Работа с представлениями в excel

Многоликие Представления

Представления (Custom Views) в Microsoft Excel — это весьма удобный и практичный инструмент, который, почему-то, обделен вниманием большинства пользователей. За 10 с лишним лет тренингов и консультирования я видел очень мало людей (одной руки хватит, пожалуй), которые бы его использовали. А зря.

Давайте восстановим справедливость. Он вам понравится, вот увидите.

Итак, в чем суть?

Представление — это сохраненный вариант просмотра таблицы на заданном листе Microsoft Excel. Когда вы создаете представление, то в нем запоминаются:

• положение текущей ячейки
• какие строки-столбцы скрыты и какие видны
• какие группы строк-столбцов свернуты и какие развернуты
• условия фильтрации
• параметры печати

На практике это означает, что можно создать несколько представлений для одной и той же таблицы и быстро переключаться между ними, меняя режим работы.

Управлять представлениями можно с помощью кнопки Представления (Custom Views) на вкладке Вид (View), которая открывает соответствующее окно:

Как легко сообразить, с помощью кнопок справа можно создавать, удалять и переключаться между представлениями.

Другой, более быстрый способ — это вынести выпадающий список с представлениями на панель быстрого доступа в левый верхний угол окна Excel. Для этого нажмите Файл — Параметры — Панель быстрого доступа (File — Options — Quick Access Toolbar), затем в выпадающем списке сверху выберите Все команды (All Commands) и добавьте список Представления (Custom Views) на панель:

Давайте рассмотрим несколько практических примеров использования представлений в реальных задачах.

Пример 1. Запоминаемые наборы фильтров

Предположим, что у нас есть таблица со списком сотрудников:

… и мы часто ищем в этой таблице с помощью фильтров одних и тех же людей, например:

• всех мужчин / женщин
• всех начальников отделов
• всех пенсионеров и т.д.

Чтобы не включать эти фильтры вручную каждый раз, можно сохранить их как отдельные представления. Например, фильтруем мужчин-пенсионеров, а затем создаем представление на вкладке Вид — Представления — Добавить и вводим его название:

Повторив те же действия для каждого сценария, можно сделать несколько удобных представлений на разные случаи и затем удобно переключаться между ними с помощью выпадающего списка на панели быстрого доступа:

Также для удобства можно добавить представление с названием Все, где фильтры будут отключены и видно полный список.

Пример 2. Подробный или общий отчет

У вас есть отчет с данными по доходам за год:

Можно сделать два представления для удобной работы с ним — подробное (видно все данные) и короткое (видно только итоги по кварталам, месяцы скрыты). Можно воспользоваться группировкой, или макросом для скрытия строк-столбцов, а можно все сделать проще — представлениями.

Логика действий та же:

1. Выделяем по-очереди столбцы с месяцами D:F, H:J, L:M, P-R и скрываем их правой кнопкой мыши — Скрыть (Hide) или сочетанием клавиш Ctrl+0.

2. Создаем представление через вкладку Вид — Представления — Добавить. Также можно просто вписать имя нового представления в выпадающий список на панели быстрого доступа и нажать на Enter.

Теперь можно быстро переключаться между общим и детальным вариантом с помощью все того же выпадающего списка в левом верхнем углу окна Excel:

Похожий случай — таблица с данными вида План-Факт, где хочется видеть иногда только плановые или только фактические значения, т.е. временно скрывать ненужные столбцы:

Примечания

• В выпадающем списке на панели быстрого доступа отображаются представления со всех листов сразу, поэтому, чтобы в них не путаться, имеет смысл называть представления, используя имя листа, например Продажи_Факт и Продажи_План, чтобы понимать к какому листу они применяются.
• Представления несовместимы с «умными таблицами». Если в вашей книге на любом листе создана хоть одна «умная таблица», то представления перестают работать. Печаль, но есть надежда, что починят в будущих версиях Excel.

Ссылки по теме

• Быстрое скрытие ненужных строк и столбцов на листе Excel
• Многоуровневая группировка строк

Слышали ли вы что-нибудь о представлениях в Excel? Я тоже нет. Но мне посоветовали разобраться, т.к. это удобно для анализа данных и его представления. Вышел достаточно занятный опыт и, как следствие, материал. Итак, представления Excel, что это такое?

Я хорошо понимаю что,  мало кому нужно будет анализировать тот или иной документ сразу по 3-м направлениям, поэтому поведаю вам об интересной возможности Excel под названием Создание представления. Сходу оговорюсь, что эта функция работает на Excel’ях 2010 и выше. Волей судеб приходится изучать все версии — кому-то думаю пригодиться.

Под представлением понимают сохраненный вид рабочего листа. Используя представления, можно сохранить сразу несколько различных таких видов на одном  и том же рабочем листе, представления excel позволят экономить время на анализе документов и их просмотре.

Представлениями обрабатываются:

• определенная область и параметр печати (любое представление обладает собственной областью печати),
• все скрытые строки и столбцы,
• размеры окна,
• активные ячейки,
• закрепленные области.

Для создания представления Excel, необходимо проделать такую процедуру:

1. Скрыть ненужные столбцы и строки так, чтобы экран отображал лишь действительно нужную информацию. Т.е отредактировать, как нужно.

2. Открыть вкладку «Вид», найти тут раздел под названием «Режимы просмотра книги», нажать клавишу «Представление». Тем, кто больше любит работать с клавиатурой, следует нажать комбинацию кнопок Alt + О, С (нажмите и не отпускайте Alt, затем поочередно нажмите кнопки О и С, раскладка русская). См. Картинку в начале страницы.

3. Далее откроется диалоговое окно «Представление». Вам нужно будет нажать клавишу «Добавить» и ввести определенное название будущего представления.

4. Вы можете создать множество представлений, повторяя вышеуказанные шаги.

После чего вид вашего листа сохранится и вы сможете переключаться между новыми представлениями при помощи клавиши «Применить», которую можно найти в диалоговом окне «Представление». Больше всего это подходит для закрепления областей и скрытых ячеек, меня огорчило, что это не действует на возможность группировать строки.

Чтобы активировать личные представления вам нужно будет:

1. Перейти во вкладку «Вид» (в окне общей открытой книги).
2. Щелкнуть клавишу «Представление» в группе «Режим просмотра книги».
3. Нажать в окне «Представление» нужное имя личного представления. Щелкнуть клавишу «Применить».
4. Избавиться от окна с помощью кнопки «Закрыть».

Чтобы удалить свои представления вам нужно будет проделать такие манипуляции:

1. С помощью открытого окна общей книги перейти во вкладку «Вид».
2. В «Режиме просмотра книги» нажать клавишу «Представление».
3. В «Представлениях» нажать на необходимое имя личного представления и нажать клавишу «Удалить».
4. Подтвердить действие путем нажатия на клавишу «Да».
5. Нажать на кнопку «Закрыть».

Как создать простой отчет?

Тоже интересная функция создания отчетов.

Чтобы создать простой отчет, вам нужно выполнить такие действия:
1. Зайти в меню «Вид», выбрать команду «Диспетчер отчетов», нажать клавишу «Добавить».
2. Ввести например «мой_отчет» в графу «Имя отчета».
3. В области добавления должен быть установлен флажок «Представление». Следует выделить «Представление 1» и нажать клавишу «Добавить». Затем проделываем данное действие и для элемента «Представление 2»
4. Жмем клавишу «ОК».

Представление — это набор настроек для отображения и печати документа, который вы можете именовать и применить к рабочей книге. В Excel вы можете создавать различные представления (например, одно для разработки рабочего листа и другое для ввода данных) в рамках одной и той же рабочей книги без того, чтобы хранить отдельные копии. Если вы задали настройки печати в представлении — это значит, что представление включает в себя

определенную область печати. Если такая область не была оговорена для рабочего листа, в представлении отображается вся рабочая книга. Также имейте в виду, что если один или более рабочих листов содержит таблицу Excel, команда Представления отключается для рабочей книги.

Чтобы создать настраиваемое представление:

Задайте настройки рабочей книги, чтобы она выглядела так, как вы хотите ее видеть на экране и напечатанной.

Нажмите вкладку Вид.

Нажмите кнопку Представления.

Нажмите Добавить.

Введите имя представления. Для упрощения задачи укажите в имени представления имя рабочего листа.

Отметьте окно Параметры печати и окно Скрытые строки, столбцы и параметры фильтра.

Нажмите ОК.

Чтобы применить или удалить представление:

Нажмите вкладку Вид.

Нажмите кнопку Представления.

Выберите представление, которое вы хотите отобразить.

Нажмите Применить. Excel переключится в рабочий лист, считавшийся текущим во время создания представления, и отобразит выбранное представление.

Чтобы удалить представление, нажмите Удалить, а затем нажмите Да, чтобы подтвердить удаление.

По завершении процесса удаления представления, нажмите Закрыть.

В процессе работы с большими и сложными таблицами с десятками столбцов и тысячами строк очень сильно поможет такой инструмент в Excel как «Представления». Выполнять визуальный анализ, данный в больших таблицах с помощью полос прокрутки – весьма неудобно. Очень сложно точно находить сильно отдаленные диапазоны от начала таблицы.

Инструменты перемещения по ячейкам в Excel

Главным инструментом для навигации по рабочем листе Excel являться инструмент: «ГЛАВНАЯ»-«Редактирование»-«Найти и выделить»-«Перейти». Он так же доступен по нажатию клавиши F5 или комбинации клавиш CTRL+G.

В появившемся окне «Переход» вводим в поле ввода «Ссылка:» адрес ячейки и нажимаем ОК. В результате чего курсор молниеносно перемещается на ячейку по заданному адресу. Если указать ссылку на диапазон, то курсор не только переместиться по указанному адресу, а и выделит этот диапазон:

Похожим способом можно воспользоваться с помощью поля имен, которое находиться на против строки формул. Непосредственно в поле «Имя» введите адрес ячейки или диапазона ячеек и нажмите клавишу Enter. Результат будет аналогичным.

Первым преимуществом инструмента «Перейти» является кнопка «Выделить», которая вызывает дополнительные возможности выделения для целых групп ячеек на рабочем листе Excel:

Второе преимущество инструмента перейти заключается в том, что он умеет вести историю переходов в поле «Перейти к:». Нам не нужно повторно вводить адрес ячейки куда мы ходим переместит курсор. Достаточно выбрать его из списка уже совершенных переходов двойным щелчком мышки.

С другой стороны, если мы закроем файл документа рабочей книги Excel, то история переходов исчезнет. А поле имен все-таки лучше использовать для присвоения имен диапазонам ячеек.

Все же оба эти инструмента ограничивают нас в навигации по большим таблицам, постоянным вводом адресов для новых ячеек или диапазонов. На практике все не так уж и просто. Пользователи Excel часто могут шибаться в адресации интересующих нас данных. Поэтому рассмотрим альтернативное решение.



Представление как инструмент перемещения по диапазонам ячеек

Воспользуемся инструментом «Представления» для навигации по таблицах с большим объемом данных. Для этого:

1. Перейдите на диапазон той части таблицы, к которому часто приходиться переходить курсором. А потом выберите инструмент: «ВИД»-«Режимы просмотра книги»-«Представления».



2. В появившемся диалоговом окне «Представления» нажмите на кнопку «Добавить». Появиться новое окно «Добавление представления».



3. В поле «Имя:» введите название (например, «Оборотные активы») для этого представления данных на рабочем листе и нажмите ОК.



4. Таким же самым образом создайте представление для другого интересующего вас диапазона данных большой таблицы.

Теперь в диалоговом окне «Представления» можно переключаться между видами этих диапазонов данных:

Даже если мы полностью закроем эту рабочую книгу, то при следующем открытии все представления будут сохранены и доступны для работы. Это очень удобно!

Полезные советы! Чтобы быстро возвращаться в начало рабочего листа из любого режима представления, достаточно нажать комбинацию горячих клавиш CTRL+HOME.

Читайте также: Как сохранить фильтр в Excel используя представления данных?

Навигация по листам Excel реализовывается если нажать правой кнопкой мышки по стрелкам переключения между листами в нижнем левом углу:

Вызывается окно «Переход к листу текущей книги», в котором находиться список названий листов. Щелкунов двойным щелчком мышки по названию листа в списке мы переходим на этот же лист делая его активным. Максимальное количество листов в Excel ограничивается максимальным объемом оперативной памяти. Это может быть более чем 1000. Поэтому самими стрелками и ярлычками сложно выполнить навигацию по такому количеству рабочих листов.