Примечание: Microsoft Access не поддерживает импорт Excel данных с примененной меткой конфиденциальности. В качестве обходного решения можно удалить метку перед импортом, а затем повторно применить метку после импорта. Дополнительные сведения см. в статье «Применение меток конфиденциальности к файлам и электронной почте в Office».
Доступ и Microsoft Excel обладают множеством сходств, что может затруднить выбор программы, которую следует использовать. Например, обе программы могут хранить большие объемы данных, выполнять мощные запросы и средства анализа, чтобы срезить и обрезать эти данные, и выполнять сложные вычисления, которые возвращают необходимые данные.
Однако каждая программа имеет четкие преимущества в зависимости от типа данных, которыми вы управляете, и того, что вы хотите сделать с этими данными. Например, если ваша цель — поддерживать целостность данных в формате, к которому могут получить доступ несколько пользователей, лучше всего выбрать Access, тогда как Excel лучше подходит для сложных числовых данных, которые требуется подробно проанализировать.
Во многих случаях можно использовать обе программы, применяя каждую из них для оптимальной цели. Как правило, Access лучше всего управляет данными: помогает упорядочить их, упростить поиск и доступность для нескольких одновременных пользователей. Excel, как правило, лучше анализировать данные: выполнять сложные вычисления, изучать возможные результаты и создавать высококачественные диаграммы. Если вы используете Access для хранения данных и Excel их анализа, вы можете воспользоваться преимуществами обеих программ.
Прежде чем решить, какую программу использовать, может потребоваться сравнить преимущества каждой программы, узнать, когда лучше использовать одну или другую, и узнать, как работать с обеими программами для достижения именно нужных результатов.
Примечание: Все Microsoft Office включают Excel, но не все наборы включают Access.
Сравнение преимуществ каждой программы
Выбор правильной программы очень важен, если вы хотите получить доступ к сведениям и обновить их с максимальной производительностью и точностью. Чтобы узнать, какая программа лучше всего подходит для задач, которые вы хотите выполнить, можно сравнить преимущества, которые каждая программа может предложить в отношении хранения данных, анализа данных, совместной работы с несколькими пользователями и безопасности.
Неструктурированные и реляционные данные Чтобы решить, какая программа лучше всего подходит для хранения данных, задайте себе следующий вопрос: реляционные данные или нет? Данные, которые могут эффективно содержаться в одной таблице или листе, называются неструктурированными или нереляционными данными. Например, если вы хотите создать простой список клиентов только с одним адресом и контактным лицом для каждого клиента, лучше Excel вариант. Тем не менее, если вы хотите сохранить более сложный список клиентов, содержащий адреса выставления счетов и доставки для каждого клиента или несколько контактных лиц для каждого клиента, Access является лучшим решением.
В реляционная база данных сведения упорядочиваются по нескольким таблицам. В хорошо спроектированной реляционной базе данных каждая таблица является плоской и содержит сведения только об одном типе данных. Например, при создании базы данных клиента имена клиентов должны храниться в одной таблице, а адреса выставления счетов и доставки клиентов — в отдельной таблице. Хранить адреса отдельно от имен рекомендуется, так как у каждого клиента может быть несколько адресов, и вы хотите иметь возможность вводить несколько адресов для каждого клиента без необходимости повторного ввода имени клиента для каждого адреса.
Локальные и внешние данные Вы можете использовать Access для подключения к данным из различных внешних источников данных, чтобы просматривать, запрашивать и редактировать эти данные без необходимости их импорта. Например, Access предоставляет команды для подключения к существующим данным в базе данных Microsoft SQL Server, файле dBASE или папке Outlook, а также к многим другим источникам данных. С помощью Excel можно подключаться к различным источникам данных, включая базы данных Access, SQL Server и Analysis Services, текстовые и XML-файлы, а также источники данных ODBC и OLE DB. Однако изменить данные для изменения исходных данных с помощью пользовательского интерфейса Excel нельзя.
Access и Excel предоставляют команды для подключения к данным в Windows SharePoint Services списках. Однако Excel предоставляет доступ только для чтения к спискам SharePoint; в то время как Access позволяет считывать и записывать данные в SharePoint списков.
Целостность данных и гибкость Уникальные идентификаторы помогают сохранить целостность данных и гарантируют, что две строки (или записи) не содержат точно одинаковые данные. Уникальные идентификаторы также предоставляют самый быстрый способ получения данных при поиске или сортировке данных. В Access можно использовать тип данных AutoNumber для автоматического создания уникального идентификатора для каждой записи. Затем эти идентификаторы можно использовать для связываия записей в одной таблице с одной или несколькими записями в другой таблице.
Структура, применяемая Access к данным, помогает обеспечить целостность данных. Access может требовать, чтобы новые записи в одной таблице имеют существующее соответствующее значение в другой таблице, чтобы не создавать «потерянные» записи. Например, вам не нужен заказ, который не содержит сведения о клиенте. Для Access может потребоваться, чтобы каждая новая запись в таблице «Заказы» имеет соответствующее значение клиента в таблице «Клиенты». Это обязательное соответствие значений называется целостность данных.
Вы также можете наложить собственные ограничения и правила, чтобы обеспечить правильность ввода данных. Excel позволяет вводить данные в более свободной форме, но так как Excel не поддерживает реляционные данные, он не поддерживает целостность данных. Однако можно использовать команду проверки данных для управления записью данных в Excel.
Запрос Если вам часто приходится просматривать данные различными способами в зависимости от изменяющихся условий или событий, Access может быть лучшим выбором для хранения и работы с данными. Access позволяет использовать язык SQL (SQL) для быстрого получения только нужных строк и столбцов данных независимо от того, содержатся ли данные в одной или нескольких таблицах. Вы также можете использовать выражения в запросах для создания вычисляемых полей. Использование выражения в Access аналогично процессу использования формул в Excel для вычисления значений. Вы также можете использовать запросы Access для суммирования данных и представления статистических значений, таких как суммы, средние значения и счетчики.
Моделирования В Excel можно использовать анализ «что если» для прогнозирования результатов модели листа. Анализ «что если» позволяет выполнять различные сценарии с данными, например сценарии лучшего и наихудшего, и сравнивать полученные данные нескольких сценариев в сводных отчетах. Аналогичная функция недоступна в Access.
Сводка и диаграмма В обеих программах можно создавать сводная таблица отчеты и сводная таблица диаграммы. Однако Excel предоставляет более сложные функции сводная таблица создания отчетов и диаграмм, чем Access. Если вы планируете регулярно создавать подробные сводная таблица отчеты или предоставлять профессионально оформленные диаграммы, следует использовать сводная таблица отчеты или сводная таблица диаграммы в Excel, а не те же функции в Access.
Access и Excel могут использоваться в средах для совместной работы, таких как общие папки Windows SharePoint Services и сетевые общие папки, но существуют различия в способе доступа к данным нескольким пользователям.
Доступ нескольких пользователей к данным При нормальной работе Access позволяет нескольким пользователям открывать одну базу данных одновременно; Это хорошо работает, так как Access блокирует только редактируемые данные. в результате другие пользователи могут редактировать разные записи без конфликтов. В Excel вы можете поделиться книгой с другими пользователями, но для совместной работы с несколькими пользователями лучше всего работать с данными в этой книге в разное время, а не одновременно. По сути, пользователи базы данных Access совместно работают над набором данных, а пользователи Excel над документом.
Использование Windows SharePoint Services для совместной работы Обе программы интегрируются Microsoft Windows SharePoint Services технологий, таких как SharePoint списков и библиотек документов.
Access предоставляет различные способы совместной работы с несколькими пользователями на SharePoint сайте. Например, можно отправить полную базу данных в библиотеку документов Windows SharePoint Services, сделать формы и отчеты доступными в Windows SharePoint Services представлениях, а также связать базу данных с данными, хранящимися в SharePoint списках.
Excel предоставляет только один способ совместной работы с несколькими пользователями на SharePoint Services сайте. Вы можете отправить книгу в Windows SharePoint Services, где отдельные пользователи могут получить доступ к книге для внесения изменений, предотвращая одновременное изменение книги другими пользователями. Пользователи могут редактировать книгу, не извлекая ее из библиотеки документов. В этом случае они должны координировать работу с другими пользователями, чтобы избежать конфликтов данных.
Использование сетевых папок для совместной работы Если база данных Access хранится в общей сетевой папке, несколько пользователей могут открыть базу данных и работать с ее данными одновременно. Отдельные записи блокируются, когда пользователь изменяет их. Если книга Excel в общей сетевой папке, только один пользователь может редактировать книгу одновременно. В целях просмотра несколько пользователей могут открыть книгу, пока другой пользователь редактирует ее, но эти пользователи не смогут вносить изменения в данные, пока пользователь, редактирует книгу, не закроет ее.
Обе программы предоставляют аналогичные функции — пароли и шифрование, которые могут помочь предотвратить потерю данных и защитить данные от несанкционированного доступа. Однако существуют некоторые различия между Access и Excel в том, как работает защита данных на уровне пользователя.
Защита от потери данных В Access ваша работа постоянно сохраняется, поэтому в случае непредвиденного сбоя вы вряд ли потеряете много работы (если таково). Однако, так как Access постоянно сохраняет вашу работу, вы также можете внести изменения, которые позже решите, что не хотите выполнять фиксацию. Чтобы восстановить базу данных в нужном виде, необходимо создать резервную копию файла базы данных по расписанию, которое соответствует вашим потребностям. Вы можете восстановить всю базу данных из резервной копии или только необходимую таблицу или другой объект базы данных. При использовании служебной программы резервного копирования файловой системы для восстановления данных можно также использовать копию базы данных из резервной копии файловой системы. В Excel вы можете сохранять сведения автовосстановления через заданные интервалы времени при обновлении данных.
Защита данных на уровне пользователя В Excel можно удалить критически важные или закрытые данные из представления, скрытие столбцов и строк данных, а затем защитить весь лист для управления доступом пользователей к скрытым данным. Помимо защиты листа и его элементов, можно также заблокировать и разблокировать ячейки на листе, чтобы другие пользователи не могли непреднамеренного изменения важных данных.
Безопасность на уровне файлов На уровне файла можно использовать шифрование обеих программах, чтобы предотвратить просмотр данных неавторизованными пользователями. Можно также потребовать, чтобы пароль для открытия файла базы данных или книги. Кроме того, вы можете защитить файл базы данных или книгу, используя цифровая подпись.
Ограниченный доступ к данным В Excel вы можете указать пользовательские разрешения на доступ к данным или задать права только для чтения, которые запрещают другим пользователям вносить изменения в данные, к которым у них есть доступ. Access не предоставляет функции безопасности на уровне пользователя, но Access поддерживает модель безопасности пользователей любого сервера базы данных, к котором он подключается. Например, если вы ссылались на SharePoint, Access будет учим разрешения пользователя для SharePoint списка. Если вы хотите, чтобы неавторизованные пользователи не могли получить доступ к данным Access, можно зашифровать базу данных, заданную паролем. Пользователи должны ввести пароль для чтения данных из базы данных, даже если они имеют к ним доступ с помощью другой программы, например Excel.
Дополнительные сведения о том, как защитить данные, см. в разделах «Установка или изменение безопасности на уровне пользователя Access 2003» в Access 2007 или более поздней версии, а также «Защита и безопасность» в Excel.
Когда следует использовать Access
В общих терминах Access — это лучший вариант, когда необходимо регулярно отслеживать и записывать данные, а затем отображать, экспортировать или печатать подмножества этих данных. Формы доступа предоставляют более удобный интерфейс, чем Excel для работы с данными. Вы можете использовать Access для автоматизации часто выполняемых действий, а отчеты Access позволяют суммировать данные в печатной или электронной форме. Access обеспечивает дополнительную структуру данных; Например, можно управлять типами данных, которые могут быть введены, какие значения можно ввести, и указать, как данные в одной таблице связаны с данными в других таблицах. Эта структура помогает гарантировать, что вводятся только правильные типы данных.
Access хранит данные в таблицах, которые выглядят так же, как листы, но таблицы Access предназначены для сложных запросов по отношению к данным, хранящимся в других таблицах.
Используйте Access, когда:
-
Предугадать, что в базе данных работает много людей, и вам нужны надежные параметры, которые безопасно обрабатывают обновления данных, такие как блокировка записей и разрешение конфликтов.
-
Предугадать необходимость добавления дополнительных таблиц в набор данных, созданный как плоская или нереляционная таблица.
-
Требуется выполнять сложные запросы.
-
Хотите создавать различные отчеты или почтовые наклейки.
-
Управление контактами. Вы можете управлять контактами и почтовыми адресами, а затем создавать отчеты в Access или объединять данные с Microsoft Office Word для печати писем, конвертов или почтовых наклеев.
-
Инвентаризация и отслеживание активов Создайте ведомость учета запасов для дома или офиса и сохраняйте вместе с данными фотографии или другие связанные документы.
-
Отслеживание заказов. Вводите информацию о товарах, клиентах и заказах, а затем формируйте отчеты, которые показывают продажи для отдельного сотрудника, региона, периода или другой переменной.
-
Отслеживание задач Вы можете отслеживать задачи для группы людей и вводить новые задачи в то же время, как другие пользователи обновляют свои задачи в той же базе данных.
-
Упорядочение библиотек для библиотек библиотек Вы можете использовать Access для хранения данных о книгах и CD, а также отслеживать, кому они нужны.
-
Планирование мероприятий. Вы можете ввести сведения о датах, расположениях и участниках событий, а затем распечатать расписания или сводки о событиях.
-
Отслеживание взгляда Отслеживайте рецепты, регистры и упражнения.
Когда следует использовать Excel
В программе электронной таблицы Excel хранить большие объемы данных в книгах, содержащих один или несколько листов. Однако вместо использования в качестве системы управления базами данных, такой как Access, Excel оптимизирован для анализа и вычисления данных. Эту гибкую программу можно использовать для создания моделей для анализа данных, написания простых и сложных формул для вычисления этих данных, сведения данных любым способом и представления данных в различных профессиональных диаграммах.
Используйте Excel, когда:
-
Требуется плоское или нереляционное представление данных вместо представления реляционная база данных, в котором используется несколько таблиц, и если данные в основном числовые.
-
Часто запускайте вычисления и статистические сравнения данных.
-
Хотите использовать сводная таблица отчеты для просмотра иерархических данных в компактном и гибком макете.
-
Планируйте регулярное создание диаграмм и хотите использовать новые форматы диаграмм, доступные в Excel.
-
Вы хотите подчеркнуть свои данные с помощью значков условного форматирования, гистограмм и цветовых шкал.
-
Хотите выполнять сложные операции анализа «что если» с данными, такие как статистический, инженерный и регрессионный анализ.
-
Хотите отслеживать элементы в простом списке для личного использования или для ограниченной совместной работы.
-
Финансовый Вы можете использовать эффективные функции вычисления Excel во многих финансовых отчетностях, например в инструкции по денежным потокам, в отчете о доходах или в отчете о прибыли и убытках.
-
Составление бюджета. Независимо от того, связаны ли ваши потребности с личными или бизнес-потребностями, вы можете создать бюджет любого типа в Excel, например маркетинговый план бюджета, бюджет событий или бюджет прекращения использования.
-
Выставление счетов и продажи Excel также удобно использовать для управления данными о выставлении счетов и продажах, и вы можете легко создавать необходимые формы, например счета за продажу, квитанции для упаковки или заказы на покупку.
-
Отчеты Вы можете создавать различные типы отчетов в Excel, которые отражают анализ данных, или суммировать данные, например отчеты, которые измеряют производительность проекта, прогнозируете данные, суммируете данные или представляют данные дисперсии.
-
Планирование Excel — это отличный инструмент для создания профессиональных планов или полезных планировщиков, например еженедельный план занятий, план маркетинговых исследований, план на конец года или планировщики, которые помогают планировать еженедельные мероприятия, праздники или отпуски.
-
Отслеживания Можно использовать Excel для отслеживания данных на листе времени или в списке, например в листе времени для отслеживания работы или в списке запасов, который отслеживает оборудование.
-
Использование календарей В связи с его характером сетки Excel хорошо подходит для создания календаря любого типа, например учебного календаря для отслеживания действий в течение учебного года или календаря финансового года для отслеживания бизнес-событий и вех.
Полезные Excel в любой из этих категорий см. в разделе «Шаблоны для Excel в Microsoft Office Online».
Использование Access и Excel вместе
Иногда может потребоваться воспользоваться преимуществами, которые могут предложить обе программы. Например, вы создали лист в Excel, в котором можно вычислить и проанализировать данные, но лист стал слишком большим и сложным, и многие другие пользователи должны иметь доступ к данным. На этом этапе может потребоваться импортировать или связать лист с Access и использовать его в качестве базы данных, а не работать с ним в Excel. Или, возможно, у вас есть данные в базе данных Access, для которой вы хотите создать подробные Excel сводная таблица отчеты и профессионально оформленные Excel диаграммы.
Независимо от того, какую программу вы используете в первую очередь, вы всегда можете передавать данные из одной программы в другую, где вы можете продолжать работать с ней. С подключением к данным или без него можно переносить данные в Access из Excel (и наоборот) путем копирования, импорта или экспорта.
Дополнительные сведения об обмене данными между обеими программами см. в статье «Перемещение данных Excel в Access».
Основное различие между Excel и Access заключается в том, что Excel представляет собой электронную таблицу для выполнения расчетов и визуального представления данных, а Access — это система управления базами данных, которая используется для простого хранения и управления данными.
Excel и Access — это два приложения Microsoft. Оба они принадлежат Microsoft Office Suite. Excel состоит из листов с ячейками для выполнения расчетов, создания диаграмм и многих других задач. С другой стороны, Access содержит таблицы, запросы, формы и модули отчетов. В целом, Excel — это электронная таблица, а Access — это СУБД.
Содержание
- Обзор и основные отличия
- Что такое Excel
- Что такое Access
- В чем разница между Excel и Access
- Заключение
Excel — это электронная таблица, разработанная Microsoft. Она представляет собой интерактивное компьютерное приложение для организации, анализа, хранения данных в табличном формате. Это электронная замена традиционным бумажным бухгалтерским расчетам. Он поддерживает различные платформы, такие как Windows, MacOS, Android и iOS. Кроме того, он является частью Microsoft Office Suite.
Excel состоит из набора ячеек. Они расположены в виде пронумерованных строк и буквенных столбцов. Excel предоставляет множество преимуществ для пользователя. Во-первых, существуют математические формулы для выполнения статистических и финансовых расчетов. Во-вторых, существуют различные диаграммы, графики и гистограммы, доступные для визуального отображения данных. В-третьих, он предоставляет несколько надстроек, таких как Analysis ToolPak, который предоставляет инструменты анализа данных для статистического и инженерного анализа. Другим дополнением является Euro Currency Tool, который позволяет конвертировать и форматировать валюту евро. Кроме того, дополнительные инструменты Solvers помогают в оптимизации и решении уравнений.
Что такое Access
Access является системой управления базами данных (СУБД) и является частью пакета Microsoft Office. Он сочетает в себе реляционный Microsoft Jet Database Engine с графическим интерфейсом пользователя и инструментами разработки программного обеспечения. Кроме того, Access хранит данные в своем собственном формате на основе ядра базы данных Access Jet, которое способно импортировать данные, хранящиеся в других приложениях и базах данных.
Access предоставляет множество преимуществ для пользователя. Во-первых, пользователь может создавать запросы, выполнять индексирование, группирование данных, обобщение данных, объединение таблиц, создание отчетов и многие другие задачи с помощью Access. Во-вторых, он также предоставляет простой в использовании графический интерфейс. В-третьих, разработчики программного обеспечения, архитекторы, пользователи используют Microsoft Access для разработки прикладного программного обеспечения. Более того, он применим для хранения данных одного отдела. Другими словами, он подходит для небольших баз данных.Однако для крупных приложений и приложений корпоративного уровня лучше подходит сервер Microsoft SQL.
В чем разница между Excel и Access
Excel — это электронная таблица, разработанная Microsoft для Windows, MacOS, Andoird и IOS. Но Access — это СУБД, которая сочетает реляционное ядро базы данных Microsoft Jet с графическим интерфейсом пользователя и инструментами разработки программного обеспечения.
Использование. Основное различие между Excel и Access заключается в их использовании. Excel — это электронная таблица, которая помогает создавать диаграммы, графики и выполнять расчеты, а Access — это СУБД, которая помогает хранить данные в базах данных и управлять ими.
Хранение данных. В Excel емкость хранения данных меньше, чем у Access.
Использование. Как правило, финансовые и статистические аналитики используют Excel, в то время как владельцы малого бизнеса используют Access.
Тип. Excel не является реляционным, а Access — реляционным.
Сложность. Excel проще в использовании, чем Access.
Заключение
Вкратце, Excel и Access — это два приложения Microsoft. Основное различие между Excel и Access состоит в том, что Excel представляет собой электронную таблицу для выполнения расчетов и визуального представления данных, а Access — это система управления базами данных, которая помогает легко хранить и управлять данными.
Excel и Access — два самых мощных инструмента, которые Microsoft использует для анализа данных и создания отчетов. Однако между ними есть существенная разница. Excel — это старый продукт Microsoft, а Access — новейший продвинутый и сложный продукт Microsoft. В Excel легко создавать информационные панели и формулы, а в Access — базы данных и соединения.
Отличия Microsoft Excel от Access
- Если вы использовали Microsoft Excel, вы должны знать, что Excel помогает создавать диаграммы и графики с использованием электронных таблиц. В результате финансовые аналитики используют Microsoft Excel. Excel также помогает в отслеживании, подаче входных данных, обнаружении выходных данных и помогает в манипулировании данными. В Excel есть встроенные строки и столбцыВ Excel есть встроенные строки и столбцыЯчейка представляет собой пересечение строк и столбцов. Строки и столбцы составляют программное обеспечение, которое называется Excel. Область рабочего листа Excel разделена на строки и столбцы, и в любой момент времени, если мы хотим сослаться на определенное место этой области, нам нужно сослаться на ячейку. Читать далее, с помощью которой пользователи создают диаграммы, графики и т. д.
- С другой стороны, Microsoft Access используется для сбора и сортировки данных. Доступ используется как часть RDMS (системы управления реляционными базами данных). Microsoft Access создан, чтобы помочь владельцам малого бизнеса. И вы можете найти это приложение в более высоких версиях Microsoft Office. Microsoft Access предпочтительнее Excel, когда владельцы малого бизнеса имеют дело с большим количеством отчетов и запросов. Когда вы сохраняете базу данных в Access, она будет сохранена с расширением .mdb.
Microsoft Excel и Access являются важными приложениями. Но их использование используется разными группами людей. Например, финансовые аналитики находят Excel более полезным, поскольку он позволяет им создавать финансовые модели с использованием нескольких формул, диаграмм, графиков и т. д. С другой стороны, Access более полезен для владельцев малого бизнеса, поскольку им необходимо иметь дело со многими отчетами и запросами. .
Microsoft Excel и Access отличаются еще одним аспектом. Excel обладает большей гибкостью, в то время как Access более строг в том, как мы можем его использовать. Access более полезен, чем Excel в одной конкретной области. Например, Excel предоставляет только плоские или нереляционные рабочие листы. С другой стороны, Access предлагает реляционные таблицы на нескольких уровнях.
Мы также можем использовать Excel для сложного статистического анализа. Поскольку Excel прост в использовании и обладает большой гибкостью, мы можем построить сложную статистическую модель в Excel. Но в Access речь идет больше о сборе и сортировке данных. И многие предпочитают Excel, а не Access, потому что создавать системы на Access довольно сложно.
Мы поняли различные аспекты Microsoft Excel и Access. Давайте теперь посмотрим на непосредственные различия между Excel и Access.
Оглавление
- Отличия Microsoft Excel от Access
- Microsoft Excel против Access Инфографика
- Основные отличия Microsoft Excel от Access
- Отличия Microsoft Excel от Access напрямую
- Excel против Access – Заключение
- Рекомендуемые статьи
Microsoft Excel против Access Инфографика
Здесь мы представляем вам 9 основных различий между Microsoft Excel и Access.
Основные отличия Microsoft Excel от Access
Вот основные различия между Excel и Access:
- Основные различия между Excel и Access заключаются в сфере использования. Microsoft Excel можно использовать в качестве приложения для работы с электронными таблицами. С другой стороны, Microsoft Access можно использовать как приложение базы данных.
- Microsoft Excel прост в освоении и прост в применении. Вам не нужно никакого программирования ExcelПрограммирование в ExcelПрограммирование в Excel может быть выполнено с использованием языка программирования Visual Basic для приложений (VBA). Пользователи могут изучить коды VBA для написания программ для выполнения определенных задач на языке excel. Читать далее для использования Excel. Microsoft Access, с другой стороны, довольно сложно освоить. Вам также потребуется язык программирования, чтобы использовать большинство функций Access.
- Excel создан для финансовых и статистических аналитиков. С другой стороны, Access создан для владельцев малого бизнеса.
- Excel достаточно гибок и может быть изменен в соответствии с требованиями пользователя. С другой стороны, Access негибок, и его нелегко изменить.
Отличия Microsoft Excel от Access напрямую
Вот основные различия между Excel и Access
Основа
Майкрософт Эксель
Доступ к Майкрософт
Значение
Microsoft Excel — это приложение, которое использует электронные таблицы для создания диаграмм, графиков и табличных моделей. Microsoft Access также является приложением, которое действует как программа базы данных. Это помогает в сборе и сортировке данных.
Цель
Цель Excel — помочь построить финансовые модели в Excel и статистические модели, а также помочь отслеживать предоставленные входные данные.
Access стремится помочь собирать, сортировать и манипулировать базами данных.
Вместимость склада
По сравнению с Access емкость хранилища меньше, поскольку Excel не предназначен для хранения данных. По сравнению с Excel емкость хранилища больше, так как Access в основном создан для хранения, сортировки и манипулирования базами данных.
Адаптивность
Microsoft Excel более гибок. Пользователь может изменить его по своему усмотрению. Microsoft Access менее гибок. Он жесткий и не легко меняется.
Применимо для
Microsoft Excel применяется к финансовым аналитикам и статистическим аналитикам. Microsoft Access распространяется на владельцев малого бизнеса.
Легкость обучения
Microsoft Excel легко понять.
Microsoft Access трудно понять.
Строительные системы
Они просты и легки в Excel. Они трудно получить доступ.
Относительный или плоский
Microsoft Excel плоский и нереляционный. Microsoft Access может создавать несколько реляционных моделей.
Знание программирования
Для изучения и применения Excel не нужны знания в области программирования. Для изучения и использования Access (для большинства функций) необходимы знания в области программирования.
Excel против Access – Заключение
Как мы понимаем, Microsoft Excel и Access имеют большое значение. Владельцу малого бизнеса могут пригодиться Microsoft Excel и Access. Им необходимо детально разбираться в каждом приложении, чтобы правильно применять их и использовать в правильном контексте.
Рекомендуемые статьи
Эта статья представляет собой руководство по основным различиям между Microsoft Excel и Access. Мы также обсудим ключевые различия между Excel и Access с помощью инфографики и сравнительной таблицы. Вы также можете ознакомиться со следующими статьями: –
- АГРЕГАТ Функция Excel
- ЛОГ в Excel
- Экспонента в Excel
Два продукта Microsoft Office — Access и Excel — часто кажутся пользователю практически идентичными. Такое представление складывается из табличного способа организации данных. И Access, и Excel работают с таблицами, способны обрабатывать и анализировать данные, выполнять сложные расчеты. Чтобы с минимальными затратами времени и труда решить поставленные задачи, стоит определить, какая из программ для этого подходит больше.
Содержание статьи
- Определение
- Сравнение
- Выводы TheDifference.ru
Определение
Microsoft Excel — программа для работы с таблицами данных, созданная компанией Microsoft и входящая в пакт программ Microsoft Office.
Microsoft Access — реляционная система управления базами данных, входящая в пакет Microsoft Office.
к содержанию ↑
Сравнение
Как видим из определений, ключевая разница между Access и Excel — в субъекте действия: Excel работает с электронными таблицами, Access — с базами данных в табличном представлении. Внешне это выглядит очень похоже. В Excel данные хранятся в ячейках, образующих столбцы и строки, объединенные в листы. В Access данные хранятся в таблицах, образующих в совокупности базу данных. Последовательность данных в одной строке в Access называется записью.
Excel выполняет задачу организации данных внутри одной таблицы, Access выполняет сложные запросы данных, обращаясь к совокупности таблиц. Поэтому таблица Excel представляет собой нереляционную совокупность данных, а Access — реляционную, в которой у каждого конкретного объекта имеются связи в других таблицах. В Excel каждая ячейка таблицы имеет уникальный идентификатор, составленный из номера строки и буквы столбца, в Access запись снабжена уникальным идентификационным ключом.
Access целесообразно использовать, если массив данных очень большой, а связи между ними сложны. В этом случае взаимодействие таблиц внутри реляционной базы данных обеспечит быстрое управление. Excel соответствует задачам расчетов и статистических сравнений небольшого объема данных. Если данные преимущественно числовые, то удобнее работать с Excel, если же среди них много текстовых значений — Access.
Если с базой данных предполагается многопользовательская работа, а также предстоит постоянная и множественная ее доработка, то в Access не будет никаких проблем при решении такого рода задач. Excel рассчитан на одного пользователя и относительно статичное содержание.
к содержанию ↑
Выводы TheDifference.ru
- Excel работает с таблицами данных, Access — с табличными базами данных.
- В Access выполняют более сложные запросы.
- Excel — нереляционная совокупность данных, Access — реляционная.
- Уникальный идентификатор Excel зависит от названий столбцов и строк, в Access идентификационный ключ автономен.
- Access предназначена для работы с большими массивами данных.
- Excel работает преимущественно с числовыми данными.
- В Access доступна многопользовательская работа.
In this article, we will look at Microsoft Excel and Access and evaluate:
- Their similarities
- Their differences
- How to connect them
First, let’s look at what they are.
What are Excel and Access?
Microsoft Excel and Access are both parts of the Microsoft Office Suite. Many small businesses will have these programs in their software stack.
A popular spreadsheet program, Microsoft Excel stores data in rows and columns, and has excellent charting features.
MS Access is a database program, also known as a database management system. Unlike other databases like SQL Server, you can install Access on your own machine without the need for a separate server.
Excel and Access similarities
What are the similarities? Well, in both programs you can:
- Insert data into cells or rows.
- Perform data analysis on the data.
- Create visualizations based on the result.
However, there are significant differences between these two programs.
Excel and Access differences
Ease of use
Excel is easy to learn, at least at first. You only need to know how to use arrow keys or the mouse to navigate into cells, and how to enter data using the keyboard and could build an analysis.
If you want to use functions, you can start with simple formulas such as SUM and COUNT and build from there.
At the beginner level, however, Microsoft Access has a learning curve. You cannot use it instantly without some prior training.
- To insert data, you have to create tables and maybe forms.
- To create analyses, you need to know how to make queries.
- To produce any visualizations, you need to know how to create reports.
This can create difficulties when you are learning the software. However, the time needed at the beginner level is often overstated. In my Access course, we create our first tables, forms, reports, and queries in an hour and a half. At the end of that time, you will know what each of these different objects does and how to create them.
Entering data
Data is very easy to enter in Excel. You just select any cell and start typing. However, this ease also brings drawbacks. Because of this ease, you could enter data anywhere, even in places where it does not logically make sense.
For example, suppose you have a column called “Date Received.” You could enter any sort of data in this column, including text and numerical data. To counter that, it is possible to turn on data validation, but you would rarely use this method in practice.
Additionally, it is hard for more than one person to enter data in Excel at the same time.
In Microsoft Access, you cannot enter data immediately. First, you need to create an Access database. This stores your tables, queries, forms, and reports. Afterward, you need to create a table with columns for the different fields.
These columns are strongly typed. This means that you can only enter compatible data into the column. If you had a date column, for instance, you could not enter numbers or text into it. This makes your initial data entry much more robust than Excel.
You can define columns as Primary Keys or “No Duplicates.” You can also limit valid values to only those contained in a list or columns in other tables.
Additionally, multiple users can add data at the same time.
Help in entering data
In Microsoft Excel, few built-in forms can assist you in entering data. This means that you need to enter data directly into a spreadsheet or an Excel Table. This is not very user-friendly. For example, suppose you wanted to add an explanation of what a column meant. You would need to put this comment in a separate cell or spreadsheet, or in a comment in the heading to that column.
In Microsoft Access, your database comes with built-in forms. To access them, you first need to create a table to hold the data. Once that is done, then you can use the Form Wizard to generate a form. This will allow for easier data entry.
Analysis
There are many ways to analyze data in Microsoft Excel. Formulas can be straightforward to start with. However, you need a lot of knowledge to use more advanced functions such as VLOOKUP and MATCH.
You can create charts or graphs fairly quickly. However, it takes time to learn how to create advanced graphs.
Other options include:
- Pivot Tables
- Get and Transform
- Power Pivot
Again, there is a learning curve to use the more advanced functionality of these options.
In Microsoft Access, you create queries in a graphical interface. This joins different tables together without needing to use complicated formulas. Once you have learned how to construct it, it becomes easy to do. You can also use queries in SQL (Structured Query Language).
You could then create reports based on the results of your queries. Again, producing a basic report can be done in a couple of minutes using a Report Wizard. Refining reports, however, can take much longer.
Number of rows
Excel is limited to just over one million rows per spreadsheet. If you want to create an analysis using a data set bigger than this, you need to use advanced features such as Get and Transform. Big data sets can slow Excel down. This is because of the number of formulas you will have to use to create this analysis.
Microsoft Access does not have any such limitations, other than a file limit of 2 Gigabytes. This allows you to have millions or tens of millions of rows in Access tables.
Connecting Excel and Access
You can connect your Excel data to your Microsoft Access data and vice versa. If you have data in Excel, you can create a connection between Excel and Access instead of retyping it into Access. To do this, go to External Data – New Data Source – From File – Excel.
When you do this, you could either import it into Access or create a link.
- Importing the data is a one-off event. After this, there is no connection between the spreadsheet and Access.
- If you create a link, then the connection remains. Whenever you expand the data in Excel, you can refresh the data in Access so that you have up-to-date data.
Alternatively, you could store all data in Microsoft Access and link it into Microsoft Excel. To do this, you would go to Data – Get Data – From Database – From Microsoft Access Database.
After selecting the database, you can then choose the table or query to import. You can then press “Load” to create an Excel Table with this data.
If the data later changes in the Microsoft Access table, you can update the data by clicking Refresh.
Next steps
Do you want to learn Microsoft Access? Then why not look at my course “Microsoft Access – from Beginner to Specialist.” We start by looking at the basics of creating tables, queries, forms, and reports. We then dive deeper into each of those items so you can access more advanced functionality. At the end of the course, with a bit of practice, you could enter an official Microsoft exam. Wouldn’t that look good on your CV or resume?
Do you want to learn advanced Excel? Then why not have a look at my course “Analyzing and Visualizing Data with Microsoft Excel.” It includes Pivot Tables, Get and Transform, and Power Pivot. Additionally, why not have a look at this article on advanced Excel skills.