В excel мои источники данных - Word и Excel - помощь в работе с программами

Примечание:
Мы стараемся как можно оперативнее обеспечивать вас актуальными справочными материалами на вашем языке. Эта страница переведена автоматически, поэтому ее текст может содержать неточности и грамматические ошибки. Для нас важно, чтобы эта статья была вам полезна. Просим вас уделить пару секунд и сообщить, помогла ли она вам, с помощью кнопок внизу страницы. Для удобства также приводим
ссылку на оригинал (на английском языке)
.

В этой статье

Обзор источников данных
Основной источник данных
Дополнительные источники данных
Общие сведения о связи между источником данных и XML-схемы

Обзор источников данных

Все данные, которая появляется в форме, является ли это данные, которые может выбрать пользователь в поле со списком, раскрывающегося списка или поля со списком или данные, которые пользователь добавляет в форму хранятся в форме источников данных. Источник данных состоит из полей и групп. Таким же образом, что содержат папки на жестком диске и упорядочения файлов, полей с данными, пользователи ввели в формах, основанных на шаблоне формы и группы содержат и объединяют эти поля. Пользователь добавит данных к элементам управления в форме и связанные элементы управления для этих полей. Например предположим, что вы разрабатываете шаблона формы для отчета о расходах. При открытии формы на основе шаблона формы, их можно ввести их имена, отчества и фамилии в трех текстовых полях — поле имени в поле для среднего имени и поле для фамилии привязан каждой надписи. Эти поля имя, содержащихся в группу с именем «имя».

Можно просматривать и работа с полями и группами в источнике данных шаблона формы в области задач Источник данных.

1. поле

2. группа

Несмотря на то, что структура источника данных не всегда совпадает с макета шаблона формы, существуют общие сходства, особенно для групп и поля, которые связываются с повторяющимися таблиц, разделы, повторяющиеся разделы и дополнительные разделы. Например таблица или раздел связана с группой в источнике данных, и все элементы управления таблицы или раздела связаны с полями, которые являются частью этой группы. На приведенном ниже рисунке расходы по категориям повторяющуюся таблицу в форме отчета о расходах состоит из трех столбцов, содержащих управляющего элемента выбора даты, текстовое поле Описание и затраты текстового поля. Эти элементы управления связаны для поля даты, описание и поле Сумма соответственно. Сама таблица связана с группой элемента.

Шаблон формы может иметь двух типов источников данных — один, основной источнику данных и при необходимости, один или несколько дополнительных источников данных.

К началу страницы

Основной источник данных

Основной источник данных содержит следующие элементы:

Данные, добавить пользователей при заполнении формы, основанного на шаблоне формы, например данные, они вводятся в текстовое поле. Например пользователь вводит их имена, отчества и фамилии в текстовые поля, которые связаны с полями в основной источник данных.
Данные из подключение к данным в базу данных или веб-службы, который используется для определения источника данных шаблона формы.

Данные в основной источник данных — что пользователей сохранить или отправить при заполнении формы. При сохранении формы пользователями, чтобы они могли отправлять позже, пользователям требуется сохранить данные в основной источник данных.

Создание основного источника данных

При создании шаблона формы Microsoft Office InfoPath автоматически создает основного источника данных. Все шаблоны форм InfoPath содержать один, основной источнику данных. Поля и группы, можно добавить в основной источник данных, в зависимости от типа шаблона формы, которые можно создать:

Шаблон пустая форма Будет добавлен полей и групп основной источник данных с помощью области задач Источник данных или путем перетаскивания элемента управления из области задач элементы управления в представление в шаблоне формы. При перетаскивании элемента управления в представлении InfoPath добавляет основной источник данных в зависимости от типа элемента управления, добавляемого поля и группы. Например при перетаскивании элемента управления текстового поля в шаблон формы InfoPath добавляет поле основного источника данных. При перетаскивании элемента управления повторяющегося раздела в шаблон формы InfoPath добавляет группу основного источника данных. При перетаскивании элемента управления повторяющейся таблицы в шаблон формы InfoPath добавит двумя группами основного источника данных для повторяющейся таблицы и добавляет поля в основной источник данных для каждого столбца в таблице.

Шаблон формы, основанный на XML-документа Приложение InfoPath добавляет полей и групп, сопоставить элементы, определенные в схеме или элементы в документе.

Шаблон формы на основе базы данных Microsoft Office Access или базу данных Microsoft SQL Server InfoPath добавляет основного источника данных, исходя из способа базе данных хранятся полей и групп.

Шаблон формы, основанный на веб-службы Приложение InfoPath добавляет полей и групп, которые сопоставляют схема, предоставленному веб-службы.

Если источник данных, например базы данных или веб-службы — не входит в шаблоне формы, он считается внешним источником данных. Формы InfoPath подключиться к эти внешним источникам данных через подключение к данным.

Изменение основного источника данных

Для основного источника данных, в зависимости от существующего поля или группы в основной источник данных можно добавить дополнительные поля и группы. В следующей таблице представлены добавить существующие поля или группы, на основании значки, которые отображаются в области задач Источник данных.

Значок	Можно добавить
	Вид значка В эту группу можно добавить поля или группы. Этот значок, представляющий любой из группы, который был добавлен основной источник данных с помощью области задач Источник данных или элемент управления, связанных с этой группы, который был перетащить из области задач элементы управления в представление в шаблоне пустая форма.
	Значок поля В этом поле можно добавить только поля. Этот значок, представляющий какой-либо из поля, который был добавлен основной источник данных с помощью области задач Источник данных или элемент управления, связанные с этим полем, которая была перетащить из области задач элементы управления в представление в шаблоне пустая форма.
	Значок группы Защищаемая ячейка Нельзя добавлять поля или группы в эту группу. Эта группа будет зависеть от подключение данных к внешнему источнику данных.
	Значок Блокировка поля Невозможно добавить поля к этому полю. В этом поле будет зависеть от подключение данных к внешнему источнику данных.

При перетаскивании элемента управления в представление в шаблоне формы и этот шаблон формы содержит полей и групп, основанных на подключение к данным, вы должны привязан существующих полей и групп в основной источник данных. InfoPath не добавлять автоматически полей и групп в шаблон формы, содержащей полей и групп, основанные на внешних источников данных. Вы найдете ссылки на дополнительные сведения о добавлении полей и групп в разделе См.

Примечание: Если ваши пользователи уже заполнили формы, основанных на шаблоне формы, перечисленные ниже изменения шаблона формы основной источник данных может привести к потере данных в этих формах:

Перемещение, удаление и переименование поля или группы
Изменение повторяющегося поля или группы на неповторяющееся поле или группу
Изменение типа данных форматированного текста на другой тип данных

Для полей и групп, которые можно изменять вы можете изменить следующие свойства:

Имя Имя поля или группы.

Требования к именам

Каждое имя в основной источник данных должно быть уникальным. Если необходимо использовать то же имя для более одного поля или группы, создать ссылку для этого поля или группы вместо него. При создании ссылки на поля или группы InfoPath создает новую, одинаковые поля или группы, свойства которого связаны со свойствами первого поля или группы. Изменения для одного поля или группы автоматического обновления других, на который указывает ссылка поля или группы. Справочные сведения о группах, как ссылки на поля, содержащие же полей и групп и совместное использование те же свойства.
Имена не могут содержать пробелы.
Имена должны начинаться с буквы или подчеркивания (_), и они могут содержать только буквенно-цифровые символы подчеркивания, дефисов (-) и точки (.).

Дополнение к этим требованиям рекомендуется использовать имя, описывающее содержимое поля или группы. Например если у вас есть группы, содержащий детализированные сведений о расходах, имя группы ItemizedExpense. В поле в группу, которая содержит сумму расходов имя поля расходов.

Тип Определяет, является ли элемент в основной источник данных поля или группы. Поле содержит уникальное значение, а группа содержит другие поля.

Типы полей и групп

Type (Тип)	Когда использовать
Поле (атрибут)	Используйте этот тип для поля, если одно или несколько из следующих условий: Поле не может содержать другие поля или группы. Поле должно быть в поле элемента. Поле не приводится. Поле всегда должно содержать значение. Это поле остается любого типа данных, кроме форматированный текст (XHTML). База данных или веб-службы требует поле атрибута.
Поле (элемент)	Используйте этот тип для поля, если одно или несколько из следующих условий: Поле может содержать другие поля атрибутов. Поле является частью группы. Поле повторяется в группе. База данных или веб-службы требует поле элемента. Поля элемент может быть любой данных введите и может или не может иметь значение по умолчанию.

Группа	Используйте этот тип группы, который может содержать другие поля или группы.
Группа (Выбор)	Используйте этот тип, если группа может содержать только один из нескольких различных типов поля или группы полей. Например предположим, вы разрабатываете шаблона формы, поставщиков в Соединенных Штатах и в странах и регионах в Европейском союзе будет использовать и содержит адрес группа выбора шаблона формы. Группа выбора адрес содержит с полями для адресов в Соединенных Штатах или группу с полями для адресов в стране или регионе на территории Европейского союза. Когда пользователь открывает форму, основанную на этом шаблоне формы, можно выбрать пользователя для ввода адреса в Соединенных Штатах или адреса в другой стране или регионе. В форме отображаются элементы управления, которые связаны с полями в нужную группу.
Полная схема XML или XML-документ	Используйте этот тип элемента, если вы хотите добавить дополнительные схемы XML или XML-документ в указанном расположении в источнике данных.

Тип данных Определяет, какие данные, которые можно хранить в поле.

Список доступных типов данных

Тип данных	Когда использовать
Текст	Используйте этот тип данных для элемента или атрибута поле, содержащее неформатированные текста.
Формат RTF	Используйте этот тип данных для элемента поле, содержащее форматированный текст. Нельзя использовать этот тип данных для полей атрибутов.
Целое число	Используйте этот тип данных для элемента или атрибута поля, содержащий числа без десятичных знаков.
Decimal	Используйте этот тип данных для элемента или атрибута поле, содержащее значения валюты или числа, десятичные значения.
True или False	Используйте этот тип данных для элемента или атрибута поля, которое содержит данные, которые могут быть только одно из двух значений.
Hyperlink	Используйте этот тип данных для элемента или атрибута поле, содержащее универсальный код ресурса (URI), например гиперссылки или пространство имен.
Дата	Используйте этот тип данных для элемента или атрибута поле, содержащее дату календаря.
Времени	Используйте этот тип данных для элемента или атрибута поле, содержащее 24-часовом формате.
Дата и время	Используйте этот тип данных для элемента или атрибута поле, содержащее дату календаря и 24-часовом формате.
Изображение или вложение файла	Используйте этот тип данных для элемента или атрибута поле, которое содержит двоичные данные, например изображения или рисунка.
Другой	Используйте этот тип данных для элемента или атрибута поля с пользовательские типы данных, которые определены с помощью пространства имен. Этот тип данных обычно используется для поля или группы, к которому привязан пользовательский элемент управления. Поле имен данных становится доступен при выборе этого типа данных.

Примечание: В этой таблице показаны только наиболее распространенные XML типы данных используются в шаблоне формы. В приложении InfoPath можно использовать любой тип данных XML 1.0 рекомендаций World Wide Web Consortium (W3C). Чтобы использовать тип данных, который отсутствует в таблице, необходимо извлечь файлы формы для шаблона формы и редактирование файла схемы (XSD). Вы найдете ссылки на дополнительные сведения об извлечении файлов формы для шаблона формы в разделе См.

Пространство имен данных Определяет универсальный идентификатор ресурса (URI) для добавления имен для пользовательского типа данных. Это свойство доступно для элемента или атрибута полей со свойством пользовательский тип данных. При добавлении настраиваемого элемента управления в шаблон формы, это свойство обычно содержит значение, определенное автором настраиваемого элемента управления, привязанный к полю.

Значение по умолчанию Определяет начальное значение поля элемента или атрибута при первом открытии формы пользователем. Можно также добавить формулы, значения по умолчанию, например текущую дату, математическое выражение или ссылку на другое поле.

Повторяющийся Определяет, является ли поле элемента, атрибута поля или группы может возникнуть несколько раз в форме. Список элементов управления, повторяющиеся разделы, повторяющиеся таблицы и элементы управления, которые являются частью повторяющегося раздела или повторяющейся таблицы связаны с повторяющимися полями и повторяющихся групп.

Не могут быть пустыми Определяет, будет ли поле элемента или атрибута должно содержать значение. Если поле не имеет значения, элемент управления, привязанный к этому полю помечается красная звездочка или элементов управления, красным пунктиром. Это свойство доступно только для полей. Не поддерживается для групп.

К началу страницы

Дополнительные источники данных

Дополнительные источники данных, источников данных в форму, содержащих данные, предоставленный через другие данные подключения к внешним источникам данных. Например предположим, что создание шаблона формы для отчета о расходах должны форм, основанных на шаблоне формы для принятия расходы в других валют. Тем не менее валюты данные хранятся в базе данных. Для отображения данных денежных единиц, Добавление подключения данных к базе данных. Данные валют сохраняется в дополнительный источник данных и отображаются в элемент управления списком шаблона формы.

Данные из дополнительные подключения к данным хранятся в дополнительных источников данных и затем отображаются как варианты в элементах управления, например список, поле со списком или раскрывающегося списка, пользователь может выбрать при заполнении формы. При выборе элемента в дополнительный источник данных к полю в основной источник данных копируется выделенного фрагмента.

Дополнительные источники данных отличаются от основного источника данных из следующих способов:

Дополнительные источники данных не являются обязательными в шаблоне формы. Все шаблоны форм необходимо иметь основной источник данных.
Шаблон формы можно имеют один или несколько дополнительных источников данных, но только один, основной источнику данных.
Полей и групп в дополнительный источник данных основаны на способ хранения данных в внешнего источника данных, который подключен к форме с помощью подключения к данным. Невозможно изменить этих полей и групп с помощью InfoPath.
В отличие от основного источника данных дополнительным источникам данных, не сохраняются вместе с формой.
Когда пользователь отправляет заполненной формы данных в дополнительных источников данных обычно не отправляется. Однако можно настроить шаблона формы для отправки данных в дополнительный источник данных для веб-службы с помощью правил или по электронной почте с использованием пользовательского кода.

Создание дополнительных источников данных

При добавлении подключения к данным к внешнему источнику данных, которая возвращает данные в форму InfoPath автоматически создает дополнительный источник данных. Каждого подключения к данным, которые будут добавлены в шаблон формы создается соответствующий дополнительный источник данных. Таким же образом, полей и групп, добавляются в основной источник данных InfoPath добавляет полей и групп дополнительный источник данных. Дополнительный добавляются полей и групп, чтобы они согласуются с принципами, что к внешнему источнику данных хранятся данные источника данных. Можно создать дополнительного подключения данных для указанных ниже действий:

Веб-службы
XML-файл
База данных Microsoft Office Access или базу данных Microsoft SQL Server
Список на сайте под управлением Microsoft Windows SharePoint Services

После добавления подключения к данным в шаблоне формы и создать дополнительный источник данных, вы увидите полей и групп в дополнительный источник данных в области задач Источник данных. В этой области задач с именем подключения к данным, которые следуют вспомогательной в круглых скобках отображается каждый дополнительный источник данных.

Изменение дополнительных источников данных

Так как полей и групп в дополнительных источников данных основаны на данные подключения к внешним источникам данных, нельзя изменить поля и группы в дополнительный источник данных. При просмотре дополнительный источник данных в области задач Источник данных, поля имеют значок заблокированные поле и значок заблокированные группы указывает, что у группы не могут быть изменены.

К началу страницы

Общие сведения о связи между источником данных и XML-схемы

При заполнении формы, основанного на шаблоне формы формы основной и дополнительный источников данных хранятся в виде XML-документов на компьютере пользователя. Структура XML-документа определяется XML-схемы. Схема XML является XML-файл, который определяет структуру и элементы XML-документ, в данном случае формы и данных, которые могут содержать элементы.

При создании шаблонов форм InfoPath автоматически создает схемы XML, которая используется для определения структуры форм, заполняемых пользователей. Элемент XML-схемы соответствует каждого поля или группой в источнике данных. Свойства для каждого поля и группой в источнике данных определяют структуры соответствующие элементы и каждый элемент может содержать данные в результирующем XML-документе. Вы можете просмотреть дополнительные схемы сведения на вкладке сведения в поле Свойства поля или группы диалоговое окно, которое можно открыть, дважды щелкнув поля или группы в области задач Источник данных.

К началу страницы

Источник

Содержание

Определение источников данных, используемых в модели данных книги
Дополнительные сведения
Создание сводной таблицы с внешним источником данных
Подключение к новому внешнему источнику данных
Как сделать сводную таблицу в Excel: пошаговая инструкция
Создание сводной таблицы в Excel
Работа со сводными таблицами в Excel
Источник данных сводной таблицы Excel
Обновление данных в сводной таблице Excel

Определение источников данных, используемых в модели данных книги

Если вы работаете с данными, добавленными в модель Excel данных, иногда вы можете не отслеживать, какие таблицы и источники данных были добавлены в модель данных.

Примечание: Убедитесь, что вы включили надстройку Power Pivot. Дополнительные сведения см. в том, как запустить надстройку Power Pivot для Excel.

Чтобы точно определить, какие данные есть в модели, выполните следующие простые действия:

В Excel щелкните Power Pivot > Управление, чтобы открыть окно Power Pivot.

Просмотрите вкладки в окне Power Pivot.

Каждая вкладка содержит таблицу в вашей модели. Столбцы в каждой таблице отображаются в качестве полей в списке полей сводной таблицы. Любой серый столбец скрыт от клиентских приложений.

Чтобы просмотреть происхождение таблицы, щелкните Свойства таблицы.

Если Свойства таблицы затемнены и вкладка содержит значок ссылки, указывающей на связанную таблицу, данные происходят из листа в таблице, а не из внешнего источника данных.

Для всех остальных типов данных в диалоговом окне Изменить свойства таблицы отображаются имя подключения и запрос, используемые для извлечения данных. Запомните или запишите имя подключения, а затем используйте диспетчер подключений в приложении Excel, чтобы определить сетевой ресурс и базу данных, используемые в подключении:

в Excel щелкните Данные > Подключения;

выберите подключение, используемое для заполнения таблицы в модели;

щелкните Свойства > Определение, чтобы просмотреть строку подключения.

Примечание: Модели данных были введены в Excel 2013. Вы можете использовать их для создания сводных таблиц, сводных диаграмм и отчетов Power View, визуализирующих данные из нескольких таблиц. Дополнительные сведения о моделях данных можно узнать в Excel.

Дополнительные сведения

Вы всегда можете задать вопрос специалисту Excel Tech Community или попросить помощи в сообществе Answers community.

Источник

Создание сводной таблицы с внешним источником данных

Возможность анализировать все данные может помочь вам принимать более лучшие бизнес-решения. Но иногда трудно понять, с чем начать, особенно при наличии большого объема данных, хранящихся за пределами Excel, например в базе данных Microsoft Access или Microsoft SQL Server или в файле куба OLAP. В этом случае вы подключитесь к внешнему источнику данных, а затем создадите сводную таблицу для суммирования, анализа, изучения и представления данных.

Вот как создать сводную таблицу с помощью существующего подключения к внешним данным:

Щелкните любую ячейку на листе.

Выберите Вставка > Сводная таблица.

В диалоговом окне Создание сводной таблицы щелкните Из внешнего источника данных.

Выберите вариант Выбрать подключение.

На вкладке «Подключения» в окне «Показать» оставьте флажок «Все подключения» или выберите категорию подключения с источником данных, к которому вы хотите подключиться.

Чтобы повторно использовать существующее подключение или поделиться с этим подключением, используйте подключение из connections в этой книге.

В списке подключений выберите нужное подключение и нажмите кнопку » Открыть».

В разделе «Выбор места размещения отчета сводной таблицы» выберите расположение.

Чтобы поместить сводную таблицу на новый лист, начиная с ячейки A1, выберите » Создать лист».

Чтобы поместить сводную таблицу на активный лист, выберите «Существующий лист «, а затем в поле «Расположение» введите ячейку, в которой будет запущена сводная таблица.

Нажмите кнопку ОК.

Excel добавляет пустую сводную таблицу и отображает список полей, чтобы можно было отобразить нужные поля и изменить их порядок для создания собственного макета.

В разделе списка полей установите флажок рядом с именем поля, чтобы поместить поле в область по умолчанию в разделе областей списка полей.

Как правило, в область «Строки» добавляются нечисловые поля, в область «Значения» добавляются числовые поля, а в область «Столбцы» — поля даты и времени. При необходимости поля можно переместить в другую область.

Совет: Можно также щелкнуть правой кнопкой мыши имя поля, а затем выбрать «Добавить в фильтр отчета «, «Добавить в метки столбцов «, «Добавить в метки строк» или «Добавить в значения «, чтобы поместить поле в эту область раздела областей, или перетащить поле из раздела поля в область в разделе областей.

Используйте список полей для дальнейшего проектирования макета и формата сводной таблицы, щелкнув правой кнопкой мыши поля в разделе областей, а затем выбрав нужные области или перетащив поля между областями в разделе областей.

Подключение к новому внешнему источнику данных

Чтобы создать подключение внешних данных к SQL Server и импортировать данные в Excel в виде таблицы или сводной таблицы, выполните следующие действия.

Щелкните «> из других источников».

Щелкните нужное подключение.

Щелкните «SQL Server«, чтобы создать подключение к SQL Server таблице.

Щелкните «Из служб Analysis Services«, чтобы создать подключение к SQL Server analysis.

В мастере подключения к данным выполните действия по установке подключения.

На странице 1 введите сервер базы данных и укажите способ входа на сервер.

На странице 2 введите базу данных, таблицу или запрос, содержащий нужные данные.

На странице 3 введите файл подключения, который вы хотите создать.

Чтобы создать новое подключение к базе данных Access и импортировать данные в Excel в виде таблицы или сводной таблицы, сделайте следующее:

Щелкните «> из Access».

В диалоговом окне «Выбор источника данных» найдите базу данных, к которой нужно подключиться, и нажмите кнопку «Открыть».

В диалоговом окне «Выбор таблицы» выберите таблицу и нажмите кнопку «ОК «.

Если таблиц несколько, установите флажок «Включить выбор нескольких таблиц», чтобы установить флажки нужных таблиц, а затем нажмите кнопку » ОК».

В диалоговом окне «Импорт данных» выберите способ просмотра данных в книге и место их размещения, а затем нажмите кнопку «ОК «.

Таблицы автоматически добавляются в модель данных, а база данных Access добавляется в подключения к книге.

Источник

Как сделать сводную таблицу в Excel: пошаговая инструкция

Сводные таблицы – один из самых эффективных инструментов в MS Excel. С их помощью можно в считанные секунды преобразовать миллион строк данных в краткий отчет. Помимо быстрого подведения итогов, сводные таблицы позволяют буквально «на лету» изменять способ анализа путем перетаскивания полей из одной области отчета в другую.

Cводная таблица в Эксель – это также один из самых недооцененных инструментов. Большинство пользователей не подозревает, какие возможности находятся в их руках. Представим, что сводные таблицы еще не придумали. Вы работаете в компании, которая продает свою продукцию различным клиентам. Для простоты в ассортименте только 4 позиции. Продукцию регулярно покупает пара десятков клиентов, которые находятся в разных регионах. Каждая сделка заносится в базу данных и представляет отдельную строку.

Ваш директор дает указание сделать краткий отчет о продажах всех товаров по регионам (областям). Решить задачу можно следующим образом.

Вначале создадим макет таблицы, то есть шапку, состоящую из уникальных значений товаров и регионов. Сделаем копию столбца с товарами и удалим дубликаты. Затем с помощью специальной вставки транспонируем столбец в строку. Аналогично поступаем с областями, только без транспонирования. Получим шапку отчета.

Данную табличку нужно заполнить, т.е. просуммировать выручку по соответствующим товарам и регионам. Это нетрудно сделать с помощью функции СУММЕСЛИМН. Также добавим итоги. Получится сводный отчет о продажах в разрезе область-продукция.

Вы справились с заданием и показываете отчет директору. Посмотрев на таблицу, он генерирует сразу несколько замечательных идей.

— Можно ли отчет сделать не по выручке, а по прибыли?

— Можно ли товары показать по строкам, а регионы по столбцам?

— Можно ли такие таблицы делать для каждого менеджера в отдельности?

Даже если вы опытный пользователь Excel, на создание новых отчетов потребуется немало времени. Это уже не говоря о возможных ошибках. Однако если вы знаете, как сделать сводную таблицу в Эксель, то ответите: да, мне нужно 5 минут, возможно, меньше.

Рассмотрим, как создать сводную таблицу в Excel.

Создание сводной таблицы в Excel

Открываем исходные данные. Сводную таблицу можно строить по обычному диапазону, но правильнее будет преобразовать его в таблицу Excel. Это сразу решит вопрос с автоматическим захватом новых данных. Выделяем любую ячейку и переходим во вкладку Вставить. Слева на ленте находятся две кнопки: Сводная таблица и Рекомендуемые сводные таблицы.

Если Вы не знаете, каким образом организовать имеющиеся данные, то можно воспользоваться командой Рекомендуемые сводные таблицы. Эксель на основании ваших данных покажет миниатюры возможных макетов.

Кликаете на подходящий вариант и сводная таблица готова. Остается ее только довести до ума, так как вряд ли стандартная заготовка полностью совпадет с вашими желаниями. Если же нужно построить сводную таблицу с нуля, или у вас старая версия программы, то нажимаете кнопку Сводная таблица. Появится окно, где нужно указать исходный диапазон (если активировать любую ячейку Таблицы Excel, то он определится сам) и место расположения будущей сводной таблицы (по умолчанию будет выбран новый лист).

Обычно ничего менять здесь не нужно. После нажатия Ок будет создан новый лист Excel с пустым макетом сводной таблицы.

Макет таблицы настраивается в панели Поля сводной таблицы, которая находится в правой части листа.

В верхней части панели находится перечень всех доступных полей, то есть столбцов в исходных данных. Если в макет нужно добавить новое поле, то можно поставить галку напротив – эксель сам определит, где должно быть размещено это поле. Однако угадывает далеко не всегда, поэтому лучше перетащить мышью в нужное место макета. Удаляют поля также: снимают флажок или перетаскивают назад.

Сводная таблица состоит из 4-х областей, которые находятся в нижней части панели: значения, строки, столбцы, фильтры. Рассмотрим подробней их назначение.

Область значений – это центральная часть сводной таблицы со значениями, которые получаются путем агрегирования выбранным способом исходных данных.

В большинстве случае агрегация происходит путем Суммирования. Если все данные в выбранном поле имеют числовой формат, то Excel назначит суммирование по умолчанию. Если в исходных данных есть хотя бы одна текстовая или пустая ячейка, то вместо суммы будет подсчитываться Количество ячеек. В нашем примере каждая ячейка – это сумма всех соответствующих товаров в соответствующем регионе.

В ячейках сводной таблицы можно использовать и другие способы вычисления. Их около 20 видов (среднее, минимальное значение, доля и т.д.). Изменить способ расчета можно несколькими способами. Самый простой, это нажать правой кнопкой мыши по любой ячейке нужного поля в самой сводной таблице и выбрать другой способ агрегирования.

Область строк – названия строк, которые расположены в крайнем левом столбце. Это все уникальные значения выбранного поля (столбца). В области строк может быть несколько полей, тогда таблица получается многоуровневой. Здесь обычно размещают качественные переменные типа названий продуктов, месяцев, регионов и т.д.

Область столбцов – аналогично строкам показывает уникальные значения выбранного поля, только по столбцам. Названия столбцов – это также обычно качественный признак. Например, годы и месяцы, группы товаров.

Область фильтра – используется, как ясно из названия, для фильтрации. Например, в самом отчете показаны продукты по регионам. Нужно ограничить сводную таблицу какой-то отраслью, определенным периодом или менеджером. Тогда в область фильтров помещают поле фильтрации и там уже в раскрывающемся списке выбирают нужное значение.

С помощью добавления и удаления полей в указанные области вы за считанные секунды сможете настроить любой срез ваших данных, какой пожелаете.

Посмотрим, как это работает в действии. Создадим пока такую же таблицу, как уже была создана с помощью функции СУММЕСЛИМН. Для этого перетащим в область Значения поле «Выручка», в область Строки перетащим поле «Область» (регион продаж), в Столбцы – «Товар».

В результате мы получаем настоящую сводную таблицу.

На ее построение потребовалось буквально 5-10 секунд.

Работа со сводными таблицами в Excel

Изменить существующую сводную таблицу также легко. Посмотрим, как пожелания директора легко воплощаются в реальность.

Заменим выручку на прибыль.

Товары и области меняются местами также перетягиванием мыши.

Для фильтрации сводных таблиц есть несколько инструментов. В данном случае просто поместим поле «Менеджер» в область фильтров.

На все про все ушло несколько секунд. Вот, как работать со сводными таблицами. Конечно, не все задачи столь тривиальные. Бывают и такие, что необходимо использовать более замысловатый способ агрегации, добавлять вычисляемые поля, условное форматирование и т.д. Но об этом в другой раз.

Источник данных сводной таблицы Excel

Для успешной работы со сводными таблицами исходные данные должны отвечать ряду требований. Обязательным условием является наличие названий над каждым полем (столбцом), по которым эти поля будут идентифицироваться. Теперь полезные советы.

1. Лучший формат для данных – это Таблица Excel. Она хороша тем, что у каждого поля есть наименование и при добавлении новых строк они автоматически включаются в сводную таблицу.

2. Избегайте повторения групп в виде столбцов. Например, все даты должны находиться в одном поле, а не разбиты по месяцам в отдельных столбцах.

3. Уберите пропуски и пустые ячейки иначе данная строка может выпасть из анализа.

4. Применяйте правильное форматирование к полям. Числа должны быть в числовом формате, даты должны быть датой. Иначе возникнут проблемы при группировке и математической обработке. Но здесь эксель вам поможет, т.к. сам неплохо определяет формат данных.

В целом требований немного, но их следует знать.

Обновление данных в сводной таблице Excel

Если внести изменения в источник (например, добавить новые строки), сводная таблица не изменится, пока вы ее не обновите через правую кнопку мыши

или
через команду во вкладке Данные – Обновить все.

Так сделано специально из-за того, что сводная таблица занимает много места в оперативной памяти. Чтобы расходовать ресурсы компьютера более экономно, работа идет не напрямую с источником, а с кэшем, где находится моментальный снимок исходных данных.

Зная, как делать сводные таблицы в Excel даже на таком базовом уровне, вы сможете в разы увеличить скорость и качество обработки больших массивов данных.

Ниже находится видеоурок о том, как в Excel создать простую сводную таблицу.

Источник

Содержание

Как это работает
Подключаем внешние данные из интернет
Импорт внешних данных Excel 2010
Отличите нового и старого мастера импорта
Пример работы функции БИЗВЛЕЧЬ при выборке данных из таблицы Excel
Примеры использования функции БИЗВЛЕЧЬ в Excel
Тип данных: Числовые значения MS Excel
Классификация типов данных
Текстовые значения
Дата и время
Логические данные
Разновидности типов данных
Число
Текст
Ошибки
Подключение к внешним данным
Подключение к базе данных
Импорт данных из базы данных Microsoft Access
Импорт данных с веб-страницы
Копировать-вставить данные из Интернета
Импорт данных из текстового файла
Импорт данных из другой книги
Импорт данных из других источников
Задача для получения данных в Excel

Как это работает

Инструменты для импорта расположены во вкладке меню «Данные».
Если подключение отключено, перейдите:
Далее:
На вкладке «Центр управления» перейдите:

Подключаем внешние данные из интернет

В Excel 2013 и более поздних версиях, по умолчанию для импорта информации из внешних источников используется надстройка Power Query. Как это работает? Перейдите:
Пропишите адрес сайта, с которого импортируются данные:
Выберите что отобразится, нажмите кнопку «Загрузить».
Информация подгрузится в лист Excel. Работайте с ними как с простым документом: используйте формулы графики, сводные таблицы.
Для обновления нажмите ПКМ по таблице:
Или:

Импорт внешних данных Excel 2010

Перейдите:
В новом окне пропишите адрес сайта. Получите информацию из областей страницы, где проставлены желтые ярлыки. Отметьте их мышкой, нажмите «Импорт».
Отметьте пункт «Обновление». Тогда внешняя информация обновится автоматически.

Отличите нового и старого мастера импорта

Преимущества Power Query:

Поддерживается работа с большим числом страниц;
Промежуточная обработка информации перед загрузкой на лист;
Информация импортируется быстрее.

Как создать базу данных в Excel? Базой данных в программе Excel считается таблица, которая была создана с учетом определенных требований:

Заголовки таблицы должны находиться в первой строке.
Любая последующая строка должна содержать хотя бы одну непустую ячейку.
Объединения ячеек в любых строках запрещены.
Для каждой ячейки каждого столбца должен быть определен единый тип хранящихся данных.
Диапазон базы данных должен быть отформатирован в качестве списка и иметь свое имя.

Таким образом, практически любая таблица в Excel может быть преобразована в базу данных. Ее строки являются записями, а столбцы – полями данных.

Функция БИЗВЛЕЧЬ хорошо работает с корректно отформатированными таблицами.

Примеры использования функции БИЗВЛЕЧЬ в Excel

Пример 1. В таблице, которую можно рассматривать как БД, содержатся данные о различных моделях смартфонов. Найти название бренда смартфона, который содержит процессор с минимальным числом ядер.

Вид таблиц данных и критериев:

В ячейке B2 запишем условие отбора данных следующим способом:

=МИН(СТОЛБЕЦ(B1))

Данный вариант записи позволяет унифицировать критерий для поиска данных в изменяющейся таблице (если число записей будет увеличиваться или уменьшаться со временем).

В результате получим следующее:

В ячейке A4 запишем следующую формулу:

Описание аргументов:

A8:F15 – диапазон ячеек, в которых хранится БД;
1 – числовое указание номера поля (столбца), из которого будет выводиться значение (необходимо вывести Бренд);
A2:F3 – диапазон ячеек, в которых хранится таблица критериев.

Результат вычислений:

При изменении значений в таблице параметров условий мы будем автоматически получать выборку соответственных им результатов.

Тип данных: Числовые значения MS Excel

Числовые значения, в отличие от текстовых, можно и складывать и умножать и вообще, применять к ним весь богатый арсенал экселевских средств по обработке данных. После ввода в пустую ячейку MS Excel, числовые значения выравнивается по правой границе ячейки.

Фактически, к числовым типам данных относятся:

сами числа (и целые и дробные и отрицательные и даже записанные в виде процентов)
дата и время

Несколько особенностей числовых типов данных

Если введенное число не помещается в ячейку, то оно будет представлено в экспоненциальной форму представления, здорово пугающей неподготовленных пользователей. Например, гигантское число 4353453453453450 х 54545 в ячейку будет записано в виде 2,37459Е+20. Но, как правило в «жизни» появление «странных чисел» в ячейках excel свидетельствует о простой ошибке.

Если число или дата не помещается в ячейку целиком, вместо цифр в ней появляются символы ###. В этом случае «лечение» ещё более простое — нужно просто увеличить ширину столбца таблицы.

Иногда есть необходимостью записать число как текст, например в случае записи всевозможных артикулов товаров и т.п. дело в том, что если вы запишите 000335 в ячейку, Excel посчитав это значение числом, сразу же удалит нули, превратив артикул в 335. Чтобы этого не произошло, просто поместите число в кавычки — это будет сигналом для Excel, что содержимое ячейки надо воспринимать как текст, то есть выводить также, как его ввел пользователь. Естественно, производить с таким числом математических операций нельзя.

Что представляет собой дата в MS Excel?

Если с числами все более-менее понятно, то даты имеют несколько особенностей, о которых стоит упомянуть. Для начала, что такое «дата» с точки зрения MS Excel? На самом деле все не так уж и просто.

Дата в Excel — это число дней, отсчитанных до сегодняшнего дня, от некой начальной даты. По умолчанию этой начальной датой считается 1 января 1900 года.

А что же текущее время? Ещё интереснее — за точку отсчета каждых суток берется 00:00:00, которое представляется как 1. А дальше, эта единичка уменьшается, по мере того как уменьшается оставшееся в сутках время. Например 12.00 дня это с точки зрения MS Excel 0,5 (прошла половина суток), а 18.00 — 0,25 (прошли 3 четверти суток).

В итоге, дата 17 июня 2019 года, 12:30, «языком экселя» выглядит как 43633 (17.06.19) + 0,52 (12:30), то есть число 43633,52.

Как превратить число в текст? Поместите его в кавычки!

Классификация типов данных

Тип данных — это характеристика информации, хранимой на листе. На основе этой характеристики программа определяет, каким образом обрабатывать то или иное значение.

Типы данных делятся на две большие группы: константы и формулы. Отличие между ними состоит в том, что формулы выводят значение в ячейку, которое может изменяться в зависимости от того, как будут изменяться аргументы в других ячейках. Константы – это постоянные значения, которые не меняются.

В свою очередь константы делятся на пять групп:

Текст;
Числовые данные;
Дата и время;
Логические данные;
Ошибочные значения.

Текстовые значения

Текстовый тип содержит символьные данные и не рассматривается Excel, как объект математических вычислений. Это информация в первую очередь для пользователя, а не для программы. Текстом могут являться любые символы, включая цифры, если они соответствующим образом отформатированы. В языке DAX этот вид данных относится к строчным значениям. Максимальная длина текста составляет 268435456 символов в одной ячейке.

Для ввода символьного выражения нужно выделить ячейку текстового или общего формата, в которой оно будет храниться, и набрать текст с клавиатуры. Если длина текстового выражения выходит за визуальные границы ячейки, то оно накладывается поверх соседних, хотя физически продолжает храниться в исходной ячейке.

Дата и время

Ещё одним типом данных является формат времени и даты. Это как раз тот случай, когда типы данных и форматы совпадают. Он характеризуется тем, что с его помощью можно указывать на листе и проводить расчеты с датами и временем. Примечательно, что при вычислениях этот тип данных принимает сутки за единицу. Причем это касается не только дат, но и времени. Например, 12:30 рассматривается программой, как 0,52083 суток, а уже потом выводится в ячейку в привычном для пользователя виде.

Существует несколько видов форматирования для времени:

ч:мм:сс;
ч:мм;
ч:мм:сс AM/PM;
ч:мм AM/PM и др.

Аналогичная ситуация обстоит и с датами:

ДД.ММ.ГГГГ;
ДД.МММ
МММ.ГГ и др.

Есть и комбинированные форматы даты и времени, например ДД:ММ:ГГГГ ч:мм.

Также нужно учесть, что программа отображает как даты только значения, начиная с 01.01.1900.

Логические данные

Довольно интересным является тип логических данных. Он оперирует всего двумя значениями: «ИСТИНА» и «ЛОЖЬ». Если утрировать, то это означает «событие настало» и «событие не настало». Функции, обрабатывая содержимое ячеек, которые содержат логические данные, производят те или иные вычисления.

Разновидности типов данных

Выделяются две большие группы типов данных:

константы – неизменные значения;
формулы – значения, которые меняются в зависимости от изменения других.

В группу “константы” входят следующие типы данных:

числа;
текст;
дата и время;
логические данные;
ошибки.

Число

Этот тип данных применяется в различных расчетах. Как следует из названия, здесь предполагается работа с числами, и для которых может быть задан один из следующих форматов ячеек:

числовой;
денежный;
финансовый;
процентный;
дробный;
экспоненциальный.

Формат ячейки можно задать двумя способами:

Во вкладке “Главная” в группе инструментов “Число” нажимаем по стрелке рядом с текущим значением и в раскрывшемся списке выбираем нужный вариант.
В окне форматирования (вкладка “Число”), в которое можно попасть через контекстное меню ячейки.

Для каждого из форматов, перечисленных выше (за исключением дробного), можно задать количество знаков после запятой, а для числового – к тому же, включить разделитель групп разрядов.

Чтобы ввести значение в ячейку, достаточно просто выделить ее (с нужным форматом) и набрать с помощью клавиш на клавиатуре нужные символы (либо вставить ранее скопированные данные из буфера обмена). Или можно выделить ячейку, после чего ввести нужные символы в строке формул.

Также можно поступить наоборот – сначала ввести значение в нужной ячейке, а формат поменять после.

Текст

Данный тип данных не предназначен для выполнения расчетов и носит исключительно информационный характер. В качестве текстового значения могут использоваться любые знаки, цифры и т.д.

Ввод текстовой информации происходит таким же образом, как и числовой. Если текст не помещается в рамках выбранной ячейки, он будет перекрывать соседние (если они пустые).

Ошибки

В некоторых случаях пользователь может видеть в Excel ошибки, которые бывают следующих видов:

#ДЕЛ/О! – результат деления на число 0
#Н/Д – введены недопустимые данные;

#ЗНАЧ! – использование неправильного вида аргумента в функции;

#ЧИСЛО! – неверное числовое значение;

#ССЫЛКА! – удалена ячейка, на которую ссылалась формула;

#ИМЯ? – неправильное имя в формуле;

#ПУСТО! – неправильно указан адрес дапазона.

Подключение к внешним данным

Вы можете получить доступ к внешним источникам через вкладку Данные, группу Получить и преобразовать данные. Подключения к данным хранятся вместе с книгой, и вы можете просмотреть их, выбрав пункт Данные –> Запросы и подключения.

Подключение к данным может быть отключено на вашем компьютере. Для подключения данных пройдите по меню Файл –> Параметры –> Центр управления безопасностью –> Параметры центра управления безопасностью –> Внешнее содержимое. Установите переключатель на одну из опций: включить все подключения к данным (не рекомендуется) или запрос на подключение к данным.

Настройка доступа к внешним данным; чтобы увеличить изображение кликните на нем правой кнопкой мыши и выберите Открыть картинку в новой вкладке

Подробнее о подключении к внешним источникам данных см. Кен Пульс и Мигель Эскобар. Язык М для Power Query. При использовании таблиц, подключенных к данным можно переставлять и удалять столбцы, не изменяя запрос. Excel продолжает сопоставлять запрошенные данные с правильными столбцами. Однако ширина столбцов обычно автоматически устанавливается при обновлении. Чтобы запретить Excel автоматически устанавливать ширину столбцов Таблицы при обновлении, щелкните правой кнопкой мыши в любом месте Таблицы и пройдите по меню Конструктор –> Данные из внешней таблицы –> Свойства, а затем снимите флажок Задать ширину столбца.

Свойства Таблицы, подключенной к внешним данным

Подключение к базе данных

Для подключения к базе данных SQL Server выберите Данные –> Получить данные –> Из базы данных –> Из базы данных SQL Server. Появится мастер подключения к данным, предлагающий элементы управления для указания имени сервера и типа входа, который будет использоваться для открытия соединения. Обратитесь к своему администратору SQL Server или ИТ-администратору, чтобы узнать, как ввести учетные данные для входа.

Подключение к базе данных SQL Server

При импорте данных в книгу Excel их можно загрузить в модель данных, предоставив доступ к ним другим инструментам анализа, таким как Power Pivot.

Существует много различных типов доступных источников данных, и иногда шаблоны соединений по умолчанию, представленные Excel, не работают.

Импорт данных из базы данных Microsoft Access

Мы научимся импортировать данные из базы данных MS Access. Следуйте инструкциям ниже

Шаг 1 – Откройте новую пустую книгу в Excel.

Шаг 2 – Перейдите на вкладку ДАННЫЕ на ленте.

Шаг 3 – Нажмите « Доступ» в группе «Получить внешние данные». Откроется диалоговое окно « Выбор источника данных ».

Шаг 4 – Выберите файл базы данных Access, который вы хотите импортировать. Файлы базы данных Access будут иметь расширение .accdb.

Откроется диалоговое окно «Выбор таблицы», в котором отображаются таблицы, найденные в базе данных Access. Вы можете импортировать все таблицы в базе данных одновременно или импортировать только выбранные таблицы на основе ваших потребностей анализа данных.

Шаг 5 – Установите флажок Включить выбор нескольких таблиц и выберите все таблицы.

Шаг 6 – Нажмите ОК. Откроется диалоговое окно « Импорт данных ».

Как вы заметили, у вас есть следующие опции для просмотра данных, которые вы импортируете в свою рабочую книгу:

Таблица

Отчет сводной таблицы

PivotChart

Power View Report

У вас также есть возможность – только создать соединение . Далее отчет по сводной таблице выбран по умолчанию.

Excel также дает вам возможность поместить данные в вашу книгу –

Существующий лист

Новый лист

Вы найдете еще один флажок, который установлен и отключен. Добавьте эти данные в модель данных . Каждый раз, когда вы импортируете таблицы данных в свою книгу, они автоматически добавляются в модель данных в вашей книге. Вы узнаете больше о модели данных в следующих главах.

Вы можете попробовать каждый из вариантов, чтобы просмотреть импортируемые данные и проверить, как эти данные отображаются в вашей рабочей книге.

Если вы выберете « Таблица» , опция «Существующая рабочая таблица» будет отключена, будет выбрана опция « Новая рабочая таблица», и Excel создаст столько таблиц, сколько будет импортировано таблиц из базы данных. Таблицы Excel отображаются в этих таблицах.

Если вы выберете Отчет сводной таблицы , Excel импортирует таблицы в рабочую книгу и создаст пустую сводную таблицу для анализа данных в импортированных таблицах. У вас есть возможность создать сводную таблицу на существующем листе или новом листе.

Таблицы Excel для импортированных таблиц данных не будут отображаться в книге. Однако вы найдете все таблицы данных в списке полей сводной таблицы вместе с полями в каждой таблице.

Если вы выберете PivotChart , Excel импортирует таблицы в рабочую книгу и создаст пустую PivotChart для отображения данных в импортированных таблицах. У вас есть возможность создать сводную диаграмму на существующем или новом листе.

Таблицы Excel для импортированных таблиц данных не будут отображаться в книге. Однако вы найдете все таблицы данных в списке полей PivotChart вместе с полями в каждой таблице.

Если вы выберите Power View Report , Excel импортирует таблицы в рабочую книгу и создаст Power View Report в новой рабочей таблице. В последующих главах вы узнаете, как использовать отчеты Power View для анализа данных.

Таблицы Excel для импортированных таблиц данных не будут отображаться в книге. Однако вы найдете все таблицы данных в списке полей Power View Report вместе с полями в каждой таблице.

Если вы выберете опцию – Только создать соединение , между базой данных и вашей книгой будет установлено соединение для передачи данных. Таблицы или отчеты не отображаются в книге. Однако импортированные таблицы по умолчанию добавляются в модель данных в вашей книге.

Вам необходимо выбрать любой из этих параметров в зависимости от вашего намерения импортировать данные для анализа данных. Как вы заметили выше, независимо от выбранной вами опции, данные импортируются и добавляются в модель данных в вашей рабочей книге.

Если вы выберете « Таблица» , опция «Существующая рабочая таблица» будет отключена, будет выбрана опция « Новая рабочая таблица», и Excel создаст столько таблиц, сколько будет импортировано таблиц из базы данных. Таблицы Excel отображаются в этих таблицах.

Если вы выберете Отчет сводной таблицы , Excel импортирует таблицы в рабочую книгу и создаст пустую сводную таблицу для анализа данных в импортированных таблицах. У вас есть возможность создать сводную таблицу на существующем листе или новом листе.

Таблицы Excel для импортированных таблиц данных не будут отображаться в книге. Однако вы найдете все таблицы данных в списке полей сводной таблицы вместе с полями в каждой таблице.

Если вы выберете PivotChart , Excel импортирует таблицы в рабочую книгу и создаст пустую PivotChart для отображения данных в импортированных таблицах. У вас есть возможность создать сводную диаграмму на существующем или новом листе.

Таблицы Excel для импортированных таблиц данных не будут отображаться в книге. Однако вы найдете все таблицы данных в списке полей PivotChart вместе с полями в каждой таблице.

Если вы выберите Power View Report , Excel импортирует таблицы в рабочую книгу и создаст Power View Report в новой рабочей таблице. В последующих главах вы узнаете, как использовать отчеты Power View для анализа данных.

Таблицы Excel для импортированных таблиц данных не будут отображаться в книге. Однако вы найдете все таблицы данных в списке полей Power View Report вместе с полями в каждой таблице.

Если вы выберете опцию – Только создать соединение , между базой данных и вашей книгой будет установлено соединение для передачи данных. Таблицы или отчеты не отображаются в книге. Однако импортированные таблицы по умолчанию добавляются в модель данных в вашей книге.

Вам необходимо выбрать любой из этих параметров в зависимости от вашего намерения импортировать данные для анализа данных. Как вы заметили выше, независимо от выбранной вами опции, данные импортируются и добавляются в модель данных в вашей рабочей книге.

Импорт данных с веб-страницы

Иногда вам может понадобиться использовать данные, которые обновляются на веб-сайте. Вы можете импортировать данные из таблицы на веб-сайте в Excel.

Шаг 1 – Откройте новую пустую книгу в Excel.

Шаг 2 – Перейдите на вкладку ДАННЫЕ на ленте.

Шаг 3 – Нажмите « Из Интернета» в группе « Получить внешние данные ». Откроется диалоговое окно « Новый веб-запрос ».

Шаг 4 – Введите URL-адрес веб-сайта, с которого вы хотите импортировать данные, в поле рядом с адресом и нажмите «Перейти».

Шаг 5 – Данные на сайте появляются. Рядом с данными таблицы будут отображаться желтые значки со стрелками, которые можно импортировать.

Шаг 6 – Нажмите желтые значки, чтобы выбрать данные, которые вы хотите импортировать. Это превращает желтые значки в зеленые поля с галочкой, как показано на следующем снимке экрана.

Шаг 7 – Нажмите кнопку «Импорт» после того, как вы выбрали то, что вы хотите.

Откроется диалоговое окно « Импорт данных ».

Шаг 8 – Укажите, куда вы хотите поместить данные и нажмите Ok.

Шаг 9 – Организовать данные для дальнейшего анализа и / или представления.

Копировать-вставить данные из Интернета

Другой способ получения данных с веб-страницы – копирование и вставка необходимых данных.

Шаг 1 – Вставьте новый лист.

Шаг 2 – Скопируйте данные с веб-страницы и вставьте их на лист.

Шаг 3 – Создайте таблицу с вставленными данными.

Импорт данных из текстового файла

Если у вас есть данные в файлах .txt или .csv или .prn , вы можете импортировать данные из этих файлов, рассматривая их как текстовые файлы. Следуйте инструкциям ниже

Шаг 1 – Откройте новый лист в Excel.

Шаг 2 – Перейдите на вкладку ДАННЫЕ на ленте.

Шаг 3 – Нажмите « Из текста» в группе «Получить внешние данные». Откроется диалоговое окно « Импорт текстового файла ».

Вы можете видеть, что текстовые файлы с расширениями .prn, .txt и .csv принимаются.

Шаг 4 – Выберите файл. Имя выбранного файла появится в поле Имя файла. Кнопка «Открыть» изменится на кнопку «Импорт».

Шаг 5 – Нажмите кнопку «Импорт». Мастер импорта текста – появляется диалоговое окно « Шаг 1 из 3 ».

Шаг 6 – Выберите опцию «С разделителями», чтобы выбрать тип файла, и нажмите «Далее».

Откроется мастер импорта текста – шаг 2 из 3 .

Шаг 7 – В разделе «Разделители» выберите « Другое» .

Шаг 8 – В поле рядом с Другой введите | (Это разделитель в текстовом файле, который вы импортируете).

Шаг 9 – Нажмите Далее.

Откроется мастер импорта текста – шаг 3 из 3 .

Шаг 10 – В этом диалоговом окне вы можете установить формат данных столбца для каждого из столбцов.

Шаг 11. После завершения форматирования данных столбцов нажмите кнопку «Готово». Откроется диалоговое окно « Импорт данных ».

Вы увидите следующее –

Таблица выбрана для просмотра и отображается серым цветом. Таблица – единственный вариант просмотра, который у вас есть в этом случае.

Вы можете поместить данные либо в существующий рабочий лист, либо в новый рабочий лист.

Вы можете установить или не устанавливать флажок Добавить эти данные в модель данных.

Нажмите OK после того, как вы сделали выбор.

Таблица выбрана для просмотра и отображается серым цветом. Таблица – единственный вариант просмотра, который у вас есть в этом случае.

Вы можете поместить данные либо в существующий рабочий лист, либо в новый рабочий лист.

Вы можете установить или не устанавливать флажок Добавить эти данные в модель данных.

Нажмите OK после того, как вы сделали выбор.

Данные появятся на указанном вами листе. Вы импортировали данные из текстового файла в книгу Excel.

Импорт данных из другой книги

Возможно, вам придется использовать данные из другой книги Excel для анализа данных, но кто-то другой может поддерживать другую книгу.

Чтобы получать последние данные из другой книги, установите соединение данных с этой книгой.

Шаг 1 – Нажмите DATA> Соединения в группе Соединения на ленте.

Откроется диалоговое окно « Подключения к книге».

Шаг 2. Нажмите кнопку «Добавить» в диалоговом окне «Подключения к книге». Откроется диалоговое окно « Существующие подключения ».

Шаг 3 – Нажмите кнопку Обзор для более … Откроется диалоговое окно « Выбор источника данных ».

Шаг 4 – Нажмите кнопку « Новый источник» . Откроется диалоговое окно мастера подключения к данным .

Шаг 5 – Выберите Other / Advanced в списке источников данных и нажмите Next. Откроется диалоговое окно «Свойства ссылки на данные».

Шаг 6 – Установите свойства канала передачи данных следующим образом –

Перейдите на вкладку « Соединение ».

Нажмите Использовать имя источника данных.

Нажмите стрелку вниз и выберите « Файлы Excel» в раскрывающемся списке.

Нажмите ОК.

Перейдите на вкладку « Соединение ».

Нажмите Использовать имя источника данных.

Нажмите стрелку вниз и выберите « Файлы Excel» в раскрывающемся списке.

Нажмите ОК.

Откроется диалоговое окно « Выбрать рабочую книгу ».

Шаг 7 – Найдите место, где у вас есть рабочая книга для импорта. Нажмите ОК.

Откроется диалоговое окно « Мастер подключения к данным » с выбором базы данных и таблицы.

Примечание. В этом случае Excel обрабатывает каждый рабочий лист, который импортируется, как таблицу. Имя таблицы будет именем рабочего листа. Таким образом, чтобы иметь значимые имена таблиц, назовите / переименуйте рабочие листы в зависимости от ситуации.

Шаг 8 – Нажмите Далее. Откроется диалоговое окно мастера подключения к данным с сохранением файла подключения к данным и завершением.

Шаг 9 – Нажмите кнопку Готово. Откроется диалоговое окно « Выбор таблицы ».

Как вы заметили, Name – это имя листа, которое импортируется как тип TABLE. Нажмите ОК.

Соединение данных с выбранной вами рабочей книгой будет установлено.

Импорт данных из других источников

Excel предоставляет вам возможность выбора различных других источников данных. Вы можете импортировать данные из них в несколько шагов.

Шаг 1 – Откройте новую пустую книгу в Excel.

Шаг 2 – Перейдите на вкладку ДАННЫЕ на ленте.

Шаг 3 – Нажмите Из других источников в группе Получить внешние данные.

Появляется выпадающий список с различными источниками данных.

Вы можете импортировать данные из любого из этих источников данных в Excel.

Задача для получения данных в Excel

И для того чтобы более понятно рассмотреть данную возможность, мы это будем делать как обычно на примере. Другими словами допустим, что нам надо выгрузить данные, одной таблицы, из базы SQL сервера, средствами Excel, т.е. без помощи вспомогательных инструментов, таких как Management Studio SQL сервера.

Примечание! Все действия мы будем делать, используя Excel 2010. SQL сервер у нас будет MS Sql 2008.

И для начала разберем исходные данные, допустим, есть база test, а в ней таблица test_table, данные которой нам нужно получить, для примера будут следующими:

Эти данные располагаются в таблице test_table базы test, их я получил с помощью простого SQL запроса select, который я выполнил в окне запросов Management Studio. И если Вы программист SQL сервера, то Вы можете выгрузить эти данные в Excel путем простого копирования (данные не большие), или используя средство импорта и экспорта MS Sql 2008.

Источники

https://public-pc.com/podklyuchenie-vneshnih-dannyh-v-excel/

https://exceltable.com/funkcii-excel/vyborka-iz-bazy-dannyh-bizvlech

http://bussoft.ru/tablichnyiy-redaktor-excel/tipy-dannyh-v-redaktore-elektronnyh-tablicz-ms-excel.html

https://lumpics.ru/data-types-in-excel/

https://MicroExcel.ru/tipy-dannyh/

https://baguzin.ru/wp/glava-8-rabota-s-vneshnimi-dannymi-v-tablitsah-excel/

https://coderlessons.com/tutorials/bolshie-dannye-i-analitika/izuchite-analiz-dannykh-excel/import-dannykh-v-excel

https://info-comp.ru/obucheniest/375-excel-get-data-from-sql-server.html

Источник

Бывают ситуации, когда на рабочей станции отсутствуют такие средства взаимодействия с БД как: MS SQL Server Management Studio, Aquafold Aqua Data Studio, DBeaver и т.п., а вероятность их установки в краткосрочной перспективе близка к нолю. В то же время, присутствует острая необходимость подключения к этой самой БД и работы с данными. Как оказалось, на помощь может прийти старый добрый MS Excel.

В моем случае требовалось подключиться к MS SQL Server, однако, MS Excel умеет устанавливать соединение не только с ним, но и с большинством современных БД: MySQL, PostgreeSQL, IBM DB2 и даже Oracle и Teradata, а также с файлами данных CSV, XML, JSON, XLS(X), MDB и другими.

Теперь немного о действиях, совершенных мной с целью подключения к базе:

В новой книге на ленте выбираем «(1) Данные» -> «(2) Получение внешних данных» -> «(3) Из других источников» -> «(4) С сервера SQL Server».

Далее, в окне Мастера подключения к данным, заполняем «(1) Имя сервера» -> «(2) Учетные сведения»[ -> «(3) Имя пользователя» и «Пароль»]. Таким образом, мы сообщаем MS Excel, с каким сервером мы хотим установить соединение и какой метод аутентификации хотим использовать. Я использовал «проверку подлинности Windows», но возможно также указать учетные данные отличные от установленных в Windows.

Выбираем целевую «(1) Базу данных» -> «(2)(3) Определенную таблицу» или «Несколько таблиц» или же базу в целом (тогда оба «чекбокса» оставляем пустыми).

После всех проделанных манипуляций, Мастер подключения предложит сохранить файл подключения. Потребуется задать «(1) Имя файла». Желательно также указать «(2) Описание» и «(3) Понятное имя файла», чтобы спустя время было понятно какой файл подключения к какой базе или таблице обращается.

Теперь выбрать созданное подключение можно будет следующим образом: «(1) Данные» -> «(2) Получение внешних данных» -> «(3) Существующие подключения».

Открыв только что созданное подключение, в случае если вы соединялись с базой в целом, MS Excel опять предложит выбрать одну или несколько конкретных таблиц:

Определив таблицы, MS Excel предложит выбрать «(1) Способ представления данных» и «(2) Куда следует поместить данные». Для простоты я выбрал табличное представление и размещение на уже имеющемся листе, чтобы не плодить новые. Далее следует нажать на «(3) Свойства».

В свойствах подключения, нужно перейти на вкладку «(1) Определение». Здесь можно выбрать «(2) Тип команды». Даже если требуется выгружать лишь одну таблицу без каких-либо связей, настоятельно рекомендую выбрать SQL команду, чтобы иметь возможность ограничить размер выгружаемой таблицы (например, с помощью TOP(n)). Так, если вы попытаетесь выгрузить целиком таблицу базы, это может привести в лучшем случае к замедлению работы MS Excel, а в худшем к падению программы, к тому же – это необоснованная нагрузка на сам сервер базы данных и на сеть. После того как «(3) Текст команды» будет введен и нажата кнопка «ОК», MS Excel предложит сохранить изменения запроса – отвечаем положительно.

В итоге получаем данные прямо из базы, что и требовалось.

Теперь наше подключение будет находиться в книге и доступно в меню «(1) Данные» -> «(2) Подключения».

Как видно из кнопок формы, здесь мы можем:

«(1) Добавить» в книгу новое подключение из уже существующих;

«(2) Удалить» подключение из книги;

Отредактировать «(3) Свойства» подключения;

«(4) Обновить» данные, предоставляемые подключением.

Подытоживая весь вышеописанный опыт, хочется сказать, что конечно же по функционалу и кругу решаемых задач MS Excel не сравнится с такими системами как MS SQL Server Management Studio, Oracle SQL Developer и подобными. Но, в условиях ограниченного времени и доступных инструментов, при необходимости быстро получить доступ к данным из базы, MS Excel вполне справляется.

Источник

Download Article

Microsoft’s Excel spreadsheet application is designed to allow users to organize and interpret their data using advanced features such as pivot tables, formulas and macros. Occasionally, users of these spreadsheets may need to edit or alter the data in order to answer questions about the results. Changing the source of a pivot table can be confusing, because the source material is typically on a separate sheet, but it is possible to change the source data without losing the formatting of your table.

1
Launch Microsoft Excel.
- You can use either the desktop icon, the Programs listed in the Start menu or the Quick Launch taskbar, depending on your desktop arrangement.
2

Open the file containing the pivot table and data.

Advertisement
3
Make any necessary adjustments to the source data.
- You may need to insert or delete columns and rows.
- Ensure that all inserted columns have a descriptive heading.
4

Select the workbook sheet that contains the pivot table by clicking the appropriate tab.
5
Click inside the pivot table to force the pivot table tools menu to launch.
- In Excel 2007 and 2010, you will see the Pivot Table Tools menu appear, highlighted in red, above the Options and Design tabs in the ribbon.
- In Excel 2003, choose «Pivot Table and Pivot Chart Reports» from the Data menu.
6
Edit the source data range for your pivot table.
- In Excel 2007 and 2010, choose «Change Data Source» from the Data group of options.
- In Excel 2003, launch the Wizard utility by right-clicking inside the pivot table and choosing «Wizard» from the pop-up menu. Click the «Next» button until you see the screen with the source data range.
- In all versions of Excel, with the source data range highlighted, click and drag to highlight the new range for your data.
- You can also the range description to include more columns and rows.
7
Refresh the pivot table by clicking the «Refresh» button.
- This button may have a red exclamation point icon, a green «recycle» icon or simply the word «Refresh,» depending upon your version and degree of personalization of Excel.

Ask a Question

200 characters left

Include your email address to get a message when this question is answered.

Submit

Video

Be sure to refresh your pivot table each time you make changes to the source data. Otherwise, the changes will not be reflected in your pivot table.
You cannot make changes to data by manipulating the pivot table. All changes must be made to the source data and then refreshed in the pivot table.
The process for changing the source data in a pivot chart is the same. Remember to alter the source and refresh your chart if you have also created a pivot chart from your source data.

Thanks for submitting a tip for review!

About This Article

Thanks to all authors for creating a page that has been read 162,955 times.

Is this article up to date?

Источник

В этой статье

Обзор источников данных

Основной источник данных

Создание основного источника данных

Изменение основного источника данных

Дополнительные источники данных

Создание дополнительных источников данных

Изменение дополнительных источников данных

Общие сведения о связи между источником данных и XML-схемы

Определение источников данных, используемых в модели данных книги

Дополнительные сведения

Создание сводной таблицы с внешним источником данных

Подключение к новому внешнему источнику данных

Как сделать сводную таблицу в Excel: пошаговая инструкция

Создание сводной таблицы в Excel

Работа со сводными таблицами в Excel

Источник данных сводной таблицы Excel

Обновление данных в сводной таблице Excel

Как это работает

Подключаем внешние данные из интернет

Импорт внешних данных Excel 2010

Отличите нового и старого мастера импорта

Примеры использования функции БИЗВЛЕЧЬ в Excel

Тип данных: Числовые значения MS Excel

Классификация типов данных

Текстовые значения

Дата и время

Логические данные

Разновидности типов данных

Число

Текст

Ошибки

Подключение к внешним данным

Подключение к базе данных

Импорт данных из базы данных Microsoft Access

Импорт данных с веб-страницы

Копировать-вставить данные из Интернета

Импорт данных из текстового файла

Импорт данных из другой книги

Импорт данных из других источников

Задача для получения данных в Excel

Video

About This Article

Is this article up to date?

А вот еще интересные статьи: