Как в excel присвоить имя группе

Структурирование данных – необходимое условие работы с электронными таблицами, если человек хочет эффективно обрабатывать большие объемы информации. Один из методов, как это сделать – использование группировки. Он не только позволяет упорядочить большое количество информации, но и скрыть те элементы, которые не нужны в данный момент. В результате, человек может полностью сосредоточиться только на значимых фрагментах, не отвлекаясь на то, что не так важно в данный момент. Какие же действия нужно предпринять, чтобы группировать информацию в Excel?

Как настроить группировку

Настройка – очень важный подготовительный этап. Без него невозможно сделать так, чтобы итоговый результат устроил человека. Для правильной настройки группировки, точно следуйте этой инструкции:

1. Развернуть вкладку «Данные» в том документе, котором надо сгруппировать информацию. 
2. Открываем раздел «Структура», в котором разворачиваем набор инструментов. 
3. Всплывет окно, в каком надо задать настройки группировки. Предустановленные параметры следующие: результаты по колонкам записываются непосредственно в правой части от колонок, а по рядам – внизу. Часто людям не нравится эта идея, поскольку по их мнению расположение наименования сверху позволяет значительно сэкономить время. Чтобы это сделать, надо убрать флажок с чекбокса, который находится непосредственно возле соответствующего параметра. В целом, всем пользователям доступна настройка группировки таким способом, чтобы она подходила именно им. Но также можно сделать формирование стиля автоматическим, включив соответствующий пункт.
4. Подтверждаем свои действия после того, как в параметры будут внесены нужные изменения, нажатием клавиши ОК. 

На этом подготовительный этап можно считать оконченным.

Группировка по строкам в Excel

Осуществим группировку информации по рядам.

Для начала нам нужно добавить дополнительный ряд над группой колонок или под ней. Все зависит от того, где мы хотим размещать имя и выводы. После этого переходим на новую ячейку, в которой присваиваем название группе. Рекомендуется выбирать то имя, которое будет максимально подходить по контексту.

Далее ряды, которые надо объединить, выделяем и открываем вкладку «Данные». При этом итоговая строка не включается в диапазон, который следует группировать.

Теперь переходим в раздел «Структура». Для этого надо сделать клик по соответствующей кнопке, располагаемой в правой части ленты. Кликаем по кнопке «Группировать». Там появится специальное меню, в котором и нажимаем эту кнопку.

После этого программа предложит метод группировки – по рядам или колонкам. Нужно выбрать тот, который подходит больше всего в конкретной ситуации. То есть, в нашем случае, по строкам. Подтверждаем свои действия путем нажатия клавиши «ОК». После этого процесс создания группы может считаться законченным. Свернуть ее можно с помощью знака минуса.

После того, как группа спрячется, знак минуса будет заменен на плюс. Клик на него позволит развернуть группу.

Группировка по столбцам в Excel

Группировка по колонкам осуществляется аналогично, как и по строкам, только тип группировки нужно выбрать другой в соответствующем диалоговом окне. Но все же, давайте по порядку.

1. Определяемся с тем, какие данные нам нужно группировать. После этого вставляем новую колонку, в которой будет записываться заголовок группы. 
2. Далее выделяем те ячейки, которые предстоит группировать. Аналогично предыдущему примеру, заголовок не выделять.
3. Переходим на «Данные» и там находим пункт «Структура». После клика на эту кнопку развернется меню, в котором выбираем «Группировать».
4. В появившемся диалогово окне выбираем пункт «Столбцы». Подтверждаем наши действия.

На этом группирование данных завершена. Точно так же, как и в предыдущем случае, можно сворачивать и разворачивать элементы группы с помощью клавиши минус или плюс соответственно.

Создание вложенных групп

На описанных выше пунктах меню группировка не заканчивается. Пользователь вполне может создавать вложенные группы, которые позволяют более четко структурировать информацию. Логика действий, в целом, та же самая. Только все описанные выше шаги нужно совершать в рамках материнской группы. Последовательность действий следующая:

1. Если материнская группа была свернута, ее нужно развернуть.
2. Те ячейки, которые надо отнести к подгруппе, надо выделить.
3. После этого открываем вкладку «Данные», переходим в раздел «Структура» и там нажимаем «Группировать».
4. Затем выбираем способ группировки – по строкам или по колонкам, после чего подтверждаем свои действия.

После этого у нас появится дополнительная вложенная группа. Сколько максимально подгрупп может создавать пользователь? Количество неограниченное. Мы можем увидеть, что сверху над значками минуса появились цифры. Они позволяют быстро переключаться между разными уровнями вложенности.

Если же группировка осуществляется по строкам, а не столбцам, а не строкам, то эти цифры будут располагаться слева от листа (или знаков минуса/плюса).

Разгруппирование в Эксель

Предположим, нам группа уже не нужна. Что делать в такой ситуации? Есть ли возможность ее удалить? Да, конечно. Эта операция называется разгруппированием. Для начала выделяем все элементы группы, которую нужно расформировать. После этого переходим во вкладку «Данные» и там ищем раздел «Структура». После того, как мы нажмем на соответствующую кнопку, и в этом меню появится кнопка «Разгруппировать». Нажимаем на нее.

После этого появится диалоговое окно, в котором будет похожий набор настроек на тот, который был когда мы хотели группировать ячейки. Только в этот раз Эксель будет спрашивать, что именно нам нужно разгруппировать: столбцы или строки. Выбираем то, что нужно и нажимаем на клавишу «ОК». После этого лист будет выглядеть так же, как и до того, как была сделана соответствующая группа.

Многоуровневая группировка — пошаговая инструкция

Давайте теперь немного систематизируем полученную выше информацию и приведем готовую пошаговую инструкцию по тому, как осуществлять многоуровневую группировку данных:

1. Сначала осуществляем настройку, соответствующую первому разделу этой статьи.
2. После этого создаем заголовок группы. Для этого делаем дополнительную строку или колонку в зависимости от того, какие данные мы хотим сгруппировать.
3. Присваиваем в этой колонке или строке название группы.
4. Выделяем ячейки, которые нужно объединить в одну группу.
5. Переходим во вкладку «Данные», и там находим группу инструментов «Структура».
6. Затем нажимаем на кнопку «Группировать», выбираем тип группировки, который нужен в конкретной ситуации и нажимаем на кнопку ОК.
7. После этого определяемся с тем, как должна называться вторая группа и создаем дополнительную строку с этими данными.
8. Выделяем ячейки подгруппы, которую нужно выделить. Заголовок, как и в предыдущем примере, не включаем в группу.
9. Повторяем шаги 5 и 6 применительно ко второму уровню группы.
10. Повторяем шаги 7-9 применительно к каждому следующему уровню группы.

Как видим, инструкция эта довольно простая для понимания, и умещается в 10 пунктов. Как только ее почувствовать интуитивно, сразу не будет проблемы с тем, чтобы выполнить все эти действия на практике. А теперь давайте разберем некоторые важные аспекты группировки данных.

Автоматическая структуризация в Excel

Весь описанный выше метод – пример ручной группировки данных электронной таблицы. Но есть способ автоматизировать деление информации на группы. Правда, выборку для группировки будет создавать сама программа. Но во многих ситуациях Excel осуществляет структурирование информации правильно.

Самое большое преимущество автоматической структуризации данных в Эксель – экономия времени. Хотя нужно всегда быть готовым к тому, что придется некоторые правки вносить самостоятельно. К сожалению, роботы пока не научились читать мысли.

Когда оптимальнее всего использовать автоматическую группировку? Лучше всего она работает, когда пользователь работает с формулами. В этом случае ошибок, как правило, не возникает.

Что же нужно делать для того, чтобы сгруппировать данные автоматически? Нужно открыть раздел «Группировать» и там выбрать пункт «Создание структуры». Все остальное Эксель сделает за пользователя.

Отмена автоматической группировки осуществляется несколько иным образом. Нужно выбрать пункт «Разгруппировать», но нажать на меню «Очистить структуру». После этого таблица вернется в первоначальный вид.

Как сортировать данные таблицы

С помощью сортировки данных можно особо мастерски осуществлять сортировку информации, которая содержится в электронной таблице. Ее возможно осуществлять по целому набору критериев. Давайте опишем самые ключевые моменты, на которые нужно обратить внимание.

Цветовое деление

Один из способов осуществления сортировки данных – окрашивать информацию, которая относится к одной группе, специальным цветом. Для этого нужно открыть вкладку «Данные» и там найти раздел «Сортировка и фильтр». Дальнейшие действия зависят от используемой версии офисного пакета. Нужная нам функция может называться или «Настраиваемая» или «Сортировка». После того, как мы сделаем клик по соответствующему пункту, у нас должно появиться всплывающее окно.

Затем переходим в раздел «Столбец». Там находим группу «Сортировать по», и далее выбираем ту колонку, которая нужна в нашей ситуации. Далее задаем критерий, по которому должна осуществляться сортировка данных. Например, им может выступать цвет ячеек. Если мы планируем его использовать, надо предварительно окрасить подходящие ячейки соответствующим цветом.

Чтобы определить цвет, необходимо в разделе «Порядок» сделать клик по изображению стрелочки. Рядом будет располагаться пункт, с помощью которого можно определить, куда будут направляться данные, которые программа отсортировала в автоматическом режиме. Если вам нужно, чтобы они были размещены сверху, надо нажать соответствующую кнопку. Если же требуется, чтобы смещение осуществлялось по направлению по строке, надо выбрать пункт «Влево».

Эти же действия можно выполнить и с другими критериями, создав еще один уровень. Для этого нужно найти пункт «Добавить уровень» в диалоговом окне. Далее мы сохраняем документ, после чего можно снова объединить данные, нажав на кнопку «Применить повторно».

Объединение значений

Excel дает возможность осуществлять группировку значений, основываясь на значении, содержащемся в определенной ячейке. Это нужно, например, когда надо осуществить поиск полей, в которых содержатся определенные имена или данные другого типа (например, коды). Как это сделать? Первые два шага соответствуют предыдущему разделу, только вместо критерия в виде цвета нужно настроить значение, по которому будет осуществляться группировка.

Нас в группе «Порядок» интересует пункт «Настраиваемый список», кликнув по которому, пользователь может как сделать собственный перечень условий для сортировки, так и воспользоваться предустановленным в Excel. Так можно осуществлять объединение данных по любому критерию, включая дату, дни недели и так далее.

Как упростить большую таблицу Эксель

Excel дает возможность осуществлять сразу несколько видов группировки в Excel, основываясь на разных критериях. Чтобы это сделать, надо следовать этой инструкции:

1. В начале каждого диапазона должен быть заголовок и не должно быть пустых ячеек. Заголовки должны включать одинакового типа данные.
2. Предварительно рекомендуется отсортировать данные в алфавитном порядке.
3. Воспользуемся командой «Промежуточные итоги», которая находится в том же разделе – «Группировать».

После этого выполняем группировку столбцов так же, как было описано ранее. В результате должна получиться многоуровневая таблица.

Когда вы работаете
с большими объемами информации, желательно
идентифицировать группы ячеек, которые
содержат соответствующую информацию.
Например, в нашей рабочей книге ячейки
с С8 по Z14
содержат показания прибора.

Вместо того чтобы
указывать ссылки на ячейки каждый раз,
когда вам нужно обратиться к информации
в них, вы можете объединить эти ячейки
в диапазон (или названный диапазон).
Например, вы можете объединить показания
прибора в диапазон, названный «показания».
Если вам нужно использовать данные из
этого диапазона в вычислениях, вы можете
просто ввести имя диапазона вместо
того, чтобы указывать ссылку на каждую
ячейку или выбрать в ячейке указания
адреса

Для создания
диапазона, чтобы адресовать ссылки на
группы ячеек, выполните следующие
действия:

1. Щелкните на ячейке
   С8 и перетащите указатель на ячейку
   Z14.
   Выбранные ячейки выделятся цветом.

2. В меню Вставка
   укажите на пункт Имя
   и выберите Присвоить.
   Oткроется
   диалоговое окно Присвоение
   имени.

3. В строке Имя
   введите «показания»
   и нажмите ОК.
   Excel
   присвоит имя «показания»
   диапазону ячеек, и диалоговое окно
   Присвоение
   имени
   закроется.

4. Па панели
   инструментов Стандартная
   нажмите кнопку Сохранить.

Тема 8. Создание формул для вычисления значений

Все расчеты в Excel
выполняют формулы. Формулой Excel считает
все, что начинается со знака «=».
Если в ячейке написать просто 1+1, Excel не
будет вычислять это выражение. Однако,
если написать =1+1 и нажать Enter, в ячейке
появится результат вычисления выражения
— число 2. Например, вы можете найти сумму
значений в ячейках С2 и СЗ с помощью
формулы =С2+С3 и поместить результат в
ячейку А1.После нажатия Enter формула не
пропадает, ее можно увидеть снова, если
сделать двойной щелчок по ячейке, или
если выделить ее и нажать F2 или просто
нажать Ctrl+Апостроф. Также ее можно
увидеть в панели инструментов «Строка
формул», если опять же выделить ячейку.
После двойного щелчка, нажатия F2 или
после щелчка в строке формул, можно
изменить формулу, и для завершения
нажать клавишу Enter.

В формуле можно
использовать различные типы операторов
(арифметические и т. п.), текст, ссылки
на ячейку или диапазон ячеек, круглые
скобки, именованные диапазоны. Естественно,
в формулах соблюдается приоритет
выполнения операций (умножение выполняется
раньше сложения и т. п.). Для изменения
порядка выполнения операций используются
круглые скобки.

Использование
текста в формулах

Если в формуле
используется текст, то он обязательно
должен быть заключен в двойные кавычки.
Если написать формулу «=мама», Excel выдаст
ошибку, а если написать «=»мама»»
— все ок, корректная формула.

Использование
ссылок в формулах

Для того, чтобы
вставить в формулу адрес ячейки (ссылку
на ячейку), не обязательно писать его
вручную. Проще поставить знак «=», затем
левой кнопкой щелкнуть на нужной ячейке
или выделить нужный диапазон ячеек. При
этом Excel подставит в формулу ссылку
автоматически.

Если в формуле
используется несколько ссылок, то каждой
из них Excel дает свой цвет. Это очень
удобно. Пример: напишите в какой либо
ячейке формулу «=A1+D1», нажмите Enter, затем
два раза щелкнете по ячейке. В ячейке
вы увидите формулу с разноцветными
ссылками, а вокруг ячеек A1 и D1 будут
прямоугольники соответствующих цветов.
Гораздо проще найти, куда указывет
ссылка, по цвету прямоугольника, чем
просматривать буквы столбцов и номера
строк. Наведите курсор мыши на один из
разноцветных прямоугольников и перетащите
левой кнопкой за границу в другое место.
Вы увидите, что при этом меняются и
адреса ячеек в формуле — часто это самый
быстрый способ подправить адреса в
формуле, особенно после копирования
маркером автозаполнения.

Операторы

Операторы в Excel
бывают бинарные и унарные. Бинарные
операторы работают 2 значениями. Например,
оператор «*» умножает число слева от
себя на число справа от себя. Если число
слева или справа опустить, то Excel выдаст
ошибку.

Унарные операторы
оперируют одним значением. Пример
унарных операторов: унарный «+» (ничего
не делает), унарный «-» (меняет знак числа
справа на противоположный) или знак «%»
(делит число слева на 100).

Арифметические
операторы

«+» — сложение
(Пример: «=1+1»);

«-» — вычитание
(Пример: «=1-1»);

«*» — умножение
(Пример: «=2*3»);

«/» — Деление
(Пример: «=1/3»);

«^» — Возведение
в степень (Пример: «=2^10»);

«%» — Процент
(Пример: «=3 %» — преобразуется в 0,03;
«=37*8 %» — нашли 8 % от 37). То есть если мы
дописываем после числа знак «%», то число
делится на 100.

Результатом
вычисления любого арифметического
выражения будет число

Логические
операторы

«>» — больше;

«<» — меньше;

«>=» — больше,
либо равно;

«<=» — меньше,
либо равно;

«=» — равно
(проверка на равенство);

«<>» —
неравно (проверка на неравенство).

Выражения

Выражения в Excel
бывают арифметические и логические.

Арифметическое
выражение (например, «=2*(2+5)», результат
— 14) в результате дает числовое значение
(положительное, отрицательное, дробное
число). Логическое выражение (например,
«=3>5», результат — логическое значение
«ЛОЖЬ»)в результате может дать лишь 2
значения: «ЛОЖЬ» или «ИСТИНА» (одно
число либо больше другого, либо не
больше, других вариантов нет).

Оператор
объединения 2-х строк текста в одну

Оператор «&»
(амперсанд) служит для «склеивания»
между собой двух текстовых строк.
Например, в ячейке A1 текст «мама», в
ячейке A2 текст «мыла раму». В A3 пишем
формулу «=A1 & A2». В результате в ячейке
A3 появится текст «мамамыла раму». Как
видим, пробел между двумя строками
автоматически не ставится. Чтобы вставить
этот пробел, нужно изменить формулу вот
так: «=A1 & » » & A2». Точно так же
работает оператор «СЦЕПИТЬ»,
выглядеть формула с его участием будет
так: «=Сцепить(A1;» «;A2)».

Функции в Microsoft
Excel

Для задания нового
вычисления можно выбрать пункт Функция
в меню Вставка.
Откроется диалоговое окно Мастер
функций
со списком функций, или предопределенных
формул, из которого вы можете выбрать
нужную вам функцию.

Все функции в Excel
характеризуются:

• Названием;

• Предназначением
  (что, собственно, она делает);

• Количеством
  аргументов (параметров);

• Типом аргументов
  (параметров);

• Типом возвращаемого
  значения.

В качестве примера
разберем функцию «СТЕПЕНЬ»

• Название: СТЕПЕНЬ;

• Предназначение:
  возводит указанное число в указанную
  степень;

• Количество
  аргументов: РАВНО два (ни меньше, ни
  больше, иначе Excel выдаст ошибку!);

• Тип аргументов:
  оба аргумента должны быть числами, или
  тем, что в итоге преобразуется в число.
  Если вместо одного из них вписать текст,
  Excel выдаст ошибку. А если вместо одно
  из них написать логические значения
  «ЛОЖЬ» или «ИСТИНА», ошибки не будет,
  потому что Excel считает «ЛОЖЬ» равно 0,
  а истину — любое другое ненулевое
  значение, даже −1 равно «ИСТИНА». То
  есть логические значения в итоге
  преобразуются в числовые;

• Тип возвращаемого
  значения: число — результат возведения
  в степень.

Пример использования:
«=СТЕПЕНЬ(2;10)». Если написать эту формулу
в ячейке и нажать Enter, в ячейке будет
число 1024. Здесь 2 и 10 — аргументы
(параметры), а 1024 — возвращаемое функцией
значение.

Пример формулы
для вычисления длины окружности,
содержащую функцию ПИ():

Общий синтаксис
записи любой функции в Excel:

имя_функции([аргумент_1;
аргумент_2; … ; аргумент_N])

Список аргументов
заключен в квадратные скобки, что говорит
о том, что это необязательная часть.

• Некоторые функции
  вообще не принимают аргументов. Например,
  функция ПИ() просто возвращает в ячеку
  значение константы «3,1415…», а функция
  СЕГОДНЯ() вставляет в ячейку текущую
  дату. Однако, даже если функция не
  принимает аргументов, пустые круглые
  скобки писать обязательно, иначе Excel
  выдаст ошибку!

• Некоторые функции
  принимают РОВНО ОДИН аргумент. Например
  функции sin(число), cos(число) и т. п.

• Некоторые функции
  принимают больше, чем один аргумент. В
  таком случае аргументы разделяются
  между собой точкой с запятой «;».

Ввод функций
вручную

Для набора простейших
формул, содержащий функции, можно не
пользоваться специальными средствами,
а просто писать их вручную (см. рис.
выше). Однако, этот способ плохо подходит
для набора длинных формул, таких, как
на рис. ниже

К недостаткам
набора формул вручную можно отнести:

• Руками ставить
  «=»;

• набирать имя
  функции;

• открывать/закрывать
  круглые скобки;

• расставлять точки
  с запятой;

• следить за порядком
  вложенности

• заключать текст
  в двойные кавычки;

• не иметь возможность
  посмотреть промежуточные расчеты;

• и т. п.

Слишком большая
вероятность допустить ошибку, набирая
вручную сложные и длинные формулы, и на
это уходит много времени.

Вставка вложенной
функции

В одну функцию
можно вставить другую функцию. Допускается
до 7-ми уровней вложения функций (в Office
2007 — до 64). Конечно, функцию можно записать
вручную (писать название вложенной
функции, открывать скобки, ставить точки
с запятой). Однако это противоречит
самой идеологии мастера функций, который
должен облегчать написание формул,
защищать пользователя от ошибок и свести
к минимуму ручную работу. Существует
более удобный способ вложить функцию
— специальная кнопка на панели «Строка
формул»:

После выбора нужной
функции из выпадающего списка Excel вставит
называние функции и круглые скобки в
указанное место в формуле (в активное
текстовое поле аргумента). После этого
окно мастера функций для предыдущей
функции (в этом примере «СУММ»)
сменится на окно для вставляемой функции
(«СТЕПЕНЬ»), и ее название в формуле
сделается жирным:

Операторы ссылок

1. : (двоеточие).
   Ставится между ссылками на первую и
   последнюю ячейку диапазона. Такое
   сочетание является ссылкой на диапазон
   (A1:A15);

2. ; (точка с запятой).
   Объединяет несколько ссылок в одну
   ссылку (СУММ(A1:A15;B1:B15));

3. (пробел). Оператор
   пересечения множеств. Служит для ссылки
   на общие ячейки двух диапазонов (B7:D7
   C6:C8).

Типичные ошибки
при работе с мастером функций

• Перед вставкой
  фукнции забывают переключиться (ткнуть
  мышкой) в нужное текстовое поле (в нужный
  аргумент). При этом в активное текстовое
  поле вставляется знак «+», затем
  название функции;

• После переключения
  на другую функцию (щелчка на ней в строке
  формул) забывают щелкнуть мышкой в одно
  из текстовых полей мастера функций и
  вставляют новую функцию. При этом
  название активной функции в строке
  формул заменяется на название вставляемой
  функции;

Полезные советы
по работе с мастером функций

• Окно мастера
  функций можно перетаскивать за любую
  точку;

• В окне мастера
  функций, выделяя ссылку и нажимая «F4»
  один, или несколько раз, можно поменять
  тип ссылки (сделать абсолютной или
  смешанной);

• Если в окне мастера
  функций нажать «F3», откроется окно
  для вставки именованных ссылок (если
  они существуют);

• Если какую-то
  функцию в формуле нужно заменить на
  другую, выделяем эту функцию в строке
  формул и вставляем нужную функцию.
  Выделенная функция заменится на
  вставляемую;

• Клавиша «Tab»
  служит для переключения на следующий
  аргумент (текстовое поле), а сочетание
  «Shift+Tab» — на предыдущее;

• Если выделить
  ячейку, содержащую формулы с функциями
  и нажать кнопку Fx, то откроется окно
  мастера функций для одной из функций
  в формуле;

• Для того, чтобы
  написать формулу типа «=СУММ(J1:J3)/СУММ(K1:K3)»,
  откройте мастер функций, выберете
  функцию «СУММ», выделите нужный
  диапазон, затем щелкнете мышкой в строку
  формул и в ней вручную наберите «/»,
  затем нажмите на кнопку для вставки
  функции, и вставьте вторую функцию
  «СУММ». Все будет работать;

• Если в текстовом
  поле нужно ввести ТОЛЬКО текст, не
  обязательно вручную ставить двойные
  кавычки. Можно написать текст без
  кавычек и нажать Tab, или просто щелкнуть
  в другое поле. Excel проставит кавычки
  автоматом (работает не во всех текстовых
  полях);

• В тех полях, где
  требуется ввести логическое значение
  «ЛОЖЬ» или «ИСТИНА», достаточно
  ввести «0» для «ЛОЖЬ», и любое
  ненулевое значение для «ИСТИНА»
  (принято использовать 1).

Задание:
вычислить среднее арифметическое
показаний прибора с 0:00 до 23:00 в течение
недели.

1. В ячейку С16 введите
   формулу =СРЗНАЧ(С8:С14) с помощью Мастера
   функций.
   Для этого выделите ячейку С16, выберите
   пункт меню Функция
   в меню Вставка.
   Выберите функцию СРЗНАЧ,
   нажмите ОК.
   Очистите поле «Число 1». Выделите
   группу ячеек С8:С14. Нажмите ОК.

2. Подведите указатель
   мыши к правому нижнему углу ячейки С16.
   Когда указатель мыши подведен к правому
   нижнему углу ячейки, он меняет форму
   на черный знак «плюс».

3. Щелкните на правом
   нижнем углу ячейки С16 и перетащите
   указатель в ячейку Z16.
   Excel
   заполнит 24 ячейки с С16 по Z16
   формулами, автоматически заменяя адреса
   ячеек в каждом случае.

4. В результате будут
   получены все средние арифметические
   значения показаний.

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]

• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #

При обработке большого объема данных довольно часто требуется их упорядочивание. Специально для этого в программе Excel предусмотрены различные функции, одной из которых является группировка. С ее помощью, как следует из названия, можно сгруппировать данные, а также, скрыть неактуальную информацию. Давайте разберемся, как это работает.

Настраиваем параметры функции

Чтобы в конечном счете получить желаемый результат, для начала следует выполнить настройки самой функции. Для этого выполняем следующие шаги:

1. Переключившись во вкладку “Данные” щелкаем по кнопке “Структура” и в открывшемся перечне команд – по небольшому значку в виде стрелки, направленной по диагонали вниз.
2. На экране отобразится небольшое окошко с параметрами функции. Здесь мы можем настроить отображение итогов. Ставим галочки напротив нужных опций (в т.ч. автоматические стили) и жмем кнопку OK.Примечание: расположение итоговых данных в строках под данными многим кажется неудобным, поэтому данный параметр можно выключить.
3. Все готово, теперь можем перейти, непосредственно, к самой группировке данных.

Группируем данные по строкам

Для начала давайте рассмотрим, как можно сгруппировать строки:

1. Вставляем новую строку над или под строками, которые хотим сгруппировать (зависит от того, какой вид расположения итогов по строкам мы выбрали). Как это сделать, читайте в нашей статье – “Как добавить новую строку в Excel“.
2. В самой левой ячейке добавленной строки пишем название, которое хотим присвоить группе.
3. Любым удобным способом, например, с помощью зажатой левой кнопки мыши производим выделение ячеек строк (кроме итоговой), которые требуется сгруппировать. Во вкладке “Данные” щелкаем по кнопке “Структура” и в открывшемся списке выбираем функцию “Группировать”. Щелкнуть нужно именно по значку команды, а не по ее названию. Если же нажать на последнее (со стрелкой вниз), откроется еще одно подменю, в котором следует нажать на одноименную кнопку.
4. В появившемся окошке отмечаем пункт “строки” (должен быть выбран по умолчанию) и подтверждаем действие нажатием OK.Примечание: Если вместо ячеек выделить все строки целиком на вертикальной панели координат, а затем применить группировку, то промежуточного окна с выбором строки или столбца не будет, так как программа сразу понимает, что именно ей необходимо сделать.
5. Группа создана, о чем свидетельствуют появившаяся на панели координат полоска со знаком “минус”. Это означает, что сгруппированные данные раскрыты. Чтобы их скрыть, нажимам по минусу или кнопке с цифрой “1” (самый верхний уровень группировки).
6. Теперь строки скрыты. Чтобы их обратно раскрыть, нажимаем по значку “плюса”, который появился вместо “минуса” (или по кнопке “2”).

Группируем столбцы

Чтобы сгруппировать столбцы, придерживаемся примерно такого же алгоритма действий, описанного выше:

1. Вставляем столбец справа или слева от группируемых – зависит от выбранного параметра в настройках функции. Подробнее о том, как это сделать, читайте в нашей статье – “Как вставить столбец в таблицу Эксель“.
2. Пишем название в самой верхней ячейке нового столбца.
3. Выделяем ячейки группируемых столбцов (за исключением добавленного) и применяем функцию группировки.
4. Ставим отметку напротив варианта “столбцы” и кликам OK.Примечание: как и в случае с группировкой строк, при выделении столбцов целиком на горизонтальной панели координат, группировка данных будет выполнена сразу, минуя промежуточное окно с выбором элементов.
5. Задача успешно выполнена. 

Создаем многоуровневую группировку

Возможности программы позволяют выполнять как одноуровневые, так и многоуровневые группировки. Вот как это делается:

1. В раскрытом состоянии главной группы, внутри которой планируется создать еще одну, выполняем действия, рассмотренные в разделах выше в зависимости от того, с чем мы работаем – со строками или столбцами.
2. Таким образом, мы получили многоуровневую группировку.

Разгруппировываем данные

Когда ранее выполненная группировка столбцов или строк больше не нужна или требуется выполнить ее иначе, можно воспользоваться обратной функцией – “Разгруппировать”:

1. Производим выделение сгруппированных элементов, после чего все в той же вкладке “Данные” в группе инструментов “Структура” выбираем команду “Разгруппировать”. Жмем именно по значку, а не по названию.
2. В открывшемся окне ставим отметку напротив требуемого пункта (в нашем случае – “строки”) и нажимаем OK.Примечание: в случае многоуровневой группировки или наличия нескольких групп данных, каждую из них необходимо расформировать отдельно.
3. Вот и все, что требовалось сделать.

Заключение

Группировка данных выполняется в несколько кликов и не требует особых навыков в работе с программой, однако, данный прием позволяет существенно сэкономить время, когда приходится иметь дело с большим объемом информации. Это делает функцию одной из самых полезных и незаменимых в Excel.

Структурирование данных — необходимое условие для работы с электронными таблицами, если человек хочет эффективно обрабатывать большие объемы информации. Один из способов сделать это — использовать группировку. Он позволяет не только организовать большой объем информации, но и скрыть те элементы, которые в данный момент не нужны. В результате человек может полностью сосредоточиться только на значимых фрагментах, не отвлекаясь на то, что в данный момент не так важно. Какие шаги необходимо предпринять, чтобы сгруппировать информацию в Excel?

Как настроить группировку

Подготовка — очень важный подготовительный этап. Без него невозможно осчастливить человека конечным результатом. Чтобы правильно настроить группировку, точно следуйте этим инструкциям:

1. Разверните вкладку «Данные» в документе, в котором вы хотите сгруппировать информацию. 
2. Открываем раздел «Структура», в котором мы расширяем набор инструментов. 
3. Появится окно, в котором нужно настроить параметры группировки. Предустановленные параметры следующие: результаты столбца регистрируются непосредственно справа от столбцов, а результаты строк регистрируются ниже. Людям часто не нравится эта идея, потому что они думают, что размещение имени сверху экономит много времени. Для этого снимите флажок, расположенный непосредственно рядом с соответствующим параметром. Как правило, все пользователи могут настраивать группировку в соответствии со своими потребностями. Но вы также можете автоматизировать формирование стиля, активировав соответствующий пункт.
4. Подтверждаем свои действия после внесения необходимых изменений в параметры нажатием кнопки ОК. 

На этом подготовительный этап можно считать завершенным.

Группируем информацию по строкам.

Во-первых, нам нужно добавить дополнительную строку выше или ниже группы столбцов. Все зависит от того, где мы хотим разместить имя и булавки. Затем перейдите в новую ячейку, где мы даем группе имя. Желательно выбрать имя, наиболее подходящее к контексту.

Затем выберите строки для объединения и откройте вкладку «Данные». Однако результирующая строка не входит в диапазон для группировки.

Теперь перейдите в раздел «Структура». Для этого нажмите соответствующую кнопку, расположенную в правой части ленты. Щелкните кнопку «Группа». Появится специальное меню, в котором мы нажимаем эту кнопку.

Затем программа предложит метод группировки по строкам или столбцам. Вы должны выбрать тот, который лучше всего подходит для конкретной ситуации. То есть в нашем случае построчно. Подтверждаем свои действия нажатием кнопки «ОК». Впоследствии процесс создания группы можно считать завершенным. Вы можете свернуть его со знаком минус.

После того, как группа скроется, знак минус будет заменен знаком плюс. При нажатии на нее группа развернется.

Группировка по столбцам в Excel

Группировка по столбцам выполняется так же, как группировка по строкам, только тип группировки должен быть выбран по-другому в соответствующем диалоговом окне. Но в любом случае давайте по порядку.

1. Решаем, какие данные нам нужно сгруппировать. Далее мы вставляем новый столбец, в который будет записан заголовок группы. 
2. Затем выберите ячейки для группировки. Как и в предыдущем примере, не выбирайте заголовок.
3. Заходим в «Данные» и там находим пункт «Структура». После нажатия на эту кнопку откроется меню, в котором мы выбираем «Группировать».
4. В появившемся диалоговом окне выберите пункт «Столбцы». Подтверждаем свои действия.

На этом группировка данных завершена. Так же, как и в предыдущем случае, вы можете свернуть и развернуть элементы группы с помощью клавиш «минус» или «плюс» соответственно.

Создание вложенных групп

Группировка не заканчивается на приведенных выше пунктах меню. Пользователь может создавать вложенные группы, которые позволяют получать более четко структурированную информацию. Логика действия в целом такая же. Только все шаги, описанные выше, необходимо выполнить в родительской группе. Последовательность действий следующая:

1. Если родительская группа свернута, ее необходимо развернуть.
2. Ячейки, которые должны быть отнесены к подгруппе, должны быть выделены.
3. Далее откройте вкладку «Данные», перейдите в раздел «Структура» и нажмите «Группировать» там».
4. Затем выбираем способ группировки — по строкам или по столбцам, после чего подтверждаем свои действия.

Далее у нас будет дополнительная вложенная группа. Сколько подгрупп может создать пользователь? Количество не ограничено. Мы видим, что числа появляются над знаками минус. Они позволяют быстро переключаться между уровнями вложенности.

Если группировка выполняется по строкам, а не по столбцам и не по строкам, эти числа будут слева от листа (или знаки минус / плюс).

Разгруппирование в Эксель

Предположим, нам больше не нужна группа. Что делать в такой ситуации? Можно ли его удалить? Да, конечно. Это называется разделением. Сначала выберите все элементы группы, которые нужно растворить. Затем перейдите на вкладку «Данные» и найдите там раздел «Структура». После нажатия на соответствующую кнопку и в этом меню появится кнопка «Разгруппировать». Нажмите здесь.

После этого появится диалоговое окно, в котором будет набор настроек, аналогичный тому, что было, когда мы хотели сгруппировать ячейки. Только на этот раз Excel спросит, что именно нам нужно разделить: столбцы или строки. Выберите то, что вам нужно, и нажмите кнопку «ОК». Впоследствии лист будет выглядеть так же, как и до создания соответствующей группы.

Многоуровневая группировка — пошаговая инструкция

Теперь давайте немного разберем полученную выше информацию и дадим готовую пошаговую инструкцию, как произвести многоуровневую группировку данных:

1. Сначала выполним установку, соответствующую первому разделу этой статьи.
2. Далее давайте создадим заголовок группы. Для этого мы создаем дополнительную строку или столбец, в зависимости от того, какие данные мы хотим сгруппировать.
3. Мы присваиваем название группе в этом столбце или строке.
4. Выберите ячейки, которые нужно объединить в группу.
5. Переходим во вкладку «Данные» и там находим группу инструментов «Структура».
6. Затем мы нажимаем кнопку «Группировать», выбираем тип группировки, необходимый в конкретной ситуации, и нажимаем кнопку ОК.
7. Далее мы решаем, как вызвать вторую группу и создать дополнительную строку с этими данными.
8. Выделите ячейки подгруппы, которые хотите выделить. Заголовок, как и в предыдущем примере, в группу не входит.
9. Повторите шаги 5 и 6 для второго уровня группы.
10. Повторите шаги 7–9 для каждого следующего уровня в группе.

Как видите, эта инструкция довольно проста для понимания и укладывается в 10 пунктов. Как только вы интуитивно это почувствуете, сразу не возникнет проблем с выполнением всех этих действий на практике. Теперь давайте взглянем на некоторые важные аспекты группировки данных.

Автоматическая структуризация в Excel

Весь приведенный выше метод является примером группировки данных электронной таблицы вручную. Но есть способ автоматизировать разделение информации на группы. Правда, выделение для группировки программа сама создаст. Но во многих ситуациях Excel правильно структурирует информацию.

Самым большим преимуществом автоматического структурирования данных в Excel является экономия времени. Хотя всегда нужно быть готовым к тому, что некоторые изменения придется вносить самостоятельно. К сожалению, роботы еще не научились читать мысли.

Когда лучше всего использовать автоматическую группировку? Лучше всего это работает, когда пользователь работает с формулами. В этом случае ошибок обычно не возникает.

Что нужно сделать, чтобы данные автоматически группировались? Вам необходимо открыть раздел «Группа» и выбрать там пункт «Создать структуру». Все остальное Excel сделает за вас.

Отмена автоматической группировки происходит немного иначе. Вам нужно выбрать пункт «Разгруппировать», но нажать на меню «Очистить структуру». После этого стол вернется к своей первоначальной форме.

Как сортировать данные таблицы

Сортировка данных может быть особенно полезна при сортировке информации в электронной таблице. Это можно сделать по целому ряду критериев. Опишем наиболее важные моменты, на которые следует обратить внимание.

Цветовое деление

Один из способов сортировки данных — раскрасить информацию, принадлежащую группе, особым цветом. Для этого откройте вкладку «Данные» и найдите раздел «Сортировка и фильтр». Дальнейшие действия зависят от используемой версии офисного пакета. Нужная нам функция может называться «Пользовательская» или «Сортировка». После нажатия на соответствующий пункт должно появиться всплывающее окно.

Затем перейдите в раздел «Колонка». Там находим группу «Сортировать по», поэтому выбираем нужный столбец в нашей ситуации. Далее мы устанавливаем критерий сортировки данных. Например, это может быть цвет ячеек. Если мы собираемся его использовать, мы должны сначала раскрасить соответствующие ячейки соответствующим цветом.

Чтобы определить цвет, в разделе «Порядок» нажмите на изображение стрелки. Рядом с ним будет элемент, с помощью которого можно определить, куда будут отправляться данные, в которые программа, отсортированная в автоматическом режиме, будет отправлять. Если вам нужно, чтобы они были размещены вверху, вам нужно нажать на соответствующую кнопку. Если вы хотите, чтобы смещение производилось в направлении линии, вам необходимо выбрать пункт «Влево».

Те же шаги можно выполнить с другими критериями, создав другой уровень. Для этого вам нужно найти в диалоговом окне пункт «Добавить слой». Далее мы сохраняем документ, после чего вы можете снова объединить данные, нажав кнопку «Применить повторно».

Объединение значений

Excel предлагает возможность группировать значения на основе значения, содержащегося в определенной ячейке. Это необходимо, например, когда вам нужно найти поля, содержащие определенные имена или разные типы данных (например, коды). Как это сделать? Первые два шага соответствуют предыдущему разделу, но вместо цветового критерия вам нужно настроить значение, по которому будет выполняться группировка.

В группе «Порядок» нас интересует пункт «Пользовательский список», нажав на который пользователь может создать свой список условий для сортировки или использовать предопределенные в Excel. Таким образом, вы можете комбинировать данные по любым критериям, включая дату, дни недели и т.д.

Как упростить большую таблицу Эксель

Excel позволяет выполнять в Excel одновременно разные типы группировок на основе разных критериев. Для этого следуйте этим инструкциям:

1. Каждый диапазон должен иметь заголовок в начале и не содержать пустых ячеек. Заголовки должны включать один и тот же тип данных.
2. Желательно заранее упорядочить данные в алфавитном порядке.
3. Воспользуемся командой «Промежуточные итоги», которая находится в том же разделе — «Группа».

Далее группируем столбцы так же, как описано выше. В результате должна получиться многоуровневая таблица.

Помогла ли Вам статья?