Структура документа word информатика

Microsoft
Word
для Windows
– это многофункциональный программный
комплекс обработки текстов.

Программа
предназначена для выполнения работ по
созданию документов, включающих
разнообразные элементы (рисунки, графики,
формулы, обычные или электронные таблицы,
фрагменты БД и т.д.), имеющих иерархическую
организацию (главы, части, параграфы и
т.п.) с обеспечением работы на уровне
отдельных компонентов, документа в
целом, объединяющих информацию нескольких
файлов в виде главного документа.

Word
позволяет автоматизировать работу
пользователя для выполнения отдельных
стандартных действий путем использования
макрокоманд или программирования на
языке Visual
Basic
for
Application.

Word
является компонентой Microsoft
Office
и может работать как изолировано, так
и в составе пакета.

Word
реализует основные концепции Windows
– стандарт для динамической компоновки
и встраивания в документы объектов,
создаваемых приложениями Windows
и компонентами Microsoft
Office.

Центральным
понятием текстового процессора является
понятия документа
— объекта, создаваемого и корректируемого
этим процессором. Основными структурными
элементами документа, подлежащими
автономному форматированию, являются:
символ, абзац, страница, раздел.

Символ
определяется в первую очередь видом
шрифта, размером и начертанием.

Абзац
— это поле документа, набор в котором
ведется без нажатия клавиши Enter.
В текстовом процессоре Word
текст – это последовательность абзацев,
разделяющееся специальным символом
«конец абзаца», который вводится при
нажатии клавиши Enter.
Переход на следующую строку внутри
абзаца происходит автоматически при
полном заполнении текущей строки.

Страница
характеризуется размером бумажного
листа и параметрами размещения текста:
полями, отступами от колонтитулов,
способами вертикального выравнивания,
ориентации текста. Набор текста в Word
осуществляется в режиме автоматизированной
верстки страниц. Размер строки зависит
от параметров абзаца и формата символов.
Размер страницы определяется параметрами
страницы.

Раздел
— это область документа, которая
характеризуется определенным форматом
печатной страницы; видом и содержанием
колонтитулов; способом нумерации
страниц; видом сносок в тексте и т.д.
Количество разделов в документе не
ограничено.

Для создания и
редактирования документов используются
элементы дружественного интерфейса:
различные окна, меню, панели инструментов,
система помощи и др.

8.2. Основные элементы интерфейса. Технология их реорганизации

При
работе с Microsoft
Word
используются окна нескольких типов:

• окно
  Word;

• окно документа;

• диалоговое окно.

Microsoft
Word
поддерживает многооконность — одновременную
работу с несколькими документами,
открытыми в разных окнах. В окне Word
могут быть размещены одно или несколько
окон документов. Окно MS
Office
Word
2007
показано на рис. 8.1.

Рис. 8.1. Рабочее
окно текстового процессора MS WORD.

Каждое
окно документа имеет заголовок, содержащий
имя документа (по умолчанию стандартное
имя Документ).
В строке заголовка также размещаются
кнопки управления окном: свертывания
окна, разворачивания окна и закрытия
окна.

При вводе и
редактировании текста работа осуществляется
с документом в рабочем поле.

Горизонтальная
линейка форматирования (рис. 8.2) над
рабочим полем позволяет быстро изменять
отступы абзацев, страничные поля, ширину
колонок и табличных столбцов, а также
устанавливать с помощью мыши позиции
табуляции. Линейка устанавливается и
убирается с помощью группы Показать
или скрыть
вкладки ВИД.

Рис. 8.2.Горизонтальная
линейка формирования.

В
окне Word
имеются горизонтальная и вертикальная
линейки прокрутки, которые используются
для перемещения в документе по горизонтали
и вертикали с помощью мыши. Вертикальная
полоса прокрутки содержит делитель
окна документа, перемещение которого
позволяет разбить окно на части.
Аналогичный результат можно получить
с помощью группы Окно
вкладки ВИД.
Восстановление единого окна производится
путем перемещения мышью индикатора
деления окна на исходное место.

В
нижней части окна располагается строка
состояния (рис. 8.3), для вывода полезной
информации (номера текущей страницы,
общее число страниц, число слов и языка
документа), установки просмотра документа
и масштаба отображения текста.

Рис. 8.3. Строка
состояния.

Отдельные
команды вызывают дополнительные подменю
в виде диалоговых окон, в которых
выбираются опции для выполнения команд.
Диалоговые окна содержат вкладки —
специальные группировки опций. Выбор
вкладки осуществляется с помощью мыши.

В
текстовом процессоре Word
имеется лента, заменившая собой главное
меню и панели инструментов. Лента
представляет собой набор вкладок, при
нажатии на которые соответственно
меняется набор пиктограмм на экране
(рис. 8.4). В ленту входят три составляющих:

• вкладки;

• группы;

• пиктограммы.

Рис.
8.4. Лента.

Вкладка
является своего рода переключателем
между группами команд, расположенными
на ленте, и связана с видом выполняемого
действия (например, набором текста или
компоновкой страницы). Группа
– область, в которые собраны команды,
объединенные общей идеей. Пиктограммы
– непосредственно команда для выполнения
тех или иных операций в документе.

Кнопка
Microsoft
Office.
В левом
верхнем углу окна MS
WORD
находится кнопка Microsoft
Office,
которая предназначена для операций над
файлами (открытие, сохранение и пр).

Панель
быстрого доступа.
Находится в верхнем левом углу окна и
служит для размещения наиболее часто
используемых команд, которые можно
редактировать и приспосабливать под
конкретные нужды пользователя. Чтобы
добавить новую команду на панель быстрого
доступа, нужно щелкнуть по ее иконке
правой кнопкой мыши и выбрать пункт
Добавить
на панель быстрого доступа.
Для настройки всего списка используется
команда Настройка
панели быстрого доступа.
Если команд набралось много Панель
быстрого доступа можно
переместить под Ленту.

Справка.
Круглая пиктограмма со знаком вопрос
в правом верхнем углу окна позволяет
получить помощь на русском языке, для
более расширенной справки необходимо
подключение к Интернет.

Все
команды для работы с документами
расположены на вкладках ленты. В программе
MS
WORD
имеется восемь основных вкладок:

Главная.
Это основная вкладка, на которой
содержится команды по работе с буфером
обмена, настройки шрифтов и абзацев,
стили и редактирование (ищет и заменяет
фрагменты текста).

Вставка.
Собраны команды для вставки различных
объектов, при помощи которых осуществляется
разбиение документа по страницам,
вставка таблиц, иллюстраций, ссылок и
закладок, колонтитулов, специальных
текстовых объектов, не являющихся
буквами.

Разметка
страниц.
Находятся команды, задающие свойства,
связанные как с расположением страниц,
так и с самим размером страниц – темы,
параметры страницы с точки зрения
расположения текста, оформление фона
страницы, метрические свойства абзаца,
тип взаимодействия объектов с текстом
страницы.

Ссылки.
Собраны команды для работы с оглавлением,
сносками, ссылками и списками литературы,
названиями, предметными указателями и
таблицами ссылок.

Рассылки.
Набор инструментария для рассылки
писем, создания конвертов и адресных
книг.

Рецензирование.
Команды для проверки готового документа
– проверка орфографии, отслеживание
исправлений, сравнивание и т д.

Вид.
Позволяет просматривать и регулировать
вид документа на экране.

Надстройки.
Отображается только в том случае, когда
в системе установлены программы сторонних
производителей, способные работать в
MS
WORD.

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]

• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #

Заголовки в документе. Структура документа

Мы прошли несколько уроков по многоуровневым спискам. Наиболее распространённый вид многоуровневого списка – это Заголовки в документе. И наиболее часто встречающие проблемы у пользователей – неумение правильно работать с заголовками.

На уроке 27 я привела 3 правила работы со списками, которых я придерживаюсь неукоснительно:

По окончании урока вы сможете:

1. Определять Заголовки в документе
2. Работать в области задач Структура документа

1.  Заголовки в документе

Скачайте документ тут. Откройте документ (очень скучный текст, но мне не приходится выбирать). Преимущество данного документа – это наличие всего лишь трёх страниц. Но это такая редкость в моей работе. Обычно количество страниц начинается от 20, и далее прекрасному нет предела.

Напомню на всякий случай:

1. Включите режим Непечатаемые символы
2. Откройте область задач Стили
3. Проследите за месторасположением Панели быстрого доступа (см. Урок 19)

Первый абзац я выделила красным цветом. Это название документа. Пусть таким и остаётся.

Полужирные абзацы – это будут Заголовки первого уровня.

Абзацы прямого начертания – это будут Заголовки второго уровня.

От этой исходной ситуации начнём работать.

Шаг 1.    Выделите абзац «Область и порядок применения правил» (как это делать, см. Урок 2. Например, щёлкните один раз по полосе выделения, ведь абзац состоит из одной строчки)

Шаг 2.    Задайте многоуровневый список. Лента Главная → группа команд Абзац → кнопка Многоуровневый список → Библиотека списков → Список «Заголовок»:

Эта иконка вам даже подмигнёт:

Получили такую картину:

Абзац отметился номером «1» и:

1. получил интервал до абзаца 12 пт,
2. покрасился в синий цвет,
3. стал называться «Заголовок 1».

Вы заметили, что в области задач Стили появился новый стиль «Заголовок 2»?

Шаг 3.  Выделите следующие два абзаца (я советую вам периодически обращаться к уроку 2 и тренироваться в различных способах выделения. Время, затраченное на эти тренировки, окупится в вашей будущей работе):

Шаг 4.  А теперь переместите курсор в область задач Стили и щёлкните по стилю «Заголовок 2»:

Вы заметили, что в области задач Стили появился новый стиль «Заголовок 3»?

Делаем вывод из первых 4-х шагов.

В этом случае все 9 уровней заголовков будут привязаны к общей нумерации, и заголовки следующих уровней смело можно назначать из области задач Стили. И вас не будет донимать головная боль.

Шаг 5.    Выделяем первый заголовок 1 уровня и изменяем его внешний вид:

1. Полужирное начертание
2. Цвет – чёрный
3. Размер шрифта – 14 пт
4. Интервал после абзаца – 12 пт.

Вы обратили внимание на чёрный маленький квадратик напротив абзаца, которому присвоен стиль «Заголовок 1»? На уроке 10 мы познакомились с Диалоговым окном Абзац. Продолжим это приятное знакомство.

Шаг 6.    Лента Главная → группа команд Абзац → копка группы:

Обратите внимание на активную кнопку на Панели быстрого доступа. Она нам ещё пригодится.

Щёлкните по второй закладке диалогового окна Абзац. На первой закладке мы задавали отступы и интервалы. На второй закладке «Положение на странице» мы определяем положение абзацев относительно друг друга и относительно страницы:

Это очень интересная закладка, которая даёт нам отличные возможности. Я посвящу этой закладке отдельный урок, и вы поймёте, почему я никогда не использую режим «Разрыв страницы». И вам не советую.

Итак, снимите галочки, как показано на картинке и нажмите ОК:

Получили такую картинку:

Обратите внимание:

1. Кнопка на Панели быстрого доступа не активна
2. Чёрный квадратик напротив абзаца исчез.

Шаг 7.    Сохраняем изменения в характеристике стиля «Заголовок 1»:

1. Перемещаем курсор в область задач Стили на название стиля «Заголовок 1»
2. Щёлкаем по кнопке выпадающего меню на названии стиля «Заголовок»
3. Выбираем команду «Обновить «Заголовок 1» в соответствии с выделенным фрагментом»

Эту операцию мы делали на уроке 11.

А теперь, вооружённые знанием про кнопочки на панели быстрого доступа, отформатируем заголовок второго уровня

Шаг 8.    Выделяем заголовок второго уровня изменяем его внешний вид:

1. Полужирное начертание
2. Цвет – чёрный
3. Размер шрифта – 12 пт
4. Выравнивание – по ширине
5. Две круглые кнопки на Панели быстрого доступа – отжать.
6. Интервал до абзаца – 0 пт
   Интервал после абзаца – 6 пт.

Вот видите, обошлись без вызова диалогового окна Абзац. Хорошо, что есть настроенная Панель быстрого доступа (см. Урок 18 и Урок 19).

Шаг 9.    Сохраняем изменения в характеристике стиля «Заголовок 2»:

1. Перемещаем курсор в область задач Стили на название стиля «Заголовок 2»
2. Щёлкаем по кнопке выпадающего меню на названии стиля «Заголовок 2»
3. Выбираем команду «Обновить «Заголовок 2» в соответствии с выделенным фрагментом»

Шаг 10. Пробегаемся по всему документу и присваиваем соответствующие стили соответствующим абзацам:

Тяжело в учении – легко в бою, как говорил гениальный Суворов.
Я только что заново отформатировала файл в соответствии с этим уроком и потратила на это 1,5 минуты.
На документ из 600 страниц я потратила два часа, но там стилей было побольше.

А теперь переходим к самому главному понятию в идеологии Word – СТРУКТУРА ДОКУМЕНТА. Большая просьба – не закрывать документ и перейти в самое начало документа.

2. Структура документа

Вы не забыли, что Заголовок – это встроенный стиль? А встроенные стили доброжелательные разработчики отформатировали в соответствии со своими предпочтениям (см. Урок 13). Тогда почему мы так подробно занимались встроенным стилем Заголовок?

Ну, во-первых заголовки встречается практически в любом документе, а во-вторых именно встроенные Заголовки определяют структуру документа.

Шаг 1.    Пройдите путь: лента Вид → группа команд Показать → команда Область навигации:

Кстати, эту команду при помощи правой клавиши мыши можно добавить на Панель быстрого доступа.

Получили такую картину (на следующих скриншотах я отключу область задач стили):

Получается, что на сером окне весь документ за исключением первого абзаца. Но первый абзац мы не трогали, не меняли.

И что это нам даёт?

Шаг 2.    Щёлкайте в области навигации по любому заголовку и вы увидите, что курсор в документе послушно встал в начале выбранного заголовка:

Шаг 3.    Нажмите ПМ на любом заголовке в области Навигация:

В контекстном меню выберите команду Свернуть все. Получим такую картину:

Шаг 4.    И для развлечения: нажмите ЛМ на шестой заголовок и, не отпуская ЛМ перетащите его на место после первого заголовка:

Мышку оставили в покое и делаем вывод.

А это часто бывает нужно при создании и форматировании документа.

Теперь вы сможете:

1. Определять Заголовки в документе
2. Работать в области задач Структура документа

Разумеется, я рассказала не о всех возможностях области Навигация. Постепенно знания будем наращивать. Но самое главное, что можно открывать сезон охоты в программе Point. Ведь структура документа удивительным образом поможет нам при создании презентации.

Скачать материал

Скачать материал

Создано: 11.11.2020

Обновлено: 20.03.2023

В этой статье расскажу о создании структуры документа в MS Word. Структура позволит создать автоматическое оглавление, менять одновременно стиль всех заголовков одного уровня, упростит навигацию и…

если сохранить документ как PDF, в созданном автоматически оглавлении названия разделов будут как гиперссылки, а также в этом PDF можно автоматически сделать закладки для упрощения навигации. Подробнее о PDF здесь.

Создание структуры документа

Создание структуры документа выполняется в режиме структуры. Войдите в режим через меню «Вид» — «Структура».

В режиме «Структура» устанавливайте курсор на заголовках и определяйте каждому заголовку свой уровень. Ворд будет форматировать заголовки как-то по своему настроению. Не обращайте на это внимание. Форматирование измените потом. В режиме структуры только распределите заголовки по уровням.

 После создания структуры документа закройте режим структуры.

Настройка стилей заголовков

В меню «Главная» — «Стили» настройте по очереди стили заголовков 1-2-3 уровней. Для этого щелкните правой кнопкой мыши по заголовку, выберите «Изменить», задайте настройки, нажмите ОК.

Например, для заголовков первого уровня можно установить следующие настройки.

Подробнее о настройках заголовков здесь

Форматирование заголовков с использованием стилей

Откройте Навигация — Заголовки (CTRL+f). Выбирайте по очереди заголовки и назначайте им стили: клик на заголовке в навигации — клик на стиле в меню Стили.

Форматирование заголовков без использования стилей

Этот способ удобен для небольших книг с малым количеством заголовков.

После создания структуры. Откройте Навигация — Заголовки (CTRL+f). Выберите заголовок первого уровня, настройте его формат.

В меню Главная нажмите Формат по образцу. С помощью навигации перейдите на следующий заголовок первого уровня, выделите его полностью. Формат скопируется.

Для лучшего контроля выделения включите непечатаемые символы (Главная — Отобразить все знаки или ctrl+*).

При копировании стилей выделяйте весь заголовок вместе с символом конца строки.

Примеры форматов заголовков

При наборе на формат А4

Заголовок 1

TNR16, полужирный, все прописные, без абзаца, по центру

Заголовок 2

TNR16, полужирный, как в предложении, без абзаца, по центру 

Заголовок 3

TNR14, полужирный, как в предложении, абзац как в тексте, по левому краю

Заголовок 4

TNR14, курсив, как в предложении, абзац как в тексте, по левому краю 

 Для всех заголовков: