В excel поиск по дате рождения

Поиск ДАТЫ (ЧИСЛА) ближайшей к заданной, с условием в EXCEL. Аналог ВПР()

history 14 мая 2015 г.

С помощью функции ВПР() можно выполнить поиск в столбце таблицы (называется ключевым столбцом), а затем вернуть значение из той же строки, но другого столбца. Здесь рассмотрим более сложный поиск: искать будем не среди всех значений ключевого столбца, а только среди значений удовлетворяющих дополнительному условию.

Точное совпадение

Сначала вкратце напомним работу ВПР() — VLOOKUP() с аргументом интервальный_просмотр = ЛОЖЬ (когда ищется значение в ключевом столбце точно соответствующее критерию).

Задача: Для заданного пользователем Товара найти в таблице соответствующую цену и количество (см. файл примера ).

Решение очевидно ( =ВПР(B10;B13:C15;2;0) ) и подробно рассмотрено в статье про ВПР() .

Предположим, что исходная таблица усложнилась — добавился столбец с номерами заказов.

Теперь необходимо искать заданный Товар не по всему столбцу Товар, а лишь в строках, относящегося к заданному пользователем Заказу.

Найдем количество и цену для товара Мандарины в Заказе 2.

В ячейках А21 и В21 введем номер Заказа и наименование товара.

В ячейке С21 введем формулу массива :

=ЕСЛИ(МАКС(ЕСЛИ((Таб1[Заказ]=A21)*(Таб1[Товар]=B21);Таб1[Количество];»»));МАКС(ЕСЛИ((Таб1[Заказ]=A21)*(Таб1[Товар]=B21);Таб1[Количество];»»));»В заказе нет искомого Товара»)

Аналогичную формулу можно использовать для поиска цены.

Ближайшее ЧИСЛО (ДАТА)

В предыдущей задаче предполагалось, что наименование Товара присутствует в Заказе в единственном экземпляре и точно соответствует критерию поиска. Однако, существует класс задач, когда это не так. Особенно часто встречаются задачи поиска ближайшего ЧИСЛА (если точное значение в ключевом столбце не найдено, то выводится ближайшее).

Примечание . Формулы, созданные для поиска ближайших ЧИСЕЛ, работают и для ДАТ, т.к. даты в MS EXCEL хранятся в числовом формате .

Сначала вкратце напомним работу ВПР() — VLOOKUP() с аргументом интервальный_просмотр = ИСТИНА (когда ищется значение в ключевом столбце точно или приблизительно совпадающее с критерием).

Задача: Для указанной пользователем Даты найти соответствующую ей цену (см. файл примера ).

Напомним, что для ВПР() с аргументом интервальный_просмотр = ИСТИНА требуется сортированный по возрастанию ключевой столбец (Дата). При отсутствии в столбце точного совпадения выводится наибольшее значение, которое меньше искомого. При наличии нескольких одинаковых подходящих значений в ключевом столбце, учитывается, то что ниже. Поэтому Цена выведена 220р., а не 240 и не 230.

Теперь необходимо для заданной пользователем Даты найти соответствующую ей цену, но эта Цена и дата должны относится к заданному пользователем Продавцу.

Другими словами, найдем цену на дату, ближайшей к заданной, но только для определенно продавца.

В ячейках А25 и В25 введем Продавца и дату.

Прежде чем писать формулу, определимся, что значит «ближайший». На самом деле можно дать несколько определений, нужный вариант выбирается исходя из условий решаемой задачи.

Вот несколько возможных определений:

1. В терминах функции ВПР() «ближайший» — это наибольшее значение, которое меньше искомого. При наличии нескольких одинаковых подходящих значений в ключевом столбце, учитывается, то что расположено ниже в таблице. Понятно, что такое значение может быть не обязательно ближайшим.

2. Другой вариант: наименьшее значение, которое больше искомого. При наличии нескольких одинаковых значений в ключевом столбце, учитывается, то что выше.

3. Ближайшее, т.е. та дата, которая ближе, чем все остальные (м.б. раньше или позже заданной). Если таких дат несколько, то учитывается нижняя и выводится соответствующая ей цена.

Еще несколько вариантов предложено в файле примера .

Понятно, что для каждого определения ближайшего требуется своя формулы массива (все их можно найти в файле примера ).

Формулы для определения цены, как правило, используют результат формулы определяющей ближайшую дату.

Ближайшее время

Поскольку как и дата, так и время в EXCEL хранятся в числовом формате (см. здесь https://excel2.ru/articles/kak-excel-hranit-datu-i-vremya ), то формулы будут работать и для дат с указанием времени, например 03.12.2018 15:06.

В файле примера есть лист для демонстрации работы функции ВПР() для столбца данных со временем (требуется сортировка по возрастанию).

На том же листе решена и другая задача: в столбце, содержащих время в часах и минутах, выделяются строки, которые попадают в заданный интервал времени (сортировка не обязательна).

Источник

Поиск в EXCEL ДАТЫ ближайшей к заданной

history 7 апреля 2013 г.

Пусть имеется диапазон с датами. Найдем дату из этого диапазона, которая является ближайшей к заданной. Решение этой задачи аналогично решению, изложенного в статье Поиск ЧИСЛА ближайшего к заданному .

Пусть в диапазоне A4:A12 имеется список дат. Будем в нем искать дату из ячейки С4 . Если диапазон не содержит искомого значения, то будет возвращено ближайшее значение.

Искомая дата необязательно должна совпадать с какой-нибудь датой или даже находиться в диапазоне поиска (см. Файл примера ):

Решение

Результат поиска

Примечание

ищется наибольшее значение, которое меньше, чем искомое значение (если искомая дата меньше, чем минимальное значение из диапазона, то будет возвращена ошибка #Н/Д)

если столбец не отсортирован по возрастанию, то результат непредсказуем

ищется ближайшая к критерию дата (если обнаружено 2 ближайших числа (одно больше, другое меньше критерия), то выводится то, которое расположено выше (номер строки меньше))

столбец м.б. не отсортирован

ищется наибольшее значение, которое меньше , чем искомое значение (если искомая дата меньше, чем минимальное значение из диапазона, то будет возвращена ошибка #Н/Д)

столбец м.б. не отсортирован

= ИНДЕКС(A4:A12; ПОИСКПОЗ(МИН(ЕСЛИ(A4:A12>=C4;A4:A12;»»)); $A$4:$A$12;0);1)

ищется наименьшее значение, которое больше , чем искомое значение (если искомая дата больше, чем максимальное значение из диапазона, то будет возвращена ошибка #Н/Д)

столбец м.б. не отсортирован

ищется ближайшая к критерию дата (если обнаружено 2 ближайших числа (одно больше, другое меньше критерия), то выводится то, которое больше

столбец м.б. не отсортирован

ищется ближайшая к критерию дата (если обнаружено 2 ближайших числа (одно больше, другое меньше критерия), то выводится то, которое меньше

столбец м.б. не отсортирован

Последние 5 решений реализованы с использованием формул массива . Для пошагового просмотра хода вычислений используйте клавишу F9 .

Как видно из таблицы, применение функции ВПР() со значением аргумента интервальный_просмотр равным ИСТИНА, имеет недостатки. Во-первых, найденное значение м.б. далеко не ближайшим (задав в качестве критерия дату 06.02.2009 получим не ближайшую дату 07.02.2009, а наибольшее значение, которое меньше, чем искомое значение, т.е. 05.01.2009). Во-вторых, если искомая дата меньше, чем минимальное значение из диапазона, то будет возвращена ошибка #Н/Д. В-третьих, требуется сортировка списка, что не всегда удобно.

Хорошим решением является формула массива =ИНДЕКС(A4:A12; ПОИСКПОЗ(МИН(ABS(A4:A12-C4));ABS(A4:A12-C4);0))

свободная от всех указанных недостатков, но имеющая свои: формула относительно сложная и является формулой массива .

Совет : т.к. дата в MS EXCEL хранится в числовом виде (см. статью Как Excel хранит дату и время ), то формулы для поиска ближайшего числа также будут работать для дат (см. раздел Ближайшее ЧИСЛО ).

Источник

Поиск записей с самыми последними или самыми давними датами

В этой статье объясняется, как использовать запросы на набор значений для поиска самых последних или самых давних дат в наборе записей. Данные, возвращаемые такими запросами, позволяют получать ответы на различные деловые вопросы, например о том, когда клиент делал заказ в последний раз.

Выберите нужное действие

Сведения о работе запросов на набор значений с датами

Запросы на набор значений используются, когда возникает необходимость найти в таблице или группе записи, содержащие самую последнюю или самую давнюю дату. Полученные данные позволят отвечать на различные деловые вопросы, например следующие:

Когда сотрудник в последний раз продавал товар? Ответ поможет определить наиболее и наименее продуктивных сотрудников.

Когда клиент делал заказ в последний раз? Если в течение определенного периода заказов не было, его можно перенести в список неактивных клиентов.

У кого ближайшие дни рождения?

Правила создания и использования запросов на набор значений

Для создания запроса на набор значений следует сначала создать запрос на выборку. В зависимости от требуемых результатов вы можете установить для запроса порядок сортировки или преобразовать его в итоговый запрос. При преобразовании используются агрегатные функции, например Max или Min для возврата наибольшего или наименьшего значения и First или Last для получения самой последней или самой давней даты. Итоговые запросы и агрегатные функции используются только для поиска данных, которые попадают в набор групп или категорий. Предположим, что нужно найти объем продаж за указанную дату для каждого города, в котором работает компания. В этом случае города становятся категориями (необходимо собрать данные по городам), поэтому можно использовать итоговый запрос.

В процессе работы помните, что в запросе (независимо от его типа) должны использоваться поля, содержащие описательные данные, например имена клиентов, и поля со значениями даты, среди которых будет производиться поиск. Кроме того, значения даты должны находиться в полях с типом данных «Дата/время». Запросы, описанные в этой статье, не будут правильно работать со значениями дат в текстовых полях. Кроме того, при использовании итогового запроса поля данных должны содержать информацию о категории, например о городе или стране.

Выбор между запросом на набор значений и фильтром

Чтобы определить, стоит ли создавать запрос на набор значений или же следует применить фильтр, примите во внимание следующее:

Если вы хотите получить записи, в полях которых содержатся самые последние или самые давние даты, а точные значения дат неизвестны или не имеют значения, следует создать запрос на набор значений.

Если вы хотите получить все записи, в которых даты совпадают с определенной датой, предшествуют ей или следуют за ней, используйте фильтр. Например, для просмотра дат продаж между апрелем и июлем нужно применить фильтр. Подробное обсуждение фильтров выходит за пределы данной темы.

Дополнительные сведения о создании и использовании фильтров см. в статье «Применение фильтра для просмотра отдельных записей в базе данных Access».

Поиск самой последней или самой давней даты

В этом разделе приведены инструкции по созданию простого запроса на набор значений, использующего порядок сортировки, а также более сложного запроса с выражениями и другими условиями. Сначала описаны основные шаги создания запроса на набор значений, а затем показывается, как найти ближайшие дни рождения сотрудников путем добавления условий. Используются данные из следующей таблицы.

Страна или регион

Дата приема на работу

Загородное шоссе, д. 150

ул. Гарибальди, д. 170

ул. Кедрова, д. 54

ул. Губкина, д. 233

пл. Хо Ши Мина, д. 15, кв. 5

ул. Ляпунова, д. 70, кв. 16

ул. Строителей, д. 150, кв. 78

ул. Вавилова, д. 151, кв. 8

При этом вы можете ввести образец данных в новую таблицу вручную или скопировать этот пример таблицы в программу для работы с электронными таблицами, например Microsoft Excel, а затем импортировать полученный листа в таблицу с помощью Access.

Создание простого запроса на набор значений

На вкладке Создание в группе Запросы нажмите кнопку Конструктор запросов.

В диалоговом окне щелкните таблицу, которую вы хотите использовать в запросе, нажмите Добавить, чтобы поместить ее в верхний раздел конструктора запросов, и нажмите кнопку Закрыть.

Дважды щелкните таблицу, а затем нажмите кнопку Закрыть.

Если вы используете пример данных из предыдущего раздела, добавьте в запрос таблицу Employees.

Добавьте на бланк поля, которые вы хотите использовать в запросе. Вы можете дважды щелкнуть каждое поле или перетащить его в пустую ячейку в строке Поле.

Если вы работаете с примером таблицы, то добавьте поля «Фамилия», «Имя» и «Дата рождения».

В поле, которое содержит искомые наибольшие или наименьшие значения (при использовании примера таблицы — поле «Дата рождения), в строке Сортировка выберите порядок сортировки По возрастанию или По убыванию.

При сортировке по убыванию будут возвращены самые последние даты, при сортировке по возрастанию — самые давние.

Важно: В строке Сортировка следует установить значение только для полей, содержащих даты. Если порядок сортировки задан по другому полю, запрос не вернет ожидаемых результатов.

На вкладке «Конструктор» в группе «Настройка запроса» щелкните стрелку вниз рядом со списком «Все» (список «Главные значения») и введите нужное количество записей или выберите нужный вариант из списка.

Чтобы выполнить запрос и отобразить результаты в режиме таблицы, нажмите кнопку Выполнить .

Сохраните запрос и оставьте его открытым, чтобы использовать на следующих шагах.

Как вы видите, этот тип запросов на набор значений дает ответы на основные вопросы, например «Кто из сотрудников самый старший или самый молодой?». Ниже описано, как с помощью выражений и других условий создавать более точные и гибкие запросы. Запрос по описанным ниже условиям выдает ближайшие дни рождения у трех сотрудников.

Добавление условий в запрос

Примечание: В этих инструкциях предполагается, что вы используете запрос, описанный в предыдущем разделе.

Откройте запрос, созданный на предыдущих шагах, в Конструкторе.

В бланке запроса в столбце справа от столбца «Дата рождения» скопируйте и вставьте или введите следующее выражение: Expr1: DatePart(«m»; [Дата рождения]). Затем нажмите кнопку Выполнить.

Функция DatePart извлекает месяц из значения в поле «Дата рождения».

Переключитесь в Конструктор.

Справа от первого выражение вставьте или введите следующее выражение: Expr2: DatePart(«d»; [Дата рождения]). Затем нажмите кнопку Выполнить.

В этом случае функция DatePart извлекает день из значения в поле «Дата рождения».

Переключитесь в Конструктор.

Для обоих введенных выражений снимите флажки в строке Показать, щелкните строку Сортировка и выберите пункт По возрастанию.

Нажмите кнопку Запустить.

При необходимости вы можете указать условия для ограничения области запроса. После этого запрос будет сортировать только записи, удовлетворяющие им, и определять первые или последние значения полей из отсортированного списка.

Для продолжения работы с примером данных откройте Конструктор. Затем в строке Условия отбора столбца Дата рождения введите следующее выражение:

Month([Дата рождения]) > Month(Date()) Or Month([Дата рождения])= Month(Date()) And Day([Дата рождения])>Day(Date())

Это выражение делает следующее: Месяц([Дата рождения]) > Month(Date()) проверяет дату рождения каждого сотрудника, чтобы узнать, приходится ли она на следующий месяц, и, если это так, включает эти записи в запрос. Месяц([Дата рождения])= Month(Date()) And Day([Дата рождения])>Day(Date()) в выражении проверяет даты рождения, которые происходят в текущем месяце, чтобы узнать, приходится ли на день рождения или после текущего дня. Если это условие истинно, функция включает эти записи в запрос. Краткое выражение игнорирует все записи, в которых день рождения приходится на период с 1 января до даты выполнения запроса.

Другие примеры выражений условий для запросов можно найти в статье Примеры условий запроса.

На вкладке «Конструктор» в группе «Настройка запроса» щелкните стрелку вниз рядом со списком «Все» (список «Главные значения») и введите нужное количество записей или выберите нужный вариант из списка.

Чтобы просмотреть следующие три дня рождения, введите 3.

Чтобы выполнить запрос и отобразить результаты в режиме таблицы, нажмите кнопку Выполнить .

Если отображается больше записей, чем требовалось

Если в данных есть записи с одинаковым значением даты, запрос может возвращать больше записей, чем вы указали. Например, вы можете создать запрос на набор значений для получения записей о трех сотрудниках, н запрос вернет четыре, поскольку у Измайлова и Быкова дни рождения совпадают, как указано в следующей таблице.

Если отображается меньше записей, чем требовалось

Предположим, что вы создали запрос, возвращающий наибольшие или наименьшие пять записей в поле, но он возвращает только три. Как правило, чтобы решить эту проблему, нужно открыть запрос в Конструкторе и проверить строку Условия отбора для столбцов в бланке запроса.

Дополнительные сведения об условиях см. в статье Примеры условий запроса.

Если выводятся повторяющиеся записи

Если запрос на набор значений возвращает повторяющиеся значения, то либо базовые таблицы содержат повторяющиеся записи, либо записи отображаются как одинаковые, потому что запрос не включает поля, значения которых позволяют их различить. Например, в следующей таблице показан результат запроса, отображающего пять последних отгруженных заказов вместе с именем продавца, который проводил транзакцию.

Третья и четвертая записи кажутся одинаковыми, но это может объясняться тем, что Попов обработал два различных заказа, отгруженных в один день.

Чтобы избежать отображения повторяющихся записей, можно выполнить одно из двух действий в зависимости от требуемого результата. Вы можете изменить структуру запроса, добавив поля, которые позволят различить записи, например поля «КодЗаказа» и «КодКлиента». Или, если достаточно показать только одну из повторяющихся записей, вы можете выбрать отображение только уникальных записей, задав значение Да для свойства запроса Уникальные значения. Чтобы задать значение этого свойства, в Конструктор щелкните правой кнопкой мыши в любом свободном месте в верхней половине окна конструктора запросов и выберите в контекстном меню команду Свойства. В окне свойств найдите свойство Уникальные значения и задайте для него значение Да.

Дополнительные сведения о работе с повторяющимися записями см. в статье Поиск, скрытие или удаление повторяющихся данных.

Поиск самых последних или самых давних дат для записей в категории или группе

Для поиска самых последних или самых давних дат для записей, входящих в группы или категории, используются итоговые запросы. Итоговый запрос представляет собой запрос на выборку, в котором для вычисления значений определенного поля используются агрегатные функции, например Min, Max, Sum, First, и Last

В этом разделе предполагается, что вы управляете мероприятием — проводите промежуточное мероприятие, освещение, питание и другие аспекты крупных функций. Кроме того, управляемые вами события могут попадать в несколько категорий, например мероприятий по запуску продукции, уличных ярлам и концертам. В этом разделе объясняется, как ответить на распространенный вопрос: когда будет следующее событие по категориям? Другими словами, когда будет следующий выпуск продукта, следующий концерт и так далее.

В процессе работы помните следующее: по умолчанию итоговые запросы, которые будут здесь созданы, могут включать только поля, содержащие данные группы или категории, и поля с датами. В запросы не должны включаться другие поля, которые описывают элементы в составе категории, например имена клиентов или поставщиков. Однако вы можете создать второй запрос, в котором будут содержаться итоговые запросы и поля с описательными данными. Ниже в этом разделе будет показано, как выполнить эту задачу.

Инструкции в данном разделе предполагают использование следующих трех таблиц:

Источник