Содержание:
- 1 Инструкция
- 2 Задаем название
- 3 Автоматическая структуризация
- 4 Как сортировать данные таблицы?
- 4.1 Цветовое деление
- 4.2 Объединение значений
- 4.3 Упрощаем большую таблицу
- 5 Как выделить одинаковые ячейки группами
Хочу облегчить жизнь тем, кто работает с большими таблицами. Для этого мы сейчас разберемся с понятием группировка строк в excel. Благодаря ему ваши данные примут структурированный вид, вы сможете сворачивать ненужную в настоящий момент информацию, а потом быстро ее находить. Удобно, правда?
Инструкция
Открываем файл excel и приступаем к группировке:
- Выделите нужные строки;
- Откройте вкладку «Данные» в меню сверху;
- Под ним в поле «Структура» найдите команду «Группировать»;
- В появившемся окошке поставьте галочку напротив строк;
Ничего сложного, не так ли?
Объединенные экселем области имеют рядом и/или сверху полоску. Под ней находится знак минуса. Нажмите на него. Сгруппированные ячейки свернулись. Чтобы снова их увидеть, нажмите на плюсик сверху.
Задаем название
Если вы еще не давали название блоку из выделенных строк, сделайте это сейчас. С заголовком вам будет легче находить нужную часть при повторных открытиях документа. Запишите наименование в нижней строке столбца.
Вы скажете, что данное расположение неправильно. И будете правы. Такие настройки придуманы разработчиками, но мы сделаем по-своему:
- Выполните те же действия, что описаны в инструкции выше. Но не спешите применять команду «Группировать».
- Сначала нажмите на маленький квадратик рядом со словом «Структура».
- В появившемся окне «Расположение итоговых данных» снимите все галочки.
Теперь нам необходимо исправить заданную ранее систематизацию:
В поле «Структура» жмем «Разгруппировать». Снова появилось окно, так? Выбираем «Строки». И теперь, когда название переместилось вверх, повторяем разобранный вначале порядок действий.
В поле «Структура» жмем «Разгруппировать». Снова появилось окно, так? Выбираем «Строки». И теперь, когда название переместилось вверх, повторяем разобранный вначале порядок действий.Автоматическая структуризация
Ранее мы выполняли группировку вручную вручную. Есть и автоматический способ сделать то же самое. Но в этом случае эксель сам выбирает, какие данные объединить. Стоит отдать должное, он руководствуется логикой. Например, определяет заголовок и ячейки с суммированием, а строки между ними группирует и позволяет их сворачивать.
Благодаря этому таблица не занимает много места.
Правда, не всегда программа структурирует то, что нужно. Тогда приходиться прибегать к ручным настройкам. Однако если вы имеете дело с формулами, то автоматическая группировка вероятнее всего вам подойдет. Чтобы ее применить, команде «Группировать» выберите подпункт «Создание структуры» — готово.
Как отменить группировку, созданную вручную, вы узнали выше. Как это сделать после применения автоматического способа? В той же вкладке «Разгруппировать» нажмите «Очистить структуру».
Как сортировать данные таблицы?
Максимально оптимизировать вашу таблицу поможет такая функция экселя как сортировка данных. Ее можно производить по разным признакам. Я расскажу об основных моментах, которые помогут вам в работе.
Цветовое деление
Вы выделяли некоторые строки, ячейки или текст в них другим цветом? Или только хотели бы так сделать? Тогда этот способ поможет вам быстро их сгруппировать:
- Во вкладке «Данные» переходим к полю «Сортировка и фильтр».
- В зависимости от версии excel нужная нам команда может называться просто «Сортировка» или «Настраиваемая». После нажатия на нее должно появиться новое окно.
- В разделе «Столбец» в группе «Сортировать по» выберите необходимый столбец.
- В разделе сортировки кликните, по какому условию необходимо выполнить деление. Вам нужно сгруппировать по цвету ячейки? Выбирайте этот пункт.
- Для определения цвета в разделе «Порядок» кликните на стрелочку. Рядом вы можете скомандовать, куда переместить отсортированные данные. Если нажмете «Сверху», они сместятся наверх по столбцу, «Влево» — по строке.
Примечание: чтобы выполнить те же действия с другими значениями и цветами, в диалоговом окне сортировки нажмите «Добавить уровень». После того, как вы сохраните файл, можно выполнить еще раз такое же объединение. Необходимо в тот же поле нажать кнопку «Применить повторно».
Объединение значений
Программа позволяет сгруппировывать таблицу по значению ячейки. Это удобно, когда вам необходимо найти поля с определенными именами, кодами, датами и пр. Чтобы это сделать, выполните первые два действия из предыдущей инструкции, а в третьем пункте вместо цвета выберите «Значение».
В группе «Порядок» есть пункт «Настраиваемый список», нажав на который вы можете воспользоваться предложением сортировки по спискам экселя или настроить собственный. Таким способом можно объединить данные по дням недели, с одинаковыми значениями и пр.
Упрощаем большую таблицу
Excel позволяет применять не одну группировку в таблице. Вы можете создать, к примеру, область с подсчетом годового дохода, еще одну — квартального, а третью — месячного. Всего можно сделать 9 категорий. Это называется многоуровневой группировкой. Как ее создать:
- Проверьте, чтобы в начале всех столбцов, которые мы будем объединять, был заголовок, что все они содержат информацию одинакового типа, и нет пустых мест.
- Чтобы столбцы имели опрятный вид, в поле сортировки выберите команду «Сортировать от А до Я» или наоборот.
- Вставьте итоговые строки, то есть, те, что имеют формулы и ссылаются на объединяемые нами ячейки. Сделать это можно с помощью команды «Промежуточные итоги», которая находится в том же поле, что и кнопка «Группировать».
Вставьте итоговые строки, то есть, те, что имеют формулы и ссылаются на объединяемые нами ячейки. Сделать это можно с помощью команды «Промежуточные итоги», которая находится в том же поле, что и кнопка «Группировать».- Выполните группировку всех столбцов, как мы делали раньше. Таким образом, у вас получится гораздо больше плюсиков и минусов с левой стороны. Вы можете также переходить от одного уровня к другому путем нажатия вкладок с цифрами в той же панели сверху.
На этом всё, друзья.
Если же вы хотите изучить Excel поглубже, то рекомендую приобрести данный видео курс: « Неизвестный Excel ».
Если у вас есть список данных, которые вы хотите сгруппировать и суммировать, вы можете создать структуру до восьми уровней. Каждый внутренний уровень, представленный большим числом в символы структуры, отображает детали для предыдущего внешнего уровня, представленного меньшим числом в символах структуры. Используйте структуру для быстрого отображения сводных строк или столбцов, а также для отображения подробных данных для каждой группы. Вы можете создать структуру строк (как показано в приведенном ниже примере), структуру столбцов или структуру строк и столбцов.
 |
1. чтобы отобразить строки для уровня, щелкните соответствующие символы структуры 
.
2. Уровень 1 содержит сумму продаж по всем строкам с подробными данными.
3. Уровень 2 содержит сумму продаж по каждому месяцу в каждом регионе.
4. уровень 3 включает в себя строки данных — в этом случае строки от 17 до 20.
5. чтобы развернуть или свернуть данные в структуре, щелкните символы структуры 
и 
или нажмите клавиши Alt + Shift + = , чтобы развернуть и Alt + Shift + = для свертывания.
Убедитесь, что каждый столбец данных, на который вы хотите создать структуру, имеет метку в первой строке (например, область), содержит похожие факты в каждом столбце, и что в диапазоне, который вы хотите структурировать, нет пустых строк или столбцов.
При желании в строках с группировкой данных может быть соответствующая итоговая строка — промежуточный итог. Чтобы создать эти данные, выполните одно из указанных ниже действий.
Вставка итоговых строк при помощи команды Промежуточные итоги
Используйте команду Итоги для вставки функции ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ непосредственно под или над каждой группой строк с подробными данными и для автоматического создания многоуровневой структуры. Подробнее об использовании функции «Итоги» читайте в статье Функция ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ.
Вставка собственных итоговых строк
Вставьте собственные итоговые строки с формулами непосредственно под или над каждой группой строк с подробными данными. Например, под (или над) строками данных о продажах за март и апрель используйте функцию СУММ, чтобы подсчитать промежуточные итоговые данные по продажам за эти месяцы. Этот пример показан в таблице далее в этой статье.
По умолчанию Excel ищет сводные строки под подробными сведениями, но их можно создавать над строками с подробными данными. Если вы создали сводные строки под подробными сведениями, перейдите к следующему шагу (шаг 4). Если вы создали итоговые строки над строками с подробными сведениями, на вкладке данные в группе Структура нажмите кнопку вызова диалогового окна.
Откроется диалоговое окно «Параметры».
В диалоговом окне Параметры снимите флажок суммарные строки под данными и нажмите кнопку ОК.
Структурируйте данные. Выполните одно из перечисленных ниже действий.
Автоматическое структурирование данных
Выделите ячейку в диапазоне ячеек, которые нужно структурировать.
На вкладке Данные в группе Структура щелкните стрелку рядом с пунктом Группировать, а затем выберите пункт Создать структуру.
Структурирование данных вручную
Важно: Группируя уровни структуры вручную, отобразите на экране все данные во избежание ошибок группировки строк.
Чтобы структурировать внешнюю группу (уровень 1), выделите все строки, которые будет содержать внешняя группа (например, строки с подробными сведениями и, если они были добавлены, суммарные строки).
1. Первая строка содержит надписи и не выделена.
2. так как это внешняя группа, выделите все строки с промежуточными и подробными данными.
3. не выделять общие итоги.
На вкладке Данные в группе Структура выберите Группировать. В диалоговом окне Группа выберите пункт строки, а затем нажмите кнопку ОК.
Совет: Если выделять целые строки, а не только ячейки, Excel автоматически группирует по строкам — диалоговое окно «Группировка» не открывается.
Рядом с группой на экране появятся знаки структуры.
Или структурируйте внутреннюю вложенную группу — строки с данными для определенного раздела данных.
Примечание: Если вы не хотите создавать внутренние группы, перейдите к шагу f, показанному ниже.
Для каждой внутренней вложенной группы выберите строки с подробными данными, соответствующие итоговой строке.
1. Вы можете создать несколько групп на каждом из внутренних уровней. Здесь два раздела уже сгруппированы на уровне 2.
2. Этот раздел выбран и готов к группировке.
3. не выделять итоговую строку для данных, которые нужно сгруппировать.
На вкладке Данные в группе Структура выберите Группировать.
В диалоговом окне Группа выберите пункт строки, а затем нажмите кнопку ОК. Рядом с группой на экране появятся знаки структуры.
Совет: Если выделять целые строки, а не только ячейки, Excel автоматически группирует по строкам — диалоговое окно «Группировка» не открывается.
Продолжайте выделение и группировку внутренних строк до тех пор, пока не будут созданы все необходимые уровни структуры.
Чтобы разгруппировать строки, выделите их, а затем на вкладке Данные в группе Структура выберите команду Разгруппировать.
Вы также можете разгруппировать разделы структуры без удаления всего уровня. Удерживая нажатой клавишу SHIFT, щелкните 
или 
группы, а затем на вкладке данные в группе Структура нажмите кнопку Разгруппировать.
Важно: Если во время разгруппировки структуры подробные данные скрыты, строки с подробными данными могут также не отображаться. Для отображения данных перетащите указатель через номера видимых строк рядом со скрытыми строками. Затем на вкладке Главная в группе ячейки нажмите кнопку Формат, наведите указатель на пункт Скрыть & отобразить, а затем выберите команду отобразить строки.
Убедитесь в том, что в первом столбце каждой строки данных, для которых требуется создать структуру, имеется заголовок, что каждая строка содержит данные одного типа и что в диапазоне данных отсутствуют пустые строки или столбцы.
Вставьте собственные итоговые столбцы с формулами непосредственно справа или слева от каждой группы строк с подробными данными. В таблице, приведенной в шаге 4, показан пример.
Примечание: Для структурирования данных по столбцам обязательно наличие итоговых столбцов с формулами, которые ссылаются на ячейки в каждом из столбцов с подробными данными этой группы.
Если итоговый столбец расположен слева от столбцов сведений, на вкладке данные в группе Структура нажмите кнопку вызова диалогового окна.
Откроется диалоговое окно «Параметры».
В диалоговом окне Параметры снимите флажок суммарные столбцы справа от подробных данных и нажмите кнопку ОК.
Чтобы структурировать данные, выполните одно из перечисленных ниже действий.
Автоматическое структурирование данных
Выделите ячейку в диапазоне.
На вкладке Данные в группе Структура щелкните стрелку под пунктом Группировать, а затем выберите Создать структуру.
Структурирование данных вручную
Важно: Группируя уровни структуры вручную, отобразите на экране все данные во избежание ошибок при группировке столбцов.
Чтобы структурировать внешнюю группу (уровень 1), выделите все подчиненные итоговые столбцы, а также связанные с ними подробные данные.
1. столбец A со заголовками.
2. Выделите все столбцы детализации и промежуточные итоги. Обратите внимание, что если не выделять столбцы целиком, то при нажатии кнопки Группировать (на вкладке данные в группе Структура ) откроется диалоговое окно Группа и попросят выбрать строки или столбцы.
3. не выбирайте столбец общий итог.
На вкладке Данные в группе Структура выберите Группировать.
Над группой появится символ структуры.
Чтобы структурировать внутреннюю вложенную группу столбцов с подробными сведениями (уровень 2 или выше), выделите столбцы с подробными сведениями, расположенные рядом с столбцом, содержащим итоговый столбец.
1. Вы можете создать несколько групп на каждом из внутренних уровней. Здесь два раздела уже сгруппированы на уровне 2.
2. Эти столбцы выделены и готовы к группировке. Обратите внимание, что если не выделять столбцы целиком, то при нажатии кнопки Группировать (на вкладке данные в группе Структура ) откроется диалоговое окно Группа и попросят выбрать строки или столбцы.
3. не выделять столбец сводки для данных, которые нужно сгруппировать.
На вкладке Данные в группе Структура выберите Группировать.
Рядом с группой на экране появятся знаки структуры.
Продолжайте выделение и группировку внутренних столбцов до тех пор, пока не будут созданы все необходимые уровни структуры.
Для разгруппировки столбцов выделите необходимые столбцы, а затем на вкладке Данные в группе Структура нажмите кнопку Разгруппировать.
Вы также можете разгруппировать разделы структуры без удаления всего уровня. Удерживая нажатой клавишу SHIFT, щелкните или группы, а затем на вкладке данные в группе Структура нажмите кнопку Разгруппировать.
Если во время разгруппировки структуры подробные данные скрыты, столбцы с подробными данными могут также не отображаться. Для отображения данных перетащите указатель через номера видимых столбцов рядом со скрытыми столбцами. На вкладке Главная в группе Ячейки нажмите кнопку Формат, выберите пункт Скрыть или отобразить, а затем нажмите кнопку Отображение столбцов
Если вы не видите символы структуры , и , выберите параметры > файлов> Дополнительно, а затем в разделе Параметры отображения для этого листа установите флажок Показывать символы структуры при применении структуры и нажмите кнопку ОК.
Выполните одно или несколько из указанных ниже действий.
Отображение или скрытие подробных данных для группы
Чтобы отобразить подробные данные в группе, нажмите кнопку для группы или нажмите клавиши Alt + Shift + =.
Чтобы скрыть подробные данные группы, нажмите кнопку для группы или нажмите клавиши Alt + Shift +-.
Развертывание или свертывание структуры до определенного уровня
В символы структуры щелкните номер нужного уровня. Подробные данные более низких уровней будут скрыты.
Например, если в структуре четыре уровня, можно скрыть четвертый уровень, нажав кнопку 
, при этом оставшиеся три уровня будут отображаться.
Отображение или скрытие всех структурированных данных
Чтобы отобразить все детали данных, щелкните самый низкий уровень в символы структуры. Например, если в структуре три уровня, нажмите .
Чтобы скрыть все подробные данные, нажмите 
.
Для структурированных строк в Microsoft Excel используются стили, например RowLevel_1 и RowLevel_2. Для структурированных столбцов в Excel используются стили, например ColLevel_1 и ColLevel_2. В этих стилях используются полужирное начертание, курсив и другие текстовые форматы, позволяющие отличать итоговые строки или столбцы данных. Изменяя способ определения каждого из стилей, вы можете применять различные форматы текста и ячеек для настройки внешнего вида структуры. Стиль можно применить к структуре при ее создании или создании структуры.
Выполните одно или несколько из указанных ниже действий.
Автоматическое применение стиля к новым итоговым строкам или столбцам
На вкладке данные в группе Структура нажмите кнопку вызова диалогового окна.
Откроется диалоговое окно «Параметры».
Установите флажок Автоматические стили.
Назначение стиля существующей итоговой строке или столбцу
Выделите ячейки, к которым вы хотите применить стиль.
На вкладке данные в группе Структура нажмите кнопку вызова диалогового окна.
Откроется диалоговое окно «Параметры».
Установите флажок Автоматические стили и нажмите кнопку Применить стили.
Для форматирования структурированных данных также можно применять автоформаты.
Если вы не видите символы структуры , и , выберите параметры > файлов> Дополнительно, а затем в разделе Параметры отображения для этого листа установите флажок Показывать символы структуры при применении структуры .
Используйте символы структуры , и для скрытия подробных данных, которые не нужно копировать.
Выделите диапазон итоговых строк.
На вкладке Главная в группе Редактирование нажмите кнопку Найти и выделить, а затем выберите команду Перейти.
Нажмите кнопку Выделить группу ячеек.
Выберите пункт только видимые ячейки.
Нажмите кнопку ОК, а затем скопируйте данные.
В приходных накладных или прайсах очень часто повторяются некоторые значения ячеек в разных позициях. Если отсортировать эти значения не всегда удобно их визуально анализировать. Например, названия поставщиков могут быть очень похожими и какие данные к ним относятся легко спутать.
Как выделить одинаковые ячейки группами
Допустим мы имеем список поставщиков:
Перед тем как найти повторяющиеся ячейки в Excel, отсортируем поставщиков по их идентификатору. Переходим в ячейку A2 и выбираем на закладке «ДАННЫЕ» в разделе «Сортировка и фильтр» инструмент «Сортировка от А до Я».
Чтобы автоматически отметить повторяющиеся ячейки и разделить их линиями на группы воспользуемся условным форматированием:
- Выделите диапазон A2:A11 и выберите инструмент: «ГЛАВНАЯ»-«Условное форматирование»-«Создать правило»-«Использовать формулу для определения форматированных ячеек:».
- В поле для ввода формулы вводим следующе значение: =$A2<>$A3
- Щелкните на кнопку «Формат», на вкладке «Граница» следует задать оформление для нижних границ строк. И ОК.
В результате получаем эффект как отображено на рисунке.
Нам удалось объединить и выделить повторяющиеся ячейки в Excel. Теперь в приходной накладной все отсортированные поставщики визуально разграничены линией друг от друга.
Так как мы сортировали поставщиков по их идентификатору в формуле мы зафиксировали смешанной ссылкой столбец листа $A. Если значения в соседних ячейках столбца $A равные между собой тогда формула возвращает значения ЛОЖЬ и форматирование границе не применяется. Но если верхнее значение неравно (оператор <>) нижнему значению тогда формула возвращает значение ИСТИНА и применяется форматирования нижней границы целой строки (так как в смешанной ссылке номер строки не есть абсолютным, а является относительным адресом).
Полезный совет! Если нужно разграничить данные не по первому столбцу таблицы, по любому другому, тогда соответственно отсортируйте и просто укажите адрес столбца. Например, разграничим по повторяющимся датам, а не по поставщикам. Для этого сначала сортируем данные по датам, а потом используем условное форматирование немного изменив формулу: =$C2<>$C3
Теперь список сгруппирован по одинаковым датам.
В приходных накладных или прайсах очень часто повторяются некоторые значения ячеек в разных позициях. Если отсортировать эти значения не всегда удобно их визуально анализировать. Например, названия поставщиков могут быть очень похожими и какие данные к ним относятся легко спутать.
Как выделить одинаковые ячейки группами
Допустим мы имеем список поставщиков:
Перед тем как найти повторяющиеся ячейки в Excel, отсортируем поставщиков по их идентификатору. Переходим в ячейку A2 и выбираем на закладке «ДАННЫЕ» в разделе «Сортировка и фильтр» инструмент «Сортировка от А до Я».
Чтобы автоматически отметить повторяющиеся ячейки и разделить их линиями на группы воспользуемся условным форматированием:
- Выделите диапазон A2:A11 и выберите инструмент: «ГЛАВНАЯ»-«Условное форматирование»-«Создать правило»-«Использовать формулу для определения форматированных ячеек:».
- В поле для ввода формулы вводим следующе значение: =$A2<>$A3
- Щелкните на кнопку «Формат», на вкладке «Граница» следует задать оформление для нижних границ строк. И ОК.
В результате получаем эффект как отображено на рисунке.
Нам удалось объединить и выделить повторяющиеся ячейки в Excel. Теперь в приходной накладной все отсортированные поставщики визуально разграничены линией друг от друга.
Так как мы сортировали поставщиков по их идентификатору в формуле мы зафиксировали смешанной ссылкой столбец листа $A. Если значения в соседних ячейках столбца $A равные между собой тогда формула возвращает значения ЛОЖЬ и форматирование границе не применяется. Но если верхнее значение неравно (оператор <>) нижнему значению тогда формула возвращает значение ИСТИНА и применяется форматирования нижней границы целой строки (так как в смешанной ссылке номер строки не есть абсолютным, а является относительным адресом).
Полезный совет! Если нужно разграничить данные не по первому столбцу таблицы, по любому другому, тогда соответственно отсортируйте и просто укажите адрес столбца. Например, разграничим по повторяющимся датам, а не по поставщикам. Для этого сначала сортируем данные по датам, а потом используем условное форматирование немного изменив формулу: =$C2<>$C3
Теперь список сгруппирован по одинаковым датам.
Группировка данных
Когда вы подготавливаете каталог товаров с ценами, было бы неплохо побеспокоиться об удобстве его использования. Большое количество позиций на одном листе вынуждает использовать поиск, но что, если пользователь только делает выбор и не имеет представления о наименовании? В Интернет-каталогах проблема решается созданием групп товаров. Так почему бы и в книге Excel не сделать так же?
Организовать группировку достаточно просто. Выделите несколько строк и нажмите кнопку Группировать
на вкладке Данные
(см. рис. 1).
Рисунок 1 – Кнопка группировки
Затем укажите тип группировки – по строкам
(см. рис. 2).
Рисунок 2 – Выбор типа группировки
В итоге мы получаем… не то, что нам нужно. Строки товаров объединились в группу, указанную под ними (см. рис. 3). В каталогах обычно сначала идёт заголовок, а потом содержимое.
Рисунок 3 – Группировка строк «вниз»
Это отнюдь не ошибка программы. Видимо, разработчики посчитали, что группировкой строк занимаются в основном составители финансовой отчётности, где итоговый результат выводится в конце блока.
Чтобы группировать строки «вверх» нужно изменить одну настройку. На вкладке Данные
нажмите на маленькую стрелочку в нижнем правом углу раздела Структура
(см. рис. 4).
Рисунок 4 – Кнопка, отвечающая за вывод окна настроек структуры
В открывшемся окне настроек снимите флажок с пункта Итоги в строках под данными
(см. рис. 5) и нажмите кнопку ОК
.
Рисунок 5 – Окно настроек структуры
Все группы, которые вы успели создать, автоматически изменятся на «верхний» тип. Разумеется, установленный параметр повлияет и на дальнейшее поведение программы. Однако снимать этот флажок вам придётся для каждого
нового листа и каждой новой книги Excel, т.к. разработчики не предусмотрели «глобальной» установки типа группировки. Точно также нельзя использовать различные типы групп в пределах одной страницы.
После того, как вы распределили товары по категориям, можно собрать категории в более крупные разделы. Всего предусмотрено до девяти уровней группировки.
Неудобство при использовании данной функции заключается в необходимости нажимать кнопку ОК
во всплывающем окошке, а собрать несвязанные диапазоны за один подход не удастся.
Рисунок 6 – Многоуровневая структура каталога в Excel
Теперь вы сможете раскрывать и закрывать части каталога, щёлкая по плюсам и минусам в левой колонке (см. рис. 6). Чтобы развернуть весь уровень, нажмите на одну из цифр в верхней части.
Чтобы вывести строки на более высокий уровень иерархии, воспользуйтесь кнопкой Разгруппировать
вкладки Данные
. Полностью избавиться от группировки можно при помощи пункта меню Удалить структуру
(см. рис. 7). Будьте внимательны, отменить действие невозможно!
Рисунок 7 – Снимаем группировку строк
Закрепление областей листа
Достаточно часто при работе с таблицами Excel возникает необходимость закрепить некоторые области листа. Там могут располагаться, например, заголовки строк / столбцов, логотип компании или другая информация.
Если вы закрепляете первую строку или первый столбец, то всё очень просто. Откройте вкладку Вид
и в раскрывающемся меню Закрепить области
выберите соответственно пункты Закрепить верхнюю строку
или Закрепить первый столбец
(см. рис. 8). Однако одновременно и строку, и столбец таким образом «заморозить» не удастся.
Рисунок 8 – Закрепляем строку или столбец
Чтобы снять закрепление, выберите в том же меню пункт Снять закрепление областей
(пункт заменяет собой строку Закрепить области
, если на странице применена «заморозка»).
А вот закрепление нескольких строк или области из строк и столбцов осуществляется не так прозрачно. Вы выделяете три строки, щёлкаете по пункту Закрепить области
, и… Excel «замораживает» только две. Почему так? Возможен ещё более плохой вариант, когда области закрепляются непредсказуемым образом (например, вы выделяете две строки, а программа ставит границы после пятнадцатой). Но не будем списывать это на недосмотр разработчиков, потому что единственный правильный вариант использования данной функции выглядит по-другому.
Вам нужно щёлкнуть мышью по ячейке ниже строк, которые вы хотите закрепить, и, соответственно, правее закрепляемых столбцов, а уже потом выбрать пункт Закрепить области
. Пример: на рисунке 9 выделена ячейка B 4
. Значит, закрепляться будут три строки и первый столбец, которые останутся на своих местах при прокрутке листа как по горизонтали, так и по вертикали.
Рисунок 9 – Закрепляем область из строк и столбцов
Вы можете применить фоновую заливку для закреплённых областей, чтобы указать пользователю на особенное поведение данных ячеек.
Поворот листа (замена строк на столбцы и наоборот)
Представьте такую ситуацию: вы несколько часов работали над набором таблицы в Excel и вдруг поняли, что неверно спроектировали структуру – заголовки столбцов следовало бы расписать по строкам или строки по столбцам (это не имеет значения). Набирать всё вручную заново? Ни за что! В Excel предусмотрена функция, позволяющая осуществить «поворот» листа на 90 градусов, переместив таким образом содержимое строк в столбцы.
Рисунок 10 – Исходная таблица
Итак, мы имеем некоторую таблицу, которую нужно «повернуть» (см. рис. 10).
- Выделяем ячейки с данными. Выделяются именно ячейки, а не строки и столбцы, иначе ничего не получится.
- Копируем их в буфер обмена сочетанием клавиш или любым другим способом.
- Переходим к пустому листу или свободному пространству текущего листа. Важное замечание:
вставлять поверх текущих данных нельзя! - Вставляем данные комбинацией клавиш и в меню параметров вставки выбираем вариант Транспонировать
(см. рис. 11). Как вариант, вы можете использовать меню Вставить
со вкладки Главная
(см. рис. 12).
Рисунок 11 – Вставка с транспонированием
Рисунок 12 – Транспонирование из главного меню
Вот и всё, поворот таблицы выполнен (см. рис. 13). При этом форматирование сохраняется, а формулы изменяются в соответствии с новым положением ячеек – никакой рутинной работы не потребуется.
Рисунок 13 – Результат после поворота
Показ формул
Иногда возникает ситуация, когда вы не можете найти нужную формулу среди большого количества ячеек, либо просто не знаете, что и где следует искать. В этом случае вам пригодится возможность вывести на лист не результат вычислений, а исходные формулы.
Нажмите кнопку Показать формулы
на вкладке Формулы
(см. рис. 14), чтобы изменить представление данных на листе (см. рис. 15).
Рисунок 14 – Кнопка «Показать формулы»
Рисунок 15 – Теперь на листе видны формулы, а не результаты расчёта
Если вам трудно сориентироваться по адресам ячеек, отображаемым в строке формул, нажмите кнопку Влияющие ячейки
со вкладки Формулы
(см. рис. 14). Зависимости будут показаны стрелками (см. рис. 16). Для использования этой функции сначала следует выделить одну
ячейку.
Рисунок 16 – Зависимости ячейки показаны стрелками
Скрываются зависимости нажатием кнопки Убрать стрелки
.
Перенос строк в ячейках
Достаточно часто в книгах Excel встречаются длинные надписи, не помещающиеся в ячейку по ширине (см. рис. 17). Можно, конечно, раздвинуть столбец, но не всегда этот вариант приемлем.
Рисунок 17 – Надписи не помещаются в ячейки
Выделите ячейки с длинными надписями и нажмите кнопку Перенос текста
на Главной
вкладке (см. рис. 18), чтобы перейти к многострочному отображению (см. рис. 19).
Рисунок 18 – Кнопка «Перенос текста»
Рисунок 19 – Многострочное отображение текста
Поворот текста в ячейке
Наверняка вы сталкивались с ситуацией, когда текст в ячейках нужно было разместить не по горизонтали, а по вертикали. Например, чтобы подписать группу строк или узкие столбцы. В Excel 2010 имеются средства, позволяющие повернуть текст в ячейках.
В зависимости от своих предпочтений вы можете пойти двумя путями:
- Сначала создать надпись, а потом её повернуть.
- Настроить поворот надписи в ячейке, а потом ввести текст.
Варианты различаются незначительно, поэтому рассмотрим только один из них. Для начала я объединил шесть строк в одну при помощи кнопки Объединить и поместить в центре
на Главной
вкладке (см. рис. 20) и ввёл обобщающую надпись (см. рис. 21).
Рисунок 20 – Кнопка объединения ячеек
Рисунок 21 – Сначала создаём горизонтальную подпись
Рисунок 22 – Кнопка поворота текста
Можно дополнительно уменьшить ширину столбца (см. рис. 23). Готово!
Рисунок 23 – Вертикальный текст ячейки
Если есть такое желание, угол поворота текста вы можете задать вручную. В том же списке (см. рис. 22) выберите пункт Формат выравнивания ячейки
и в открывшемся окошке задайте произвольный угол и выравнивание (см. рис. 24).
Рисунок 24 – Задаём произвольный угол поворота текста
Форматирование ячеек по условию
Возможности условного форматирования появились в Excel уже давно, но к версии 2010 года были значительно усовершенствованы. Возможно, вам даже не придётся разбираться в тонкостях создания правил, т.к. разработчики предусмотрели множество заготовок. Давайте посмотрим, как пользоваться условным форматированием в Excel 2010.
Первое, что нужно сделать – выделить ячейки. Далее, на Главной
вкладке нажмите кнопку Условное форматирование
и выберите одну из заготовок (см. рис. 25). Результат будет отображаться на листе сразу, поэтому вам не придётся долго перебирать варианты.
Рисунок 25 – Выбираем заготовку условного форматирования
Гистограммы выглядят достаточно интересно и хорошо отражают суть информации о цене – чем она выше, тем длиннее отрезок.
Цветовые шкалы и наборы значков можно использовать для индикации различных состояний, например, переходы от критических затрат к допустимым (см. рис. 26).
Рисунок 26 – Цветовая шкала от красного к зелёному с промежуточным жёлтым
Вы можете комбинировать гистограммы, шкалы и значки в одном диапазоне ячеек. Например, гистограммы и значки на рисунке 27 показывают допустимую и чрезмерно низкую производительность устройств.
Рисунок 27 – Гистограмма и набор значков отражают производительность некоторых условных устройств
Чтобы удалить условное форматирование ячеек, выделите их и в меню условного форматирования выберите пункт Удалить правила из выделенных ячеек
(см. рис. 28).
Рисунок 28 – Удаляем правила условного форматирования
Excel 2010 использует заготовки для быстрого доступа к возможностям условного форматирования, т.к. настройка собственных правил для большинства людей является далеко не очевидной. Однако, если предусмотренные разработчиками шаблоны вас не устраивают, вы можете создать свои правила оформления ячеек по различных условиям. Полное описание данного функционала выходит за рамки текущей статьи.
Использование фильтров
Фильтры позволяют быстро находить нужную информацию в большой таблице и представлять её в компактном виде. Например, из длинного списка книг можно выбрать произведения Гоголя, а из прайс-листа компьютерного магазина – процессоры Intel.
Как и большинство других операций, фильтр требует выделения ячеек. Однако выделять всю таблицу с данными не потребуется, достаточно отметить строки над нужными столбцами данных. Это значительно увеличивает удобство от использования фильтров.
После того, как ячейки выделены, на вкладке Главная
нажмите кнопку Сортировка и фильтр
и выберите пункт Фильтр
(см. рис. 29).
Рисунок 29 – Создаём фильтры
Теперь ячейки преобразятся в раскрывающиеся списки, где вы можете задать параметры выборки. Например, мы ищем все упоминания про Intel в столбце Наименование товара
. Для этого выбираем текстовый фильтр Содержит
(см. рис. 30).
Рисунок 30 – Создаём текстовый фильтр
Рисунок 31 – Создаём фильтр по слову
Впрочем, гораздо быстрее добиться того же эффекта, вписав слово в поле Поиск
контекстного меню, показанного на рисунке 30. Зачем тогда вызывать дополнительное окно? Оно пригодится в том случае, если вы хотите указать несколько условий выборки или выбрать другие параметры фильтрации (не содержит
, начинается с…, заканчивается на…
).
Для числовых данных доступны другие параметры (см. рис. 32). Например, можно выбрать 10 наибольших или 7 наименьших значений (количество настраивается).
Рисунок 32 – Числовые фильтры
Фильтры Excel предоставляют достаточно богатые возможности, сравнимые с выборкой запросом SELECT в системах управления базами данных (СУБД).
Отображение информационных кривых
Информационные кривые (инфокривые) – нововведение в Excel 2010. Эта функция позволяет отобразить динамику изменения числовых параметров прямо в ячейке, не прибегая к построению диаграммы. Изменения в числах будут сразу же показаны на микрографике.
Рисунок 33 – Инфокривая Excel 2010
Чтобы создать инфокривую, нажмите на одну из кнопок в блоке Инфокривые
на вкладке Вставка
(см. рис. 34), а затем задайте диапазон ячеек для построения.
Рисунок 34 – Вставка инфокривой
Как и диаграммы, информационные кривые имеют множество параметров для настройки. Более подробное руководство по использованию данного функционала описано в статье .
Заключение
В статье были рассмотрены некоторые полезные возможности Excel 2010, ускоряющие работу, улучшающие внешний вид таблиц или удобство использования. При этом не имеет значения, создаёте ли вы файл сами или используете чужой – в Excel 2010 найдутся функции для всех пользователей.
Графики и диаграммы (5)
Работа с VB проектом (11)
Условное форматирование (5)
Списки и диапазоны (5)
Макросы(VBA процедуры) (62)
Разное (37)
Группировка данных в сводной таблице
Скачать файл, используемый в видеоуроке:
ГРУППИРОВКА ТЕКСТОВЫХ ПОЛЕЙ ИЛИ ОТДЕЛЬНЫХ ЭЛЕМЕНТОВ
В полях с уровнями можно группировать только элементы, имеющие одинаковые подуровни. Например, если в поле есть два уровня «Страна» и «Город», нельзя сгруппировать города из разных стран.
ПЕРЕИМЕНОВАНИЕ ГРУППЫ ПО УМОЛЧАНИЮ
При группировке элементов Excel задает имена групп по умолчанию, например Группа1(Group1)
для выбранных элементов или Кв-л1(Qtr1)
для квартала 1(если работаем с датами). Задать группе более понятное имя совсем несложно:
- Выделить имя группы;
- Нажать клавишу F2
; - Ввести новое имя группы.
РАЗГРУППИРОВКА ЭЛЕМЕНТОВ
- Выделить группу элементов, которые требуется разгруппировать;
- На вкладке Параметры(Options)
в группе Группировать(Group)
нажать кнопку Разгруппировать(Ungroup)
(или щелкнуть правой кнопкой мыши и выбрать из контекстного меню пункт Разгруппировать(Ungroup)
).
Для числовых полей или полей даты и времени все группы для поля будут разгруппированы. При выборе групп будут разгруппированы только выбранные элементы, а поле группы не будет удалено из списка полей сводной таблицы, пока все группы в поле не будут удалены.
Примечания:
- Для источников данных OLAP (Online Analytical Processing), не поддерживающих инструкцию CREATE SESSION CUBE, группировка элементов невозможна.
- При наличии одного или нескольких сгруппированных элементов использовать команду Преобразование в формулы (Параметры
— Сервис
— Средства OLAP
) невозможно. Перед использованием этой команды необходимо сначала удалить сгруппированные элементы.- Для быстрой работы c группами данных надо выделить ячейки в области названий строк или столбцов сводной таблицы, щелкнуть правой кнопкой мыши на любой из выделенных ячеек и выбрать Развернуть/Cвернуть (Expand/Collapse)
Статья помогла? Поделись ссылкой с друзьями!
Видеоуроки
Иногда необходимо сгруппировать данные в таблице Excel. Во-первых, это создает удобство использования данных в таблицах, создаётся впечатление структурированности информации. Во-вторых, это просто красиво. Ведь особенно приятно получать такие четко структурированные прайсы. Сразу создается впечатление, что человек подошел к вопросу серьезно, позаботился о том, чтобы мне было удобно воспринимать информацию. Конечно, используя такой грамотный ход как группировка данных в таблицах Excel, у человека, предлагающего продажи, гораздо больше шансов быть услышанным своими клиентами.
Итак, приступим. Нам понадобиться MS Excel практически любой версии. Я буду использовать MS Excel 2013.
Открываем или создаем новую книгу Excel. Заполняем нашими данными. Затем выделяем нужные строки или столбцы. Находим в верхнем ряду вкладку Данные
. Чуть ниже в поле Структура
нажимаем Группировать
.
После того как нажали Группировать,
у нас выскочит окошко, где мы должны задать то, что мы группируем — строки или столбцы.
После того как мы определились что будем группировать, нам следует, ниже выделенных строк, ввести название группы. Я назвал просто — Название группы.
Но что-то тут не так! Конечно название группы находиться в конце группы -это неправильно. Неизвестно почему такие настройки по умолчанию сделали разработчики Экселя.
Чтобы такого не было, перед группировкой данных нужно изменить настройки группировки. Для этого, находясь во вкладке Данные,
внизу справа поля Структура
есть квадратик со стрелочкой — это и есть настройки группировки данных в таблице. Снимаем все галочки с Расположение итоговых данных
Теперь, чтобы нам исправить эту группировку, нужно в поле Структура
найти и нажать кнопку Разгруппировать
. Нас опять спросят, что разгруппировать — строки или столбцы, и мы сделаем соответствующий выбор.
И теперь уже с этими настройками опять сделаем группировку данных. Только теперь название группы будет у нас вверху.
Наверно вы заметили слева цифры 1 и 2 – это уровни вложенности. Эти кнопочки служат для быстрого перехода между уровнями. Так как Excel поддерживает группировку данных внутри самой группы, конечно же это очень удобно!
Тем, кто дочитал этот документ до конца, я напоминаю, что — наша профессия. И если вам понадобится современный, функциональный интернет-магазин на 1С-Битрикс, то мы обязательно для вас его сделаем.
Группировка данных
Когда вы подготавливаете каталог товаров с ценами, было бы неплохо побеспокоиться об удобстве его использования. Большое количество позиций на одном листе вынуждает использовать поиск, но что, если пользователь только делает выбор и не имеет представления о наименовании? В Интернет-каталогах проблема решается созданием групп товаров. Так почему бы и в книге Excel не сделать так же?
Организовать группировку достаточно просто. Выделите несколько строк и нажмите кнопку Группировать
на вкладке Данные
(см. рис. 1).
Рисунок 1 – Кнопка группировки
Затем укажите тип группировки – по строкам
(см. рис. 2).
Рисунок 2 – Выбор типа группировки
В итоге мы получаем… не то, что нам нужно. Строки товаров объединились в группу, указанную под ними (см. рис. 3). В каталогах обычно сначала идёт заголовок, а потом содержимое.
Рисунок 3 – Группировка строк «вниз»
Это отнюдь не ошибка программы. Видимо, разработчики посчитали, что группировкой строк занимаются в основном составители финансовой отчётности, где итоговый результат выводится в конце блока.
Чтобы группировать строки «вверх» нужно изменить одну настройку. На вкладке Данные
нажмите на маленькую стрелочку в нижнем правом углу раздела Структура
(см. рис. 4).
Рисунок 4 – Кнопка, отвечающая за вывод окна настроек структуры
В открывшемся окне настроек снимите флажок с пункта Итоги в строках под данными
(см. рис. 5) и нажмите кнопку ОК
.
Рисунок 5 – Окно настроек структуры
Все группы, которые вы успели создать, автоматически изменятся на «верхний» тип. Разумеется, установленный параметр повлияет и на дальнейшее поведение программы. Однако снимать этот флажок вам придётся для каждого
нового листа и каждой новой книги Excel, т.к. разработчики не предусмотрели «глобальной» установки типа группировки. Точно также нельзя использовать различные типы групп в пределах одной страницы.
После того, как вы распределили товары по категориям, можно собрать категории в более крупные разделы. Всего предусмотрено до девяти уровней группировки.
Неудобство при использовании данной функции заключается в необходимости нажимать кнопку ОК
во всплывающем окошке, а собрать несвязанные диапазоны за один подход не удастся.
Рисунок 6 – Многоуровневая структура каталога в Excel
Теперь вы сможете раскрывать и закрывать части каталога, щёлкая по плюсам и минусам в левой колонке (см. рис. 6). Чтобы развернуть весь уровень, нажмите на одну из цифр в верхней части.
Чтобы вывести строки на более высокий уровень иерархии, воспользуйтесь кнопкой Разгруппировать
вкладки Данные
. Полностью избавиться от группировки можно при помощи пункта меню Удалить структуру
(см. рис. 7). Будьте внимательны, отменить действие невозможно!
Рисунок 7 – Снимаем группировку строк
Закрепление областей листа
Достаточно часто при работе с таблицами Excel возникает необходимость закрепить некоторые области листа. Там могут располагаться, например, заголовки строк / столбцов, логотип компании или другая информация.
Если вы закрепляете первую строку или первый столбец, то всё очень просто. Откройте вкладку Вид
и в раскрывающемся меню Закрепить области
выберите соответственно пункты Закрепить верхнюю строку
или Закрепить первый столбец
(см. рис. 8). Однако одновременно и строку, и столбец таким образом «заморозить» не удастся.
Рисунок 8 – Закрепляем строку или столбец
Чтобы снять закрепление, выберите в том же меню пункт Снять закрепление областей
(пункт заменяет собой строку Закрепить области
, если на странице применена «заморозка»).
А вот закрепление нескольких строк или области из строк и столбцов осуществляется не так прозрачно. Вы выделяете три строки, щёлкаете по пункту Закрепить области
, и… Excel «замораживает» только две. Почему так? Возможен ещё более плохой вариант, когда области закрепляются непредсказуемым образом (например, вы выделяете две строки, а программа ставит границы после пятнадцатой). Но не будем списывать это на недосмотр разработчиков, потому что единственный правильный вариант использования данной функции выглядит по-другому.
Вам нужно щёлкнуть мышью по ячейке ниже строк, которые вы хотите закрепить, и, соответственно, правее закрепляемых столбцов, а уже потом выбрать пункт Закрепить области
. Пример: на рисунке 9 выделена ячейка B 4
. Значит, закрепляться будут три строки и первый столбец, которые останутся на своих местах при прокрутке листа как по горизонтали, так и по вертикали.
Рисунок 9 – Закрепляем область из строк и столбцов
Вы можете применить фоновую заливку для закреплённых областей, чтобы указать пользователю на особенное поведение данных ячеек.
Поворот листа (замена строк на столбцы и наоборот)
Представьте такую ситуацию: вы несколько часов работали над набором таблицы в Excel и вдруг поняли, что неверно спроектировали структуру – заголовки столбцов следовало бы расписать по строкам или строки по столбцам (это не имеет значения). Набирать всё вручную заново? Ни за что! В Excel предусмотрена функция, позволяющая осуществить «поворот» листа на 90 градусов, переместив таким образом содержимое строк в столбцы.
Рисунок 10 – Исходная таблица
Итак, мы имеем некоторую таблицу, которую нужно «повернуть» (см. рис. 10).
- Выделяем ячейки с данными. Выделяются именно ячейки, а не строки и столбцы, иначе ничего не получится.
- Копируем их в буфер обмена сочетанием клавиш или любым другим способом.
- Переходим к пустому листу или свободному пространству текущего листа. Важное замечание:
вставлять поверх текущих данных нельзя! - Вставляем данные комбинацией клавиш и в меню параметров вставки выбираем вариант Транспонировать
(см. рис. 11). Как вариант, вы можете использовать меню Вставить
со вкладки Главная
(см. рис. 12).
Рисунок 11 – Вставка с транспонированием
Рисунок 12 – Транспонирование из главного меню
Вот и всё, поворот таблицы выполнен (см. рис. 13). При этом форматирование сохраняется, а формулы изменяются в соответствии с новым положением ячеек – никакой рутинной работы не потребуется.
Рисунок 13 – Результат после поворота
Показ формул
Иногда возникает ситуация, когда вы не можете найти нужную формулу среди большого количества ячеек, либо просто не знаете, что и где следует искать. В этом случае вам пригодится возможность вывести на лист не результат вычислений, а исходные формулы.
Нажмите кнопку Показать формулы
на вкладке Формулы
(см. рис. 14), чтобы изменить представление данных на листе (см. рис. 15).
Рисунок 14 – Кнопка «Показать формулы»
Рисунок 15 – Теперь на листе видны формулы, а не результаты расчёта
Если вам трудно сориентироваться по адресам ячеек, отображаемым в строке формул, нажмите кнопку Влияющие ячейки
со вкладки Формулы
(см. рис. 14). Зависимости будут показаны стрелками (см. рис. 16). Для использования этой функции сначала следует выделить одну
ячейку.
Рисунок 16 – Зависимости ячейки показаны стрелками
Скрываются зависимости нажатием кнопки Убрать стрелки
.
Перенос строк в ячейках
Достаточно часто в книгах Excel встречаются длинные надписи, не помещающиеся в ячейку по ширине (см. рис. 17). Можно, конечно, раздвинуть столбец, но не всегда этот вариант приемлем.
Рисунок 17 – Надписи не помещаются в ячейки
Выделите ячейки с длинными надписями и нажмите кнопку Перенос текста
на Главной
вкладке (см. рис. 18), чтобы перейти к многострочному отображению (см. рис. 19).
Рисунок 18 – Кнопка «Перенос текста»
Рисунок 19 – Многострочное отображение текста
Поворот текста в ячейке
Наверняка вы сталкивались с ситуацией, когда текст в ячейках нужно было разместить не по горизонтали, а по вертикали. Например, чтобы подписать группу строк или узкие столбцы. В Excel 2010 имеются средства, позволяющие повернуть текст в ячейках.
В зависимости от своих предпочтений вы можете пойти двумя путями:
- Сначала создать надпись, а потом её повернуть.
- Настроить поворот надписи в ячейке, а потом ввести текст.
Варианты различаются незначительно, поэтому рассмотрим только один из них. Для начала я объединил шесть строк в одну при помощи кнопки Объединить и поместить в центре
на Главной
вкладке (см. рис. 20) и ввёл обобщающую надпись (см. рис. 21).
Рисунок 20 – Кнопка объединения ячеек
Рисунок 21 – Сначала создаём горизонтальную подпись
Рисунок 22 – Кнопка поворота текста
Можно дополнительно уменьшить ширину столбца (см. рис. 23). Готово!
Рисунок 23 – Вертикальный текст ячейки
Если есть такое желание, угол поворота текста вы можете задать вручную. В том же списке (см. рис. 22) выберите пункт Формат выравнивания ячейки
и в открывшемся окошке задайте произвольный угол и выравнивание (см. рис. 24).
Рисунок 24 – Задаём произвольный угол поворота текста
Форматирование ячеек по условию
Возможности условного форматирования появились в Excel уже давно, но к версии 2010 года были значительно усовершенствованы. Возможно, вам даже не придётся разбираться в тонкостях создания правил, т.к. разработчики предусмотрели множество заготовок. Давайте посмотрим, как пользоваться условным форматированием в Excel 2010.
Первое, что нужно сделать – выделить ячейки. Далее, на Главной
вкладке нажмите кнопку Условное форматирование
и выберите одну из заготовок (см. рис. 25). Результат будет отображаться на листе сразу, поэтому вам не придётся долго перебирать варианты.
Рисунок 25 – Выбираем заготовку условного форматирования
Гистограммы выглядят достаточно интересно и хорошо отражают суть информации о цене – чем она выше, тем длиннее отрезок.
Цветовые шкалы и наборы значков можно использовать для индикации различных состояний, например, переходы от критических затрат к допустимым (см. рис. 26).
Рисунок 26 – Цветовая шкала от красного к зелёному с промежуточным жёлтым
Вы можете комбинировать гистограммы, шкалы и значки в одном диапазоне ячеек. Например, гистограммы и значки на рисунке 27 показывают допустимую и чрезмерно низкую производительность устройств.
Рисунок 27 – Гистограмма и набор значков отражают производительность некоторых условных устройств
Чтобы удалить условное форматирование ячеек, выделите их и в меню условного форматирования выберите пункт Удалить правила из выделенных ячеек
(см. рис. 28).
Рисунок 28 – Удаляем правила условного форматирования
Excel 2010 использует заготовки для быстрого доступа к возможностям условного форматирования, т.к. настройка собственных правил для большинства людей является далеко не очевидной. Однако, если предусмотренные разработчиками шаблоны вас не устраивают, вы можете создать свои правила оформления ячеек по различных условиям. Полное описание данного функционала выходит за рамки текущей статьи.
Использование фильтров
Фильтры позволяют быстро находить нужную информацию в большой таблице и представлять её в компактном виде. Например, из длинного списка книг можно выбрать произведения Гоголя, а из прайс-листа компьютерного магазина – процессоры Intel.
Как и большинство других операций, фильтр требует выделения ячеек. Однако выделять всю таблицу с данными не потребуется, достаточно отметить строки над нужными столбцами данных. Это значительно увеличивает удобство от использования фильтров.
После того, как ячейки выделены, на вкладке Главная
нажмите кнопку Сортировка и фильтр
и выберите пункт Фильтр
(см. рис. 29).
Рисунок 29 – Создаём фильтры
Теперь ячейки преобразятся в раскрывающиеся списки, где вы можете задать параметры выборки. Например, мы ищем все упоминания про Intel в столбце Наименование товара
. Для этого выбираем текстовый фильтр Содержит
(см. рис. 30).
Рисунок 30 – Создаём текстовый фильтр
Рисунок 31 – Создаём фильтр по слову
Впрочем, гораздо быстрее добиться того же эффекта, вписав слово в поле Поиск
контекстного меню, показанного на рисунке 30. Зачем тогда вызывать дополнительное окно? Оно пригодится в том случае, если вы хотите указать несколько условий выборки или выбрать другие параметры фильтрации (не содержит
, начинается с…, заканчивается на…
).
Для числовых данных доступны другие параметры (см. рис. 32). Например, можно выбрать 10 наибольших или 7 наименьших значений (количество настраивается).
Рисунок 32 – Числовые фильтры
Фильтры Excel предоставляют достаточно богатые возможности, сравнимые с выборкой запросом SELECT в системах управления базами данных (СУБД).
Отображение информационных кривых
Информационные кривые (инфокривые) – нововведение в Excel 2010. Эта функция позволяет отобразить динамику изменения числовых параметров прямо в ячейке, не прибегая к построению диаграммы. Изменения в числах будут сразу же показаны на микрографике.
Рисунок 33 – Инфокривая Excel 2010
Чтобы создать инфокривую, нажмите на одну из кнопок в блоке Инфокривые
на вкладке Вставка
(см. рис. 34), а затем задайте диапазон ячеек для построения.
Рисунок 34 – Вставка инфокривой
Как и диаграммы, информационные кривые имеют множество параметров для настройки. Более подробное руководство по использованию данного функционала описано в статье .
Заключение
В статье были рассмотрены некоторые полезные возможности Excel 2010, ускоряющие работу, улучшающие внешний вид таблиц или удобство использования. При этом не имеет значения, создаёте ли вы файл сами или используете чужой – в Excel 2010 найдутся функции для всех пользователей.
Создание структуры листа с помощью групп
Подготовка данных к структурированию
Структурируемые данные должны быть представлены в формате списка, в котором первая строка каждого столбца содержит подпись, остальные строки — однотипные данные; пустые строки или столбцы в списке отсутствуют.
Перед началом создания структуры может потребоваться отсортировать данные, чтобы сгруппировать строки вместе. В показанном на рисунке примере список был отсортирован по категории товаров, а затем по фамилии продавца.
Располагайте итоговые строки выше или ниже каждой группы детальных строк. Для этого после каждой группы вставьте по пустой строке и в них используйте итоговые функции, например СУММ
или СРЗНАЧ
. Для получения наилучших результатов итоговые строки должны содержать формулы, ссылающиеся на ячейки во всех строках. В показанном на рисунке 8.8 примере имеется строка под сведениями каждой категории товара. Например, данные по продажам лекарств в строках с 5 по 9 суммируются в строке 10. Также можно структурировать данные, в которых итоговые строки содержат описательный текст и иные данные.
Рис. 8.8. Фрагмент окна со структурированными данными
Если структурируются столбцы, а не строки, убедитесь, что лист имеет заголовки в первом столбце, и что имеются итоговые столбцы слева или справа от столбцов сведений.
Если итоговые строки расположены над строками данных или итоговые столбцы расположены слева от столбцов данных, можно изменить параметры расположения. Для этого необходимо дать команду меню Данные
=>Группа и структура =>
Настройка
иснять флажок итоги
в строках под данными
, флажок итоги
в столбцах справа от данных
или оба эти флажка.
Создание структуры автоматически и вручную
Автоматическое создание структуры
Если данные на листе обобщены формулами, которые используют функции, например СУММА, Microsoft Excel позволяет автоматически структурировать данные. Итоговые данные должны располагаться рядом с подробными данными.
Для создания автоматической структуры нужно выделить диапазон ячеек, для которых необходимо создать структуру (для структурирования листа целиком указать любую ячейку) и дать команду меню Данные
=> Группа и структура
=> Создание структуры.
При вставке автоматических промежуточных итогов в список, представленный в виде строк, Microsoft Excel автоматически структурирует лист, давая возможность отобразить ровно столько подробной информации, сколько необходимо.
Создание структуры вручную
Если данные не организованы так, что Microsoft Excel может создать структуру автоматически, структура может быть создана вручную. Например, требуется вручную создать структуры данных, если строки или столбцы с итоговыми данными содержат не формулы, а значения или описательный текст.
Для создания структуры листа вручную, необходимо выделить строки или столбцы, которые нужно объединить в одну группу, и дать команду меню Данные =>
Группы и структура =>
Группировать
(рис.8.9).
После этого рядом с детальными данными Одежда
появиться символ структуры. Продолжать выделение и группировку строк или столбцов сведений и выполнение команды Группировать
нужно до тех пор, пока не будут созданы все необходимые уровни структуры.
Рис. 8.9. Фрагмент окна для создания группы Одежда
Настройка структурирования со стилями
Автоматические стили можно применить непосредственно при структурировании или после него. Для структурированных строк Microsoft Excel использует такие стили, как «Уровеньстрока_1» и «Уровеньстрока_2». Для структурированных столбцов Microsoft Excel использует такие стили как «Уровеньстолб_1» и «Уровеньстолб_2». Стили используют полужирное, курсивное и другое форматирование текста, чтобы облегчить различение итоговых строк в данных.
Можно изменять способы форматирования, определенные каждому из стилей, что позволяет применять различные стили оформления текста и ячейки для настройки внешнего вида структуры. Также можно использовать автоформаты для форматирования структурированных данных.
Если требуется задать стили структуры для автоматического применения к новой структуре, нужно дать команду меню Данные
=> Группа и структура
=> Настройка
и установить флажок Автоматические стили
. Если при создании структуры не требуется применять автоматические стили, их можно применить после создания структуры. Для этого необходимо выделить данные, к которыми применяются стили, дать команду меню Данные
=> Группа и структура
=> Настройка
в открывшемся диалоговом окне Настройка
(рис. 8.10) установить флажок Автоматические стили
и нажать кнопку Применить стили
. Кнопка Создать
этого диалогового окна создает структуру листа. В результате к итоговым строкам будет применено форматирование (рис.8.11)
Рис.8.10. Применение стилей к структуре
Рис. 8.11. Результат применения автоматических стилей к структуре
Удаление структуры
При удалении структуры никакие данные не удаляются. Для выполнения удаления структуры на нужном листе необходимо дать команду меню Данные =>
Группа и структура
=> Удалить структуру.
Если строки или столбцы все равно останутся скрытыми, то можно просто отобразить скрытые строки или столбцы средствами Excel (выделить видимые заголовки и дать команду меню Формат =>
Строка
или Столбец =>
Отобразить)
.
Выделенные элементы структуры также можно разгруппировать без удаления всей структуры. Для этого, удерживая нажатой SHIFT щелкнуть кнопку или группы, а затем дать команду меню Данные => Группа и структура =>
Разгруппировать
. На рис. 8.12 и 8.13 приведен пример удаления структуры для группы Иванова.
Рис. 8.12 . Выделение элемента структуры Иванова
и выбор команды для разгруппирования
Рис. 8.13. . Вид окна при разгруппированной группе Иванова
Чтобы скрыть структуру, не удаляя ее, необходимо отобразить все данные, нажав кнопку с наибольшим числом в области структуры , и снять флажок Символы структуры
вкладки Вид
диалогового окна Параметры
(меню Сервис
).
|
bulbashman Пользователь Сообщений: 34 |
помогите пожалуйста разобраться. мне нужно рассортировать строки таким образом чтобы все одинаковые распологались рядом друг с другом. а если ещё и выделить их то вообще бы красиво было. по темам ходил похожие вопросы есть но всё не то. Файл см. ниже [МОДЕРАТОР] Изменено: bulbashman — 09.05.2013 16:55:42 |
|
Юрий М  Модератор Сообщений: 60585 Контакты см. в профиле |
bulbashman, вот скажите мне — зачем в примере 2 200 строк с данными? Вполне хватило бы 20-30. |
|
bulbashman Пользователь Сообщений: 34 |
то что надо спасибо, а как это делается-то? |
|
Юрий М Модератор Сообщений: 60585 Контакты см. в профиле |
Читается условие задачи, подбирается алгоритм, а затем пишется макрос, который всё это и сделает)) |
|
bulbashman Пользователь Сообщений: 34 |
|
|
Юрий М Модератор Сообщений: 60585 Контакты см. в профиле |
Да не обращайте внимания — сам с собой )) А какое из слов не понравилось — макрос? Это такая программа. Самодельная)) |
|
bulbashman Пользователь Сообщений: 34 |
у меня куча подобных документов некоторые из них по 7-10 листов по 50000 и более строк. как мне такую кнопочку делать, извеняюсь за неграмотность в excel просто до этого времени надобности не было, а тут прижало вот. |
|
Юрий М Модератор Сообщений: 60585 Контакты см. в профиле |
Не имея навыков — Вам будет сложно это сделать самостоятельно. Выход из положения: копируем на первый лист Ваши данные и нажимаем кнопочку. |
|
bulbashman Пользователь Сообщений: 34 |
выделяем, сортировка от а до я, . выделяем, настраеваемая сортировка, параметры, столбцы диапазона, строка 1, ок. скажите результат тот что и у вас, значения в строках по отношению к столбцам не перепутаются? |
|
Юрий М Модератор Сообщений: 60585 Контакты см. в профиле |
Ничего не нужно выделять и сортировать — макрос всё сам сделает. Не волнуйтесь — не перепутается)) |
|
bulbashman Пользователь Сообщений: 34 |
работает. спасибо огромное, выручили. |
|
bulbashman Пользователь Сообщений: 34 |
Юрий, вы меня еще раз не выручите?, прогнал вашим макросом 6000 строк, просмотрел 400, чую до осени просижу, у меня их много еще. можно в параметрах макроса чего нибуть поменять чтобы абсолютно идентичные строки кучковались вместе, в верху например или внизу? |
|
Юрий М Модератор Сообщений: 60585 Контакты см. в профиле |
Как понять «абсолютно идентичные»? Они и так располагаются друг за другом. |
|
bulbashman Пользователь Сообщений: 34 |
просмотрел 400 строк из них абсолютно одинаковых 4, вариантов то восьмизначное число. а одинаковых немного и располагаются они по всему списку |
|
bulbashman Пользователь Сообщений: 34 |
по два, по три, но по всему списку |
|
Юрий М Модератор Сообщений: 60585 Контакты см. в профиле |
Не понимаю… Они и будут по всему списку: одинаковые рядом. |
|
bulbashman Пользователь Сообщений: 34 |
вот пример, это уже обработанный макросом, на листе 6 одинаковые строки найденные в первых 400, но их еще найти надо |
|
Юрий М Модератор Сообщений: 60585 Контакты см. в профиле |
Правильно ли я понимаю: после обработки макросом одного листа Вы обрабатываете другой и там ТОЖЕ есть такие строки. |
|
bulbashman Пользователь Сообщений: 34 |
суть такая: это настройки одной программы которую время от времени нужно оптимизировать в разных условиях. есть Х листов с кучей этих параметров, все они объединяются на один лист, и из этой кучи необходимо извлечь повторяющиеся параметры (строки), но из за их количесва сделать это нереально, после обработки макросом одинаковые параметры объединяются но находится могут по всему листу но ведь между ними куча (мусора), вот если бы сделать так чтобы идентичные собирались в одном месте в верху листа или в низу. |
|
bulbashman Пользователь Сообщений: 34 |
на примере видно, на листе 7 строки обработанные макросом, а на листе 6 одинаковые строки которые я скопировал с листа 7, и они находились в районе первых 400 строк, но искать то их всеравно приходится долго. |
|
Юрий М Модератор Сообщений: 60585 Контакты см. в профиле |
Скопируйте на первый лист ВЕСЬ диапазон и запустите макрос — все идентичные должны собраться в кучу. |
|
Юрий М Модератор Сообщений: 60585 Контакты см. в профиле |
#24 04.05.2013 15:20:48
Они не могут быть внизу или вверху — они будут РЯДОМ, там, где их «застанет» сортировка. Ведь именно сортировка их и собирает в кучу. |
||
|
bulbashman Пользователь Сообщений: 34 |
на седьмом листе и есть весь диапазон обработанный макросом. ну вот ради смеха просто попробуйте найти там одинаковые |
. собственно я наверное порядком надоел вам, если вас это не обидет, возможно будут идеи на этот счет, готов денег скинуть на телефон например, в пределах разумного. )))|
Newbie Пользователь Сообщений: 159 |
Извините, вмешаюсь. |
|
bulbashman Пользователь Сообщений: 34 |
да, вроде того. а кто такой ТС? |
|
Z  Пользователь Сообщений: 6111 Win 10, MSO 2013 SP1 |
#28 04.05.2013 17:18:49
А самому поискать?!. http://ru.wiktionary.org/wiki/%F2%EE%EF%E8%EA%F1%F2%E0%F0%F2%E5%F0 «Ctrl+S» — достойное завершение ваших гениальных мыслей!.. |
||
|
bulbashman Пользователь Сообщений: 34 |
агромное спасибо. (никогда не увлекался изучением америниканизации русского языка) |
|
Юрий М Модератор Сообщений: 60585 Контакты см. в профиле |
#30 04.05.2013 18:51:14 bulbashman, данные на лист7 получены при помощи макроса? И они расположены неправильно? Тогда подскажите мне номера строк (1-2 пары), в которых находятся одинаковые значения, но при этом они НЕ РЯДОМ. |
Структурирование данных – необходимое условие работы с электронными таблицами, если человек хочет эффективно обрабатывать большие объемы информации. Один из методов, как это сделать – использование группировки. Он не только позволяет упорядочить большое количество информации, но и скрыть те элементы, которые не нужны в данный момент. В результате, человек может полностью сосредоточиться только на значимых фрагментах, не отвлекаясь на то, что не так важно в данный момент. Какие же действия нужно предпринять, чтобы группировать информацию в Excel?
Содержание
- Как настроить группировку
- Группировка по строкам в Excel
- Группировка по столбцам в Excel
- Создание вложенных групп
- Разгруппирование в Эксель
- Многоуровневая группировка — пошаговая инструкция
- Автоматическая структуризация в Excel
- Как сортировать данные таблицы
- Цветовое деление
- Объединение значений
- Как упростить большую таблицу Эксель
Как настроить группировку
Настройка – очень важный подготовительный этап. Без него невозможно сделать так, чтобы итоговый результат устроил человека. Для правильной настройки группировки, точно следуйте этой инструкции:
- Развернуть вкладку «Данные» в том документе, котором надо сгруппировать информацию.
- Открываем раздел «Структура», в котором разворачиваем набор инструментов.
- Всплывет окно, в каком надо задать настройки группировки. Предустановленные параметры следующие: результаты по колонкам записываются непосредственно в правой части от колонок, а по рядам – внизу. Часто людям не нравится эта идея, поскольку по их мнению расположение наименования сверху позволяет значительно сэкономить время. Чтобы это сделать, надо убрать флажок с чекбокса, который находится непосредственно возле соответствующего параметра. В целом, всем пользователям доступна настройка группировки таким способом, чтобы она подходила именно им. Но также можно сделать формирование стиля автоматическим, включив соответствующий пункт.
- Подтверждаем свои действия после того, как в параметры будут внесены нужные изменения, нажатием клавиши ОК.
На этом подготовительный этап можно считать оконченным.
Группировка по строкам в Excel
Осуществим группировку информации по рядам.
Для начала нам нужно добавить дополнительный ряд над группой колонок или под ней. Все зависит от того, где мы хотим размещать имя и выводы. После этого переходим на новую ячейку, в которой присваиваем название группе. Рекомендуется выбирать то имя, которое будет максимально подходить по контексту.
Далее ряды, которые надо объединить, выделяем и открываем вкладку «Данные». При этом итоговая строка не включается в диапазон, который следует группировать.
Теперь переходим в раздел «Структура». Для этого надо сделать клик по соответствующей кнопке, располагаемой в правой части ленты. Кликаем по кнопке «Группировать». Там появится специальное меню, в котором и нажимаем эту кнопку.
После этого программа предложит метод группировки – по рядам или колонкам. Нужно выбрать тот, который подходит больше всего в конкретной ситуации. То есть, в нашем случае, по строкам. Подтверждаем свои действия путем нажатия клавиши «ОК». После этого процесс создания группы может считаться законченным. Свернуть ее можно с помощью знака минуса.
После того, как группа спрячется, знак минуса будет заменен на плюс. Клик на него позволит развернуть группу.
Группировка по столбцам в Excel
Группировка по колонкам осуществляется аналогично, как и по строкам, только тип группировки нужно выбрать другой в соответствующем диалоговом окне. Но все же, давайте по порядку.
- Определяемся с тем, какие данные нам нужно группировать. После этого вставляем новую колонку, в которой будет записываться заголовок группы.
- Далее выделяем те ячейки, которые предстоит группировать. Аналогично предыдущему примеру, заголовок не выделять.
- Переходим на «Данные» и там находим пункт «Структура». После клика на эту кнопку развернется меню, в котором выбираем «Группировать».
- В появившемся диалогово окне выбираем пункт «Столбцы». Подтверждаем наши действия.
На этом группирование данных завершена. Точно так же, как и в предыдущем случае, можно сворачивать и разворачивать элементы группы с помощью клавиши минус или плюс соответственно.
Создание вложенных групп
На описанных выше пунктах меню группировка не заканчивается. Пользователь вполне может создавать вложенные группы, которые позволяют более четко структурировать информацию. Логика действий, в целом, та же самая. Только все описанные выше шаги нужно совершать в рамках материнской группы. Последовательность действий следующая:
- Если материнская группа была свернута, ее нужно развернуть.
- Те ячейки, которые надо отнести к подгруппе, надо выделить.
- После этого открываем вкладку «Данные», переходим в раздел «Структура» и там нажимаем «Группировать».
- Затем выбираем способ группировки – по строкам или по колонкам, после чего подтверждаем свои действия.
После этого у нас появится дополнительная вложенная группа. Сколько максимально подгрупп может создавать пользователь? Количество неограниченное. Мы можем увидеть, что сверху над значками минуса появились цифры. Они позволяют быстро переключаться между разными уровнями вложенности.
Если же группировка осуществляется по строкам, а не столбцам, а не строкам, то эти цифры будут располагаться слева от листа (или знаков минуса/плюса).
Разгруппирование в Эксель
Предположим, нам группа уже не нужна. Что делать в такой ситуации? Есть ли возможность ее удалить? Да, конечно. Эта операция называется разгруппированием. Для начала выделяем все элементы группы, которую нужно расформировать. После этого переходим во вкладку «Данные» и там ищем раздел «Структура». После того, как мы нажмем на соответствующую кнопку, и в этом меню появится кнопка «Разгруппировать». Нажимаем на нее.
После этого появится диалоговое окно, в котором будет похожий набор настроек на тот, который был когда мы хотели группировать ячейки. Только в этот раз Эксель будет спрашивать, что именно нам нужно разгруппировать: столбцы или строки. Выбираем то, что нужно и нажимаем на клавишу «ОК». После этого лист будет выглядеть так же, как и до того, как была сделана соответствующая группа.
Многоуровневая группировка — пошаговая инструкция
Давайте теперь немного систематизируем полученную выше информацию и приведем готовую пошаговую инструкцию по тому, как осуществлять многоуровневую группировку данных:
- Сначала осуществляем настройку, соответствующую первому разделу этой статьи.
- После этого создаем заголовок группы. Для этого делаем дополнительную строку или колонку в зависимости от того, какие данные мы хотим сгруппировать.
- Присваиваем в этой колонке или строке название группы.
- Выделяем ячейки, которые нужно объединить в одну группу.
- Переходим во вкладку «Данные», и там находим группу инструментов «Структура».
- Затем нажимаем на кнопку «Группировать», выбираем тип группировки, который нужен в конкретной ситуации и нажимаем на кнопку ОК.
- После этого определяемся с тем, как должна называться вторая группа и создаем дополнительную строку с этими данными.
- Выделяем ячейки подгруппы, которую нужно выделить. Заголовок, как и в предыдущем примере, не включаем в группу.
- Повторяем шаги 5 и 6 применительно ко второму уровню группы.
- Повторяем шаги 7-9 применительно к каждому следующему уровню группы.
Как видим, инструкция эта довольно простая для понимания, и умещается в 10 пунктов. Как только ее почувствовать интуитивно, сразу не будет проблемы с тем, чтобы выполнить все эти действия на практике. А теперь давайте разберем некоторые важные аспекты группировки данных.
Автоматическая структуризация в Excel
Весь описанный выше метод – пример ручной группировки данных электронной таблицы. Но есть способ автоматизировать деление информации на группы. Правда, выборку для группировки будет создавать сама программа. Но во многих ситуациях Excel осуществляет структурирование информации правильно.
Самое большое преимущество автоматической структуризации данных в Эксель – экономия времени. Хотя нужно всегда быть готовым к тому, что придется некоторые правки вносить самостоятельно. К сожалению, роботы пока не научились читать мысли.
Когда оптимальнее всего использовать автоматическую группировку? Лучше всего она работает, когда пользователь работает с формулами. В этом случае ошибок, как правило, не возникает.
Что же нужно делать для того, чтобы сгруппировать данные автоматически? Нужно открыть раздел «Группировать» и там выбрать пункт «Создание структуры». Все остальное Эксель сделает за пользователя.
Отмена автоматической группировки осуществляется несколько иным образом. Нужно выбрать пункт «Разгруппировать», но нажать на меню «Очистить структуру». После этого таблица вернется в первоначальный вид.
Как сортировать данные таблицы
С помощью сортировки данных можно особо мастерски осуществлять сортировку информации, которая содержится в электронной таблице. Ее возможно осуществлять по целому набору критериев. Давайте опишем самые ключевые моменты, на которые нужно обратить внимание.
Цветовое деление
Один из способов осуществления сортировки данных – окрашивать информацию, которая относится к одной группе, специальным цветом. Для этого нужно открыть вкладку «Данные» и там найти раздел «Сортировка и фильтр». Дальнейшие действия зависят от используемой версии офисного пакета. Нужная нам функция может называться или «Настраиваемая» или «Сортировка». После того, как мы сделаем клик по соответствующему пункту, у нас должно появиться всплывающее окно.
Затем переходим в раздел «Столбец». Там находим группу «Сортировать по», и далее выбираем ту колонку, которая нужна в нашей ситуации. Далее задаем критерий, по которому должна осуществляться сортировка данных. Например, им может выступать цвет ячеек. Если мы планируем его использовать, надо предварительно окрасить подходящие ячейки соответствующим цветом.
Чтобы определить цвет, необходимо в разделе «Порядок» сделать клик по изображению стрелочки. Рядом будет располагаться пункт, с помощью которого можно определить, куда будут направляться данные, которые программа отсортировала в автоматическом режиме. Если вам нужно, чтобы они были размещены сверху, надо нажать соответствующую кнопку. Если же требуется, чтобы смещение осуществлялось по направлению по строке, надо выбрать пункт «Влево».
Эти же действия можно выполнить и с другими критериями, создав еще один уровень. Для этого нужно найти пункт «Добавить уровень» в диалоговом окне. Далее мы сохраняем документ, после чего можно снова объединить данные, нажав на кнопку «Применить повторно».
Объединение значений
Excel дает возможность осуществлять группировку значений, основываясь на значении, содержащемся в определенной ячейке. Это нужно, например, когда надо осуществить поиск полей, в которых содержатся определенные имена или данные другого типа (например, коды). Как это сделать? Первые два шага соответствуют предыдущему разделу, только вместо критерия в виде цвета нужно настроить значение, по которому будет осуществляться группировка.
Нас в группе «Порядок» интересует пункт «Настраиваемый список», кликнув по которому, пользователь может как сделать собственный перечень условий для сортировки, так и воспользоваться предустановленным в Excel. Так можно осуществлять объединение данных по любому критерию, включая дату, дни недели и так далее.
Как упростить большую таблицу Эксель
Excel дает возможность осуществлять сразу несколько видов группировки в Excel, основываясь на разных критериях. Чтобы это сделать, надо следовать этой инструкции:
- В начале каждого диапазона должен быть заголовок и не должно быть пустых ячеек. Заголовки должны включать одинакового типа данные.
- Предварительно рекомендуется отсортировать данные в алфавитном порядке.
- Воспользуемся командой «Промежуточные итоги», которая находится в том же разделе – «Группировать».
После этого выполняем группировку столбцов так же, как было описано ранее. В результате должна получиться многоуровневая таблица.
Оцените качество статьи. Нам важно ваше мнение: