Работа с первичными документами microsoft word

Лабораторная работа №1.

Первичные настройки текстового процессора Microsoft Word 2000

Цель работы: научиться
настраивать параметры документа Word.

Форма отчета: выполнение
задания преподавателя.

Текстовый
редактор Microsoft Word 2000 предоставляет широкие возможности для работы с
текстовыми документами.

Интерфейс пользователя

Для ввода текста и выполнения операций обработки документа
используется клавиатура и мышь. Пользовательский интерфейс представлен основным
экраном (см. рис. 1), который содержит: раскрывающееся меню, включающее подменю
и пункты меню (команды). Выбор любого пункта меню приводит к выполнению
определенных действий; панели инструментов, содержащие кнопки, которым
соответствуют команды меню; дополнительные элементы (линейки, полосы прокрутки,
строка состояния, указатели режимов работы и др.), облегчающие работу с
документом.

Рис. 1. Основной
экран Microsoft Word

В
табл. 1 приведены элементы статусной строки и описано их назначение.

Таблица 1.  Элементы строки состояния Microsoft Word 2000

Задание №1

1.  
Запустите текстовый процессор командой Пуск→Программы→Microsoft Word.

Новый документ Microsoft Word создается с помощью
команды меню ФайлàСоздать, с указанием шаблона. При нажатии на кнопку  создается документ на основе
шаблона Новый документ.

2.  
Откройте новый документ и введите в него строку: «=rand(6,6)» (кавычки вводить
не надо, после ввода нажмите Enter).

3.  
Откройте меню настройки панелей управления (Вид→Панели
управления) и убедитесь в том, что включено отображение только двух панелей: Стандартная
и Форматирование.

4.    
В качестве режима отображения документа выберите Режим разметки.
Для этого используйте соответствующую кнопку в левом нижнем углу окна документа
(найдите её с помощью зависания) или команду Вид→Разметка страницы.

5.    
Если шрифт на экране выглядит слишком мелким, настройте масштаб
отображения командой Вид→Масштаб. Можно также
использовать раскрывающийся список Масштаб на панели инструментов Стандартная.
Если желаемого масштаба нет в списке (например 125%), введите нужное значение
непосредственно в поле списка и нажмите клавишу ENTER.

6.    
В качестве единицы измерения для настройки параметров документа
выберите миллиметры (Сервис→Параметры→Общие→Единицы измерения).

7.    
Настройте список быстрого открытия документов. После запуска
программы в меню Файл можно найти список из нескольких документов,
открывавшихся в текстовом процессоре в последнее время. Это удобно для быстрого
открытия нужного документа. Количество документов, отображаемых в этом списке,
задайте счетчиком Сервис→Параметры→Общие→Помнить список
из… файлов.

8.    
Отключите замену выделенного фрагмента при правке текста, спросив
флажок Сервис→Параметры→Правка→Заменять
выделенный фрагмент. Это несколько снижает производительность труда при
редактировании текста, но страхует начинающих от нежелательных ошибок. С
набором опыта практической работы этот флажок можно установить вновь.

9.    
Включите контекстно-чувствительное переключение раскладки
клавиатуры (Сервис→Параметры→Правка→Автоматическая
смена клавиатуры). Эта функция удобна при редактировании текста. При
помещении курсора в английский текст автоматически включается англоязычная
раскладка, а при помещении его в текст на русском языке — русскоязычная.

10. Запретите
«быстрое» сохранение файлов, сбросив флажок Сервис→Параметры→Сохранение→Разрешить быстрое
сохранение. При «быстром» сохранении сохраняется не сам файл, а только его
изменения по сравнению с предыдущей сохраненной версией. Это действительно
сокращает время операции сохранения, но замедляет другие операции с
документами. При этом также заметно возрастают размеры итогового файла.

11. Настройте функцию
автосохранения с помощью счетчика Сервис→Параметры→Сохранение→Автосохранение
каждые… минут. Имейте в виду следующие обстоятельства:

·       
при автосохранении данные записываются в специальный файл, который
в аварийных ситуациях может быть однократно использован для восстановления
несохраненных данных, но только однократно(!);

·       
функция автосохранения не отменяет необходимости периодически во
время работы и после ее завершения сохранять файл прямыми командами Сохранить и
Сохранить как.

12. Временно
отключите средства проверки правописания. На вкладке Сервис→Параметры→Правописание сбросьте флажки
Автоматически проверять орфографию и Автоматически проверять грамматику. На
ранних этапах работы с документом надо сосредоточиться на его содержании, а
средства проверки правописания действуют отвлекающе. Завершая работу над
документом, необходимо вновь подключить и использовать эти средства.

13. Временно
отключите функцию автозамены при вводе сбросом флажка Сервис→Автозамена→Автозамена→Заменять при
вводе.

14. Включите
автоматическую замену «прямых» кавычек парными: Сервис→Автоформат→Заменять при
вводе «прямые» кавычки парными. В русскоязычных текстах прямые кавычки не
применяются. Для подготовки англоязычных текстов и листингов программ отключите
эту функцию.

15. Временно
отключите ряд средств автоматического форматирования, в частности
автоматическую маркировку и нумерацию списков. На вкладке Сервис→Автозамена→Автоформат при
вводе сбросьте флажки Применять при вводе к маркированным спискам и Применять
при вводе к нумерованным спискам. После приобретения первичных навыков работы с
текстами вновь подключите эти средства.

16. Отключите
автоматическую расстановку переносов. В абсолютном большинстве случаев на
ранних этапах работы с документами она не нужна. Расстановку переносов
отключают сбросом флажка Сервис→Язык→Расстановка переносов→Автоматическая
расстановка переносов.

17. Включите запрос
на подтверждение изменения шаблона «Обычный»: Сервис→Параметры→Сохранение→Запрос на
изменение шаблона «обычный». Шаблон «Обычный» является первоосновой для всех
остальных шаблонов (они создаются на его базе и наследуют его свойства). При
обычной работе с программой необходимость его изменения не возникает (если надо
что-то изменить в этом шаблоне, достаточно создать его копию под другим именем
и работать с ней) Включением данного флажка предупреждаются случайные внесения
изменений в шаблон со стороны пользователя, а также попытки макровирусов
сохранить свой код в данном шаблоне (для дальнейшего размножения в документах,
создаваемых на его основе).

Печатная страница документа

Для
печати текстовых документов задается формат печатной страницы с помощью команды
меню ФайлàПараметры
страницы.
Эта команда выводит диалоговое окно Параметры страницы, содержащее вкладки:

·       
Поля – устанавливается размер полей печатной страницы, тип полей
(обычные или зеркальные – для брошюрованного текста); отступы колонтитулов
сверху и снизу печатной страницы;

·       
Размер бумаги – задается формат и ориентация
печатной страницы (книжная, альбомная);

·       
Источник бумаги – указывается способ подачи бумаги
для первой и последующих печатных страниц;

·       
Макет – указывается отличие колонтитулов для четных и нечетных
страниц, первой страницы документа, способ выравнивания абзацев текста (по
верхнему краю, по центру, по высоте).

Текстовый
документ состоит из разделов, число которых не ограничено. Новый документ
содержит только один раздел. В документе раздел создается, если изменяются: 1)
размеры печатной страницы; 2) ориентация печатной страницы; 3) размеры
полей или отступы колонтитулов; 4) количество колонок текста на странице; 5)
содержание колонтитулов печатных страниц; 6) нумерация страниц.

Новый
раздел документа создается командой меню ВставкаàРазрыв с указанием типа разрыва: Со
следующей страницы; На текущей странице; С четной
страницы; С
нечетной страницы.

Параметры
печатной страницы могут устанавливаться для каждого раздела, либо для всего
документа.

Для
дополнительного графического оформления печатных страниц используется команда
меню ФорматàГраницы и
заливка. На
вкладке Страница диалогового окна Границы и заливка выбирается:

·       
тип
линий;

·       
размер
полей отступа линий от текста и края печатного листа;

·       
сфера
действия: весь документ, текущий раздел, первая или все, кроме первой,
страницы.

Команда
меню ФорматàФон используется только для
Web-страниц и позволяет изменить рисунок и цвет заливки страницы электронного
документа. На печать фон электронного документа не выводится.

Вверху
или внизу печатной страницы документа размещаются: колонтитулы – постоянная
информация, содержащая произвольный текст, рисунки, номера страниц, дату, время
и т. п. Колонтитулы создаются и редактируются командой меню ВидàКолонтитулы с помощью кнопок панели
инструментов Колонтитулы.

Для
нумерации печатных страниц служит команда меню ВставкаàНомера
страниц. В
диалоговом окне Номера страниц текстовая кнопка Формат позволяет:

·       
задать
начальное значение номера страницы;

·       
выбрать
внешнее изображение номера страницы (римские или арабские цифры, буквенная
нумерация);

·       
включить
в нумерацию номер главы документа и др.

Задание
№2.

1.    
Войдите в
меню Файл→Параметры страницы и настройте параметры страницы на вкладке
Поля: левое – 2 см; правое – 1 см; верхнее – 1
см; нижнее – 0,5 см.

2.    
Далее
установите курсор между вторым и третьим абзацами текста и выполните команду Вставка→Разрыв→Новый
раздел со следующей страницы. Только эта команда позволяет создавать
различные колонтитулы.

3.    
Повторите пункт 2 для четвертого и пятого абзацев.

4.    
Теперь выстивим нумерацию страниц. Для этого выполите команду Вставка→Номера
страниц.

5.    
Далее займемся колонтитулами. Перейдите к началу первого листа
(команда CTRL+HOME), затем выполните
команду Вид→Колонтитулы, появится меню колонтитулов, при этом весь
документ не будет активным:

Самостоятельно изучите пункты меню «Колонтитулы» (используйте
всплывающую подсказку).

6.    
Вверху
будет написано: «Верхний колонтитул Раздел 1». Введите в поле колонтитула
следующую фразу: Это колонтитул Раздела №1.

7.    
Нажимайте
кнопку «Переход к следующему» до тех пор, пока не появится надпись над
колонтитулом: «Верхний колонтитул Раздел 2». Затем отожмите кнопку «Как в
предыдущем».

8.    
Во втором
колонтитуле введите фразу: Это колонтитул Раздела №2.

9.    
Повторите
пункты 7-8 для третьего колонтитула.

10.
 Вернитесь
к началу второго колонтитула и используя пункты меню Файл→Параметры
страницы установите ориентацию бумаги альбомная.

11.
Установите масштаб отображения документа 25% и посмотрите, что
получилось (альбомная ориентация должна быть только у страниц 2-го раздела,
этого можно достичь, используя только Разрыв раздела с новой страницы).

12.
Сохраните документ под именем «Пример_1.doc»

Задание №3.

1.    
Откройте
новый документ WORD.

2.    
Создайте
титульный лист к лабораторной работе (на титульном листе колонтитула быть не
должно) по образцу после каждой фразы ставьте Enter:

3.    
Забегая
вперед, оформим титульный лист в соответствии с требуемыми стандартами.

4.    
Выделите
набранный текст и выберите шрифт Times New Roman размер шрифта (кегль) 14,
выдерите пункты меню ФОРМАТ/АБЗАЦ и укажите в строке междустрочный интервал:
1,5.

5.    
Далее
выделите первые 3 фразы (Федеральное…, Донской… и Кафедра) и выровняйте их по
центру кнопка

6.    
Затем
поставьте курсор перед словом «Отчет» и нажмите 8 раз клавишу Enter.

7.    
Далее эту
фразу тоже выровняйте по центру.

8.    
Установите
курсор перед словом Выполнил и нажмите 6 раз клавишу Enter.

9.    
Выделите
блок текста начиная с «Выполнил…» и заканчивая фамилией преподавателя. Далее
ВНИМАТЕЛЬНО на линейке выберите два треугольничка  и, захватив  их мышкой перенесите на отметку 10
см.

10.
Спустите
название города и год на последние две строки и выровняйте их по центру. В
результате должен получиться такой титульный лист:

11.
Создайте
на втором листе колонтитул «Лабораторная работа №1» допишите в него свою
фамилию и имя (если вас за компьютером двое, то обе фамилии).

12.
Далее на
втором листе создайте заголовок «Лабораторная работа №1» и напишите, в
свободной форме, чему вы научились, выполняя первую лабораторную работу.

13.
Используя
пункт меню ФОРМАТ/ФОН/СПОСОБЫ ЗАЛИВКИ настройте отображение документа с фоновым
рисунком

14.
Сохраните
документ под названием Лабораторные_Word в своей папке.

Все дальнейшие лабораторные работы будут дописываться в этот
файл с соответствующими колонтитулами.

Контрольные
вопросы.

1.    
Как заменить отображение страницы с книжной на альбомную?
 в Файл→Параметры страницы

2.    
Какие режимы отображения документа вы знаете?

3.    
Как настроить масштаб отображения документа?
панель инструментов масштаб

4.    
Как
изменить количество документов в списке, предназначенном для их быстрого
открытия?

5.    
Для чего
предназначена функция быстрого сохранения файла?

6.    
Как настроить
параметры автосохранения?

7.    
Как
включить автоматическую замену «прямых» кавычек парными?

8.    
Как изменить единицы измерения для настройки параметров документа
с сантиметров на миллиметры?

9.    
Как пронумеровать страницы?

10.  Как
отредактировать колонтитул?

11.  Как разбить
документ на разделы?

12.  Каким образом
можно соединить два раздела (найдите сами или используя справку по Word)?

1. Создание простых текстовых документов Упражнение 1. Первичные настройки Microsoft Word

1. Запустите текстовый
процессор командой Пуск
>
Все
программы
>
Microsoft
Word.

2. Откройте заранее
подготовленный файл.

3. Откройте меню
настройки панелей управления (Вид
>
Панели
инструментов)
и убедитесь в том, что включено отображение
только двух панелей: Стандартная
и Форматирование.

4. В качестве режима
отображения документа выберите Режим
разметки.
Для этого используйте соответствующую
кнопку в левом нижнем углу окна документа
или команду Вид
> Разметка
страницы.

5. Если шрифт на
экране выглядит слишком мелким, настройте
масштаб отображе­ния командой Вид
>
Масштаб.
Можно также использовать раскрывающийся
спи­сок Масштаб
на панели инструментов Стандартная.
Если желаемого масштаба нет в списке
(например, 125 %), введите нужное значение
непосредственно в поле списка и нажмите
клавишу ENTER.

6. В качестве единицы
измерения для настройки параметров
документа выберите миллиметры (Сервис
> Параметры
>
Общие
> Единицы
измерения).

7. Настройте список
быстрого открытия документов. После
запуска программы в меню Файл
можно найти список из нескольких
документов, открывавшихся в текстовом
процессоре в последнее время. Это удобно
для быстрого открытия нужного документа.
Количество документов, отображаемых в
этом списке, задайте счетчиком Сервис
>
Параметры
>
Общие
>
Помнить список
из … файлов.

8. Отключите замену
выделенного фрагмента при правке текста,
сбросив флажок Сервис
>
Параметры
>
Правка
>
Заменять выделенный
фрагмент. Это
несколько снижает производительность
труда при редактировании текста, но
страхует начинающих от нежелательных
ошибок. С набором опыта практической
работы этот флажок можно установить
вновь.

9. Включите
контекстно-чувствительное переключение
раскладки клавиатуры (Сервис
>
Параметры
>
Правка
>
Автоматическая
смена клавиатуры).
Эта функ­ция удобна при редактировании
текста. При помещении курсора в английский
текст автоматически включается
англоязычная раскладка, а при помещении
его в текст на русском языке –
русскоязычная.

10. Запретите «быстрое»
сохранение файлов, сбросив флажок Сервис
>
Параметры
> Сохранение
>
Разрешить быстрое
сохранение. При
«быстром» сохранении сохра­няется
не сам файл, а только его изменения по
сравнению с предыдущей сохра­ненной
версией. Это действительно сокращает
время операции сохранения, но замедляет
другие операции с документами. При этом
также заметно возрастают размеры файла.

11. Настройте функцию
автосохранения с помощью счетчика
Сервис
>
Параметры
> Сохранение
>
Автосохранение
каждые … минут.
Учитывайте следующие обсто­ятельства:

• при автосохранении
данные записываются в специальный файл,
который в аварийных ситуациях может
быть однократно использован для
восстанов­ления несохраненных данных,
но только однократно(!);

• функция автосохранения
не отменяет необходимости периодически
во время работы и после ее завершения
сохранять файл прямыми командами
Сохра­нить
и Сохранить как.

12. Временно отключите
средства проверки правописания. На
вкладке Сервис
> Параметры
>
Правописание
сбросьте флажки Автоматически
проверять орфографию
и Автоматически
проверять грамматику.
На ранних этапах работы с документом
надо сосредоточиться на его содержании,
а средства проверки правописания
действуют отвлекающе. Завершая работу
над документом, необходимо вновь
подключить и использовать эти средства.

13. Временно отключите
функцию автозамены при вводе сбросом
флажка Сервис
> Автозамена
>
Автозамена
>
Заменять
при
вводе.

14. Включите
автоматическую замену «прямых» кавычек
парными: Формат
> Авто­формат
>
Параметры
> Автоформат.
Заменять при вводе «прямые» кавычки
парными. В русскоязычных тек­стах
прямые кавычки не применяются. Для
подготовки англоязычных текстов и
листингов программ отключите эту
функцию.

15. Временно отключите
ряд средств автоматического форматирования,
в частно­сти автоматическую маркировку
и нумерацию списков. На вкладке Сервис
> Автозамена
>
Автоформат при
вводе сбросьте
флажки Применять
при вводе к мар­кированным спискам
и Применять при
вводе к нумерованным спискам.
После приобретения первичных навыков
работы с текстами вновь подключите эти
средства.

16. Отключите Помощника.
Помощник
– удобное интерактивное средство для
полу­чения конкретной справки, но
справочная система программы обладает
более высокой методической ценностью.
В текстовом процессоре Microsoft
Word
Помощник
«перехватывает» все запросы к справочной
системе, поэтому для полно­ценной
работы со справочной системой его надо
принудительно отключить.

• Вызовите
Помощника:
Справка
>
Справка по
Microsoft
Word.

• В окне Помощника
щелкните мышью на кнопке Параметры
– откроется диалоговое окно Помощник.

• На вкладке Параметры
сбросьте флажок Использовать
Помощника.

• Закройте диалоговое
окно Помощник
щелчком на кнопке ОК.

Проверьте, как работает
вход в справочную систему: Справка
>
Справка по
Microsoft
Word.
Вместо Помощника
должно открываться окно справочной
системы.

17. Отключите
автоматическую расстановку переносов.
В абсолютном большинстве случаев на
ранних этапах работы с документами она
не нужна. Для Web-доку­ментов, документов,
распространяемых в формате текстового
процессора, и документов, передаваемых
на последующую обработку, расстановка
пере­носов не только бесполезна, но
и вредна. Расстановка пере­носов может
быть полезной только на заклю­чительных
этапах форматирования, но при этом
необходимо очень тщательно проверять
соответствие автоматических переносов
нормам и правилам русского языка.

Расстановку переносов
отключают сбросом флажка Сервис
>
Язык
>
Расстановка
переносов >
Автоматическая
расстановка переносов.

18. Включите запрос
на подтверждение изменения шаблона
«Обычный»: Сервис
> Параметры
>
Сохранение
>
Запрос на изменение
шаблона Normal.dot
(или «обычный»). Шаблон «Обычный»
является первоосновой для всех остальных
шаблонов (они созда­ются на его базе
и наследуют его свойства). При обычной
работе с программой необходимость его
изменения не возникает (если надо что-то
изменить в этом шаблоне, достаточно
создать его копию под другим именем и
работать с ней). Включением данного
флажка предупреждаются случайные
внесения изменений в шаблон со стороны
пользователя, а также попытки макровирусов
сохранить свой код в данном шаблоне.