Работа с файлами в табличном процессоре ms excel

После
запуска Excel по умолчанию
предлагает начать создание нового
документа под условным наименованием
Книга1. Можно подготовить документ (или
часть документа), а затем сохранить его
на диске (команда Файл – Сохранить
как…). Файлы документов, созданных с
помощью табличного процессора Excel,
имеют стандартное расширение *.XLS.

Если
нужно продолжить обработку уже
существующего файла-документа, выбирают
команду (Файл – Открыть…). Откроется
стандартное диалоговое окно, в котором
нужно указать имя (адрес) файла .xls
для обработки.

Если
необходимо создать новый документ,
выбирают команду (Файл – Создать…).
Excel предложит пустую
таблицу с обозначениями Книга2, Книга3
и т.п.

Excel
является многооконной программой. Это
означает, что можно одновременно открыть
несколько документов, причем часть из
них может быть готовыми файлами, а часть
– заготовками (без имени, но с обозначениями
Книга1, Книга2 и т.д.).

Структурные единицы электронных таблиц и работа с ними Структурные единицы электронных таблиц

Документ
Excel называется рабочей
книгой. Рабочая книга представляет
собой набор рабочих листов, каждый
из которых имеет табличную структуру
и может содержать одну или несколько
таблиц. Изначально рабочий лист
представляет собой пустую таблицу,
которую необходимо заполнить данными
и оформить по своему усмотрению. Каждый
файл Excel является рабочей
книгой, состоящей из нескольких листов.
Так, в версиях MS Excel
5.0 и 7.0 рабочая книга по умолчанию содержит
16 листов, в версии MS Excel
97 и выше только 3. Число листов рабочей
книги можно корректировать.

В
окне документа в программе Excel
отображается только текущий рабочий
лист, с которым и ведется работа. По
умолчанию рабочие листы именуются
«Лист1», «Лист2», «Лист3» и т.п. Имена и
порядок расположения листов можно
изменять.

Чтобы
переименовать рабочий лист, надо
дважды щелкнуть на его ярлычке. Рабочие
листы можно удалять, переставлять
(менять их местами), добавлять новые
(вставлять чистые листы). Каждый рабочий
лист имеет название, которое указывается
на ярлычке листа, отображаемом в его
нижней части. С помощью ярлычков можно
переходить от одного листа к другим
рабочим листам, входящим в ту же самую
рабочую книгу. Выбор другого листа
рабочей книги осуществляется щелчком
мыши по ярлычку этого листа. Выбранный
лист становится активным, т.е. с этим
листом можно работать. Ярлычок активного
листа выделяется цветом, а надпись на
нем – полужирным шрифтом. Для просмотра
листа рабочей книги используют полосы
прокрутки.

Рабочий
лист состоит из строк и столбцов.

Столбцы
обозначаются прописными латинскими
буквами (А. В, С, … Z) и,
далее, двухбуквенными комбинациями
(AA, AB, AC,…,
BA, … IV).
Столбцы могут обозначаться и числами:
для этого с помощью команды меню Сервис
— Параметры на вкладке Основные (Общие)
нужно установить переключатель Стиль
ссылок – R1C1.
Всего рабочий лист может содержать до
256 столбцов.

Строки
последовательно нумеруются целыми
числами от 1 до 65536 (максимально допустимого
номера строки).

На
пересечении столбца и строки располагается
основной структурный элемент таблицы
– ячейка. Ячейка является минимальным
элементом для хранения данных. Обозначение
отдельной ячейки сочетает в себе номер
столбца и номер строки (в этом порядке),
на пересечении которых она расположена,
например, А1, F8, AA2,
DE234. Обозначение ячейки
(ее номер) выполняет функции ее адреса.
Адреса ячеек используются при записи
формул, определяющих взаимосвязь между
значениями, расположенными в разных
ячейках. Одна из ячеек всегда является
активной и выделяется рамкой. Эта рамка
в программе Excel играет
роль курсора. Операции ввода и
редактирования всегда производятся в
активной ячейке. Переместить рамку
активной ячейки можно с помощью курсорных
клавиш или указателя мыши.

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]

• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #

Методические рекомендации

«Работа в табличном процессоре  MS Excel»

по дисциплине Информатика

Таштагол,
2018

Составитель: Гребенникова Лидия Валентиновна, преподаватель
математических, естественнонаучных дисциплин и информационных технологий высшей
квалификационной категории

Методические
рекомендации по работе с табличным процессором MS Excel
предназначены для обучающихся 1 курса реализуемых  специальностей (профессий) техникума,
также могут быть использованы преподавателями на уроках Информатики. Данное
пособие включает рассмотрение интерфейса текстового редактора MS Excel и описание работы с ним.

Рекомендации
составлены в соответствии с требованиями к результатам обучения по рабочей
программе «Информатика», могут быть использованы обучающимися и преподавателями
других образовательных организаций.

Содержание

Пояснительная записка

Методическое
пособие разработано в соответствии с рабочей программой по дисциплине «Информатика». 

Данное пособие рассматривает назначение, структуру
и основные  определения табличного процессора MS Excel, его интерфейс, а также содержит наглядные примеры.

Данные
рекомендации могут использоваться обучающимися на практических занятиях и, как
вспомогательный материал при выполнении практических работ по дисциплине
«Информатика», а также при изучении интерфейса процессора.  

Методические
рекомендации обеспечивают формирование у обучающихся умений самостоятельно и
избирательно применять различные средства
ИКТ, пользоваться  комплексными способами
представления и обработки информации, а также изучить возможности использования
ИКТ для профессионального роста.

Методическое пособие может использоваться, как обучающимися
для самостоятельного изучения и при оформлении самостоятельных работ, так и
преподавателями при проведении практических занятий по дисциплине «Информатика».

1. Табличный процессор MS Excel

Excel – это табличный процессор. Табличный
процессор — это прикладная программа, которая предназначена для создания
электронных таблиц и автоматизированной обработки табличных данных.

Что такое электронная таблица в Excel?

Электронная таблица – это электронная матрица,
разделенная на строки и столбцы, на пересечении которых образуются ячейки с
уникальными именами. Ячейки являются основным элементом электронной таблицы, в
которые могут вводиться данные и на которые можно ссылаться по именам ячеек. К
данным относятся: числа, даты, время суток, текст или символьные данные и
формулы.

Что такое обработка табличных данных в Excel?

К обработке данных относится:

§ проведение различных вычислений с помощью формул и
функций, встроенных в редактор;

§ построение диаграмм;

§ обработка данных в списках (Сортировка, Автофильтр,
Расширенный фильтр, Форма, Итоги, Сводная таблица);

§ решение задач оптимизации (Подбор параметра, Поиск
решения, Сценарии «что — если» и другие задачи);

§ статистическая обработка данных, анализ и
прогнозирование (инструменты анализа из надстройки «Пакет анализа»).

Таким образом, Excel являются не только средством
автоматизации расчетов, но и средством моделирования различных ситуаций.

Область применения Excel: планово – финансовые и
бухгалтерские расчеты, учет материальных ценностей, системы поддержки принятия
решений (СППР) и другие области применения.

Создание новой
рабочей книги в Excel

Обучение работе с Excel необходимо начинать с
изучения окна приложения Excel. При запуске Excel открывается окно приложения,
в котором отображается новая рабочая книга – Книга 1.

Окно приложения Excel имеет пять основных областей:

§ строка меню;

§ панели инструментов;

§ строка состояния;

§ строка ввода;

§ область окна рабочей книги.

Основная обработка данных в Excel осуществляется
при помощи команд из строки меню. Панели инструментов Стандартная и
Форматирование являются встроенными панелями MS Excel, которые располагаются
под строкой меню и содержат определенные наборы пиктограмм (кнопок). Основная
часть пиктограмм предназначена для выполнения наиболее часто используемых
команд из строки меню.

Строка формул в Excel используется для ввода и
редактирования значений, формул в ячейках или диаграммах. Поле имени – это окно
слева от строки формул, в котором выводится имя активной ячейки.
Пиктограммы: X, V, fx, расположенные слева от строки
формул — это кнопки отмены, ввода и вставка функции соответственно.

Строка состояния окна приложения Excel расположена
в нижней части экрана. Левая часть строки состояния указывает сведения о
состоянии рабочей области электронной таблицы (Готово, Ввод, Правка, Укажите).
Кроме того, в левой части строки состояния кратко описываются результаты
выполненной команды. В правой части строки состояния выводятся результаты
вычислений (при выполнении автоматических вычислений с помощью контекстного
меню строки состояния) и отображаются нажатые клавиш Ins, Caps Lock, Num Lock,
Scroll Lock.

Далее необходимо ознакомиться с основными понятиями
окна рабочей книги. Рабочая книга (документ Excel) состоит из рабочих листов,
каждый из которых является электронной таблицей. По умолчанию открывается три
рабочих листа или три электронных таблицы, переход к которым можно осуществить,
щелкая на ярлычках, расположенных внизу книги. При необходимости в книгу можно
добавить рабочие листы (электронные таблицы) или удалить их из книги.

Кнопки прокрутки ярлычков осуществляют прокрутку
ярлычков рабочей книги. Крайние кнопки осуществляют прокрутку к первому и
последнему ярлычку рабочей книги. Внутренние кнопки осуществляют прокрутку к
предыдущему и следующему ярлычку рабочей книги.

Основные понятия электронной таблицы: заголовок
столбца, заголовок строки, ячейка, имя ячейки, маркер выделения, маркер
заполнения, активная ячейка, строка формул, поле имени, активная область листа.

Рабочая область электронной таблицы состоит из
строк и столбцов, имеющих свои имена. Имена строк – это их номера. Нумерация
строк начинается с 1 и заканчивается максимальным числом, установленным для
данной программы. Имена столбцов – это буквы латинского алфавита сначала от А
до Z , затем от АА до AZ, ВА до BZ и т.д.

Максимальное количество строк и столбцов
электронной таблицы определяется особенностями используемой программы и объемом
памяти компьютера, например, в табличном процессоре Excel 256 столбцов и более
16 тысяч строк.

Пересечение строки и столбца образует ячейку
электронной таблицы, имеющую свой уникальный адрес. Для указания адресов ячеек
в формулах используются ссылки (например, А6 или D8).

Ячейка – область, определяемая пересечением столбца
и строки электронной таблицы, имеющая свой уникальный адрес.

Адрес ячейки определяется именем (номером) столбца
и именем (номером) строки, на пересечении которых находится ячейка, например
А10. Ссылка – указание адреса ячейки.

Активной ячейка — это выделенная ячейка, имя
которой отображается в поле имени. Маркером выделения называется полужирная
рамка вокруг выделенной ячейки. Маркер заполнения — это черный квадрат в правом
нижнем углу выделенной ячейки.

Активная область листа — это область, которая
содержит введенные данные.

В электронных таблицах можно работать как с
отдельными ячейками, так и с группами ячеек, которые образуют блок. Блок ячеек
– группа смежных ячеек, определяемая с помощью адреса.

Адрес блока ячеек задается указанием ссылок первой
и последней его ячеек, между которыми ставится разделительный символ –
двоеточие. Если блок имеет вид прямоугольника, то его адрес задается адресами
левой верхней и правой нижней ячеек, входящих в блок.

Блок используемых ячеек может быть указан двумя
путями: либо заданием с клавиатуры начального и конечного адресов ячеек блока,
либо выделением соответствующей части таблицы при помощи левой клавиши мыши.

Пример задания адресов ячейки и блоков в
электронной таблице:

§ адрес ячейки, находящейся на пересечении столбца F
и строки 9, выражается ссылкой F9;

§ адрес блока, образованного в виде части строки 1 —
B1:E1;

§ адрес блока, образованного в виде столбца C —
C1:C21;

§ адрес блока, образованного в виде прямоугольника —
A3:G10.

Работа с файлами в
Excel

Сохранение и присвоение имени рабочей книге.

При сохранении рабочей книги в Excel открывается
окно диалога «Сохранение документа». В этом окне необходимо указать:
имя файла, тип файла, выбрать диск и папку, в которой будет храниться рабочая
книга. Таким образом, книга с входящими в нее рабочими листами сохраняется в
папке на диске в виде отдельного файла с уникальным именем. Файлы книг имеет
расширение xls.

Открытие рабочей книги в Excel

Для открытия рабочей книги в Excel, надо выбрать
команду Файл / Открыть или щелкнуть на кнопке Открыть на стандартной панели
инструментов. Excel выведет окно диалога «Открытие документа» в нем
можно выделить требуемый файл и щелкнуть на кнопке Открыть.

Закрытие рабочей книги и выход из Excel

Для того чтобы закрыть рабочую книгу в Excel
выберите команду Файл / Закрыть, в результате чего закроется рабочая книга. Для
выхода из Excel необходимо выбрать команду Файл / Выход или щелкнуть на кнопку
закрыть в правой части строки заголовка окна приложения.

2. Сортировка
данных

Сортировка – упорядочивание данных по
возрастанию или убыванию

Быстрая сортировка

Выделите
одну ячейку в столбце, по которому требуется выполнить сортировку.

Нажмите
кнопку ,
чтобы выполнить сортировку по возрастанию (от А до Я или от наименьшего числа
до наибольшего).

Нажмите
кнопку ,
чтобы выполнить сортировку по убыванию (от Я до А или от наибольшего числа до
наименьшего).

Сортировка по указанным условиям

—
выделите одну любую ячейку в диапазоне, для которого требуется выполнить
сортировку;

—
на вкладке Данные в группе Сортировка и фильтр
выберите команду Сортировать;

Рисунок 1 – Команда Сортировка и Фильтр

—
в диалоговом окне Сортировка в списке Сортировать по
выберите первый столбец, по которому нужно выполнить сортировку, в списке Сортировка
выберите пункт Значения, Цвет ячейки, Цвет
шрифта или Значок ячейки в списке Порядок
выберите порядок сортировки. Можно сортировать текст или числа по
возрастанию и по убыванию (соответственно от А до Я и от Я до А для
текста или от меньшего к большему и от большего к меньшему для чисел).

Рисунок 2 – Диалоговое окно Сортировка

3. Фильтрация данных

Фильтрация – используется для того, чтобы
выбрать записи, удовлетворяющие условию и временно скрыть все остальные.

На
вкладке Данные в группе Сортировка и фильтр
щелкните элемент Фильтр (рис. 1).

Щелкните
стрелку  в
заголовке столбца, чтобы отобразить список, в котором можно выбрать фильтр.

Примечание: В зависимости от типа данных в
столбце в списке отображаются числовые или текстовые фильтры.

Фильтрация с помощью выбора значений и поиска

Самым
быстрым способом фильтрации является выбор значений из списка и поиск. Если
щелкнуть стрелку в столбце с включенной фильтрацией, в списке появятся все
значения из этого столбца.

Рисунок 3 – Список фильтров

1.            
Поле
Поиск используется для ввода искомого текста или чисел

2.            
Флажки
используются для отображения в столбце данных найденных значений

3.            
Дополнительные
условия
используются для поиска значений, удовлетворяющих определенным условиям

Чтобы
выбрать отдельные значения в списке, снимите флажок (Выбрать все).
При этом будут сняты все флажки. Затем выберите значения, которые необходимо
отобразить, и нажмите кнопку ОК, чтобы просмотреть результат.

Чтобы
выполнить поиск по тексту в столбце, введите в поле Поиск текст или
число. Кроме того, при этом можно использовать подстановочные знаки, например
звездочку (*) или вопросительный знак (?). Для просмотра результатов нажмите
клавишу ВВОД.

Фильтрация данных с указанием условий

Используя
условия, можно создавать пользовательские фильтры, сужающие диапазон
отображаемых данных. Тем, кто когда-либо запрашивал данные из базы данных, этот
способ покажется знакомым.

¾          
Выберите
в списке элемент Числовые фильтры или Текстовые фильтры.
Появится меню, с помощью которого можно выполнить фильтрацию с использованием
различных условий.

¾          
Выберите
условие, а затем выберите или введите критерий. Нажмите кнопку И, чтобы
объединить критерии, которые должны быть выполнены, или кнопку ИЛИ,
чтобы проверить выполнение только одного из нескольких условий.

¾          
Чтобы
применить фильтр и получить нужные результаты, нажмите кнопку ОК.

Создание расширенного фильтра

Расширенный фильтр применяется для более
сложных условий отбора. В отдельном диапазоне условий над списком вводятся
условия, в соответствии с которыми требуется произвести фильтрацию.

1.            
Скопировать заголовки полей в другое место (ниже
таблицы, оставив несколько пустых строк).

2.            
Введите условие в ячейки под заголовками полей.

3.            
Выделить ячейку в пределах базы данных.

4.            
Перейдите на ленту Данные  в группе Сортировка
и фильтация щелкните по кнопке 

5.            
Проверьте правильность определения диапазона ячеек
базы данных. В случае ошибки задайте правильный.

6.            
В поле Диапазон условий введите необходимый
диапазон.

7.            
Установите переключатель Фильтровать список на
месте или Скопировать результат в другое место.

8.            
Если отфильтрованный список копируется в другое
место, то укажите верхнюю ячейку диапазона в поле Поместить результат в
диапазон.

9.            
Установите или сбросьте флажок Только уникальные
записи.

10.        
Нажать кнопку ОК

Пример задания «Сортировка и фильтрация»

1         
Создать реляционную базу данных «Учет товаров на
складе». В столбцах Дебет и Кредит заноситься стоимость покупки и
долг перед организацией, т.е. Цена*Кол-во. Переименуйте Лист1 в Учет.

Сортировка
(упорядочивание) записей списка

2          
Отсортируйте записи по наименованию организации в
алфавитном порядке, внутри каждой организации наименование товара в алфавитном
порядке и в нутрии каждого наименования товара отсортировать по возрастанию
количество проданного товара.

а.                 
Установите курсор в пределах таблицы перейдите на
вкладку Данные в группе Сортировка и фильтрация нажмите кнопку Сортировка

б.                 
В появившемся диалоговом окне Сортировка
выставьте ключи сортировки и переключатели: В группе Столбец поле Сортировать
по щелкнуть на треугольнике, выбрать поле Организация в
поле Сортировка – Значение, в поле Порядок –От А до Я;

в.                 
Добавить уровень щелчком по кнопке Добавить
уровень и в поле Затем по – Товар по возрастанию

г.                 
. Добавить уровень щелчком по кнопке Добавить
уровень и в поле Затем по – Количество по убыванию

Фильтрация
(выборка) записей списка

3          
Скопируйте таблицу с листа Учет на Лист 2
и назовите новый лист Автофильтр. Выберите из заданного списка только те
строки, где есть запись АОЗТ «Белокуриха».

а.                 
 Установите курсор в пределах таблицы и перейдите
на вкладку Данные в группе Сортировка и фильтрация нажмите кнопку
 Фильтр

б.                 
Щелкните по значку раскрывающегося списка столбца Организация
и поставьте флажок рядом со значением Белокуриха

в.                 
Ниже таблицы вставьте заголовок ЗАО Белокуриха
и скопируйте отфильтрованную таблицу после заголовка

4.            
Вывести на экран записи, содержащие организацию
АОЗТ «Белокуриха», где в столбце «Товар» присутствует «хлеб», т.е. осуществить
выборку по двум полям. Результат фильтрации скопируйте ниже. Вернуть все
записи.

5.            
Вывести на экран записи, содержащие организацию
АОЗТ «Белокуриха», в которых цена товара не превышает 16000.

а.                       
Для выборки по столбцу «Цена» в
раскрывающемся списке выбрать строку Числовые фильтры®Настраиваемый
фильтр. В появившемся
окне Пользовательский автофильтр выберите условие меньше или равно,
а в раскрывающемся списке справа выберите или введите 1600.

б.        
Результат фильтрации скопируйте ниже. Вернуть все
записи.

6.            
Вывести
на экран записи, содержащие колхоз «Восток» и дату покупки товара в промежутке
после 2 марта до 13 июня. В данном случае в окне Пользовательский автофильтр
заполнить обе строки. Правильно выбрать соединение условий И или ИЛИ. Результат
фильтрации скопируйте ниже. Вернуть все записи.

7.        
Вывести на экран записи, содержащие колхоз
«Восток», а в поле Цена установить условие: больше 700, но меньше
16000. Результат фильтрации скопируйте ниже. Вернуть все записи.

Использование
расширенного фильтра

8.        
Прочитать встроенную справку Excel Фильтр расширенный:
Примеры условий отбора расширенного фильтра.

9.        
Скопируйте таблицу с Листа Учет на ЛистЗ и
дайте имя листу Расширенный фильтр.

10.     Ниже таблицы, оставив пустые 2 – 3 строки, скопировать строку заголовка
таблицы, например, в строку 23. В строке 24 сформировать критерий отбора
записей. В столбец Организация ввести АОЗТ «Белокуриха», в
столбец Товар — «хлеб». Установить курсор в область
таблицы, в которой будет производиться выборка данных и перейти на ленту Данные
и щелкнуть кнопку . В появившемся
диалоговом окне в строке Исходный диапазон появится запись $A$2:$J$20.
В диалоговом окне установить курсор в строку Диапазон условий, перейти в
таблицу и выделить диапазон A23:B24. скопируйте результат в другое
место, активизировав кнопку Скопировать результат в другое место и
указав диапазон, куда будет выводиться данные.

11.     Используя расширенный фильтр выведите на экран записи, содержащие
организацию АОЗТ «Белокуриха», в которых цена товара не превышает 16 000.

12.     Используя расширенный фильтр выведите на экран записи, содержащие колхоз
«Заря» и дату покупки товара в промежутке после 01 апреля до 01 июня.

13.     Сохранить с именем Отбор_данных

Контрольные
вопросы:

1. Что такое
сортировка?

2. Что такое фильтр?

3. Как включить
автофильтр?

4. Что происходит с
данными после выполнения операции фильтрации?

5. Как произвести
выбор по условию?

4. Автоматическое
подведение итогов

Excel способен самостоятельно автоматически подводить промежуточные итоги,
разбивая, например, строки (записи) на группы по изменению значения в ячейках
одного столбца (поля) и вычисляя значение итоговой математической функции от аргументов
(значений) в ячейках одной группы. Тем самым таблица разбивается на несколько
групп строк с одинаковыми значениями одного поля, и по каждой группе
подводится итог, а затем — итог по всей таблице. В качестве итога может
вычисляться максимальное или минимальное значение, сумма, средней количество
элементов, стандартное отклонение и т. п. Промежуток подведения итогов, в свою
очередь, задается определенными группами.

В
окне открытого листа отсортируйте диапазон данных по столбцу, который формирует
группу, а затем выделите диапазон.

Перейдите
на ленту Данные и в группе Структура щелкните по
кнопке Промежуточный итог

В
окне Промежуточные итоги в графе При каждом изменении в
выберите столбец, по которому будут подводиться итоги.

Рис. 4 Окно Промежуточные итоги

В
графе Операция раскройте список и выберите статистическую
функцию, по которой будут вычисляться итоги. Например, «Сумма», «Среднее» и т.
д.

В
группе Добавить итоги по отметьте столбцы, содержащие значения,
по которым будет подводиться итог.

Если
между итогами необходим разрыв страницы, то активируйте пункт «Конец страницы
между группами».

Чтобы
созданные итоги отображались над значениями, необходимо отключить пункт «Итоги
под данными».

Закройте
окно кнопкой «OK»

5. Создание
сводных таблиц

Сводная
таблица – это
интерактивная таблица рабочего листа, которая суммирует большие объемы данных,
используя выбранный вами формат и метод вычислений. Сводная таблица позволяет
вычислять итоговые величины для данных, у которых совпадают значения в двух
указанных столбцах. Сводные таблицы являются динамическими объектами,
позволяющими выводить информацию с различной степенью детализации. Лента Вставка группа Таблицы→Сводная таблица

1)                     
Щелкните
ячейку в пределах таблицы Excel.

2)                     
На
ленте Вставка в группе Таблицы щелкните стрелку под
пунктом Сводная таблица и выберите команду Сводная таблица.

3)                     
Откроется
диалоговое окно Создание сводной таблицы.

4)                     
Убедитесь
в том, что в разделе Выберите данные для анализа переключатель
установлен в положение Выбрать таблицу или диапазон, и проверьте
диапазон ячеек, содержащий базовые данные, в поле Таблица или диапазон.

5)                     
В
разделе Укажите, куда следует поместить отчет сводной таблицы
задайте расположение, выполнив одно из действий.

6)                     
Чтобы
поместить отчет сводной таблицы на новый лист, начиная с ячейки A1, щелкните
пункт На новый лист.

7)                     
Чтобы
поместить отчет сводной таблицы на существующий лист, выберите пункт На
существующий лист и введите первую ячейку диапазона, в который следует
поместить отчет сводной таблицы, в поле Диапазон.

                     
Нажмите
кнопку ОК.

Рисунок 5
– Окно создания сводной таблицы

9)                     
Microsoft
Excel добавит пустой отчет сводной таблицы в указанное место и откроет список
полей сводной таблицы, с помощью которого можно добавить поля, создать макет и
настроить отчет сводной таблицы.

10)                 
В
правой части окна появится панель-Список полей сводной таблицы, а
сверху новая группа вкладок — Работа со сводными таблицами.

11)                 
Для добавления полей к отчету выполните одно или
несколько из указанных ниже действий.

а.                      
Чтобы добавить поле в область раздела макета,
используемую по умолчанию, установите флажок рядом с именем поля в разделе
полей.

б.                      
Чтобы поместить поле в определенную область раздела
макета, щелкните его имя в разделе полей правой кнопкой мыши и выберите пункт Добавить в фильтр отчета, Добавить в
названия столбцов, Добавить в названия строк или Добавить в
значения.

в.                      
Можно
также щелкнуть имя поля в разделе полей и, удерживая его, перетащить поле в
любую область раздела макета (Рис .6).

Рисунок 6 – Вид панели списка полей сводной таблицы

Примечание: По
умолчанию нечисловые поля добавляются в область названий строк, числовые поля —
в область значений, а иерархии даты и времени — в область названий столбцов.

Пример задания «Структурирование и отбор данных в электронных таблицах»

1  Откройте файл Отбор_данных

2  Скопируйте таблицу с Листа Учет на Лист 4 и дайте имя листу Итоги.

3  Подведите итоги о продаже товаров каждой организации,
затем еще итоги в каждой организации по датам.

а)           Упорядочить
таблицу по полю Организация, второй уровень сортировки -Дата.

б)           Перейдите
на ленту Данные в группе Структура и щелкните
по кнопке Промежуточный
итог. В появившемся окне в
первой строке выбрать Организация, в
строке Операция из списка выбрать Сумма, в
третьей строке выбрать поля, по которым подводить итоги: Дебет и Кредит.

в)           Просмотреть
результаты. В левой половине экрана появились символы структуры (значки «плюс»
и «минус»). Пощелкать на них и ознакомиться с их назначением.

г)            Далее
вновь выполнить команду подведения итогов. Вводим поле Дата. Чтобы предыдущие итоги не стерлись, значок Заменять
текущие итоги должен быть выключен. В результате получим таблицу итогов
о продаже товара каждой организации и вдобавок еще итоговые данные по датам
продажи.

Создание сводных таблиц

1             
Узнайте, на какую сумму
закупила товар какая-нибудь организация.

а                        
Скопируйте таблицу с Листа
Учет и дайте имя листу Сводная таблица.

б                        
Перейдите
на ленту Данные щелкните
по кнопке Сводная таблица.

в                        
Выполните первые два шага
работы с Мастером самостоятельно.

г                        
Переместите значки с
названиями столбцов нашей таблицы следующим образом:

— Поле Товар –
схватить мышью значок и перетащить в область Названия строк.

— Перенести поле Дебет в область Значение.

д                         
Просмотреть полученную
таблицу.

е                          
Перенести поле Организация в область Название столбцов, поле Товар на область Названия строк,

ж                        
Просмотреть полученную
таблицу

з                          
Смените группировку строк
и столбцов следующим образом: в полученной таблице поле Организация в область Названия строк Просмотреть полученную таблицу (группировка по товару).

и              
Если нужна группировка не
по товарам, а по организациям, поле Товар перетащите
в область Название столбцов

к                
Вычислите итоги на
основании данных всех организаций. Перетащите в полученной таблице поле Организация в область Фильтр отчета. Щелчком по кнопке Все выберите
интересующую вас организацию.

л               
Отформатируйте сводную
таблицу. Щелкните по сводной таблице и перейдите на ленту Конструктор
в группе вкладок — Работа со сводными таблицами

2               
Самостоятельно создайте
сводную таблицу о продажах по всем организациям по Дате.

3               
Преобразуем полученную
таблицу по месяцам. Для этого установите курсор на ячейку с записью Дата перейти на ленту Данные в группе Структура
щелкнуть по кнопке Группировать выбрать Группировать
в окне Группирование укажите начальную и конечную даты и шаг Месяц.

Структурирование таблиц

Применяется для
работы с большими таблицами, если есть необходимость закрывать и открывать
отдельные строки таблицы.

1.                 
Отсортировать строки
списка по нужной вам классификации, например, по организациям или по
наименованию товара.

2.                 
Вставить пустые строки для
разделенных групп,

3.                 
Выделить первую
группу, перейти на ленту Данные в группе Структура щелкнуть по кнопке Группировать
выбрать Группировать в окне Группирование поставьте переключатель Строки.

4.                 
Аналогичные действия
выполнить для последующих групп.

5.                 
Слева на экране появится
значок «-». При щелчке на этот значок данные скрываются.

6.                  
Для отмены группировки
необходимо выделить группы перейти на ленту Данные в группе Структура
щелкнуть по кнопке Разгруппировать выбрать Разгруппировать
в окне Разгруппировать поставьте переключатель Строки..

Контрольные вопросы:

1. Что такое сводная таблица?

2. Как подсчитать среднее значение по
заданному полю?

3. Когда
применяется структуризация таблиц?

6. Работа с листали рабочей книги

(Консолидация данных)

Имеем
несколько однотипных таблиц на разных листах. Необходимо объединить их все в
одну общую таблицу, просуммировав совпадающие значения например по кварталам и
наименованиям. Формулы могут ссылаться на ячейки, находящиеся в других рабочих
листах. Формат такой «межлистовой» ссылки – <имя листа>!<адрес
ячейки>

Рисунок 7 – Расположение данных на разных листах рабочей книги

Простые формулы – Ввести в
ячейку чистого листа формулу:
=’2001 год’!B3+’2002 год’!B3+’2003 год’!B3

Трехмерные формулы – Формула может выглядеть
немного иначе:
=СУММ(‘2001 год:2003 год’!B3)

Пример
задания «Ссылки на ячейки других листов»

1              
На листе Год создайте таблицу,
заполните её наименованиями мороженого (не менее 10).

2              
Оформите аналогичные заголовки таблицы на листах с
именем квартал1, квартал2, квартал3, квартал4

3 . Скопируйте Марку мороженного на лист квартал1для
установки связи между листами.

а.                      
установите курсор в ячейку, в которую вводится
формула;

б.                      
после знака «=» перейти к листу «Год», выделите
ячейку с первой маркой и нажмите <Enter>.

в.                      
Скопируйте формулу в заданный диапазон.

4 . Заполните таблицы продаж мороженого по кварталам. Предварительно
отформатируйте ячейки таблицы в столбцах Цена и Сумма, в которых
будут отображаться финансовые значения в Финансовом формате.

5. Удалите
на листе Год столбец Цена. Заполните таблицу
формулами.

а.                 
В столбец Количество на листе Год
введите формулу суммирующую количество проданного мороженого по сортам:

¾               
На листе Год установите курсор в
ячейку, в которую вводится формула;

¾               
Вызовите Мастер функций и выберите функцию СУММ;

¾               
В диалоговом окне Аргументы функции в окно Число
1, введите ссылку на ячейку с первым количеством из листа квартал1, в
окно Число 2, введите ссылку на ячейку со вторым количеством из листа квартал2
и т. д. или в диалоговом окне Аргументы функции в окно Число 1,
введите ссылку на ячейку с первым количеством из листа квартал1, и
удерживая нажатой <Shift>, указать последний лист, на который необходимо сослаться, квартал4
и ячейку с количеством. (=СУММА(«квартал1:квартал4»!В3),
где квартал1:квартал4 – ссылки на диапазон листов; В3
– ссылка на ячейку на всех указанных листах.

¾               
Скопируйте формулу на листе Год в
заданный диапазон.

б.                 
В столбец Сумма на листе Год
введите формулу расчета суммы выручки от продаж мороженного по сортам и всего
за год аналогично пункта 5а.

5              
Постройте круговую диаграмму, отражающую долю
выручки от продажи каждого сорта мороженного за год в % от общей суммы.

6              
Вставить на лист Год рисунок
мороженного из коллекции Microsoft Clip Gallery.

7              
Сохранить файл с именем Мороженное.

7.
Шаблоны Excel

Шаблоны
Excel полезны, так как они упрощают выполнение повторяющихся задач. Вместо того
чтобы каждый раз строить новую электронную таблицу с нуля, можно ввести новые
данные в заранее отформатированный документ. Слегка подправив его, вы получите
шаблон, который избавит вас от долгой, утомительной работы. Шаблоны особенно неоценимы,
когда заполнением одинаковых форм занимаются разные пользователи. Конечно,
шаблоны позволяют унифицировать ввод данных и защитить ячейки и диапазоны ячеек
от любых изменений.

Вместе
с Excel поставляется набор шаблонов для таких задач, как подготовка отчетов о
затратах и счетов-фактур, но компания Microsoft располагает обширной онлайновой
библиотекой шаблонов, доступной из программы. Достаточно щелкнуть на ссылке
Templates on Office Online (Шаблоны на узле Office Online) в панели задач New
Workbook (Создание рабочей книги). В библиотеке содержатся самые разные
варианты, от шаблонов для отслеживания затрат малого предприятия до сводных
таблиц матчей чемпионата мира по футболу.

Конечно,
охватить все нужды пользователей компания Microsoft не в состоянии. Поэтому,
подготовив собственные шаблоны, вы сэкономите массу времени в долгосрочной
перспективе. После настройки шаблонов у вас будет своя отправная точка для
работы с Excel.

Шаблоны предназначены для подготовки
документов, имеющих типовые формы. Шаблон – это пустой бланк, в котором
пользователь в соответствии со своими задачами заполняет нужные графы
собственной информацией. Шаблон может предварительно включать некоторые
заполненные графы, которые являются общим для всех документов данного типа.

Создание шаблона. В рабочей книге оставить
только один лист. Ввести необходимые данные, формулы, оформить.

Защита шаблона. Как правило, пользователям
позволяется только вводить данные в шаблоны. Они не должны менять формулы,
форматирование или компоновку. Добиться этого можно с помощью функции (Защита)
Excel. Процедура активизации этой функции может показаться несколько
старомодной.

                
1   Сначала следует выделить ячейки, в которые пользователи могут вводить
данные, а затем перейти на ленту Главная группа Ячейки выбрать
Формат и в списке выбрать Формат ячеек щелкнуть на
вкладке Защита. Снимите флажок Защищаемая ячейка.

                
2   на ленте Главная группа Ячейки выбрать
Формат и в списке выбрать Защитить лист, выбрать действия
с шаблоном, которые разрешается выполнять пользователям. Убедитесь, что
установлен флажок Защитить лист и содержимое защищаемых ячеек,
введите пароль.

Сохранение шаблона

                
1   Перед сохранением щелкните на ленту Файл выберите команду
Сведения нажмите кнопку Свойства и выберите Дополнительные
свойства, перейдите на вкладку Документ. Введите детали
для данного шаблона и установите флажок Создать рисунок для
предварительного просмотра.

                
2   Перейдите на ленту Файл выберите команду Сохранить
как… Дайте имя шаблону и выберите из раскрывающегося списка Тип Шаблон.
(шаблон сохранится в папке Мои шаблоны).

Использование шаблона

Чтобы
использовать шаблон, откройте Excel и перейдите на ленту Файл
выберите команду Создать. В области Доступные шаблоны
выберите Мои Шаблоны Новый шаблон будет показан с
красивым графическим предварительным видом. Два раза щелкните на шаблоне, чтобы
использовать его. Или в новой книге щелкните правой клавишей мыши по имени
листа и выберите команду Вставить. В диалоговом окне Вставка
выберите нужный шаблон и щёлкните по нем 2 раза.

Не
беспокойтесь, что шаблон изменится в результате операции сохранения. При
сохранении программа запросит новое имя файла, и файл будет сохранен как
электронная таблица XLS вместо шаблона XLT.

Пример
задания «Ссылки на ячейки других листов»

1.                      
Оставьте в рабочей книге только один лист.

2.                      
Создадим документ следующего вида:

3.                      
Используя ленту Разметка страницы
установите поля документа

4.                      
Выключите защиту ячеек, в которые в последующем
нужно будет вводить данные, для этого выделите диапазон ячеек, перейти на ленту
Главная группа Ячейки выбрать Формат и
в списке выбрать Формат ячеек щелкнуть на вкладке Защита.
Снимите флажок Защищаемая ячейка.

5.                      
на ленте Главная группа Ячейки выбрать
Формат и в списке выбрать Защитить лист, выбрать действия
с шаблоном, которые разрешается выполнять пользователям. Убедитесь, что
установлен флажок Защитить лист и содержимое защищаемых ячеек,
введите пароль.

6.                      
Перед сохранением перейдите на ленту Файл выберите
команду Сведения нажмите кнопку Свойства и выберите
Дополнительные свойства, перейдите на вкладку Документ.
Введите детали для данного шаблона и установите флажок Создать рисунок
для предварительного просмотра.

7.                      
Перейдите на ленту Файл выберите
команду Сохранить как… Дайте имя шаблону и выберите из
раскрывающегося списка Тип Шаблон (шаблон сохранится в папке Мои
шаблоны).

Работа с шаблоном

1.            
Создайте рабочую книгу на основе созданного шаблона
(не менее 3 листов):

а.             
откройте Excel и перейдите на ленту Файл
выберите команду Создать. В области Доступные шаблоны
выберите Мои Шаблоны Новый шаблон будет показан с
красивым графическим предварительным видом. Два раза щелкните на шаблоне, чтобы
использовать его.

б.            
В незащищенные ячейки ввести данные (все вычисления
выполняются автоматически).

в.            
Сохраните документ в своей папке с именем Счет
на комплектующие изделия.

9. Список источников и
литературы

Основная литература:

1. Цветкова, М.С., Великович Л.С.
Информатика и ИКТ: учебник для нач. и сред проф. образования / М.С. Цветкова,
Л.С. Великович. — 8-е изд., стер. — М.: Издательский центр «Академия», 2016. —
352с.

Интернет – ресурсы:

1.
Обучение в Интернет: сайт [Электронный ресурс]

Режим
доступа:  http://www.lessons-tva.info/edu/inf-word/word.html

2.
Office: сайт [Электронный ресурс]

Режим
доступа: https://support.office.microsoft.com/ru-ru/article/Путеводитель-по-обучению-работе-с-Word-2007

3.
Планета Excel [Электронный ресурс]

Режим доступа: http://www.planetaexcel.ru

Табличный процессор (или электронная таблица) — это прикладная программа, которая предназначена для хранения данных в табличной форме и их обработки. Также табличный процессор дает возможность работать с большими таблицами чисел. Еще одна его особенность — это применение формул для описания связи между различными ячейками. Среди подобных программ можно отметить табличный процессор Excel, который входит в состав операционной системы Windows.

Электронная таблица Microsoft Excel

Excel входит в пакет офисных программ под названием Microsoft Office. Документ, который создается этой программой, называется рабочей книгой. Рабочая книга — это набор листов, которые имеют табличную структуру и могут содержать различную информацию. При открытии такого документа будет отображаться только тот лист, с которым работает пользователь. Список таких листов находится в нижней части экрана. С помощью этих ярлычков (каждый из которых имеет свое название) можно переключаться на другие рабочие листы.

Каждый лист состоит из строк и столбцов. Столбцы именуются прописными латинскими буквами, а строки — цифрами. Максимально возможное количество колонок — 256, строк — 65536. На пересечении строк и колонок находятся ячейки таблицы (их еще называют поля таблицы). Это основной элемент для хранения данных. Каждая ячейка имеет свое уникальное имя, которое составляется из названий столбца и строки (к примеру, A1). Такое имя называется адресом ячейки. Именно адрес полей используется для написания формул.

Та ячейка, которая является активной, выделяется черной рамкой. Любые операции ввода или редактирования информации производятся именно в активной ячейке. Выбрать другую ячейку можно с помощью мыши или клавиатуры.

Кроме того, существует еще одно понятие — диапазон ячеек. Он формируется на пересечении последовательно идущих строк и колонок. Диапазон полей тоже имеет свое уникальное имя: в названии через двоеточие указываются 2 ячейки, которые расположены в противоположных углах диапазона (к примеру, A1:B4). Чтобы выделить диапазон ячеек, необходимо зажать левую кнопку мыши и потянуть курсор до нужной отметки.

Ячейки в Excel могут содержать 3 типа данных: текстовые, числовые и формулы, а также оставаться пустыми. Программа умеет автоматически определять тип данных при вводе. Например, формула всегда начинается со знака равенства. Ввод данных осуществляется либо в поле напрямую, либо в строку формул, которая находится чуть ниже панели инструментов (она подписана fx). Данные ячейки отображаются одновременно и в строке формул, и в самом поле. Как правило, текстовая информация в Excel выравнивается по левому краю поля, а числовая — по правому. Редактирование информации осуществляется двойным щелчком мыши по нужной ячейке или одним щелчком в строке формул. Чтобы сохранить информацию в ячейке, достаточно нажать «Enter».

Режим работы Excel

Табличный процессор Excel может работать в нескольких режимах. Наиболее важные из них:

• режим готовности;
• режим ввода данных;
• командный режим;
• режим редактирования.

  

  При работе с Excel для удобства можно пользоваться несколькими режимами просмотра, каждый из которых имеет свои преимущества

В режиме готовности пользователь может выбирать поле или диапазон полей для ввода информации. Как только он начнет вводить данные в какое-то поле, то режим готовности автоматически сменится на режим ввода данных. В самом поле начнет мигать курсор для ввода, означающий, что можно добавить информацию в ячейку. После сохранения информации в ячейке снова включается режим готовности, выбирается следующий диапазон полей — опять режим ввода данных, и так до тех пор, пока пользователь не закончит работу в Excel.

Со временем пользователю понадобится выполнить какие-то действия с таблицей, например, отсортировать, распечатать и т.д. Поскольку в этом случае работать нужно уже не с одной ячейкой, а с их совокупностью или со всей таблицей, то пользователю необходимо будет перейти в командный режим. Этот режим позволяет выполнить определенную команду или пункт из панели меню (например, «Данные — Сортировка», «Вставка — Функция»). После выполнения всех команд снова включается режим готовности.

Режим редактирования в Excel дает возможность вносить изменения в содержимое поля. Обычно при повторном вводе информации в поле все его содержимое удаляется. Но с помощью этого режима можно быстро отредактировать данные без удаления (например, опечатку в слове). Данный режим очень удобен в тех ситуациях, когда нужно внести небольшие изменения.

Формулы в Excel

Табличный процессор Эксель — это не только программа для работы с таблицами и огромными базами данных, но и «умный» калькулятор. Одной из главных возможностей Excel является именно его возможность проводить различные операции с числовыми данными, начиная от обычного сложения или умножения и заканчивая построением графиков, диаграмм и отчетов на основе этих данных.

Все вычисления в Excel называются формулами. Любая формула всегда начинается со знака равенства. В противном случае табличный процессор просто не поймет, чего от него хочет пользователь. К примеру, чтобы сложить 2+2, необходимо написать так: =2+2. Excel сразу же выдаст результат — 4. Если же просто написать 2+2, то табличный процессор просто напишет то же самое — 2+2.

Кроме стандартных арифметических операторов (сложение, вычитание, умножение и деление), в Excel имеется еще:

• возведение в степень (знак ^)
• процент (знак %).

Например, если нужно возвести число 4 во вторую степень, то необходимо написать так: =4^2. Если же поставить после любого числа знак %, то оно будет делиться на 100. То есть, 3% — это будет 0,03.

Теперь можно проверить, как считает табличный процессор. Для этого необходимо выделить любую ячейку, написать, к примеру, «=145+55» (без кавычек) и нажать Enter. Изменить содержимое ячейки можно перейдя в режим редактирования. То есть надо выбрать это поле, а затем изменить данные в строке формул или в самой ячейке. Например, написать «=140*55».

Писать в формулу конкретные числа, конечно, можно, но это будет не совсем правильно. Дело в том, что табличный процессор умеет автоматически пересчитывать формулы, если данные в ячейках были изменены. Поэтому пользователю незачем тратить лишнее время, чтобы вручную прописывать, а потом и редактировать какие-то данные. Для этого достаточно лишь правильно составить формулу, а все остальное сделает программа.

Итак, допустим, в ячейках A1 и B1 указаны числа 2 и 3 соответственно. Задача пользователя — перемножить их. Для этого необходимо выделить любое пустое поле, написать знак равенства, затем щелкнуть мышкой по ячейке A1, поставить знак умножения и кликнуть по ячейке B1. После нажатия клавиши «Enter» программа отобразит результат. Если выделить эту ячейку и посмотреть на строку формул, то можно увидеть следующее: =A1*B1. Если же поменять цифру 2 в поле А1 на цифру 5, то формула будет автоматически пересчитана — теперь результат равняется 15. Именно по такому принципу и работают формулы в Excel.

В общем, Microsoft Excel умеет решать множество различных задач, и чтобы перечислить все возможности этой программы, можно сочинить целый реферат (или даже книгу). Но для знакомства с программой этой информации должно хватить.

Создание и выполнение

основных операций

с рабочей книгой

Microsoft Excel и

ее листами.

Печать книг и

ее элементов

Автор: учитель информатики Прутко Иван Владимирович

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ        

СОЗДАНИЕ И ВЫПОЛНЕНИЕ ОСНОВНЫХ ОПЕРАЦИЙ С РАБОЧЕЙ КНИГОЙ MICROSOFT EXCEL        

Основные элементы электронной таблицы        

Особенности экранного интерфейса программы Microsoft Excel        

Создание новой рабочей книги        

Выполнение операций с книгами        

РАБОТА С ЛИСТАМИ КНИГИ        

Операции над листами рабочей книги        

ПЕЧАТЬ КНИГ И ЕЕ ЭЛЕМЕНТОВ        

Предварительный просмотр и печать таблицы Excel        

Параметры печати        

Печать рабочих листов книги Excel        

ЗАКЛЮЧЕНИЕ        

ВВЕДЕНИЕ

Microsoft Excel (также иногда называется Microsoft Office Excel) – программа для работы с электронными таблицами, созданная корпорацией Microsoft для Microsoft Windows, Windows NT и Mac OS. Она предоставляет возможности проведения экономико-статистических расчетов, графические инструменты и, за исключением Excel 2008 под Mac OS X, язык макропрограммирования VBA (Visual Basic для приложений). Microsoft Excel входит в состав Microsoft Office и на сегодняшний день Excel является одним из наиболее популярных приложений в мире.

В 1982 году Microsoft выпустила на рынок первый электронный табличный процессор Multiplan, который был очень популярен на CP/M системах, но на MS-DOS системах он уступал Lotus 1-2-3. Первая версия Excel предназначалась для Mac и была выпущена в 1985 году, а первая версия для Windows была выпущена в ноябре 1987 года. Lotus не торопилась выпускать 1-2-3 под Windows, и Excel с 1988 года начала обходить по продажам 1-2-3, что в конечном итоге помогло Microsoft достичь позиций ведущего разработчика программного обеспечения. Microsoft укрепляла свое преимущество с выпуском каждой новой версии, что имело место примерно каждые два года. Текущая версия для платформы Windows – Excel 12, также известная как Microsoft Office Excel 2007. Текущая версия для платформы Mac OS X – Microsoft Excel 2008.

Microsoft также решила использовать буквы XL как сокращённое название программы: иконка Windows-программы состоит из стилизованного изображения этих двух букв, а расширение файлов по умолчанию в Excel – .xls. В сравнении с первыми табличными процессорами Excel представляет множество новых функций пользовательского интерфейса, но суть остается прежней: как и в программе-родоначальнике, VisiCalc, ячейки расставляются в строки и столбцы и могут содержать данные или формулы с относительными или абсолютными ссылками на другие клетки.

Excel был первым табличным процессором, позволявшим пользователю менять внешний вид таблицы (шрифты, символы и внешний вид ячеек). Он также первым представил метод умного пересчета ячеек, когда обновляются только те ячейки, которые зависят от изменённых ячеек (раньше табличные процессоры либо постоянно пересчитывали все ячейки или ждали команды пользователя).

Начиная с 1993 года, в состав Excel входит Visual Basic для приложений (VBA), язык программирования, основанный на Visual Basic, позволяющий автоматизировать задачи Excel.

Версии для Windows и Windows NT:

1988 год – Excel 2.0 для Windows.

1990 год – Excel 3.0.

1992 год – Excel 4.0.

1993 год – Excel 5.0 (Office 4.2 и 4.3, также есть 32-битная версия только для Windows NT).

1995 год – Excel 7 для Windows 95 (включён в пакет Microsoft Office 95).

1997 год – Excel 97 (включён в пакет Microsoft Office 97).

1999 год – Excel 2000 (9) — Microsoft Office 2000.

2001 год – Excel 2002 (10) — Microsoft Office XP.

2003 год – Excel 2003 (11) — Microsoft Office 2003.

2007 год – Excel 2007 (12) — Microsoft Office 2007.

Цели работы:

• показать порядок создания рабочей книги Microsoft Excel и работы с ее листами;
• печать книги и ее элементов.

СОЗДАНИЕ И ВЫПОЛНЕНИЕ ОСНОВНЫХ ОПЕРАЦИЙ НАД РАБОЧЕЙ КНИГОЙ MICROSOFT EXCEL

Основные элементы электронной таблицы

Файл, с которым работает Excel, называется книгой. Книга, как правило, состоит из нескольких рабочих листов, которые могут содержать таблицы, тексты, диаграммы, рисунки.

Книга является хорошим организационным средством. Например, можно в одной книге собрать все документы (рабочие листы), относящиеся к определенному проекту (задаче), или все документы, которые ведутся одним исполнителем. Основа рабочего листа (рис. 1) представляет собой сетку из строк и столбцов. Ячейка образуется пересечением строки и столбца. Выделенная мышью ячейка (ячейки) называется активной (на рис. 1 активная ячейка выделена рамкой).

Рисунок 1. Элементы таблицы

Строка в рабочем листе идентифицируется именем (цифрой), которое появляется на левой стороне рабочего листа. Столбец в рабочем листе также идентифицируется именем (буквами латинского алфавита), которое появляется вверху рабочего листа.

Ячейка – основной элемент таблицы. Каждая ячейка определяется своим местом (адресом) в таблице – индексом столбца (A, В, С, …) и номером строки (1, 2, 3, …), на пересечении которых она находится. Например, ячейка в столбце А в первой строке носит название Al, а ячейка в том же столбце, но во второй строке – А2. Каждая ячейка содержит один элемент информации, будь то цифровое значение, текст или формула.

Особенности экранного интерфейса программы Microsoft Excel

После запуска программы на экране появляется стандартное Windows-окно. В центре этого окна располагается Рабочий лист, состоящий из отдельных ячеек.

Между панелью инструментов и рабочим полем располагается дополнительная строка (рисунок 2), которая называется Строкой формул.

Рабочее поле Excel состоит из ячеек, дающих пространственную привязку информации к рабочему листу. В левом верхнем углу рабочего поля на пересечении номеров строк и столбцов располагается особая кнопка Выделить все (рисунок 2), позволяющая выделить сразу весь документ.

Рисунок 2. Строка формул и кнопка Выделить все

Над вертикальной линейкой и справа у горизонтальной линейки прокрутки имеются особые полосы разделения окна (рис. 3), перемещение которых делит экран рабочей таблицы на подокна. Это удобно использовать при работе с большими таблицами, у которых данные частично находятся за пределами экрана. В этом случае можно зафиксировать в верхнем подокне «шапку» таблицы, а в нижнем прокручивать данные таблицы. Для удобства работы в таком варианте можно зафиксировать это разделение окон из меню Окно командой Закрепить области.

Рисунок 3. Полосы разделения окна

Excel позволяет хранить целый набор документов в виде одной электронной книги. В этой книге каждый из документов размещается на своем рабочем листе, ярлычок которого располагается в нижней левой части экрана (рис. 4).

Рисунок 4. Ярлычки Рабочих листов

Здесь же расположены кнопки прокрутки ярлычков рабочих листов:

Создание новой рабочей книги

Создание новой рабочей книги возможно двумя способами.

Первый способ:

1. Щелчком левой кнопки мыши развернуть меню Сервис, щёлкнуть левой кнопкой мыши по строке Параметры… и в появившемся окне щёлкнуть мышью по вкладке Общие (рис. 5). В окне Листов в новой книге установить требуемое количество листов в создаваемой книге и щёлкнуть по кнопке OK.

Рисунок 5. Установка требуемого количества листов в создаваемой книге

1. На панели инструментов Стандартная щёлкнуть по кнопке Создать.
2. Щелчком левой кнопки мыши развернуть меню Файл и щёлкнуть мышью по строке Сохранить как…. В появившемся окне щёлкнуть по стрелке окна Мои документы. В раскрывшемся меню щёлкнуть по строке с адресом вашего каталога, а затем в нижнем окне Имя файла вместо стандартного имени ввести имя файла создаваемой рабочей книги, после чего щёлкнуть по кнопке Сохранить. В последующем при работе с этим файлом такие действия не выполнять не нужно, если не требуется замена имени файла, достаточно периодически щёлкать по кнопке Сохранить на панели инструментов Стандартная.
3. На панели инструментов Стандартная щёлкнуть мышью по кнопке Открыть. В появившемся окне щёлкнуть по стрелке окна Мои документы. В раскрывшемся меню щёлкнуть по строке с адресом каталога, а затем щёлкнуть по кнопке Открыть.

На рисунке 6 показан порядок создания рабочей книги Excel.

Рисунок 6. Порядок создания рабочей книги Excel

Второй способ:

Переименовать стандартную рабочую книгу, которая открывается автоматически при загрузке программы MS Excel, и сохранить её в нужном каталоге. Для этого необходимо выполнить пункт 3 предыдущего способа. При применении этого способа потребуется добавление новых листов в книгу, так как стандартная книга содержит три листа.

Выполнение операций с книгами

Расположение рабочих книг. Если необходимо видеть на экране сразу все открытые книги, то с помощью команды Excel Окно/Расположить (рис. 7) можно расположить открытые рабочие книги на экране четырьмя способами (рис. 8).

Рисунок 5. Расположение рабочих книг

• рядом – рабочие книги открываются в маленьких окнах, на которые делится весь экран «плиточным» способом;
• сверху вниз – открытые рабочие книги отображаются в окнах, имеющих вид горизонтальных полос,
• слева направо – открытые рабочие книги отображаются в окнах, имеющих вид вертикальных полос;
• каскадом – рабочие книги (каждая в своем окне) «выкладываются» на экране слоями.

Рисунок 7. Способы расположения рабочих книг

На рисунке 8 представлено окно Excel, в котором книги расположены рядом.

Рисунок 8. Расположенные рядом рабочие книги

Переходы между рабочими книгами. Независимо от того, расположены ли на экране все открытые рабочие книги или они просто «уложены» друг на друга в порядке открытия, можно переходить от одной книги к другой. В Excel предусмотрено несколько быстрых способов перехода к нужной книге. Для этого можно использовать мышь, клавиши экстренного доступа или меню Excel Окно. Вот эти способы:

• щелкнуть на видимой части окна рабочей книги;
• нажать клавиши <Ctrl+F6> для перехода из окна одной книги в окно другой.
• открыть меню Excel Окно. В нижней его части содержится список открытых рабочих книг. Для перехода в нужную книгу необходимо щелкнуть по имени (рис. 9).

Рисунок 9. Переход из одной книги в другую

Копирование данных из одной рабочей книги в другую. С помощью команды Excel Копировать можно копировать данные из одной рабочей книги в другую.

Чтобы скопировать данные из одной рабочей книги в другую, необходимо открыть обе рабочие книги. Выделить данные в первой книге и щелкнуть на кнопке Копировать панели инструментов Стандартная переключиться в другую книгу, перейти в нужный рабочий лист и выделить ячейку, в которую предполагается вставить данные. Щелкнуть на кнопке Вставить панели инструментов Стандартная. Excel скопирует данные во вторую рабочую книгу.

Перенос данных между рабочими книгами. Эта процедура аналогична копированию данных. Отличие заключается в использовании другой кнопки. Здесь необходимо выделить данные в первой рабочей книге и щелкнуть на кнопке Вырезать панели инструментов Стандартная, чтобы извлечь данные. Перейдя в другую рабочую книгу, выделить нужную ячейку и щелкните на кнопке Вставить панели инструментов Стандартная. В результате Excel удалит данные из первой рабочей книги и вставит их во вторую.

Существует быстрый способ переноса данных рабочего листа (листов) между рабочими книгами. Он состоит в использовании метода «перетащить и опустить». Сначала нужно открыть книги, задействованные в операции переноса данных. Выбрать из меню Excel команду Окно/Расположить. В открывшемся диалоговом окне Расположение окон выбрать вариант рядом и щелкните на кнопке ОК. При этом необходимо видеть хотя бы небольшую часть окна каждой рабочей книги. Выделить ярлычок листа (листов), который нужно скопировать. Поместить указатель мыши поверх выделенного ярлычка листа, щелкнуть и, не отпуская кнопку мыши, перетащить ярлычок в окно другой рабочей книги. Когда кнопка мыши будет отпущена, лист будет «прописан» в новой (для него) рабочей книге.

Создание связей между рабочими листами и рабочими книгами. Excel позволяет использовать в таблице данные с других листов и из других таблиц.

Связывание – это процесс динамического обновления данных в рабочем листе на основании данных другого источника (рабочего листа или рабочей книги). Связанные данные отражают любые изменения, вносимые в исходные данные.

Связывание выполняется посредством специальных формул, которые содержат так называемые внешние ссылки. Внешняя ссылка может ссылаться на ячейку из другого рабочего листа той же рабочей книги или на ячейку любого другого рабочего листа любой другой рабочей книги. Например, связи между двумя листами достигается за счёт введения в один лист формулы связи со ссылкой на ячейку в другом листе.

Excel позволяет создавать связи с другими рабочими листами и другими рабочими книгами трех типов:

• ссылка на другой рабочий лист в формуле связывания с использованием ссылки на лист;
• ссылка на несколько рабочих листов в формуле связывания с использованием трехмерной ссылки;
• ссылка на другую рабочую книгу в формуле связывания. Формула связывания вводится в ячейку, в которой нужно получить результат.

Использование в формуле связывания ссылки на другой рабочий лист. При работе с большим количеством данных и создании многочисленных рабочих листов для хранения этих данных возникают ситуации, когда формула на одном рабочем листе использует данные из другого рабочего листа. Такие формулы весьма полезны, поскольку избавляют от необходимости хранить избыточные данные на многих рабочих листах.

Рабочая книга, содержащая формулу связывания, называется зависимой рабочей книгой, а рабочая книга, содержащая связываемые данные – исходной рабочей книгой.

Чтобы сослаться на ячейку в другом рабочем листе необходимо поставить восклицательный знак между именем листа и именем ячейки. Синтаксис для этого типа формул выглядит следующим образом: =ЛИСТ!Ячейка. Если лист имеет имя, то вместо обозначения лист следует использовать имя этого листа. Например, Отчет!B5.

Если имя содержит пробелы (например, Бюджет 99), то при создании ссылок на другие листы это имя необходимо заключать в одинарные кавычки.

Связывание нескольких рабочих листов. Часто встречаются ситуации, когда формула должна ссылаться на диапазон ячеек, включающий два или даже больше листов в рабочей книге. Обычно это происходит, когда создаются идентичные рабочие листы для распределения бюджета за разные периоды времени, для сведений о работе различных бригад или для сведений о продажах в различных регионах. У пользователя также могут быть разные рабочие листы, но их итоговые значения специально содержатся в ячейках с идентичными адресами. И все эти итоговые значения можно затем свести воедино для получения общего итога в одной формуле, содержащей ссылку на все эти листы и адреса ячеек.

В таких случаях Excel ссылается на диапазоны ячеек с помощью трехмерных ссылок. Трехмерная ссылка устанавливается путем включения диапазона листов (с указанием начального и конечного листа) и соответствующего диапазона ячеек. Например, формула, использующая трехмерную ссылку, которая включает листы от Лист1 до Лист5 и ячейки А4:А8, может иметь следующий вид: =SUM(ЛИСТ1:ЛИСТ5!А4:А8).

Трехмерные ссылки можно включить в формулу и другим способом. Для этого достаточно щелкнуть на рабочем листе, который нужно включить в формулу. Но сначала следует ввести формулу в ячейке, где необходимо получить результат. Когда дойдет очередь до использования трехмерной ссылки, необходимо щелкните на ярлычке первого листа, подлежащего включению в ссылку, затем нажать (и не отпускать) клавишу и щелкнуть на ярлычке последнего листа, подлежащего включению в ссылку. После этого выделить нужные ячейки. Завершив построение формулы, нужно нажать клавишу .

Связывание рабочих книг. Рабочая книга, содержащая формулу связывания, называется зависимой рабочей книгой, а рабочая книга, содержащая связываемые данные – исходной рабочей книгой.

Связь между двумя файлами достигается за счет введения в один файл формулы связи со ссылкой на ячейку в другом файле, файл, который получает данные из другого, называется файлом назначения, а файл, который предоставляет данные – файлом-источником.

Как только связь устанавливается. Excel копирует величину из ячейки в файле-источнике в ячейку файла назначения. Величина в ячейке назначения автоматически обновляется.

При ссылке на ячейку, содержащуюся в другой рабочей книге, используется следующий синтаксис: [Книга]Лист!Ячейка. Вводя формулу связывания для ссылки на ссылку из другой рабочей книги, необходимо использовать имя этой книги, заключенное в квадратные скобки, за которыми без пробелов должно следовать имя рабочего листа, затем восклицательный знак (!), а после него – адрес ячейки (ячеек). Например ‘C:Petrov[Журнал1.хls]Литература’!L3.

Обновление связей. Работая с несколькими рабочими книгами и формулам связывания, необходимо знать, как эти связи обновляются. Будут ли результаты формул обновляться автоматически, если изменить данные в ячейках, на которые есть ссылки в только в том случае, если открыты обе рабочие книги.

Если данные в исходной рабочей книге изменяются в тот момент, когда зависимая книга (которая содержит формулу связывания) закрыта, то связанные данные не обновляются немедленно. Открывая зависимую рабочую книгу следующий раз, Excel запросит подтверждение на обновление данных. Чтобы обновить все связанные данные в рабочей книге, следует выбрать ответ Да. Если имеются связи, которые обновляются вручную, или же пользователь сам хочет обновить связи, необходимо выбрать ответ Нет.

РАБОТА С ЛИСТАМИ КНИГИ

Операции над листами рабочей книги

Выделение рабочих листов. В Excel рабочие листы можно выделить двумя способами:

• Ctrl + последовательные щелчки по ярлычкам позволяют выделить несколько несмежных рабочих листов, для снятия выделения необходимо еще раз щелкнуть левой кнопкой мыши по ярлычку рабочего листа при нажатой клавише Ctrl;
• Shift + щелчок на начальном и конечном ярлычке. Эта команда позволяет выделить диапазон листов. Снятие выделения производится аналогично предыдущему способу, только в данном случае должна быть нажата клавиша Shift.

Приведенные выше способы можно комбинировать между собой. На рисунке 10 показан пример выделенных смежных и несмежных листов.

Рисунок 10. Пример выделенных листов

Кроме того, можно также выделить все листы рабочей книги, для этого следует нажать правой кнопкой мыши на любом из ярлычков и в появившемся меню выбрать команду Выделить все листы.

Добавление новых листов в рабочую книгу. Когда открывается новая рабочую книгу в Excel, в ней уже содержится несколько рабочих листов. По умолчанию установлено три рабочих листа, но это значение можно изменить. Добавить новые листы в рабочую книгу можно двумя способами.

Первый способ: в меню Вставка выбрать пункт Лист либо нажать комбинацию клавиш .

Второй способ: щелкнуть правой кнопкой мыши по ярлыку листа, при этом раскроется контекстно-зависимое меню (рис. 11). В этом меню необходимо выбрать пункт Добавить… При этом откроется окно, представленное на рисунке 12. В этом окне можно выбрать для добавления как чистый лист, так и шаблон. Шаблоны располагаются на вкладке Решения.

Рисунок 11. Добавление нового листа

Рисунок 12. Окно добавления нового листа

Для того чтобы сразу после вставки нового листа добавить в рабочую книгу еще ряд дополнительных листов, следует нажать несколько раз комбинацию клавиш – это клавиатурный эквивалент команды Правка/Повторить вставку рабочего листа. При каждом нажатии указанной клавиши в рабочую книгу будет добавляться один лист.

Перемещение между листами книги. В любой момент времени в рабочей книге активным может быть только один рабочий лист. Активизировать другой рабочий лист можно как с помощью мыши, так и с помощью клавиатуры, ниже приводятся варианты активизации рабочего листа различными способами:

• щелкнуть левой кнопкой мыши по ярлычку нужного листа;
• использовать одну из комбинаций клавиш: – активизируется предыдущий лист, если он существует; – активизируется следующий лист, если он существует.

Если в рабочей книге имеется несколько листов, не все их ярлычки могут быть видимы. Для просмотра других ярлычков листов следует воспользоваться кнопками прокрутки.

Чтобы отобразить на экране большее или меньшее количество ярлычков, нужно перетащить разделитель ярлычков в соответствующем направлении.

Перейти на тот или иной рабочий лист можно также следующим способом: щелкнуть правой кнопкой мыши на одной из кнопок прокрутки, при этом откроется список всех листов рабочей книги, в этом списке можно выбрать нужный лист (рис. 13).

Рисунок 13. Активизация нужно листа из списка

Удаление рабочего листа. Удалить рабочий лист из книги можно двумя способами:

• выполнить команду Правка/Удалить лист;
• щелкнуть правой кнопкой мыши на ярлычке листа и выбрать команду Удалить из контекстного меню.

Чтобы удалить из рабочей книги несколько листов с помощью одной команды, нужно их предварительно выделить, затем удалить листы с помощью одного из описанных выше методов. Следует отметить, что операция удаления листа из рабочей книги необратима.

Переименование листов. По умолчанию рабочие листы называются Лист1, Лист2 и так далее. Чтобы изменить имя листа, необходимо воспользоваться одним из следующих методов:

• воспользоваться командой Формат/Лист/Переименовать;
• дважды щелкнуть левой кнопкой мыши на ярлычке листа;
• щелкнуть правой кнопкой мыши на ярлычке листа и выбрать из контекстного меню команду Переименовать.

После выполнения любого из перечисленных действий Excel выделит ярлычок листа, так что можно будет отредактировать имя листа или заменить его другим.

Имя листа может состоять максимум из 31 символа, причем пробелы не допускаются. В имени листа нельзя использовать следующие символы:

: – двоеточие;

/ – косую черту;

– обратную косую черту;

? – знак вопроса;

* – звездочку.

Хотя Excel позволяет использовать квадратные скобки в именах рабочих листов, лучше их не применять, так как могут возникнуть проблемы в формулах, использующих внешние связи.

Перемещение и копирование листов. Переместить листы в пределах одной книги или из одной книги в другую можно тремя способами:

• щелкнуть на ярлычке листа левой кнопкой мыши и перетащить его в нужное место;
• выбрать команду Правка/Переместить/скопировать лист;
• щелкнуть правой кнопкой мыши по любому из ярлычков и выбрать команду Переместить/скопировать.

При использовании двух последних способов откроется диалоговое окно Переместить или скопировать (см. рис. 14).

Рисунок 14. Диалоговое окно перемещения и копирования рабочих листов.

В этом диалоговом окне в выпадающем списке в книгу: следует выбрать название нужной рабочей книги, а в поле перед листом: должно быть выделено название листа, перед которым будет следовать перемещаемый лист.

Рабочий лист можно также не перемещать, а скопировать, для этого необходимо установить галку Создавать копию.

Если перемещаемый рабочий лист имеет название, совпадающее с названием уже существующего листа в рабочей книге, Excel изменит имя так, чтобы сделать его уникальным. Например, имя Лист1 превратится в Лист1(2).

Чтобы переместить или скопировать несколько листов одновременно, их необходимо предварительно выделить.

При копировании листа в другую рабочую книгу копируются также все имена диапазонов и пользовательские форматы, имеющиеся на этом листе.

Скрывание рабочего листа. Для того чтобы скрыть рабочий лист необходимо выбрать команду Формат/Лист/Скрыть. Активный лист (или выделенные листы) скроются из вида. В каждой рабочей книге должен быть хотя бы один видимый лист, поэтому Excel не позволит скрыть все листы рабочей книги.

Для отображения скрытого листа нужно выбрать команду Формат/Лист/Отобразить. Excel откроет диалоговое окно (см. рис. 15) со списком скрытых листов. В этом окне следует выбрать лист, который нужно отобразить, и щелкнуть на кнопке ОК. В этом диалоговом окне нельзя одновременно выбрать несколько листов, поэтому для каждого листа, который необходимо отобразить, придется повторить указанную команду.

Рисунок 15. Отображение скрытых листов

Изменение масштаба отображения рабочих листов. Excel позволяет изменять масштаб отображения рабочих листов. Обычно стандартным является масштаб 100%. В Excel можно изменять «процент увеличения» от 10 (очень мелкий) до 400 (очень крупный). Использование малого процента увеличения (уменьшение масштаба) позволяет увидеть большую площадь рабочего листа. Это дает возможность оценить компоновку листа в целом. Увеличение же наоборот позволяет видеть мелкие детали текста.

Самый простой способ изменения коэффициента масштабирования активного рабочего листа заключается в использовании инструмента Масштаб (см. рис. 16), который находится в панели инструментов Стандартная. Для изменения масштаба необходимо щелкнуть на кнопке раскрытия списка и выберать нужное значение увеличения. Вид экрана сразу же изменится. Можно также ввести значение увеличения непосредственно в поле инструмента Масштаб. При выборе опции По выделению масштаб рабочего листа изменится так, чтобы отобразить на экране только выделенные ячейки.

Рисунок 16. Изменение масштаба отображения рабочих листов

Увеличение влияет только на активный рабочий лист, поэтому для разных листов выбирать различные коэффициенты масштабирования.

Для более точного выбора коэффициента масштабирования следует воспользоваться командой Вид/Масштаб. Эта команда открывает диалоговое окно Масштаб (см. рис. 17).

Здесь можно выбрать один из переключателей или непосредственно ввести значение из интервала от 10 до 400% в поле ввода, которое находится напротив переключателя произвольный.

Коэффициент масштабирования влияет только на то, как рабочая таблица выглядит на экране. А на ее вид при распечатке он не оказывает никакого влияния.

Рисунок 17. Окно выбора коэффициента масштабирования

Перемещение по таблице. Самый простой способ переместиться в нужную ячейку – щелкнуть по ней левой кнопкой мыши или использовать курсорные клавиши. В Excel существуют и другие способы перемещения по таблице, облегчающие работу по вводу данных:

• клавиша приводит к перемещению в следующую (справа) ячейку в строке, а – в предыдущую. Нажатие клавиши приводит к перемещению на ячейку вниз, а – вверх;
• нажатие несколько раз клавиши и затем клавиши приводит к тому, что курсор переместится под ту ячейку, в которой производилось первичное нажатие клавиши . Это удобно в тех случаях, когда таблица заполняется построчно;
• нажатие сочетаний клавиш приводит к перемещению курсора к ближайшей ячейке, где имеются какие-то данные. Если же таких ячеек на пути не встречается, курсор перемещается к одному из краёв таблицы;
• если выделен диапазон ячеек, одна из них все равно остается невыделенной. При этом нажатие клавиш , [+Shift] приведет к циклическому перемещению активной ячейки. В процессе этого можно вводить данные, выделение не снимется. Если в процессе перемещения активной ячейки нажать (не выходя из режима редактирования), значение из этой ячейки скопируется во все ячейки выделенного диапазона;
• нажатие клавиш / приводит к перемещению на страницу вниз / вверх.

Выделение ячеек, диапазонов ячеек, столбцов и строк.  Чтобы выделить одну ячейку необходимо щелкнуть на ней левой кнопкой мыши.

Для того чтобы выделить связный диапазон ячеек, нужно навести курсор мыши на ячейку, которая будет началом/концом выделенного диапазона, нажать левую кнопку мыши, и, не отпуская ее, двигать мышь до той ячейки, которая будет концом/началом выделенного диапазона, после этого отпустить левую кнопку мыши.

Если нужно выделить два и более несвязных диапазона/ячейки, необходимо выделите сначала первый/первую, затем нажать клавишу , и не отпуская ее, выделить остальные диапазоны/ячейки. Они добавятся в выделение.

Для выделения всей таблицы следует воспользоваться сочетанием клавиш , также всю таблицу можно выделить, щелкнув левой кнопкой мыши на пересечении столбцов и строк.

Чтобы выделить всю строку или весь столбец, необходимо щелкнуть на заголовке строки или столбца.

Чтобы выделить диапазон столбцов или строк, следует навести курсор мыши на начало диапазона, нажать левую кнопку, и, не отпуская ее, передвигать курсор.

Для одновременного выделения несвязных ячеек, строк и/или столбцов необходимо перед началом процесса выделения нажать клавишу и не отпускать ее, однако убрать из выделения ошибочно выбранные элементы нельзя.

Сочетание клавиш выделяется диапазон, началом которого будет активная в момент нажатия клавиш управления курсором ячейка, а концом ячейка с координатами, зависящими от того, сколько раз и какие нажимались клавиши управления курсором.

Изменение ширины столбцов и высоты строк. Для изменения ширины столбца или высоты строки необходимо навести курсор мыши на границу между столбцами или строками, курсор изменит свою форму, затем следует нажать левую кнопку мыши и, не отпуская ее, переместить курсор. При этом появится всплывающая подсказка, в которой будет отображаться числовое значение ширины (высоты). Первое число означает, сколько символов шрифта текущего размера поместится в этой ячейке. При изменении ширины столбцов число в скобках показывает ширину в пикселях, а при изменении высоты строк – текст какого размера (шрифта) поместится в эту ячейку, число в скобках показывает высоту в пикселях.

Если выделить несколько столбцов (строк), затем изменить ширину (высоту) одной из них, все выделенные столбцы (строки) станут такой же ширины (высоты).

Если выполнить двойной щелчок левой кнопкой мыши на правой границе столбца (нижней границе строки), то ширина столбца (высота строки) подгонится под содержимое (под самый «длинный» («высокий») элемент). Аналогично, если выделены несколько столбцов (строк), то двойной щелчок на правой (нижней) границе любого из них подгонит все выделенные столбцы (строки) под содержимое.

Если щелкнуть правой кнопкой на заголовке столбцы (строки), в контекстном меню появятся команды «Ширина столбца…» («Высота строки»). После выбора одной из них откроется окно «Ширина столбца» («Высота строки»), в котором можно ввести числовое значение ширины (высоты) в количестве символов (размере шрифта) (см. рис. 18).

Рисунок 18. Изменение ширины столбца и высоты строки

ПЕЧАТЬ КНИГ И ЕЕ ЭЛЕМЕНТОВ

Предварительный просмотр и печать таблицы Excel

После окончания оформления книги ее можно распечатать. Однако перед печатью макет книги следует просмотреть и при необходимости установить требуемые параметры печати.

Для предварительного просмотра необходимо воспользоваться командой Файл/Предварительный просмотр или нажать кнопку Предварительный просмотр на панели инструментов Стандартная.

Макет рабочей книги будет показан в окне предварительного просмотра. Документ можно просмотреть, используя линейки прокрутки и панель инструментов предварительного просмотра (см. рис. 19).

Рисунок 19. Панель инструментов предварительного просмотра

Панель инструментов имеет следующие кнопки:

• кнопки Далее и Назад предназначены для просмотра следующих и предыдущих страниц книги;
• кнопка Печать служит для печати книги;
• кнопка Страница предназначена для перехода в диалоговое окно Параметры страницы;
• если нажать на кнопку Поля, на странице появятся пунктирные линии, обозначающие границы полей и колонтитулов, а также маркеры ширины столбцов, для изменения размера поля с помощью мыши следует перетащить маркер левого поля (размер поля можно увидеть в строке состояния в нижней части экрана);
• Кнопка Разметка страницы служит для перехода в режим разметки, в этом режиме можно изменить границы с помощью мыши;
• Кнопка Закрыть предназначена для выхода из режима просмотра.

Параметры печати

Перед выводом на печать для созданной таблицы можно задать дополнительные установки. Эти установки задаются в диалоговом окне команды Параметры страницы из меню Файл (см. рис. 20).

Рисунок 20. Диалоговое окно Параметры страницы

В таблице 1 приведены опции настройки опции настройки страницы.

Таблица 1. Опции настройки страницы

Печать рабочих листов книги Excel

Для печати данных в таблице следует нажать кнопку Печать, которая находится на панели инструментов Стандартная. Для задания установок печати нужно воспользоваться командой Файл/Печать, при этом появится окно диалог Печать (см. рис. 21).

Рисунок 21. Диалоговое окно Печать

Окно диалога Печать может использоваться для определения нескольких копий или выбора страниц, листов или областей рабочей книги, которые будут отпечатаны.

Excel позволяет распечатать не весь лист, а лишь некоторую область, так называемую область печати. Как только область печати для рабочего листа установлена, Excel по умолчанию будет печатать только ее для всех рабочих листов.

Для каждого листа можно задать свою собственную область печати, для этого необходимо сделать следующее:

1. Выделить область рабочего листа, которая будет определена как область печати.
2. Выбрать команду Область печати в меню Файл.
3. Выбрать Задать. Ограничительная линия появится вокруг выделенной области.

Для очистки предварительно определенной области печати нужно выбрать команду Область печати в меню Файл, затем Убрать.

Параметры печати многостраничной таблицы устанавливаются в диалоговом окне при выборе закладки Лист команды Параметры страницы из меню Файл (см. рис. 22).

Рисунок 22. Закладка Лист команды Параметры страницы

При многостраничной печати в полях Сквозные строки и Сквозные столбцы задаются адреса строк/столбцов, содержащих заголовки таблицы.

Последовательность вывода страниц для многостраничных таблиц задается установкой переключателей и показана стрелкой внизу экрана.

Подготовка данных к печати. Для подготовки данных к печати необходимо выполнить следующие действия:

1. Открыть файл и перейти на нужный лист.
2. В меню Файл выбрать команду Параметры страницы и перейти на закладку Поля.
3. Установить нужные параметры полей.

Размещение таблицы на заданном числе страниц. Чтобы разместить распечатываемые данные на одной странице, необходимо уменьшить их масштаб, для этого следует выполнить следующие действия:

1. Перейти на нужный рабочий лист.
2. Убедиться, что данная таблица занимает в ширину не более одной страницы.
3. В окне просмотра нажать на кнопку Страница для перехода в диалоговое окно Параметры страницы.
4. Выбрать закладку Страница.
5. Выбрать ориентацию страницы.
6. Установить переключатель Разместить не более чем на и ввести нужную цифру в поле стр. в ширину.
7. Нажать на кнопку Просмотр для того, чтобы убедиться, что данные при печати умещаются на одной странице.

Разделение документа на страницы. Для больших таблиц Excel автоматически производит разбивку на страницы, однако иногда необходимо задать разделение на страницы принудительно, для этого следует выполнить следующие действия:

1. Выделить строку, с которой необходимо начать новую страницу.
2. В меню Вставка выбрать команду Разрыв страницы.

Excel вставит конец страницы (широкую пунктирную линию) над выделенной строкой.

Задание заголовков для печати. Если требуется, чтобы названия столбцов в первой строке рабочего листа печатались на каждой странице в качестве заголовков, то необходимо выполнить следующие действия:

1. В диалоговом окне Параметры страницы выбрать закладку Лист.
2. Выбрать поле Сквозные строки (в поле должен мигать текстовый курсор).
3. На рабочем листе выделить с помощью мыши первую строку. При необходимости переместить окно диалога Параметры страницы так, чтобы оно не мешало выделять нужные строки и столбцы.
4. Нажать на кнопку Просмотр, чтобы войти в режим просмотра перед печатью.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В данной работе были рассмотрены основы работы с книгами Excel, ее листами, коротко изложена история развития табличного процессора Excel, показаны его основные возможности при работе с книгами и листами.

В данной работе было рассмотрено следующее:

• основные элементы электронной таблицы и особенности экранного интерфейса Microsoft Excel;
• способы создания новой рабочей книги;
• выполнение операций с книгами;
• операции над листами рабочей книги;
• печать книг и ее элементов.

К работе прикладывается презентация, наглядно демонстрирующая особенности работы с книгами Excel и ее листами.

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

1. Е.В. Михеева. Информационные технологии в профессиональной деятельности. Москва изд.центр «Академия». 2006 год.5-е издание.
2. Э.В. Фуфаев. Пакеты прикладных программ. Уч. пособие для НПО – Москва. Изд. центр «Академия», 2-е издание, 2006 год.
3. Е.В. Михеева. Информатика: Учебник для СПО – Москва. Изд. центр «Академия», 2007 год.

Microsoft Excel – самая популярная в мире программа электронных таблиц,
входящая в стандартный офисный пакет Microsoft Office. Она выдержала уже
несколько переизданий, возможности каждой новой версии расширяются, появляются
новые формулы, макросы для вычислений, которые используются в бухгалтерском
учете, научных и инженерных приложениях. MS Excel – универсальная программа для
составления электронных таблиц любой сложности и дизайна, графиков и диаграмм,
поэтому современные офисные работники готовят в ней отчеты, экспортируют в
Excel данные из других офисных программ.

Приложение Excel, будучи составной частью популярного пакета (имеется
в виду Microsoft Office), по массовости своего использования уступает, пожалуй,
только другому приложению этого же пакета (имеется в виду редактор Word). Хотя
это утверждение основано и не на статистических данных, однако, думается,
выглядит вполне правдоподобно. В любом случае, малознакомым широкому кругу
пользователей приложение Excel никак не назовешь. У Microsoft Excel есть
существенный, и, как представляется, не до конца раскрытый потенциал, и задача
данного пособия состоит в том, чтобы показать возможности MS Excel при решении
прикладных задач.

Основные
функции Excel:

−
проведение различных вычислений с использованием мощного аппарата функций и
формул;

−
исследование влияния различных факторов на данные; − решение задач оптимизации;

−
получение выборки данных, удовлетворяющих определенным критериям;

−
построение графиков и диаграмм.

Общие
сведения о книгах и листах Microsoft Excel

При
запуске Excel открывается рабочая книга с пустыми рабочими листами. Рабочая
книга в Microsoft Excel представляет собой файл, используемый для обработки и
хранения данных. Такие файлы имеют расширение — .xlsх. Каждая книга может
состоять из нескольких листов, поэтому в одном файле можно поместить
разнообразные сведения и установить между ними необходимые связи. Имена листов
отображаются на ярлычках в нижней части окна книги. Для перехода с одного листа
на другой следует указать соответствующий ярлычок. Название активного листа
выделено жирным шрифтом. Рабочий лист — это собственно электронная таблица,
основной тип документа, используемый в Excel для хранения и манипулирования
данными. Он состоит из ячеек, организованных в столбцы и строки, и всегда
является частью рабочей книги. В рабочем листе Excel 2007имеется 16 384столбца, заголовки которых указаны в
верхней части листа с помощью букв английского алфавита и1048576строк. Столбцы по умолчанию озаглавлены
буквами, строки — цифрами. Щелкните мышью на любой ячейке вашего рабочего листа
и, таким образом, вы сделаете ее текущей или активной (она пометится рамкой). В
поле имени, будет показан адрес текущей ячейки, например В4. Ячейка — это
основной элемент электронной таблицы только в ней может содержаться какая-либо
информация (текст, значения, формулы).

Элементы экрана

Строка заголовка находится в верхней части экрана и имеет обычный вид
для программ, работающих под управлением Windows, дополнительно здесь
установлена кнопка Office , которая
предназначена для вывода списка возможных действий с документом, включая
открытие, сохранение и печать. Также на строке заголовка есть панель быстрого
доступа.

Рис. 1.1. Структура рабочего
листа

Строка меню.

Под
строкой заголовка находится строка меню, в которой перечислены группы команд: Главная, Вставка, Разметка страницы, Формулы,
Данные, Рецензирование, Вид. Каждая группа объединяет набор команд,
имеющих общую функциональную направленность.

Рис. 1.2. Вид строки меню

Ввод и редактирование данных

Для ввода информации в заданную ячейку нужно установить на нее
курсор или нажать мышью на этой ячейке. После этого можно начинать вводить
данные. С вводом первого символа вы переходите в режим ввода, при этом в строке
формулы дублируется текстовая информация вводимая в ячейку а в строке состояния
отображается слово Ввод.

Строка формул Microsoft Excel, используется для ввода или
редактирования значений или формул в ячейках или диаграммах. Здесь выводится
постоянное значение или формула активной ячейки. Для ввода данных выделите
ячейку, введите данные и щелкните по кнопке с зеленой «галочкой» или нажмите
ENTER. Данные появляются в строке формул по мере их набора.

Поле имени находится в левом конце строки ввода. Используйте поле
имени для задания имен активной ячейке или выделенному блоку. Для этого
щелкните на поле имени, введите туда имя и нажмите ENTER. Такие имена можно
использовать при написании формул или при построении диаграмм. Также поле имени
можно использовать для перехода к поименованной ячейке или блоку. Для этого
откройте список и выберите из него нужное имя.

Рис. 1.3. Вид строки формул

Если
информация уже введена в ячейку и нужно лишь добавить или скорректировать ранее
введенные данные, дважды нажмите мышью на нужной ячейке или нажмите клавишу F2,
когда требуемая ячейка выделена. При этом вы переходите в режим ввода и можете
внести необходимые изменения в данные, которые находятся в этой ячейке.

Каждая
ячейка имеет адрес, который обозначается именем столбца и именем строки.
Например А2. Если надо задать адрес ячейки,
которая находится на другом рабочем листе или в другой рабочей книге, перед
именем ячейки задают имя рабочего листа, а во втором случае и имя рабочей
книги. Например: Лист
1!А1или =[Работа1]Задание1!$B$4.

Наряду с понятием адреса ячейки в
электронной таблице используется понятие ссылки. Ссылка– это элемент
формулы, который используется тогда, когда надо сослаться на какую-нибудь
ячейку таблицы. В этом случае адрес будет использоваться в качестве ссылки.

Есть два стиля представления ссылок в Microsoft
Excel:

— Классический;

— Стиль ссылок R1C1
(здесь R — row (строка), C — column (столбец)).

Ссылки
в Excel бывают 3-х видов:

— Относительные ссылки (пример:A1);

— Абсолютные ссылки (пример: $A$1);

— Смешанные ссылки (пример: $A1 или A$1, они наполовину относительные,
наполовину абсолютные).

Относительные ссылки

Относительные ссылки на ячейки — это ссылки, значения которых
изменяются при копировании относительно ячейки, куда будет помещена формула.

Например,
ячейка B2 содержит формулу = B5+C8, т. е. первый операнд находится на три
ячейки ниже в том же столбце, а второй операнд находится на 6 строк ниже и один
столбец правее ячейки B2. При копировании данной формулы и вставке ее в ячейку
С3, ссылки в ней снова будет указывать на ячейки, расположенные: первая — на
три ячейки ниже в том же столбце, вторая — на 6 строк ниже и один столбец
правее ячейки С3. Так, если формула из ячейки B2 копируется в ячейку С3, то
формула примет вид =С6 + D9, а если ско-пировать содержимое В2 в B3, то в
ячейке B3 формула примет вид = B6+C9.

Рис.
1.4. Относительная ссылка

Абсолютные ссылки

Если необходимо, чтобы ссылки не изменялись при
копировании формулы в другую ячейку, используют абсолютные ссылки. Абсолютная
ссылка всегда указывает на одну и ту же ячейку, независимо от расположения формулы,
её содержащей. Для создания абсолютной ссылки на ячейку необходимо поставить
знак доллара ($) перед той частью ссылки, которая не должна изменяться.
Например, если в A1 находится формула =$B$5+$C$8, то при копировании
содержимого ячейки A1 в ячейку В2 или A3 в этих ячейках также будетнаходиться
формула =$B$5+$C$8, что говорит о том, что исходные данные всегда будут браться
из ячеек В5 и С8.

Рис.
1.5. Абсолютная ссылка

Смешанные ссылки

Ссылки на ячейки могут быть смешанными. Смешанная
ссылка содержит либо абсолютный столбец и относительную строку, либо абсолютную
строку и относительный столбец. Абсолютная ссылка столбцов имеет вид $A1 или
$B1. Абсолютная ссылка строки имеет вид A$1, B$1. При изменении позиции ячейки,
содержащей формулу, относительная часть ссылки изменяется, а абсолютная не
изменяется. При копировании формулы вдоль строк и вдоль столбцов относительная
часть ссылки автоматически корректируется, а абсолютная остается без изменений.

Кроме понятия ячейки используется
понятие диапазона – прямоугольной области, состоящей из нескольких (или одного)
столбцов и нескольких (или одной) строк. В качестве адреса диапазона
указываются адреса левой верхней и правой нижней ячеек диапазона, разделенные
знаком двоеточие (:).
Например, диапазон A1:C4 содержит 12 ячеек (по 3 ячейки в строках и 4 ячейки в
столбцах).

Для
работы с несколькими ячейками сразу необходимо выделить блок ячеек. Это
выполняется следующим образом: для смежных ячеек щелкните на ячейке и удерживая
кнопку мыши, протяните по листу указателем. При этом будет произведено
выделение всех смежных ячеек. Блок описывается двумя адресами, разделенными
знаком двоеточия — адресом верхней-левой и нижней-правой ячеек. На рисунке,
например, выделен блок: A2:D4.

Рис.
1.7. Диапазон ячеек

В
Excel можно выделять целые рабочие листы или их части, в том числе столбцы,
строки и диапазоны (группы смежных или несмежных ячеек). Для выделения
несмежных строк, столбцов или диапазонов необходимо нажать и удерживать в
процессе выделения клавишу Ctrl.

Автозаполнение

Информация
может вноситься в диапазон вручную или с использованием средства Автозаполнение,
которое облегчает копирование данных из ячеек в соседние ячейки.

С
помощью перетаскивания маркера заполнения ячейки её содержимое можно копировать
в другие ячейки той же строки или того же столбца. Данные в Excel в основном
копируются точно так же, как они были представлены в исходных ячейках.

Однако,
если ячейка содержит число, дату или период времени, то при копировании с
помощью средства Автозаполнение происходит приращение значения её содержимого.
Например, если ячейка имеет значение «Январь», то существует возможность
быстрого заполнения других ячеек строки или столбца значениями «Февраль»,
«Март» и так далее. Могут создаваться пользовательские списки автозаполнения
для часто используемых значений, например, названий районов города или списка фамилий
студентов группы.

В
Excel разработан механизм ввода «рядов данных». Под рядами данных
подразумеваются данные, отличающиеся друг от друга на фиксированный шаг. При
этом данные не обязательно должны быть числовыми.

Для
создания рядов данных необходимо выполнить следующие действия:

— введите
в ячейку первый член ряда;

— подведите
указатель мыши к черной точке в правом нижнем углу выделенной ячейки (в этот
момент белый крестик переходит в черный) и нажмите на левую кнопку мыши;

— удерживая
нажатой кнопку мыши, выделите нужную часть строки или столбца;

— после
того как вы отпустите кнопку мыши, выделенная область заполнится данными.

Понятие формулы

Формулы – это выражение, начинающееся со знака
равенства«═» и
состоящее из числовых величин, адресов ячеек, функций, имен, которые соединены
знаками арифметических операций. К знакам  арифметических операций,
которые используются в Excelотносятся:сложение; вычитание; умножение; деление;
возведение в степень.

Некоторые операции в формуле имеют более высокий
приоритет и выполняются в такой последовательности:

возведение в степень и выражения в скобках;

умножение и деление;

сложение и вычитание.

Результатом выполнения формулы является значение,
которое выводится в ячейке, а сама формула отображается в строке формул. Если
значения в ячейках, на которые есть ссылки в формулах, изменяются, то результат
изменится автоматически.

В
формуле может быть указана ссылка на ячейку, если необходимо в расчетах
использовать её содержимое. Поэтому ячейка, содержащая формулу, называется
«зависимой ячейкой», а ячейка содержащая данное – «влияющей ячейкой». При
создании на листе формул можно получить подсказку о том, как связаны зависимые
и влияющие ячейки. Для поиска таких ячеек служат команды панели инструментов
«Зависимости». Значение зависимой ячейки изменится автоматически, если
изменяется значение влияющей ячейки, на которую в формуле есть ссылка. Формулы
могут ссылаться на ячейки или на диапазоны ячеек, а также на их имена или заголовки.

Перемещение и копирование формул

Ячейки
с формулами можно перемещать и копировать. При перемещении формулы все ссылки
(и абсолютные и относительные ), расположенные внутри формулы, не изменяются.
При копировании формулы абсолютные ссылки не изменяются, а относительные ссылки
изменяются согласно новому расположению ячейки с формулой.

Для
быстрого копирования формул в соседние ячейки можно использовать средство
автозаполнения.

Если
при вводе формул или данных допущена ошибка, то в результирующей ячейке
появляется сообщение об ошибке. Первым символом всех значений ошибок является
символ #. Значения ошибок зависят от вида допущенной
ошибки. Excel может распознать далеко не все ошибки, но те, которые обнаружены,
надо уметь исправить.

Таблица 1

Сообщения
об ошибках в формулах

Функции Excel 

Функции Excel —
это специальные, заранее созданные формулы, которые позволяют легко и быстро
выполнять сложные вычисления.

Excel имеет несколько сотен встроенных
функций, которые выполняют широкий спектр различных вычислений. Некоторые
функции являются эквивалентами длинных математических формул, которые можно
сделать самому. А некоторые функции в виде формул реализовать невозможно.

Синтаксис функций

Функции состоят из двух частей: имени функции
и одного или нескольких аргументов. Имя функции, например СУММ, — описывает
операцию, которую эта функция выполняет. Аргументы задают значения или ячейки,
используемые функцией. В формуле, приведенной ниже: СУММ — имя функции; В1:В5 —
аргумент. Данная формула суммирует числа в ячейках В1, В2, В3, В4, В5.

=СУММ(В1:В5)

Знак равенства в начале формулы означает, что
введена именно формула, а не текст. Если знак равенства будет отсутствовать, то
Excel воспримет ввод просто как текст.

Аргумент функции заключен в круглые скобки.
Открывающая скобка отмечает начало аргумента и ставится сразу после имени
функции. В случае ввода пробела или другого символа между именем и открывающей
скобкой в ячейке будет отображено ошибочное значение #ИМЯ? Некоторые функции не
имеют аргументов. Даже в этом случае функция должна содержать круглые скобки:

=С5*ПИ()

При использовании в функции
нескольких аргументов они отделяются один от другого точкой с запятой.