Как скрыть часть строк в excel

Была ли эта статья полезной?

Во время работы в Эксель нередко получается так, что часть информации становится ненужной. Это могут быть, например, промежуточные данные, участвующие в расчетах, или другая вспомогательная информация. При этом просто так удалить такие данные нельзя, так как в этом случае будет нарушена структурная целостность таблицы, а также, перестанут работать формулы, ссылающиеся на удаленные ячейки. В этом случае наилучшим решением будет скрытие информации. Итак, давайте разберемся, каким образом это можно сделать в отношении строк в таблице Excel.

Метод 1: сдвигаем границу строки

Данный метод, пожалуй, является самым простым. И вот, в чем он заключается.

1. На вертикальной координатной панели наводим указатель мыши на нижнюю границу строки, которую планируем скрыть. Когда появится знак в виде плюсика со стрелками вверх и вниз, зажав левую кнопку мыши тянем его вверх, соединив с верхней границей строки.
2. Таким нехитрым способом нам удалось скрыть выбранную строку.

Метод 2: одновременное скрытие нескольких строк

Этот способ базируется на том, который мы рассмотрели выше, и также предполагает сдвиг границы, но не отдельной строки, а выделенного диапазона.

1. На вертикальной координатной панели любым удобным способом (например, с помощью зажатой левой кнопки мыши) выделяем строки, которые планируем спрятать.Если требуется выделить разрозненные строки, выполняем выделение левой кнопкой мыши (щелчком или зажав для идущих подряд строк), удерживая клавишу Ctrl на клавиатуре.
2. Аналогично скрытию одной строки (действия описали в методе выше), сдвигаем границу любой строки из выделенного диапазона. При этом неважно, тянем ли мы указатель к верхней границе именно этой строки или к границе самой верхней строки отмеченной области.
3. В итоге мы скрыли сразу весь выделенный диапазон.

Наверное, это самый популярный способ среди пользователей, который предполагает использование контекстного меню.

1. На вертикальной панели координат выделяем нужные строки (как это сделать, описано выше).
2. Щелкаем правой кнопкой мыши по любому месту в выделенном диапазоне на координатной панели, в открывшемся списке выбираем команду “Скрыть”.
3. Весь выделенный диапазон строк будет спрятан.

Метод 4: применяем кнопки на ленте

На ленте программы также, предусмотрены кнопки для скрытия строк.

1. Для начала нужно выделить строки, которые мы планируем спрятать. Сделать это можно по-разному:
2. Находясь во вкладке “Главная” в группе инструментов “Ячейки” щелкаем по кнопке “Формат”. В открывшемся перечне выбираем команду “Скрыть или отобразить”, затем – “Скрыть строки”.
3. Получаем скрытый диапазон строк.

Метод 5: группируем строки

Этот метод реализуется через функцию “Группировать”. План действий следующий:

1. Выделяем строки, которые мы планируем сгруппировать – также, как и в методе выше – либо на координатной панели, либо в самой таблице.
2. Переключаемся во вкладку “Данные”. В группе инструментов “Структура” выбираем команду “Группировать”. Жмем именно на значок функции, а не на стрелку вниз.
3. Появится вспомогательное окно группировки. Ставим отметку напротив нужного варианта (в нашем случае – строки) и щелкаем OK.
4. В результаты мы получим сгруппированные строки, о чем свидетельствуют кнопки с цифрами 1 и 2 в самом верху вертикальной панели координат и полоска со знаком “минус” рядом с последней строкой выделенного диапазона. Если мы нажмем на него, сгруппированные строки будут скрыты. Аналогичный результат получится при нажатии кнопки 1.
5. Чтобы обратно раскрыть сгруппированные строки, нажимаем на знак “плюс” или кнопку 2.

Метод 6: применяем фильтр

Этот способ активно применяется пользователями, так как позволяет гибко настраивать данные, выбирая то, что нужно оставить или, наоборот, скрыть.

1. Сначала нужно выделить любую ячейку таблицы. Находясь во вкладке “Главная” в группе инструментов “Редактирование” щелкаем по кнопке “Сортировка и фильтр”. В открывшемся перечне выбираем “Фильтр”.Фильтр можно включить и во вкладке “Данные”, воспользовавшись кнопкой “Фильтр” в группе “Сортировка и фильтр”. Также, потребуется предварительно выделить любую ячейку в таблице.
2. В результате в каждой ячейке шапки таблицы с правой стороны появится характерный значок фильтра в виде квадрата с треугольником, направленным вниз. Выбираем столбец, по содержимому которого планируем настроить фильтр, и жмем по соответствующему значку фильтрации (допустим, продажи по торговой точке 2).
3. В открывшемся окне фильтра убираем галочки напротив значений, которые хотим спрятать. По готовности щелкаем OK.
4. В результате, все строки, содержащие значения, которые мы скрыли, также будут спрятаны в таблице. Понять, что в столбце выполнена фильтрация данных достаточно просто по видоизмененному значку фильтра.

Скрываем содержимое ячеек

И, напоследок, давайте посмотрим, каким образом можно спрятать определенные ячейки. Конечно, в данном случае, скрыть их полностью не получится, ведь, это приведет к нарушению структурной целостности таблицы, однако, у нас есть возможность скрыть, хотя бы, их содержимое.

1. Сначала нужно выполнить выделение ячеек, содержимое которых мы хотим скрыть. Это могут быть элементы из разных строк или столбцов. Далее щелкаем правой кнопкой мыши по выделенному диапазону и в открывшемся меню останавливаем свой выбор на строке “Формат ячеек”.
2. Мы окажемся во вкладке “Число” окна форматирования. Выбираем вариант “Все форматы”, затем в правой части окна в поле для ввода информации под параметром “Тип” печатаем следующее: ;;;. По готовности щелкаем OK.
3. В результате проделанных действий нам удалось скрыть содержимое выделенного диапазона. Конечно же, на самом деле данные никуда не делись, а просто перестали отображаться в самих ячейках. Однако если выделить какой-нибудь элемент, увидеть его содержимое можно в строке формул.
4. Чтобы снова сделать содержимое ячеек видимым, в окне форматирования возвращаем ранее установленный для них формат.

Заключение

Таким образом, скрыть строки в Excel можно, воспользовавшись разными методами. Все зависит от конкретной таблицы, желаемого результата и предпочтений самого пользователя в выборе того или иного способа, который ему кажется наиболее удобным и эффективным. Также в программе отдельно реализована возможность скрытия содержимого ячеек.

Некоторые таблицы, создаваемые пользователями в Microsoft Excel, содержат в себе множество информации. Не всегда все данные должны быть на видном месте. Иногда они теряют актуальность, но все же не могут быть навсегда удалены. В таком случае пригодится встроенная функция скрытия строк, о которой и пойдет речь в рамках этой статьи. В завершение я расскажу об одной хитрости, которая поможет вам скрыть только определенные ячейки.

Вариант 1: Группировка строк

Один из самых удобных вариантов реализации поставленной задачи – группировка строк с дальнейшей настройкой скрытия. Так вы сразу обозначите на листе, что определенная информация недоступна, а для ее отображения и повторного скрытия юзеру не понадобится выполнять непонятные действия. Весь процесс группировки выглядит следующим образом:

1. С зажатой левой кнопкой мыши выделите необходимые строки.

2. После этого перейдите на вкладку «Данные», разверните блок «Структура», если он не поместился на общей панели, и выберите пункт «Группировать».

3. Отметьте маркером «Строки» и подтвердите действие.

4. Вы увидите, что слева появилась дополнительная панель, обозначающая группу строк. Их можно скрыть, щелкнув по кнопке со знаком минуса.

5. Точно так же их можно и развернуть. Понять, что какие-то строки скрыты, можно по нарушенному порядку нумерации.

Вариант 2: Контекстное меню

Если вас не устраивает вариант с созданием группы строк, например, тем, что появляется дополнительная панель со значками и она может мешать, попробуйте скрывать лишнее через контекстное меню, для чего осуществите такие действия:

1. Выделите строки так, чтобы задеть и их нумерацию на панели слева. После чего кликните по ней правой кнопкой мыши.

2. Из контекстного меню выберите пункт «Скрыть».

3. Вы увидите, что выбранные строки теперь не отображаются.

4. Их всегда можно сделать видимыми, выбрав из контекстного меню пункт «Показать». Однако учитывайте, что после его активации отобразятся абсолютно все скрытые строки данного листа.

Вариант 3: Меню «Формат»

Данный метод работает примерно по такому же принципу, что и предыдущий, однако для реализации не требует обращения к контекстному меню. В этом случае все происходит через список настроек, который можно найти на вкладке «Главная».

1. Предварительно выберите строки для скрытия точно так же, как это было показано в предыдущем варианте. Откройте ту самую вкладку, найдите блок «Ячейки», разверните меню «Формат» и наведите курсор на строку «Скрыть или отобразить».

2. Из нового меню выберите пункт «Скрыть строки».

3. Обратите внимание на то, что скрытие прошло успешно. Показать строки можно через этот же список настроек или контекстное меню, как это было в Варианте 2.

Вариант 4: Скрытие отдельных ячеек

Особенность этого варианта заключается в том, что вы изменяете видимость определенных ячеек, меняя их формат. Относится это только к числовым форматам и требует отдельной настройки. Вам понадобится самостоятельно задать синтаксис, который и аннулирует видимость данных в клетках.

1. Выделите ячейки с числами и щелкните по любой из них правой кнопкой мыши.

2. Из появившегося контекстного меню выберите пункт «Формат ячеек».

3. Обязательно выделите пункт «Все форматы», после чего в поле «Тип» введите «;;;» (без кавычек).

4. Подтвердите изменения и вернитесь к таблице. Как видно, просто так числа не отображаются, но при выборе ячейки значение видно в поле ввода функции.

Первые три способа являются стандартными. Вы можете использовать любой из них для скрытия определенного количества строк на листах в таблицах Excel. Последний применяется в редких случаях, но может стать полезным, когда нужно настроить видимость значений в конкретных клетках.

Скрытие/отображение ненужных строк и столбцов

Постановка задачи

Предположим, что у нас имеется вот такая таблица, с которой приходится «танцевать» каждый день:

Кому таблица покажется маленькой — мысленно умножьте ее по площади в двадцать раз, добавив еще пару кварталов и два десятка крупных российских городов. 

Задача — временно убирать с экрана ненужные в данный момент для работы строки и столбцы, т.е., 

• скрывать подробности по месяцам, оставляя только кварталы
• скрывать итоги по месяцам и по кварталам, оставляя только итог за полугодие
• скрывать ненужные в данный момент города (я работаю в Москве — зачем мне видеть Питер?) и т.д.

В реальной жизни примеров таких таблиц — море.

Способ 1. Скрытие строк и столбцов

Способ, прямо скажем, примитивный и не очень удобный, но два слова про него сказать можно. Любые выделенные предварительно строки или столбцы на листе можно скрыть, щелкнув по заголовку столбца или строки правой кнопкой мыши и выбрав в контекстном меню команду Скрыть (Hide):

Для обратного отображения нужно выделить соседние строки/столбцы и, щелкнув правой кнопкой мыши, выбрать в меню, соответственно, Отобразить (Unhide).

Проблема в том, что с каждым столбцом и строкой придется возиться персонально, что неудобно.

Способ 2. Группировка

Если выделить несколько строк или столбцов, а затем выбрать в меню Данные — Группа и структура — Группировать (Data — Group and Outline — Group), то они будут охвачены прямоугольной скобкой (сгруппированы). Причем группы можно делать вложенными одна в другую (разрешается до 8 уровней вложенности):

Более удобный и быстрый способ — использовать для группировки выделенных предварительно строк или столбцов сочетание клавиш Alt+Shift+стрелка вправо, а для разгруппировки Alt+Shift+стрелка влево, соответственно.

Такой способ скрытия ненужных данных гораздо удобнее — можно нажимать либо на кнопку со знаком «+» или «—«, либо на кнопки с цифровым обозначением уровня группировки в левом верхнем углу листа — тогда все группы нужного уровня будут сворачиваться или разворачиваться сразу.

Кроме того, если в вашей таблице присутствуют итоговые строки или столбцы с функцией суммирования соседних ячеек, то есть шанс (не 100%-ый правда), что Excel сам создаст все нужные группировки в таблице одним движением — через меню Данные — Группа и структура — Создать структуру (Data — Group and Outline — Create Outline). К сожалению, подобная функция работает весьма непредсказуемо и на сложных таблицах порой делает совершенную ерунду. Но попробовать можно.

В Excel 2007 и новее все эти радости находятся на вкладке Данные (Data) в группе Структура (Outline):

Способ 3. Скрытие помеченных строк/столбцов макросом

Этот способ, пожалуй, можно назвать самым универсальным. Добавим пустую строку и пустой столбец в начало нашего листа и отметим любым значком те строки и столбцы, которые мы хотим скрывать:

Теперь откроем редактор Visual Basic (ALT+F11), вставим в нашу книгу новый пустой модуль (меню Insert — Module) и скопируем туда текст двух простых макросов:

Sub Hide()
    Dim cell As Range
    Application.ScreenUpdating = False                              'отключаем обновление экрана для ускорения
    For Each cell In ActiveSheet.UsedRange.Rows(1).Cells            'проходим по всем ячейкам первой строки
        If cell.Value = "x" Then cell.EntireColumn.Hidden = True    'если в ячейке x - скрываем столбец
    Next
    For Each cell In ActiveSheet.UsedRange.Columns(1).Cells         'проходим по всем ячейкам первого столбца
        If cell.Value = "x" Then cell.EntireRow.Hidden = True       'если в ячейке x - скрываем строку
    Next
    Application.ScreenUpdating = True
End Sub

Sub Show()
    Columns.Hidden = False   'отменяем все скрытия строк и столбцов
    Rows.Hidden = False
End Sub

Как легко догадаться, макрос Hide скрывает, а макрос Show — отображает обратно помеченные строки и столбцы. При желании, макросам можно назначить горячие клавиши (Alt+F8 и кнопка Параметры), либо создать прямо на листе кнопки для их запуска с вкладки Разработчик — Вставить — Кнопка (Developer — Insert — Button).

Способ 4. Скрытие строк/столбцов с заданным цветом

Допустим, что в приведенном выше примере мы, наоборот, хотим скрыть итоги, т.е. фиолетовые и черные строки и желтые и зеленые столбцы. Тогда наш предыдущий макрос придется немного видоизменить, добавив вместо проверки на наличие «х» проверку на совпадение цвета заливки с произвольно выбранными ячейками-образцами:

Sub HideByColor()
    Dim cell As Range
    Application.ScreenUpdating = False
    For Each cell In ActiveSheet.UsedRange.Rows(2).Cells
        If cell.Interior.Color = Range("F2").Interior.Color Then cell.EntireColumn.Hidden = True
        If cell.Interior.Color = Range("K2").Interior.Color Then cell.EntireColumn.Hidden = True
    Next
    For Each cell In ActiveSheet.UsedRange.Columns(2).Cells
        If cell.Interior.Color = Range("D6").Interior.Color Then cell.EntireRow.Hidden = True
        If cell.Interior.Color = Range("B11").Interior.Color Then cell.EntireRow.Hidden = True
    Next
    Application.ScreenUpdating = True
End Sub

Однако надо не забывать про один нюанс: этот макрос работает только в том случае, если ячейки исходной таблицы заливались цветом вручную, а не с помощью условного форматирования (это ограничение свойства Interior.Color). Так, например, если вы с помощью условного форматирования автоматически подсветили в своей таблице все сделки, где количество меньше 10:

…и хотите их скрывать одним движением, то предыдущий макрос придется «допилить». Если у вас Excel 2010-2013, то можно выкрутиться, используя вместо свойства Interior свойство DisplayFormat.Interior, которое выдает цвет ячейки вне зависимости от способа, которым он был задан. Макрос для скрытия синих строк тогда может выглядеть так:

Sub HideByConditionalFormattingColor()
    Dim cell As Range
    Application.ScreenUpdating = False
    For Each cell In ActiveSheet.UsedRange.Columns(1).Cells
        If cell.DisplayFormat.Interior.Color = Range("G2").DisplayFormat.Interior.Color Then cell.EntireRow.Hidden = True
    Next
    Application.ScreenUpdating = True
End Sub

Ячейка G2 берется в качестве образца для сравнения цвета. К сожалению, свойство DisplayFormat появилось в Excel только начиная с 2010 версии, поэтому если у вас Excel 2007 или старше, то придется придумывать другие способы.

Ссылки по теме

• Что такое макрос, куда вставлять код макроса, как их использовать
• Автоматическая группировка в многоуровневых списках