Окно
табличного процессора Excel предназначено
для ввода электронной таблицы и содержит
следующие элементы:
-
стандартные
элементы окна Windows; -
поле
имени содержит имя или адрес активной
ячейки или диапазона ячеек; -
строка
формул предназначена для отображения
и редактирования содержимого активной
ячейки; -
строка
состояния выводит информацию о режиме
работы, состоянии индикаторов режимов
и клавиатуры.
В
рабочей области окна расположена рабочая
книга. Рабочая книга — это файл,
предназначенный для хранения электронной
таблицы, имеет расширение .xls. Рабочая
книга состоит из рабочих
листов.
По умолчанию во вновь создаваемой книге
содержится 3 рабочих листа. Пользователь
может управлять этим количеством с
помощью установки значения параметра
Листов в новой книге на вкладке Общие
диалогового окна команды Параметры
меню Сервис.
Каждый
рабочий лист имеет имя (ярлык рабочего
листа). По умолчанию листы именуются
Лист1, Лист2, ЛистЗ, Диаграмма1, они могут
быть следующих типов:
-
рабочий
лист — электронная таблица; -
лист
диаграммы — графическое представление
данных электронной таблицы.
Рабочий
лист представляет собой сетку из строк
и столбцов. Максимальный размер рабочего
листа — 256 столбцов, 65536 строк. Столбцы
именуются латинскими буквами от А до Z
и от АА до IV. Строки именуются числами
от 1 до 65536.
На
пересечении строки и столбцов рабочего
листа расположены ячейки (клетки). Каждая
ячейка имеет адрес, который образуется:
<имя столбца><имя строки>, например
А10. Ввод и редактирование данных
производится в активной ячейке. Активная
ячейка выделяется жирной рамкой Ее имя
содержится в поле имени. Существует
также понятие диапазона ячеек. Диапазон
(блок, интервал) ячеек — это прямоугольная
область в таблице, содержащая несколько
выделенных ячеек. Адрес диапазона
образуется как: <адрес 1-й ячейки> :
<адрес последней ячейки>, например
А1:А10, A10:D20.
В
ячейки рабочего листа можно вводить
данные двух типов: константы и формулы.
Константы — это значения, которые не
изменяются до тех пор, пока их не изменяют
преднамеренно. Константы могут быть
следующих типов: числовые, текстовые
(надписи), даты и времени суток, а также
двух специальных типов — логические
значения и ошибочные значения.
Число
в Excel может состоять только из следующих
символов: цифры от 0 до 9, +, -, (,), /, $, %, (.),
Е, е. Запятая в числе интерпретируется
как разделитель десятичных разрядов.
Символ разделителя может быть изменен
в приложении Язык и стандарты панели
управления Windows.
Существуют
следующие правила ввода чисел:
-
Если
ввод числа начинается со знака «+» или
«-», пиксел опускает «+» и сохраняет
«-», интерпретируя введенное значение
как отрицательное число. -
Числовые
значения, заключенные в круглые скобки,
интерпретируются как отрицательные.
Например, (5) интерпретируется, как -5. -
Символ
Е или е используется при вводе чисел в
поненциальном представлении. Например,
1Е6 интерпретируется как 1 000 000 (единица,
умноженная на десять в шестой степени). -
При
вводе больших чисел позволяется
вставлять робел для отделения сотен
от тысяч, тысяч от миллионов и т. д. При
таком вводе числа в ячейках появляются
пробелами, а в строке формул без пробелов. -
Если
ввод числа начать со знака денежной
единицы, к ячейке будет применен денежный
формат. -
Если
ввод числа закончить знаком %, к ячейке
будет применен процентный формат. -
Перед
вводом рациональной дроби, чтобы Excel
не итерпретировал ее как дату, следует
ввести 0 и пробел, например 3/4 ввести 0
3/4. Числа можно вводить в различных
форматах. В Excel имеется набор стандартных
числовых форматов, которые ри желании
могут быть изменены. Также можно создать
собственные пользовательские форматы.
Обычно
ввод чисел осуществляется в общем
числовом формате. В соответствии с ним
числа в ячейке отражаются в привычном
виде. Если длина числа не превышает
ширину ячейки, то оно отображается в
том виде, в котором вводится, если
превышает, то число будет выведено в
экспоненциальной форме. Если значение
числа превышает допустимое по формату
значение, то в ячейке выводится признак
переполнения — ####. Изменить, стандартный
формат можно на вкладке Вид команды
Ячейки меню Формат.
Ввод
текста аналогичен вводу числовых
значений. Текст — это произвольная
последовательность символов, не
воспринимаемая как число, дата, время
суток или формула. При вводе длинного
текста, который не может быть полностью
отображен в одной ячейке, Excel способен
вывести его, перекрывая соседние ячейки.
Но при этом текст все равно будет
храниться только в одной ячейке. При
вводе текста в ячейку, которая перекрыта
содержимым другой ячейки, перекрывающий
текст обрезается. В строке формул при
активизации ячейки с длинным текстом
отображается весь хранящийся в ней
текст. Длинный текст в ячейке можно
увидеть, расширив столбец двойным
щелчком на границе столбца в его
заголовке. Ширина столбца настроится
по максимальной ширине значений в этом
столбце. Облегчить чтение длинных
текстовых значений может также перенос
текста. Этот режим позволяет вводить
длинные текстовые значения с переносом
на следующие строки без наложения текста
на другие ячейки. При этом Excel увеличивает
высоту строки, которая содержит ячейку
с дополнительными строками. Чтобы
установить этот режим, следует включить
флажок Переносить по словам на вкладке
Выравнивание команды Ячейки меню Формат.
Иногда
требуется ввести число со знаком «+»
перед ним. При простом наборе «плюс
число» Excel воспримет ввводимое значение
как числовое, и знак «+» опустит. Чтобы
заставить Excel обращаться со специальными
символами, как с обычными, нужно ввести
числовой текст. Числовой текст может
состоять из текста и чисел или только
из чисел. Если значение, вводимое в
ячейку, будет состоять из текста и чисел,
оно будет интерпретироваться как
текстовое. Для того чтобы создать
текстовое значение, состоящее целиком
из числовых символов, следует начать
ввод с апострофа или ввести сначала
знак равенства, а затем значение,
заключенное в кавычки. Знак равенства
с кавычками или апостроф появляются в
строчке формул, но не выводятся в ячейке.
В то время как числовые значения по
умолчанию выравниваются по правому
краю, числовой текст, как и обычный,
выравнивается по левому.
В
Excel дата и время суток интерпретируются
как числа. Основной единицей измерения
времени в Excel являются сутки. Они
представляются последовательными
десятичными значениями от 1 до 65380.
Базовая дата, представляемая десятичным
числом 1, — это воскресенье, 1 января
1900 г. Максимальное десятичное значение
даты ; 65380 представляет 31 декабря 2078
года. При вводе даты г Excel сохраняет ее
в виде десятичного значения, которое
равно количеству дней между заданной
и базовой датой. Время суток — это
десятичная дробь, которая представляет
часть суток между их началом (12:00 ночи)
и заданным временем. Например, 12:00 дня
представляется значением 0,5.
Внешнее
представление в ячейках рабочего листа
зависит от формата, назначенного ячейке.
В форматах даты и времени используются
следующие разделители: «.», «/ », « — » —
для даты; «> — для времени.
При
вводе даты между 1920 и 2010 гг. можно
указывать только две последние цифры
года. При вводе даты вне этого диапазона
год нужно записывать полностью.
Чтобы
ввести текущее время в ячейку или в
формулу, следует одновременно нажать
клавиши Ctrl, Shift и «:». Для ввода текущей
даты в ячейку или формулу следует
одновременно нажать клавиши Ctrl и «;».
При
вводе даты и времени нет различий между
строчными и прописными буквами. При
использовании 12-часового формата после
ввода времени через пробел следует
ввести АР (А) — для ввода времени до
полудня и РМ (Р) — для ввода времени
после полудня. Например, 3:00 РМ означает
15:00. Дату и время можно ввести в одну
ячейку. Тогда их следует разделить
пробелом.
Данные
типа даты и времени суток могут участвовать
в вычислениях (сложение, вычитание), а
также входить в состав формул в виде
текста (тогда их необходимо заключить
в двойные кавычки).
24.
EXCEL.ФОРМУЛЬНЫЕ
ВЫРАЖЕНИЯ.
Формула
– это краткая запись некоторой
последовательности действий, приводящих
к конкретному результату. Формула может
содержать не более 1024 символов. Структуру
и порядок элементов в формуле определяет
ее синтаксис.
Все
формулы в Excel должны начинаться со знака
равенства. Без этого знака все введенные
символы рассматриваются как текст или
число, если они образуют правильное
числовое значение.
Формулы
содержат вычисляемые элементы (операнды)
и операторы. Операндами могут быть
константы, ссылки или диапазоны ссылок,
заголовки, имена, функции.
По
умолчанию вычисления по формуле
осуществляется слева направо, начиная
с символа «=». Для изменения порядка
вычисления в формуле используются
скобки.
Пример
формулы:
=А1+В1
Пример
функции:
=ВПР(A4;$A$34:$D$40;4;ЛОЖЬ)
В
Excel включено 4 вида операторов:
арифметические, текстовые, операторы
сравнения, адресные операторы.
Арифметические
операторы используются для выполнения
основных математических вычислений
над числами. Результатом вычисления
формул, содержащих арифметические
операторы, всегда является число. К
арифметическим операторам относятся:
+, -, *, /, %,^.
Операторы
сравнения используются для обозначения
операций сравнения двух чисел. Результатом
вычисления формул, содержащих операторы
сравнения, являются логические значения
Истина
или Ложь.
К операторам сравнения относятся: =, >,
<, >=, <=, <>.
Текстовый
оператор & осуществляет объединение
последовательностей символов в единую
последовательность.
Адресные
операторы объединяют диапазоны ячеек
для осуществления вычислений. К адресным
операторам относятся:
:
— оператор диапазона, который ссылается
на все ячейки между границами диапазона
включительно;
,
— оператор объединения, который ссылается
на объединение ячеек диапазона. Например,
СУММ(В5:В15,С15:С25);
“ “ – оператор
пересечения, который ссылается на общие
ячейки диапазона. Например, в формуле
СУММ(В4:С6 В4:D4) ячейки В4 и С4 являются
общими для двух диапазонов. Результатом
вычисления формулы будет сумма этих
ячеек.
Приоритет
выполнения операций:
-
операторы
ссылок (адресные) «:», «,», « »; -
знаковый
минус ‘-‘ -
вычисление
процента %; -
арифметические
^, *, /, +, -; -
текстовый
оператор &; -
операторы
сравнений =, <, >, <=, >=, <>.
Если
неизвестно точно, в каком порядке Excel
будет выполнять операторы в формуле,
стоит использовать скобки, даже тогда,
когда на самом деле в них нет никакой
необходимости. Кроме того, при последующих
изменениях скобки облегчат чтение и
анализ формул.
После
ввода формулы в ячейку рабочего листа
на экране в окне рабочего листа в ячейку
выводится результат вычисления. Для
вывода в ячейки формул следует установить
флажок Формулы
на вкладке Вид
команды Параметры
меню СЕРВИС.
Ссылка
является идентификатором ячейки или
группы ячеек в книге. При создании
формул, содержащих ссылки на ячейки,
формула связывается с ячейками книги.
Значение формулы зависит от содержимого
ячеек, на которые указывают ссылки, и
оно изменяется при изменении содержимого
этих ячеек. С помощью ссылок в формулах
можно использовать данные, находящиеся
в различных местах листа, или использовать
значение одной и той же ячейки в нескольких
формулах. Кроме того, можно ссылаться
на ячейки, находящиеся на других листах
книги, или в другой книге, или даже на
данные другого приложения. Ссылки на
ячейки других книг называются внешними.
Ссылки на данные других приложений
называются удаленными.
В
Excel существуют три типа ссылок:
относительные, абсолютные, смешанные.
Относительная
ссылка
указывает на ячейку, основываясь на ее
положении относительно ячейки, в которой
находится формула, например «на две
строки выше». При перемещении формулы
относительная ссылка изменяется,
ориентируясь на ту позицию, в которую
переносится формула. Например, если в
клетке С1 записана формула: =А1+В1, то при
копировании ее в клетку С2 формула будет
иметь следующие относительные ссылки
=А2+В2; при копировании в D1: =В1+С1.
Абсолютными
являются ссылки на ячейки, имеющие
фиксированное расположение на листе.
Эти ссылки не изменяются при копировании
формул. Абсолютная ссылка содержит знак
$ перед именем столбца и именем строки.
Например:
$A$1
Смешанные
ссылки
— это ссылки, являющиеся комбинацией
относительных и абсолютных ссылок.
Например, фиксированный столбец и
относительная строка: $D6.
Ссылки
на ячейки других листов книги имеют
следующий формат:
<имя
раб.листа>!ссылка на ячейку, например:
Лист2!А1:А10
.
Если
имя рабочего листа содержит пробелы,
то оно заключается в одинарные кавычки,
например: ‘лицевой
счет’!А1:А10
.
Excel
позволяет ссылаться на диапазон ячеек
нескольких рабочих листов. Такая ссылка
называется объемной. Например:
Лист1:Лист5!$A$1:$D$3
.
Ссылки
на ячейки других книг имеют следующий
формат:
[имя
книги]<имя листа>!ссылка на ячейку,
например: [книга2]Лист3!Е5:Е15.
В
Excel существует еще один стиль ссылок,
называемый R1C1. При использовании этого
стиля Excel ссылается на ячейки по номерам
строк и столбцов. В этом режиме
относительные ссылки выводятся в
терминах их отношения к ячейке, в которой
расположена формула, а не в терминах их
действительных
координат.
Стиль
R1C1 используется при отражении ссылок
в макросах.
В
большинстве случаев работа с текстовыми
значениями происходит так же, как с
числами. Для объединения текстовых
значений используется оператор &,
причем таких операторов в формуле может
быть несколько. С помощью оператора &
можно объединять и числовые значения.
В результате будет сформирован числовой
текст. Этот оператор можно также
использовать для объединения текстовых
и числовых значений.
Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
Анастасия Николаевна Королева
Эксперт по предмету «Информатика»
Задать вопрос автору статьи
Рабочая книга располагается в рабочей области окна табличного процессора.
Определение 1
Рабочая книга – это файл, который предназначен для хранения электронной таблицы и имеет расширение .xlsx. Рабочая книга состоит из рабочих листов, которых по умолчанию в новой рабочей книге 3.
Рабочий лист является основным элементом рабочей книги и предназначен для ввода, редактирования, хранения данных, выполнения вычислений. Основной структурной единицей рабочего листа является ячейка.
Рабочие листы могут быть двух типов:
- рабочий лист с данными электронной таблицы (по умолчанию имеют имена Лист1–Лист3);
- лист диаграммы с графическим представлением данных электронной таблицы (по умолчанию называются Диаграмма1, Диаграмма2 и т.д.).
Рабочий лист разбит на строки (нумеруются арабскими цифрами) и столбцы (именуются латинскими буквами).
Максимально допустимое число листов в одной книге – 255.
Количество листов в рабочей книге можно изменить в меню Параметры кнопки Office на вкладке Основные в группе При создании новых книг.
Ярлыки всех рабочих листов в книге отображается в нижнем левом углу окна над строкой состояния.
Операции с рабочими листами
Для добавления нового рабочего лист можно воспользоваться контекстным меню ярлыка любого рабочего листа, в котором нужно выбрать пункт Вставить.
Рисунок 1. Контекстное меню ярлыка рабочего листа
С помощью контекстного меню можно также переименовать, переместить или скопировать рабочий лист, изменить цвет ярлычка листа, скрыть лист, выделить все листы и удалить лист.
«Рабочая книга и листы в MS Excel» 👇
При удалении листа рабочей книги стоит обратить внимание, что в случае, если на листе содержатся какие-либо данные, программа выдаст дополнительный запрос подтверждения его удаления.
Программа не позволит удалить все листы рабочей книги (должен остаться хотя бы один).
Выделение листов происходит аналогично выделению любых объектов электронной таблицы. Для выделения:
- одного листа нужно щелкнуть по ярлыку листа;
- нескольких смежных листов – щелкнуть по ярлыку первого листа и, при нажатой клавише Shift, щелкнуть по ярлыку последнего листа;
- нескольких несмежных листов – щелкнуть по ярлыку первого листа и, при нажатой клавише Ctrl, отмечать мышкой ярлыки нужных листов.
Можно защитить лист от несанкционированного доступа или изменения. Для этого в диалоговом окне Защита листа нужно выбрать нужный вариант защиты, который применяется только к текущему листу.
Рисунок 2. Диалоговое окно Защита листа
Перед защитой листа нужно выделить ячейки, которые необходимо оставить незаблокированными.
Режим скрытия формул
На рабочем листе можно включить режим скрытия формул в ячейках. При использовании такого режима при выделении ячеек в строке формул не будут отображаться формулы, которые в них содержатся. Для включения режима скрытия формул нужно:
- Выделить ячейки, формулы в которых нужно скрыть.
- Из контекстного меню открыть вкладку Защита диалогового окна Формат Ячеек и установить флажок Скрыть формулы.
Групповое редактирование и форматирование
Для одновременного выполнения редактирования или форматирования нескольких рабочих листов их нужно сгруппировать. Для группировки листов их нужно выделить, после чего все действия, которые будут выполняться на одном листе, автоматически будут применяться к аналогичным ячейкам остальных листов, которые включены в группу. Отмена группировки выполняется с помощью команды Разгруппировать листы.
Создание колонтитулов
Определение 2
Колонтитулы – области, которые расположены в верхнем и нижнем полях каждой из страниц документа.
Колонтитулы можно создать в режиме просмотра Разметка страницы.
Колонтитул состоит их трех полей: левого, центрального и правого, которые заполняются и оформляются независимо друг от друга. Поля колонтитула можно увидеть при наведении стрелки мыши.
Для добавления колонтитула нужно щелкнуть в левом, центральном или правом поле верхнего или нижнего колонтитула, после чего автоматически откроется дополнительная вкладка Конструктор инструмента Работа с колонтитулами.
вкладка Конструктор для работы с колонтитулами»>
Рисунок 3. Дополнительная вкладка Конструктор для работы с колонтитулами
В колонтитулы можно добавлять текст прямо с клавиатуры.
С помощью кнопок группы Элементы колонтитулов в поля колонтитула можно вставить информацию, которая автоматически обновляется:
- номер страницы;
- число страниц – вставляет общее количество страниц для печати;
- текущая дата – вставляет автоматически обновляющуюся дату при печати;
- текущее время;
- путь к файлу – отображает весь путь (диск, папки) к файлу, причем описание автоматически изменится, если файл будет перемещен в другую папку или переименован;
- имя файла – отображает имя файла и автоматически изменяет его при переименовании;
- имя листа.
При вставке сама информация не отображается, а отображается символ & (амперсант) с названием типа информации в квадратных скобках (например, &[Файл]).
С помощью кнопки Рисунок можно вставлять в колонтитулы рисунки из графических файлов.
Для изменения некоторых параметров шрифта колонтитула нужно:
- Выделить текст всего поля колонтитула или нужной части.
- Установить параметры шрифта с помощью элементов группы Шрифт на вкладке Главная или всплывающей мини-панели инструментов.
Можно установить особый колонтитул для первой страницы (в таком случае на первой странице он не будет отображаться) и разные колонтитулы для четных и нечетных страниц. Для этого нужно установить соответствующие флажки в группе Параметры.
Выйти из режима редактирования колонтитулов можно щелкнув на любой ячейке листа или нажав Esc.
Находи статьи и создавай свой список литературы по ГОСТу
Поиск по теме
Каменск-Уральский филиал
Государственного бюджетного образовательного
учреждения
среднего профессионального образования
«Свердловский областной медицинский колледж»
Методическое пособие составила
преподаватель дисциплины «Информатика»
Климова Лариса Ильгизяровна
г.Каменск-Уральский
ОГЛАВЛЕНИЕ:
|
стр. |
|
|
1. |
4 |
|
2. |
5 |
|
3. |
6 |
|
4. |
8 |
|
4.1. |
8 |
|
4.2. |
9 |
|
4.3. |
9 |
|
5. |
9 |
|
5.1. |
9 |
|
5.2. |
10 |
|
5.3. |
10 |
|
6. |
10 |
|
6.1. |
10 |
|
6.2. |
11 |
|
6.3. |
12 |
|
6.4. |
13 |
|
6.5. |
15 |
|
6.6. |
15 |
|
6.7. |
16 |
|
6.8. |
16 |
|
6.9. |
16 |
|
7. |
17 |
|
7.1. |
17 |
|
7.2. |
17 |
|
7.3. |
18 |
|
8. |
18 |
|
8.1. |
18 |
|
8.2. |
19 |
|
8.3. |
19 |
|
8.4. |
19 |
|
8.5. |
19 |
|
8.6. |
20 |
|
8.7. |
20 |
|
8.8. |
21 |
|
8.9. |
22 |
|
8.10. |
23 |
|
8.11. |
25 |
|
9. |
26 |
|
9.1. |
26 |
|
9.2. |
26 |
|
9.3. |
27 |
|
9.4. |
27 |
|
9.5. |
28 |
|
9.6. |
29 |
|
9.7. |
29 |
|
9.8. |
29 |
|
9.9. |
30 |
|
10. |
31 |
|
10.1. |
31 |
|
10.2. |
31 |
|
10.3. |
31 |
|
11. |
32 |
|
12. |
33 |
|
12.1. |
33 |
|
12.2. |
33 |
|
12.3. |
34 |
|
13. |
35 |
|
13.1. |
35 |
|
13.2. |
36 |
|
13.3. |
36 |
|
13.4. |
37 |
|
13.5. |
38 |
|
13.6. |
38 |
|
13.7. |
40 |
|
13.8. |
40 |
Табличный процессор (электронные таблицы) EXCEL входит в состав пакета Microsoft Office наряду с другими
программами (Word, Access и др.).
Программа EXCEL предназначена для
выполнения вычислений. Полученные данные можно красиво оформить с помощью
различных шрифтов, рамок, цветовой палитры, а также представить в наглядном
графическом виде и распечатать.
Возможности EXCEL очень высоки.
Обработка текста, управление базами данных – программа настолько мощна, что во
многих случаях превосходит специализированные программы-редакторы или программы
баз данных.
Такое многообразие функций может поначалу запутать,
чем заставить применять на практике. Но по мере приобретения опыта начинаешь по
достоинству ценить то, что границ возможностей EXCEL
тяжело достичь.
Электронная таблица – самая распространенная и мощная
технология для профессиональной работы с данными. В ячейках (клетках) таблицы
могут быть записаны данные различных типов: текст, даты, числа, формулы,
функции и т.д. Главное достоинство электронной таблицы – возможность
мгновенного автоматического пересчета всех данных, связанных формульными
зависимостями, при изменении значения любого компонента таблицы.
В EXCEL вычислительные возможности объединены с
богатым набором функций, присущих текстовому, графическому редакторам и другим
приложениям пакета Microsoft Office.
1. ЗАПУСК И ЗАВЕРШЕНИЕ ПРОГРАММЫ.
Запустить программу EXCEL
можно из Главного меню Windows с помощью команды ПУСК ðПРОГРАММЫ ðMicrosoft EXCEL.
Создать новый документ можно также в окне папки или в
окне программы EXCEL с помощью команды меню ФАЙЛðСоздать.
Для выхода из программы существует несколько способов:
Ø меню ФАЙЛðВЫХОД
Ø кнопка закрыть основного окна программы 
Ø сочетание клавиш ALT+F4.
2. ОКНО ПРОГРАММЫ MICROSOFT
EXCEL.
Общий вид окна программы EXCEL
содержит все стандартные элементы, присущие окну приложения Windows.
Строка меню окна EXCEL
отличается от строки меню окна Word появлением лишь одного пункта Данные
вместо пункта Таблица.
На панели инструментов окна EXCEL
имеются специальные кнопки, предназначенные для форматирования числовых данных:
— денежный,
процентный форматы, разделитель тысяч, увеличение и уменьшение разрядности
числа. Кнопка 
используется
для объединения и центрирования текста в группе ячеек.
Ниже панели инструментов в окне EXCEL располагается Строка формул, которая служит для ввода и
редактирования данных в ячейках. В левой части строки формул находится
раскрывающийся список – поле имени, в котором высвечивается адрес или
имя выделенной (активной) ячейки или блока ячеек таблицы.
Между полем имени и строковым полем для ввода и
редактирования во время ввода данных появляются три кнопки для управления
процессом ввода.
На пересечении столбца с номерами строк и строки с
обозначениями столбцов находится «пустая» кнопка для выделения
всей таблицы.
Ниже рабочего поля располагается строка с ярлычками
рабочих листов.
EXCEL, как и Word является многооконной программой, т.е. позволяет
одновременно открывать несколько документов.
Окно документа EXCEL
можно разделять на два или четыре подокна и одновременно работать с разными
частями одной и той же таблицы. Полосу разделения можно перемещать с помощью
мыши. Разделить окно таблицы можно либо командой ОКНОðРазделитель, либо с помощью разделителей окна – черных
прямоугольников на полосах прокрутки. Закрыть подокна можно командой меню ОКНОðСнять разделение или перемещением разделителя вверх или вниз.
3. ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ MICROSOFT
EXCEL.
Документ в программе EXCEL
принято называть рабочей книгой (Книга 1, 2 и т.д.). Эта книга состоит из
рабочих листов, как правило, электронных таблиц.
Рабочая книга EXCEL –
совокупность Рабочих листов, сохраняемых на диске в одном файле.
Документом, т.е. объектом обработки EXCEL, является файл с произвольным расширением *.xls. В каждом файле *.xls может размещаться 1
книга, а в книге – от 1 до 255 рабочих листов (электронных таблиц). По
умолчанию в каждой книге содержится 3 рабочих листа. Рабочий лист имеет
табличную структуру и может состоять из любого числа страниц.
Рабочие листы можно удалять, переставлять (менять их
местами), добавлять новые (вставлять чистые листы). Щелкая по ярлычкам, можно
переходить от одного листа к другому в пределах рабочей книги. Ярлычок
активного листа выделяется цветом, а надпись на нем – полужирным начертанием.
Электронная таблица EXCEL
состоит из 65 536 строк и 256 столбцов (колонок). Строки нумеруются числами (от
1 до 65 536), а столбцы обычно обозначаются буквами латинского алфавита A, B, C, …, Z.
После столбца Z следуют столбцы AA,
AB, AC,
BA, BB
… IV.
Заголовок столбца служит не только для обозначения столбца, но и
для выделения всего столбца и изменения его ширины.
Заголовок строки выполняет аналогичные функции для строк.
На пересечении строки и столбца располагается основной
структурный элемент таблицы – ячейка (клетка).
Ячейка – область электронной таблицы, находящаяся на
пересечении столбца и строки, это наименьшая структурная единица на рабочем
листе.
Формат и размеры ячеек (ширину столбцов и высоту
строк) можно изменять с помощью команд меню (иногда кнопок на панели
инструментов), а также вручную – с помощью мыши или клавиш.
Текущая (активная) ячейка – ячейка, в которой в данный момент находится
курсор. Она выделяется на экране жирной черной рамкой. Для выделения любой
ячейки достаточно щелкнуть по ней мышью. В активную ячейку можно вводить данные
и производить над ней различные операции.
Каждая конкретная ячейка таблицы имеет адрес,
который используется для указания на ячейку – при ссылке на нее, например А1.
Ссылка – способ (формат) указания адреса (имени) ячейки.
Адрес и содержимое текущей ячейки выводятся в строке
формул электронной таблицы.
Адреса ячеек (ссылки) могут быть относительными и абсолютными.
Ячейки могут иметь собственные имена.
Ссылки на ячейку (адреса ячеек) используются в
формулах и функциях в качестве аргументов. При выполнении вычислений на место
ссылки вставляется значение, находящееся в ячейке, на которую указывает ссылка.
Важный элемент работы в EXCEL – контекстное
меню. Оно вызывается правой кнопкой мыши и имеет разные команды в
зависимости от контекста (места нажатия кнопки мыши).
4. ЛИСТЫ. РАБОЧАЯ КНИГА.
Листы позволяют хранить разные таблицы, соединенные в
один документ. По умолчанию имеется 3 листа, однако их количество можно увеличить
или уменьшить.
Листы можно также переименовывать, перемещать
и копировать внутри текущей книги или в другую открытую книгу.
Команды работы с листами представлены по контекстному
меню, которое вызывается при нажатии правой кнопки мыши в
области ярлыков листов.
Для перемещения листов внутри данной
книги можно использовать буксировку листа – при нажатой левой кнопке мыши
переместиться на нужное место, а затем отпустить кнопку. При копировании
необходимо одновременно нажимать клавишу CTRL.
Для действия с рабочей книгой используется меню Файл.
С помощью меню Файл можно создать новую рабочую
книгу, открыть уже существующую книгу, сохранить
книгу в виде файла, закрыть книгу и назначить книге определенные свойства.
4.1. Создание новой книги происходит в следующих случаях:
Ø Автоматически при запуске EXCEL
Ø По команде Создать меню Файл
Ø По пиктограмме Создать рабочую книгу 
Каждой новой рабочей книге назначается временное имя
Книга с очередным текущим номером (Книга 1, Книга 2 и т.д.), которое может быть
заменено другим именем.
4.2. Открытие существующей книги выполняется одним из следующих способов:
Ø Из списка ранее использовавшихся файлов меню Файл
Ø По команде Открыть меню Файл
Ø По пиктограмме Открыть 
Для открытия файлов нестандартных форматов
необходимо в диалоговом окне раскрыть выпадающий список Типов файлов и
выбрать нужный тип.
4.3. Сохранение рабочей книги выполняется одним из перечисленных способов:
Ø При выходе из EXCEL на
запрос о сохранении — ДА
Ø При закрытии окна рабочей книги на запрос о сохранении
– ДА
Ø По команде Сохранить меню Файл
Ø По пиктограмме Сохранить 
При первом сохранении рабочей книги вызывается диалоговое
окно для указания диска, каталога и имени.
Второй и последующие команды сохранения не дают
диалогового окна, так как происходит запись файла на то же место под
первоначальным именем.
Чтобы снова назначить диск, каталог или имя файла,
необходимо выполнить команду Сохранить как из меню Файл, после чего появится
диалоговое окно как при первом сохранении.
По умолчанию EXCEL предлагает
стандартные имена: Книга 1, Книга 2 и т.д., но использовать их не
рекомендуется.
5. ВВОД ДАННЫХ. ТИПЫ ДАННЫХ.
5.1. Выделение или маркирование ячеек.
Это глобальный процесс при работе в EXCEL’е. Если необходимо с чем-то работать, то это что-то надо выделить.
Выделить одну ячейку просто – щелкнуть по ней мышкой,
и она выделена. Как определить, что ячейка выделена? Вокруг нее – черный
квадрат. Текущая (активная) ячейка всегда выделена.
Области ячеек маркируются (выделяются) протаскиванием
курсора мыши.
5.2. Выделение строки, столбца, всей таблицы.
|
Выделение столбца |
Выделение строки |
Выделение рабочего листа |
|
|
|
|
5.3. Выделение блока ячеек.
Блок представляет собой прямоугольную область конечного числа смежных
ячеек. Адрес блока состоит из координат, стоящих в противоположных углах ячеек,
разделенных двоеточием. Например, А2:В3.
Порядок выделения блока ячеек: щелкнуть кнопкой мыши на начальной ячейке
блока, и не отпуская кнопку протянуть мышь на последнюю ячейку.
Выделение нескольких несмежных блоков ячеек: выделить первый блок à нажать клавишу Ctrl и, не отпуская выделить следующий блок ячеек.
Для отмены выделения достаточно щелкнуть
кнопкой мыши на любом участке рабочего листа.
6. ФОРМАТ ДАННЫХ. ОФОРМЛЕНИЕ ТАБЛИЦЫ.
6.1. Окно «Формат ячеек»
Каждая ячейка имеет формат. Это понятие включает много
параметров:
—
какой цвет текста и фона
—
выравнивание
—
обрамление
—
отображение
Для того, чтобы изменить формат ячейки, или
просмотреть текущий нужно ячейку выделить. Можно сразу выделять несколько
ячеек. После этого нужно пойти в меню ФорматðЯчейки, появится диалоговое окно с настройками формата ячейки. Здесь много
вкладок.
|
Число Выравнивание Шрифт Граница Вид Защита |
Как будет отображаться информация в ячейке Как будет выравниваться информация в ячейке Каким шрифтом будет отображаться информация в ячейке Как будет отображаться граница (рамки) Каким будет фон Для установки защиты ячейки |
||
|
|
|
||
6.2. Типы информации в ячейке
Если просмотреть глобально, не вдаваясь в мелочи, то в
ячейках могут храниться следующие типы информации:
Ø Текст
(любая последовательность из букв, цифр, символов)
Ø Число
(используются символы 0123456789, символ «,» используется для разделителя
дробной части)
Ø Время-дата. Существует множество шаблонов ввода дат и времени. Например: ДД.ММ.ГГ
(31.01.99)
Ø Формулы
(алгоритм расчета).
Пример для просмотра, чем цифры отличаются от букв.
Над цифрами можно проводить математические операции. Здесь есть некоторая
тонкость. Вы можете видеть в таблице цифры, а на
самом деле это буквы.
|
Буквы и цифры в ячейках выровнены по разным краям. |
Вот другой пример менее заметный на взгляд. Как видите |
На первый взгляд – это две абсолютно одинаковые то что бы вы не вводили – это будет текст. |
6.3. Как установить нужный формат?
Рассмотрим первую вкладку Число окна Формат
ячеек. На этой вкладке можно установить, как будет отображаться
содержимое ячейки. Это очень Важно.
Формат – это лишь маска, наложенная на содержимое
ячейки, но само содержимое ячейки остается неизменным. Одна и та
же информация может принимать много обличий благодаря формату ячейки.
|
|
То, что вы видите в ячейке таблицы, может не соответствовать |
С помощью
вкладки Число для ячеек, содержащих цифры можно установить дополнительные
элементы отображения. Этими дополнительными элементами, могут быть обозначения
денежных знаков (р.,$). Т.е. для того, чтобы информация в ячейке отображалась в
виде 123,98р. не нужно писать вручную р. после числа, а следует занести в
ячейку только число и затем с помощью окна Формат ячеекðЧисло выбрать формат денежный.
Для работы с числовыми форматами иногда удобнее
использовать кнопки на панели инструментов.
— увеличивает
число знаков после запятой
— уменьшает
число знаков после запятой
— денежный
формат
— процентный
формат
— формат
с разделителями
6.4. Расположение текста в ячейке
|
|
Расположение текста в ячейке осуществляется с помощью второй вкладки Выравнивание |
|
|
Перенос слов в ячейке. Щелкаем правой кнопкой мыши. В появившемся контекстном меню выбираем Формат Теперь, сколько бы слов мы не записали в этой ячейке, EXCEL автоматически перенесет все слова, выходящие за |
|
|
Текст под углом. Текст в ячейках может располагаться не только горизонтально, но и вертикально |
|
|
Выравнивание текста. Для того, чтобы слово в ячейке располагалось точно по центру |
|
|
Объединение нескольких ячеек в одну. Для этого выделяем группу ячеек (например А1:В1), |
(перед нажатием кнопки6.5. Рамки. Граница.
|
|
Границы для ячеек устанавливаются на вкладке Перед началом создания границы нужно выбрать |
|
|
Ниже можно выбрать цвет. Границы можно |
||
|
|
Постоянно обращаться к формату ячейки для установки границ неудобно. |
|
6.6. Копирование формата.
Обычно при работе над оформлением таблицы сначала
оформляют одну ячейку в качестве образца, а затем это оформление
«размножается» на другие ячейки с помощью инструмента Формат по образцу 
, при этом
данные в ячейках остаются неизменными.
Как скопировать формат: встать на ячейку, формат
которой собираемся скопировать. Нажать кнопку 
на панели инструментов. Провести появившейся
кисточкой по нужным ячейкам.
6.7. Добавление примечаний к ячейке.
|
|
Чтобы подробно описать данные к ячейке, |
Активизируйте нужную ячейку, откройте меню Вставка,
выберите пункт Примечание, наберите текст примечания, щелкните за
пределами примечания. В правом верхнем углу ячейки появится красный
треугольник, символизирующий наличие примечаний в ячейке. Вы хотите просмотреть
примечание? Просто установите указатель мыши в эту ячейку.
Чтобы изменить текст примечания активизируйте ячейку с
ним, в меню Вставка выберите пункт Изменить примечание.
6.8. Строки и столбцы.
Вставка строк и столбцов производится выше и левее текущей
ячейки, используя меню ВставкаðСтроки, ВставкаðСтолбцы.
Удаление строки: выделить строку, нажать правую
кнопку мыши и в контекстном меню выбрать Удалить. При удалении строки
нумерация строк сохраняется (т.е. удаляя строку 3, 4-ая строка встанет на ее
место и будет 3).
6.9. Изменение высоты и ширины ячеек.
|
|
Можно изменить ширину ячеек вручную, т.е. |
Теперь нужно нажать левую кнопку мыши и тащить в
сторону. Аналогично меняется и высота строки.
|
|
Для точного задания ширины |
Для выравнивания нескольких столбцов,
все их выделяют, а затем устанавливают нужную ширину.
7. БЫСТРОЕ ЗАПОЛНЕНИЕ. КОПИРОВАНИЕ.
|
|
В правом нижнем углу рамки текущей ячейки |
7.1. Порядок автоматического заполнения:
|
|
1. 2. 3. 4. 5. |
7.2. Примеры
заполнения рядов данных:
|
|
1. |
|
|
2. |
|
3. |
7.3. Прогрессия.
|
|
Пример: заполнить ячейки датами с 01.03.2001 по 01.04.2001 Для этого: введем первое значение даты в |
:Задание 1. Заполнить ячейки датами, начиная
от 1 до 31 января только рабочими днями.
:Задание 2. Заполнить столбец А1 по арифметической прогрессии
значениями от -10 до 10 с шагом 2. Установить формат ячеек денежный,
отобразить отрицательные числа красным цветом.
8. ВЫЧИСЛЕНИЯ. ФОРМУЛЫ. ФУНКЦИИ.
С помощью формул суммируются, вычитаются, умножаются числа, занесенные
в ячейки таблицы.
8.1. Как посчитать по формуле?
Формула имеет свой признак (=). Например: =А1*2
Ввод формулы начинается со знака = и осуществляется с помощью мыши.
Например, ячейка С2 должна содержать формулу А2+В2
8.2. Порядок ввода формулы:
|
Установите курсор в ячейку С2 Нажмите = Мышкой щелкните на ячейке А2 Нажмите + Мышкой щелкните на ячейке В2 Нажмите ENTER |
|
Если в ячейку введена формула, то в самой ячейке
будет виден результат, а в строке ввода сама формула,
по которой получен этот результат.
Ввод формулы можно осуществлять не только с помощью
мыши, но и набирая адреса ячеек впрямую с клавиатуры (помня, что
имена столбцов – латинские заглавные буквы). Но предложенный способ – указывать
имена ячеек мышью – проще.
Операции, или что можно сделать в формуле:
8.3. Арифметические операции.
8.4. Текстовые
операции.
|
Знак & |
|
Пример: значение
ячейки С2 — 120,
в ячейке С3 нужно
сформировать фразу «Выдано 120 руб.»
8.5. Копирование
формул.
Если ячейка С2 содержит формулу =А2+В2,
то при копировании формулы в ячейку С3 формула примет вид =А3+В3.
При копировании ячейки, которая содержит формулу,
копируется формула, но иногда требуется скопировать только значение. Т.е. как
при копировании ячейки С2 в ячейку С3 поместить не формулу, а значение 15?
8.6. Копирование значения ячейки, содержащей формулу:
|
1. 2. 3. 4. |
|
С помощью окна «Специальная вставка» можно задать и более сложные
варианты копирования.
8.7. Ссылки на ячейки.
Ссылка – указание на ячейку, которую нужно использовать в
формуле. Ссылки бывают двух типов: относительные (мы их
использовали) и абсолютные.
Пример: столбец С требуется вычислить по формуле:
столбец В*А2. ячейка С2 содержит формулу, но при копировании произойдет
изменение ссылки А1 на А2 и т.д.
В данном случае нужно «зафиксировать» ссылку А2,
«фиксирование» ссылки осуществляется с помощью значка $.
Итак, формула будет иметь вид =А$2*В2, где
ссылка А$2 – абсолютная ссылка на ячейку. Возможны и другие варианты абсолютных
ссылок: $А$2 или $А2.
8.8. Быстро
считаем итоги. Автосуммирование.
Одной из наиболее частых задач является получение сумм
по серии ячеек. В EXCEL для реализации данной возможности
используется понятие автосуммирование.
|
1. 2. 3. |
|
Пользуясь автосуммированием нужно помнить, что EXCEL выделяет только непрерывный диапазон, правда после
нажатия на кнопку автосуммирование, появившуюся формулу можно будет изменить.
Но намного лучше заранее проставить 0 в ячейки, где нет
данных, но которые должны войти в диапазон суммирования, тогда
автосуммирование будет работать нормально.
|
А как же с распечаткой? Если вдруг нули |
|
8.9. Отображение
формул на экране.
|
Как правило, формулы не отображаются в Для того, чтобы Иногда требуется отобразить все формулы, 1. 2. 3. 4. |
|
:Задание 3.
1. Создайте таблицу для расчета
доходов-расходов по образцу.
— Доходы и расходы за месяцы введите
произвольно – ячейки C3:F9.
— Ячейки G3:G9 должны содержать формулу – итог за все
месяцы по отдельному виду дохода (расхода). Для этого введите в ячейку G3 нужную формулу любым из известных
способов (можно с помощью кнопки автосуммирование), затем скопируйте эту
формулу на другие ячейки.
— Ячейки С10:G10 должны содержать формулу – остаток на
конец каждого месяца.
2. С помощью окна Формат ячеек,
сделайте так, чтобы расходы высвечивались красным цветом без отрицательных
знаков.
3. Текущий рабочий лист назовите «Мой
кошелек».
4. Сохраните рабочую книгу.
8.10. Мастер
функций.
|
EXCEL представляет довольно большое количество функций. |
|
.
Появится окно Мастера функции, где все
функции разбиты на категории. Передвигаясь по категориям вы можете
просматривать функции которые входят в эти категории слева в списке функций.
Совершенно отдельная категория – 10 недавно
использовавшихся. Здесь видны те функции, которые вызывались недавно.
С помощью мастера функций вычислим десятичный логарифм
числа 10. введем в ячейку А1 цифру 10, вызовем мастер
функций, категория нам нужна – математические, а дальше
находим логарифм десятичный, нажимаем ОК.
Дальше появляется окно самой функции,
где предлагается ввести или само число, или адрес ячейки в которой это число
находится. Надо щелкнуть по квадратику рядом со строкой ввода. Выбрать ячейку
А1. Нажать ENTER. Вы увидите, что адрес ячейки появился в строке.
Теперь осталось нажать ОК для подтверждения выбранной ячейки.
В предыдущем примере Функция задействовала только одну
ячейку. Но есть функции, которые работают с диапазоном ячеек.
Например, функции вычисляющие среднее значение, минимум, максимум.
:Задание 4.
Для таблицы «Мой кошелек» из Задания 3
рассчитать средний расход на Еду за все месяцы (щелкните на ячейке Н5,
вызовите Мастер функций, из категории Статистические выберите
функцию СРЗНАЧ).
8.11. Логические функции.
Логические функции рассмотрим на примере функции ЕСЛИ.
Функция ЕСЛИ позволяет отобразить в ячейке информацию в зависимости от условия.
Пример применения функции ЕСЛИ:
Если оценка больше, чем 2, то рядом (в столбце С) должна появиться
надпись «зачет». Для этого:
1.
Находясь в ячейке С2
вызвать мастер функций, из категории Логические функцию ЕСЛИ.
2.
Заполнить окно мастера
функций.
:Задание 5. Для таблицы «Мой кошелек», как только
остаток на конец января становится <0 в ячейке С11 должна появляться
надпись «Не хватает денег» (выполните, используя функцию ЕСЛИ).
9. ПОСТРОЕНИЕ ДИАГРАММ.
9.1. Мастер диаграмм.
Для более наглядного представления табличных данных
часто используют графики и диаграммы.
Диаграмма связана с соответствующей таблицей и при
изменении данных в таблице – изменяется и вид диаграммы.
Создать диаграмму или график легче всего с помощью
Мастера диаграмм.
Для построения диаграммы следует:
1.
Выбрать диапазон данных, которые будут в ней
отражаться (маркировать область числовых значений вместе с категориями).
2.
Вызвать мастер диаграмм,
используя меню ВставкаðДиаграмма или
использовать кнопку панели инструментов мастер диаграмм 
.
Мастер диаграмм состоит из 4 шагов:
1.
выбирается тип
диаграммы
2.
источник данных (диапазон ячеек)
3.
параметры диаграммы (заголовки, оси, линии сетки, легенда, подписи
данных, таблица данных)
4.
размещение диаграммы
9.2. Выбор типа диаграммы – шаг 1.
Всего существует 14 основных типов диаграмм и
большинство из них имеет несколько вариантов. Возможно для подбора нужного
типа, на котором данные выглядят наиболее эффектно, придется поэкспериментировать.
|
|
На двумерной диаграмме с областями хорошо видно |
|
|
Объемная гистограмма позволяет сравнивать между собой значения как из |
|
|
Объемная круговая диаграмма используется для сравнения |
|
|
Точечная диаграмма имеет две оси значений и обычно |
Построим к таблице «Мой кошелек» диаграмму
расходов на еду за все месяцы. Для этого выделим диапазон ячеек для построения.
Вызовем мастер диаграмм и укажем тип
диаграммы – Гистограмма. После выбора диаграммы нажмите кнопку Далее.
9.3. Источник
данных – шаг 2.
В следующем диалоговом окне предлагается указать диапазон
ячеек, содержимое которых будет представлено на диаграмме, т.е. указать
источник данных диаграммы.
Если перед выбором мастера диаграмм вы уже выделили
необходимую для построения область ячеек, то окно Диапазон будет
заполнено.
Диапазон выбранных ячеек можно изменить двумя
способами:
1.
Набрать блок ячеек вручную
в списке Диапазон.
2.
Выделить интервал с
помощью мыши, нажав кнопку справа от диапазона
.
Ряд данных – это группа связанных точек диаграммы, отображающая
значения строк или столбцов. Во вкладке Ряды можно дать название
каждому ряду, отражающее содержание данных этого ряда. В нашем случае
диапазоном данных будут ячейки В5:F5.
9.4. Параметры
диаграммы – шаг 3.
Содержимое третьего диалогового окна Мастера диаграмм
зависит от того, какой тип диаграммы вы выбрали. Здесь можно выбирать параметры
диаграммы, а именно добавляется название диаграммы, названия осей, подписи
данных, легенда.
К ним относятся:
ü область построения данных
ü ряд данных
ü подписи данных (представляют дополнительные сведения о точке данных)
ü легенда — это надпись на диаграмме, определяющая закраску или цвета точек
данных или маркеров данных
ü название диаграммы
Для выбранного примера можно установить Подписи
данных – значение, а ввести на вкладке Заголовки название
диаграммы и подписи к осям. Нажав Далее выберем на 4 шаге
расположение диаграммы.
Элементы получившейся диаграммы обозначены на рисунке:
9.5. Изменение диаграммы.
|
Для изменения диаграммы можно воспользоваться меню Диаграмма. |
|
(для ее отображения нажмите ВидðПанели инструментов и выберите Диаграммы). Для
редактирования элемента его необходимо выделить. Это можно сделать щелкнуть
левой кнопкой мыши по элементу.
После выделения элемента при нажатии правой кнопки
мыши появляется контекстное меню – индивидуальное для каждого элемента. С его
помощью можно производить редактирование.
Контекстное меню для каждого элемента может быть
вызвано нажатием правой кнопкой мыши без предварительного выделения элемента,
но при условии, что курсор указывает точно на этот элемент.
Некоторые приемы редактирования диаграммы:
9.6. Вырезание кусочков из диаграммы
1.
Выделить ряд данных
(щелкнуть на области диаграммы).
2.
Щелкнуть внутри любого
сектора, вокруг сектора появятся квадратики, которые обозначают границу
выделенного.
3.
Удерживая левую кнопку
мыши, отбуксировать сектор в сторону.
9.7. Черно-белая печать диаграммы (узоры)
Так как при печати на черно-белом принтере цвет
секторов не будет виден, можно изменить цвет секторов на узоры
или использовать различные виды градиентной заливки. Для выбора узоров или
других способов заливки элементов надо:
1.
Выделить сектор диаграммы.
2.
Вызвать контекстное меню и
выбрать Формат точки данныхðВидðЗаливка.
3.
С помощью кнопки Способы
заливки можно выбрать градиентную, текстурную заливку или заливку
узором.
9.8. Вставка текста.
Для вставки названий или любых текстов в построенную
диаграмму надо выделить ее и ввести текст в строку формул.
После нажатия клавиши ENTER текст появляется в штриховой рамке в области
диаграммы. Его можно отбуксировать в любое место диаграммы и отформатировать.
:Задание 6.
1. Для таблицы «Мой кошелек» из
Задания 3 построить диаграмму расходов за январь по образцу как на рисунке
(диапазон нужных ячеек В5:С5).
2. Отбуксируйте сектор «Развлечения»
на некоторое расстояние.
3. Реализуйте черно-белую печать
диаграммы (замените узор всех секторов).
9.9. Построение графиков.
С помощью мастера диаграмм можно построить графики
некоторых функций. Принцип построения графиков одинаков: сначала нужно создать
таблицу значений функций, а затем по этим значениям строить диаграмму.
Рассмотрим построение графиков на примере функций Y=X2.
|
|
1. 2. 3. |
Получился график функций Y=X2.По умолчанию подписями оси Y
являются значения, а подписями оси Х – категории, т.е. порядковые номера точек.
Чтобы подписями оси сделать не категории, а значения
нужно:
Выделить диаграмму (щелкнуть по ней мышкой), а в главном меню выбрать
пункт ДиаграммаðИсходные
данные, в появившемся
окне выбрать вкладку Ряд, заполнить окно Подписи оси Х
(щелкнуть мышкой на квадратике, указать ячейки А2:А22).
:Задание 7.
Построить график функции Y=-2*X2+1
10. ПЕЧАТЬ ДОКУМЕНТА.
10.1. Параметры страницы.
На вкладке страницы находиться ориентация бумаги.
Альбомная и книжная. Обратите внимание на то, что после установки параметра
страницы, на листе EXCEL появляются маркеры которые показывают как
страница накладывается на таблицу.
10.2. Масштаб печати.
Следующая очень
хорошая возможность, которая есть в EXCEL это
устанавливать масштаб при печати и втискивать таблицу в
определенное количество страниц. Идея простая. Вы печатаете страницы и тут
видите, что несколько колонок не входят. Первое желание поменять
их ширину, но можно просто установить масштаб скажем 90% и все войдет.
Установка масштаба скажется и на маркере страницы на листе.
10.3. Диапазон и сквозные строки.
Это все находится на последней вкладке Параметры
страницы – Лист.
Первое интересное поле – это вывод на печать
диапазона. Если вам нужно напечатать не всю таблицу, а
только часть, то вам сюда. Для установки диапазона можно
воспользоваться кнопкой, находящейся справа.
Щелкните по ней и выделите мышкой нужный диапазон
ячеек. Не забудьте после распечатки, очистить окно «Выводить на печать
диапазон».
|
|
Сквозные строки и колонки вообще чудо. Если ваша |
лист, но шапка таблицы и нумерация должны быть на каждой
странице, это можно реализовать автоматически указав строку и столбец для
шапки. Устанавливаются сквозные строки и колонки точно так же как и диапазон.
11. ЗАЩИТА
ИНФОРМАЦИИ В EXCEL.
Защита листа и книг это не защита от злоумышленника, а
защита от случайного изменения. У каждой ячейки есть свойства защищаемая
она или нет. Выберите ячейку и воспользуйтесь меню Формат ячейки,
выберите вкладку Защита. Устанавливая галочку можно говорить о
том, что будет ли ячейка защищаемая. Что значит защищаемая? Значат, что при
защите листа изменить эту ячейку будет нельзя. По умолчанию все ячейки
листа – защищаемые.
|
|
|
|
Для защиты листа нужно пойти в меню Сервис |
Для снятия защиты используется |
Применение защиты листа.
Первое, где можно применить защиту – это обезопасить данные,
с которыми вы уже не работаете.
Второе наиболее частое применение – это обезопасить формулы.
Формулы находятся в ячейках, на вид они цифры и случайно затереть формулу что-то
перепутав – нет проблем. Нужно помнить, что защита ячеек работает
только тогда, когда установлена защита листа.
:Задание 8.
Для таблицы «Мой кошелек» из задания 3
защитите ячейки содержащие формулы. Для этого можно выделить ячейки для
ввода данных C3:F9 и в Формате ячеек на вкладке Защита
убрать атрибут «защищаемая ячейка». А теперь защитите лист. И
все будет хорошо. Вы не сможете испортить формулу, только выводить данные в
ячейки, с которых снята защита.
12. ИМЕНА ЯЧЕЕК, АДРЕСАЦИЯ. МАССИВ ЯЧЕЕК.
12.1. Стили адресации.
У каждой ячейки есть адрес. Этот адрес состоит из
имени колонки и строки, так же он виден в строке формул над таблицей.
Существует несколько способов обращения к ячейке – несколько стилей адресации:
1.
Стиль А1 – используется по
умолчанию (имя колонки и строки).
2.
Стиль R1C1 –
используется, в основном при написании макросов. В стиле R1C1,
после буквы «R» указывается номер строки ячейки, после буквы «С»
номер столбца.
При работе стили переключаются в меню СервисðПараметрыð ОбщиеðСтили ссылок.
12.2. Имена ячеек.
Пользоваться адресами ячеек не всегда удобно. Гораздо
удобнее дать ячейке какое-нибудь осмысленное имя и далее при обращении
к ней не задумываться, где она находится и какой у нее адрес.
Для того, чтобы дать ячейке имя нужно щелкнуть в окно
с адресом, ввести имя ячейки и нажать ENTER. 
Другой способ дать ячейке имя: воспользоваться меню ВставкаðИмяðПрисвоить. Появится диалоговое окно, куда надо ввести имя и
нажать ОК.
|
|
После задания имен ячейкам В2 и С2, формула Узнать все имена ячеек можно, открыв список имен. |
Здесь же можно быстрее переместиться к ячейке с
заданным именем – выберите ее из списка и, где бы она не находилась вы окажетесь
там.
Имя можно дать диапазону ячеек. Это можно сделать,
выделив нужный диапазон ячеек и воспользоваться меню ВставкаðИмяðПрисвоить.
12.3. Массивы ячеек.
EXCEL позволяет ввести формулу, которая будет выполнятся не в одной ячейке,
а в прямоугольной области ячеек, вычисляя сразу несколько значений. Чтобы
ввести такую формулу, надо выделить прямоугольный диапазон, а строке формул
набрать выражение формулы и нажать клавиши CTRL+SHIFT+ENTER.
:Задание 9.
|
Создайте таблицу умножения до 10, где |
|
Порядок выполнения задания:
1.
Заполните ячейки В2:К2 и А3:А12 цифрами от 1 до 10.
2.
Присвойте диапазону ячеек В2:К2 имя множитель1.
Диапазону ячеек А3:А12 – имя множитель2.
3.
Вся таблица умножения
работает на одной формуле. Для занесения формулы выделите диапазон ячеек В3:К12,
в строке формул введите =множитель1*множитель2 и нажмите CTRL+SHIFT+ENTER.
Формула для каждой ячейки массива примет вид {=множитель1*множитель2}
Фигурные скобки
показывают, что ячейка является элементом массива. Изменить ячейку отдельно от
массива невозможно.
13. ТАБЛИЦА КАК
БАЗА ДАННЫХ.
:Задание 10.
Заполните
таблицу, содержащую информацию об учащихся как на рисунке.
13.1. Основные
понятия баз данных.
Область таблицы А2:F9 можно
рассматривать как базу данных. Столбцы A, B, C, D, E, F этой таблицы называются полями, а строки 3-9
называются записями. Область А2:F2 содержит имена полей.
Существуют ограничения, накладываемые на
структуру баз данных:
ü первый ряд базы данных должен содержать
неповторяющиеся имена полей;
ü информация по полям (столбцам) должна быть однородной
(содержать данные одного типа, т.е. только цифры или только текст).
Основная функция любой базы данных – поиск информации
по определенным критериям. С увеличением количества записей поиск определенной
информации затрудняется. EXCEL позволяет упростить этот процесс путем
фильтрации данных.
13.2. Фильтрация
данных.
Команды меню ДанныеðФильтр позволяют выделять (фильтровать) нужные записи. Фильтрация возможна
как через автоматический фильтр Автофильтр, так и через Расширенный
– ручной.
13.3. Автофильтр.
|
|
При использовании Автофильтра необходимо |
В появляющемся подменю пункт Все
отключает фильтрацию, а пункт Условие вызывает диалоговое окно, в
котором можно установить параметры фильтрации.
С помощью Условия можно выбрать только тех, кто
проживает на ул.Ленина. Знак «*» в этом случае обозначает, что далее
могут следовать любые символы.
:Задание 11.
С помощью Автофильтра для таблицы «Список
учащихся», выберите учеников с именем Петр, ростом выше 140 см.
13.4. Расширенный фильтр.
При использовании Расширенного фильтра необходимо сначала
определить (создать) три области:
1.
Исходный диапазон – это область базы данных (A2:F2).
2.
Диапазон условий
отбора (или интервал
критериев) – это область, где задаются критерии фильтрации (A11:F12).
3.
Диапазон, в который при желании пользователя EXCEL помещает
результат выборки (интервал извлечения) – эта та область, в
которой будут появляться результаты фильтрации (A14:F18).
Дополним таблицу для выполнения расширенного фильтра:
|
|
Далее вызовем из меню ДанныеðФильтрð |
:Задание 12.
С помощью Расширенного фильтра для таблицы
«Список учащихся», выберите учеников проживающих на улицах Малышева и
Большакова, расположив результат фильтрации на том же листе, ниже. (В данном
случае для условия понадобится не одна, а две строки)
13.5. Сортировка данных.
Команды меню ДанныеðСортировка позволяют упорядочивать (сортировать) базу данных.
Для выполнения сортировки необходимо выделить область базы
данных или поместить в не курсор, а затем выполнить команды: ДанныеðСортировка. При этом появится диалоговое окно.
Нужно выбрать название поля, по которому
нужно производить сортировку и указать метод сортировки.
После указанных действий база будет упорядочена.
Символьные поля упорядочиваются в алфавитном порядке.
13.6. Создаем классный журнал.
:Задание 13.
Создайте классный журнал. Порядок
заполнения указан ниже.
Создадим электронный классный журнал, который будет
содержать список учащихся, успеваемость по предметам, рассчитывать итоговую оценку
за четверть и формировать сводную четвертных оценок.
Первая таблица со списком учащихся уже готова. Ее
осталось только упорядочить по фамилии. Лист со списком учащихся
назовем Ученики.
1.
Создадим лист с оценками
по Математике, назвав его Математика. Чтобы не переносить список
учащихся воспользуемся знаниями об именах ячеек и о массивах
с ячейками, для этого
— диапазону ячеек А3:А9 Листа Ученики
дадим имя Список;
— теперь на Листе Математика нужно
указать, что фамилии берутся из Списка (выделите диапазон ячеек А3:А9
на листе Математика и введите формулу =список, нажмите CTRL+SHIFT+ENTER);
— заполните Лист Математика по образцу как на
рисунке, где колонка Итоговая оценка должна вычисляться как
средняя.
2.
Аналогично создайте еще
один лист Литература.
3.
Добавьте еще рабочий лист
и назовите его Итоговые оценки. На этом листе должны храниться
только итоговые оценки по предметам.
Заполните итоговый лист, где список фамилий – массив Список,
итоговые оценки по математике – берутся с листа Математика из
колонки Итоговая оценка (для этого диапазону ячеек с итоговыми оценками по
Математике нужно дать имя, например Итогматем, а на листе Итоговые
оценки ячейки В3:В9 заполнить как массив по формуле {=итогматем})
13.6. Работа с
несколькими окнами.
Пока информация рабочего листа занимает один экран,
достаточно одного окна. Если это не так, то можно открыть несколько окон и
одновременно отслеживать на экране разные области рабочего файла.
В нашем примере это
также удобно сделать, расположив в разных окнах разные рабочие листы:
1.
Откройте для просмотра еще
одно окно, выполнив команды меню ОкноðНовое.
2.
В новом окне выберите
рабочий лист Литература.
3.
Откройте еще одно окно для
листа итоговых оценок.
4.
Выполните команды меню ОкноðРасположить, выбрав опцию Рядом.
Посмотрите, как работает связь таблиц.
С помощью расширенного фильтра на листе Итоговые
оценки создайте список учеников, закончивших четверть на «4» и
«5».
13.8. Закрепление
областей.
Закрепление области позволяет зафиксировать шапку таблицы.
Когда список учеников будет большим и дат будет больше, то при передвижении
название колонок и строк пропадет и будет тяжело определить, где мы находимся.
Для этого на листе Математика щелкните
на ячейке В3 и выберите пункт меню ОкноðЗакрепить области. Теперь при передвижении по таблице вправо
столбец с фамилиями «убегать» не будет, а при движении вниз шапка таблицы не
пропадет.
Проверь себя:
Вопросы по Microsoft EXCEL
1.
Как запустить Excel?
2.
Как отобразить документ во
весь экран?
3.
Как изменить масштаб
отображения содержимого окна?
4.
Как создать новый документ
Microsoft Excel?
5.
Нужно ли при повторном
сохранении файла указывать путь?
6.
Каким образом можно
перейти с одного листа на другой?
7.
Как переименовать рабочий
лист другим именем?
8.
Как добавить в документе
еще один лист?
9.
Как удалить ненужный лист
в документе?
10.
Как с помощью
пользовательского меню можно изменить высоту строк и ширину столбцов?
11.
Можно ли с помощью мыши выполнить
коррекцию высоты строк и ширины столбцов?
12.
Как промаркировать
(выделить) одну или несколько ячеек с помощью мышки?
13.
Как вернуть отмененное
действие?
14.
Как удалить содержимое
группы ячеек и поместить его на новое место в таблице?
15.
Как изменить формат представления
чисел?
16.
Как осуществить
выравнивание содержимого ячеек?
17.
Как изменить шрифт и
размер в определенной группе ячеек?
18.
Какой знак должен
предшествовать вводу формул?
19.
Как просуммировать
содержимое группы ячеек?
20.
Как вычислить среднее
значение содержимого ячеек?
21.
Как можно редактировать
содержимое ячейки?
22.
Постройте по данным
таблицы диаграмму.
23.
Измените тип диаграммы.
24.
Как изменить надписи на
осях?
25.
Как объединить ячейки?
26.
Какой знак используется
для перемножения значений в Microsoft Excel?
27.
Какой знак используется
для возведения в степень какого-либо значения в Microsoft Excel?
28.
Как завершить работу с Excel?
29.
Как вставить строку или
столбец?
30.
Как удалить содержимое
ячеек?
31.
Как удалить строку или
столбец?
32.
Как изменить ширину
столбца с помощью мыши?
33.
Как изменить высоту строки
с помощью мыши?
34.
Как создать диаграмму с
помощью мастера диаграмм?
35.
Как выбрать тип диаграммы?
36.
Как выделить элементы
диаграммы?
37.
Как изменить размер
элементов диаграммы?
38.
Как переместить элементы
диаграммы?
39.
Как удалить элемент
диаграммы?
40.
Как изменить размер
диаграммы?
41.
Как добавить название
диаграммы?
42.
Как добавить название
осей?
43.
Как добавить таблицу к
диаграмме?
44.
Как вставить в диаграмму
новые данные?
45.
Как изменить цвет
диаграммы?
46.
Как отобразить или скрыть
оси?
Создайте папку. Переименуйте ее своим именем.
В своей папке создайте файл Microsoft EXCEL. Каждое практическое задание выполняйте на отдельном
листе.
: Практическое задание №1.
С помощью маркера автоматического заполнения заполните
ячейки следующим образом. Произведите необходимые расчеты и сортировку фамилий
по алфавиту (сортировка в пределах указанного выделения). Для полученных данных
установите границы.
: Практическое задание №2.
Создайте таблицу со следующими данными. Произведите
необходимые расчеты. Постройте диаграмму.
: Практическое задание №3.
Создайте таблицу со следующими данными. Произведите
необходимые расчеты.
: Практическое задание №4.
Создайте таблицу со следующими данными. Произведите
необходимые расчеты. Постройте диаграмму.
: Практическое задание №5.
Создайте таблицу со следующими данными. Произведите
необходимые расчеты. Постройте график.
: Практическое задание №6.
Постройте график функций У=Х2 (У=Х^2)
: Практическое задание №7.
Решите графически систему уравнений.
у1=8х+4
Постройте график.
у2=-4х-2
: Практическое задание №8.
Создайте таблицу со следующими данными. Произведите
необходимые расчеты.
: Практическое задание №9.
Создайте таблицу со следующими данными. Произведите
необходимые расчеты.
: Практическое задание №10.
Создайте таблицу со следующими данными. Произведите
необходимые расчеты.
: Практическое задание №11.
Создайте таблицу со следующими данными. Произведите
необходимые расчеты.
: Практическое задание №12.
Создайте таблицу со следующими данными. Произведите
необходимые расчеты.
: Практическое задание №13.
Заполните таблицу, произвести расчеты, выделить
минимальную и максимальную суммы покупки. По результатам расчета построить
круговую диаграмму суммы продаж.
Формулы для расчета:
Сумма = Цена Î Количество
Всего = сумма значений колонки «Сумма»
Краткая справка: Для выделения максимального/минимального значения
установите курсор в ячейке расчета, выберите встроенную функцию Excel МАКС (МИН) из категории «Статистические», в качестве первого числа
выделите диапазон ячеек значений столбца «Сумма» (ячейки Е3:Е10).
: Практическое задание №14.
Заполните ведомость учета брака, произвести расчеты,
выделить минимальную, максимальную и среднюю суммы брака, а также средний
процент брака. Произвести фильтрацию данных по условию процента брака <8%.
Построить график отфильтрованных значений изменения суммы брака по месяцам.
Формула для расчета:
Сумма брака = Процент брака Î Сумма зарплаты
Краткая справка: В колонке «Процент брака» установите процентный
формат чисел (ФорматðЯчейкиðвкладка Числоð формат — Процентный).
: Практическое задание №15.
Организация расчетов
в табличном процессоре Microsoft Excel.
Цель занятия: Изучение информационной технологии использования
встроенных вычислительных функции Excel для финансового
анализа.
Создать таблицу финансовой сводки за неделю,
произвести расчеты, построить диаграмму изменения финансового результата,
произвести фильтрацию данных.
Порядок работы:
1.
Заполните таблицу
исходными данными.
2.
Проведите форматирование
заголовка таблицы. Для этого выделите интервал ячеек от А1 до D1,
объедините их кнопкой на панели инструментов Объединить и поместить в центре
или командой меню ФорматðЯчейкиðвкладка Выравниваниеð отображение – Объединение ячеек.
Задайте начертание шрифта – полужирное, цвет – по вашему усмотрению.
3.
Названия колонок введите
используя команду ФорматðЯчейкиðвкладка Выравнивание (переносить по словам).
Для ввода дней недели наберите «Понедельник» и произведите автокопирование до
«Воскресенья» (левой кнопкой мыши за маркер автозаполнения в правом нижнем углу
ячейки).
4.
Произведите расчеты в
графе «Финансовый результат» по следующей формуле:
Финансовый результат = Доход – Расход
(для этого в ячейке D4 наберите формулу
=В4-С4)
Введите расчетную формулу только для расчета по строке
«Понедельник», далее произведите автокопирование формулы с помощью маркера
автозаполнения в правом нижнем углу ячейки.
5.
Для ячеек с результатом
расчетов задайте формат – «Денежный» с выделение отрицательных чисел красным
цветом (ФорматðЯчейкиðвкладка Числоðформат – Денежныйð отрицательные
числа – красные.)
Обратите внимание, как изменился цвет отрицательных
значений финансового результата на красный.
6.
Постройте диаграмму (линейчатого
типа) изменения финансовых результатов по дням недели с использованием мастера
диаграмм.
Для этого выделите интервал ячеек с данными
финансового результата и выберите команду ВставкаðДиаграмма. На первом шаге работы с мастером диаграмм выберите
тип диаграммы – линейчатая. На втором шаге на вкладке Ряд в окошке Подписи
оси Х укажите интервал ячеек с днями недели – А4:А10. Далее введите
название диаграммы и подписи осей. Дальнейшие шаги построения диаграммы
осуществляется автоматически по подсказкам мастера.
7.
Произведите фильтрацию
значений дохода превышающих 4000р.
В режиме фильтра в таблице видны только те данные,
которые удовлетворяют некоторому критерию, при этом остальные строки скрыты. В
этом режиме все операции форматирования, копирования, автозаполнения,
автосуммирования и т.д. применяются только к видимым ячейкам листа.
Для установления режима фильтра установите курсор
внутри таблицы и воспользуйтесь командой ДанныеðФильтрð Автофильтр. В заголовках полей появятся стрелки выпадающих
списков. Щелкните по стрелке в заголовке поля, на которое будет наложено
условие (в столбце «Доход»), и вы увидите список всех неповторяющихся значений
этого поля. Выберите команду для фильтрации – Условие.
В открывшемся окне Пользовательский автофильтр задайте
условие «Больше 4000». Произойдет отбор данных по заданному условию.
Проследите, как изменились вид таблицы и построенная диаграмма.
8.
Сохраните все изменения.
: Практическое задание №16.
Создание электронной книги.
Относительная и абсолютная адресации в Microsoft Excel.
Цель занятия: Применение относительной и абсолютной адресации для
финансовых расчетов. Сортировка, условное форматирование и копирование
созданных таблиц. Работа с листами электронной книги.
Создать таблицы ведомости начисления заработной платы
за два месяца на разных листах электронной книги, произвести расчеты,
форматирование, сортировку и защиту данных.
Порядок работы:
1.
Создайте таблицу расчета
заработной платы. Введите исходные данные – «Табельный номер», «ФИО», «Оклад»,
«% Премии = 27%», «% Удержания = 13%». Выделите отдельные ячейки для значений
«% Премии» (D4), «% Удержания»(F4).
Произведите расчеты во всех столбцах таблицы.
При расчете Премии используется формула:
Премия = Оклад Î % Премии,
в ячейке D5 наберите формулу =$D$4*C5 (ячейка D4 используется в виде абсолютной адресации).
Скопируйте формулу автозаполнением.
Для удобства работы и формирования навыков работы с
абсолютным видом адресации рекомендуется при оформлении констант окрашивать
ячейку цветом, отличным от цвета расчетной таблицы. Тогда при вводе формул в
расчетную окрашенная ячейка (т.е. ячейка с константой) будет вам напоминать,
что следует установить абсолютную адресацию (набором символов $ с клавиатуры
или нажатием клавиши [F4]).
Формулы для расчета:
Всего начислено = Оклад + Премия
Удержание = Всего начислено Î % Удержания,
для этого в ячейке F5 наберите формулу =$F$4*E5.
К выдаче = Всего начислено – Удержания
2.
Рассчитайте итоги по
столбцам, а также максимальный, минимальный и средний доходы по данным колонки
«К выдаче» (ВставкаðФункцияðкатегория – Статистические функции).
3.
Переименуйте ярлычок
рабочего листа, присвоив ему имя «Зарплата октябрь». Для этого дважды щелкните
по ярлычку и наберите новое имя. Можно воспользоваться командой переименовать
из контекстного меню ярлычка, вызываемого правой кнопкой мыши.
Каждая рабочая книга Excel может содержать до
255 рабочих листов. Это позволяет, используя несколько листов, создавать
понятные и четко структурированные документы, вместо того, чтобы хранить большие
последовательные наборы данных на одном листе.
|
4. |
|
5.
Присвойте скопированному
листу название «Зарплата ноябрь». Исправьте название месяца в названии таблицы.
Измените значение Премии на 32%. Убедитесь, что программа произвела пересчет
формул.
6.
Между колонками «Премия» и
«Всего начислено» вставьте новую колонку «Доплата» (ВставкаðСтолбец) и рассчитайте значение доплаты по формуле:
Доплата = Оклад Î % Доплаты
Значение доплаты примите равным 5%.
7.
Измените формулу для
расчета значений колонки «Всего начислено»:
Всего начислено = Оклад + Премия + Доплата
8.
Проведите условное
форматирование значений колонки «К выдаче». Установите формат вывода значений между
7000 и 10000 – зеленым цветом шрифта; меньше 7000 – красным; больше или равно
10000 – синим цветом шрифта (ФорматðУсловное форматирование).
9.
Проведите сортировку по
фамилиям в алфавитном порядке по возрастанию (выделите фрагмент с 5 по 18
строки таблицы – без итогов, выберите меню ДанныеðСортировка, сортировать по столбец В)
10.
Поставьте к ячейке D3
комментарий «Премия пропорциональна окладу» (ВставкаðПримечание), при этом в правом верхнем углу ячейки появится
красная точка, которая свидетельствует о наличии примечания.
11.
Защитите лист «Зарплата
ноябрь» от изменений (СервисðЗащитаðЗащитить лист). Задайте пароль на лист, сделайте
подтверждение пароля. Убедитесь, что лист защищен и невозможно удаление данных.
Снимите защиту листа (СервисðЗащитаðСнять защиту
листа).
12.
Проведите условное
форматирование значений колонок «Оклад» и «Премия» за ноябрь. Установите формат
вывода значений от 2000 до 10000 – зеленым цветом шрифта; до 2000 – желтым
цветом заливки; свыше 10000 – малиновым цветом заливки, белым цветом шрифта (ФорматðУсловное форматирование).
13.
Построить круговую
диаграммы начисленной суммы к выдаче всех сотрудников за ноябрь месяц.
14.
Сохраните все изменения.
: Практическое задание №17.
Связанные таблицы.
Расчет промежуточных итогов в таблицах Microsoft Excel.
Цель занятия: Связывание листов электронной книги. Расчет
промежуточных итогов. Структурирование таблицы.
Рассчитать зарплату за декабрь и построить диаграмму.
Создать итоговую таблицу ведомости квартального начисления заработной платы,
провести расчет промежуточных итогов по подразделениям.
Порядок работы:
1.
Откройте файл, созданный в
Практическом задании №15. Скопируйте содержимое листа «Зарплата ноябрь» на
новый лист электронной книги (ПравкаðПереместитьð Скопировать
лист). Не забудьте для
копирования поставить галочку в окошке Создавать копию. Присвойте скопированному
листу название «Зарплата декабрь». Исправьте название месяца в названии таблицы
на декабрь.
2.
Измените значение Премии
на 46%, Доплаты – на 8%. Убедитесь, что программа произвела пересчет формул.
3.
По данным таблицы
«Зарплата декабрь» построите гистограмму доходов сотрудников. В качестве
подписей оси Х выберите фамилии сотрудников. Проведите форматирование
диаграммы.
4.
Перед расчетом итоговых
данных за квартал проведите сортировку по фамилиям в алфавитном порядке (по
возрастанию) в ведомостях начисления зарплаты за октябрь – декабрь.
5.
Скопируйте содержимое
листа «Зарплата ноябрь» на новый лист электронной книги (ПравкаðПереместитьð Скопировать
лист). Не забудьте для
копирования поставить галочку в окошке Создавать копию. Присвойте скопированному
листу название «Итоги за квартал». Исправьте название таблицы на «Ведомость
начисления заработной платы за IV квартал».
6.
Отредактируйте лист «Итоги
за квартал». Для этого удалите в основной таблице колонки Оклада и Премии, а
также строку 4 с численными значениями % Премии и % Удержания. И
строку 19 «Всего». Удалите также строки с расчетом максимального, минимального
и среднего доходов под основной таблицей. Вставьте пустую третью строку.
7.
Вставьте новый столбец
«Подразделение» (ВставкаðСтолбец) между столбцами «Фамилия» и «Всего
начислено». Заполните столбец «Подразделение» данными по образцу.
8.
Произведите расчет
квартальных начислений, удержаний и суммы к выдаче как сумму начислений за
каждый месяц (данные по месяцам располагаются на разных листах электронной
книги, поэтому к адресу ячейки добавиться адрес листа).
Чтобы вставить в формулу адрес или диапазон ячеек с
другого листа, следует во время ввода формулы щелкнуть по закладке этого листа
и выделить на нем нужные ячейки. Вставляемый адрес будет содержать название
этого листа.
В ячейке D5 для расчета квартальных начислений «Всего
начислено» формула имеет вид:
=‘Зарплата декабрь‘!F5+‘Зарплата ноябрь‘!F5+
+‘Зарплата октябрь‘!E5
Аналогично произведите квартальный расчет «Удержания»
и «К выдаче».
При выборе начислений за каждый месяц делайте ссылку
на соответствующую ячейку из таблицы соответствующего листа электронной книги.
При этом произойдет связывание информации соответствующих ячеек листов электронной
книги.
9.
В силу однородности
расчетных таблиц зарплаты по месяцам для расчета квартальных значений столбцов
«Удержание» и «К выдаче» достаточно скопировать формулу из ячейки D5 в
ячейки E5 и F5.
Для расчета квартального начисления заработной платы
для всех сотрудников скопируйте формулы в столбцах D,E и F.
10.
Для расчета промежуточных
итогов проведите сортировку по подразделениям, а внутри подразделений – по
фамилиям.
11.
Подведите промежуточные
итоги по подразделениям, используя формулу суммирования. Для этого выделите всю
таблицу и выполните команду ДанныеðИтоги.
Задайте параметры подсчета промежуточных итогов:
при каждом изменении в – Подразделение
операция – Сумма
добавить итоги по: Всего начислено, Удержания, К
выдаче.
Отметьте галочкой операции «Заменить текущие итоги» и
«Итоги под данными».
12.
Изучите полученную
структуру и формулы подведения промежуточных итогов, устанавливая курсор на
разные ячейки таблицы. Научитесь сворачивать и разворачивать структуру до
разных уровней (кнопками «+» и «-»).
Под структурированием понимается многоуровневая
группировка строк и столбцов таблицы и создание элементов управления, с помощью
которых легко можно скрывать и раскрывать эти группы.
13.
Исследовать графическое
отображение зависимостей ячеек друг от друга.
14.
Скопируйте содержимое
листа «Зарплата октябрь» на новый лист. Копии присвойте имя «Зависимости».
Откройте панель «Зависимости» (СервисðЗависимостиðПанель зависимостей). Изучите назначение инструментов панели, задерживая
на них указатель мыши.
Устанавливайте курсор на ячейку в каждом столбце и
вызывайте зависимости кнопками Влияющие ячейки и Зависимые ячейки панели
«Зависимости». Появятся стрелки, указывающие на зависимость ячейки от других
ячеек и ее влияние на другие ячейки.
15.
Сохраните файл с
произведенными изменениями.
: Практическое задание №18.
Подбор параметра.
Организация обратного расчета.
Цель занятия: Изучение технологии подбора параметра при обратных
расчетах.
Используя режим подбора параметра, определить, при
каком значении % Премии общая сумма заработной платы за октябрь будет равна
250000 р. (на основании файла «Зарплата» созданного в предыдущих практических
работах).
К исходным данным этой таблицы относятся значения
Оклада и % Премии, одинакового для всех сотрудников. Результатом вычислений
являются ячейки, содержащие формулы, при этом изменение исходных данных
приводит к изменению результатов расчетов. Использование операции «Подбор
параметра» в Microsoft EXCEL позволяет
производить обратный расчет, когда задается конкретное значение рассчитанного
параметра, и по этому значению подбирается некоторое удовлетворяющее заданным
условиям, значение исходного параметра расчета.
Порядок работы:
1.
Скопируйте содержимое
листа «Зарплата октябрь» на новый лист электронной книги (ПравкаðПереместитьðСкопировать лист). Не забудьте для копирования поставить галочку в
окошке Создавать копию. Присвойте скопированному листу имя «Подбор
параметра».
2.
Осуществить подбор
параметра командой СервисðПодбор
параметра.
В диалоговом окне Подбор параметра на первой строке в
качестве подбираемого параметра укажите адрес итоговой суммы зарплаты (ячейка G19), на
второй строке наберите заданное значение 250000, на третьей строке укажите
адрес подбираемого значения % Премии (ячейка D4), затем нажмите кнопку
ОК.
Произойдет обратный пересчет % Премии. Если сумма к
выдаче равна 250000 р., то % Премии должен быть 203%.
3.
Сохраните файл с
произведенными изменениями.
: Практическое задание №19.
Подбор параметра.
Организация обратного расчета.
Цель занятия: Изучение технологии подбора параметра при обратных
расчетах.
Используя режим подбора параметра, определить штатное
расписание фирмы.
Известно, что в штате фирмы состоит:
— 6 курьеров;
— 8 младших менеджеров;
— 10 менеджеров;
— 3 заведующих отделами;
— 1 главный бухгалтер;
— 1 программист;
— 1 системный аналитик;
— 1 генеральный директор фирмы.
Общий месячный фонд зарплаты составляет 100000 р.
Необходимо определить, какими должны быть оклады сотрудников фирмы.
Каждый оклад является линейной функцией от оклада
курьера, а именно: зарплата = Ai * x + Bi, где х – оклад курьера; Ai и
Bi – коэффициенты, показывающие:
Ai – во
сколько раз превышается значение х;
Bi – на
сколько превышается значение х.
Фирма производит несколько видов продукции из одного и
того же сырья – А, В и С. Реализация продукции А дает прибыль 10р., В – 15р. и
С – 20р. на единицу изделия.
Продукцию можно производить в любых количествах,
поскольку известно, что сбыт обеспечен, но ограничены запасы сырья. Необходимо
определить, какой продукции и сколько надо произвести, чтобы общая прибыль от
реализации была максимальной.
Порядок работы:
1.
Создайте таблицу штатного
расписания фирмы по приведенному образцу. Введите исходные данные в рабочий
лист электронной книги.
2.
Выделите отдельную ячейку D3 для
зарплаты курьера (переменная «х») и все расчеты задайте с учетом этого.
В ячейку D3 временно введите произвольное число.
3.
В столбце D
введите формулу для расчета заработной платы по каждой должности. Например, для
ячейки D6 =B6*$D$3+C6 (ячейка D3 задана в виде абсолютной адресации).
Скопируйте формулу из ячейки D6 вниз по столбцу автокопированием.
4.
В столбце F задайте формулу расчета заработной платы всех работающих в данной
должности. Например, для ячейки F6 формула расчета имеет вид =D6*E6.
далее скопируйте формулу из ячейки F6 вниз по столбцу автокопированием.
5.
В ячейке F14
автосуммированием вычислите суммарный фонд заработной платы фирмы.
6.
Произведите подбор зарплат
сотрудников фирмы для суммарной заработной платы, равной 100000 р. Для этого в
меню Сервис активизируйте команду Подбор параметра.
— в поле Установить в ячейке
появившегося окна введите ссылку на ячейку F14, содержащую формулу расчета фонда
заработной платы;
— в поле Значение наберите искомый
результат 100000;
— в поле Изменяя значение ячейки введите
ссылку на изменяемую ячейку D3, в которой находится значение зарплаты
курьера, и щелкните по кнопке ОК. произойдет обратный расчет зарплаты
сотрудников по заданному условию при фонде зарплаты, равном 100000 р.
7.
Присвойте рабочему листу
имя «Штатное расписание 1».
Анализ задач показывает, что с помощью Microsoft Excel
можно решать линейные уравнения. Практические задания №17,18 показывают, что
поиск значения параметра формулы – это не что иное, как численное решение
уравнений. Другими словами, используя возможности программы Microsoft Excel,
можно решать любые уравнения с одной переменной.
: Практическое задание №20.
Подбор параметра.
Организация обратного расчета.
Цель занятия: Изучение технологии подбора параметра при обратных
расчетах.
Используя режим подбора параметра и таблицу расчета штатного
расписания (Практическое задание №18), определить заработные платы сотрудников
фирмы для ряда заданных значений фонда заработной платы.
Порядок работы:
1.
Скопируйте содержимое
листа «Штатное расписание 1» на новый лист и присвойте копии листа имя «Штатное
расписание 2». Выберите коэффициенты уравнений для расчета согласно табл.1
(один из пяти вариантов расчетов).
2.
Методом подбора параметра
последовательно определите зарплаты сотрудников фирмы для различных значений
фонда заработной платы: 100000, 150000, 200000, 250000, 300000, 350000, 400000
р. Результаты подбора значений зарплат скопируйте в табл.2 в виде
специальной вставки.
Таблица 1.
|
Должность |
Вариант |
Вариант |
Вариант |
Вариант |
Вариант |
|||||
|
коэффициент А |
коэффициент В |
коэффициент А |
коэффициент В |
коэффициент А |
коэффициент В |
коэффициент А |
коэффициент В |
коэффициент А |
коэффициент В |
|
|
Курьер |
1 |
0 |
1 |
0 |
1 |
0 |
1 |
0 |
1 |
0 |
|
Младший менеджер |
1,2 |
500 |
1,3 |
0 |
1,3 |
700 |
1,4 |
0 |
1,45 |
500 |
|
Менеджер |
2,5 |
800 |
2,6 |
500 |
2,7 |
700 |
2,6 |
300 |
2,5 |
1000 |
|
Зав. отделом |
3 |
1500 |
3,1 |
1200 |
3,2 |
800 |
3,3 |
700 |
3,1 |
1000 |
|
Главный бухгалтер |
4 |
1000 |
4,1 |
1200 |
4,2 |
500 |
4,3 |
0 |
4,2 |
1200 |
|
Программист |
1,5 |
1200 |
1,6 |
800 |
1,7 |
500 |
1,6 |
100 |
1,5 |
1300 |
|
Системный |
3,5 |
0 |
3,6 |
500 |
3,7 |
800 |
3,6 |
1000 |
3,5 |
1500 |
|
Ген. директор |
5 |
2500 |
5,2 |
2000 |
5,3 |
1500 |
5,5 |
1000 |
5,4 |
3000 |
Таблица 2.
|
Фонд |
1000000 |
1500000 |
2000000 |
2500000 |
3000000 |
3500000 |
4000000 |
|
Должность |
Зарплата сотруд-ника |
Зарплата сотруд-ника |
Зарплата сотруд-ника |
Зарплата сотруд-ника |
Зарплата сотруд-ника |
Зарплата сотруд-ника |
Зарплата сотруд-ника |
|
Курьер |
? |
? |
? |
? |
? |
? |
? |
|
Младший менеджер |
? |
? |
? |
? |
? |
? |
? |
|
Менеджер |
? |
? |
? |
? |
? |
? |
? |
|
Зав. отделом |
? |
? |
? |
? |
? |
? |
? |
|
Главный бухгалтер |
? |
? |
? |
? |
? |
? |
? |
|
Программист |
? |
? |
? |
? |
? |
? |
? |
|
Системный |
? |
? |
? |
? |
? |
? |
? |
|
Ген. директор |
? |
? |
? |
? |
? |
? |
? |
Для копирования результатов расчетов в виде значений
необходимо выделить копируемые данные, произвести запись в буфер памяти (ПравкаðКопировать), установить курсор в соответствующую ячейку таблицы
ответов, задать режим специальной вставки (ПравкаðСпециальная вставка), отметив в качестве объекта вставки – значения (ПравкаðСпециальная вставкаðвставить — значения).
|
|
Специальная вставка информации в виде |
: Практическое задание №21.
Экономические расчеты в Microsoft Excel.
Цель занятия: Изучение технологии экономических расчетов в
табличном процессоре.
Оценка рентабельности рекламной кампании фирмы.
Порядок работы:
1.
Создайте таблицу рекламной
кампании по образцу. Введите исходные данные: Месяц, Расходы на рекламу А(0)
(р.), Сумма покрытия В(0) (р.), Рыночная процентная ставка (j)=13,7%.
Выделите для рыночной процентной ставки, являющейся
константой, отдельную ячейку – С3, и дайте этой ячейке имя «Ставка».
Присваивание имени ячейке или группе ячеек:
а)
Выделите ячейку (группу
ячеек или несмежный диапазон), которой необходимо присвоить имя.
б)
Щелкните на поле Имя,
которое расположено слева в строке формул.
в)
Введите имя ячеек.
г)
Нажмите клавишу [Enter].
Помните, что по умолчанию имена являются абсолютными
ссылками.
2.
Произведите расчеты во
всех столбцах таблицы.
Расходы на рекламу
осуществлялись в течение нескольких месяцев, поэтому выбираем динамический
инвестиционный учет. Это предполагает сведение всех будущих платежей и поступлений
путем дисконтирования на сумму рыночной процентной ставки к текущему значению.
Формулы для расчета:
А(n)=А(0)*(1+j/12)(1-n), в ячейке С6 наберите формулу:
=В6*(1+ставка/12)^(1-$А6)
Ячейка А6 в формуле имеет
комбинированную адресацию по столбцу и относительную по строке, и записывается
в виде $А6.
При расчете расходов на рекламу
нарастающим итогом надо учесть, что первый платеж равен значению текущей
стоимости расходов на рекламу, значит в ячейку D6 введем значение =С6,
но в ячейке D7 формула примет вид =D6+C7.
Далее формулу ячейки D7 скопируйте в ячейки D8:D17.
Обратите внимание, что в ячейках
нарастающего итога с мая по декабрь будет находиться одно и то же значение,
поскольку после мая месяца расходов на рекламу не было.
Выберем сумму покрытия в качестве
ключевого показателя целесообразности инвестиций в рекламу. Она определяет,
сколько приносит продажа единицы товара в копилку возврата инвестиций.
Для расчета текущей стоимости
покрытия скопируйте формулу из ячейки С6 в ячейку F6. В
ячейке F6 должна быть формула:
=Е6*(1+ставка/12)^(1-$А6)
Далее с помощью маркера
автозаполнения скопируйте формулу в ячейки F7:F17.
Сумма покрытия нарастающим
итогом рассчитывается аналогично расходам на рекламу нарастающим итогом,
поэтому в ячейку G6 поместим содержимое ячейки F6 (=F6), а в
G7 введем формулу:
=G6+F7
далее формулу из ячейки G7 скопируем в ячейки G8:G17. В
последних трех ячейках столбца будет представлено одно и то же значение, ведь
результаты рекламной кампании за последние три месяца на сбыте продукции уже не
сказывались.
Сравнив значения в столбцах D и G, уже
можно сделать вывод о рентабельности рекламной кампании, однако расчет денежных
потоков в течение года (колонка Н), вычисляемый как разница колонок G и
D, показывает, в каком месяце была пройдена точка
окупаемости инвестиций. В ячейке Н6 введите формулу =G6-D6, и
скопируйте ее на всю колонку.
Проведите условное
форматирование результатов расчета колонки Н: отрицательных чисел – синим
курсивом, положительных чисел – красным цветом шрифта. По результатам условного
форматирования видно, что точка окупаемости приходится на июль месяц.
3.
В ячейке Е19 произведите
расчет количества месяцев, в которых сумма покрытия имеется (используйте
функцию «Счет» (ВставкаðФункцияðСтатистические), указав в качестве диапазона «Значение 1» интервал
ячеек Е7:Е14). После расчета формула в ячейке Е19 будет иметь вид =СЧЕТ(Е7:Е14).
4.
В ячейке Е20 произведите
расчет количества месяцев, в которых сумма покрытия больше 100000 р.
(используйте функцию СЧЕТЕСЛИ, указав в качестве диапазона «Значение» интервал
ячеек Е7:Е14, )
Создание и выполнение
основных операций
с рабочей книгой
Microsoft Excel и
ее листами.
Печать книг и
ее элементов
Автор: учитель информатики Прутко Иван Владимирович
СОДЕРЖАНИЕ
ВВЕДЕНИЕ
СОЗДАНИЕ И ВЫПОЛНЕНИЕ ОСНОВНЫХ ОПЕРАЦИЙ С РАБОЧЕЙ КНИГОЙ MICROSOFT EXCEL
Основные элементы электронной таблицы
Особенности экранного интерфейса программы Microsoft Excel
Создание новой рабочей книги
Выполнение операций с книгами
РАБОТА С ЛИСТАМИ КНИГИ
Операции над листами рабочей книги
ПЕЧАТЬ КНИГ И ЕЕ ЭЛЕМЕНТОВ
Предварительный просмотр и печать таблицы Excel
Параметры печати
Печать рабочих листов книги Excel
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
ВВЕДЕНИЕ
Microsoft Excel (также иногда называется Microsoft Office Excel) – программа для работы с электронными таблицами, созданная корпорацией Microsoft для Microsoft Windows, Windows NT и Mac OS. Она предоставляет возможности проведения экономико-статистических расчетов, графические инструменты и, за исключением Excel 2008 под Mac OS X, язык макропрограммирования VBA (Visual Basic для приложений). Microsoft Excel входит в состав Microsoft Office и на сегодняшний день Excel является одним из наиболее популярных приложений в мире.
В 1982 году Microsoft выпустила на рынок первый электронный табличный процессор Multiplan, который был очень популярен на CP/M системах, но на MS-DOS системах он уступал Lotus 1-2-3. Первая версия Excel предназначалась для Mac и была выпущена в 1985 году, а первая версия для Windows была выпущена в ноябре 1987 года. Lotus не торопилась выпускать 1-2-3 под Windows, и Excel с 1988 года начала обходить по продажам 1-2-3, что в конечном итоге помогло Microsoft достичь позиций ведущего разработчика программного обеспечения. Microsoft укрепляла свое преимущество с выпуском каждой новой версии, что имело место примерно каждые два года. Текущая версия для платформы Windows – Excel 12, также известная как Microsoft Office Excel 2007. Текущая версия для платформы Mac OS X – Microsoft Excel 2008.
Microsoft также решила использовать буквы XL как сокращённое название программы: иконка Windows-программы состоит из стилизованного изображения этих двух букв, а расширение файлов по умолчанию в Excel – .xls. В сравнении с первыми табличными процессорами Excel представляет множество новых функций пользовательского интерфейса, но суть остается прежней: как и в программе-родоначальнике, VisiCalc, ячейки расставляются в строки и столбцы и могут содержать данные или формулы с относительными или абсолютными ссылками на другие клетки.
Excel был первым табличным процессором, позволявшим пользователю менять внешний вид таблицы (шрифты, символы и внешний вид ячеек). Он также первым представил метод умного пересчета ячеек, когда обновляются только те ячейки, которые зависят от изменённых ячеек (раньше табличные процессоры либо постоянно пересчитывали все ячейки или ждали команды пользователя).
Начиная с 1993 года, в состав Excel входит Visual Basic для приложений (VBA), язык программирования, основанный на Visual Basic, позволяющий автоматизировать задачи Excel.
Версии для Windows и Windows NT:
1988 год – Excel 2.0 для Windows.
1990 год – Excel 3.0.
1992 год – Excel 4.0.
1993 год – Excel 5.0 (Office 4.2 и 4.3, также есть 32-битная версия только для Windows NT).
1995 год – Excel 7 для Windows 95 (включён в пакет Microsoft Office 95).
1997 год – Excel 97 (включён в пакет Microsoft Office 97).
1999 год – Excel 2000 (9) — Microsoft Office 2000.
2001 год – Excel 2002 (10) — Microsoft Office XP.
2003 год – Excel 2003 (11) — Microsoft Office 2003.
2007 год – Excel 2007 (12) — Microsoft Office 2007.
Цели работы:
- показать порядок создания рабочей книги Microsoft Excel и работы с ее листами;
- печать книги и ее элементов.
СОЗДАНИЕ И ВЫПОЛНЕНИЕ ОСНОВНЫХ ОПЕРАЦИЙ НАД РАБОЧЕЙ КНИГОЙ MICROSOFT EXCEL
Основные элементы электронной таблицы
Файл, с которым работает Excel, называется книгой. Книга, как правило, состоит из нескольких рабочих листов, которые могут содержать таблицы, тексты, диаграммы, рисунки.
Книга является хорошим организационным средством. Например, можно в одной книге собрать все документы (рабочие листы), относящиеся к определенному проекту (задаче), или все документы, которые ведутся одним исполнителем. Основа рабочего листа (рис. 1) представляет собой сетку из строк и столбцов. Ячейка образуется пересечением строки и столбца. Выделенная мышью ячейка (ячейки) называется активной (на рис. 1 активная ячейка выделена рамкой).
Рисунок 1. Элементы таблицы
Строка в рабочем листе идентифицируется именем (цифрой), которое появляется на левой стороне рабочего листа. Столбец в рабочем листе также идентифицируется именем (буквами латинского алфавита), которое появляется вверху рабочего листа.
Ячейка – основной элемент таблицы. Каждая ячейка определяется своим местом (адресом) в таблице – индексом столбца (A, В, С, …) и номером строки (1, 2, 3, …), на пересечении которых она находится. Например, ячейка в столбце А в первой строке носит название Al, а ячейка в том же столбце, но во второй строке – А2. Каждая ячейка содержит один элемент информации, будь то цифровое значение, текст или формула.
Особенности экранного интерфейса программы Microsoft Excel
После запуска программы на экране появляется стандартное Windows-окно. В центре этого окна располагается Рабочий лист, состоящий из отдельных ячеек.
Между панелью инструментов и рабочим полем располагается дополнительная строка (рисунок 2), которая называется Строкой формул.
Рабочее поле Excel состоит из ячеек, дающих пространственную привязку информации к рабочему листу. В левом верхнем углу рабочего поля на пересечении номеров строк и столбцов располагается особая кнопка Выделить все (рисунок 2), позволяющая выделить сразу весь документ.
Рисунок 2. Строка формул и кнопка Выделить все
Над вертикальной линейкой и справа у горизонтальной линейки прокрутки имеются особые полосы разделения окна (рис. 3), перемещение которых делит экран рабочей таблицы на подокна. Это удобно использовать при работе с большими таблицами, у которых данные частично находятся за пределами экрана. В этом случае можно зафиксировать в верхнем подокне «шапку» таблицы, а в нижнем прокручивать данные таблицы. Для удобства работы в таком варианте можно зафиксировать это разделение окон из меню Окно командой Закрепить области.
Рисунок 3. Полосы разделения окна
Excel позволяет хранить целый набор документов в виде одной электронной книги. В этой книге каждый из документов размещается на своем рабочем листе, ярлычок которого располагается в нижней левой части экрана (рис. 4).
Рисунок 4. Ярлычки Рабочих листов
Здесь же расположены кнопки прокрутки ярлычков рабочих листов:
|
|
– переход к первому листу; |
|
|
– перемещение по книге назад; |
|
|
– перемещение по книге вперед; |
|
|
– переход к последнему листу. |
Создание новой рабочей книги
Создание новой рабочей книги возможно двумя способами.
Первый способ:
- Щелчком левой кнопки мыши развернуть меню Сервис, щёлкнуть левой кнопкой мыши по строке Параметры… и в появившемся окне щёлкнуть мышью по вкладке Общие (рис. 5). В окне Листов в новой книге установить требуемое количество листов в создаваемой книге и щёлкнуть по кнопке OK.
Рисунок 5. Установка требуемого количества листов в создаваемой книге
- На панели инструментов Стандартная щёлкнуть по кнопке Создать.
- Щелчком левой кнопки мыши развернуть меню Файл и щёлкнуть мышью по строке Сохранить как…. В появившемся окне щёлкнуть по стрелке окна Мои документы. В раскрывшемся меню щёлкнуть по строке с адресом вашего каталога, а затем в нижнем окне Имя файла вместо стандартного имени ввести имя файла создаваемой рабочей книги, после чего щёлкнуть по кнопке Сохранить. В последующем при работе с этим файлом такие действия не выполнять не нужно, если не требуется замена имени файла, достаточно периодически щёлкать по кнопке Сохранить на панели инструментов Стандартная.
- На панели инструментов Стандартная щёлкнуть мышью по кнопке Открыть. В появившемся окне щёлкнуть по стрелке окна Мои документы. В раскрывшемся меню щёлкнуть по строке с адресом каталога, а затем щёлкнуть по кнопке Открыть.
На рисунке 6 показан порядок создания рабочей книги Excel.
Рисунок 6. Порядок создания рабочей книги Excel
Второй способ:
Переименовать стандартную рабочую книгу, которая открывается автоматически при загрузке программы MS Excel, и сохранить её в нужном каталоге. Для этого необходимо выполнить пункт 3 предыдущего способа. При применении этого способа потребуется добавление новых листов в книгу, так как стандартная книга содержит три листа.
Выполнение операций с книгами
Расположение рабочих книг. Если необходимо видеть на экране сразу все открытые книги, то с помощью команды Excel Окно/Расположить (рис. 7) можно расположить открытые рабочие книги на экране четырьмя способами (рис. 8).
Рисунок 5. Расположение рабочих книг
- рядом – рабочие книги открываются в маленьких окнах, на которые делится весь экран «плиточным» способом;
- сверху вниз – открытые рабочие книги отображаются в окнах, имеющих вид горизонтальных полос,
- слева направо – открытые рабочие книги отображаются в окнах, имеющих вид вертикальных полос;
- каскадом – рабочие книги (каждая в своем окне) «выкладываются» на экране слоями.
Рисунок 7. Способы расположения рабочих книг
На рисунке 8 представлено окно Excel, в котором книги расположены рядом.
Рисунок 8. Расположенные рядом рабочие книги
Переходы между рабочими книгами. Независимо от того, расположены ли на экране все открытые рабочие книги или они просто «уложены» друг на друга в порядке открытия, можно переходить от одной книги к другой. В Excel предусмотрено несколько быстрых способов перехода к нужной книге. Для этого можно использовать мышь, клавиши экстренного доступа или меню Excel Окно. Вот эти способы:
- щелкнуть на видимой части окна рабочей книги;
- нажать клавиши <Ctrl+F6> для перехода из окна одной книги в окно другой.
- открыть меню Excel Окно. В нижней его части содержится список открытых рабочих книг. Для перехода в нужную книгу необходимо щелкнуть по имени (рис. 9).
Рисунок 9. Переход из одной книги в другую
Копирование данных из одной рабочей книги в другую. С помощью команды Excel Копировать можно копировать данные из одной рабочей книги в другую.
Чтобы скопировать данные из одной рабочей книги в другую, необходимо открыть обе рабочие книги. Выделить данные в первой книге и щелкнуть на кнопке Копировать панели инструментов Стандартная переключиться в другую книгу, перейти в нужный рабочий лист и выделить ячейку, в которую предполагается вставить данные. Щелкнуть на кнопке Вставить панели инструментов Стандартная. Excel скопирует данные во вторую рабочую книгу.
Перенос данных между рабочими книгами. Эта процедура аналогична копированию данных. Отличие заключается в использовании другой кнопки. Здесь необходимо выделить данные в первой рабочей книге и щелкнуть на кнопке Вырезать панели инструментов Стандартная, чтобы извлечь данные. Перейдя в другую рабочую книгу, выделить нужную ячейку и щелкните на кнопке Вставить панели инструментов Стандартная. В результате Excel удалит данные из первой рабочей книги и вставит их во вторую.
Существует быстрый способ переноса данных рабочего листа (листов) между рабочими книгами. Он состоит в использовании метода «перетащить и опустить». Сначала нужно открыть книги, задействованные в операции переноса данных. Выбрать из меню Excel команду Окно/Расположить. В открывшемся диалоговом окне Расположение окон выбрать вариант рядом и щелкните на кнопке ОК. При этом необходимо видеть хотя бы небольшую часть окна каждой рабочей книги. Выделить ярлычок листа (листов), который нужно скопировать. Поместить указатель мыши поверх выделенного ярлычка листа, щелкнуть и, не отпуская кнопку мыши, перетащить ярлычок в окно другой рабочей книги. Когда кнопка мыши будет отпущена, лист будет «прописан» в новой (для него) рабочей книге.
Создание связей между рабочими листами и рабочими книгами. Excel позволяет использовать в таблице данные с других листов и из других таблиц.
Связывание – это процесс динамического обновления данных в рабочем листе на основании данных другого источника (рабочего листа или рабочей книги). Связанные данные отражают любые изменения, вносимые в исходные данные.
Связывание выполняется посредством специальных формул, которые содержат так называемые внешние ссылки. Внешняя ссылка может ссылаться на ячейку из другого рабочего листа той же рабочей книги или на ячейку любого другого рабочего листа любой другой рабочей книги. Например, связи между двумя листами достигается за счёт введения в один лист формулы связи со ссылкой на ячейку в другом листе.
Excel позволяет создавать связи с другими рабочими листами и другими рабочими книгами трех типов:
- ссылка на другой рабочий лист в формуле связывания с использованием ссылки на лист;
- ссылка на несколько рабочих листов в формуле связывания с использованием трехмерной ссылки;
- ссылка на другую рабочую книгу в формуле связывания. Формула связывания вводится в ячейку, в которой нужно получить результат.
Использование в формуле связывания ссылки на другой рабочий лист. При работе с большим количеством данных и создании многочисленных рабочих листов для хранения этих данных возникают ситуации, когда формула на одном рабочем листе использует данные из другого рабочего листа. Такие формулы весьма полезны, поскольку избавляют от необходимости хранить избыточные данные на многих рабочих листах.
Рабочая книга, содержащая формулу связывания, называется зависимой рабочей книгой, а рабочая книга, содержащая связываемые данные – исходной рабочей книгой.
Чтобы сослаться на ячейку в другом рабочем листе необходимо поставить восклицательный знак между именем листа и именем ячейки. Синтаксис для этого типа формул выглядит следующим образом: =ЛИСТ!Ячейка. Если лист имеет имя, то вместо обозначения лист следует использовать имя этого листа. Например, Отчет!B5.
Если имя содержит пробелы (например, Бюджет 99), то при создании ссылок на другие листы это имя необходимо заключать в одинарные кавычки.
Связывание нескольких рабочих листов. Часто встречаются ситуации, когда формула должна ссылаться на диапазон ячеек, включающий два или даже больше листов в рабочей книге. Обычно это происходит, когда создаются идентичные рабочие листы для распределения бюджета за разные периоды времени, для сведений о работе различных бригад или для сведений о продажах в различных регионах. У пользователя также могут быть разные рабочие листы, но их итоговые значения специально содержатся в ячейках с идентичными адресами. И все эти итоговые значения можно затем свести воедино для получения общего итога в одной формуле, содержащей ссылку на все эти листы и адреса ячеек.
В таких случаях Excel ссылается на диапазоны ячеек с помощью трехмерных ссылок. Трехмерная ссылка устанавливается путем включения диапазона листов (с указанием начального и конечного листа) и соответствующего диапазона ячеек. Например, формула, использующая трехмерную ссылку, которая включает листы от Лист1 до Лист5 и ячейки А4:А8, может иметь следующий вид: =SUM(ЛИСТ1:ЛИСТ5!А4:А8).
Трехмерные ссылки можно включить в формулу и другим способом. Для этого достаточно щелкнуть на рабочем листе, который нужно включить в формулу. Но сначала следует ввести формулу в ячейке, где необходимо получить результат. Когда дойдет очередь до использования трехмерной ссылки, необходимо щелкните на ярлычке первого листа, подлежащего включению в ссылку, затем нажать (и не отпускать) клавишу и щелкнуть на ярлычке последнего листа, подлежащего включению в ссылку. После этого выделить нужные ячейки. Завершив построение формулы, нужно нажать клавишу .
Связывание рабочих книг. Рабочая книга, содержащая формулу связывания, называется зависимой рабочей книгой, а рабочая книга, содержащая связываемые данные – исходной рабочей книгой.
Связь между двумя файлами достигается за счет введения в один файл формулы связи со ссылкой на ячейку в другом файле, файл, который получает данные из другого, называется файлом назначения, а файл, который предоставляет данные – файлом-источником.
Как только связь устанавливается. Excel копирует величину из ячейки в файле-источнике в ячейку файла назначения. Величина в ячейке назначения автоматически обновляется.
При ссылке на ячейку, содержащуюся в другой рабочей книге, используется следующий синтаксис: [Книга]Лист!Ячейка. Вводя формулу связывания для ссылки на ссылку из другой рабочей книги, необходимо использовать имя этой книги, заключенное в квадратные скобки, за которыми без пробелов должно следовать имя рабочего листа, затем восклицательный знак (!), а после него – адрес ячейки (ячеек). Например ‘C:Petrov[Журнал1.хls]Литература’!L3.
Обновление связей. Работая с несколькими рабочими книгами и формулам связывания, необходимо знать, как эти связи обновляются. Будут ли результаты формул обновляться автоматически, если изменить данные в ячейках, на которые есть ссылки в только в том случае, если открыты обе рабочие книги.
Если данные в исходной рабочей книге изменяются в тот момент, когда зависимая книга (которая содержит формулу связывания) закрыта, то связанные данные не обновляются немедленно. Открывая зависимую рабочую книгу следующий раз, Excel запросит подтверждение на обновление данных. Чтобы обновить все связанные данные в рабочей книге, следует выбрать ответ Да. Если имеются связи, которые обновляются вручную, или же пользователь сам хочет обновить связи, необходимо выбрать ответ Нет.
РАБОТА С ЛИСТАМИ КНИГИ
Операции над листами рабочей книги
Выделение рабочих листов. В Excel рабочие листы можно выделить двумя способами:
- Ctrl + последовательные щелчки по ярлычкам позволяют выделить несколько несмежных рабочих листов, для снятия выделения необходимо еще раз щелкнуть левой кнопкой мыши по ярлычку рабочего листа при нажатой клавише Ctrl;
- Shift + щелчок на начальном и конечном ярлычке. Эта команда позволяет выделить диапазон листов. Снятие выделения производится аналогично предыдущему способу, только в данном случае должна быть нажата клавиша Shift.
Приведенные выше способы можно комбинировать между собой. На рисунке 10 показан пример выделенных смежных и несмежных листов.
Рисунок 10. Пример выделенных листов
Кроме того, можно также выделить все листы рабочей книги, для этого следует нажать правой кнопкой мыши на любом из ярлычков и в появившемся меню выбрать команду Выделить все листы.
Добавление новых листов в рабочую книгу. Когда открывается новая рабочую книгу в Excel, в ней уже содержится несколько рабочих листов. По умолчанию установлено три рабочих листа, но это значение можно изменить. Добавить новые листы в рабочую книгу можно двумя способами.
Первый способ: в меню Вставка выбрать пункт Лист либо нажать комбинацию клавиш .
Второй способ: щелкнуть правой кнопкой мыши по ярлыку листа, при этом раскроется контекстно-зависимое меню (рис. 11). В этом меню необходимо выбрать пункт Добавить… При этом откроется окно, представленное на рисунке 12. В этом окне можно выбрать для добавления как чистый лист, так и шаблон. Шаблоны располагаются на вкладке Решения.
Рисунок 11. Добавление нового листа
Рисунок 12. Окно добавления нового листа
Для того чтобы сразу после вставки нового листа добавить в рабочую книгу еще ряд дополнительных листов, следует нажать несколько раз комбинацию клавиш – это клавиатурный эквивалент команды Правка/Повторить вставку рабочего листа. При каждом нажатии указанной клавиши в рабочую книгу будет добавляться один лист.
Перемещение между листами книги. В любой момент времени в рабочей книге активным может быть только один рабочий лист. Активизировать другой рабочий лист можно как с помощью мыши, так и с помощью клавиатуры, ниже приводятся варианты активизации рабочего листа различными способами:
- щелкнуть левой кнопкой мыши по ярлычку нужного листа;
- использовать одну из комбинаций клавиш: – активизируется предыдущий лист, если он существует; – активизируется следующий лист, если он существует.
Если в рабочей книге имеется несколько листов, не все их ярлычки могут быть видимы. Для просмотра других ярлычков листов следует воспользоваться кнопками прокрутки.
Чтобы отобразить на экране большее или меньшее количество ярлычков, нужно перетащить разделитель ярлычков в соответствующем направлении.
Перейти на тот или иной рабочий лист можно также следующим способом: щелкнуть правой кнопкой мыши на одной из кнопок прокрутки, при этом откроется список всех листов рабочей книги, в этом списке можно выбрать нужный лист (рис. 13).
Рисунок 13. Активизация нужно листа из списка
Удаление рабочего листа. Удалить рабочий лист из книги можно двумя способами:
- выполнить команду Правка/Удалить лист;
- щелкнуть правой кнопкой мыши на ярлычке листа и выбрать команду Удалить из контекстного меню.
Чтобы удалить из рабочей книги несколько листов с помощью одной команды, нужно их предварительно выделить, затем удалить листы с помощью одного из описанных выше методов. Следует отметить, что операция удаления листа из рабочей книги необратима.
Переименование листов. По умолчанию рабочие листы называются Лист1, Лист2 и так далее. Чтобы изменить имя листа, необходимо воспользоваться одним из следующих методов:
- воспользоваться командой Формат/Лист/Переименовать;
- дважды щелкнуть левой кнопкой мыши на ярлычке листа;
- щелкнуть правой кнопкой мыши на ярлычке листа и выбрать из контекстного меню команду Переименовать.
После выполнения любого из перечисленных действий Excel выделит ярлычок листа, так что можно будет отредактировать имя листа или заменить его другим.
Имя листа может состоять максимум из 31 символа, причем пробелы не допускаются. В имени листа нельзя использовать следующие символы:
: – двоеточие;
/ – косую черту;
– обратную косую черту;
? – знак вопроса;
* – звездочку.
Хотя Excel позволяет использовать квадратные скобки в именах рабочих листов, лучше их не применять, так как могут возникнуть проблемы в формулах, использующих внешние связи.
Перемещение и копирование листов. Переместить листы в пределах одной книги или из одной книги в другую можно тремя способами:
- щелкнуть на ярлычке листа левой кнопкой мыши и перетащить его в нужное место;
- выбрать команду Правка/Переместить/скопировать лист;
- щелкнуть правой кнопкой мыши по любому из ярлычков и выбрать команду Переместить/скопировать.
При использовании двух последних способов откроется диалоговое окно Переместить или скопировать (см. рис. 14).
Рисунок 14. Диалоговое окно перемещения и копирования рабочих листов.
В этом диалоговом окне в выпадающем списке в книгу: следует выбрать название нужной рабочей книги, а в поле перед листом: должно быть выделено название листа, перед которым будет следовать перемещаемый лист.
Рабочий лист можно также не перемещать, а скопировать, для этого необходимо установить галку Создавать копию.
Если перемещаемый рабочий лист имеет название, совпадающее с названием уже существующего листа в рабочей книге, Excel изменит имя так, чтобы сделать его уникальным. Например, имя Лист1 превратится в Лист1(2).
Чтобы переместить или скопировать несколько листов одновременно, их необходимо предварительно выделить.
При копировании листа в другую рабочую книгу копируются также все имена диапазонов и пользовательские форматы, имеющиеся на этом листе.
Скрывание рабочего листа. Для того чтобы скрыть рабочий лист необходимо выбрать команду Формат/Лист/Скрыть. Активный лист (или выделенные листы) скроются из вида. В каждой рабочей книге должен быть хотя бы один видимый лист, поэтому Excel не позволит скрыть все листы рабочей книги.
Для отображения скрытого листа нужно выбрать команду Формат/Лист/Отобразить. Excel откроет диалоговое окно (см. рис. 15) со списком скрытых листов. В этом окне следует выбрать лист, который нужно отобразить, и щелкнуть на кнопке ОК. В этом диалоговом окне нельзя одновременно выбрать несколько листов, поэтому для каждого листа, который необходимо отобразить, придется повторить указанную команду.
Рисунок 15. Отображение скрытых листов
Изменение масштаба отображения рабочих листов. Excel позволяет изменять масштаб отображения рабочих листов. Обычно стандартным является масштаб 100%. В Excel можно изменять «процент увеличения» от 10 (очень мелкий) до 400 (очень крупный). Использование малого процента увеличения (уменьшение масштаба) позволяет увидеть большую площадь рабочего листа. Это дает возможность оценить компоновку листа в целом. Увеличение же наоборот позволяет видеть мелкие детали текста.
Самый простой способ изменения коэффициента масштабирования активного рабочего листа заключается в использовании инструмента Масштаб (см. рис. 16), который находится в панели инструментов Стандартная. Для изменения масштаба необходимо щелкнуть на кнопке раскрытия списка и выберать нужное значение увеличения. Вид экрана сразу же изменится. Можно также ввести значение увеличения непосредственно в поле инструмента Масштаб. При выборе опции По выделению масштаб рабочего листа изменится так, чтобы отобразить на экране только выделенные ячейки.
Рисунок 16. Изменение масштаба отображения рабочих листов
Увеличение влияет только на активный рабочий лист, поэтому для разных листов выбирать различные коэффициенты масштабирования.
Для более точного выбора коэффициента масштабирования следует воспользоваться командой Вид/Масштаб. Эта команда открывает диалоговое окно Масштаб (см. рис. 17).
Здесь можно выбрать один из переключателей или непосредственно ввести значение из интервала от 10 до 400% в поле ввода, которое находится напротив переключателя произвольный.
Коэффициент масштабирования влияет только на то, как рабочая таблица выглядит на экране. А на ее вид при распечатке он не оказывает никакого влияния.
Рисунок 17. Окно выбора коэффициента масштабирования
Перемещение по таблице. Самый простой способ переместиться в нужную ячейку – щелкнуть по ней левой кнопкой мыши или использовать курсорные клавиши. В Excel существуют и другие способы перемещения по таблице, облегчающие работу по вводу данных:
- клавиша приводит к перемещению в следующую (справа) ячейку в строке, а – в предыдущую. Нажатие клавиши приводит к перемещению на ячейку вниз, а – вверх;
- нажатие несколько раз клавиши и затем клавиши приводит к тому, что курсор переместится под ту ячейку, в которой производилось первичное нажатие клавиши . Это удобно в тех случаях, когда таблица заполняется построчно;
- нажатие сочетаний клавиш приводит к перемещению курсора к ближайшей ячейке, где имеются какие-то данные. Если же таких ячеек на пути не встречается, курсор перемещается к одному из краёв таблицы;
- если выделен диапазон ячеек, одна из них все равно остается невыделенной. При этом нажатие клавиш , [+Shift] приведет к циклическому перемещению активной ячейки. В процессе этого можно вводить данные, выделение не снимется. Если в процессе перемещения активной ячейки нажать (не выходя из режима редактирования), значение из этой ячейки скопируется во все ячейки выделенного диапазона;
- нажатие клавиш / приводит к перемещению на страницу вниз / вверх.
Выделение ячеек, диапазонов ячеек, столбцов и строк. Чтобы выделить одну ячейку необходимо щелкнуть на ней левой кнопкой мыши.
Для того чтобы выделить связный диапазон ячеек, нужно навести курсор мыши на ячейку, которая будет началом/концом выделенного диапазона, нажать левую кнопку мыши, и, не отпуская ее, двигать мышь до той ячейки, которая будет концом/началом выделенного диапазона, после этого отпустить левую кнопку мыши.
Если нужно выделить два и более несвязных диапазона/ячейки, необходимо выделите сначала первый/первую, затем нажать клавишу , и не отпуская ее, выделить остальные диапазоны/ячейки. Они добавятся в выделение.
Для выделения всей таблицы следует воспользоваться сочетанием клавиш , также всю таблицу можно выделить, щелкнув левой кнопкой мыши на пересечении столбцов и строк.
Чтобы выделить всю строку или весь столбец, необходимо щелкнуть на заголовке строки или столбца.
Чтобы выделить диапазон столбцов или строк, следует навести курсор мыши на начало диапазона, нажать левую кнопку, и, не отпуская ее, передвигать курсор.
Для одновременного выделения несвязных ячеек, строк и/или столбцов необходимо перед началом процесса выделения нажать клавишу и не отпускать ее, однако убрать из выделения ошибочно выбранные элементы нельзя.
Сочетание клавиш выделяется диапазон, началом которого будет активная в момент нажатия клавиш управления курсором ячейка, а концом ячейка с координатами, зависящими от того, сколько раз и какие нажимались клавиши управления курсором.
Изменение ширины столбцов и высоты строк. Для изменения ширины столбца или высоты строки необходимо навести курсор мыши на границу между столбцами или строками, курсор изменит свою форму, затем следует нажать левую кнопку мыши и, не отпуская ее, переместить курсор. При этом появится всплывающая подсказка, в которой будет отображаться числовое значение ширины (высоты). Первое число означает, сколько символов шрифта текущего размера поместится в этой ячейке. При изменении ширины столбцов число в скобках показывает ширину в пикселях, а при изменении высоты строк – текст какого размера (шрифта) поместится в эту ячейку, число в скобках показывает высоту в пикселях.
Если выделить несколько столбцов (строк), затем изменить ширину (высоту) одной из них, все выделенные столбцы (строки) станут такой же ширины (высоты).
Если выполнить двойной щелчок левой кнопкой мыши на правой границе столбца (нижней границе строки), то ширина столбца (высота строки) подгонится под содержимое (под самый «длинный» («высокий») элемент). Аналогично, если выделены несколько столбцов (строк), то двойной щелчок на правой (нижней) границе любого из них подгонит все выделенные столбцы (строки) под содержимое.
Если щелкнуть правой кнопкой на заголовке столбцы (строки), в контекстном меню появятся команды «Ширина столбца…» («Высота строки»). После выбора одной из них откроется окно «Ширина столбца» («Высота строки»), в котором можно ввести числовое значение ширины (высоты) в количестве символов (размере шрифта) (см. рис. 18).
Рисунок 18. Изменение ширины столбца и высоты строки
ПЕЧАТЬ КНИГ И ЕЕ ЭЛЕМЕНТОВ
Предварительный просмотр и печать таблицы Excel
После окончания оформления книги ее можно распечатать. Однако перед печатью макет книги следует просмотреть и при необходимости установить требуемые параметры печати.
Для предварительного просмотра необходимо воспользоваться командой Файл/Предварительный просмотр или нажать кнопку Предварительный просмотр на панели инструментов Стандартная.
Макет рабочей книги будет показан в окне предварительного просмотра. Документ можно просмотреть, используя линейки прокрутки и панель инструментов предварительного просмотра (см. рис. 19).
Рисунок 19. Панель инструментов предварительного просмотра
Панель инструментов имеет следующие кнопки:
- кнопки Далее и Назад предназначены для просмотра следующих и предыдущих страниц книги;
- кнопка Печать служит для печати книги;
- кнопка Страница предназначена для перехода в диалоговое окно Параметры страницы;
- если нажать на кнопку Поля, на странице появятся пунктирные линии, обозначающие границы полей и колонтитулов, а также маркеры ширины столбцов, для изменения размера поля с помощью мыши следует перетащить маркер левого поля (размер поля можно увидеть в строке состояния в нижней части экрана);
- Кнопка Разметка страницы служит для перехода в режим разметки, в этом режиме можно изменить границы с помощью мыши;
- Кнопка Закрыть предназначена для выхода из режима просмотра.
Параметры печати
Перед выводом на печать для созданной таблицы можно задать дополнительные установки. Эти установки задаются в диалоговом окне команды Параметры страницы из меню Файл (см. рис. 20).
Рисунок 20. Диалоговое окно Параметры страницы
В таблице 1 приведены опции настройки опции настройки страницы.
Таблица 1. Опции настройки страницы
|
Опции |
Закладка |
Назначение |
|
Ориентация |
Страница |
Ориентация представлена двумя вариантами: |
|
Масштаб |
Страница |
Подбор масштаба таблицы при выводе на печать. Опция Разместить не более чем на используется для сжатия таблицы так, чтобы она уместилась на установленном количестве страниц |
|
Размер бумаги |
Страница |
Выбор различных размеров бумаги |
|
Границы |
Поля |
Определение верхних, нижних, левых и правых границ. Установки для области верхнего или нижнего колонтитула от края страницы |
|
Центрировать |
Поля |
Область печати может быть центрирована горизонтально или вертикально на странице |
|
Создать верхний/нижний колонтитул |
Колонтитулы |
Определение верхнего и нижнего колонтитула в книге |
|
Сквозные строки, Сквозные столбцы |
Лист |
Выбор строк и столбцов, которые будут использоваться как фиксированные заголовки на каждом печатающемся листе. Функция у таких заголовков такая же, как и у заголовков, созданных с помощью команды Закрепить области |
|
Сетка |
Лист |
Включение и отключение печати линий сетки, по умолчанию — значение опции Включено |
|
Черно-белая |
Лист |
Подавление цвета при печати |
|
Заголовки строк и столбцов |
Лист |
Включение и отключение вывода на печать заголовков строк и столбцов, обозначенных буквами и цифрами |
Печать рабочих листов книги Excel
Для печати данных в таблице следует нажать кнопку Печать, которая находится на панели инструментов Стандартная. Для задания установок печати нужно воспользоваться командой Файл/Печать, при этом появится окно диалог Печать (см. рис. 21).
Рисунок 21. Диалоговое окно Печать
Окно диалога Печать может использоваться для определения нескольких копий или выбора страниц, листов или областей рабочей книги, которые будут отпечатаны.
Excel позволяет распечатать не весь лист, а лишь некоторую область, так называемую область печати. Как только область печати для рабочего листа установлена, Excel по умолчанию будет печатать только ее для всех рабочих листов.
Для каждого листа можно задать свою собственную область печати, для этого необходимо сделать следующее:
- Выделить область рабочего листа, которая будет определена как область печати.
- Выбрать команду Область печати в меню Файл.
- Выбрать Задать. Ограничительная линия появится вокруг выделенной области.
Для очистки предварительно определенной области печати нужно выбрать команду Область печати в меню Файл, затем Убрать.
Параметры печати многостраничной таблицы устанавливаются в диалоговом окне при выборе закладки Лист команды Параметры страницы из меню Файл (см. рис. 22).
Рисунок 22. Закладка Лист команды Параметры страницы
При многостраничной печати в полях Сквозные строки и Сквозные столбцы задаются адреса строк/столбцов, содержащих заголовки таблицы.
Последовательность вывода страниц для многостраничных таблиц задается установкой переключателей и показана стрелкой внизу экрана.
Подготовка данных к печати. Для подготовки данных к печати необходимо выполнить следующие действия:
- Открыть файл и перейти на нужный лист.
- В меню Файл выбрать команду Параметры страницы и перейти на закладку Поля.
- Установить нужные параметры полей.
Размещение таблицы на заданном числе страниц. Чтобы разместить распечатываемые данные на одной странице, необходимо уменьшить их масштаб, для этого следует выполнить следующие действия:
- Перейти на нужный рабочий лист.
- Убедиться, что данная таблица занимает в ширину не более одной страницы.
- В окне просмотра нажать на кнопку Страница для перехода в диалоговое окно Параметры страницы.
- Выбрать закладку Страница.
- Выбрать ориентацию страницы.
- Установить переключатель Разместить не более чем на и ввести нужную цифру в поле стр. в ширину.
- Нажать на кнопку Просмотр для того, чтобы убедиться, что данные при печати умещаются на одной странице.
Разделение документа на страницы. Для больших таблиц Excel автоматически производит разбивку на страницы, однако иногда необходимо задать разделение на страницы принудительно, для этого следует выполнить следующие действия:
- Выделить строку, с которой необходимо начать новую страницу.
- В меню Вставка выбрать команду Разрыв страницы.
Excel вставит конец страницы (широкую пунктирную линию) над выделенной строкой.
Задание заголовков для печати. Если требуется, чтобы названия столбцов в первой строке рабочего листа печатались на каждой странице в качестве заголовков, то необходимо выполнить следующие действия:
- В диалоговом окне Параметры страницы выбрать закладку Лист.
- Выбрать поле Сквозные строки (в поле должен мигать текстовый курсор).
- На рабочем листе выделить с помощью мыши первую строку. При необходимости переместить окно диалога Параметры страницы так, чтобы оно не мешало выделять нужные строки и столбцы.
- Нажать на кнопку Просмотр, чтобы войти в режим просмотра перед печатью.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
В данной работе были рассмотрены основы работы с книгами Excel, ее листами, коротко изложена история развития табличного процессора Excel, показаны его основные возможности при работе с книгами и листами.
В данной работе было рассмотрено следующее:
- основные элементы электронной таблицы и особенности экранного интерфейса Microsoft Excel;
- способы создания новой рабочей книги;
- выполнение операций с книгами;
- операции над листами рабочей книги;
- печать книг и ее элементов.
К работе прикладывается презентация, наглядно демонстрирующая особенности работы с книгами Excel и ее листами.
СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ
- Е.В. Михеева. Информационные технологии в профессиональной деятельности. Москва изд.центр «Академия». 2006 год.5-е издание.
- Э.В. Фуфаев. Пакеты прикладных программ. Уч. пособие для НПО – Москва. Изд. центр «Академия», 2-е издание, 2006 год.
- Е.В. Михеева. Информатика: Учебник для СПО – Москва. Изд. центр «Академия», 2007 год.