Пять почему в excel

Как за 5 минут найти решение проблемы? Как работает методика 5 почему? Можно ли вытащить глубокую проблему за пять вопросов?

Читайте описание 7 примеров быстрого и легкого, но продуктивного метода и, пользуйтесь!  Поделюсь опытом тренера, как на каждом тренинге участники практиковались задавать вопросы и находили решения.

Содержание

Методика 5 почему — это гениально просто!

Примеры методики 5 почему:

1. 5 почему в семье (в жизни)
2. Пример 5 почему в психологии
3. Методика 5 почему в торговле
4. Пример 5 почему на производстве
5. Сфера банковского обслуживания и пять почему
6. Пример методики 5 почему в офисе
7. Пять почему в онлайн-бизнесе

Не зря эта методика завоевала популярность. За простоту и легкость, а самое главное, что не надо никаких дополнительных инструментов или глубоких знаний. Только ручка и листок бумаги.

Используется для выявления настоящих причин существующего затруднения.  Считается, что настоящий ответ закрыт в слоях мелких проблем. И чтобы докопаться до истинного ответа, надо пройти 5 этапов, просто задавая вопрос «Почему».

Где применяется методика 5 почему?  В любой области, начиная от семьи, примеры ниже, и заканчивая самым серьезным производством. В школе, в институте, на работе, в бизнесе, в семье. Этот простой метод прояснения истинных причин очень любят в психологии, рекомендуется применять на стадии самоанализа.

Изобрел этот метод  Сакити  Тойода, создатель уникального концерна Тойота. Тойда является прародителем многих  полезных инструментов в системе управления качеством.  Даже считается, что этот легкий способ лег в основу систему Бережливого Производства (подробнее в статье про инструменты  Кайдзен). Многие более сложные методики идут рука об руку с этим простым методом, такие как диаграмма Исикавы (подробнее о примерах), или в Гемба (что это такое – читайте тут).

В этой статье на множестве примеров расскажу, как использовать  пять почему. Примеры подбирала специально из разных сфер жизни, чтобы понять, что этот инструмент эффективный и легкий.

На первые вопросы ответы «выскакивают» быстро, почти без раздумий. Чем дальше мы продвигаемся вглубь, тем больше пауза. Чем глубже вопрос, тем труднее давать ответ: надо подумать. И это раздумье всегда хорошо. Обычно это наталкивает на определенные шаги, которые нужно сделать.

И эти упрямые попытки задавать череду одинаковых вопросов позволяют докопаться до глубинных проблем. Или, как их называют в бережливом производстве, корневых причин.

Если начать отвечать на первый вопрос, то ответ будет поверхностным и очень далеким от реальных событий. Рекомендуется не меньше 3-4, возможно даже больше 5.

Единственное, о чем не надо забывать, что вопросы должны приводить к конкретным и практическим результатам, а не к общему «запудриванию мозгов».

Примеры методики 5 Почему:

Это универсальный способ нахождения ответов на вопросы во многих сферах жизни. Чтобы продемонстрировать, подбирала примеры, как можно из диаметрально разных областей.

 1. 5 почему в семье (в жизни)

Все примеры построены по принципу:

• Проблема
• Вопросы
• Решение

Проблема. У жены без конца болит голова, и она отказывает мужу в супружеском долге.

• Почему она отказывает мужу в супружеском долге? Потому что женщина устает на работе, а еще больше от домашней рутинной нагрузки.
• Почему жена устает на работе, а еще больше от домашней рутинной нагрузки? Потому что дома ей никто не помогает.
• Почему дома ей никто не помогает? Потому что не просит помочь.
• Почему жена не просит помочь? Потому что думает, что мужчина сам догадается.
• Почему она думает, что мужчина сам догадается? Потому что ей хочется, чтобы муж проявлял заботу.

Решение.

Поэтому, если поговорить с супругом спокойно, без истерик, и, возможно,  вместе позадавать вопросы. То эта семья избежит скандалов и конфликтов. Ведь нужно, всего лишь иногда спрашивать «Дорогая, чем тебе помочь?». Тогда будет и забота, и свободное время, и конечно, любовь. А жене в свою очередь, иногда делать усилие, и озвучивать свои желания. Ведь мужчина не может залезть ей в голову.

2. Пример 5 почему в психологии

Очень часто эта техника практикуется на стадии самоанализа. Ведь все мы развиваемся, разве не так. Пример, из собственного опыта, когда только начинала выступать на людях и осваивала тренерскую профессию, то очень боялась выходить на сцену. (Подробнее, как избавиться от страха перед выступлением,  можно почитать тут).

Проблема. Страх перед выходом на публику.

• Почему есть страх перед выходом на публику? Потому что боюсь что-то забыть
• Почему боишься что-то забыть? Потому не уверена, что помню весь материал.
• Почему не уверена, что помню весь материал? Потому что, наверное, недостаточно репетировала.

В этом примере, ограничимся на трех вопросах, потому что решение уже проглядывается. Больше репетировать перед мероприятием, и проговаривать вслух презентацию.

Однако, именно здесь, может возникнуть разнообразие ответов:

• Боюсь, буду плохо выглядеть.
• Боюсь, не сработает техника.
• Не знаю, как справиться с волнением, чтобы не заикаться.

В таком случае, задавайте вопросы дальше.

Также, при самоанализе может возникнуть риск расплывчатых ответов – «потому что неопытная». Копайте глубже и не дайте себя сбить с толку.

3. Методика 5 почему в торговле

Проблема.  В сфере оптовой торговли, у сотрудника Х за последние 2 месяца не растут продажи, по сравнению с другими менеджерами по продажам.

• Почему у сотрудника Х за последние 2 месяца не растут продажи, по сравнению с другими менеджерами по продажам? Потому что не успевает заносить информацию в CRM.
• Почему не успевает заносить информацию в CRM? Потому что сначала ему нужно занести данные в таблицу Excel.
• И все же? Почему ему нужно занести данные в таблицу Excel и дублировать информацию, и терять время?!
• Почему нужно заносить данные в таблицу Excel и дублировать информацию, и терять время? Потому что плохо знает программу CRM .
• Почему плохо знает программу CRM? Когда всех обучали, он был в отпуске.

Решение. Пригласить специалиста по поддержке ПО и обучить сотрудника Х в индивидуальном порядке. Контролировать ввод данных в программу, а не по «старинке».

Возможно, будет интересно почитать, как увеличить конверсию в продажах или внедрение CRM.   А  также цикл статей — всё о продажах: в рубрике «Управление  продажами«.

4. Пример 5 почему на производстве

Проблема. За последний месяц на производстве увеличился брак на 13%

• Почему в цеху увеличился брак? Потому что детали плохо подходят к станку.
• Почему детали плохо подходят к станку? Потому что со склада доставили, то, что есть.
• Почему со склада доставили, то, что есть? Потому что у нового поставщика заказали большую партию болванок, а она не подходит по качеству.
• Почему у нового поставщика заказали большую партию болванок? По привычке и по шаблону.
• Почему заказали по старому шаблону? Не подумали о рисках.

Обычно, после последнего вопроса возникает решение.

Решение.  В данном случае, принято решение об обязательных малых пробных партиях. И вернуть поставщику перелимит.

Возможно, будет интересно почитать, как повысить  производительность в производстве.

5. Сфера банковского обслуживания и пять почему

Реальный пример, взят из собственного практического опыта.

Проблема. В банке длинная очередь, клиенты стоят в очереди больше часа.

• Почему в офисе длинная очередь, клиенты стоят в очереди больше часа? Потому что каждый сотрудник долго обслуживает клиента.
• Почему сотрудники долго обслуживают клиента? Потому что приходится 3 раза вводить данные одни и те же в форму вручную.
• Почему приходится 3 раза вводить данные одни и те же в форму вручную? Потому что форма (программа) не позволяет это сделать автоматически.
• Почему ПО не позволяет это сделать автоматически? Потому что не выделяет строку для копирования в программе.
• Почему не выделяет строку для копирования в программе? Разработчики не учли.

Решение.

Соответственно, по итогам этих вопросов родилась инициатива, а затем техническое задание для IT разработчиков.  Это был реальный пример, когда один из руководителей пришел на Гембу (почитать можно здесь), увидел эту проблему своими глазами. Поспрашивал сотрудников и выслушал предложения.

В итоге была сделана доработка в программе, и авто заполнение было автоматически.

6. Пример методики 5 почему в офисе

Представим себе административный офис, обслуживающий «рабочие точки».

Проблема. Доставка ТМЦ из офиса сопровождения на рабочую точку занимает 5 дней. (ТМЦ – Товарно-материальные ценности)

• Почему доставка ТМЦ из офиса сопровождения на рабочую точку занимает много времени? Потому что ответственные сотрудники «на точках» долго и в разный срок делают заявки.
• Почему ответственные сотрудники «на точках» долго и в разный срок делают заявки? Потому что нет конкретной привязки ко времени (скажем, 1 раз в неделю) или четкого графика поставки.
• Почему у заявок на ТМЦ нет конкретной привязки ко времени и графика? Потому что ТМЦ отправляется в попутной машиной в разное время?
• Почему ТМЦ отправляется в попутной машиной в разное время? Потому что никто не выделял под эти цели автомобиль?
• Почему никто не выделял под эти цели автомобиль? Потому что никто не посчитал рентабельность.

Решение.

Посчитать рентабельность выделения автомобиля на конкретный срок.

Сравнить потери, которые несут «рабочие точки» и выделить машину (предложение обосновать экономически). Подробнее о потерях в отдельной статье.

Поставить сотрудников «точек» в жесткие рамки – не успеют заказать в срок, будут покупать расходники сами. И так далее…

7. Пять почему в онлайн-бизнесе

Для полноты картины приведу пример из сферы онлайн бизнеса.

Проблема. В инфобизнесе из месяца в месяц — маленькая прибыль.

• Почему маленькая прибыль? Потому что нет клиентов.
• Почему нет клиентов? Потому что обо мне мало знают.
• Почему обо мне мало знают? Потому что редко даю рекламу.
• Почему редко даю рекламу? Потому что боюсь.
• Потому что первый раз, когда дал рекламу никто не пришел.

В этом примере, можно еще задавать вопросы. Данный метод позволяет не ограничиваться только пятью вопросами, можно продолжать до прояснения картины.

Почему в первый раз никто не пришел с рекламы? Потому что не знал, как правильно давать рекламу.  В данном случае решением будет — обучиться или же нанять специалиста.

Иногда кажется, что у сотрудников совсем не развито воображение. Это не так. Возможно, группа плохо разогрета. Можно применить для раскачки друдлы (скачать коллекцию и подробнее почитать, что это такое).  Если же сомнения остались, то вот здесь описаны простые приемы для развития креативности. А для любознательных собрана коллекция книг для развития творческого мышления со скидкой 10%.

Подводя итоги, надеюсь, описанные примеры показали, как  методика 5 почему поможет в кратчайшие сроки найти решение. Применяйте в жизни и на работе и добивайтесь своих целей, вытаскивайте и побеждайте даже «глубокие» проблемы.

С верой в Ваш успех, Светлана Васенович.

P.S. Прочтите мою бесплатную  инструкцию по развитию собственного бизнеса – Рестайлинг твоего бизнеса.

P.S.S !!! Для любителей плагиата!!!  Прежде чем копировать материалы с сайта Ген Успеха убедительно прошу прочитать информацию и хорошенько подумать!!! ©

При выполнении деления или работе с дробными числами, Excel производит округление. Это связано, прежде всего, с тем, что абсолютно точные дробные числа редко когда бывают нужны, но оперировать громоздким выражением с несколькими знаками после запятой не очень удобно. Кроме того, существуют числа, которые в принципе точно не округляются. В то же время, недостаточно точное округление может привести к грубым ошибкам в ситуациях, где требуется именно точность. К счастью, в программе имеется возможность пользователям самостоятельно устанавливать, как будут округляться числа.

Все числа, с которыми работает Microsoft Excel, делятся на точные и приближенные. В памяти хранятся числа до 15 разряда, а отображаются до того разряда, который укажет сам пользователь. Все расчеты выполняются согласно хранимых в памяти, а не отображаемых на мониторе данных.

С помощью операции округления Эксель отбрасывает некоторое количество знаков после запятой. В нем применяется общепринятый способ округления, когда число меньше 5 округляется в меньшую сторону, а больше или равно 5 – в большую сторону.

Округление с помощью кнопок на ленте

Самый простой способ изменить округление — это выделить ячейку или группу ячеек и, находясь на вкладке «Главная», нажать на ленте на кнопку «Увеличить разрядность» или «Уменьшить разрядность». Обе кнопки располагаются в блоке инструментов «Число». Будет округляться только отображаемое число, но для вычислений при необходимости будут задействованы до 15 разрядов чисел.

При нажатии на кнопку «Увеличить разрядность» количество внесенных знаков после запятой увеличивается на один.

Кнопка «Уменьшить разрядность», соответственно, уменьшает на одну количество цифр после запятой.

Округление через формат ячеек

Есть возможность также выставить округление с помощью настроек формата ячеек. Для этого нужно выделить диапазон ячеек на листе, кликнуть правой кнопкой мыши и в появившемся меню выбрать пункт «Формат ячеек».

В открывшемся окне настроек формата ячеек следует перейти на вкладку «Число». Если формат данных указан не числовой, необходимо выставить именно его, иначе вы не сможете регулировать округление. В центральной части окна около надписи «Число десятичных знаков» просто укажите цифрой то количество знаков, которое желаете видеть при округлении. После этого примените изменения.

Установка точности расчетов

Если в предыдущих случаях устанавливаемые параметры влияли только на внешнее отображения данных, а при расчетах использовались более точные показатели (до 15 знака), то сейчас мы расскажем, как изменить саму точность расчетов.

1. Перейдите на вкладку «Файл», оттуда — в раздел «Параметры».





2. Откроется окно параметров Excel. В этом окне зайдите в подраздел «Дополнительно». Отыщите блок настроек под названием «При пересчете этой книги». Настройки в этом блоке применяются не к одному листу, а к книге в целом, то есть ко всему файлу. Поставьте галочку напротив параметра «Задать точность как на экране» и нажмите «OK».



3. Теперь при расчете данных будет учитываться отображаемая величина числа на экране, а не та, которая хранится в памяти Excel. Настройку же отображаемого числа можно провести любым из двух способов, о которых мы говорили выше.

Применение функций

Если же вы хотите изменить величину округления при расчете относительно одной или нескольких ячеек, но не хотите понижать точность расчетов в целом для документа, в этом случае лучше всего воспользоваться возможностями, которые предоставляет функция «ОКРУГЛ» и различные ее вариации, а также некоторые другие функции.

Среди основных функций, которые регулируют округление, следует выделить такие:

Для функций «ОКРУГЛ», «ОКРУГЛВВЕРХ» и «ОКРУГЛВНИЗ» используется следующий формат ввода: Наименование функции (число;число_разрядов). То есть если вы, к примеру, хотите округлить число 2,56896 до трех разрядов, то применяете функцию «ОКРУГЛ(2,56896;3)». В итоге получается число 2,569.

Для функций «ОКРУГЛТ», «ОКРВВЕРХ» и «ОКРВНИЗ» применяется такая формула округления: Наименование функции(число;точность). Так, чтобы округлить цифру 11 до ближайшего числа, кратного 2, вводим функцию «ОКРУГЛТ(11;2)». На выходе получается результат 12.

Функции «ОТБР», «ЧЕТН» и «НЕЧЕТ» используют следующий формат: Наименование функции(число). Для того чтобы округлить цифру 17 до ближайшего четного, применяем функцию «ЧЕТН(17)». Получаем результат 18.

Функцию можно вводить, как в ячейку, так и в строку функций, предварительно выделив ту ячейку, в которой она будет находиться. Перед каждой функцией следует ставить знак «=».

Существует и несколько другой способ введения функций округления. Его особенно удобно использовать, когда есть таблица со значениями, которые нужно преобразовать в округленные числа в отдельном столбике.

1. Переходим во вкладку «Формулы» и кликаем по кнопке «Математические». В открывшемся списке выбираем подходящую функцию, например, «ОКРУГЛ».



2. После этого открывается окно аргументов функции. В поле «Число» можно ввести число вручную, но если мы хотим автоматически округлить данные всей таблицы, тогда кликаем по кнопке справа от окна введения данных.



3. Окно аргументов функции сворачивается. Теперь щелкнуте по самой верхней ячейке столбца, данные которого мы собираемся округлить. После того, как значение занесено в окно, жмем по кнопке справа от этого значения.



4. Опять открывается окно аргументов функции. В поле «Число разрядов» записываем разрядность, до которой нам нужно сокращать дроби и применяем изменения.



5. Число округлилось. Чтобы таким же образом округлить и все другие данные нужного столбца, наводим курсор на нижний правый угол ячейки с округленным значением, жмем на левую кнопку мыши, и протягиваем ее вниз до конца таблицы.



6. Теперь все значения в столбце будут округлены.

Как видим, существуют два основных способа округлить видимое отображение числа: с помощью кнопки на ленте и путем изменения параметров формата ячеек. Кроме того, можно изменить и округление реально рассчитываемых данных. Это также можно сделать по-разному: изменением настроек книги в целом или применением специальных функций. Выбор конкретного метода зависит от того, собираетесь ли вы применять подобный вид округления для всех данных в файле или только для определенного диапазона ячеек.