Работа с экспресс блоками в word

Экспресс-блоки упрощают работу с текстовым редактором

Если вам достаточно часто приходится иметь дело с набором текстовых документов выполненных по какому-либо стандарту, то вам должно быть уже хорошо знакома такая замечательная функция текстового редактора MS Word, как экспресс-блоки. С их помощью мы можем заранее настроить ряд часто употребляющихся «смысловых блоков» документа (титульного листа, шапки, стилистики подписей и т.п.), а затем, просто собирать готовый документ из этих блоков, как конструктор Lego.

Особенно хорошо освоить экспресс-блоки MS Word тем, кому по работе часто приходится иметь дело с формами и отчетами. Конечно у вас уже наверняка имеются своеобразные «шаблоны» типовых документов, лежащие где-то на жестком диске компьютера, однако освоив нехитрую технику работы с экспресс-блоками изложенную в этой статье, вы сможете значительно упростить свою работу и оставить больше времени на чай и перекуры 🙂

Создание экспресс-блоков в MS Word

Для начала разберем чисто практический пример часто используемого шаблона — подпись руководителя и реквизиты компании. Откуда обычно вы берете эти данные? Большинство даже квалифицированных пользователей MS Word просто копирует их из другого документа. Но давайте уже будем рациональны!

Первым делом создайте новый документ MS Word и скопируйте туда нужный текст вашего будущего шаблона экспресс-блока. Все выглядит идеально? Тогда продолжаем.

Выделяем нужный фрагмент текста целиком, затем на панели «Вставка» в группе «Текст» находим инструмент «Экспресс-блоки» и щелкаем на него. В раскрывшемся списке выбираем последний пункт «Сохранить выделенный фрагмент в коллекцию экспресс-блоков».

В появившемся окне вводим осмысленное имя для создаваемого экспресс-шаблона, чтоб не запутаться в дальнейшем, при необходимости описание, в поле «Сохранить в» выбираем Normal.dotm 

Теперь нажимаем «Ок». Поздравляю, экспресс-блок создан!

Проверим как это работает: закроем MS Word и откроем его снова. Создадим новый документ и снова перейдем на панель «Вставка», где щелкнем по инструменту «Экспресс-блоки».

В списке экспресс-блоков появился и наш шаблон. Щелкните по нему мышью, и его содержимое тотчас появится в документе на том месте, где установлен курсор мыши.

Таким же образом вы можете сделать любое количество экспресс-шаблонов для текстового редактора MS Word, было бы только желание…. или рабочая необходимость!

Автор: Александр «Мэлфис К.» ФРОЛОВ, для сайта bussoft.ru 

Экспресс-блоки

Коллекция
экспресс-блоков
— это область для создания, хранения и
поиска повторно используемых фрагментов
содержимого документа, в том числе
автотекста, свойств документа и полей.

Команда
Экспресс-блоки
(вкладка Вставка,
группа Текст)
открывает
следующий список команд:

• Свойство
  документа
  — используется для выбора из списка
  свойств, которые можно вставить в
  документ. Заполнив поле свойств
  документа, можно создать свойства,
  которые будут сопровождать документ
  при его перемещениях.

• Поле
  — коды полей используются для вставки
  полей, которые могут обеспечить
  автоматическое
  обновление данных, таких как время,
  заголовок, число страниц и т. д.

• Организатор
  стандартных блоков
  предназначен для предварительного
  просмотра всех стандартных блоков,
  доступных в приложении Word. Позволяет
  изменять свойства блоков, удалять и
  вставлять их.

• Сохранить
  выделенный фрагмент в коллекцию
  экспресс-блоков
  – позволяет сохранить
  выделенный фрагмент документа и
  поместить его в коллекцию экспресс-блоков,
  после чего его можно использовать
  повторно.

• Автотекст
  — позволяет получить доступ к коллекции
  элементов автотекста. Автотекст можно
  сохранить в коллекции элементов
  автотекста: выделить текст, предназначенный
  для повторного использования, нажать
  кнопку Автотекст,
  а затем выбрать команду Сохранить
  выделенный фрагмент в коллекцию
  автотекста.
  После заполнения сведений о новом
  стандартном блоке и его записи сохраненное
  содержимое можно использовать повторно.

Задание.

1. Вставьте
   в нижний колонтитул документа Пример
   документастандартный блокНаклейка(цитата)и оформите его в соответствии
   с одним из образцов, указав Ваши фамилию,
   имя и номер группы.

1. Сохраните
   документ.

Стилевое форматирование

Стиль
форматирования
– это совокупность параметров
форматирования объекта, имеющая свое
имя. Стилевое оформление документа
повышает эффективность работы
пользователя.

Галерея
встроенных стилей находится в группе
Стили
(Рисунок 43) вкладки Главная.

Рисунок
43 Группа Стили

При
нажатии кнопки Стили появится Панель
стилей (Рисунок 44).

Рисунок
44
Панель стилей

Стиль
по умолчанию называется Обычный.
Для просмотра свойств стиля достаточно
навести мышь на интересующий стиль в
списке стилей. Чтобы использовать
встроенный стиль, надо выделить исходный
фрагмент текста и на Панели
стилей
выбрать необходимый стиль.

С
помощью команды Изменить
стили
(вкладка Главная/
группа Стили)
можно изменить параметры (цвет, шрифт
и т.д.) встроенного стиля.

Пользователь
может создать свой собственный стиль,
используя кнопку Создать
стиль на
Панели
стилей.

Упражнение.

В
документе Пример
документа
создайте стиль Мой
стиль с
параметрами абзаца: выравнивание — по
ширине, отступ слева 1, отступ справа 0
см., первая строка — нет, интервал до 10
пт., граница слева – двойная черта.
Согласно образцу используйте Мой
стиль
для абзаца страницы 3 документа Пример
документа.

1. Выведите
   Панель
   стилей
   (вкладка Главная/
   группа Стили/
   команда Стили
   и нажмите кнопку Создать
   стиль.

2. В
   окне Создание
   стиля
   укажите имя Мой
   стиль.

3. Нажмите
   кнопку Формат.
   Установите параметры абзаца
   и границы,
   согласно заданию. Нажмите ОК.

4. На
   странице 3 документа выделите необходимый
   абзац. На Панели
   стилей
   выберите Мой
   стиль.

5. Сохраните
   документ.

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]

• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #

Всем привет. В этой статье мы рассмотрим полезную функцию, которая объединяет в себе работу с автозаменой, шаблонами и буфером обмена – экспресс-блоки в Word 2007. Экспресс-блоки (вкладка Вставка) являются эффективным инструмент для ускорения работы с часто используемыми частями текстов. Обратный адрес на письмах, частые фразы, повторяющиеся части контрактов — все эти фрагменты можно создавать в виде так называемых экспресс блоков.

Помним, что текстовый редактор Word предлагает ряд инструментов для ускорения работы с текстом:

• Буфер обмена — Позволяет копировать содержимое во временное хранилище.
• Шаблоны – Содержат готовый набор оформления и стилей для заданного типа документа.
• Автозамена – Автоматическая замена введенного сочетания символов на заданное слово или даже фразу.

Как было сказано выше, экспресс-блоки в Word 2007 объединяют в себе все эти три полезных инструмента.

Создание экспресс-блока в Word 2007

Допустим, нам часто приходится использовать ряд шаблонов (анкета, договор). Так или иначе, но содержащийся в них текста всегда один, и было бы удобно не делать лишних переходов для выбора шаблона, а использовать готовую заготовку сразу. Да, можно сохранить содержимое в буфере обмена, но, после закрытия приложения, скопированная информация пропадёт. Вот тут нам и приходит на помощь экспресс-блоки Word, используя которые, можно сохранить готовые заготовки, и они будут всегда доступны в любом открытом или новом документе.

Алгоритм действий довольно простой, в первую очередь нужно выделить желаемый участок текста и перейти на вкладку Вставка. Нажмите на кнопку Экспресс-блок и выберите пункт Сохранить выделенный фрагмент в коллекции экспресс-блоков.

Это откроет диалоговое окно Создание нового стандартного блока.

1. Заполните поле Имя и Описание
2. В списке Коллекция выберем Экспресс-блоки, при желании, можно создать отдельную категорию.
3. Можно оставить остальные настройки по умолчанию.
4. Нажмите на кнопку OK.

На первый взгляд, ничего не произошло, но если нажать на кнопку Экспресс-блок в ленте Word, то можно тут обнаружить добавленное текстовое содержимое со всеми стилями и форматированием.

Теперь разместим курсор в любой части документа и нажмём на кнопку Экспресс-блоки, в случае чего, можете добавить её на панель быстрого доступа. Теперь просто нажмём на добавленном в коллекцию тексте. Теперь в документ будет вставлен сохранённый экспресс-блок Word 2007, который можно отформатировать. Описанный выше способ может быть использован также для часто используемых графиков, таблиц или изображений.

Экспресс-блоки в редакторе Word, как правило, можно найти в других командах:

• Надпись – Содержит готовый набор отформатированных надписей, надо просто ввести собственный текст.
• Верхний и Нижний колонтитулы — Предварительно установленные конструкции для вставки верхних и нижних колонтитулов, вкладка Вставка.
• Титульная страница — Графический строительный блок, который вставляется перед первой страницей документа

Помимо всего прочего, диалоговое окно Организатор стандартных блоков содержит список и других готовых конструкций – номера страниц, оглавления, водяные знаки и так далее. Фактически, вместо того, чтобы переключаться между вкладками для поиска нужной кнопки, нам достаточно воспользоваться одним значком Экспресс-блоки.

Организатор стандартных экспресс-блоков Word

Данное диалоговое окно вызывается из одноименного пункта при нажатии на кнопку Экспрес-блоки. Если мы знаем имя нашего экспресс блока в Word, мы можем ориентироваться по названию коллекции и даже отсортировать результаты по разным колонкам. Важно отметить, что можно сразу вводить с клавиатуры название блока, чтобы его увидеть – хотя текстового поля для ввода нет, но окно реагирует на нажатие клавиш.

Обратите внимание, что коллекции содержат готовые заготовки для колонтитулов, таблиц, титульных страниц и так далее.

Обратите внимание, что окно организатора блоков позволяет удалить выбранный экспресс блок Word 2007 или добавить новый. Кнопка Свойства даёт возможность лишь изменить описание или название, но не сам экспресс-блок. По сути, можно вставить понравившийся экспресс-блок в документ, отредактировать его и сохранить под тем же именем, нажав на кнопку Ок для подтверждения замены.

Важно отметить, что при закрытии документа, можно сохранить созданные экспресс блоки в шаблоне Word, что позволит использовать их повторно.

Перейти к содержимому

Иногда малозначительные вещи создают большее впечатление о продукте, чем его основные функции.

Microsoft Office на первый взгляд представляет из себя достаточно лёгкий и изящный инструмент для редактирования, но стоит начать им пользоваться и становится понятно, что всё не так просто как кажется на первый взгляд. Даже профи не всегда знают о всех скрытых возможностях Microsoft Office, без которых нельзя использовать редактор по полной.

Эта статья посвящена целиком некоторым малоизвестным фишкам редактора Microsoft Office. Поговорим об их важности, преимуществах и удобстве использования. Постараюсь объяснить почему Microsoft решила спрятать такие полезные возможности.

А пока мы не перешли к тем самым малоизвестных фишкам, советуем сразу открыть ещё несколько статей на ту же тему:

👉 Как объединить несколько документов Word в один?

👉 Как сделать все строчные буквы в Ворде заглавными (и наоборот)?

👉 Как объединить несколько файлов Word в один?

👉 Как сжать PDF файл: 4 бесплатных инструмента

Что Вы хотите сделать (оно — поле поиска)?

Применимо для: Word, Excel, Outlook, PowerPoint, Access

Не так уж мало пользователей, которые знают о поле в самом верху ленты «Что Вы хотите сделать»? Это одно из самых главных улучшений в Microsoft Office.

Текстовое поле на ленте — это не просто поиск по Справке, а самый быстрый способ добраться до всей функциональности офиса; тех возможностей, которые скрыты где-то на вкладках. Введите слово или фразу, которые относятся к тому, что Вы хотите сделать, и Office откроет выпадающее меню с вариантами.

Выберите наиболее подходящую функцию, которую Вы считаете верной, и далее Office сразу же откроет диалоговое окно этой функции. И не нужно ничего искать по вкладкам ленты, особенно если Вы позабыли где находится та или иная функция. Не правда ли, очень удобная фича!

К примеру, написав в поле Параметры можно сразу же открыть Параметры уравнений, до которых можно добраться более длинным.

Автоматическое обновление даты и времени

Применимо для: Word и PowerPoint 

Добавление текущей даты к документу легко осуществить, выбрав на ленте вкладку Вставка и далее пункт Дата и время. Но когда Вы повторно редактируете документ и Вам снова нужна текущая дата, то придётся сначала удалить устаревшую дату, за тем добавить новую. Office теперь позволяет автоматически обновить дату на текущую.

В диалоговом окне выберите формат даты, который хотите использовать. Включить флажок Обновлять автоматически. И теперь открыв документ, к примеру, завтра, можно убедиться, что дата сама обновится до текущей.

Экспресс-блоки в Ворде

Применимо для: Word и Outlook 

Экспресс-блоки — неплохое новшество в Word. Эта фишка немного похожа на шаблоны текстов, которые можно вставлять сколько угодно раз в текст. Они могут содержать что угодно и представляют из себя одно или несколько слов, один или несколько абзацев текста, таблицы, списки, страницу с обложкой, водяные знаки, содержание и так далее.

Считайте, что это такие строительные блоки, которые, как и любой многоразовой шаблон, могут быть использованы для экономии времени, особенно в тех областях, где необходимы частые повторы текста.

В Word и Outlook чтобы воспользоваться Экспресс-блоками, перейдите на вкладку Вставить > Экспресс-блоки.

Выпадающий список включает в себя три различных типа блоков: Автотекст, Свойство документа и Поле. Автотекст может быть полезным без настройки, поскольку позволяет использовать любое содержание снова и снова, работая как ярлык. Например, я использую «Microsoft Office», как Автотекст, чтобы не вводить его повторно в документе.

Чтобы сохранить что-либо в Экспресс-блоках, делаем 4 шага:

1. Выделите содержимое.
2. Затем перейдите на вкладку Вставка > Экспресс-блоки,
3. Нажмите кнопку Сохранить выделенный фрагмент в коллекцию экспресс-блоков.
4. Задайте имя и добавьте описание, если хотите. Нажмите кнопку ОК.

Для повторного использования этого кусок контента, поместите курсор в нужное место в документе, выберите Вставка > Экспресс-блоки, а затем выберите сохраненный ранее элемент.

Использование Организатора стандартных блоков позволит применить галерею стандартных блоков, доступных в Office. Вы всегда можете изменить их свойства, удалять или вставлять новые значения блоков.

Страница поддержки Microsoft Office расскажет вкратце по каждому пункту Экспресс-блоков и объяснит их основные отличия.

Как сделать подложку в Ворде

Применимо для: Word

Подложка может быть использована для создания бренда или в качестве меры безопасности. Вы также можете использовать собственный текст или изображение, чтобы подчеркнуть статус документа.

Перейдите на вкладку ленты Дизайн > Подложка и используйте любой из четырех водяных знаков по умолчанию или создайте свой собственный.

Чтобы создать собственную подложку (водяной знак) в Ворде:

1. Выберите пункт Настраиваемая подложка…
2. Выберите из списка текст или введите свой собственный.
3. Настройте водяной знак, установите шрифт, расположение, размер, цвет, ориентацию и прозрачность.
4. Если нужно создать подложку с рисунком, выберите параметр Рисунок и нажав кнопку Выбрать задайте изображение подложки. Оно автоматически осветляется так, чтобы не перекрывать текст документа.

Создание подложки для Excel и PowePoint выполняется несколько иначе. Нужно перейти на ленте на вкладку Разметка страницы > Подложка.

Статистика удобочитаемости

Применимо для: Word и Outlook

Лучший способ сделать Ваши документы и сообщения электронной почты более удобным для чтения — посчитать соотношение кол-ва знаков, слов, абзацев.

Для этого Office предлагает использовать статистику удобочитаемости. Она поможет измерить уровень читаемости Ваших документов.

Microsoft Outlook и Microsoft Word используют два способа измерения:

1. Удобочитаемость по Флешу
2. Школьный уровень по Флешу-Кинкейду

Проверка удобочитаемости по Флешу

В этой проверке текст оценивается по 100-балльной шкале. Чем выше значение, тем проще понять документ. Для большинства стандартных файлов следует добиваться значения от 60 до 70 баллов.

Формула расчета показателя удобочитаемости по Флешу:

206.835 – (1.015 x ASL) – (84.6 x ASW)

где

• ASL = средняя длина предложения (число слов, деленное на число предложений)
• ASW = среднее число слогов в слове (число слогов, деленное на число слов)

Школьный тест по Флешу-Кинкейду

Этот текст используется для оценки текстов на экзаменах в школах США. Например, значение 8,0 означает, что этот документ может понять ученик восьмого класса. Для большинства документов следует добиваться уровня от 7,0 до 8,0.

Формула для школьного теста Флеша-Кинкейда:

(0.39 x ASL) + (11.8 x ASW) – 15.59

где

• ASL = средняя длина предложения (число слов, деленное на число предложений)
• ASW = среднее число слогов в слове (число слогов, деленное на число слов)

Включить статистику удобочитаемости можно следующим образом:

В Word:

1. Перейти в ленте Файл > Параметры
2. Нажать кнопку Правописание.
3. Далее включить флажок Показать статистику удобочитаемости.
4. Тут же строкой выше убедитесь что флажок Во время проверки орфографии также проверять грамматику тоже установлен.

В Outlook:

1. Перейдите в меню Файл > Параметры
2. Нажмите кнопку Почта.
3. Далее нажмите на кнопку Орфография и Автозамена.

Теперь после проверки орфографии в документе Вы увидите окно со статистикой удобочитаемости.

Как скрыть автора исправлений в Ворде

Применимо для: Word

Когда над одним документом работает команда специалистов, при этом документ корректируется в режиме рецензирования, постепенно сносок на автора изменений становится настолько много, что начинает рябить в глазах. Запись исправлений в режиме Исправления в Word позволяет скрыть авторов рецензии. Для этого нужно всего лишь нажать на серую вертикальную линию и автор сделанной рецензии будет скрыт. Если нажать ещё раз, Все исправления снова будет показаны: линия снова станет красной и автор будет снова виден.

Кроме того, можно дополнительно выбрать какие именно исправления будут показаны в режиме Все исправления

Как сделать подпись в Ворде

Есть 2 варианта, что люди подразумевают обычно под подписью.

1. Какой-то стандартный текст вроде «Иван Иванович Иванов. Генеральный директор «Рога и Копыта».

2. Как вставить в уже существующий файл буквально рукописную подпись. Чтобы выглядело, будто мы собственноручно подписали документ.

Здесь мы дальше рассмотрим оба варианта.

1. Начнём с более простого варианта: как добавить рукописную подпись в документ Ворд:

   Есть достаточно подробное видео-руководство, как это сделать:

2.  Создание подписи (т.е. какого-то типового элемента текста, который нам надо часто вставлять в свои документы)

Строка подписи представляет собой простой шаблон текста для документа, который планируется отправить в цифровом виде или распечатать. Этот шаблон включает в себя личную информацию или любую другую информацию, которую подписавший захочет включить в документ.

Чтобы открыть Подпись для редактирования, в ленте переходим на вкладку Вставка, далее Строка подписи.

Затем настраиваем подпись, заполняя нужные поля: подписывающий, его должность и адрес электронной почты.

После заполнения всех полей цифровая подпись будет вставлена в документ в месте установки курсора мыши. Чтобы её отредактировать нужно нажать правой кнопкой мыши на ней и выбрать в контекстном меню поле Настройка подписи.

Подписывающие могут использовать свои цифровые идентификаторы, чтобы подписывать документы личным сертификатом, который нужно получить в Центре сертификации. Подробнее об этом можно — в справке про цифровые подписи от Microsoft.

Если Вы не желаете использовать инструмент Строка подписи, можете воспользоваться рассмотренными выше экспресс-блоками, настроить свою подпись согласно собственному формату и сохранить его как блок для дальнейшего использования.

Как сделать цифровую подпись в Ворде (и Экселе)

Применимо для: Word, Excel, и PowerPoint

Цифровые подписи, называемые также цифровыми сертификатами, помогают подтверждать Вашу личность и могут использоваться для электронного подписания документов. С их помощью также можно защищать документы, добавляя в них уникальный код, называемый цифровой подписью. Цифровая подпись в документах доказывает получателю, что Вы не являетесь самозванцем и подписанный Вами документ кроме Вас никем не был изменён.

Вы можете добавить свои собственные невидимые цифровые подписи в Word, Excel или PowerPoint для защиты этих документов от ненужного редактирования.

Получить цифровое удостоверение можно самостоятельно. Microsoft имеет партнерские отношения с несколькими Центрами сертификации. Более подробно с цифровым удостоверением документа можно здесь.

Чтобы добавить цифровое удостоверение к документу, перейдите на вкладку Файл > Защита документа и нажмите кнопку Добавить цифровую подпись.

После добавления цифровой подписи документа, появляется кнопка Подпись, и теперь файл доступен только для чтения, чтобы предотвратить какие-либо изменения в нём.

Проверка читаемости

Применимо для: Word, Excel, и PowerPoint

Проверка читаемости поможет Вам создать отлично читаемый контент для людей с ограниченными возможностями. Этот инструмент выступает как некий отчёт о проблемах, которые он находит в документе, а также объясняет, почему каждая проблема может вызывать трудности для людей с инвалидностью.

Например, для изображения отсутствует альтернативный текст, что в случае проблем с изображение сделать его трудным для чтения с экрана и визуального восприятия человека.

Для обычных людей Проверка читаемости может помочь найти лишние пробелы в тексте или пустые строки, или даже посоветует как лучше разместить таблицу в тексте, подскажет об отсутствии заголовков или проблем форматирования.

Чтобы воспользоваться Проверкой читаемости, перейдите в Файл > Поиск проблем > Проверка читаемости.

Результаты Проверки читаемости отображают потенциальные проблемы и советы, как их решить:

PDF — теги структуры документа

Применимо для: Word, Excel, и PowerPoint

Тегирование PDF-документа — не то же самое, что и добавление тегов для лучшей организации PDF-файла.

Это — полезная функция для создания более удобных PDF-файлов из документов Microsoft Office.

Тегирование PDF также имеет важное значение для создания «тянущихся» документов, которые корректно отображаются на любых разрешениях, в том числе и мобильных устройствах. Пометка помогает средствам чтения с экрана, лупам и другим специальным возможностям определить логический порядок чтения и выполнять навигацию по файлу. Она также позволяет правильно масштабировать содержимое при использовании дисплеев с крупным шрифтом или наоборот, мобильных телефонов.

Microsoft объясняет смысл тегирования файлов PDF:

В PDF-файл добавляются данные семантики в виде тегов различных элементов.

Таких как заголовки, абзацы, изображения и таблицы.

После сохранения документа в виде доступного PDF-файла специальные возможности могут интерпретировать теги для точного представления данных.

Microsoft Office автоматически размечает документ, когда он преобразуется в PDF, но вы можете включить эту возможность, если она Вам нужна.

Нажмите Файл > Сохранить как и перейдите к местоположению сохранения файла. Тип файла установите как PDF

Здесь же нажмите на кнопку Параметры. Убедитесь, что флажок Теги структуры документа для улучшения восприятия установлен и нажмите кнопку ОК.

Новые функции помогут каждому из Вас привнести в работу с пакетом Microsoft Office новые инструменты, которые Вы ранее не использовали.

Возможно, у Вас есть свои любимые функции пакета MS Office / Ofice 365, которые не использует большинство. Пожалуйста, напишите об этом в комментариях.