В excel команда файл сохранить позволяет сохранить в файле данные

Своевременное сохранение книг в Excel позволит Вам обезопасить себя от случайной потери данных, а функция автовосстановления восстановит Вашу работу после экстренного отключения компьютера. В данном уроке Вы научитесь сохранять файлы Excel как на локальном компьютере, так и в облачном хранилище OneDrive, а также устанавливать требуемые параметры автосохранения.

При создании новой книги Excel в первую очередь необходимо знать, как ее сохранить, чтобы в дальнейшем открывать и редактировать. Как и в предыдущих версиях программы, файлы Microsoft Excel можно сохранять на локальном компьютере. При желании документ можно сохранить в облачном хранилище OneDrive, а также экспортировать или открыть доступ напрямую из Excel.

Служба OneDrive прежде называлась SkyDrive. Фундаментальных различий в работе этих служб нет, просто новое название для существующего сервиса. В некоторых продуктах Microsoft на протяжении определенного времени еще может встречаться название SkyDrive.

Сохранить и Сохранить как

Существуют два способа сохранения книги в Microsoft Excel: Сохранить и Сохранить как. Данные опции работают схожим образом, за исключением некоторых различий.

• Сохранить: При создании или редактировании документа используется команда Сохранить, когда нужно сохранить изменения. Эта команда используется в большинстве случаев. При первом сохранении книги необходимо присвоить название файлу и указать место для хранения на компьютере. Далее при нажатии команды Сохранить, файл сохраняется под тем же названием и в том же месте.
• Сохранить как: Эта команда используется для создания копии документа, когда требуется сохранить оригинальный файл. Используя команду Сохранить как, необходимо присвоить другое имя и/или изменить место хранения нового файла.

Как сохранить книгу

Не забывайте сохранять изменения при создании новой книги или при внесении изменений в существующий файл. Своевременное сохранение зачастую предотвращает потерю Вашей работы. Обязательно запоминайте, куда Вы сохраняете свою работу, чтобы в дальнейшем ее было проще найти.

1. Чтобы сохранить книгу, найдите и нажмите на кнопку Сохранить на Панели быстрого доступа.
2. Если Вы сохраняете документ в первый раз, появится панель Сохранить как представления Backstage.
3. Здесь необходимо выбрать куда сохранить книгу и присвоить ей имя. Для того чтобы сохранить книгу на компьютере выберите Компьютер, затем нажмите Обзор. Кроме того, Вы можете выбрать службу OneDrive для сохранения книги.
4. В появившемся диалоговом окне выберите место для сохранения книги на Вашем компьютере.
5. Введите имя файла, затем нажмите Сохранить.
6. Книга будет сохранена. При дальнейшем редактировании книги, можно снова нажать команду Сохранить, чтобы сохранить изменения.

Сохранить книгу можно просто нажав Ctrl+S на клавиатуре.

Использование Сохранить как для создания копии

Чтобы сохранить новую версию книги и при этом оставить оригинал, необходимо создать копию. Например, у Вас есть файл под названием «Отчет по продажам», Вы можете сохранить его как «Отчет по продажам 2». Теперь вы можете редактировать копию файла, при этом всегда иметь возможность возвратиться к его оригинальной версии.

Для этого выберите команду Сохранить как в представлении Backstage. Как и при первом сохранении, необходимо выбрать куда сохранить файл и присвоить ему имя.

Как изменить место сохранения по умолчанию

Если Вы не хотите использовать службу OneDrive, то, вероятно, расстроитесь, так как она выбрана по умолчанию в качестве места для сохранения файлов Excel. Если Вам неудобно каждый раз выбирать пункт Компьютер, Вы всегда можете изменить место для сохранения документов, выбранное по умолчанию.

1. Откройте вкладку Файл, чтобы перейти к представлению Backstage.
2. Нажмите Параметры.
3. В появившемся диалоговом окне Параметры Excel выберите Сохранение и отметьте флажком пункт По умолчанию сохранять на компьютере, затем нажмите OK. Место сохранения файлов по умолчанию изменится.

Автоматическое восстановление

Во время работы над книгами, Excel автоматически сохраняет их во временную папку. Существует возможность восстановить документ, воспользовавшись Автоматическим восстановлением, в случае если Вы забудете сохранить изменения или произойдет сбой.

Как восстановить документ

1. Откройте Excel 2013. При обнаружении автоматически сохраненных версий файла появится область Восстановление документов.
2. Откройте восстановленный файл. Книга будет восстановлена.

По умолчанию Excel автоматически сохраняет книгу каждые 10 минут. Если документ редактировался менее 10 минут, Excel может не успеть выполнить автосохранение.

Если Вы не видите нужный документ, можете посмотреть все автоматически сохраненные файлы в представлении Backstage. Откройте вкладку Файл, нажмите Управление версиями, а затем выберите Восстановить несохраненные документы.

Сохранение
данных и завершение работы с Excel,
в основном, выполняется аналогично, как
и в Word
(п. 2.3).

Результаты
вычислений, которые отображаются в окне
документа, хранятся в оперативной памяти
компьютера. При завершении работы с
Excel
он будет утерян. Поэтому, результаты
расчетов, нужно записать документ в
файл на жесткий диск компьютера или на
флеш — память. Тогда его можно будет
открыть позже и продолжить работу.

 Выполнение
задания

• Щелкните
  по кнопке Office.
  Выделите команду Файл
  /
  Сохранить как….

Примечание.
На этом этапе вы можете выбрать требуемый
формат сохранения документа. Если вы
предполагаете открывать файл на
компьютерах, на которых не стоит Office
2007, то сохраните его в режиме
Книга Excel
97-2003.
Файл будет сохранен в формате двоичного
файла Excel 97 — Excel 2003 (BIFF8), так что его можно
будет открыть в Excel версий от Excel 97 до
Excel 2003.

Однако
учтите, что в этом случае возможна потеря
части информации (рис. 3.8).

Рис. 3. 8. Выбор
формата сохранения документа

• Выберите
  свою папку, в которую помещается документ
  (Например, Рабочий
  стол / ИМЯ ГРУППЫ)
  /
  присвойте
  документу имя КР
  по информатике.
  Нажмите кнопку Сохранить
  (рис
  3.9.).

Рис. 3. 9. Диалоговое
окно Сохранение
документа

• Далее
  через некоторые промежутки времени
  сохраняйте документ по команде Office
  / Сохранить
  или нажимайте кнопку Сохранить
  
  на
  панели быстрого доступа. Также можно
  одновременно нажимать клавиши CTRL+S.


Примечание. В
этом случае новая версия документа
замещает предыдущую в том же самом
файле.

В
процессе работы Excel
автоматически сохраняет документ,
чтобы восстановить его в случае зависания
программы или отключения питания
компьютера.

• Чтобы
  включить функцию автоматического
  сохранения и указать нужный интервал
  выделите команду Office
  / Параметры
  Excel
  / вкладка Сохранение
  / Автосохранение
  каждые
  1 … 120 минут. Если компьютер перестает
  отвечать на запросы или неожиданно
  пропадает электропитание, при следующем
  запуске Excel
  открывается файл автовосстановления,
  который может содержать несохраненную
  информацию.

3.4. Основные понятия электронных таблиц excel

Для
увеличения производительности приложения
Excel возможности управления памятью,
позволявшие использовать в Microsoft Office
Excel 2003 1 Гб оперативной памяти, увеличены
в Office Excel 2007 до 2 Гб.

Книга

Excel
представляет
собой файл, содержащий один или несколько
листов.

Окно
с заголовком Книга
состоит из нескольких рабочих листов
(по умолчанию – 3, но может быть установлено
любое количество). При открытии рабочей
книги автоматически загружаются все
ее рабочие листы. На экране виден только
верхний лист, остальные представлены
ярлычками. Щелкая мышью на ярлыках
листов, можно перейти к другому листу.

Рис. 3. 10. Ярлыки
листов с кнопками прокрутки листов

Рабочий
лист (электронная таблица)
– основной
документ, используемый в
Microsoft
Excel. Лист состоит из ячеек, упорядоченных
в строки и столбцы. Листы всегда хранятся
в книге.

Рабочее
поле
электронной таблицы состоит из строк
и столбцов. Максимальное количество
строк – 1 048 576, столбцов — 16 384. Excel
2007 обеспечивает увеличение числа строк
на 1500% и столбцов на 6300% по сравнению с
приложением Microsoft Office Excel 2003.

Пересечение
строки и столбца образует ячейку,
в которую можно вводить данные (текст,
число, дату и время или формулы).

Строки
нумеруются цифрами на левой границе
рабочего поля.

Столбцы
(колонки) нумеруются латинскими буквами
на верхней границе рабочего поля. Колонки
нумеруются в следующем порядке: A…Z,
затем AA…AZ,
затем BA…BZ
и т. д. до XFD.

Каждая
ячейка имеет уникальный адрес,
состоящий из букв столбца и номера
строки. Например, адрес С7
определяет ячейку на пересечении столбца
С
и строки 7.

Указатель
ячейки –
прямоугольник с жирными линиями,
определяет активную
или текущую
ячейку.
Указатель можно перемещать по таблице
мышью или с помощью клавиатуры. Ввод
данных и некоторые другие действия по
умолчанию относятся к текущей ячейке.

Блок
(область, диапазон)
— прямоугольная область смежных ячеек.
Блок может состоять из одной или
нескольких ячеек, строк или столбцов.
Адрес блока состоит из координат
противоположных углов, разделенных
двоеточием. Например, А1:С7
— блок из трех столбцов и семи строк, D:F
— блок из всех ячеек столбцов D,
E
и F.

Вместо
четырех тысяч разных способов
форматирования
ячеек теперь
их можно использовать неограниченное
количество, а максимальное число ссылок
на ячейки, составлявшее ранее восемь
тысяч, теперь ограничивается только
объемом доступной памяти.

Excel
2007 поддерживает до 16-ти миллионов цветов.