем-то стандартен: слева представлены все странички документа, по центру — сам документ.

Как выглядит открытый документ в Movavi PDF Editor

Теперь можно переходить к редактированию.

3) Поворот страничек на 90-180°

И так, свой документ я открыл не случайно : в нем некоторые странички были отсканированы в горизонтальном положении, а мне нужно всё в вертикальном ( прим. : «кривое» специализированное ПО сканера, шедшее вместе с драйверами, автоматически форматирует разметку документа при сохранении в PDF).

Чтобы не выискивать каждую «неправильную» страничку в обычном режиме просмотра, рекомендую перейти в обзор всех страниц (для этого щелкните по кнопке «Страницы» , см. скрин ниже).

Страницы (Movavi PDF Editor)

Далее просто щелкаем правой кнопкой мышки по тем страницам, которые хотим повернуть, и выбираем нужное направление (влево, вправо, на 180 °).

Поворот страниц / Кликабельно

Операции поворота страницы выполняются очень быстро: буквально два-три клика и все листы в моем документы стали вертикальной ориентации (см. пример ниже).

Все странички в вертикальном положении

Чтобы вернуться в обычный режим работы с документом, нажмите на панельке кнопку «Назад» (см. скрин ниже).

Открываем обзор документа

Обратите внимание, что повернуть страницу можно и в меню слева (единственный момент: их не очень удобно «выискивать» здесь. ) .

Альтернативный вариант поворота странички

4) Удаление и вставка страниц, картинок

Что касается удаления страницы — то здесь все просто: сначала выделяем нужно страничку в меню слева, затем щелкаем по ней правой кнопкой мышки и в меню выбираем «удалить» (пример ниже).

Также можно использовать клавишу Delete.

Что же касается вставки новых страниц (и картинок) в документ, то здесь несколько интереснее. Сначала необходимо перейти во вкладку «Страницы» .

Далее щелкнуть по кнопке «Пустая страница» в боковом меню справа.

Обратите внимание, у вас в конце документа появится одна пустая страничка. См. скриншот ниже.

Новая страница добавлена

Потянув эту пустую страничку мышкой, ее можно перенести в нужную часть документа. Например, я вставил ее на место первой странички (кстати, таким же образом можно отсортировать весь документ, меняя местами странички и перенося их в нужно место) .

Перенос страницы в нужную часть документа

Для вставки картинки (изображения) : перейдите на нужную страницу, в верхнем меню выберите опцию «Добавить изображение» . Дальше откроется меню проводника, в котором сможете выбрать нужное.

Например, я в редактируемую инструкцию вставил скриншот о том, как просмотреть характеристики ПК (температуру HDD в частности). Пример ниже.

Картинка добавлена в документ

5) Объединение 2-х документов в 1

Также довольно типичная задача (особенно неприятно, когда один документ состоит из 3-4-х и более PDF файлов). Как их все собрать в один?

Для начала нужно открыть первый документ (страницу) и перейти в режим обзора всех страниц (см. скрин ниже).

Страницы (обзор всего документа)

Далее в меню справа нажать по «Добавить файлы» и выбрать тот документ, который вы хотите добавить.

Все страницы добавляемого документа встанут в конец открытого документа (извиняюсь за тавтологию). Таким образом, мы фактически «склеиваем» два документа в один.

Все страницы др. документа добавлены в конец открытого

Последовательно добавляя все «маленькие» документы — вы сможете собрать из них один тот «большой», который хотели изначально.

Этот вариант более прост. После запуска программы, просто нажмите по кнопке «Объединить файлы» (на стартовом окне справа).

Далее можете добавить в появившееся окно сразу десяток файлов: PDF, PNG, JPG. После объединения их всех в один файл, вам останется только расставить страницы в нужном порядке и сохранить его.

Осталось только добавить несколько файлов

Кстати!

Если ваш PDF документ получился слишком большим (а такое также периодически бывает) — то его можно сжать. В одной из своих прошлых статей я приводил несколько вариантов, рекомендую — https://ocomp.info/kak-szhat-fayl-pdf.html