Работа с документами в excel 2003

МИНИСТЕРСТВО
ПРОСВЕЩЕНИЯ ПМР

ГОУ СПО «РЫБНИЦКИЙ
ПОЛИТЕХНИЧЕСКИЙ ТЕХНИКУМ»

                          «СОГЛАСОВАНО»

          Руководитель методического отдела
РПТ

                     ___________ Т.С. Штырбул

МЕТОДИЧЕСКАЯ
РАЗРАБОТКА

На тему: «Создание и редактирование табличного документа
MS Excel 2003»

Преподаватель информационных

дисциплин

И.И.Наку

                                                                             
РАССМОТРЕНО и ОДОБРЕНО:

                                      
                                                              на заседании ЦМК

                                                                                              
«Сфера обслуживания,

                                                          
                               экономики и менеджмента»

                                                                        
Протокол № _______

                                                                                   
От  “___” ____________20__г.

                                                     
Председатель ЦМК: ________ Н.И.Джуринская

Г. Рыбница

2013-2014 учебный
год

Содержание

1.ВВЕДЕНИЕ

    2.ЦЕЛЬ   РАБОТЫ

    3.ЗАДАЧИ  РАБОТЫ

    4.СОДЕРЖАНИЕ  РАБОТЫ

        
5.СОДЕРЖАНИЕ  ОТЧЕТА

         6.РЕКОМЕНДУЕМАЯ  
ЛИТЕРАТУРА.

         7.ОБЩИЕ  
ПОЛОЖЕНИЯ

         8.МЕТОДИЧЕСКИЕ
РЕКОМЕНДАЦИИ

         9.КОНТРОЛЬНЫЕ 
ВОПРОСЫ

Введение

     
      Современный мир оказывается сложно организованной системой,
пространством глобальных информационных технологий и коммуникаций, в
котором  его основные составляющие — национальное и международное,
объективное и субъективное, материальное и идеальное создают новый синтез —
планетарно выраженную целостность. Вместе с этим формируется и новый способ
организации общественной жизни.

       Понятие «информационное
общество» быстро вошло в употребление и широко используется в современной
научной литературе, но сегодня все более очевидным становится тот факт, что
наиболее характерной чертой современного общества является все-таки его
тотальная информатизация.

          Информация сегодня является
основной детерминантой общества, к существенным особенностям которого следует
отнести, во-первых, возможность быстрого обмена информацией и её преобразования
в новое знание, во-вторых,  экспоненциальное увеличение объемов
производимой и поставляемой потребителю информации. Подавляющее большинство
исследователей считают, что бурное развитие информационно-телекоммуникационных
технологий, которые проникают во все сферы жизни, открывает совершенно новые
возможности для общественного прогресса.

        Студенты группы №34 для
которых предназначена данная методическая разработка обучаются по специальности
080501(0602)  «Менеджмент в сельском хозяйстве». Будущие
менеджеры  должны постоянно стремится к повышению производительности труда, к
производству усовершенствованных товаров и услуг, к реальному повышению
качества жизни. 

Информационные
технологии позволяют по-новому организовать взаимодействие педагогов, студентов
и родителей. Современные коммуникационные средства помогают превратить передачу
знаний в совместную учебную деятельность, сблизить позиции педагогов и
студентов, активизировать их творческий потенциал. Информатизация образования
поддерживает интеграционные тенденции познания закономерностей окружающего
мира, увеличивает возможности для развития личности студента. Информационная
среда повышает уровень активности и реактивности студента, развивает
способности альтернативного мышления. Формируется умение разрабатывать
стратегию поиска решений как учебных, так и практических задач, прогнозировать
результаты своей деятельности.
    
  Методическая разработка может быть полезна как студентам, так и
преподавателям информационных дисциплин, мастерам производственного обучения
для подготовки и проведения уроков по информационным технологиям.

Методические указания

к выполнению лабораторной
работы

« Создание и редактирование
табличного

документа MS Excel 2003«

1 Цель работы

Изучить принцип создания
и редактирования табличного документа.

2 Задачи работы

Освоить приемы
создания и редактирования табличного документа.

3 Содержание работы

3.1 Загрузить оболочку Windows и запустить
приложение Excel. 

3.2 Ознакомиться с областями экрана; освоить перемещение
по экрану с помощью мыши и кнопок прокрутки; ознакомиться с меню инструментов.
Поочередно включить несколько пунктов главного меню, ознакомиться с  принципом
расположения и вызова их опций.

3.3 Сформировать таблицу  из п.9 указаний или
предложенную преподавателем.

3.4 Заполнить столбцы таблицы данными; используя 
автосуммирование вычислить итоговые значения столбцов; оформить таблицу с
помощью команды Автоформат.

3.5 Сохранить таблицу в файле и оформить отчет.

4 Требования к отчету 

Отчет должен содержать:

-название работы,
постановку задачи и сведения о последовательности ее  выполнения;

— ответы на
контрольные вопросы п.7 указаний.

5 Общие положения

5.1 Понятие об электронных таблицах

Информационные технологии обработки данных часто требуют представления
сведений в виде таблиц. Для табличных расчетов характерны относительно простые
формулы и большие объемы исходных данных.

Универсальным
средством для автоматизации расчетов над табличными данными стали пакеты
прикладных программ (ППП), называемые ТАБЛИЧНЫМИ ПРОЦЕССОРАМИ или
ЭЛЕКТРОННЫМИ ТАБЛИЦАМИ (ЭТ). ЭТ создаются в оперативной
памяти компьютера и хранятся на магнитных дисках. Их содержимое можно
редактировать, упорядочивать, выводить на печать. ЭТ могут быть
использованы для построения диаграмм и в качестве несложной Базы Данных.

5.2 Экран
Exсel

Основной формат ЭТ —
экран с сеткой, разделяющей его на столбцы и строки. Столбцы таблицы названы
латинскими буквами и комбинациями латинских  букв от A до IV (256 столбцов).
Строки пронумерованы от 1 до 16384. Клетки, полученные на пересечении столбцов
и строк, имеют свой адрес, который состоит из буквы, обозначающей столбец и
цифры, обозначающей строку. Например, клетка находящаяся на пересечении столбца
B и строки 5, имеет адрес B5. Адрес клетки также называют ссылкой. На экране
монитора обычно видно не более 18 полных строк рабочей таблицы и 9 полных
столбцов со стандартной шириной 9 позиций, название открытой книги, а также
имеются основные элементы окон Windows: КНОПКА СИСТЕМНОГО МЕНЮ, ПАНЕЛЬ ГЛАВНОГО
МЕНЮ, ПАНЕЛИ ИНСТРУМЕНТОВ, ПАНЕЛЬ ФОРМУЛ и т.д.

Для передвижения по
рабочему листу на значительные расстояния используются полосы прокрутки. Часто
приходится выполнять действия с несколькими клетками одновременно, т.е. с
блоком или диапазоном клеток. Блок — это множество клеток, образующих область
прямоугольной формы. Блок отмечается адресами верхней левой и правой нижней
клеток прямоугольника, разделенных двоеточием, например: B4:D6, A5:A10, C3:E3.

Рис.1 
Экран Exсel с выделенным блоком клеток B4: D6.

5.3 Главное
меню Exсel

 В верхней
панели находится главное меню Exсel. Выбор любого пункта меню раскрывает список
его команд. Выбор команды, после которой указано многоточие, например команда
СОХРАНИТЬ КАК… в меню ФАЙЛ, приводит к появлению диалогового окна. Диалоговые
окна могут содержать много опций, названия которых расположены друг за другом в
виде карточек. Например, при выборе команды ПАРАМЕТРЫ СТРАНИЦЫ… пункта меню
Файл открывается диалоговое окно, содержащее четыре опции: Страница, Поля,
Колонтитул, Лист, первая из которых активна в данный момент и выделена ярким
цветом. Она позволяет манипулировать при печати представленными в окне параметрами
страницы, такими как ориентация, масштаб, размер листа и т.д. Для выбора другой
опции окна надо щелкнуть мышью по ее заголовку.

Команды в главном
меню не всегда доступны. Недоступная в данный момент команда окрашена тусклым
серым цветом. Она остается тусклой до тех пор, пока не появятся условия для ее
работы.

Выполнение некоторых
команд также осуществляется через быстрые клавиши, указанные сразу после
названия команды.

5.4 Панели инструментов

Многим командам в
строке меню соответствуют кнопки на панели инструментов. Например, кнопка с
изображением ножниц выполняет команду ВЫРЕЗАТЬ, а кнопка с изображением
печатной машинки выполняет команду ПЕЧАТЬ. При запуске программы на экране
автоматически появляются две панели  инструментов: стандартная и форматирования,
так как они содержат в основном  часто используемые инструменты. Однако Excel
включает много других панелей инструментов, которые также можно высветить в
окне Excel с помощью команды ВИД-ПАНЕЛИ ИНСТРУМЕНТОВ. При передвижении
указателя мыши на любую кнопку панели инструментов под ней высвечивается
небольшая подсказка о назначении кнопки.

5.5 Контекстно-зависимое меню

Для удобства
выполнения задач, связанных с отдельными объектами экрана (такими как панель
инструментов, окно документа или клетка рабочей таблицы), Еxcel в дополнение к
главному меню также предлагает вторичную систему КОНТЕКСТНЫХ МЕНЮ. Они содержат
лишь команды, применимые к данному объекту.

Для вызова
контекстно-зависимого меню используется правая кнопка мыши, которая нажимается
в момент указания на нужный объект. Например, указание на клетку и нажатие на
правую кнопку  мыши вызовет контекстное меню клетки, содержащее пункты
ВЫРЕЗАТЬ, КОПИРОВАТЬ, ВСТАВИТЬ и т.д.

   Рис.2 Контекстно-зависимое меню клетки

5.6 Типы
данных

В Excel различаются
три типа данных: числовые значения, текстовые значения и формулы.

5.6.1 Числовые  значения  — это числа,
представляющие количественные величины, и числа, рассматриваемые как даты и
время. Любые числовые значения могут быть использованы в качестве аргументов 
для формул. Этот тип данных выравнивается по правому краю клетки.

Чтобы программа
воспринимала введенные время и дату как  числа, нужно пользоваться стандартным
форматом ввода. При этом Excel не делает различия между строчными и прописными
буквами и при вводе дат разрешает использовать точку (.), косую черту (/), или
дефис (-).

Если при вводе
времени после цифр введены буквы АМ или А (обозначает до полудня), либо РМ или
Р (после полудня), то время на экране отображается в 12-часовом формате.

Примеры задания
времени и даты в Excel приведены в скобках после указания соответствующего
формата: Д.М.ГГ (10/25/94 или 10-25-94), Д.МММ.ГГ (25-Окт-94), Д.МММ (10-Окт),
МММ.ГГ (Окт-94), Ч.ММ М/РМ (3:21  РМ), ЧЧ.ММ (15:21), ЧЧ.ММ.СС (15:21:04) и
другими. Можно ввести дату время в одну клетку,  разделив их пробелами
(25-Окт-94 15:21).

5.6.2 Текст — обобщенная категория данных, которая
подразумевает все, что не имеет дела с числами и вычислениями. Текстовые данные
могут состоять из букв, цифр, знаков пунктуации, пробелов. Текстовые величины
автоматически выравниваются по левому краю клетки. При необходимости числа
можно вводить в виде текста, назначая клеткам формат ТЕКСТ перед вводом данных.
Также можно ввести число в виде текста, предваряя его знаком апострофа (‘).

5.6.3 Формулы в ЭТ начинаются со знака равенства
(=), отличающего ввод текста от ввода формулы. Например:=b5*c5*d5.
После ввода формулы в клетку, она видна в строке формул, а в самой клетке
высвечивается результат вычисления.  Формулы могут состоять из чисел, ссылок на
клетки и встроенных (см. Лаб.раб № 16) функций, таких как СУММ, СРЗНАЧ и др.,
разделенных операторами сложения (+), вычитания (-), умножения (*), деления
(/), возведения в степень(^).

5.7 Получение
помощи

Получить справку
Excel можно в любое время, когда она понадобится, используя: 

—        
команду “?” главного меню;

—        
инструмент (на
стандартной панели инструментов);

—        
инструмент  ( на
стандартной панели инструментов).

При выборе команды “?”
появляется список терминов  и выбирается нужный. Поэтому она поможет тем,
кто знаком с жаргоном Excel и знает каким словом обозначается интересующее его
действие.

Чтобы получить
справку о назначении конкретной команды или инструмента надо щелкнуть левой
кнопкой мыши по инструменту , а затем щелкнуть изменившимся указателем мыши
на интересующей его команде или инструменте.

При нажатии на кнопку
с изображением лампочки в верхней части окна Excel под строкой меню появляется
небольшое окно, в котором даются рекомендации как быстрее и эффективнее
реализовать выполняемое действие.

5.8 Относительные и абсолютные ссылки

При выполнении
операций копирования и дублирования формульных данных, содержащих ссылки на
клетки, Excel автоматически корректирует их, т.е.  изменяет номер строки или
наименование столбца в зависимости от направления движения. Например, формула
A1+B1, находящаяся в клетке С1 и содержащая ссылки на A1 и B1, при копировании
в клетку С2 (вниз на строку) превратится в  A2+B2. Изменяемые ссылки называются
относительными. Такая корректировка во многих случаях очень удобна, но иногда
не требуется по смыслу выполняемой задачи или структуре таблицы. Чтобы ссылка в
процессе копирования не изменялась, ее делают абсолютной, установив знак
доллара перед буквой столбца и перед  номером строки, например $A$1.
Допускается конструирование смешанных ссылок, например $A1. Адрес столбца
данной клетки является постоянным, а адрес строки — относительным.

Рис.3 Примеры копирования формулы с использованием абсолютных и
смешанных ссылок

На рис.3 изображены
два фрагмента таблиц с примером копирования формулы из клетки A5 в
клетки A6, B5 и B6 таблицы. В верхнем фрагменте содержимое
клеток представлено в виде формул, а в нижнем- результат вычисления по этим
формулам. В формулах использованы абсолютная ссылка на всю клетку и смешанные
ссылки.

5.9 Ввод и редактирование содержимого клетки

5.9.1 Обычно при входе в Exсel на экране толстой
рамкой выделена клетка с номером A1, которая готова к приему информации. Чтобы
ввести информацию в другую клетку, ее выделяют с помощью мыши или клавиш
управления  курсором  (клавиш со стрелками). Ввод осуществляется по правилам,
указанным в п.6.6 для разных типов данных. По мере набора данных с клавиатуры
Exсel показывает все введенные символы как в панели формул, которая находится
сверху, так и в  активной клетке на рабочем листе. В панели формул
активизируются кнопки:  ОТМЕНЫ (обозначена крестом); ВВОДА, (обозначена
галочкой) и ЭКСПЕРТ ПО ФУНКЦИЯМ (обозначена fx).

Чтобы набранная
информация была внесена в текущую клетку рабочего листа, она должна быть
подтверждена одним из следующих действий с использованием клавиш или мыши:

—  нажатием клавиши
ввода, либо выходом из текущей клетки с помощью клавиши управления курсором.

—  щелчком мыши по
другой клетке, либо по кнопке ввода помеченной галочкой;

5.9.2 Для исправления опечаток во время заполнения
клетки, до того как ввод информации подтвержден, можно воспользоваться клавишей
Backspace или Delete. Для удаления всего набранного текста нужно с помощью мыши
нажать кнопку с крестом.

5.9.3 Исправить уже подтвержденное содержание
ячейки можно как в строке формул, так и непосредственно в клетке. Для этого
следует:

1) выбрать нужную
клетку;

2) дважды щелкнуть по
ней мышью или нажать клавишу F2;

3) отредактировать
содержимое;

С помощью клавиши
Insert можно изменить режим вставки символов на режим замены.

5.9.4 Чтобы осуществить очистку клетки, при которой
уничтожается содержимое клетки без ее удаления из рабочей таблицы, нужно: либо
нажать <Del>, а затем <Enter>, либо выбрать из контекстного  меню
клетки команду ОЧИСТИТЬ СОДЕРЖИМОЕ, либо выполнить команду  главного меню
ПРАВКА-ОЧИСТИТЬ-СОДЕРЖИМОЕ .

5.9.5 Для удаления клетки с ее содержимым и
атрибутами форматирования нужно: выбрать команду УДАЛИТЬ из контекстного меню
клеток или ПРАВКА-УДАЛИТЬ из главного меню. Excel отобразит диалоговое окно, в
котором нужно указать, как сдвигать соседние клетки для заполнения
освободившегося после удаления места на рабочем листе.

5.10 Манипуляции с интервалом клеток

5.10.1 Выделение
интервала клеток. Для
некоторых видов преобразований в таблице требуется предварительно  выделить
несколько клеток, составляющих интервал строк, столбцов и т.д. Можно выделить:

—  строку или
столбец, щелкнув мышью по номеру строки или столбца;

—  несколько строк
или столбцов, щелкнув мышью на первом номере строки и протащить указатель мыши
по нескольким выделяемым строкам или столбцам;

—  весь рабочий лист, щелкнув по кнопке, находящейся
перед заголовком столбцов и над заголовком строк в левом углу рабочей книги;

— блок клеток,
поставив курсор в верхний левый угол блока и протащить указатель мыши к правому
нижнему углу блока, либо, установив курсор в левый верхний угол и нажав клавишу
Shift, не отпуская ее, двигаться с помощью клавиш управления курсором к правой
нижней клетке.

5.10.2 Перемещение
и копирование содержимого клеток. Excel  поддерживает стандартные приемы использования буфера обмена
Clipboard для копирования и перемещения информации внутри открытой книги, в
другую книгу или даже в другие программы, запущенные в Windows.

Для копирования
(перемещения) содержимого клеток нужно:

1) выделить
копируемые (перемещаемые) клетки (см. п.5.10.1);

2) выполнить команду
ПРАВКА-КОПИРОВАТЬ (ПРАВКА -ВЫРЕЗАТЬ);

3) передвинуть
указатель мыши на новую позицию и выделить первую клетку будущего блока;

4) выполнить команду
ПРАВКА-ВСТАВИТЬ.

Копирование позволяет
размножить содержимое одной клетки в другие клетки электронной таблицы. Для
этого, при указании позиции вставки, выделяют не одну, а несколько клеток, где
должна появиться копия.

Для перемещения блока
клеток внутри открытой книги применима также техника использования мыши, выполняемая
по шагам:

1) выделить блок
клеток;

2) установить
указатель мыши на одной из границ отмеченного блока (указатель примет вид
стрелки);

3) протащить
выделенную область клеток до нужного места рабочей таблицы.

 Нужно помнить, что
если в копируемой или перемещаемой клетке находится формула, то в ней
происходит корректировка относительных ссылок.

5.10.3 Вставка и
удаление интервала клеток. Вставка
новой  клетки, столбца или строки осуществляется с помощью пункта ВСТАВКА
главного меню. Предварительно клетка, строка или столбец перед которыми должна
поместиться вставка, должны быть выделены, как указано в п.5.10.1. Для вставки
нескольких строк или столбцов нужно выделить столько строк или столбцов,
сколько вы хотите вставить. Тогда перед первым выделенным столбцом или первой
строкой вставится столько новых столбцов или строк, сколько вы выделили. Пункт
меню ПРАВКА-УДАЛИТЬ удаляет выделенный диапазон.

5.11 Изменение размеров столбца и строки

5.11.1 Если текст, введенный в клетку, длиннее ширины
столбца, то он будет показан в следующих столбцах, если они пустые. В противном
случае текст на экране будет обрезан границей следующего столбца.

В случаях, когда
стандартная ширина столбца не устраивает, ее изменяют одним из следующих
способов, предварительно выделив столбец:

—        
командой ФОРМАТ-СТОЛБЕЦ-ШИРИНА главного меню;

—        
командой ШИРИНА СТОЛБЦА контекстного меню столбца;

—        
с помощью мыши, передвигая границу столбца в поле заголовков столбцов;

—        
автоматически устанавливая ширину столбца по самой длинной записи в  клетке
выделенного столбца командой ФОРМАТ-СТОЛБЕЦ-ПОДГОН ШИРИНЫ главного меню.

5.11.2 Для изменения высоты выделенной строки
используют два приема:

—  командой
ФОРМАТ-СТРОКА-ВЫСОТА главного меню вызвать поле ВЫСОТА, где задать необходимую
высоту строки;

— с помощью мыши
установить курсор на нижнюю линию сетки нужной строки в поле заголовков строк.
При этом курсор превратится в перекрестие с направленными в разные стороны
стрелками. Протащить эту линию вверх или вниз, соответственно уменьшая или
увеличивая высоту строки.

5.12. Автоматические операции суммирования,
дублирования и заполнения  смежных клеток

5.12.1 Для вычисления итоговой суммы по числовым
значениям в смежном интервале клеток используется инструмент АВТОСУММИРОВАНИЕ,
обозначенный математическим символом суммы, находящийся на панели стандартных
инструментов. Техника автосуммирования следующая:

1) установить курсор
в клетку, где должна появиться итоговая сумма;

2) щелкнуть по кнопке
å, при этом в самой клетке и в панели формул
появляется функция СУММ, с выбранным компьютером диапазоном клеток, находящимся
над указанной клеткой, либо левее нее;

3) нажать Enter, если диапазон, указанный компьютером
нас устраивает, в противном случае его предварительно редактируют (см. п.5.9.2).

5.12.2 ДУБЛИРОВАНИЕ данных чаще используется для
ввода формул и производится в следующей последовательности:

1)    
выделить  блок клеток, куда нужно поместить формулу (см. п.5.10.1);

2)    
набрать с клавиатуры формулу  и нажать <Ctrl+Enter>, чтобы внести запись
во все отмеченные клетки.

5.12.3 Многие рабочие таблицы требуют ввода
последовательных дат, времени и других типов рядов (например, столбцы,
обозначающие последовательность месяцев с января по декабрь или строки,
пронумерованные от 1 до 100).  Для создания таких последовательностей
используют АВТОМАТИЧЕСКОЕ ЗАПОЛНЕНИЕ. Оно может быть использовано и для ввода
формул в смежные клетки таблицы, при этом ссылки в формулах автоматически 
изменяются.

·       
Автозаполнение выполняется с помощью маркера заполнения, находящегося в
правом нижнем углу выделенной клетки или блока клеток.

·       
Первоначально в клетки электронной таблицы вводят начальные значения
последовательности. Для последовательности с  шагом изменения 1(один месяц,
один день, один квартал и др.) достаточно одного первого значения в одной
клетке (см.рис.4, клетки А1: Е1). Внимание! Просто любая одна цифра не
порождает последовательность.

·        Для
получения ряда с произвольным шагом изменения или последовательного числового
ряда  вводят  два значения-образца в соседние клетки,  что показывает
изменения между соседними элементами последовательности(см.рис.4, клетки G1:G2; H1:H2 и
т.д.).

·        Клетки
(одну или две, в зависимости от вида последовательности) с начальными
значениями выделяют, устанавливают курсор на маркере заполнения (курсор
превращается в тонкий черный крестик) и протаскивают его по всем заполняемым
клеткам.

·        При этом
Excel либо создает последовательность (если она уверена, что начальное значение
порождает последовательность) во всех отмеченных вами клетках, либо заполняет
интервал начальными значениями.

Рис. 4
Фрагмент электронной таблицы с различными значениями в клетках 

Рис.5 Фрагменты рядов, полученных путем автозаполнения

На рис.5  в столбцах
А:Е  показаны примеры рядов с шагом изменения 1. Столбец А содержит
последовательные обозначения месяцев с января по июнь, в столбце В – даты от
04.01.91 до 09.01.91, в столбце С- нумерация кварталов  (причем после 4
квартала в клетке С5 вновь появляется квартал 1) и тд. В столбцах G:K  показаны фрагменты рядов, полученных
по двум первым значениям. Столбец G содержит 
обозначения дней недели через один (Пн, Ср, Пт, Вс, Вт и т.д.), в столбце H – время изменяется не только по часам , но и по минутам (после 24
часов или 60 минут нумерация вновь начинается с начала) и тд.

5.13 Сохранение таблицы на диске

Для сохранения созданной таблицы на диске Excel предлагает инструмент
СОХРАНИТЬ, представленный кнопкой с изображением дискеты, либо команду ФАЙЛ —
СОХРАНИТЬ главного меню. При первом нажатии на инструмент СОХРАНИТЬ программа
выдает диалоговое окно СОХРАНИТЬ КАК…, которое  используют для указания более
содержательного имени, нового диска или выбора нового каталога перед
сохранением.

6 Методические рекомендации

6.1 Загрузка программы Excel и выход из нее

Для запуска Excel
нужно дважды щелкнуть на  пиктограмме Microsoft Excel, находящейся в одном из
приложений Windows (см.рис.6). Для выхода из программы используется пункт
ЗАКРЫТЬ системного меню.

Рис.6 Пиктограмма Exсel, находящаяся в приложении
Windows Microsoft Office

6.2 Работа с главным меню Exсel

Выбрать любой пункт
меню можно с помощью мыши или клавиши F10. Любую команду открывшегося списка выбирают
теми же способами. 

6.3 Формирование  таблицы

Рассмотрим основные
приемы создания таблиц на примере таблицы, представленной на рисунке 7.

Рис.7  Пример формируемой таблицы

6.3.1 Оформление
заголовка таблицы и названий столбцов. Для оформления заголовка таблицы установим курсор в
клетку A1 и введем текст, например Определение расхода вакцины для
профилактики. Ввод текста заканчиваем клавишей <Enter>, либо другим
способом, указанным в п.5.9.1

В клетку A2 введем
текст: …ящура в хозяйстве на одно животное в весовой группе. Набранный
текст распространяется в соседние клетки, так как в них отсутствует содержимое.

Для ввода в 3 строку
таблицы трехэтажных заголовков нужно разрешить переносить текст по словам. Для
этого:

1)    
выделим 3 строку (см.п.5.10.1);

2)    
выполним команду ФОРМАТ-ЯЧЕЙКИ;

3)    
на вкладке ВЫРАВНИВАНИЕ включим флажок ПЕРЕНОСИТЬ ПО СЛОВАМ.

6.3.2
Форматирование заголовков  столбцов. Установим курсор поочередно в клетки A3, В3, С3 и введем заголовки 
столбцов. Чтобы текст заголовков располагался равномерно, как показано на
рис.7,  увеличим ширину столбцов В и С, с помощью мыши. Для изменения высоты
строки  воспользуемся приемом автоматической установки высоты.

6.4 Ввод данных и редактирование таблицы

6.4.1
Использование приема автозаполнения  для ввода номеров весовой группы и
среднего веса животных.

1) введем в клетку A4
цифру 1;

2) введем в клетку A5
цифру 2;

3) выделим интервал
клеток A4: A5 (см. п.5.10.1);

4) установим курсор
на маркере заполнения клетки A5;

5) протащим маркер до
клетки A13.

Чтобы заполнить
столбец B значениями среднего веса животных в весовой группе от 50 до 200 и от
200 до 350,  используем прием автозаполнения, указав в каждом случае новый шаг
изменения.

6.4.2 Заполнение
таблицы формулами для вычисления. Расход вакцины на одно животное рассчитывается по формуле
У=0,05+0,001*Х, где Х- вес животного. Для автоматического расчета значений
третьего столбца таблицы по данной формуле, введем ее в клетку С4  в виде =
0,05 + 0,001* B4 и затем выполним автозаполнение (либо копирование, как
указано в п.5.10.2).  В результате в клетках С4:С13 появятся числа 0,1; 0,125;
0,15; 0,175; 0,2; 0,225; 0,25; 0,275; 0,35; 0,4.

6.4.3 Подсчет
итоговых значений. Заполним
четвертый столбец таблицы данными о количестве животных по каждой группе.
Вычислим общее количество животных в хозяйстве, используя инструмент
Автосуммирования (см.п.5.12.1).

6.4.4 Оформление
рамок таблицы. Для более
наглядного представления данных в созданной таблице, ее разделяют на область
заголовка, подножия и т.д., используя прием автоформатирования.

1) выделим диапазон
A1: D14;

2) выполним команду
ФОРМАТ-АВТОФОРМАТ-ПРОСТОЙ.

 6.5 Сохранение созданной  таблицы  на диске

1) выполним команду
ФАЙЛ — СОХРАНИТЬ КАК ;

2) в появившемся
диалоговом окне введем подходящее по смыслу таблицы имя файла, например VAK,
оставив расширение файла .XLS без изменения;

3) щелкнем по кнопке
Ok.

7 Контрольные вопросы

1) Для чего используется
главное меню Excel?

2) Объясните
назначение  контекстно-зависимого меню.

3) Как осуществить
ввод формулы в клетку?

4) Когда применяется
прием автозаполнения?

5) Что такое
абсолютная ссылка на клетку?

6) Для чего
используется инструмент Автосуммирования?

7) Какие существуют
способы изменения ширины столбца?

Какими способами можно отредактировать содержимое клетки?

9) Как удалить или
добавить строку, столбец?

8 Рекомендуемая литература

5.1 Конспект лекций по курсу »
Информатика»;

5.1 Джек Наймершайм “Exсel 5.0 for Windows”. -М.:
Международные отношения 1995, -240 c.

5.2 Грег Харвей “Exсel 5.0 для
«чайников»”, -Киев: Диалектика, 1995. — 288 с.

9
Приложения

Таблица
1 

Затраты труда при силосовании

Таблица
2

Урожайность  сельскохозяйственных   культур

Таблица
3

Определение   расхода   комбикормов

 Содержание кормовых единиц в 1 кг комбикорма- 1,32

Таблица 4

 Валовой объем заготовок древесины

Таблица
5  

Расчет основной заработной платы  мелиораторов

ФЕДЕРАЛЬНОЕ
ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ

УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО
ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

НОВОУРАЛЬСКИЙ
ГОСУДАРСТВЕННЫЙ
ТЕХНОЛОГИЧЕСКИЙ
ИНСТИТУТ

Кафедра информатики
и программирования

Учебно-методическое
пособие по курсу “Информатика»

для студентов всех
специальностей

очной формы обучения

Новоуральск 2009

УДК 681.3.06

МиМ – 2.3. –
1374 –
09

Автор
Орлова Ирина Викторовна

Рецензент
кандидат физико-математических
наук, доцент кафедры ВМ
Фоминых Марина Анатольевна

Электронная
таблица
Microsoft Office Excel 2003.
Учебно-методическое
пособие по курсу “Информатика” для
студентов всех специальностей очной
формы обучения

Новоуральск, НГТИ,
2009, 72 с.

Пособие представляет
собой описание основных принципов
работы с электронными таблицами
Microsoft
Office
Excel
2003.

Содержит 55 рисунков,
8 таблиц, 14 библиографических названий.

Пособие может
использоваться при выполнении лабораторных
работ и самостоятельном изучении
электронных таблиц Microsoft
Office
Excel
2003 студентами
всех специальностей.

Методическое
пособие рассмотрено на заседании кафедры

Протокол № 111
от 12
октября
2009 г.

Зав.кафедрой

Н.А.Николаев

СОГЛАСОВАНО:

Председатель
методкомиссии НГТИ

д.т.н., профессор

А.Е.Беляев

Оглавление

Оглавление 3

ВВЕДЕНИЕ 5

1 знакомство с
microsoft office excel 2003 8

1.1 Основные понятия
электронной таблицы 8

1.2 Типовая структура
интерфейса 10

1.3 Перемещение по
рабочему листу 12

2 ДАННЫЕ, ХРАНИМЫЕ
В ЯЧЕЙКАХ ЭЛЕКТРОННОЙ ТАБЛИЦЫ 14

3 ВВОД И РЕДАКТИРОВАНИЕ
ДАННЫХ 16

3.1 Общие правила
ввода данных в ячейки 16

3.2 Ввод чисел 17

3.3 Ввод текста 17

3.4 Ввод дат и
времени 18

3.5 Выделение
ячеек 19

3.6 Заполнение
рядов текстовых величин, чисел и дат 19

3.6.1 Ввод данных с
использованием маркера заполнения 19

3.6.2 Использование
команд автозаполнения 21

3.7 Редактирование
данных 22

3.8 Копирование и
перемещение данных 23

3.9 Добавление и
удаление ячеек, строк, столбцов 24

3.10 Управление
рабочими листами 26

3.10.1 Выделение
группы рабочих листов 26

3.10.2 Вставка и
удаление рабочего листа 26

3.10.3 Перемещение
и копирование листа 27

4 ИЗМЕНЕНИЕ ФОРМАТА
ТАБЛИЦЫ 28

4.1 Изменение ширины
столбцов и высоты строк 28

4.2 Форматирование
числовых и текстовых данных 29

4.3 Выравнивание
данных в ячейках 30

4.4 Оформление
ячеек с помощью цвета и границ 32

4.5 Условное
форматирование 33

4.6 Сортировка
данных в таблице 34

4.6.1 Сортировка
строк 35

4.6.2 Сортировка
столбцов 36

5 ФОРМУЛЫ 37

5.1 Общие понятия
о формулах 37

5.2 Ввод формул 39

5.3 Исправление
ошибок в формулах 39

5.3.1 Типы ошибок 39

5.3.2 Поиск неправильных
ссылок 40

5.4 Копирование
формул 40

5.4.1 Относительные
ссылки 40

5.4.2 Абсолютные
ссылки 40

5.4.3 Смешанные
ссылки 41

5.4.4 Автозаполнение
формулами 41

5.5 Перемещение
формул и данных 42

5.6 Пример ввода
данных и формул 42

5.7 Отслеживание
зависимостей 46

6 ИСПОЛЬЗОВАНИЕ
ВСТРОЕННЫХ ФУНКЦИЙ EXCEL 48

6.1 Основные
понятия 48

6.2 Обзор списка
встроенных функций 48

6.2.1 Функции даты
и времени 49

6.2.2 Логические
функции 49

6.2.3 Математические
функции 51

6.2.4 Статистические
функции 53

6.3 Использование
функции автосуммирования 54

6.4 Ввод функций с
помощью строки формул и мастера 54

7 построение
графиков и диаграмм в EXCEL 58

7.1 Элементы
диаграммы 58

7.2 Создание
диаграммы 59

7.3 Типы диаграмм 63

8 ЗАДАНИЯ ДЛЯ
ЛАБОРАТОРНЫХ РАБОТ 66

8.1 Создание
платежной ведомости 66

8.2 Работа с
формулами 67

8.3 Расчет стоимости
изготовления изделия 68

8.4 Форматирование,
построение диаграмм 69

9 КОНТРОЛЬНЫЕ
ВОПРОСЫ ДЛЯ ОЦЕНКИ УСВОЕНИЯ МАТЕРИАЛА 71

ЛИТЕРАТУРА 73

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]

• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #

Об Excel можно писать бесконечно много и долго. С программой неразрывно ассоциируются такие понятия, как обработка и анализ данных, формулы и встроенные функции, таблицы подстановки и поиск решения, сводные таблицы и диаграммы, коллективная работа и публикация документов в Веб. Мы же, работая над содержимым книги, в первую очередь руководствовались целью создания книг серии «Учебный курс» — подготовка пользователя к профессиональной работе.

Мы стремились научить читателя использовать программу обработки электронных таблиц для решения практических задач в любой области деятельности. Содержащийся в книге материал представлен в виде уроков, что предполагает четкость и последовательность его изложения, выполнение практических работ и закрепление пройденного материала. Каждый урок открывается списком рассматриваемых тем.

В основной части урока наряду с изложением теоретического материала дается пошаговое описание действии, которые ведут к решению конкретных задач. Выполняя предлагаемые задания, а также упражнения из раздела «Самостоятельная работа», вы тем самым будете закреплять прочитанный материал, углублять свои знания и совершенствовать умение работать с Excel. В конце каждого урока, в разделе «Подведение итогов», перечисляется все, чему вы научились в ходе урока. Этот список может использоваться для самопроверки полученных знаний и приемов практической работы.

В книге описана версия популярной программы обработки электронных таблиц — Excel 2003. Прочитав ее, вы научитесь создавать, редактировать и выводить таблицы на печать, выполнять сложные расчеты и анализ данных. Формулы и функции, автоматическое создание итогов, консолидация данных, функция поиска решения и, конечно же, сводные таблицы и диаграммы — весь этот богатый арсенал средств программы Excel подробно рассмотрен автором. Большое внимание уделено вопросам, связанным с обменом данными и коллективной работой. Вы узнаете, как извлечь данные из внешнего источника, отправить таблицу по электронной почте, сохранить документ в формате Веб, защитить его от несанкционированного доступа.

Краткое содержание книги

Расскажем о содержании каждого урока.

Урок 1, «Знакомство с Excel», можно рассматривать как вводную часть книги. В нем вы научитесь работать с таблицами Excel, настраивать рабочую область, конфигурировать панель инструментов, пользоваться справочной подсистемой, вводить данные в таблицу, перемещать диапазоны ячеек. В рамках этого урока будет рассказано об элементах окна программы, командах управления окнами и документами, а также о некоторых функциях программы.

В уроках 2 и 3, «Создание электронной таблицы» и «Ввод и редактирование данных», вы познакомитесь с принципами создания таблиц, в частности, узнаете, как выделять ячейки и их диапазоны, несмежные области, строки и столбцы. Кроме того, вы научитесь редактировать содержимое ячеек, перемещать, копировать, вставлять и удалять ячейки, транспонировать таблицы и использовать средства их автозаполнения, а также управлять рабочими листами книги Excel.

Урок 4, «Оформление таблицы», посвящен форматированию и оформлению таблицы, созданию ее иерархической структуры. Мы расскажем о том, как присваивать и создавать форматы, выравнивать содержимое ячеек, изменять шрифт, использовать границы и цветовое оформление, форматировать столбцы и строки, осуществлять автоматическое форматирование, вставлять примечания и ячейку, устанавливать защиту ячеек и листов.

Чрезвычайно важен и интересен урок 5, «Формулы и функции», так как формулы являются основным средством обработки и анализа вводимых в таблицу данных. Вы научитесь создавать формулы, использовать относительные и абсолютные ссылки, применять формулы массива, присваивать имена ячейкам и затем использовать их в формулах, вызывать функции и применять их в формулах, находить и исправлять ошибки, отслеживать зависимости, задавать ограничения при вводе данных. Для выполнения стандартных вычислений — как сложных, так и простых — программа предлагает большое количество встроенных функций, которые можно вызывать в формулах.

В Excel аналогом простой базы данных является список, который представляет собой группу строк, содержащих связанные данные. Из урока 6, «Работа со списками и базами данных», вы узнаете, как создавать списки вручную и с помощью формы данных, сортировать строки и столбцы списка, используя сложные критерии, выполнять отбор данных с помощью функции автоматического фильтра, как задавать расширенные фильтры прямо на рабочем листе. Кроме того, вы научитесь формировать запросы к внешним базам данных с помощью программы Microsoft Query, редактировать списки базы данных, форматировать таблицу результатов, передавать данные запросов в программу Excel.

Изучив материалы по работе с базами данных, научившись создавать формулы и использовать функции, можно приступать к самому интересному и важному этапу — анализу данных. В уроке 7, «Анализ данных», вы научитесь устанавливать надстройки, выполнять автоматическое вычисление, создавать итоги, группировать данные, производить подбор параметров, формировать таблицы подстановки и разрабатывать сценарии.

В уроке 8, «Создание диаграмм», вы познакомитесь с работой мастера создания диаграмм, узнаете, какими они бывают, в каких случаях какой тип диаграммы рекомендуется применять, как сделать диаграмму максимально информативной и наглядной. Ведь профессионально построенная диаграмма должна не просто иллюстрировать излагаемый материал, но и отображать соотношения различных показателей, динамику их изменения.

В уроке 9, «Графические объекты», речь пойдет о красочном оформлении рабочих листов за счет использования картинок из коллекции Clip Art, автофигур, а также текста, оформленного с применением специальных эффектов приложения WordArt. Освоив материал урока 10, «Элементы управления на рабочем листе», вы узнаете, какие типы элементов управления используются в Excel, чем элементы управления ActiveX отличаются от аналогичных элементов панели инструментов Forms (Формы), какими возможностями они обладают, освоите технику работы с ними. Excel предоставляет в наше распоряжение множество инструментов формирования вида печатаемого документа. Как подготовить документ к печати, как выбрать, установить и настроить принтер, как задать параметры страницы, вы узнаете из урока 11, «Подготовка документа к печати».

Тема урока 12, «Работа с макросами, основы VBA», говорит сама за себя. В данном уроке речь пойдет о создании макросов и о программировании на VBA. К сожалению, многие пользователи не умеют писать программ и не считают нужным этому учиться. А зря, затратив не так уж много времени и усилий, ряд операций можно автоматизировать, то есть избавиться от необходимости выполнять часто повторяющиеся, как правило, довольно рутинные действия, что позволит сосредоточиться на решении конкретных задач.

Приложения пакета Microsoft Office 2003 поддерживают несколько способов обмена данными. Внимательно изучив материалы урока 13, «Обмен данными», вы сделаете первый шаг к коллективной работе с документами. Обычно и эту возможность Excel в полной мере использует лишь незначительная часть пользователей. В уроке рассказывается об обмене данными между приложениями с помощью буфера обмена, о передаче данных в виде фрагментов документа, о вставке объектов с сохранением связей с приложениями, в которых они были созданы.

Интернет доступен любому современному специалисту. И тем не менее предлагаем подробно ознакомиться с материалами урока 14, «Интернет-технологии в Excel», с тем чтобы систематизировать свои познания об использовании сети Интернет при работе с программой Excel. Теперь вы сможете отправлять рабочие листы в качестве сообщений электронной почты, применять возможность маршрутизации сообщений, открывать рабочую книгу в сети Интернет, работать с FТР-узлами, публиковать данные в Интернете, создавать и использовать гиперссылки.

В уроке 15, «Коллективная работа», мы расскажем об организации совместной работы с Excel-документами при использовании средств, предоставляемых веб-узлами рабочей группы Microsoft SharePoint Team Services. Для того чтобы включиться в работу группы, достаточно иметь доступ к браузеру. Но Excel позволяет работать на веб-узле группы более эффективно: сохранять и редактировать документы в клиентской программе, пересылать данные из нее на веб-узел.

Имея некоторый опыт работы с программой, вы сможете приступить к настройке меню и панелей инструментов. Сделать Excel удобным для работы можно, даже обладая минимальными знаниями и опытом. Элементарные настройки выполняются в диалоговых окнах Options (Параметры) и Customize (Настройка), описанных в уроке 16, «Индивидуальная настройка программы».

Excel 2003, Эффективный самоучитель, Серогодский В.В., 2005.

  Данная книга является превосходным самоучителем, позволяющим самостоятельно освоить Excel 2003. Благодаря ей, вы научитесь создавать, редактировать и оформлять таблицы, готовить их к печати, выполнять вычисления, строить графики и диаграммы, а также многому другому. В конце каждого раздела имеется подробный пошаговый пример. Каждое действие в нем сопровождается рисунком — копией окна Excel. Всего в книге около 70 таких примеров. Выполняя их под руководством автора вы на практике будете закреплять пройденный материал. Таким образом, прочитав данную книгу, вы получите устойчивые навыки работы в Excel.
Книга отличается простотой и ясностью изложения материала. Написана автором на основе многолетнего опыта преподавания на компьютерных курсах. Снабжена цветными вкладками-шпаргалками. Лучший выбор для начинающих.

Понятие электронной таблицы.
Электронная таблица, так же как и обычная таблица, представляет собой набор числовых и текстовых данных, размещенных в ячейках. Данные, находящиеся в ячейке электронной таблицы, могут быть либо введены пользователем, либо определены (вычислены) по данным из других ячеек. На основе содержимого электронных таблиц могут создаваться диаграммы, служащие иллюстрацией числовой информации.

С помощью Excel можно создавать самые различные документы, выполнять самые различные задачи, например:
* составлять всевозможные списки, отчеты, ведомости, бланки;
* оперативно выполнять вычисления различной сложности;
* по данным таблиц строить динамически связанные с ними диаграммы, графики;
« решать сложные финансовые, экономические и математические задачи и, в том числе, задачи статистического анализа и т.д.

Электронные таблицы Excel имеют поистине огромный набор возможностей. Однако обычно пользователь в своей работе применяет только их небольшую часть. Происходит это не только от незнания, но и от отсутствия в этом острой необходимости. И действительно, все функции, заложенные в Excel, можно условно разделить на те, знание которых очень желательно или просто необходимо, и те, изучать которые можно по мере надобности.

Оглавление
Предисловие
1. Что такое Excel и что он позволяет делать
2. Как устроено окно Excel
3. Основы работы с документами в Excel
4. Учимся вводить данные и формулы
5. Перемещение по таблице
6. Действия над ячейками
7. Проведение расчетов в Excel. Функции и их использование
8. Способы ускорения ввода данных
9. Как оформить документ (таблицу) Excel
10. Работа с листами таблиц одной и нескольких книг
11. Проверка орфографии
12. Как распечатывать документы Excel
13. Переход, поиск и замена
14. Использование имен ячеек
15. Учимся строить диаграммы
16. Рисунки в таблицах Excel
17. Совместный доступ и редактирование документов
18. Связь с Word
19. Базы данных. Как их создавать и использовать в Excel
20. Шаблоны и их использование
21. Специальные возможности Excel
22. Настройка среды Excel
23. Основные клавиатурные комбинации.

Бесплатно скачать электронную книгу в удобном формате, смотреть и читать:

Скачать книгу Excel 2003, Эффективный самоучитель, Серогодский В.В., 2005 — fileskachat.com, быстрое и бесплатное скачивание.

Скачать djvu
Ниже можно купить эту книгу по лучшей цене со скидкой с доставкой по всей России.Купить эту книгу

Скачать
— djvu — Яндекс.Диск.

Дата публикации: 19.05.2015 08:30 UTC

Теги:

учебник по информатике :: информатика :: компьютеры :: Серогодский