Процесс подготовки текстового документа в ms word можно условно разбить на этапы

Процесс
подготовки текстового документа можно
разбить на три этапа: ввод текста,
редакторская обработка, оформление.
Такое разбиение на этапы не означает,
что из последующего этапа нельзя
вернуться к предыдущему. На практике
при подготовке сложных документов это
происходит повсеместно.

В
любой организации, как правило, имеется
набор образцов и шаблонов типовых
документов, которые и используются для
их подготовки. При подготовке документа
на основе образца в документ-образец
вносятся недостающая информация и
необходимые изменения стандартного
текста. Заботиться об оформлении
документа в этом случае не приходится.
При подготовке документа на основе
шаблона текст документа является
оригинальным: его приходится полностью
вводить и редактировать. Оформление
документа в достаточной мере
автоматизировано, так как шаблон содержит
стили оформления структурных элементов
документов этого типа.

Билет 24. Правила ввода текста. Средства автоматизации ввода текста.

При
воде текста следует соблюдать простые
правила, чтобы в дальнейшем избежать
дополнительной работы при оформлении
документов. При вводе следует четко
соблюдать абзацность: переход к следующему
абзацу осуществляется нажатием клавиши
ENTER.
В пределах одного абзаца переход на
следующую строку происходит автоматически
после заполнения текущей строки. Если
необходимо перейти к следующей строке
абзаца, когда текущая строка еще не
заполнена, следует воспользоваться
комбинацией клавищ Shift+Enter.
Если два идущих подряд слова должны
располагаться в пределах одгной строки,
их следует разделять не простым, а
неразрывным пробелом Ctrl+Shift+
пробел.

При
вводе текста не следует делать никаких
отступов от левого края посредством
клавиш (пробел, Tab)
и пытаться сопровождать ввод текста
его оформлением, так как это, как правило,
замедляет процесс ввода и может оказаться
причиной дополнительной работы при
оформлении документа.

При
работе с документом следует учитывать
разметочные символы, которые указывают
на конец абзаца, пробелы между словами,
и др. Для этого необходимо следить, чтобы
инструмент (значок непечаемых символов)
находился в активном состоянии.

Средства
автоматизации проверки правописания.

Составив
документ, можно убедиться в отсутствии
орфографических ошибок. Кроме того,
имеется возможность подобрать синонимы
к выделенным словам, находить грамматические
и стилистические ошибки.

В
автоматическом режиме слова, содержащие
орфографические ошибки, подчеркиваются
крсным цветом, а выражения, содержащие
грамматические и стилистические ошибки
– зеленым.

Завершив
ввод текста, можно щелчком правой кнопки
мыши на слове с ошибкой вызвать контекстное
меню объекта, которое позволит:

• Выбрать
  команду пропустить или заменить

• Выбрать
  команду правописание

Проверка
правописания предусматривает проверку
орфографии и грамматики. Текстовый
процессор позволяет реализовать два
режима проверки правописанич –
автоматизированный и командный.

Для
работы в автоматическом режиме надо
установить флажки «Автоматически
проверять орфоографию» и «Афтоматически
проверять грамматику».

В
командном режиме проверка правописания
выполняется независимо от установки
параметров автоматической проверки
правописания. Так же проверку можно
запустить с помощью функциональной
клавиши F7.

Соседние файлы в предмете Информатика

• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #

Подготовка документов с использованием текстовых процессоров заключается в последовательном выполнении ряда этапов. Можно выделить:

— набор текста;

— редактирование введенной информации;

— форматирование (оформление) отдельных частей документа;

— вывод документа на печать;

— сохранение документа и ведение архива текстов.

Каждый этап состоит из множества операций. При работе с текстом обычно происходит многократное чередование операций различных этапов, поэтому отдельные операции нельзя четко отнести к определенному этапу подготовки документа.

Набор текста.Основным инструментом ввода текста документов является клавиатура. Вводимый текст располагается в текстовом окне. Место экрана, на котором появляется следующий вводимый символ, т.е. позиция ввода, отмечается специальным знаком – курсором. В строке состояния всегда отображается информация о текущем положении курсора. МS Word поддерживает два режима ввода – вставки и замены. Для переключения между этими режимами используется клавиша Insert на клавиатуре или двойной щелчок мыши на индикаторе ЗАМ в Строке состояния. При включенном режиме замены символов индикатор ЗАМ выделяется черным шрифтом. Если Word не реагирует на клавишу Insert, то необходимо выполнить команду кнопка Office ® кнопка Параметры Word ® Дополнительно ® Использовать клавишу INS для переключения режима вставки и замены. Вводимый символ автоматически раздвигает строку при режиме вставки либо заменяет существующий символ в режиме замены.

Клавиша Васksрасе удаляет символ слева от курсора, клавиша Delete удаляет из текста символ, находящийся справа от курсора.

Перевод курсора на новую строку программой текстового процессора осуществляется автоматически по достижении конца текущей строки, т.е. ввод текста происходит под контролем функции автоматического форматирования.

Иногда в текст документа требуется вставить символ, которого нет на клавиатуре. В этом случае необходимо выполнить команду Символ на ленте Вставка.В появившемся окне выбрать нужный шрифт (например, Wingdings, Webdings, Symbol) и щелкнуть на нужный символ.

Если для работы с документами используется текстовый процессор, то существенным является понятие «мягкого» и «жесткого» разделителя. При нажатии на клавишу Пробел в текст вносится символ «жесткого» пробела. Кроме этого символа, в тексте могут существовать так называемые «мягкие» пробелы, которые вносятся в текст документа программой Word автоматически для выравнивания длины строк. Аналогично можно трактовать понятие «мягкий» и «жёсткий» конец строки. «Жёсткий» признак конца строки создается при нажатии клавиши Еnter для указания конца вводимого абзаца текста, он не может удаляться программой текстового процессора или автоматически менять свое положение. Признак конца строки не всегда показывается на экране монитора, но, тем не менее, всегда существует в тексте. Для того чтобы увидеть непечатаемые знаки, присутствующие в документе, можно нажать на кнопку Непечатаемые знаки на ленте Главная. Отображение непечатаемых знаков бывает полезно при редактировании сложных документов.

При наборе текста следует учитывать правила расстановки пробелов при знаках препинания:

Знак неразрывный пробел запрещает символам, между которыми он поставлен, располагаться на разных строчках, и сохраняется фиксированным при любом выравнивании абзаца (не может увеличиваться в отличие от обычного пробела). Этот знак очень удобно применять при вводе дат (которые не принято располагать на двух строчках), фамилий с инициалами и т.п. Чтобы поставить «неразрывный» пробел, необходимо одновременно нажать клавиши Сtrl + Shift + пробел.

Правила, которыми следует руководствоваться при использовании сокращений:

— в конце общеупотребительных сокращений кг, т, ц, км точка не ставится;

— сокращения типа т.д. и с.г. записываются без пробела;

— сокращения и др., и т.д., и т.п. могут применяться только в конце предложения, в середине предложения их нужно записывать полностью.

Редактирование– это проверка и исправление текста при подготовке к печати.

К основным операциям редактирования принято относить следующие:

— добавление фрагментов текста;

— удаление фрагментов текста;

— перемещение фрагментов текста;

— копирование фрагментов текста;

— контекстный поиск;

— контекстная замена.

Форматирование– это процесс оформления элементов документа. Другими словами, форматирование – это процесс изменения значений атрибутов объектов, из которых состоит документ.

Операция проверки правописания позволяет находить слова с ошибками (проверка орфографии), а также грамматические ошибки или стилистически неверно построенные фразы (проверка грамматики). Во время проверки орфографии выполняется поиск слов, которых нет в словарях Word. При проверке грамматики используется набор грамматических и стилистических правил. Ошибки подчеркиваются волнистой чертой: орфографические – красной, грамматические – зеленой. Щелчок правой кнопкой мыши на подчеркнутом слове открывает контекстное меню, в котором предлагаются варианты правильного написания.

Проверка правописания может выполняться автоматически в процессе ввода текста или с помощью команды Правописание (F7) (лента Рецензирование) по окончании ввода. В последнем случае проверка выполняется в пределах выделенного фрагмента или до конца документа с места, отмеченного курсором.

В процессе набора текста можно использовать автоматическую расстановку переносов (лента Разметка страницы® Расстановка переносов ® Параметры расстановки переносов® флажок Автоматическая расстановка переносов). При этом можно ставить принудительные переносы.

В тексте можно также подбирать синонимы к словам (лента Рецензирование ® Тезаурус или вызвать контекстное меню на слове, пункт Синонимы).

Статьи к прочтению:

• Этапы выполнения курсовой работы
• Этап каменописи, глинописи, клинописи, древописи, пергаментописи.

27Проверка орфографии

Похожие статьи:

• Вопрос 24. основные этапы подготовки текстовых документов

  Подготовка текстов заключается в последовательном выполнении ряда этапов. С некоторой долей условности можно выделить: -набор текста; -редактирование…

• Выход из текстового документа word

  Для завершения работы с текстовым документом Word необходимо: 1 Закрыть окно программы с помощью красной кнопки с крестиком в правом углу строки…

Тема «Компьютер – основной инструмент подготовки текстов»

Изучение темы рассчитано на 4 часа в 5-х классах.

При объяснении нового материала используется презентация (Приложение 1).

Проверка знаний: файл Текстовый редактор_5 класс.exe (Приложение 2).

Файл для практической работы Этапы.doc (Приложение 3).

Изучение данной темы позволяет сформировать знания об основных конструктивных возможностях текстовых редакторов, умение выделять основные элементы текста и этапы его редактирования, развить в себе творческие способности, художественный вкус и воображение.

Текстовый редактор

Компьютер – универсальное устройство обработки текстовой, числовой и графической информации, с помощью различных видов программ. Одно из самых важных назначений компьютера – умение подготовить текст на компьютере. Для работы с текстовой информацией на компьютере используются специальные программы, которые называются текстовыми редакторами.

Виды текстовых редакторов:

Текстовый процессор WordPad

Ввод текста

Осуществляется с помощью клавиатуры. Курсор – мигающая метка на экране монитора, показывающая позицию, с которой можно вводить текст.

При вводе необходимо соблюдать следующие правила:

1. Слова отделяются друг от друга пробелами.

2. После всех знаков препинания ставится Пробел

3. Тире выделяется пробелами с двух сторон.

4. При исправлении ошибок, если требуется удаление символов, используйте клавиши:

5. Если вы достигнете конца строки при печати текста, то курсор автоматически перемещается на другую строку.

6. Абзац формируется нажатием клавиши Enter

Редактирование текста

Основные операции с фрагментами текста имеются на панели инструментов и выглядят следующим образом.

Вырезать

Копировать

Вставить

При выполнении данных операций идет работа с Буфером обмена. Область памяти для временного хранения информации – промежуточный карман.

Поиск слов в тексте

Поиск и замена слов в тексте. На панели инструментов имеется команда для автоматического поиска слов в тексте.

Форматирование текста

Одной из основных операций форматирования является выравнивание абзацев:

Форматирование символов

Символ – минимальная единица текста. Шрифт— полный набор букв алфавита с общим стилем их изображения. На панели инструментов есть операции форматирования шрифта:

Печать документа

Матричный принтер печатает с помощью металлических головок.

Струйный принтер наносит буквы на бумагу, распыляя на ней, капли жидких чернил.

Лазерный принтер печатает с помощью лазерного луча.

Источник

Основные этапы и операции подготовки текстовых документов

Основными этапами подготовки текстовых документов являются:

•оформление (форматирование) текста

•ведение архива текстов

Набор текста осуществляется нажатием нужных клавиш на клавиатуре ПК, при этом очередной символ отображается на экране в позиции курсора, а курсор перемещается на одну позицию вправо.

Набор текста на ПК с помощью текстового редактора напоминает работу на пишущей машинке, но предоставляет заметно большие удобства. В частности, текстовый редактор избавляет пользователя от необходимости следить за близостью к правой границе документа и осуществлять действия для перевода курсора в начальную позицию очередной строки. При этом обеспечивается автоматическое выравнивание левых и, если необходимо, правых границ строк. Выравнивание правых границ строк достигается за счет вставки пробелов между словами строки таким образом, чтобы самый правый символ строки находился в позиции, соответствующей правой границе документа.

Созданный на этапе набора текст документа в большинстве случаев подвергается изменениям, связанным с обнаружением ошибок, корректировкой информации, реорганизацией его фрагментов и тому подобного. Операции редактирования выполняются при подаче пользователем команд текстового редактора. Команды подаются выбором их из меню или нажатием нужных клавиш на клавиатуре ПК.

ОПЕРАЦИИ РЕДАКТИРОВАНИЯ НАД СИМВОЛАМИ. Чтобы вставить один или несколько символов, текстовый редактор должен находиться в режиме вставки, а не в режиме замены. Переключение между этими режимами осуществляет клавиша Ins. Перед вставкой необходимо подвести курсор в нужную позицию и нажать клавишу с требуемым символом. Символ вставится в позицию, курсора, а часть строки справа (включая курсор) сдвинется на одну позицию вправо.

Чтобы удалить один или несколько символов, используются клавиши Del и Backspace. При нажатии клавиши Del удаляется символ в позиции курсора, правая часть строки сдвигается влево, курсор остается на месте. При нажатии клавиши Backspace удаляется символ в позиции слева от курсора, курсор и правая часть строки сдвигаются влево. Эту клавишу удобно использовать, когда надо удалить один или несколько только что набранных символов.

Чтобы заменить один или несколько символов, текстовый редактор должен находиться в режиме замены. При этом вновь набранный символ просто заменяет символ, находившийся в позиции курсора. Такой способ замены удобен, если количество заменяемых символов равно количеству заменяющих, а также при редактировании различных таблиц.

ОПЕРАЦИИ РЕДАКТИРОВАНИЯ НАД СТРОКАМИ. Основными операциями редактирования для строк являются:

•разделение одной строки на две

•слияние двух строк в одну

•вставка пустой строки.

Чтобы удалить строку, как правило, надо установить на нее курсор и подать специальную команду. Строка изымается из текста, нижняя часть текста поднимается на одну строку, чтобы не было промежутка.

Чтобы разделить одну строку на две, как правило, надо установить курсор в позицию разделения и нажать клавишу Enter, при этом в позицию, где находился курсор, будет помещен признак конца абзаца, строка разделится на две, расположенные одна под другой.

Чтобы соединить две строки в одну, как правило, надо установить курсор в любую позицию за последним символом первой строки и нажать клавишу Del. При этом удаляется невидимый на экране разделитель строк и две строки объединяются в одну. Чтобы вставить между двумя строками пустую строку, как правило, надо установить курсор в любую позицию за последним символом первой строки и нажать клавишу Enter, что приведет к появлению признака конца строки, между строками возникнет новая пустая строка.

ОПЕРАЦИИ РЕДАКТИРОВАНИЯ НАД ФРАГМЕНТАМИ.

Последовательность действий по копированию или перемещению фрагментов включает в себя:

•выделение фрагмента текста;

•перенос или копирование выделенного фрагмента в буфер промежуточного хранения;

•перемещение курсора в нужное место документа;

•вставка фрагмента из буфера в место документа, указанное курсором,

Необходимо помнить, что в буфере промежуточного хранения может содержаться только один фрагмент текста и каждый новый фрагмент, помещенный в буфер, заменяет предыдущий.

Поскольку все приложения Windows работают через общий буфер обмена, операции с фрагментами текста могут затрагивать не только документы, создаваемые в текстовом процессоре Word, но и в других приложениях. Так, вы можете перенести (скопировать) помеченный фрагмент из вашего текущего документа, создаваемого в редакторе Word, в какой-либо документ, созданный в табличном процессоре Excel, и наоборот.

УДАЛЕНИЕ ТЕКСТА. В современных текстовых процессорах возможно удалить символ, слово, строку, фрагмент текста (строчный или блочный).

Удалению слова, строки, предложения или любого другого фрагмента текста предшествует предварительное выделение соответствующего элемента текста, а затем применение либо клавиши Delete, либо операции удаления. Место, занимаемое удаленным элементом текста, автоматически заполняется размещенным после него текстом.

ОПЕРАЦИЯ ОТКАТА. Многие программы, в том числе и текстовые процессоры, позволяют выполнять операцию отката, т.е. отмены одного или нескольких последних действий. Для реализации этой операции текстовый процессор фиксирует последовательность действий по изменению текста. Специальной командой отката Undo (Отменить) пользователь может вернуть документ в состояние, которое было несколько шагов назад. Глубина возможного отката зависит от используемой программы. Наряду с командой отката существует команда отмены отката Redo (Повторить).

•задавать границы рабочего поля (полосы набора), определяя поля сверху, снизу, слева, справа;

•устанавливать межстрочный интервал (разреженность строк на странице) и межбуквенный интервал в слове;

•использовать различное шрифтовое оформление.

Получение отпечатанного текста является, как правило, главной целью подготовки документа с помощью текстового редактора на ПК. Этап печати состоит из операций подготовки текста к печати и собственно печати.

К операциям подготовки текста к печати относятся разделение на страницы, нумерация страниц, изменение шрифта, выделение элементов текста при печати, задание заголовка и подножия страниц.

Для разделения текста на страницы пользователь должен задать параметры страницы и расстояние между строками при печати. Специальные команды редактора управляют расположением текстового материала на листе бумаги. С их помощью можно задать размер полей слева и справа от текста, расстояние между строками, количество пустых строк в верхней и нижней частях листа. На экране дисплея граница страницы указывается чаще всего горизонтальной линией из точек или черточек. В некоторых редакторах разделение на страницы производится автоматически на этапе набора текста, в других для этого нужно подать специальную команду.

При разбивке текста на страницы можно использовать «мягкие» и «жесткие» разделители страниц. Установка «мягких» разделителей страниц производится текстовым редактором, при редактировании они могут изменять свое положение, например, после удаления части текста.

Установку «жестких» разделителей страниц производит пользователь. «Жесткие» разделители страниц нужны в тех случаях, когда дальнейшая печать должна производиться с новой страницы, например в конце главы, перед началом таблицы, которую надо обязательно уместить на одной странице, и тому подобное.

Многие текстовые редакторы осуществляют нумерацию страниц автоматически или по команде пользователя. При этом номер может располагаться в верхней или нижней части страницы, слева, справа или в центре строки. Некоторые редакторы позволяют осуществить нумерацию, начинающуюся не с единицы.

Спектр возможностей, предоставляемых текстовыми редакторами для подготовки к печати, весьма широк. Состав операций и способ их задания полностью определяются конкретным текстовым редактором.

Собственно печать является заключительной операцией этапа печати документа. Перед ее выполнением может возникнуть необходимость подачи специальных команд редактора и установки режимов печати на панели управления принтера.

Установка режимов печати принтера зависит от модели принтера и подробно описывается в руководстве по его эксплуатации.

Предоставляется возможность установить режим печати с остановкой после каждого листа либо режим непрерывной печати. Есть команда для того, чтобы печатать не весь документ, а только интересующую пользователя часть, ее удобно использовать для перепечатки отдельных страниц или фрагментов текста. Универсальные системы текстовой обработки предоставляют сервисные возможности для настройки на различные модели принтеров.

Краткая технология работы:

2. Установить на панели задач язык набора текста (русский).

4. Настроить параметры, общие для всего документа: параметры страниц (размеры и отступы справа, слева, вверху, внизу), колонтитул и нумерация страниц.

Создание структуры документа:

6. план документа в виде многоуровневого списка

7. план документа из заголовков.

8. Каждому заголовку приписывается свой стиль из таблицы стилей.

9. Перед набором основного текста установить параметры абзаца (отступы, расположение, межстрочный интервал, красную строку, интервал между абзацами и т.д.) и шрифт (вид, размер, начертание).

10. Набор основного текста с применение списков маркированных и нумерованных, таблиц, формул, элементов деловой графики и т.д.

11. Если в набираемом абзаце есть определения или слова, которые нужно выделить, можно применить к ним форматирование, изменив начертание и цвет (например).

12. Сохранение текста в процессе набора текста и по окончании.

Источник

Основы подготовки документов в Word.

Создание и редактирование документов

Компьютер может работать с четырьмя видами информации: текст, графика, звук и числа. Одним из самых массовых приложений ЭВМ является работа с текстами.

Преимущества компьютерного текста по сравнению с бумажным:

более красочный вид документа;

на одном диске можно хранить много текстов;

более длительное хранение;

экология – сохранение лесов;

Текстовый редактор – это программа предназначены для ввода и редактирования текста. Пример текстового редактора — стандартная программа Блокнот.

Текстовые редакторы используют, когда внешнее пред­ставление текста не имеет особого значения. Текстовые редакторы применяют для подготовки коротких заметок, исходного текста программ, сообщений электронной почты. Эти программы позволяют редактировать и любые другие файлы данных, имеющие текстовый формат. На­пример, таковы некоторые файлы настройки в разных опе­рационных системах.

Более совершенные текстовые редакторы (например, Microsoft Word ), которые называют иногда тек­стовыми процессорами, имеют широкий спектр возможностей по созданию документов (вставка списков и таблиц, средства проверки орфографии, сохранение исправлений и др.).

Текстовые процессоры предназначены для ввода, редактирования и форматирования текста. Текстовые процессоры позволяют управлять не только содержанием, но и оформлением текста. Например, про­грамма Microsoft Word — это текстовый процессор. Тексто­вые процессоры применяют, когда оформление документа столь же важно, как и его содержание. В текстовом про­цессоре готовят документы для вывода на печать и для передачи другим лицам.

Многие текстовые процессоры позволяют создавать ком­бинированные документы. Такие документы содержат не только текст, но и другие объекты, например иллюстрации

Основные функции текстового редактора:

• Создание новых текстовых документов.

• Ввод и редактирование текста.

• Поиск и замена элементов текста.

• Сохранение измененных документов.

• Печать текстовых документов.

Главная из этих операций — ввод и редактирование. Боль­шинство действий по редактированию текста выполняется с помощью клавиатуры, но иногда используется и мышь.

Создание документа. Создание документа начинается с выбора шаблона, то есть готовой пустой заготовки докумен­та определенного назначения (обычный документ, визитная карточка, резюме и др.). Шаблоны задают структуру доку­мента, которую пользователь заполняет определенным со­держанием.

Для создания документов со сложной структурой использу­ются Мастера. Например, целесообразно использовать мастер при создании факсов, так как общепринятая форма факсов должна содержать обязательный набор правильно размещен­ных на странице полей (Кому, От кого . Дата и др.).

В процессе создания документа в текстовом редакторе пользователь вводит символы с клавиатуры.

Ознакомимся со свойствами созда­ваемого документа.

2. Ввести команду [Файл- Свойства]. Появится диалоговая панель для текущего документа Свойства:

На вкладке Статисти­ка ознакомиться с соста­вом документа (количе­ством страниц, абзацев, строк, слов, символов и ДР.).

С точки зрения компьютера текст – это любая последовательность символов из компьютерного алфавита.

При подготовке текстовых документов на компьютере используются три основные группы операций:

Текстовым документом будем называть файл, созданный с помощью текстового редактора.

Основными элементами текстового документа являются :

— Символ – минимальная единица текстовой информации.

Символ имеет следующие параметры:

шрифт (гарнитура). Каждый шрифт имеет несколько начертаний: полужирный, курсив, подчеркнутый, обычный и т.д. Настройка шрифта выполняется в диалоговом окне Шрифт (Формат, Шрифт). Основные шрифты : Times New Roman, Courier, Arial.

— Слово – произвольная последовательность букв и цифр, ограниченная с двух сторон служебными символами. В качестве служебных символов могут выступать пробел, запятая, скобки и т.д.

— Строка – произвольная последовательность символов между левой и правой границами абзаца.

— Предложение – произвольная последовательность символов, завершающаяся точкой.

— Абзац – фрагмент текста, процесс ввода которого закончился нажатием на клавишу Enter . Допускаются пустые абзацы.

Абзац характеризуется следующими параметрами:

Ширина (отступ слева, отступ справа от полей текста).

Способ выравнивания строк (по левому краю, по центру, по правому краю, по ширине).

Положение на странице.

Отступ/выступ в первой строке.

Межстрочное расстояние (интерлиньяж).

Интервал между абзацами.

Форматировать абзацы можно непосредственно при наборе текста или после его окончания. Форматирование может производиться с помощью диалогового окна Формат, Абзац.

Основные правила ввода текста:

Перед знаком препинания пробел не ставится, после знака препинания пробел обязателен.

Знак «дефис» ставится без пробелов, например: файл-сервер, кто-нибудь.

Для улучшение внешнего вида документа можно использовать «неразрывный дефис», который вводится с помощью одновременного нажатия клавиш Ctrl >+ Shift >+«дефис». «Неразрывный дефис» препятствует нежелательному переносу слов, содержащих дефис.

Знак «тире», или как его называют «длинное тире», ставится с пробелами до и после знака с помощью одновременного нажатия комбинации клавиш Ctrl >+ Shift >+ «серый минус» (знак минус на цифровой клавиатуре). Например, «следующий этап – редактирование».

Знак «неразрывный пробел» препятствует словам, между которыми он поставлен, располагаться на разных строчках и сохраняется фиксированным при любом выравнивании абзаца (не может увеличиваться в отличии от обычного пробела). Этот знак очень удобно применять при вводе дат (которые не принято располагать на двух строчках), фамилий с инициалами и т.п. Например: М. Ю. Лермонтов, 9 мая 1998 г. Ставится знак «неразрывный пробел» с помощью одновременного нажатия комбинации клавиш Ctrl >+ Shift >+«пробел».

Слова, заключенные в кавычки или скобки, не должны отделяться от них пробелами. Например: «Евгений Онегин», гостиница «Невский Палас».

При оформлении заголовков и подзаголовков необходимо соблюдать следующие основные правила:

Заголовок пишут прописными буквами.

Переносы слов в заголовке не разрешаются.

Большой заголовок делится по смыслу на несколько строк.

В конце заголовка точка не ставится, остальные знаки препинания (многоточие, вопросительный, восклицательный) сохраняются. Если заголовок состоит из двух самостоятельных предложений, то в конце первого предложения точка ставится, а в конце второго – нет. При этом если заголовок занимает более одной строки, его желательно разбить на строки таким образом, чтобы точка попала внутрь строки, а не заканчивала ее.

Односложные заголовки могут оформляться с использованием разреженного интервала между символами.

Заголовок всегда располагается на одной странице с тем текстом, к которому он относится. Если заголовок располагается в конце страницы, то после него должно быть не менее трех строк текста. Если же заголовок попадает в начало страницы, но не на первую строку, то перед ним должно быть не менее четырех строк предыдущего текста.

Текст от заголовка пишут через два-три интервала.

Заголовки и подзаголовки располагаются одним из двух способов: центрованным (посередине текста) или флаговым (от левого края).

Работа с текстами — важная область применения компью­теров. В тексты, представленные в электронном виде, на­много проще вносить изменения. Многие тексты в ходе подготовки неоднократно изменяются. Пре подготовке текста на бумаге все изменения остаются в виде правок, что придает документу неряшливый вид. Чтобы устранить помарки и правки, текст надо полностью переписать или перепечатать.

1. Основные действия при редактировании

Основные операции редактирования одинаковы для всех текстовых редакторов и текстовых процессоров. Текст документа отображается на экране в рабочей области окна. Строка или абзац текста завершаются символом перехода на новую строку. При отображении длинных строк может действовать режим переноса по словам. В этом случае по достижении право й границы кна отображение текста продолжается с новой строки,

Ввод символов выполняется при помощи клавиатуры. В окне программы имеется курсор —

горизонтальная или вертикальная полоса. Курсор указывает место, куда происходит ввод

новых символов. При нажатии кла­виш алфавитно-цифровой группы новый символ

появ­ляется на месте курсора, а сам курсор сдвигается на одну позицию вправо.

Удаление отдельных символов производится при помощи клавиш DELETE (удаляет символ справа от курсора) и BACKSPASE (удаляет символ слева от курсора).

Выделение фрагмента текста используют для подготовки к так называемым блочным операциям, в которых весь выделенный фрагмент рассматривается как единое целое. Выделить фрагмент текста можно протягиванием мыши или перемещением курсора (любым способом) при нажатой клавише S Н IF Т. В текстовом редакторе выделенный фраг­мент представляет собой отрезок общего потока текста.

Операции с выделенным фрагментом — это удаление, копи­рование, перемещение. Для временного хранения фрагмента при операциях копирования и перемещения используется временный буфер ( буфер обмена). Копиро­вать и перемещать фрагменты можно не только внутри документа, но и между разными документами.

Они нужны и при работе с другими документами, напри­мер при уточнении терминологии в рамках всего доку­мента.

Для контекстного поиска необходимо задать строку поиска. Такая строка чаще всего представляет собой отдельное слово или его фрагмент. При выполнении поиска курсор устанавливается в начало первого вхождения нужной строки. Повторный поиск с тем же значением строки поиска по­зволяет отыскать все ее вхождения.

При замене требуется задать еще и строку замены, которая заместит строку поиска в нужных местах. Применяется два режима замены. В интерактивном режиме требуется явно дать команду замены для каждой найденной строки поиска. В глобал ь ном режиме строка поиска замещается строкой замены сразу по всему документу.

2. Форматирование текстового документа

Текстовые процессоры позволяют выполнять те же опера­ции, что и текстовые редакторы (текстовый процессор можно использовать в режиме текстового редактора). Они отличаются тем, что позволяют задать оформление текста. Документ текстового процессора помимо самого текста содержит дополнительные данные, описывающие его оформление.

Текстовый процессор рассчитан, в первую очередь, на под­готовку документов для печати. С его помощью можно подготовить представление печатной страницы документа.

3. Параметры символов

Основные объ е кты документа, который готовится в тек­стовом процессоре, — это символы и абзацы. Именно их

свойства изменяются при использовании операций фор­матирования. Свойства символов связаны с характерис­тиками используемого шрифта.

. Гарнитура — тип шрифта, которым отображается текст.

• Размер шрифта — величина символов.

• Начертание шрифта — дополнительные эффекты, изменяющие вид шрифта. Наиболее распространено полужирное, курсивное или подчеркнутое начертание. Возможны и другие варианты, специфичные для кон­кретного текстового процессора.

4. Параметры абзацев

• Отступы. Отступы определяют размещение абзаца на странице: его расстояния от левого и правого края. От­ступ в первой строке абзаца задается особо. Это позво­ляет создать «красную строку».

• Интервалы. Межстрочное расстояние между абзацами измеряется в единицах высоты строки. Оно меняется при изменении размера шрифта. Увеличение интерва­ла улучшает удобочита е мость, но объем текста, поме­щающегося на страницу, становится меньше. Увеличен­ный интервал между абзацами (отбивка) иногда применяют вместо красной строки.

• Выравнивание. Способ выравнивания строк абзаца оп­ределяет относительное расположение строк. Чаще все­го п ринято располагать текст так, что левые края строк;

образуют ровную вертикальную линию (выравнивание по левому краю). Для эпиграфов и подписей под официальными документами, а также в некоторых других случаях применяют выравнивание по правому краю. Заголовки часто выравнивают по центру, так что они располагаются в середине страницы. Выравнивание по ширине, при котором ровными оказываются и левый и правый края, достигается за счет неравномерных интер­валов между словами.

Особый способ оформления абзацев — представление их в виде списков, В этом случае первая строка каждого абзаца начинается с маркера или порядкового номера.

Современные текстовые процессоры предоставляют и до­полнительные функции, облегчающие редактирование и форматирование текста. Среди дополнительных функций стоит особо отметить средства для проверки грамотности текста. Простейшие из таких средств позволяют проверять только орфографию. Каждое слово, встречающееся в тек­сте, проверяется по словарю. Если слово не найдено, оно выделяется, чтобы указать на возможность ошибки или опечатки. Некоторые программы проверяют и правиль­ность расстановки знаков препинания в соответствии с правилами русского (или иного) языка.

В процессе ввода текста иногда допускаются опечатки (например, вводятся ДВе прописные буквы в начале слова). В этом случае срабатывает функция Автозамена., которая автоматически исправляет наиболее часто встречающиеся опечатки

Источник

Основы
подготовки документов в Word.

Создание и редактирование документов

Компьютер может работать с четырьмя видами информации:
текст, графика, звук и числа. Одним из самых массовых приложений ЭВМ является
работа с текстами.

Преимущества компьютерного текста по
сравнению с бумажным:

—   
простота редактирования;

—   
более красочный вид
документа;

—   
на одном диске можно
хранить много текстов;

—   
 более длительное
хранение;

—   
экология – сохранение
лесов;

—   
 скорость передачи.

Текстовый редактор – это программа предназначены для ввода и редактирования
текста. Пример текстового редактора — стандартная программа Блокнот.

Текстовые редакторы используют, когда внешнее пред­ставление
текста не имеет особого значения. Текстовые редакторы применяют для подготовки
коротких заметок, исходного текста программ, сообщений электронной почты. Эти
программы позволяют редактировать и любые другие файлы данных, имеющие
текстовый формат. На­пример, таковы некоторые файлы настройки в разных опе­рационных
системах.

Более совершенные текстовые редакторы (например, Microsoft Word), которые называют иногда тек­стовыми процессорами, имеют широкий
спектр возможностей по созданию документов (вставка списков и таблиц, средства
проверки орфографии, сохранение исправлений и др.).

Текстовые процессоры предназначены для ввода, редактирования и
форматирования текста. Текстовые процессоры позволяют управлять не
только содержанием, но и оформлением текста. Например, про­грамма Microsoft Word —
это текстовый процессор. Тексто­вые процессоры применяют, когда оформление
документа столь же важно, как и его содержание. В текстовом про­цессоре готовят
документы для вывода на печать и для передачи другим лицам.

Многие текстовые процессоры позволяют создавать ком­бинированные
документы. Такие документы содержат не только текст, но и другие объекты,
например иллюстрации

Основные функции
текстового редактора:

• Создание новых
текстовых документов.

• Ввод и
редактирование текста.

• Поиск и замена элементов текста.

• Сохранение
измененных документов.

• Печать текстовых документов.

Главная из этих операций — ввод и редактирование. Боль­шинство
действий по редактированию текста выполняется с помощью клавиатуры, но иногда
используется и мышь.

Создание
документа.
Создание документа начинается с выбора шаблона, то есть готовой пустой
заготовки докумен­та определенного назначения (обычный документ, визитная
карточка, резюме и др.). Шаблоны задают структуру доку­мента, которую
пользователь заполняет определенным со­держанием.

Для
создания документов со сложной структурой использу­ются Мастера.
Например, целесообразно использовать мастер при создании факсов, так как
общепринятая форма факсов должна содержать обязательный набор правильно
размещен­ных на странице полей (Кому, От кого.
Дата и др.).

В процессе создания документа
в текстовом редакторе пользователь вводит символы с клавиатуры.

Ознакомимся со свойствами созда­ваемого документа.

1.
Запустить    редактор Word. Открыть любой доку­мент с помощью команды [Файл- Открыть…].

2. Ввести команду
[Файл- Свойства].    Появится диалоговая панель для текущего    документа Свойства:

На вкладке Статисти­ка
ознакомиться с соста­вом документа (количе­ством страниц, абзацев, строк, слов,
символов и ДР.).

С точки зрения компьютера текст – это любая
последовательность символов из компьютерного алфавита.

 При подготовке текстовых документов на компьютере
используются три основные группы операций:

1.Ввод — перевод текста в электронный вид, т.е.
файл, хранящийся на компьютере. Это может быть набор символов на клавиатуре или
сканирование.

2. Редактирование — правка текста.
Редактировать – проверять и исправлять текст при подготовки к печати. Редактирование документа производится путем
копирования, перемещения или удале­ния выделенных символов или фрагментов
текста. Копиро­вание позволяет размножить выделенный фрагмент доку­мента, то
есть вставить его копии в указанные места документа. При перемещении выделенный
фрагмент выре­зается и вставляется в другое место документа, а при удале­нии он
только вырезается.

1. Форматирование — изменение внешнего вида документа.

Текстовым документом будем называть файл,
созданный с помощью текстового редактора.

 Основными элементами
текстового документа являются:

— Символ – минимальная единица текстовой
информации.

Символ имеет следующие параметры:

·        
шрифт (гарнитура). Каждый
шрифт имеет несколько начертаний: полужирный, курсив, подчеркнутый,
обычный и т.д. Настройка шрифта выполняется в диалоговом окне Шрифт (Формат,
Шрифт). Основные шрифты: Times
New Roman, Courier, Arial.

·        
размер шрифта (кегль) —
это его вертикальный размер, измеряемый в пунктах (1 пункт = 0,376 мм).

·        
межсимвольный интервал

·        
цвет

— Слово – произвольная последовательность
букв и цифр, ограниченная с двух сторон служебными символами. В качестве
служебных символов могут выступать пробел, запятая, скобки и т.д.

— Строка – произвольная последовательность
символов между левой и правой границами абзаца.

— Предложение – произвольная
последовательность символов, завершающаяся точкой.

— Абзац – фрагмент текста, процесс ввода
которого закончился нажатием на клавишу Enter. Допускаются пустые абзацы.

Абзац характеризуется следующими параметрами:

·        
Ширина (отступ слева,
отступ справа от полей текста).

·        
Способ выравнивания строк
(по левому краю, по центру, по правому краю, по ширине).

·        
Положение на странице.

·        
Отступ/выступ в первой
строке.

·        
Межстрочное расстояние
(интерлиньяж).

·        
Интервал между абзацами.

Форматировать
абзацы можно непосредственно при наборе текста или после его окончания.
Форматирование может производиться с помощью диалогового окна Формат, Абзац.

 Основные правила ввода текста:

1.     
Переход на новую строку в
текстовом процессоре происходит автоматически, не требуя ввода специального
символа. Окончание абзаца маркируется нажатием на клавишу Enter,
позволяющей перейти на новую строку.

2.     
Перед знаком препинания
пробел не ставится, после знака препинания пробел обязателен.

3.     
Знак «дефис» ставится без
пробелов, например: файл-сервер, кто-нибудь.

4.     
Для улучшение внешнего
вида документа можно использовать «неразрывный дефис», который вводится с
помощью одновременного нажатия клавиш <Ctrl>+<Shift>+«дефис». «Неразрывный дефис» препятствует
нежелательному переносу слов, содержащих дефис.

5.     
Знак «тире», или как его
называют «длинное тире», ставится с пробелами до и после знака с помощью
одновременного нажатия комбинации клавиш <Ctrl>+<Shift>+
«серый минус» (знак минус на цифровой клавиатуре). Например, «следующий этап –
редактирование».

6.     
Знак «неразрывный пробел»
препятствует словам, между которыми он поставлен, располагаться на разных
строчках и сохраняется фиксированным при любом выравнивании абзаца (не может
увеличиваться в отличии от обычного пробела). Этот знак очень удобно применять
при вводе дат (которые не принято располагать на двух строчках), фамилий с
инициалами и т.п. Например: М. Ю. Лермонтов,
9 мая 1998 г. Ставится знак «неразрывный пробел»  с помощью
одновременного нажатия комбинации клавиш <Ctrl>+<Shift>+«пробел».

7.     
Слова, заключенные в
кавычки или скобки, не должны отделяться от них пробелами. Например: «Евгений
Онегин», гостиница «Невский Палас».

8.     
Для ввода римских цифр
используются прописные латинские буквы I, V, X, L, C, D, M. Например, первая половина XIX
века, конец XVII века.

При оформлении заголовков и
подзаголовков необходимо соблюдать следующие основные правила:

1.     
Заголовок пишут прописными
буквами.

1.     
Переносы слов в заголовке
не разрешаются.

2.     
Большой заголовок делится
по смыслу на несколько строк.

3.     
В конце заголовка точка не
ставится, остальные знаки препинания (многоточие, вопросительный,
восклицательный) сохраняются. Если заголовок состоит из двух самостоятельных
предложений, то в конце первого предложения точка ставится, а в конце второго –
нет. При этом если заголовок занимает более одной строки, его желательно
разбить на строки таким образом, чтобы точка попала внутрь строки, а не
заканчивала ее.

4.     
Односложные заголовки
могут оформляться с использованием разреженного интервала между символами.

5.     
Заголовок всегда
располагается на одной странице с тем текстом, к которому он относится. Если
заголовок располагается в конце страницы, то после него должно быть не менее
трех строк текста. Если же заголовок попадает в начало страницы, но не на
первую строку, то перед ним должно быть не менее четырех строк предыдущего
текста.

6.     
Текст от заголовка пишут
через два-три интервала.

7.     
Подзаголовки пишут
строчными буквами без подчеркивания. Правила расположения подзаголовков те же,
что и заголовков. Расстояние между подзаголовком и заголовком составляет , как
правило, два интервала.

8.     
Заголовки и подзаголовки
располагаются одним из двух способов: центрованным (посередине текста) или
флаговым (от левого края).

Работа с текстами — важная область применения компью­теров.
В тексты, представленные в электронном виде, на­много проще вносить изменения.
Многие тексты в ходе подготовки неоднократно изменяются. Пре подготовке текста
на бумаге все изменения остаются в виде правок, что придает документу
неряшливый вид. Чтобы устранить помарки и правки, текст надо полностью
переписать или перепечатать.

1. Основные действия при редактировании

Основные операции редактирования одинаковы для всех текстовых
редакторов и текстовых процессоров. Текст документа отображается на экране в
рабочей области окна. Строка или абзац текста завершаются символом перехода на
новую строку. При отображении длинных строк может действовать режим переноса
по словам. В этом случае по достижении правой
границы кна отображение текста продолжается с новой строки,       

Ввод символов выполняется при помощи клавиатуры. В окне программы
имеется курсор —

горизонтальная или вертикальная полоса. Курсор
указывает место, куда происходит ввод

 новых символов. При нажатии кла­виш
алфавитно-цифровой группы новый символ

появ­ляется на месте курсора, а сам курсор сдвигается
на одну позицию вправо.

Текстовые редакторы обычно работают в
режиме вставки. Новый символ вставляется в текст в месте расположения
курсора; символы, расположенные правее курсора, сохра­няются, но сдвигаются
вправо. Иногда используется к ре­жим замены. В этом случае новый символ
заменяет символ, отмеченный курсором; символы, расположенные правее, остаются
на своих местах. Переход на новую строку осу­ществляется нажатием клавиши ENTER.

Удаление отдельных символов производится при помощи клавиш DELETE (удаляет символ справа от курсора) и
BACKSPASE (удаляет символ слева от
курсора).

Перемещение курсора используется для изменения точки
ввода при редактировании текста. Это действие выполняют при помощи курсорных
клавиш ВЛЕВО, ВПРАВО, ВВЕРХ и ВНИЗ или управляющих клавиш НОМЕ, ЕМD, РАGЕ UР и РАGЕ DОWN. Переместить курсор в нужную
точку текста можно и щелчком мыши. Выполняемое действие можно изменить, если
удерживать нажатой клавишу CTRL.

Выделение фрагмента текста используют для подготовки к так
называемым блочным операциям, в которых весь выделенный фрагмент
рассматривается как единое целое. Выделить фрагмент текста можно протягиванием
мыши или перемещением курсора (любым способом) при нажатой клавише SНIFТ. В текстовом редакторе выделенный фраг­мент представляет собой отрезок
общего потока текста.

Операции с выделенным фрагментом — это удаление,
копи­рование, перемещение. Для временного хранения фрагмента при операциях
копирования и перемещения используется временный буфер ( буфер обмена).
Копиро­вать и перемещать фрагменты можно не только внутри документа, но и между
разными документами.

Они нужны и при работе с другими документами, напри­мер
при уточнении терминологии в рамках всего доку­мента.

Для контекстного поиска необходимо задать
строку поиска. Такая строка чаще всего представляет собой отдельное слово или
его фрагмент. При выполнении поиска курсор устанавливается в начало первого
вхождения нужной строки. Повторный поиск с тем же значением строки поиска по­зволяет
отыскать все ее вхождения.

При замене требуется задать еще и строку замены, которая
заместит строку поиска в нужных местах. Применяется два режима замены. В интерактивном
режиме требуется явно дать команду замены для каждой найденной строки поиска. В
глобальном режиме строка поиска
замещается строкой замены сразу по всему документу.

2.Форматирование
текстового документа

Текстовые процессоры позволяют выполнять те же опера­ции,
что и текстовые редакторы (текстовый процессор можно использовать в
режиме текстового редактора). Они отличаются тем, что позволяют задать
оформление текста. Документ текстового процессора помимо самого текста содержит
дополнительные данные, описывающие его оформление.

Текстовый процессор рассчитан, в первую очередь, на под­готовку
документов для печати. С его помощью можно подготовить представление печатной
страницы документа.

3. Параметры символов

Основные объекты
документа, который готовится в тек­стовом процессоре, — это символы и абзацы.
Именно их

свойства изменяются при использовании операций фор­матирования.
Свойства символов связаны с характерис­тиками используемого шрифта.

        . Гарнитура — тип шрифта, которым отображается текст.

• Размер шрифта — величина символов.

• Начертание шрифта — дополнительные эффекты, изменяющие вид
шрифта. Наиболее распространено полужирное, курсивное или подчеркнутое
начертание. Возможны и другие варианты, специфичные для кон­кретного текстового
процессора.

4. Параметры
абзацев

Абзац —
это последовательность символов, которая огра­ничена знаками конца абзаца. В
большинстве текстовых процессоров знак конца абзаца вводится в документ при
нажатии клавиши ЕNТЕR. В одном документе разные абза­цы могут
выглядеть по-разному. Основные параметры аб­заца следующие.

• Отступы. Отступы определяют размещение абзаца на странице: его расстояния от
левого и правого края. От­ступ в первой строке абзаца задается особо. Это позво­ляет
создать «красную строку».

• Интервалы.
Межстрочное расстояние между абзацами измеряется в единицах высоты строки. Оно
меняется при изменении размера шрифта. Увеличение интерва­ла улучшает удобочитаемость, но объем текста, поме­щающегося на
страницу, становится меньше. Увеличен­ный интервал между абзацами (отбивка)
иногда применяют вместо красной строки.

• Выравнивание.
Способ выравнивания строк абзаца оп­ределяет относительное расположение строк.
Чаще все­го принято располагать текст так,
что левые края строк;

образуют ровную вертикальную линию (выравнивание по
левому краю). Для эпиграфов и подписей под официальными документами, а
также в некоторых других случаях применяют выравнивание по правому краю. Заголовки
часто выравнивают по центру, так что они располагаются в середине
страницы. Выравнивание по ширине, при котором ровными оказываются и
левый и правый края, достигается за счет неравномерных интер­валов между
словами.

Особый способ оформления абзацев — представление их в
виде списков, В этом случае первая строка каждого абзаца начинается с
маркера или порядкового номера.

5.Проверка орфографии

        Современные текстовые процессоры предоставляют и до­полнительные
функции, облегчающие редактирование и форматирование текста. Среди
дополнительных функций стоит особо отметить средства для проверки грамотности
текста. Простейшие из таких средств позволяют проверять только орфографию.
Каждое слово, встречающееся в тек­сте, проверяется по словарю. Если слово не
найдено, оно выделяется, чтобы указать на возможность ошибки или опечатки.
Некоторые программы проверяют и правиль­ность расстановки знаков препинания в
соответствии с правилами русского (или иного) языка.

В процессе ввода текста иногда допускаются опечатки
(например, вводятся ДВе прописные буквы в начале слова). В этом случае срабатывает
функция Автозамена., которая автоматически исправляет наиболее часто
встречающиеся опечатки