Работа с большим текстом в word

У Хэла есть очень большой документ, с которым он регулярно работает. Документ представляет собой просто текст без изображений и содержит около 2700 страниц. Размер файла документа не очень большой, менее 2 МБ. Однако открытие и редактирование документа может быть мучительно медленным. Например, редактирование предложения или применение стиля может занять несколько минут. Хэл задается вопросом, как он может ускорить работу с этим длинным документом.

На самом деле, вы можете сделать множество вещей, каждая из которых может способствовать более быстрой работе с документом. Давайте рассмотрим каждый из них по очереди.

Как сохраняется ваш документ

Во-первых, давайте поговорим о вашем документе. Сколько этому лет? Если вы работали с ним какое-то время (и под «некоторое время» я имею в виду годы), я бы попробовал следующее, проверяя после каждой задачи, помогает ли это.

• Убедитесь, что вы сохраняете документ на локальном жестком диске, а не на сетевом или облачном диске, таком как OneDrive или DropBox.
• Используйте «Сохранить как», чтобы сохранить документ в новом имя.
• Если документ является старым форматом DOC, сохраните его в текущем формате DOCX.
• Если документ находится в текущем формате DOCX, сохраните его в старый формат DOC, выйдите из Word, вернитесь в Word, загрузите файл DOC и сохраните его под новым именем в текущем формате DOCX.
• Сохраните документ в формате RTF, получите вне Word, вернитесь в Word, загрузите файл RTF и сохраните его под новым именем в текущем формате DOCX.

Причина, по которой сохранение документа в разных версиях работает потому что он заставляет Word внутренне “дважды проверять” указатели и ссылки, чтобы убедиться, что они верны, и как o оптимально, насколько это возможно. Это может позволить Word работать с документом быстрее.

Что содержит ваш документ

Теперь вы можете захотеть посмотреть, что находится в вашем документе. Вы упомянули, что это был «просто текст» и не содержал изображений, но вы можете проверить следующее. (Поскольку вы сказали, что у вас нет изображений, я не буду включать в них никаких предложений.)

• Содержит ли документ много текстовых полей? (Текстовые поля очень похожи на графику. Хотя у вас может не быть изображений, но с большим количеством текстовых полей производительность Word аналогична работе с большим количеством изображений.)
• Использовали ли вы отслеживание изменений для какое-то время, когда на экране было отмечено много правок? (Это действительно может замедлить работу. Простое отключение отслеживания изменений не поможет; вы захотите разрешить изменения в максимально возможной степени.)
• Содержит ли документ ссылки на внешние источники, особенно в Интернете или на сетевых дисках? Это может значительно замедлить редактирование. (См. Https://wordribbon.tips.net/T000978, чтобы узнать, как отключить обновление внешних ссылок при открытии документа.. )
• Есть ли в документе много сносок или концевых сносок? Это создает более сложные проблемы с макетом страницы для Word, особенно если вы используете сноски, и они по отдельности довольно длинные.
• Есть ли в вашем документе много разрывов строк и, особенно, разрывов разделов? Это может немного повлиять на разбиение на страницы и заставить Word обновляться чаще, чем в противном случае.
• Содержит ли ваш документ много таблиц? Были сообщения о большом количестве таблиц, вызывающих вялость работы программы. (То, что составляет «большое количество таблиц», может сильно различаться в зависимости от других переменных.)

Основное правило состоит в том, что многие вещи люди рассматривают как «просто текст». , “но на самом деле это не так. Вы можете проверить, что такое «просто текст», открыв новый документ, выбрав все из старого документа и используя Специальную вставку в новом документе, чтобы вставить только как текст. Это может лишить Word многих «дополнений», с которыми Word может работать в старом документе. Вы должны понимать, что он также удалит любое форматирование во вставленном тексте, так что это может создать огромную задачу по правильному форматированию.

Возможное повреждение документа

Возможно, ваш документ поврежден или в нем появляются первые признаки повреждения. Вы можете сузить круг вопросов, так ли это, определив, связана ли проблема с одним документом или с несколькими документами. (Если речь идет о нескольких документах, велика вероятность, что проблема не в повреждении документа.)

Также следует отметить, что различные сценарии «сохранения», описанные в первом разделе этого совета может предотвратить любое возможное повреждение документа. Если вы считаете, что проблема все еще существует, не стесняйтесь читать, чтобы помочь исправить ее.

Стандартный метод предотвращения повреждения документа – скопировать содержимое файла (за вычетом последнего символа в файл) в другой документ. Это может хорошо работать с более короткими документами, но не особенно практично с очень длинными документами. Вместо этого скопируйте «фрагменты» вашего документа в новый, выполнив следующие действия:

1. Откройте поврежденный документ.
2. Создайте новый документ.
3. Перейти к поврежденному документу.
4. Нажмите Ctrl + Home , чтобы перейти к началу документа.
5. Выберите «кусок» документа – примерно 100 страниц.
6. Нажмите Ctrl + C . Это скопирует выбранную часть документа в буфер обмена.
7. Переключитесь на новый документ (созданный на шаге 2).
8. Нажмите Ctrl + V . Содержимое буфера обмена вставляется в пустой документ.
9. Повторите шаги с 5 по 8 с последовательными «фрагментами» документа. Только когда вы почти готовы скопировать последнюю часть документа, переходите к шагу 10..
10. Поместите точку вставки непосредственно перед последней частью поврежденного документа.
11. Нажмите Shift + Ctrl + End . Это выбирает все между текущей точкой вставки и концом документа.
12. Удерживая нажатой клавишу Shift , нажимайте стрелку влево ключ. Это гарантирует, что самый последний символ в документе (знак конечного абзаца) не будет выбран.
13. Нажмите Ctrl + C . Это скопирует последнюю часть документа в буфер обмена.
14. Переключитесь на новый документ (созданный на шаге 2).
15. Нажмите Ctrl + V . Содержимое буфера обмена вставляется в пустой документ.
16. Сохраните новый документ.
17. Закройте документ, который, по вашему мнению, поврежден.

Некоторое время поработайте с новым документом, чтобы увидеть, исправлены ли проблемы. (Если проблемы были связаны с повреждением документа, вы обязательно должны увидеть улучшение скорости отклика и меньшую нестабильность в поведении Word.)

Изменить конфигурацию Word

Вы также можете попробуйте эти задачи в зависимости от того, как настроен Word. (После каждого из этих предложений я попытался включить ссылку на WordTip , который предоставляет дополнительную информацию относительно предложения.)

• Отключите фоновую репагинацию. Это предотвращает попытки программы повторной обработки каждый раз, когда вы вносите правку. (См. Https://wordribbon.tips.net/T005975.)
• Отредактируйте документ в режиме черновика. Используйте режим макета страницы только в тех немногих случаях, когда вам нужно приблизительное представление о том, как будет выглядеть готовый документ. (См. Https://wordribbon.tips.net/T008142.)
• Избавьтесь от стилей, которые вам действительно не нужны. У вас может быть много их в этой категории, особенно если вы много копируете и вставляете из других документов. (См. Https://wordribbon.tips.net/T010225.)
• Отключите Word от отслеживания изменений форматирования. (См. Https://wordribbon.tips.net/T007834.)
• Отключите функцию “Нажмите и введите”. (См. Https://wordribbon.tips.net/T005999.)
• Отключите фоновую проверку орфографии и грамматики. Это сокращает количество фоновых задач, которые необходимо выполнить Word. (См. Https://wordribbon.tips.net/T006085.)
• Отключить фоновое сохранение. (См. Https://wordribbon.tips.net/T006106.)
• Отключите фоновую печать. (См. Https://wordribbon.tips.net/T006697.)

Хотя это конкретно не изменение конфигурации, вы также можете проверить, есть ли у вас надстройки или фоновые программы. Это может включать любые антивирусные программы. Выключите их и проверьте, идет ли редактирование документа быстрее.

Общее правило состоит в том, что вы хотите отключить любой параметр конфигурации, который требует дополнительной обработки или какой-либо фоновой обработки.. Хотя эти необязательные элементы могут облегчить вашу жизнь при работе с более короткими документами, они могут замедлить работу с очень длинными документами.

Последнее, что нужно проверить

Если ни один из эти вещи работают, вы можете проверить некоторые вещи, относящиеся к вашей системе. Во-первых, есть много вещей, которые вы можете настроить в самой Windows, чтобы убедиться, что она работает с максимальной производительностью. Честно говоря, вам не нужно тыкать и подталкивать Windows, если у вас проблемы только с одним документом, но не помешает убедиться, что все в порядке. Вот статья Microsoft о медлительности в Word, в которой много времени уделяется проблемам Windows:

 http://support.microsoft.com/kb/918793 

Вы также можете посмотреть на свое оборудование. Сколько лет вашему компьютеру? У него достаточно оперативной памяти? Ваш жесткий диск почти заполнен? Является ли ваш жесткий диск одним из новых твердотельных накопителей?

Если ваше оборудование не хватает и вы не можете позволить себе его обновление, вы можете разделить свой документ на несколько более мелких документов – возможно, 4 или 5 документов примерно равной длины. Затем вы можете работать с каждым документом по отдельности и «собрать их вместе» позже, если вам понадобится.



Обучающийся взрослый человек ставит перед собой конкретные цели обучения, стремится сразу же применить полученные знания и умения для решения конкретных практических задач. Здесь речь пойдет о подготовке больших документов. Как правило, такие документы состоят из глав, параграфов, подпараграфов и имеют большой объем. Для удобства работы с такими документами в MS Word имеется специальное средство Главный документ, который позволяет хранить главы или различные части документа как отдельные файлы, редактировать, править их независимо, а затем все части собрать в единую книгу, называемую главным документом [1, с. 48].

Конструкцию главного документа используют при подготовке сборника, статьи в котором, написаны различными авторами или при создании объемных документов, когда используется большое количество ранее подготовленной разнообразной информации, записанной в различных файлах. Например, можно подготовить сборник, собрав в нем стихи любимых поэтов, или фотоотчет о ваших путешествиях.

Создание главного документа

Главный документ — это документ, в котором хранится план всего документа, то есть информация о вложенных файлах, из которых он состоит. Вложенный документ является частью главного документа. Это может быть ранее созданный документ, который хранится в отдельном файле, или часть главного документа, оформленная как вложенный документ. Вложенные файлы не обязательно хранятся отдельно, они могут быть свернуты или развернуты в пределах главного документа.

Создать главный документ можно с чистого листа или на основе уже имеющегося документа. В любом случае создание главного документа начинается с создания структуры. Для создания структуры частям, главам, пунктам, подпунктам, параграфам документа нужно дать названия и присвоить им стили заголовков, в порядке убывания уровней. Создать такой документ со структурой можно двумя способами: сначала набрать документ, а потом его отформатировать, задав уровни заголовкам или сначала задать структуру документа, потом набирать документ, придерживаясь структуры.

Предположим, документ содержит две главы. Создадим главный документ.

1. Создадим папку с именем ГлавныйДокумент, в этой папке создадим новый документ Word, присвоим ему имя Документ (можно присвоить другие имена). Наберем текст, приведенный ниже, нажимая Enter после каждой строки. Всем строкам, по умолчанию, будет присвоен стиль Обычный. Итак, у нас будет 10 строк.

Название 1-ой главы

Название 1-ого параграфа

Содержание 1-ого параграфа

Название 2-ого параграфа

Содержание 2-ого параграфа

Название 2-ой главы

Название 1-ого параграфа

Содержание 1-ого параграфа

Название 2-ого параграфа

Содержание 2-ого параграфа

1. Присвоим названиям 1-ой и 2-ой главы стиль Заголовок 1 (вкладка Главная, группа Стили). Присвоим названиям параграфам стиль Заголовок 2 (вкладка Главная, группа Стили). Исходный документ примет вид (см. рис 1, слева).

Рис. 1. Слева — исходный документ в режиме Разметка страницы, справа — исходный документ в режиме Структура

1. Перейдем в режим Структура. Для этого на вкладке Вид, в группе Режимы просмотра выберем пиктограмму, или команду, Структура. Откроется контекстная вкладка Структура (рис. 2), которая состоит из трех групп: Работа со структурой, Главный документ, Закрытие.

Рис. 2. Контекстная вкладка Структура

Главный документ создан. В режиме Структура исходный документ примет вид (см. рис 1, справа).

Заметим, что, потратив некоторое время на создание структуры, вы сможете затем очень просто и быстро менять стили и оформление, менять местами параграфы и главы, а также автоматически создавать и обновлять оглавление, доводя ваш документ до совершенства. Перейдем к созданию вложенных документов.

Создание вложенного документа из частей главного

Вложенный документ является частью главного документа. Это может быть ранее созданный документ, который хранится в отдельном файле, или часть главного документа, оформленная как вложенный документ. Еще раз напомним, для того чтобы часть главного документа оформить как вложенный документ, он обязательно должен иметь структуру, то есть содержать заголовки некоторого уровня. Так как структура создана выше, перейдем к созданию вложенных документов. Для создания вложенных документов мы должны находится в режиме Структура (см. рис. 2), где исходный документ первоначально будет иметь вид (см. рис. 1, справа).

1. На вкладке Структура в группе Главный документ выберите пиктограмму Показать документ. Появятся дополнительные пиктограммы в группе Главный документ (рис. 3).

Рис. 3. Группа Главный документ вкладки Структура

1. Выделите часть текста, которая относится к первой главе, кроме названия первой главы (то есть только строки документа со 2-ой по 5-ую), это можно сделать при нажатой левой кнопке мыши. Нажмите пиктограмму Создать, появятся рамки, означающие, что данные фрагменты, то есть параграф 1 первой главы и параграф 2 первой главы находятся во вложенных документах. Аналогично, выделите все, что относится ко второй главе, кроме названия второй главы (это будут строки со 7-ой по 10-ую), нажмите пиктограмму Создать. Документ примет вид рис. 4.

Рис. 4. Вложенные документы в режиме Структура в развернутом виде

1. Нажмите пиктограмму Свернуть вложенные документы. Появится диалоговое окно (рис. 5), нажмите ОК. При этом документ примет вид как на рис. 6. Автоматически в рабочей папке будут созданы 4 новых документа с именами Название 1.doc и т. д. Это и есть вложенные документы (рис. 6).

Рис. 5. Диалоговое окно

Рис. 6. Главный документ в свернутом виде со ссылками на вложенные документы

1. Если теперь закрыть режим Структура, то есть перейти в режим Разметка страницы, исходный документ будет выглядеть как на рис. 7. Вложенные документы скрыты, их можно редактировать, щелкнув по указанной ссылке при нажатой клавише Ctrl.

Рис. 7. Вложенные документы в свернутом виде в режиме Разметка страницы

Работать с созданным главным документом, то есть редактировать, форматировать, добавлять новые документы, можно как в режиме Структуры, так и в режиме Разметки страницы. Преимущество работы с большими документами с помощью Главного документа состоит в том, что структура всего документа видна, а вносить изменения в текст можно по частям, выбирая нужный вложенный документ.

Созданные вложенные документы можно хранить в свернутом или развернутом виде. При работе с большим документом удобно свернуть часть документа, чтобы на экране находился только тот фрагмент документа, с которым вы непосредственно работаете. При этом структура всего документа у вас перед глазами, так как на месте вложенных документов останется их название. Перемещение по основному документу при этом становится быстрее. Для того чтобы свернуть или развернуть вложенные документы нужно перейти на контекстную вкладку Структура и воспользоваться пиктограммами в группе Главный документ (см. рис. 3). Рассмотрим несколько вариантов редактирования.

Все вложенные файлы свернуты. Если в режиме Структура выбрать пиктограммы Показать документ и Свернуть вложенные документы, тогда все вложенные документы будут скрыты, останутся только ссылки на них. По этим ссылкам можно перейти к редактированию выбранного вложенного файла, оставаясь в режиме Структура. Редактировать можно вернувшись в режим Разметка страницы, где также открывается доступ к ссылкам на вложенные документы (см. рис. 7). То есть, если документы свернуты, то их редактирование возможно только во вложенных документах, перейдя по ссылке. Все изменения во вложенных файлах при этом сохраняются.

Все вложенные файлы развернуты. Выберите в режиме Структура пиктограммы Показать документ и Развернуть вложенные документы, тогда отобразятся все вложенные документы. Вносить в них изменения можно непосредственно в режиме Структура, тогда редактирование проводить нужно в соответствующей рамочке (см. рис. 4). Можно перейти в режим Разметка страницы и вносить изменения в Главный документ, который примет вид (см. рис. 1, слева), вы даже не заметите, что документ имеет вложенные документы.

Некоторые вложенные файлы свернуты. Заметим, что пиктограммы Свернуть/ Развернуть, рассмотренные выше, действуют на все вложенные документы. При необходимости в режиме Структура свернуть или развернуть можно отдельные вложенные документы. Для этого в группе Работа со структурой вкладки Структура используют пиктограммы Развернуть/Свернуть выделенный элемент (рис. 8).

Развернем сначала все вложенные документы. Свернем, например, один вложенный документ — первый параграф первой главы (см. рис. 8). Для этого щелкнем по значку , выделится все содержимое в рамке, щелкнем теперь , текст первого параграфа будет скрыт, останется только название. Аналогично можно скрыть другие вложенные документы, оставив только нужные для редактирования. При этом редактирование можно будет проводить в самом главном документе.

Рис. 8. Развернуть/Свернуть выделенный элемент

Создание вложенного документа из файла

Вложенный документ можно добавить из файла. Для этого нужно перейти в режим Структура, выбрать пиктограмму Показать документ, затем Вставить, выбрать нужный документ, Открыть. Затем сохранить главный документ. Заметим, что редактировать такой документ можно только переходя по ссылке, то есть в самом вложенном документе.

Литература:

1. Э. Г. Бурнаева, С. Н. Леора. Информатика. Работа в MS Word: Учеб. пособие. — СПб.: Изд-во С.-Петерб. ун-та, 2004. — 65с.

Основные термины (генерируются автоматически): главный документ, документ, вложенный документ, Структура, режим, Разметка страницы, глава, исходный документ, пиктограмма, контекстная вкладка.

Похожие статьи

Соседние файлы в папке Теор

• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #

Время на прочтение
4 мин

Количество просмотров 47K

Каждый из нас знает, насколько MS Word удобный инструмент для подготовки небольших документов. И каждый из тех, кто сталкивался с подготовкой документа, количество страниц в котором превышает сотню (плюс необходимо придерживаться строгих требований к форматированию), знает об основных недостатках этого инструмента. Мне пришлось в своей жизни столкнуться с версткой 500 страничного документа, причем количество и расположение рисунков таблиц и формул в нем постоянно менялось от версии к версии. Я бы хотел поделиться своими «лайфхаками», которые мне пришлось применить при верстке этого документа. Некоторые из них мне подсказали друзья; на некоторые наткнулся на форумах; некоторые придумал сам.

Эти простые хитрости помогут вам при верстке диссертации дипломной работы или отчета.

В данной статье рассмотрены решения проблем:

• создание списка литературы
• Склонения перекрёстных ссылок на рисунки таблицы и формулы
• Перенос таблиц на новую страницу
• Вставка формул

Список литературы

Когда дело доходит до подготовки кандидатской диссертации, список литературы резко становится больной темой. Форматировать список по ГОСТ 7.0.5–2008 вручную становится очень тяжело. Самые продвинутые пользователи знают, что можно сделать список литературы в виде нумерованных абзацев с закладками, на которые в тексте можно делать перекрестные ссылки и в несложных случаях добиваться желаемого. Но при большом списке источников ручные и полуавтоматические методы работают все хуже и хуже. Также продвинутые пользователи знают, что в Word можно делать библиографии, но не по ГОСТу, присутствует несколько «американских» стилей. Слава богу на просторах интернета мне попался det-random с его самописным стилем который умеет формировать список литературы по ГОСТ 7.0.5–2008, нумеровать ссылки в тексте по порядку упоминания и различать формат для англоязычных и русскоязычных источников Страница проекта на гитхабе: gost-r-7.0.5-2008.

Список литературы будет выглядеть следующим образом:

Склонение перекрёстных ссылок

Одна из основных проблем в том, что MS Word не умеет склонять перекрестные ссылки. Это является результатом того, что в германских языках отсутствуют склонения. Microsoft Office — это американская программа, поэтому американцам не надо, чтобы была ситуация, когда нужно учитывать склонение слов по падежам. Иногда это может привести к забавным результатам, например, «На Рисунок 1.1. представлено…», «В Таблица 5.4 рассматривается…» или «С учетом Формула (2.2) …» и т. д. Решить эту проблему можно следующим образом.

Название рисунка вставляется стандартными средствами.

Вставка рисунка: Вставка->Ссылка->Название->Подпись (рисунок).

Подпись к рисунку обычно имеет следующий вид:

Рисунок {STYLEREF 1 s} {SEQ Рисунок * ARABIC}

Где первое поле в фигурных скобках ссылается на номер главы, а второе — это уникальное значение счётчика количества рисунков. Ссылка на рисунок, таблицу или формулу вставляется с помощью инструмента «Перекрестная ссылка».

Вставляется, естественно, «Рисунок 1.1». Затем выделяем часть вставленного текста, а именно «Рисунок», делаем ее скрытой (тоже самое можно сделать через меню Формат -> Шрифт). Потом дописывается перед номером слово в нужном падеже. При обновлении поля скрытая часть текста остается скрытой.

Перенос таблиц

Согласно многим требованиям, если таблица переносится на другую страницу, то заголовок на продолжении должен повторять название таблицы, а иногда необходимо приписывать к названию таблицы слово «продолжение», т. е. быть вида: «Название таблицы… Продолжение». Но ни одна версия MS Word не вставляет новый заголовок в разорванную таблицу.

Для решения этой проблемы придумал следующий трюк. Я добавляю еще оду строку в самое начало таблицы и объединяю все ячейки в ней, затем делаю невидимыми границы, после чего вставляю название таблицы. И уже затем делаю повтор этой ячейки при переносе на другую страницу.

Причем слово «продолжение» закрываю белым прямоугольником в цвет страницы без границ. Выглядит это примерно так, волнистыми линями обозначены невидимые границы.

Результат будет выглядеть примерно так. При переносе отобразится первые 2 строки, одна из которых — это название таблицы, а вторая — название колонок.

Ниже представлен образец VBA кода для создания заголовка таблицы:

Sub Table_head()
 Dim myTable As Word.Table
 Selection.InsertRowsAbove 1
 Set myTable = Selection.Tables(1)
    myTable.Cell(1, 1).Merge MergeTo:=myTable.Cell(1, myTable.Columns.Count)
    With myTable.Cell(1, 1)
        .Borders(wdBorderTop).Color = wdColorWhite
        .Borders(wdBorderRight).Color = wdColorWhite
        .Borders(wdBorderLeft).Color = wdColorWhite
     
    End With
  
    Selection.TypeText ("Таблица ")
    Selection.Style = ActiveDocument.Styles("Название таблицы")
    Selection.Range.Fields.Add Selection.Range, Type:=wdFieldEmpty, Text:="STYLEREF 1 s", PreserveFormatting:=False
    Selection.TypeText (".")
    Selection.Range.Fields.Add Selection.Range, Type:=wdFieldEmpty, Text:="SEQ Таблица * ARABIC", PreserveFormatting:=False
End Sub

Формулы

Формулы лучше вставлять в таблицу с невидимыми границами с одной строкой и двумя столбцами. Делаю это с помощью макроса и в итоге получаю таблицу, в первом столбце которой по центру стоит надпись: «Место для формулы,», а во втором — по центру находятся круглые скобки. В первый столбец заношу формулу, во второй с помощью команды «Название» ее номер. Ссылаюсь на формулу с помощью команды «Перекрестная ссылка» и получаю при этом номер формулы в круглых скобках (ячейка таблицы воспринимается программой как новая строка).

Образец вставки VBA кода для вставки формулы представлен ниже.

Sub formula()
ActiveDocument.Tables.Add Range:=Selection.Range, NumRows:=1, NumColumns:=2
        Selection.Tables(1).Columns(1).Width = CentimetersToPoints(14)
        Selection.Tables(1).Columns(2).Width = CentimetersToPoints(2.5)   
        Selection.Tables(1).Cell(1, 1).Range.Text = "Место для формулы/уравнения"
        Selection.Style = ActiveDocument.Styles("Формулы и уравнения")
        Selection.MoveRight Unit:=wdCell, Count:=1
        Selection.Style = ActiveDocument.Styles("Формулы и уравнения")
        Selection.TypeText ("(")
        Selection.Range.Fields.Add Selection.Range, Type:=wdFieldEmpty, Text:="STYLEREF 1 s", PreserveFormatting:=False
        Selection.TypeText (".")
        Selection.Range.Fields.Add Selection.Range, Type:=wdFieldEmpty, Text:="SEQ Формула * ARABIC", PreserveFormatting:=False
        Selection.TypeText (")")
End Sub

Надеюсь, эти простые трюки будут вам полезны.