На работу грузового транспорта каждая компания должна оформлять путевые листы, независимо является ли он ее собственностью или она его арендует. Путевка является важнейшим документом по учету расходов на топливо, зарплату, а также входит в состав обязательных при проверке автомобиля бланков, которые запрашивают автоинспекторы.
Порядок применения путевого листа
Обязательная форма путевого листа не предусмотрена законодательством. Компания имеет право самостоятельно разрабатывать бланк, исходя из собственных нужд.
Однако существует два его вида: типовая межотраслевая форма 4 с и форма 4-П, которые предприятие может использовать при оформлении первичных документов по работе транспорта.
Они отличаются способом исчисления оплаты за услуги перевозки. Путевой лист грузового автомобиля форма 4-с используется когда для расчета применяются сдельные показатели, второй бланк — при повременной системе оплаты.
Путевой лист грузового автомобиля выписывается ответственными лицами в компании на один день или смену. В нем обязательно проставляют свои отметки механик, инспектор по предрейсовому медосмотру, диспетчер, заправщик, водитель машины.
Путевой лист грузового автомобиля образец заполнения
Разберем на примере как заполнить путевой лист.
Лицевая сторона
Компания ставит на нем свой фирменный штамп. Документ должен иметь номер, который определяется при регистрации его в специальном журнале, а также дату его заполнения.
Далее нужно указать название предприятия, его адрес, номер телефона, а также код ОКПО.
При необходимости заполняются код с режимом работы, колонны, и бригады. Далее указываются марка и тип грузового автомобиля, его государственный номер, гаражный идентификатор.
Ниже записываются Ф.И.О. водителя, его табельный номер и реквизиты прав на управление транспортным средством.
Если используется при перевозке прицеп, то на него также в соответствующих графах заполняется аналогичная информация, как и на машину.
В первой таблице справа записываются данные по работе шофера и транспорта. Здесь проставляются плановые и фактические дата и время выезда и заезда, показатели спидометра. В следующих графах указывается вид и код применяемого топлива, количество горючего заправленного, а также на начало и конец дня. В этой же таблице нужно отражать информацию об условиях работы машины (коэффициентах), применяемом спецоборудовании. Эти данные визируются всеми ответственными лицами.
Далее диспетчер заполняет информацию о задании, которое водитель должен выполнить. В него включается указание наименования компании, в распоряжении которой будет находиться автомобиль, адреса и время подачи, вид перевозимого груза, количество ездок, километраж, тоннаж. После этого ответственное лицо расчетным путем определяет количество необходимого топлива и записывает в соответствующую строку, подтверждая данные своей подписью.
Перед выездом на линию медик должен осмотреть шофера и поставить на путевки допуск в виде штампа.
Механик при выезде и возвращении проверяет техническое состояние машины. Передача автомобиля от него к водителю и обратно осуществляется передаточными подписями.
В разделе «Особые отметки» заносится информация о произошедшем ДТП, о проведении инструктажа инспектором по БДД, ремонте и т.д
Оборотная сторона
На оборотной стороне водитель или представитель организации-заказчика делает записи о ходе выполнения задания: во сколько и куда прибыла машина, количество и номера сопроводительных документов. Все эти данные желательно заверить печатями и подписями ответственных лиц контрагентов. Таблица визируется диспетчером и шофером.
Ниже отмечаются имеющие место простои. Записываются данные о причине, виде, продолжительности его, а также ставятся подписи ответственных лиц.
В нижней таблице диспетчер заносит результаты по расходу топлива, рассчитанные при применении норм и по факту использования горючего. Далее проставляется время работы машины с расшифровкой по видам периодов. В следующих столбцах указывается количество ездок и заездов в гараж. Определяется километраж, пройденный машиной, если был прицеп, то и его. Здесь расписывается пробег общий и с грузом.
Заносятся данные по количеству груза, перевезенного машиной и прицепами, и определяется показатель тонна*км, на основе которого выставляются счета заказчикам. Этот раздел визируется таксировщиком.
Ниже справочно записываются данные по кодам марок автомобиля, прицепов и заполняется показатель дни работы автомобиля.
Нюансы
В первую очередь ответственность за правильность оформления путевого листа возлагается на директора фирмы, потом на должностные лица — механика, диспетчера и самого водителя.
Бланк путевого листа
Скачать бланк путевого листа для грузового автомобиля по форме 4-С, Word.
Скачать бланк типовой межотраслевой формы 4-С в формате Excel.
Скачать образец заполнения типовой межотраслевой формы 4-С.
Вам также может понадобиться
Путевой лист легкового автомобиля, по межотраслевой форме №3.
Путевой лист грузовика, форма 4-М.
Похожие записи
Добавить в «Нужное»
О форме путевого листа грузового автомобиля № 4-п мы рассказывали в нашей отдельной консультации. В этом материале приведем бланк путевого листа грузового автомобиля 4-с.
Путевой лист грузового автомобиля 4-с
Путевой лист автомобиля по форме 4-с утвержден Постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78. В отличие от формы № 4-п, путевой лист 4-с (сдельная) применяется при перевозках грузов при условии оплаты работы автомобиля по сдельным расценкам.
Указания по применению и заполнению бланка путевого листа грузового автомобиля по форме № 4-с утверждены также Постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78.
Путевой лист 4-с содержит основные разделы, позволяющие вести учет времени работы транспортного средства, водителя, а также движение горючего. Эта информация сгруппирована в следующих основных блоках путевого листа:
- работа водителя автомобиля;
- движение горючего;
- задание водителю;
- последовательность выполнения задания;
- результаты работы автомобиля и прицепов.
Путевой лист по форме 4-с: бланк скачать
Бланк путевого листа 4-с (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78) скачать в формате Excel можно по приведенной ниже ссылке:
Путевой лист 4-с: скачать бланк
Необходимо иметь в виду, что утвержденный Госкомстатом образец путевого листа грузового автомобиля 4-с содержит не все обязательные реквизиты (п. 3 Приказа Минтранса от 18.09.2008 № 152, Письмо Минфина от 25.08.2009 № 03-03-06/2/161). К примеру, в нем не предусмотрено заполнение даты и времени проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя. Этими реквизитами необходимо дополнить применяемую организацией форму путевого листа грузового автомобиля.
А если организация оказывает транспортные услуги, в путевой лист 4-с должна быть добавлена также информация о проведении предрейсового контроля технического состояния грузового автомобиля (п. 16.1 Приказа Минтранса от 18.09.2008 № 152, п. 4 ст. 20 Федерального закона от 10.12.1995 № 196-ФЗ).
Принятую организацией форму путевого листа грузового автомобиля необходимо закрепить в Учетной политике для целей бухгалтерского учета.
Форум для бухгалтера:
- Легковые автомобили
- Грузовые автомобили
- Пассажирский транспорт
- Специальный транспорт
- Строительные машины
- Учет ГСМ
- Учет автотранспорта
- Работа водителей
В списке подобраны бланки путевых листов как для юридических лиц так и для индивидуальных предпринимателей. Все бланки приняты нормативными документами Госкомстата и Минтранса.
Помимо общего описания и порядка заполнения представлены образцы в форматах Word и Excel, доступные для свободного скачивания. Бланки сгруппированы по видам автотранспорта и по характеру учета.
Путевые листы
Путевые листы легковых автомобилей
Используются для отражение данных о пробеге легковых автомобилей, показаниях остатков и расхода топлива на маршруте следования. Организации используют форму № 3, для индивидуальных предпринимателей была разработана форма ПЛ-1, но в последствии была упразднена. Форма 16 используется подразделениями министерства обороны.
- Путевой лист легкового автомобиля. Форма 3
- Путевой лист легкового автомобиля ИП. Форма ПЛ-1
- Путевой лист легкового автомобиля. Форма 16
Путевые листы грузовых автомобилей
Дополнительно отражаются данные о перевезенном грузе, времени работы и заказчиках. Форма 4-П имеет повременной характер учета, а форма 4-С — сдельный.
- Путевой лист грузового автомобиля. Форма 4-П
- Путевой лист грузового автомобиля. Форма 4-С
- Путевой лист грузового автомобиля индивидуального предпринимателя (ИП). Форма ПГ-1
- Путевой лист грузового автомобиля. Форма 4-М
Путевые листы пассажирского автотранспорта
- Путевой лист автобуса необщего пользования. Форма 6 спец.
- Путевой лист автобуса. Форма 6
- Путевой лист автобуса ИП. Форма ПА-1
- Путевой лист легкового такси. Форма 4
Путевые листы специальных автомобилей
- Путевой лист специального автомобиля. Форма 3 спец.
- Путевой лист трактора. Форма 412-АПК
Путевые листы строительной техники
Применяются для учета работы строительных машин и механизмов.
- ЭСМ-1. Рапорт о работе башенного крана
- ЭСМ-2. Путевой лист строительной машины
- ЭСМ-3. Рапорт о работе строительной машины (механизма)
- ЭСМ-4. Рапорт-наряд о работе строительной машины (механизма)
- ЭСМ-5. Карта учета работы строительной машины (механизма)
- ЭСМ-6. Журнал учета работы строительных машин (механизмов)
- ЭСМ-7. Справка для расчетов за выполненные работы (услуги)
- Путевой лист автокрана
Прочее
- Журнал регистрации путевых листов индивидуального предпринимателя (ИП)
- Журнал учета движения путевых листов. Форма 8
- Товарно-транспортная накладная (ТТН). Форма 1-Т
Документы по учету топлива
Документы необходимые для отражения горюче-смазочных материалов в учете.
- Акт контрольного замера нормы расхода топлива
- Акт снятия остатков топлива в баках автомобилей
- Акт списания ГСМ
- Ведомость учета выдачи горюче-смазочных материалов
- Журнал учета ГСМ
- Карточка учета расхода ГСМ автомобилем
- Отчет о движении горюче-смазочных материалов
- Приказ на списание топлива
- Приказ о нормах расхода топлива и ГСМ
- Талон на бензин
Учет автотранспорта
Договоры
- Договор аренды автомобиля
- Договор аренды автомобиля между юридическими лицами
- Договор аренды автомобиля с физическим лицом
- Договор аренды грузового транспортного средства
- Договор безвозмездного пользования автомобилем
- Договор купли-продажи автомобиля
- Договор на ремонт автомобиля
- Договор фрахтования транспортного средства для перевозки пассажиров
Учет
- Журнал выпуска транспортных средств на линию
- Приказ о назначении диспетчера по выпуску автотранспорта
- Приказ о назначении ответственного за эксплуатацию автотранспорта
Регистрация
- Заявление в гибдд для регистрации автомобиля
- Заявление о снятии с учета автомобиля
- Заявление на утилизацию автомобиля в ГИБДД
- Заявление о снятии ареста с автомобиля
Прочее
- Акт приема-передачи автомобиля
- Бортовой журнал автомобиля
- Доверенность на управление автомобилем
Учет работы водителей
Должностные инструкции
- Должностная инструкция водителя
- Должностная инструкция водителя автобуса
- Должностная инструкция водителя грузового автомобиля
- Должностная инструкция водителя легкового автомобиля
- Должностная инструкция водителя погрузчика
- Должностная инструкция водителя-экспедитора
Приказы
- Приказ о закреплении автомобиля за водителем
- Акт закрепления транспортного средства за водителем
- Акт приема-передачи транспортного средства водителю
Договоры
- Договор на предрейсовый медицинский осмотр водителей
- Договор о материальной ответственности водителя
- Договор подряда с водителем
- Трудовой договор с водителем
Журналы и инструкции
- Инструкция по охране труда для водителя автомобиля
- Журнал инструктажа водителей по безопасности дорожного движения
- Журнал предрейсового медицинского осмотра водителей
- Журнал учета нарушений правил дорожного движения водителями
Прочее
- Благодарственное письмо водителю
- Бланк подтверждения деятельности водителя
- Карта водителя для тахографа
- Характеристика на водителя автомобиля
Механизм использования документов приведен в описаниях к бланком и в отдельных обзорах.
Путевой лист является первичным документом по учету работы автотранспорта и строительных механизмов, является основанием для начисления заработной платы оператору или водителю.
Путевой лист выписывается диспетчером или уполномоченным лицом.
В путевом листе обязательно должны быть проставлены порядковый номер, дата выдачи, штамп и печать организации, которой принадлежит автомобиль или строительная машина.
Путевые листы по учету работ в автомобильном транспорте:
- Путевой лист легкового автомобиля. Форма 3
- Путевой лист легкового автомобиля индивидуального предпринимателя. Форма ПЛ-1
- Путевой лист легкового автомобиля. Форма 16
- Путевой лист легкового автомобиля. Форма 16а
- Путевой лист специального автомобиля. Форма 3 спец
- Путевой лист легкового такси. Форма 4
- Путевой лист грузового автомобиля. Форма 4-М
- Путевой лист грузового автомобиля. Форма 4-С
- Путевой лист грузового автомобиля. Форма 4-П
- Путевой лист грузового автомобиля индивидуального предпринимателя. Форма ПГ-1
- Путевой лист автобуса. Форма 6
- Путевой лист автобуса индивидуального предпринимателя. Форма ПА-1
- Путевой лист автобуса необщего пользования. Форма 6 спец
- Журнал учета движения путевых листов. Форма 8
- Журнал регистрации путевых листов индивидуального предпринимателя
- Товарно-транспортная накладная. Форма Т-1
Путевые листы по учету работы строительных машин и механизмов:
- Рапорт о работе башенного крана. Форма ЭСМ-1
- Путевой лист автомобильного (стрелового самоходного) крана
- Путевой лист строительной машины. Форма ЭСМ-2
- Рапорт о работе строительной машины (механизма). Форма ЭСМ-3
- Рапорт-наряд о работе строительной машины (механизма). Форма ЭСМ-4
- Карта учета работы строительной машины (механизма). Форма ЭСМ-5
- Журнал учета работы строительных машин (механизмов). Форма ЭСМ-6
- Справка для расчетов за выполненные работы (услуги). Форма ЭСМ-7
Прочии путевые листы:
- Путевой лист трактора. Форма 412-АПК
Документы применяемые для учета горюче-смазочных материалов (топлив):
- Акт контрольного замера нормы расхода топлива
- Акт снятия остатков топлива в баках автомобилей
- Акт списания ГСМ
- Ведомость учета выдачи горюче-смазочных материалов
- Журнал учета ГСМ
- Карточка учета расхода ГСМ автомобилем
- Отчет о движении горюче-смазочных материалов
- Приказ на списание топлива
- Приказ о нормах расхода топлива и ГСМ
- Талон на бензин
Договорные отношения в автотранспорте:
- Договор аренды автомобиля
- Договор аренды автомобиля между юридическими лицами
- Договор аренды автомобиля с физическим лицом
- Договор аренды грузового транспортного средства
- Договор безвозмездного пользования автомобилем
- Договор купли-продажи автомобиля
- Договор на ремонт автомобиля
- Договор фрахтования транспортного средства для перевозки пассажиров
Учет автотранспорта и кадров на предприятии:
- Журнал выпуска транспортных средств на линию
- Приказ о назначении диспетчера по выпуску автотранспорта
- Приказ о назначении ответственного за эксплуатацию автотранспорта
Регистрация автотранспорта:
- Заявление в гибдд для регистрации автомобиля
- Заявление о снятии с учета автомобиля
- Заявление на утилизацию автомобиля в ГИБДД
- Заявление о снятии ареста с автомобиля
Прочие документы в автотранспорте:
- Акт приема-передачи автомобиля
- Бортовой журнал автомобиля
- Доверенность на управление автомобилем
Должностные инструкции водителей автотранспорта:
- Должностная инструкция водителя
- Должностная инструкция водителя автобуса
- Должностная инструкция водителя грузового автомобиля
- Должностная инструкция водителя легкового автомобиля
- Должностная инструкция водителя погрузчика
- Должностная инструкция водителя-экспедитора
Кадровые приказы:
- Приказ о закреплении автомобиля за водителем
- Акт закрепления транспортного средства за водителем
- Акт приема-передачи транспортного средства водителю
Договорные отношения:
- Договор на предрейсовый медицинский осмотр водителей
- Договор о материальной ответственности водителя
- Договор подряда с водителем
- Трудовой договор с водителем
Журналы и инструкции для водителей
- Инструкция по охране труда для водителя автомобиля
- Журнал инструктажа водителей по безопасности дорожного движения
- Журнал предрейсового медицинского осмотра водителей
- Журнал учета нарушений правил дорожного движения водителями
Прочие документы
- Благодарственное письмо водителю
- Бланк подтверждения деятельности водителя
- Карта водителя для тахографа
- Характеристика на водителя автомобиля
Путевой лист грузового автомобиля — важнейший элемент документооборота транспортной организации. Рассмотрим, какие бланки могут использоваться для формирования путевого листа грузового автомобиля.
Обязательно ли нужно составлять путевые листы на грузовой автомобиль
Оформление данных документов — процедура, обязательная для фирм, которые оказывают услуги в сфере перевозок на различных типах городского транспорта и на автомобилях: соответствующие предписания содержит п. 2 ст. 6 Устава автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта от 08.11.2007 № 259-ФЗ. Отметим также, что в соответствии с подп. 2.1.1 п. 2.1 ст. 2 Правил дорожного движения российские водители, находящиеся в дороге, обязаны иметь с собой в кабине путевые листы грузовых автомобилей — на тот случай, если полицейские будут проверять документы.
Читайте о штрафных санкциях за отсутствие путевого листа в специальном материале.
Для чего нужны путевые листы бухгалтерам
Путевой лист грузового автомобиля может потребоваться компании не только в силу требований закона. Он также используется в бухгалтерии — как первичный документ.
Используя сведения, фиксируемые в путевых листах грузовых автомобилей, бухгалтеры:
- начисляют зарплату работающим в фирме водителям, исходя из объема выполненной ими работы;
- списывают расходы фирмы на ГСМ, уменьшая на них налоговую базу по прибыли или УСН-налогу;
См. статью «Порядок учета и списания ГСМ по путевым листам в 2023 году».
- при необходимости компенсируют расходы на бензин сотрудникам, использующим личный автомобиль в работе.
В персональные обязанности бухгалтера может входить обеспечение хранения путевых листов грузовых автомобилей, в ряде случаев — ведение специализированного журнала учета соответствующих документов.
Подробнее о том, как организуется хранение и учет путевых листов, читайте в статьях:
- «Какой срок хранения у путевых листов (нюансы)»;
- «Какой порядок заполнения журнала учета путевых листов».
Основные типы бланков путевого листа грузового автомобиля (формы 4-П, 4-С)
В качестве бланка путевого листа грузового автомобиля можно взять форму 4-П, введенную в документооборот постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78. Путевой лист грузового автомобиля, составленный на основе этой формы, применяется для начисления бухгалтерией зарплаты водителю в рамках повременного тарифа. Как правило, этот документ нужен в тех случаях, когда водитель грузовика выполняет работу для одного-двух заказчиков за смену.
Также можно задействовать утвержденный Госкомстатом в отмеченном выше постановлении бланк путевого листа формы 4-С. Применяется он для компенсации услуг водителя в порядке сдельного выполнения работы, связанной с перевозками.
ВАЖНО! С 01.01.2013 использование унифицированных форм документов необязательно. Организации вправе разработать собственные бланки со всеми обязательными реквизитами первичных документов и утвердить их в учетной политике. А с 01.01.2022 вступил в силу ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете», который устанавливает перечень реквизитов первичных документов, их форматы в электронном виде и порядок работы с ними.
Положение о том, что документы следует хранить только на территории РФ, вступает в силу с 01.01.2024. Подробнее об этом мы писали в статье.
Об оформлении документа, утверждающего выбранную форму бланка, читайте здесь.
Перечень обязательных реквизитов путевого листа также содержит приказ Минтранса от 28.09.2022 № 390. Документ действует с 01.03.2023. Приказ Минтранса от 11.09.2020 № 368 утратил силу.
Основные нововведения:
- Введен обновленный перечень обязательных сведений, фиксируемых в документе — теперь там нужно отражать (п. 1 Состава сведений и порядка по приказу № 390):
- срок действия документа;
- сведения о лице, которое оформило документ;
- сведения об автомобиле;
- сведения о водителе;
- сведения о виде перевозки;
- сведения о виде сообщения (городское, пригородное, междугородное).
- Требуется фиксировать показания одометра в трех случаях (подп. 2 п. 5 Состава сведений):
- при выезде автомобиля с парковки, которая предназначена для стоянки соответствующего ТС по окончании рейса и завершении рабочего дня водителя;
- при заезде ТС на парковку по завершении рабочего дня водителя;
- при приеме-сдача автомобиля другому водителю по завершении рабочего дня предыдущего водителя — в случае, если на один автомобиль оформляется несколько листов).
- Данные о перевозке должны отражать их конкретную разновидность.
Предусмотрено 3 типа перевозок (п. 6 Состава сведений):
- коммерческие (приводится их тип — например, перевозки пассажиров и багажа);
- для внутренних нужд;
- в рамках применения специальных транспортных средств.
- Лист оформляется арендодателем в случае, если машина арендована с экипажем (п. 10 Состава сведений и порядка заполнения листа).
- Предусмотрено применение нового типа отметки на путевом листе — «выпуск на линию не разрешен».
Она ставится, если в ходе контроля выявлены несоответствия требованиям (п. 13 Состава сведений и порядка заполнения листа).
- Требуется назначить работника, который будет отвечать за указание на листе даты, времени и данных по одометру при выезде ТС с парковки (въезде на нее) — если только ТС не управляет ИП без работников (п. 14 Состава сведений и правил заполнения листа).
- Если на автомобиль оформлено несколько бумажных листов, то дата, время и сведения по одометру при приеме-сдаче автомобиля следующему водителю по завершении рабочего дня предыдущего фиксируются и заверяются личной подписью того водителя, который принимает соответствующее ТС (п. 14 Состава сведений и правил).
- Путевые листы разрешено вести в электронном виде.
Ранее разрешалось заполнять электронно только журнал регистрации листов (в соответствии с приказом № 368).
Электронные листы подписываются ЭЦП работника, назначенного проставлять на документе дату, время и сведения по одометру при выезде ТС с парковки и заезде туда (п. 14 Состава сведений и правил). В случае приема груза на транспортировку по электронному листу водитель ТС предъявляет грузоотправителю электронный лист или же его копию в бумажном варианте (п. 15 Состава сведений и правил).
Медработник подтверждает прохождение водителем медосмотра электронной подписью, если используется электронный лист (п. 12 Состава сведений и правил).
С 01.09.2021 путевые листы заполняются с учетом новых правил технического контроля автомобилей, утв. приказом Минтранса от 15.01.2021 № 9. Подробнее см. здесь.
Как заполнить путевой лист, пошагово рассказали эксперты «КонсультантПлюс». Если у вас нет доступа к системе, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.
Если за основу своего путевого листа вы возьмете формы, которые утверждены Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78, то дополните их всеми недостающими обязательными реквизитами.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! С 01.03.2019 в регулирующих нормативах отражена норма (действующая до сих пор), по которой путевой лист оформляют строго на смену или на рейс, в зависимости от того, что длительнее. Составлять ПЛ на месяц нельзя. Как можно законно обойти это требование, мы объяснили в статье.
Где можно бесплатно скачать путевой лист грузового автомобиля по форме 4-С или 4-П
Скачать путевой лист грузового автомобиля (бланки форм 4-С или 4-П) можно бесплатно, кликнув по нужной картинке ниже:
Бланк путевого листа по форме 4-С в 2023 году
Скачать
Бланк путевого листа по форме 4-П в 2023 году
Скачать
С 2023 года вводятся в действие электронные путевые листы. Подробнее об этом мы писали в материале.
Где можно ознакомиться с образцом заполнения путевого листа грузового автомобиля 2023 года
Увидеть и скачать образцы заполнения путевых листов грузового автомобиля (их заполнение на бланках форм 4-П и 4-С имеет определенные нюансы) вы можете в «КонсультантПлюс», получив бесплатный демо-доступ к системе по ссылкам ниже:
Скачать бесплатно образец путевого листа по форме 4-С в КонсультантПлюс
Скачать бесплатно образец путевого листа по форме 4-П в КонсультантПлюс
Итоги
Путевой лист грузового автомобиля допустимо оформлять на бланке, разработанном самостоятельно, утвердив его в учетной политике компании. Обязательным условием оформления документа является учет требований Минтранса, утвержденных в приказах от 28.09.2022 № 390 и от 15.01.2021 № 9.