Как скрывать ячейки в excel макросами

Скрытие/отображение ненужных строк и столбцов

Постановка задачи

Предположим, что у нас имеется вот такая таблица, с которой приходится «танцевать» каждый день:

Кому таблица покажется маленькой — мысленно умножьте ее по площади в двадцать раз, добавив еще пару кварталов и два десятка крупных российских городов. 

Задача — временно убирать с экрана ненужные в данный момент для работы строки и столбцы, т.е., 

• скрывать подробности по месяцам, оставляя только кварталы
• скрывать итоги по месяцам и по кварталам, оставляя только итог за полугодие
• скрывать ненужные в данный момент города (я работаю в Москве — зачем мне видеть Питер?) и т.д.

В реальной жизни примеров таких таблиц — море.

Способ 1. Скрытие строк и столбцов

Способ, прямо скажем, примитивный и не очень удобный, но два слова про него сказать можно. Любые выделенные предварительно строки или столбцы на листе можно скрыть, щелкнув по заголовку столбца или строки правой кнопкой мыши и выбрав в контекстном меню команду Скрыть (Hide):

Для обратного отображения нужно выделить соседние строки/столбцы и, щелкнув правой кнопкой мыши, выбрать в меню, соответственно, Отобразить (Unhide).

Проблема в том, что с каждым столбцом и строкой придется возиться персонально, что неудобно.

Способ 2. Группировка

Если выделить несколько строк или столбцов, а затем выбрать в меню Данные — Группа и структура — Группировать (Data — Group and Outline — Group), то они будут охвачены прямоугольной скобкой (сгруппированы). Причем группы можно делать вложенными одна в другую (разрешается до 8 уровней вложенности):

Более удобный и быстрый способ — использовать для группировки выделенных предварительно строк или столбцов сочетание клавиш Alt+Shift+стрелка вправо, а для разгруппировки Alt+Shift+стрелка влево, соответственно.

Такой способ скрытия ненужных данных гораздо удобнее — можно нажимать либо на кнопку со знаком «+» или «—«, либо на кнопки с цифровым обозначением уровня группировки в левом верхнем углу листа — тогда все группы нужного уровня будут сворачиваться или разворачиваться сразу.

Кроме того, если в вашей таблице присутствуют итоговые строки или столбцы с функцией суммирования соседних ячеек, то есть шанс (не 100%-ый правда), что Excel сам создаст все нужные группировки в таблице одним движением — через меню Данные — Группа и структура — Создать структуру (Data — Group and Outline — Create Outline). К сожалению, подобная функция работает весьма непредсказуемо и на сложных таблицах порой делает совершенную ерунду. Но попробовать можно.

В Excel 2007 и новее все эти радости находятся на вкладке Данные (Data) в группе Структура (Outline):

Способ 3. Скрытие помеченных строк/столбцов макросом

Этот способ, пожалуй, можно назвать самым универсальным. Добавим пустую строку и пустой столбец в начало нашего листа и отметим любым значком те строки и столбцы, которые мы хотим скрывать:

Теперь откроем редактор Visual Basic (ALT+F11), вставим в нашу книгу новый пустой модуль (меню Insert — Module) и скопируем туда текст двух простых макросов:

Sub Hide()
    Dim cell As Range
    Application.ScreenUpdating = False                              'отключаем обновление экрана для ускорения
    For Each cell In ActiveSheet.UsedRange.Rows(1).Cells            'проходим по всем ячейкам первой строки
        If cell.Value = "x" Then cell.EntireColumn.Hidden = True    'если в ячейке x - скрываем столбец
    Next
    For Each cell In ActiveSheet.UsedRange.Columns(1).Cells         'проходим по всем ячейкам первого столбца
        If cell.Value = "x" Then cell.EntireRow.Hidden = True       'если в ячейке x - скрываем строку
    Next
    Application.ScreenUpdating = True
End Sub

Sub Show()
    Columns.Hidden = False   'отменяем все скрытия строк и столбцов
    Rows.Hidden = False
End Sub

Как легко догадаться, макрос Hide скрывает, а макрос Show — отображает обратно помеченные строки и столбцы. При желании, макросам можно назначить горячие клавиши (Alt+F8 и кнопка Параметры), либо создать прямо на листе кнопки для их запуска с вкладки Разработчик — Вставить — Кнопка (Developer — Insert — Button).

Способ 4. Скрытие строк/столбцов с заданным цветом

Допустим, что в приведенном выше примере мы, наоборот, хотим скрыть итоги, т.е. фиолетовые и черные строки и желтые и зеленые столбцы. Тогда наш предыдущий макрос придется немного видоизменить, добавив вместо проверки на наличие «х» проверку на совпадение цвета заливки с произвольно выбранными ячейками-образцами:

Sub HideByColor()
    Dim cell As Range
    Application.ScreenUpdating = False
    For Each cell In ActiveSheet.UsedRange.Rows(2).Cells
        If cell.Interior.Color = Range("F2").Interior.Color Then cell.EntireColumn.Hidden = True
        If cell.Interior.Color = Range("K2").Interior.Color Then cell.EntireColumn.Hidden = True
    Next
    For Each cell In ActiveSheet.UsedRange.Columns(2).Cells
        If cell.Interior.Color = Range("D6").Interior.Color Then cell.EntireRow.Hidden = True
        If cell.Interior.Color = Range("B11").Interior.Color Then cell.EntireRow.Hidden = True
    Next
    Application.ScreenUpdating = True
End Sub

Однако надо не забывать про один нюанс: этот макрос работает только в том случае, если ячейки исходной таблицы заливались цветом вручную, а не с помощью условного форматирования (это ограничение свойства Interior.Color). Так, например, если вы с помощью условного форматирования автоматически подсветили в своей таблице все сделки, где количество меньше 10:

…и хотите их скрывать одним движением, то предыдущий макрос придется «допилить». Если у вас Excel 2010-2013, то можно выкрутиться, используя вместо свойства Interior свойство DisplayFormat.Interior, которое выдает цвет ячейки вне зависимости от способа, которым он был задан. Макрос для скрытия синих строк тогда может выглядеть так:

Sub HideByConditionalFormattingColor()
    Dim cell As Range
    Application.ScreenUpdating = False
    For Each cell In ActiveSheet.UsedRange.Columns(1).Cells
        If cell.DisplayFormat.Interior.Color = Range("G2").DisplayFormat.Interior.Color Then cell.EntireRow.Hidden = True
    Next
    Application.ScreenUpdating = True
End Sub

Ячейка G2 берется в качестве образца для сравнения цвета. К сожалению, свойство DisplayFormat появилось в Excel только начиная с 2010 версии, поэтому если у вас Excel 2007 или старше, то придется придумывать другие способы.

Ссылки по теме

• Что такое макрос, куда вставлять код макроса, как их использовать
• Автоматическая группировка в многоуровневых списках

Довольно часто появляется необходимость в Excel скрывать или отображать строки или столбцы. Особенно это актуально, когда на листе размещается очень много информации и часть из них является вспомогательной и требуется не всегда и тем самым загромождает пространство, ухудшая восприятие.  Если это приходится делать часто, то делать это с помощью меню неудобно, особенно если приходится скрывать и отображать разные столбцы и строки.

Для существенного удобства можно написать простенький макрос, привязав его к кнопке и делать это  одним щелком мыши.

Вот так выглядят простые примеры, с помощью которых Вы без труда сможете скрывать или отображать строки и столбцы с помощью VBA

Пример 1: Скрыть строку 2 в Excel

Sub HideString()  ‘Это название макроса

Rows(2).Hidden = True

End Sub

Пример 2: Скрыть несколько строк в Excel (строку 3-5)

Sub HideStrings()

Rows(«3:5»).Hidden = True

End Sub

Пример 3: Скрыть столбец 2 в Excel

Sub HideCollumn()

Columns(2).Hidden = True

End Sub

Пример 4: Скрытие нескольких столбцов в Excel

Sub HideCollumns()

Columns(«E:F»).Hidden = True

End Sub

Пример 5: Скрытие строки по имени ячейки в Excel

Sub HideCell()

Range(«Возможности Excel»).EntireRow.Hidden = True

End Sub

Пример 6: Скрытие нескольких строк по адресам ячеек

Sub HideCell()

Range(«B3:D4»).EntireRow.Hidden = True

End Sub

Пример 7: Скрытие столбца по имени ячейки

Sub HideCell()

Range(«Возможности Excel»).EntireColumn.Hidden = True

End Sub

Пример 8: Скрытие нескольких столбцов по адресам ячеек

Sub HideCell()

Range(«C2:D5»).EntireColumn.Hidden = True

End Sub

Как видите процесс автоматического скрытия строк и столбцов очень прост, а применений данному приему огромное множество.

Для того, чтобы отобразить строки и  столбцы в Excel вы можете воспользоваться этими же макросами, но вместе True необходимо указать False

Например, макрос для того, чтобы отобразить строку 2 будет выглядеть следующим образом:

Sub ViewString()

Rows(2).Hidden = False

End Sub

Надеемся, что данная статья была полезна вам и ответила на вопрос: как скрыть или отобразить строки и столбцы в Excel с помощью VBA

Спасибо за внимание.

Предположим, у вас есть диапазон данных, и вы хотите скрыть строки на основе значения столбца, например, если значение ячейки столбца меньше 3000, затем скройте строку ячейки, как показано ниже.

В Excel вы можете использовать функцию «Фильтр» для фильтрации и скрытия строк на основе значения ячейки.

1. Выберите данные, которые нужно отфильтровать, и нажмите Данные > Фильтр. Смотрите скриншот:

2. Затем щелкните стрелку вниз, чтобы отобразить раскрывающийся список фильтров, и щелкните Числовые фильтры (или текстовые фильтры) > Больше чем (вы можете выбрать другой критерий в подменю). Смотрите скриншот:

3. В появившемся диалоговом окне введите критерий в текстовое поле рядом с больше чем. Смотрите скриншот:

4. Нажмите OK. Теперь отображаются только данные, превышающие 3000, а строки, данные которых меньше 3000, скрыты.

Более того, если вас интересует код VBA, здесь я могу представить код VBA для скрытия строк на основе значения ячейки.

1. Нажмите Alt + F11 ключи для включения Microsoft Visual Basic для приложений окно.

2. Затем нажмите Вставить > Модули открыть новый Модули window и вставьте в него код VBA.

VBA: скрыть строки на основе значения ячейки.

Sub HideRow()
'Updateby20150618
Dim Rng As Range
Dim WorkRng As Range
Dim xNumber As Integer
On Error Resume Next
xTitleId = "KutoolsforExcel"
Set WorkRng = Application.Selection
Set WorkRng = Application.InputBox("Range", xTitleId, WorkRng.Address, Type:=8)
xNumber = Application.InputBox("Number", xTitleId, "", Type:=1)
For Each Rng In WorkRng
    Rng.EntireRow.Hidden = Rng.Value < xNumber
Next
End Sub

3. Затем нажмите F5 нажмите клавишу для запуска VBA, затем выберите диапазон данных, в котором вы хотите скрыть строки в всплывающем диалоговом окне (за исключением заголовков). Смотрите скриншот:

4. Нажмите OK, и введите номер критерия во втором диалоговом окне. Смотрите скриншот:

5. Нажмите OK. Теперь строки, данные которых меньше 3000, скрыты.

Наконечник: Если вы хотите скрыть строки, превышающие 3000, просто измените Rng.EntireRow.Hidden = Rng.Value <xNumber в Rng.EntireRow.Hidden = Rng.Value> xNumber, или если вы хотите скрыть строки, данные которых равны 3000, измените на Rng.EntireRow.Hidden = Rng.Value = xNumber.

ЕСЛИ вам не нравится включать функцию фильтра, как и VBA, я представляю вам удобный инструмент — Выбрать определенные ячейки of Kutools for Excel чтобы быстро выбрать целые строки на основе значения ячейки, затем вы можете скрыть их.

После бесплатная установка Kutools for Excel, пожалуйста, сделайте следующее:

Наконечник. Если вы хотите получить бесплатную пробную версию функции извлечения текста, пожалуйста, перейдите на бесплатную пробную версию Kutools for Excel сначала, а затем перейдите к применению операции в соответствии с вышеуказанными шагами.

1. Выберите диапазон данных и нажмите Кутулс > Выберите > Выбрать определенные ячейки. Смотрите скриншот:

2. в Выбрать определенные ячейки диалог, проверьте Весь ряд под Тип выбора раздел, затем выберите нужный критерий из Конкретный тип список, затем введите число или текст в текстовое поле. Смотрите скриншот:

3. Нажмите Ok > OK закрыть диалоги. Теперь выбираются строки, данные которых меньше 3000, и вам просто нужно щелкнуть правой кнопкой мыши заголовок строки, чтобы отобразить контекстное меню, и выбрать «Скрыть». Смотрите скриншот:

Теперь строки, данные которых меньше 3000, скрыты.

Наконечник:

1. Если вы хотите скрыть строки, содержащие определенное значение, вы можете выбрать Комплект и введите определенное значение в текстовое поле.

2. Если вы хотите скрыть строки, которые содержат значения больше, но меньше значений, вы можете выбрать Больше и Менее, затем введите значения в два поля и установите флажок И,.

Работы С Нами Kutools for ExcelАвтора Выбрать определенные ячейки утилита, вы можете определить расположение определенных ячеек, выбрать целые строки или столбцы на основе значения ячейки и так далее. Щелкните здесь, чтобы узнать больше об этой утилите.

Чего хотел то?

Хотел написать довольно узкую статью про то, как автоматизировать скрытие ненужных и открытие, вдруг ставших нужными, строк/столбцов на листе Excel. Однако статья получилась несколько шире. Excel особенно хорошо демонстрирует свою силу, когда вы соединяете вместе несколько стандартных инструментов. Вот и я, придумывая пример, не удержался от этого «синтеза» и невольно пришлось выйти за ранее намеченные рамки статьи. Впрочем, я даже рад этому, так как вы только тогда расправите крылья в Excel, когда научитесь комбинировать свои отдельные навыки, как это показано в этой статье.

Синтез

Каждый приём, примененный в этом учебном примере, — банальщина, а сведенные воедино — уже некая магия. Какие же приёмы мы объединили:

• Формулы

• Форматы данных

• Условное форматирование

• Макрос

• Элементы управления

Суть учебного примера

Будем формировать вот такой прямоугольник из звёздочек в рамке. Высотой и шириной которого, можно управлять при помощи двух счётчиков слева.

Скачать пример

Разбор решения по шагам:

1. Смотрим лист Шаг 1. Рисуем жирную рамку вокруг диапазона D2:AY23. Зона для построения прямоугольника — E3:AX22.
   
   

2. В ячейке A1 будем хранить ширину прямоугольника, который нам надо будет нарисовать звёздочками. В ячейке A2 — высоту.

3. На пересечении строки 25 и столбца BA намечаем единичками наш будущий пояс видимости. Что это такое, расскажу позже.

4. Создаём 2 именованных диапазона для A1 и A2 с названиями Ширина и Высота соответственно.
   
   

5. В ячейку E3 вводим формулу
   =ЕСЛИ(И(СТОЛБЕЦ()<=Ширина;СТРОКА()<=Высота);1;0) или
   =IF(AND(COLUMN()<=Ширина;ROW()<=Высота);1;0),
   распространяем на весь диапазон E3:AX22.

6. Смотрим лист Шаг 2. Меняем формат данных диапазона E3:AX22 на «;;;«. Так же поступаем с A1:A2. Этот пустой формат данных очень удобен тогда, когда наши ячейки содержат служебную вспомогательную информацию и мы не хотим визуализации на листе их значений.
   
   

7. Через ленту РАЗРАБОТЧИК при включенном Режиме конструктора, через кнопку Вставить, добавляем 2 элемента управления типа Счётчик. Изменяем их как показано на экранах. Данные счётчики будут использованы для изменения значения диапазонов Ширина и Высота.

   

   

8. Теперь разберемся с поясом видимости. Этот пояс будет обрабатываться макросом, который в чётком соответствии с ним будет скрывать или показывать соответствующие строки или столбцы. Например, если в F25 будет 1, то столбец F будет видимым, а если 0, то макрос скроет этот столбец. Соответственно, если BA5 будет содержать 1, то строка 5 будет видима, а если 0, то будет скрыта. Ячейка BA25 будет отвечать за видимость и строки 25, и столбца BA одновременно.
   В ячейки, чьи столбцы/строки, всегда должны быть видимыми (например A25:D25, которые отвечают за столбцы A:D) можно ввести просто единички. А вот в ячейки, которые должны управлять видимостью в динамике, мы введём формулы. E25, например, будет содержать =ЕСЛИ(ИЛИ(СУММ(E3:E22)>0;Видимость);1;0) или =IF(OR(SUM(E3:E22)>0;Видимость);1;0). Для нашего удобства я ввёл ещё один именованный диапазон Видимость, который располагается на листе Настройки и позволяет для наших нужд сделать все строки/столбцы видимыми, что может потребоваться вам для внесения изменений на листе (в противном случае вам пришлось бы делать видимыми столбцы и строки вручную, что довольно неудобно). Если Видимость истинна, то все наши сигнальные ячейки пояса верности видимости становятся равными всегда 1, вне зависимости от значений ячеек диапазона E3:AX22. В этом виновата формула ИЛИ (OR), которая возвращает ИСТИНА, если хотя бы 1 из её авгументов принял значение ИСТИНА.
   
   

9. Займёмся рисованием звёздочек на месте единичек в диапазоне E3:AX22. Создадим правило условного форматирования, как показано на экранах.

   

   

10. Ну и сделаем простой макрос, который будет сканировать пояс видимости и если текущая видимость столбца/строки не соответствует поясу, то он приводит это в соответствие, то есть либо скрывает, либо показывает строку/столбец.
    
    

11. Макрос, оформленный в виде процедуры ShowHide, будем вызывать из событий изменения счётчиков

    а также события активации листа

Сводим всё воедино

Итак, на итоговом листе Шаг 3 все компоненты собраны воедино. Элементы управления счётчики настроены на изменение именованных диапазонов Ширина и Высота, которые через формулы влияют на появление единичек в диапазоне E3:AX22. На эти единички реагирует условное форматирование, рисуя на их месте звёздочки, и на них же реагируют ячейки пояса видимости, принимая значения 1 для тех столбцов/строк, которые должны быть видимыми, и 0 — для тех, что должны быть скрыты. Макрос, который скрывает/показывает строки и столбцы вызывается из события изменения счётчика и события активации листа.

Вывод

Я надеюсь, что не смотря на искусcтвенность примера, вы усвоили несколько важных приёмов, которые помогут вашим таблицам выглядеть более эффектно.

Читайте также:

• Работа с объектом Range

• Поиск границ текущей области

• Массивы в VBA

• Структуры данных и их эффективность