Рабочая книга excel это кратко

Вид и основные понятия Рабочая книга и рабочий лист.

Рабочий лист—
это собственно электронная таблица,
основной тип документа, используемый
в Excel для хранения и манипулирования
данными. Он состоит из ячеек, организованных
в столбцы и строки, и всегда является
частью рабочей книги.

Рабочие книги—
это файлы MS Excel, которые могут содержать
один или несколько рабочих листов. Такие
файлы имеют расширение .xls.

Если вы посмотрите
на изображенное окно Excel,
то вы заметите,
что оно содержит множество различных
элементов. Некоторые из них присущи
всем программам в среде Windows, остальные
есть только в окне Excel.

Обратите внимание:
рабочая область главного окна Excel занята
окном рабочей книги, состоящей из рабочих
листов. Щелкнув мышью на любой ячейке
рабочего листа — вы сделаете ее текущей
(она пометится рамкой).

В окне Excel, как и в
других программах Windows, под заголовком
окна находится строка меню. Она содержит
главное меню Excel.
Посредством команд из этого меню можно
выполнить все возможные действия над
рабочими книгами и данными в таблицах.

Основные правила

После запуска
Excel на экране появляется рабочая книга
Книга1, содержащая 16 рабочих листов.
Каждый лист представляет собой таблицу,
состоящую из строк и столбцов.

На основном экране
расположены следующие объекты:

• строка основного
  меню,

• две панели
  инструментов Стандартная и Форматирование,

• строка формул,

• поле имени,

• строка состояния,

• полосы прокрутки.

Для отказа от
выбора опции ниспадающего меню после
его появления на экране нажмите клавишу
Esc
и вы попадете в меню предыдущего уровня.

Для получения
справочной информации нажмите на меню
Справка из основного меню. Появится
меню, в котором выберите команду Вызов
справки.
Также, окно диалога многих команд
содержит кнопку Справка,
при нажатии которой Excel обеспечит вас
информацией о том, как пользоваться
этим окном диалога.

После завершения
текущего сеанса работы в Excel выполните
команду Файл
| Выход.

Ячейка

Ячейка— это
основной элемент электронной таблицы
только в ней может содержаться какая-либо
информация (текст, значения, формулы )

Блоки ячеек

Для работы с
несколькими ячейками сразу необходимо
выделить блок
ячеек.
Это выполняется следующим образом:
Щелкнув на ячейке и удерживая кнопку
мыши, протяните по листу указателем.
При этом будет произведено выделение
смежных ячеек. Блок описывается двумя
адресами, разделенными знаком двоеточия
— адресом верхней-левой и нижней-правой
ячеек. (На рисунке, например, выделен
блок: A2:D4).

Окна Excel

Команда Новое
Окно (меню
Окно)
создает дополнительное окно для активной
рабочей книги, так что Вы можете
просматривать различные части рабочей
книги одновременно.

Можно открыть
более, чем одно новое окно для данного
листа или рабочей книги; их максимальное
количество ограничено только объемом
доступной памяти.

Ввод
и редактирование данных

Для ввода информации
в заданную ячейку нужно установить на
нее курсор или нажать мышью на этой
ячейке. После этого можно начинать
вводить данные. С вводом первого символа
вы переходите в режим ввода, при этом в
строке состояния отображается слово
Ввод.

Если информация
уже введена в ячейку и нужно лишь добавить
или скорректировать ранее введенные
данные, дважды нажмите мышью на нужной
ячейке или нажмите клавишу F2, когда
требуемая ячейка выделена. При этом вы
переходите в режим ввода и можете внести
необходимые изменения в данные, которые
находятся в этой ячейке.

Строка
ввода. Полоса под панелями инструментов
Microsoft Excel, используется для ввода или
редактирования значений или формул в
ячейках или диаграммах. Здесь выводится
постоянное значение или формула активной
ячейки. Для ввода данных выделите ячейку,
введите данные и щелкните по кнопке с
зеленой “галочкой” или нажмите ENTER.
Данные появляются в строке формул по
мере их набора.

Поле именинаходится
в левом конце строки ввода. Используйте
поле имени для задания имен активной
ячейке или выделенному блоку. Для этого
щелкните на поле имени, введите туда
имя и нажмите ENTER. Такие имена можно
использовать при написании формул или
при построении диаграмм. Также поле
имени можно использовать для перехода
к поименованной ячейке или блоку. Для
этого откройте список и выберите из
него нужное имя.

Копирование
данных осуществляется стандартным для
среды Windows способом:

• Выделите
  часть ячейки или несколько ячеек.

• Скопируйте
  выделенный диапазон в буфер обмена.
  После этого вы можете восстанавливать
  содержимое выделенного блока в любом
  приложении Windows.

• Для
  вставки скопированной информации
  установите курсор в нужное место и
  вставьте из буфера.

• При вводе данных
  вам почти наверняка придется столкнуться
  с проблемой вставки пустой строки или
  пустого столбца в таблицу. В Excel эта
  проблема решается следующим образом:

• Нажмите
  мышью на заголовке столбца, перед
  которым вы собираетесь вставить пустой
  столбец, в результате чего он будет
  выделен цветом.

• Нажмите
  правую кнопку мыши. Появится список
  команд.

• Выберите
  команду Добавить. Появится новый
  столбец.

Можно вставить
столбец и другим способом. Установите
маркер в какой-нибудь ячейке столбца,
перед которым нужно вставить новый
столбец и выполните команду Вставка
| Столбец.
Аналогично для вставки строки выполните
команду Вставка
| Строка.

Помимо столбцов
и строк в таблицу можно вставлять и
ячейки. Для этого выполните команду
Вставка |
Ячейки.

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]

• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #

Рабочая книга располагается в рабочей области окна табличного процессора.

Рабочий лист является основным элементом рабочей книги и предназначен для ввода, редактирования, хранения данных, выполнения вычислений. Основной структурной единицей рабочего листа является ячейка.

Рабочие листы могут быть двух типов:

• рабочий лист с данными электронной таблицы (по умолчанию имеют имена Лист1–Лист3);
• лист диаграммы с графическим представлением данных электронной таблицы (по умолчанию называются Диаграмма1, Диаграмма2 и т.д.).

Рабочий лист разбит на строки (нумеруются арабскими цифрами) и столбцы (именуются латинскими буквами).
Максимально допустимое число листов в одной книге – 255.

Количество листов в рабочей книге можно изменить в меню Параметры кнопки Office на вкладке Основные в группе При создании новых книг.

Ярлыки всех рабочих листов в книге отображается в нижнем левом углу окна над строкой состояния.

Операции с рабочими листами

Для добавления нового рабочего лист можно воспользоваться контекстным меню ярлыка любого рабочего листа, в котором нужно выбрать пункт Вставить.

С помощью контекстного меню можно также переименовать, переместить или скопировать рабочий лист, изменить цвет ярлычка листа, скрыть лист, выделить все листы и удалить лист.

При удалении листа рабочей книги стоит обратить внимание, что в случае, если на листе содержатся какие-либо данные, программа выдаст дополнительный запрос подтверждения его удаления.

Программа не позволит удалить все листы рабочей книги (должен остаться хотя бы один).
Выделение листов происходит аналогично выделению любых объектов электронной таблицы. Для выделения:

• одного листа нужно щелкнуть по ярлыку листа;
• нескольких смежных листов – щелкнуть по ярлыку первого листа и, при нажатой клавише Shift, щелкнуть по ярлыку последнего листа;
• нескольких несмежных листов – щелкнуть по ярлыку первого листа и, при нажатой клавише Ctrl, отмечать мышкой ярлыки нужных листов.

Можно защитить лист от несанкционированного доступа или изменения. Для этого в диалоговом окне Защита листа нужно выбрать нужный вариант защиты, который применяется только к текущему листу.

Перед защитой листа нужно выделить ячейки, которые необходимо оставить незаблокированными.

Режим скрытия формул

На рабочем листе можно включить режим скрытия формул в ячейках. При использовании такого режима при выделении ячеек в строке формул не будут отображаться формулы, которые в них содержатся. Для включения режима скрытия формул нужно:

1. Выделить ячейки, формулы в которых нужно скрыть.
2. Из контекстного меню открыть вкладку Защита диалогового окна Формат Ячеек и установить флажок Скрыть формулы.

Групповое редактирование и форматирование

Для одновременного выполнения редактирования или форматирования нескольких рабочих листов их нужно сгруппировать. Для группировки листов их нужно выделить, после чего все действия, которые будут выполняться на одном листе, автоматически будут применяться к аналогичным ячейкам остальных листов, которые включены в группу. Отмена группировки выполняется с помощью команды Разгруппировать листы.

Создание колонтитулов

Колонтитул состоит их трех полей: левого, центрального и правого, которые заполняются и оформляются независимо друг от друга. Поля колонтитула можно увидеть при наведении стрелки мыши.

Для добавления колонтитула нужно щелкнуть в левом, центральном или правом поле верхнего или нижнего колонтитула, после чего автоматически откроется дополнительная вкладка Конструктор инструмента Работа с колонтитулами.

В колонтитулы можно добавлять текст прямо с клавиатуры.

С помощью кнопок группы Элементы колонтитулов в поля колонтитула можно вставить информацию, которая автоматически обновляется:

• номер страницы;
• число страниц – вставляет общее количество страниц для печати;
• текущая дата – вставляет автоматически обновляющуюся дату при печати;
• текущее время;
• путь к файлу – отображает весь путь (диск, папки) к файлу, причем описание автоматически изменится, если файл будет перемещен в другую папку или переименован;
• имя файла – отображает имя файла и автоматически изменяет его при переименовании;
• имя листа.

При вставке сама информация не отображается, а отображается символ & (амперсант) с названием типа информации в квадратных скобках (например, &[Файл]).

С помощью кнопки Рисунок можно вставлять в колонтитулы рисунки из графических файлов.

Для изменения некоторых параметров шрифта колонтитула нужно:

1. Выделить текст всего поля колонтитула или нужной части.
2. Установить параметры шрифта с помощью элементов группы Шрифт на вкладке Главная или всплывающей мини-панели инструментов.

Можно установить особый колонтитул для первой страницы (в таком случае на первой странице он не будет отображаться) и разные колонтитулы для четных и нечетных страниц. Для этого нужно установить соответствующие флажки в группе Параметры.

Выйти из режима редактирования колонтитулов можно щелкнув на любой ячейке листа или нажав Esc.

Перейти к содержанию

При создании новой рабочей книги нам часто приходится обращаться к уже существующим таблицам. Например, начальство затребовало от нас отчет по всем проектам за прошедшее полугодие. И вот мы открываем несколько таблиц и собираем нужные для отчета данные в одну таблицу. То есть у нас будет новая рабочая книга.

По окончании этого урока вы сможете:

1. Перемещать и копировать рабочие листы между файлами
2. Связывать данные из разных рабочих книг

1. Перемещение и копирование рабочих листов между файлами

В статье «Excel 7. Рабочие листы» я рассказала, как можно работать с листами в пределах одной книги. Но листами можно обмениваться и между другими книгами. В той статье я предложила вам работать с командой «Перемесить или скопировать…» из контекстного меню имени (ярлычка) листа. Как и практически все команды в прикладных программах Microsoft Office эта команда продублирована в другом месте.

Скачайте файл тут и откройте его. Заодно создайте новый файл, который назовите «Отчет», или «Новая рабочая книга», или как-нибудь на свое усмотрение.

Шаг 1. Лента Главная → группа команд Ячейки → команда Формат → команда «Перемесить или скопировать…» из раскрывающего меню:

Появится знакомое уже окно:

В раскрывающемся списке есть только наш рабочий файл и Новая книга. Как видите, нам нет необходимости создавать новую таблицу. Мы просто перенесем нужные листы в новую книгу, а потом не забудем сохранить её. Для того, чтобы работать с уже имеющейся книгой, откроем уже созданный файл под названием «Отчет», а потом повторим Шаг 1.

Шаг 2. В раскрывающемся списке появилась рабочая книга «Отчет», которую мы выбираем. Обязательно поставим галочку «Сделать копию»:

Смотрим на картинку:

Обратили внимание, что тип шрифта слова «Курсы» изменился? И цвет шрифта изменился. Что подводит нас мысли, что хорошо бы иметь готовый шаблон, в котором бы в обязательном порядке работали бы все сотрудники. Но об этом позже.

Эта операция сэкономит нам время в том случае, если нам нужно собрать копии листов из нескольких книг в одной книге. Но часто нам требуется объединить на одном листе данные некоторых ячеек. В первую очередь мы обращаемся к буферу обмена.

Вырезая и копируя данные из одной рабочей книги в буфер и вставляя их затем в другую книгу, вы можете легко собрать необходимую информацию в одном месте.

Здесь есть, существенный недостаток – при изменении значения в исходных ячейках, скопированные в другие ячейки значения останутся прежними.

Чтобы данные в новых ячейках изменились так же, как и данные исходных ячеек, можно создать связь между двумя ячейками.

2. Связь с данными из других рабочих книг или 3D-ссылки

Работаем с двумя книгами. В моем случае это «Е47_Учебный файл – копия» и «Е47_Отчет».

Получаем задание от начальства: показать, какую прибыль мы получили по каждому курсу и итоговую сумму. То есть нам от книги исходника нужны два диапазона:

1. Наименование или список курсов
2. Стоимость

Рассмотрим исходник.

Стоимость прибыли с проведения конкретного курса определяется по формуле:

Обращаем внимание, что в формуле будет меняться адрес только первого сомножителя, а вот второй сомножитель будет постоянный или абсолютный (статья «Excel 10. Диапазон и вычисления в нем»).

А теперь активируем книгу «Отчет» и создаем там новый лист (можете создать новую книгу).

Шаг 1. В книге «Отчет» на листе 1 выбираем ячейку A2 и вводим знак «=»:

Шаг 2. Отмечаем в исходной книге ячейку B4 (первое имя курса в списке) и нажимаем Enter:

Шаг 3. А поскольку у нас 4 курса, то в книге Отчет» протягиваем курсором заполнения ячеек на 4 строчки вниз:

И видим неприятную картину. Все дело в том, что по умолчанию ссылка на ячейку в другой книге или на другом листе вставляется с абсолютным адресом:

='[Е47_Учебный файл – копия.xlsx]Курсы выездные’!$B$4

Эта ссылка несет информацию о рабочей книге, рабочем листе и ячейке, по которой мы щелкнули.

1. Первый элемент ссылки, имя рабочей книги, заключен в квадратные скобки
2. Конец второго элемента обозначен восклицательным знаком
3. Третий элемент, ссылка на ячейку, содержит значки доллара перед номерами строки и столбца.

Поэтому ссылка всегда будет на одну и ту же ячейку. Что делать?

Давайте пройдем шаги 1 и 2 заново, но шаг 2 сделаем таким образом:

Шаг 2. Выделяем весь диапазон имен курсов B4:B7:

И нажимает Enter:

Вот теперь замечательно!

Конечно, надо задать перенесение по словам (статья «Excel 22. Объединение ячеек») поправить внешний вид, отрегулировать высоту и ширину ячеек (статья «Excel 23. Размер ячеек»). Заодно определить диапазон стоимости, который мы перенесем из книги в книгу.

Чтобы сделать ссылку на весь диапазон «Стоимость», надо проделать предыдущие шаги:

1. Выделить ячейку в книге «Отчет» и ввести знак «=»
2. Выделить диапазон D4:D7
3. Нажать Enter:

Но мы попробуем по-другому. Но об этом в следующей статье.

Теперь вы сможете:

1. Перемещать и копировать рабочие листы между файлами
2. Связывать данные из разных рабочих книг

Табличный процессор (или электронная таблица) — это прикладная программа, которая предназначена для хранения данных в табличной форме и их обработки. Также табличный процессор дает возможность работать с большими таблицами чисел. Еще одна его особенность — это применение формул для описания связи между различными ячейками. Среди подобных программ можно отметить табличный процессор Excel, который входит в состав операционной системы Windows.

Электронная таблица Microsoft Excel

Excel входит в пакет офисных программ под названием Microsoft Office. Документ, который создается этой программой, называется рабочей книгой. Рабочая книга — это набор листов, которые имеют табличную структуру и могут содержать различную информацию. При открытии такого документа будет отображаться только тот лист, с которым работает пользователь. Список таких листов находится в нижней части экрана. С помощью этих ярлычков (каждый из которых имеет свое название) можно переключаться на другие рабочие листы.

Каждый лист состоит из строк и столбцов. Столбцы именуются прописными латинскими буквами, а строки — цифрами. Максимально возможное количество колонок — 256, строк — 65536. На пересечении строк и колонок находятся ячейки таблицы (их еще называют поля таблицы). Это основной элемент для хранения данных. Каждая ячейка имеет свое уникальное имя, которое составляется из названий столбца и строки (к примеру, A1). Такое имя называется адресом ячейки. Именно адрес полей используется для написания формул.

Та ячейка, которая является активной, выделяется черной рамкой. Любые операции ввода или редактирования информации производятся именно в активной ячейке. Выбрать другую ячейку можно с помощью мыши или клавиатуры.

Кроме того, существует еще одно понятие — диапазон ячеек. Он формируется на пересечении последовательно идущих строк и колонок. Диапазон полей тоже имеет свое уникальное имя: в названии через двоеточие указываются 2 ячейки, которые расположены в противоположных углах диапазона (к примеру, A1:B4). Чтобы выделить диапазон ячеек, необходимо зажать левую кнопку мыши и потянуть курсор до нужной отметки.

Ячейки в Excel могут содержать 3 типа данных: текстовые, числовые и формулы, а также оставаться пустыми. Программа умеет автоматически определять тип данных при вводе. Например, формула всегда начинается со знака равенства. Ввод данных осуществляется либо в поле напрямую, либо в строку формул, которая находится чуть ниже панели инструментов (она подписана fx). Данные ячейки отображаются одновременно и в строке формул, и в самом поле. Как правило, текстовая информация в Excel выравнивается по левому краю поля, а числовая — по правому. Редактирование информации осуществляется двойным щелчком мыши по нужной ячейке или одним щелчком в строке формул. Чтобы сохранить информацию в ячейке, достаточно нажать «Enter».

Режим работы Excel

Табличный процессор Excel может работать в нескольких режимах. Наиболее важные из них:

• режим готовности;
• режим ввода данных;
• командный режим;
• режим редактирования.

  

  При работе с Excel для удобства можно пользоваться несколькими режимами просмотра, каждый из которых имеет свои преимущества

В режиме готовности пользователь может выбирать поле или диапазон полей для ввода информации. Как только он начнет вводить данные в какое-то поле, то режим готовности автоматически сменится на режим ввода данных. В самом поле начнет мигать курсор для ввода, означающий, что можно добавить информацию в ячейку. После сохранения информации в ячейке снова включается режим готовности, выбирается следующий диапазон полей — опять режим ввода данных, и так до тех пор, пока пользователь не закончит работу в Excel.

Со временем пользователю понадобится выполнить какие-то действия с таблицей, например, отсортировать, распечатать и т.д. Поскольку в этом случае работать нужно уже не с одной ячейкой, а с их совокупностью или со всей таблицей, то пользователю необходимо будет перейти в командный режим. Этот режим позволяет выполнить определенную команду или пункт из панели меню (например, «Данные — Сортировка», «Вставка — Функция»). После выполнения всех команд снова включается режим готовности.

Режим редактирования в Excel дает возможность вносить изменения в содержимое поля. Обычно при повторном вводе информации в поле все его содержимое удаляется. Но с помощью этого режима можно быстро отредактировать данные без удаления (например, опечатку в слове). Данный режим очень удобен в тех ситуациях, когда нужно внести небольшие изменения.

Формулы в Excel

Табличный процессор Эксель — это не только программа для работы с таблицами и огромными базами данных, но и «умный» калькулятор. Одной из главных возможностей Excel является именно его возможность проводить различные операции с числовыми данными, начиная от обычного сложения или умножения и заканчивая построением графиков, диаграмм и отчетов на основе этих данных.

Все вычисления в Excel называются формулами. Любая формула всегда начинается со знака равенства. В противном случае табличный процессор просто не поймет, чего от него хочет пользователь. К примеру, чтобы сложить 2+2, необходимо написать так: =2+2. Excel сразу же выдаст результат — 4. Если же просто написать 2+2, то табличный процессор просто напишет то же самое — 2+2.

Кроме стандартных арифметических операторов (сложение, вычитание, умножение и деление), в Excel имеется еще:

• возведение в степень (знак ^)
• процент (знак %).

Например, если нужно возвести число 4 во вторую степень, то необходимо написать так: =4^2. Если же поставить после любого числа знак %, то оно будет делиться на 100. То есть, 3% — это будет 0,03.

Теперь можно проверить, как считает табличный процессор. Для этого необходимо выделить любую ячейку, написать, к примеру, «=145+55» (без кавычек) и нажать Enter. Изменить содержимое ячейки можно перейдя в режим редактирования. То есть надо выбрать это поле, а затем изменить данные в строке формул или в самой ячейке. Например, написать «=140*55».

Писать в формулу конкретные числа, конечно, можно, но это будет не совсем правильно. Дело в том, что табличный процессор умеет автоматически пересчитывать формулы, если данные в ячейках были изменены. Поэтому пользователю незачем тратить лишнее время, чтобы вручную прописывать, а потом и редактировать какие-то данные. Для этого достаточно лишь правильно составить формулу, а все остальное сделает программа.

Итак, допустим, в ячейках A1 и B1 указаны числа 2 и 3 соответственно. Задача пользователя — перемножить их. Для этого необходимо выделить любое пустое поле, написать знак равенства, затем щелкнуть мышкой по ячейке A1, поставить знак умножения и кликнуть по ячейке B1. После нажатия клавиши «Enter» программа отобразит результат. Если выделить эту ячейку и посмотреть на строку формул, то можно увидеть следующее: =A1*B1. Если же поменять цифру 2 в поле А1 на цифру 5, то формула будет автоматически пересчитана — теперь результат равняется 15. Именно по такому принципу и работают формулы в Excel.

В общем, Microsoft Excel умеет решать множество различных задач, и чтобы перечислить все возможности этой программы, можно сочинить целый реферат (или даже книгу). Но для знакомства с программой этой информации должно хватить.