В excel в базе данных записями называется

Excel не обладает возможностями управления данными программ реляционных баз данных, таких как SQL Server и Microsoft Access. Однако он может служить простой базой данных, которая отвечает требованиям управления данными.

В Excel данные организованы с использованием строк и столбцов на рабочем листе. Функция таблицы позволяет легко вводить, редактировать и манипулировать данными.

Эти инструкции относятся к версиям Excel 2019, 2016, 2013, 2010 и Excel для Office 365.

Термины базы данных: записи и поля

База данных представляет собой набор связанной информации, хранящейся в одном или нескольких компьютерных файлах. Часто данные организованы в таблицы таким образом, чтобы их можно было легко обновлять, сортировать, исправлять и фильтровать.

Простая база данных, такая как Excel, содержит всю информацию об одном предмете в одной таблице. Реляционные базы данных, с другой стороны, состоят из множества таблиц, каждая из которых содержит информацию о разных, но связанных темах.

документация

В терминологии базы данных запись содержит всю информацию или данные об одном конкретном объекте в базе данных. В Excel каждая ячейка на рабочем листе содержит один элемент информации или значения.

поля

Каждый элемент информации в записи базы данных, такой как номер телефона или номер улицы, называется полем . В Excel отдельные ячейки рабочего листа служат полями, поскольку каждая ячейка может содержать один фрагмент информации об объекте.

Имена полей

Крайне важно организовать базу данных, чтобы вы могли сортировать или фильтровать данные для поиска конкретной информации. Добавление заголовков столбцов, известных как имена полей, облегчает ввод данных в том же порядке для каждой записи.

Пример базы данных

На изображении выше у каждого учащегося есть отдельная строка в таблице, которая содержит всю доступную информацию о них.

Каждая ячейка в строке – это поле, содержащее один фрагмент информации. Имена полей в строке заголовка помогают обеспечить упорядоченность данных, сохраняя все данные по определенной теме, например по имени или возрасту, в одном столбце для всех учащихся.

Инструменты управления данными Excel

Кроме того, у Microsoft есть несколько инструментов обработки данных, которые облегчают работу с огромными объемами данных, хранящихся в таблицах Excel, и помогают поддерживать их в хорошем состоянии.

Использование формы для записей

Одним из таких инструментов является форма данных. Вы можете использовать его для поиска, редактирования, ввода или удаления записей в таблицах, содержащих до 32 полей или столбцов.

Форма по умолчанию включает в себя список имен полей в том порядке, в котором они расположены в таблице, чтобы гарантировать, что пользователи вводят записи правильно. Рядом с каждым именем поля находится текстовое поле для ввода или редактирования отдельных полей данных.

Хотя возможно создание пользовательских форм, создание и использование формы по умолчанию часто это все, что нужно.

Удалить дубликаты данных

Общей проблемой всех баз данных являются ошибки данных. В дополнение к простым орфографическим ошибкам или пропущенным полям данных могут возникнуть проблемы с дублирующимися записями данных по мере увеличения размера таблицы данных.

Другой инструмент данных Excel можно использовать для удаления этих дублирующих записей – точных или частичных дубликатов.

Сортировка данных в Excel

Сортировка означает реорганизацию данных в соответствии с определенным свойством, например, сортировка таблицы в алфавитном порядке по фамилиям или в хронологическом порядке от самой старой до самой младшей.

Параметры сортировки Excel включают сортировку по одному или нескольким полям, пользовательскую сортировку, например по дате или времени, и сортировку по строкам, что позволяет переупорядочивать поля в таблице.

Спискив Excel – это
таблицы, строки которых содержат
однородную информацию. В Excel список
называют базой данных, при этом строки
таблицы – это записи базы данных, а
столбцы – поля записей. Чтобы таблица
Excel воспринималась, как база данных,
столбцам должны быть присвоины
однострочные имена, которые будут
использоваться как имена полей записей
базы данных. При этом необходимо соблюдать
некоторые правила:

1. на одном рабочем листе не следует
   помещать более одного списка;

2. отделять список от других данных
   рабочего листа хотя бы одним свободным
   столбцом или одной свободной строкой.;

3. имена полей списка должны
   располагаться в первой строке таблицы;

4. чтобы отделить имена полей от
   данных, следует поместить рамку по
   нижнему краю ячеек строки с именами
   столбцов;

5. каждый столбец списка должен
   содержать во всех строках однотипные
   данные;

6. не следует вводить дополнительные
   пробелы в начале ячеек данных, поскольку
   они влияют на сортировку и поиск;

7. внутри списка не должно быть
   полностью пустых строк и столбцов.

Фильтрация списков в
Excel.
Как правило базы данных используются
для поиска и отображения определенной
информации. В Excel
для этих целей служат фильтры. Имеются
две разновидности фильтров Автофильтр
и Расширенный
фильтр.

Автофильтр.
Для использования автофильтра надо
поставить активную ячейку в область
списка или выделить весь список, причем
обязательно с заголовками столбцов. По
команде Данные 
Фильтр в строке
заголовков таблицы появляются кнопки
с раскрывающимися списками значений.
В автофильтре можно осуществлять поиск
данных по двум правилам сравнения — по
точному значению или по условию.

Точное значение для сравнения
выбирается из раскрывающегося списка
для указанного поля (рис. 5.31). В этом же
списке можно задать опцию отображения
первых десяти значений для текстовых
полей и первых n
наибольших или наименьших значений для
числовых. При выборе в раскрывающемся
списке опции Настраиваемые
фильтры вы попадаете
в диалоговое окно задания критерия
отбора, который состоит из двух частей,
связанных между собой логической связкой
И, либо ИЛИ (рис. 5.32). Каждая часть условия
включает оператор отношения, значение,
которое может выбираться из списка или
содержать шаблонные символы «*», «?».

Рисунок 5.31 — Таблица с
установленным автофильтром и открытым
списком для поля «Оклад».

Рисунок 5.32 — Окно задания
условия отбора.

Можно задать условия для
отбора нескольких столбцов независимо
друг от друга, фильтрация выполняется
по всем условиям одновременно. Все
записи, не прошедшие через фильтр, будут
скрыты. Отфильтрованные записи можно
выделить и скопировать в другое место,
очистить содержимое, удалить и т. д.

Расширенный фильтр.
Команда Данные 
Сортировка и фильтр

Дополнительно
использует два типа критерия для поиска
данных – сравнение и вычисляемый
критерий.

Важной особенностью этого
режима является необходимость формирования
заранее, до выполнения самой команды
фильтрации, специальной области
называемой Диапазон
условий. Он располагается
в нескольких строках и столбцах над
списком, следовательно, если вы
предполагаете применение расширенного
фильтра, то следует над таблицей оставить
пустые строки.

Условия создаются по
следующим правилам (рис. 5.33):

• состав столбцов диапазона
  условий определяется столбцами, по
  которым задаются условия фильтрации
  записей, причем порядок их следования
  безразличен;

• метки критериев должны
  точно совпадать с названиями столбцов
  исходного списка;

• ниже меток располагаются
  критерии сравнения типа.

Правила формирования
множественного критерия (для нескольких
полей):

• если критерии (условия)
  указываются в каждом столбце, то они
  считаются связанными условием «И»;

• если условия записаны в
  нескольких строках, то они считаются
  связанными условием «ИЛИ».

Рисунок 5.33 — Пример задания
условия отбора записей в расширенном
фильтре.

Вычисляемый критерий
представляет собой формулу, записанную
в строке условий интервала критериев,
которая возвращает логическое значение
Истина или Ложь. Формула строится с
использованием адресов ячеек, встроенных
функций, констант различных типов
(число, текст, дата, логическая константа),
операторов отношения.

Когда условия отбора
сформированы, мы открываем диалоговое
окно расширенного фильтра (рис. 5.34), в
котором задаем область размещения
результата отбора записей, область
списка (определяется по умолчанию),
диапазон условий.

Рисунок 5.34 — Диалоговое окно
задания параметров расширенного фильтра.

Для снятия действия условий
фильтрации выполняется команда Данные

Сортировка и фильтр 
Очистить.

Сортировка списковв Excel в заданном порядке выполняется с
помощью командыДанные 
Сортировка, предварительно выделив
весь список с заголовками столбцов,
кроме итоговых строк таблицы, если они
присутствуют. Включение заголовков
столбцов в область выделения облегчает
настройку сортировки, т. к. эти имена
можно использовать в качестве ключей
сортировки. В противном случае ключами
сортировки будут стандартные имена
столбцов таблицы Excel.

В диалоговом окне,
которое открывается командой Сортировка,
можно задать до трех ключей с указанием
порядка сортировки. Сортировка выполняется
сначала по первому ключу, затем в строках
с совпадающим значением первого ключа
– по второму ключу, наконец, в строках
с одинаковыми значениями первого и
второго ключа – по третьему ключу.

1. Форма данных.При установке курсора
   в область списка и щелчка мышкой на
   кнопке в панели быстрого доступа
   Формана экран выводится форма, в
   составе которой имена полей – название
   столбцов списка. С помощью формы можно
   просматривать записи, вводить новые,
   удалять, осуществлять отбор записей
   по критериям. Для просмотра записей
   используется полоска прокрутки или
   кнопки <Далее>, <Назад>, выводится
   индикатор номера записи. При просмотре
   записей возможно их редактирование.
   Поля, не содержащие формул, доступны
   для редактирования, а вычисляемые или
   защищенные поля не редактируются. При
   отсутствии кнопки форма на панели
   быстрого доступа ее можно достать с
   помощью командыКнопка
   Office
   
   Параметры 
   Настройка 
   Все команды.

Структурирование
и группировка данных.Структура вExcelприменяется для
группировки и подсчета промежуточных
и общих итогов в базе данных. По полю,
которое служит критерием группировки,
рекомендуется предварительно выполнить
сортировку списка. После того как список
отсортирован, можно применить командуДанные 
Структура 
Промежуточные итоги. По данной
команде открывается диалоговое окноПромежуточные итоги. В нем
задаются поле, при каждом изменении
значения которого будут вычисляться
итоговые значения, и операция, которая
будет применять к значениям полей,
отмеченных в спискеДобавить итоги
по.Так в нашем примере (рис.
5.35) при каждом совпадении значения поля
«Пол» будет считаться среднее значение
оклада и возраста, таким образом, мы
получим в нашей таблице две дополнительные
строки, которые будут располагаться
после группы мужчин и группы женщин и
содержать средний оклад и средний
возраст по каждой группе.

Если таблица уже
содержит итоговые строки, в нее можно
добавить новые итоговые значения,
рассчитанные с помощью другой функции.
Для этого в окне Промежуточные итогиследует снять флажокЗаменить текущие
итогии задать нужное поле и функцию.
Два других флажка позволяют размещать
итоги под или над строками данных и
выводить каждую группу значений данных
на отдельном листе. Если промежуточные
итоги больше не нужны, то список можно
привести в исходное состояние, для этого
достаточно щелкнуть на кнопкеУбрать
все.

Команда
Итоги
позволяет выполнять следующие операции
— Сумма, Количество, Среднее, Максимальное,
Минимальное, Произведение и т. п.

Создание структуры.
Многие типичные электронные таблицы
создаются в иерархическом стиле.
Например, рабочий лист, предназначенный
для ведения бюджета, может содержать
столбец для каждого месяца года, после
которого помещается столбец с итогами.
Для каждой строки статьи расходов
итоговый столбец суммирует значения в
каждом месячном столбце. В структурах
такого рода можно считать, что месячные
столбцы подчинены итоговому столбцу,
потому что их значения вносят вклад в
значение итогового столбца.

Подобным образом строки
расходов могут быть также организованы
в иерархическом порядке, с группировкой
по категориям статей расходов. Microsoft
Excel может преобразовать рабочие листы
такого типа в структурированные
документы.

Единственное различие
между структурированными и
неструктурированными листами состоит
в том, что мы получаем возможность
оперативно скрывать и отображать столбцы
и строки с данными, находящимися между
итоговыми значениями, например столбцы
с объемами продаж по месяцам, заключенные
между столбцами суммы продаж по кварталам.
Без структурирования вам придется
скрывать каждую группу столбцов и строк
вручную, а в структурированном рабочем
листе можно мгновенно сжать структуру
документа для изменения уровня
детализации.

Чтобы автоматически
создать структуру для части рабочего
листа, сначала выделите интересующую
вас область листа. В меню выберите
команду Данные 
Структура
Группировать 
Создать структуру. Чтобы создать
структуру для всего листа, выделите
одну ячейку перед выбором командыСоздать структуру. Через некоторое
время, зависящее от сложности рабочего
листа, на экране появится уже
структурированный документ.

Консолидация данных.Другим способом получения итоговой
информации является консолидация –
агрегирование согласно выбранной
функции обработки данных, представленных
в исходных областях-источниках. Результат
консолидации находится в области
назначения. Области-источники могут
находиться на различных листах или
рабочих книгах. В консолидации может
участвовать до 255 областей-источников,
а сами источники могут быть закрыты во
время консолидации.

Для консолидации данных
курсор устанавливается в область
назначения. Развернуть ленту Данные
щелкнуть на кнопке Консолидация,
выбирается вариант и задаются условия
консолидации.

Существуют следующие
варианты консолидации:

• консолидация по расположению для
  одинаково организованных источников
  (фиксированное расположение);

• консолидация по категориям для
  различающихся по расположению данных;

• консолидация внешних данных.

При консолидации по
расположению все источники имеют
одинаковое расположение данных
источников, что позволяет использовать
ссылки на файлы и ячейки для консолидирования
таблицы. Данные имеют одинаковую
структуру, фиксированное расположение
ячеек и могут быть консолидированы с
определенной функцией обработки
(максимальное, минимальное, среднее
значение и т. п.) по их расположению.

При консолидации по
категориям области-источники содержат
однотипные данные, но организованные
в различных областях-источниках
неодинаково. Для консолидации данных
по категориям используются метки строк
и столбцов либо как строк, так и столбцов,
которые должны совпадать. Метки и
консолидируемые данные должны находиться
в непосредственной близости друг с
другом.

При консолидации
внешних данных следует нажать кнопку
Пролистать, в диалоговом окнеПролистать выбрать файл,
содержащий области-источники для
добавления к списку, а затем добавить
ссылку на ячейку или указать имя блока
ячеек.

Переключатель Создавать
Связи с Исходными Даннымисоздает
при консолидации связи области назначения
к областям-источникам.

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]

• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #

База данных в эксель

Как создать базу данных в Excel?

Добрый день!

Темой этой статьи, как вы поняли, станет создание собственной базы данных. Для тех, кто по опытнее, слова база данных сразу вызовет ассоциацию с MS Access, 1C, Oracle, SQL, СУБД FoxPro и другие, с которыми могла свести судьба и работа. Сразу соглашусь с вами, что это очень хорошие, мощные и достойные базы данных, которые позволяют обрабатывать преогромнейшие массивы данных, но такие удовольствия и стоят соответственно совсем не копейки. В случае если ваш бизнес маленький вам всё равно нужно упорядочить, отсортировать и автоматизировать свои данные что позволит улучшить анализ и принимаемые решения, что зачастую являются главными условиями выживаемости в экономических реалиях. Также небольшие базы данных можно создавать и для своих нужд или структурирования информации, например, база данных книг (которые у вас есть или прочитали или хотите прочитать), ведения личного финансового учёта и прочее.

Как видите условия применения базы данных ограничено только вашей фантазией, ну а навыкам создания своей собственной базы данных я вас научу.

Если вас интересует вопрос, почему именно в MS Excel я решил создавать базу данных, то думаю, что это не секрет что это самая распространённая и доступная программа из тех, что имеется у вас на компьютере, да и с этой задачей сможет справиться, на 5 с плюсом. Так как инструментов у нее предостаточно, это и формулы, и возможность создания интерфейса с использованием VBA, и формирование дашбордов, и инструменты для связывания диаграмм и ячеек, инструменты которые могут производить поиск и создание обновляемых динамических отчётов.

Небольшое отступления, чтобы определить, что же такое база данных, ее терминология:

• База данных – это обыкновенная двумерная таблица в Excel, которая была создана при соблюдении определенных правил;
• Поле (или столбик) – содержит в себе информацию об определенном признаке или значении для записей, во всей базе данных (определяется в шапке базы данных);
• Запись (или строка) – состоит из нескольких или множества признаков, или значений, которые могут охарактеризовать только один объект вашей базы данных;
• Расширяемая база данных – это созданная таблица, куда постоянно производится добавление новых данных или записей (строк) вашей информации. Неизменными остаются всегда количество полей и название.

Всё вышенаписанное является очень важным, так как незнание механизмов работы приведет к ошибке, поэтому это нужно знать и помнить!

А теперь рассмотрим ряд очень важных правил, которыми следует руководиться при создании таблицы для базы данных в Excel, это позволит вам в будущем облегчить работу при попытках извлечения информации из вашей базы! Они не трудны, так что запоминайте!

Правила создания базы данных в Excel

1. Обязательно! Без исключений! Первая строка в вашей базе данных должна содержать название заголовков полей (столбцов);
2. Каждая запись (строка) базы данных обязана содержать ячейку с заполненными данными (никаких пустых строк);
3. Любое объединение диапазонов ячеек запрещено на всей таблице базы данных;
4. Каждое поле (столбик) должно, обязательно, содержать в себе только один определенный тип данных, это либо текстовые значения, либо числовые или значения времени;
5. Пространство возле вашей базы данных обязательно должно быть пустым;
6. Всему диапазону вашей базы данных необходимо присвоить имя;
7. Укажите, что диапазон вашей базы данных является списком;
8. Рекомендовано создание и ведение базы данных на отдельном листе.

Следующим шагом для создания качественной базы данных, это правильно сформулированное техническое задание, то есть чёткое понимание, что должна уметь делать таблица для выполнения вашего задания, а именно:

• сохранять в таблицах разнообразнейшую информацию по разным видам данных: по товарам, сделкам, контрагентам с обязательной перевязкой данных в этих столбцах;
• содержать в себе удобные формы, с помощью которых вводятся данные (использовать возможности выпадающих списков и тому подобное);
• разработать возможность автоматического заполнения нужными данными свои печатные формы (при необходимости создавать или формировать платёжки, акты, счета);
• формировать нужные отчёты для отслеживания бизнес процессов или подбор статистических данных, которые нужны вам и которые имеются в вашей базе данных.

Вы можете использовать не все критерии, так как функции баз данных, могут розниться в зависимости от поставленных задач, но, тем не менее, со всеми этими задачами Excel может справиться достаточно легко, но при условии, что вы приложите немного усилий. Теперь будем пробовать создать свою базу данных.

Я думаю, что на просторах достаточно много примеров создания клиентских баз данных, продажных и складских вы без труда себе найдете массу примеров, которые в той или иной степени вас удовлетворят. Да вообще такие базы желательно писать индивидуально под конкретную задачу или предприятие. Поэтому я хочу создать базу данных книг, тех, которые были прочитаны или будут прочитаны. Лично мне это актуально, хочу знать, сколько я прочитал, а также выбрать книгу, которую хочу прочитать, следить за сериями книг, которые не оконченные, а дочитать очень хочу и вот на таком примере и рассмотрим создание нашей базы данных.

Для начала работы я создаю макет моей базы данных, так как это основа при выполнении таких задач. Моим целям достаточно 4 страницы Excel, в которых я и буду размещать, и обрабатывать данные:

• Страница №1 будет содержать весь набор данных для формы ввода данных, а точнее для формирования данных выпадающего списка, что создаст удобство в использовании, унифицирует данные и застрахует меня от большинства ошибок;
• Страница №2 будет служить мне формой ввода данных в мою базу данных, это позволит мне быстро и почти в автоматическом режиме с помощью макроса добавлять новые записи мне в базу данных;
• Страница №3 будет хранить собственно базу данных, никаких активных работ я здесь не буду делать, чтобы не повредить ее целостности;
• Страница №4 это будет структурированный результат на основе сводной таблицы, которая будет удобно и в нужной форме отбирать записи с базы данных и предоставлять их мне.

После создания макета будем создавать базу наших данных для удобства работы с нашей формой ввода. Все данные мы будем использовать в форме, поэтому максимально продумайте, какие пункты будут вам нужны и создайте по ним варианты нужных ответов. Для моих целей достаточно такой базы:

Следующим шагом станет создание формы ввода для нашей базы данных. В ней я перечислил все те данные, которые мне нужно внести в мою базу. Порядковый номер записи уже стоит, так как он определяется формулой: =СЧЁТЗ(Библиотека!B3:B9949)+1 которая считает записи и выводит номер следующей. В ячейки выделенные синим цветом я буду вводить данные вручную, а в белых ячейках я создам выпадающий список, это позволит мне водить одинаковые значения и избавится от несовпадения данных и ошибок. Введенные данные будут формировать строку A16:L16, которую с помощью макроса, прикреплённого к кнопке, буду переносить в свою библиотеку. Создаю кнопку запуска макроса, на вкладке «Разработчик» в блоке «Элементы управления» нажимаем пиктограмму «Вставить» и в выпадающем меню выбираем элемент «Кнопка», рисуем ее на нашем поле, где будет удобно ее использовать и подписываем ее. Теперь вызываем редактор VBA для написания выполняемого макроса по внесению записи в базу данных: Создаем для нашей кнопки отдельный обыкновенный модуль, выбрав пункт «Insert», потом «Module»: Вставляем в модуль наш макрос «Add_Books»:

База данных в Excel

Хотя в MS Office для создания обширных сложно связанных баз данных и последующей работы с ними предназначена программа Access, миллионы пользователей по всему миру предпочитают создавать простые (и не очень) базы данных в Excel. Причин этому несколько, и самая.

. главная из них – широчайшая распространенность, доступность и известность программы Excel, имеющей огромную аудиторию пользователей в отличие от программы Access, в которой работают в основном профессиональные программисты!

Если вы задумали вести дневник затрат на автомобиль, составить фильмотеку и управлять ей, вести учет выпускаемой продукции на работе, грамотно вести учет закупок и продаж в бизнесе, то вам неизбежно придется создавать базы данных и использовать при обработке данных разнообразные фильтры и генераторы всевозможных отчетов.

Этот пост открывает небольшой, но важный цикл коротких простых статей об азах грамотного хранения информации и способах обеспечения быстрого и удобного доступа к этим данным.

Адресован этот цикл статей в основном начинающим, но, возможно, он будет полезен и более опытным пользователям для систематизации и повторения ранее полученных знаний.

Чуть-чуть теории.

Обычная двухмерная таблица Excel, созданная с соблюдением некоторых определенных правил является таблицей базы данных.

Столбцы таблицы Excel – это поля базы данных, а строки – это записи базы данных.

Поле (столбец) содержит информацию об одном признаке для всех записей базы данных.

Запись (строка) состоит из нескольких (по числу полей) разнообразных информационных сообщений (признаков), характеризующих один объект базы данных.

Расширяемая база данных – это таблица, в которую постоянно добавляются новые записи (строки) информации. При этом названия и количество полей (столбцов) остаются неизменными.

Все вышесказанное очень важно понимать, знать, и помнить!

Создавая таблицу базы данных в Excel, необходимо выполнять несколько важных правил, которые облегчат в будущем вашу жизнь при извлечении информации! Их нетрудно запомнить!

Основные правила создания базы данных в Excel.

1. Первая строка базы данных должна содержать заголовки столбцов!

2. Каждая последующая строка базы данных должна содержать хотя бы одну заполненную данными ячейку.

3. Не следует применять объединенные ячейки в пространстве таблицы базы данных!

4. Каждый столбец должен содержать только один тип данных – или текст, или числа, или даты!

5. Вокруг базы данных ячейки должны быть пустыми, либо это должен быть край рабочего пространства листа.

6. Необходимо присвоить диапазону базы данных имя.

7. Следует объявить диапазон базы данных списком.

В качестве примера создадим небольшую учебную базу данных в Excel, представляющую записи информации о работе участка завода, выпускающего строительные металлоконструкции.

Начальник участка ведет базу данных в Excel. Он ежедневно вводит информацию о выпущенной продукции. Для чего он это делает и ответы, на какие вопросы может получить в будущем, мы узнаем в последующих статьях. А пока займемся созданием информационного пространства для хранения важных данных о производстве.

Загружаем программу MS Excel и приступаем к работе.

1. Заголовок базы данных «Выпуск металлоконструкций участком №2» располагаем в объединенных ячейках A6…F6, оставляя сверху рабочего листа несколько строк пустыми. Эти строки могут понадобиться в будущем при анализе данных.

Написанный заголовок не будет находиться в области базы данных! Строка №6 не имеет отношения к таблице базы данных, обратите на это внимание.

2. В ячейки A7…F7 записываем заголовки столбцов – полей базы данных.

3. Далее построчно в ячейки A8…E17 заносим записи о выпуске металлоконструкций.

4. В ячейку F8 вписываем формулу: =D8*E8 и копируем ее в ячейки F9. F17 .

5. Присваиваем диапазону базы данных имя.

Для этого выделяем область базы данных вместе с заголовками столбцов A7…F17; в главном меню выбираем «Вставка» — «Имя» — «Присвоить…». В выпавшем окне «Присвоение имени» пишем имя, например — БД2 и нажимаем на кнопку «ОК» – диапазону присвоено имя!

6. Объявляем диапазон базы данных списком.

Для этого вновь выделяем область базы данных вместе с заголовками столбцов; в главном меню выбираем «Данные» — «Список» — «Создать список».
В выпавшем окне «Создание списка» проверяем правильность указанной области расположения данных и наличие галочки у надписи «Список с заголовками». Нажимаем на кнопку «ОК» – список создан!

База данных в Excel готова!

Если активировать любую из ячеек внутри списка («встать мышью»), то мы увидим:

1. Объявленный список окаймлен синей жирной граничной линией.

2. На заголовки списка наложен автофильтр, кнопки которого появились в ячейках с заголовками столбцов.

3. В самом низу списка появилась пустая строка со звездочкой в начале, приглашающая добавить очередную запись в базу данных.

Итак, созданный список является автоматически расширяющейся базой данных в Excel с именем БД2. Можно продолжать наполнять ее информацией. По мере готовности к отгрузке изделий (в производстве металлоконструкций они называются отгрузочными марками или просто — марками) начальник участка должен делать очередные построчные записи .

Для чего мы уделили столько внимания созданию элементарной таблицы?! Это всем станет понятно, когда будем фильтровать, сортировать данные и формировать различные отчеты по запросам, но об этом читайте в последующих статьях. Эти азы работы с информацией в Excel я постараюсь изложить максимально кратко, интересно и просто. Правильная и продуманная предварительная подготовка «скелета» для хранения информации — это залог того, что в будущем вы легко найдете необходимые данные!

Для получения информации о выходе новых статей и для скачивания файлов – примеров прошу Вас подписаться на анонсы в окне, расположенном в конце статьи или в окне вверху страницы.

Прошу уважающих труд автора скачивать файл после подписки на анонсы статей!

Ссылка на скачивание файла с примером: database (xls 31,0 KB).

Создание базы данных в Microsoft Excel

В пакете Microsoft Office есть специальная программа для создания базы данных и работы с ними – Access. Тем не менее, многие пользователи предпочитают использовать для этих целей более знакомое им приложение – Excel. Нужно отметить, что у этой программы имеется весь инструментарий для создания полноценной базы данных (БД). Давайте выясним, как это сделать.

Процесс создания

База данных в Экселе представляет собой структурированный набор информации, распределенный по столбцам и строкам листа.

Согласно специальной терминологии, строки БД именуются «записями». В каждой записи находится информация об отдельном объекте.

Столбцы называются «полями». В каждом поле располагается отдельный параметр всех записей.

То есть, каркасом любой базы данных в Excel является обычная таблица.

Создание таблицы

Итак, прежде всего нам нужно создать таблицу.

1. Вписываем заголовки полей (столбцов) БД.

Заполняем наименование записей (строк) БД.

Переходим к заполнению базы данными.

На этом создание каркаса БД закончено.

Присвоение атрибутов базы данных

Для того, чтобы Excel воспринимал таблицу не просто как диапазон ячеек, а именно как БД, ей нужно присвоить соответствующие атрибуты.

Переходим во вкладку «Данные».

Выделяем весь диапазон таблицы. Кликаем правой кнопкой мыши. В контекстном меню жмем на кнопку «Присвоить имя…».

В графе «Имя» указываем то наименование, которым мы хотим назвать базу данных. Обязательным условием является то, что наименование должно начинаться с буквы, и в нём не должно быть пробелов. В графе «Диапазон» можно изменить адрес области таблицы, но если вы её выделили правильно, то ничего тут менять не нужно. При желании в отдельном поле можно указать примечание, но этот параметр не является обязательным. После того, как все изменения внесены, жмем на кнопку «OK».

Можно сказать, что после этого мы уже имеем готовую базу данных. С ней можно работать и в таком состоянии, как она представлена сейчас, но многие возможности при этом будут урезаны. Ниже мы разберем, как сделать БД более функциональной.

Сортировка и фильтр

Работа с базами данных, прежде всего, предусматривает возможность упорядочивания, отбора и сортировки записей. Подключим эти функции к нашей БД.

Выделяем информацию того поля, по которому собираемся провести упорядочивание. Кликаем по кнопке «Сортировка» расположенной на ленте во вкладке «Данные» в блоке инструментов «Сортировка и фильтр».

Сортировку можно проводить практически по любому параметру:

• имя по алфавиту;
• дата;
• число и т.д.

При наличии большой БД поиск по ней удобно производить с помощь специального инструмента.

Для этого переходим во вкладку «Главная» и на ленте в блоке инструментов «Редактирование» жмем на кнопку «Найти и выделить».

Открывается окно, в котором нужно указать искомое значение. После этого жмем на кнопку «Найти далее» или «Найти все».

В первом случае первая ячейка, в которой имеется указанное значение, становится активной.

Во втором случае открывается весь перечень ячеек, содержащих это значение.

Закрепление областей

Удобно при создании БД закрепить ячейки с наименованием записей и полей. При работе с большой базой – это просто необходимое условие. Иначе постоянно придется тратить время на пролистывание листа, чтобы посмотреть, какой строке или столбцу соответствует определенное значение.

Выделяем ячейку, области сверху и слева от которой нужно закрепить. Она будет располагаться сразу под шапкой и справа от наименований записей.

Теперь наименования полей и записей будут у вас всегда перед глазами, как бы далеко вы не прокручивали лист с данными.

Выпадающий список

Для некоторых полей таблицы оптимально будет организовать выпадающий список, чтобы пользователи, добавляя новые записи, могли указывать только определенные параметры. Это актуально, например, для поля «Пол». Ведь тут возможно всего два варианта: мужской и женский.

Создаем дополнительный список. Удобнее всего его будет разместить на другом листе. В нём указываем перечень значений, которые будут появляться в выпадающем списке.

Выделяем этот список и кликаем по нему правой кнопкой мыши. В появившемся меню выбираем пункт «Присвоить имя…».

Открывается уже знакомое нам окно. В соответствующем поле присваиваем имя нашему диапазону, согласно условиям, о которых уже шла речь выше.

Возвращаемся на лист с БД. Выделяем диапазон, к которому будет применяться выпадающий список. Переходим во вкладку «Данные». Жмем на кнопку «Проверка данных», которая расположена на ленте в блоке инструментов «Работа с данными».

Теперь при попытке ввести данные в диапазон, где было установлено ограничение, будет появляться список, в котором можно произвести выбор между четко установленными значениями.

Если же вы попытаетесь написать в этих ячейках произвольные символы, то будет появляться сообщение об ошибке. Вам придется вернутся и внести корректную запись.

Конечно, Excel уступает по своим возможностям специализированным программам для создания баз данных. Тем не менее, у него имеется инструментарий, который в большинстве случаев удовлетворит потребности пользователей, желающих создать БД. Учитывая тот факт, что возможности Эксель, в сравнении со специализированными приложениями, обычным юзерам известны намного лучше, то в этом плане у разработки компании Microsoft есть даже некоторые преимущества.

Отблагодарите автора, поделитесь статьей в социальных сетях.

Создание базы данных в Excel

Создание простой базы данных на рабочем листе Excel. Использование раскрывающихся списков для ввода данных. Файл с примером для скачивания.

Создание базы данных в Excel рассмотрим на примере рабочей таблицы для учета движений по кассе небольшого предприятия. На протяжении последних 9 лет эта база данных была у меня основной, заполняемой ежедневно. Кроме нее я использовал свои базы данных в Excel для хранения информации о наемных работниках, для начисления заработной платы и расчета налогов и взносов, учета результатов инвентаризаций и другие. Настоящие базы данных представляют из себя систему взаимосвязанных таблиц с программным ядром для отбора и отображения информации, а базы данных в Excel обычно состоят из одной таблицы — набора данных.

Создание базы данных в Excel

Колонки в базах данных называются полями, а строки — записями. В первую строку чистого листа рабочей книги записываем наименования полей. Если в вашем наборе данных в первое поле записывается дата, то лучше сразу этому полю задать соответствующий формат. Выделите первый столбец, выберите в контекстном меню «Формат ячеек . » и задайте ему необходимый формат даты. Кроме того, очень неплохо будет организовать автоматическую запись текущей даты в первом поле каждой новой записи. В графах создаваемой базы данных с денежными суммами устанавливаем числовой формат с двумя знаками после запятой. В остальных полях можно оставить общий формат.

В справке по Excel рекомендуется выделять наименования полей жирным шрифтом и курсивом, чтобы программа могла самостоятельно их распознавать и отличать от записей. Для наименования полей используем только отдельные, не объединенные, ячейки, чтобы можно было удобно использовать автофильтр для отбора записей и, при желании, автоформу. Я автоформу никогда не использую, так как меня в таблице Excel больше всего привлекает наглядность, когда можно видеть сразу некоторый диапазон записей, а не только одну строку, как в автоформе. Для внесения новой записи в базу данных Excel автоформу тоже не всегда удобно использовать, так как заполнение новой строки непосредственно в таблице можно организовать с помощью раскрывающихся списков, а похожие строки можно добавлять с помощью копирования и вставки, перезаписывая затем изменяемые показатели.

Как видно, для примера, я уже добавил в базу данных начальное сальдо. Еще, обязательно, нужно закрепить на экране первую строку (в Excel 2010 это: Вид — Закрепить области — Закрепить верхнюю строку). Затем выбираем первые три строки нашей таблицы и добавляем границы ячеек. Лист назовем «Касса».

Создание раскрывающихся списков для базы данных

Списки для выбора значений мы создаем для полей «Торговая точка», «Вид прихода», «Вид расхода», «Получатель/плательщик». В моей базе данных «Получатель/плательщик» называется короче — «Субъект», и между полями «Дата» и «Торговая точка» есть поле «Фирма», где до 2 квартала 2012 года выбирал ИП или ООО.

Для создания раскрывающихся списков наименования нужных полей копируем на чистый лист этой же рабочей книги, который назовем «Списки». Под наименованиями полей записываем в виде списка нужные значения.

Чтобы эти диапазоны значений можно было добавить в формулу для выбора в раскрывающемся списке, им необходимо присвоить имена. Причем, создавать мы будем динамические именованные диапазоны, чтобы не приходилось каждый раз изменять диапазон в формуле выбора данных при добавлении нового значения. Для этого переходим на лист «Списки» и открываем окно создания имени (в Excel 2010 это: Формулы — Присвоить имя; свои файлы создавал в Excel 2000, но сейчас его структуру меню не помню). Записываем:
Имя: Торговая_точка_выбор,
Диапазон: =СМЕЩ(Списки!$A$2;0;0;СЧЁТЗ(Списки!$A:$A)-1;1)

Нажимаем «ОК» и первый динамический диапазон создан. То же самое проделываем и для других диапазонов:

Имя: Вид_прихода_выбор
Диапазон: =СМЕЩ(Списки!$B$2;0;0;СЧЁТЗ(Списки!$B:$B)-1;1)

Имя: Вид_расхода_выбор
Диапазон: =СМЕЩ(Списки!$C$2;0;0;СЧЁТЗ(Списки!$C:$C)-1;1)

Имя: Получатель_плательщик_выбор
Диапазон: =СМЕЩ(Списки!$D$2;0;0;СЧЁТЗ(Списки!$D:$D)-1;1)

Когда всем диапазонам со списками значений для выбора присвоены имена, переходим на лист «Касса» и создаем в ячейках соответствующих колонок раскрывающиеся списки. Для этого выбираем ячейку «B3» и открываем окно «Проверка вводимых значений» (в Excel 2010 это: Данные — Проверка данных — Проверка данных). На вкладке «Параметры» выбираем Тип данных: Список, а в Источник записываем: =Торговая_точка_выбор.

Для остальных полей базы данных, где будут у нас раскрывающиеся списки, тоже выбираем в Тип данных: Список, в Источник добавляем соответствующее колонке имя диапазона:

для «D3»: =Вид_прихода_выбор,
для «F3»: =Вид_расхода_выбор,
для «G3»: =Получатель_плательщик_выбор.

На этом в третьей строке нашей базы данных ячейки с раскрывающимися списками созданы. Далее, выделяем третью запись нашей таблицы и копируем ее протягиванием на нужное количество строк.

Внешний вид базы данных в Excel

Для внешнего оформления базы данных используйте цвета, которые вам нравятся. Я выделяю цветом строку с наименованиями полей, фон вне таблицы и те ячейки, в которые значения вставляются из раскрывающихся списков.

Когда наберется достаточно большое количество записей примените к таблице автофильтр, он поможет делать самые различные выборки из вашей базы данных без использования VBA.

Ну и раз уж это база данных для ведения кассы, в любую ячейку закрепленной строки, правее наименований полей, вставьте формулу: =СУММ(C:C)-СУММ(E:E), чтобы всегда видеть текущий остаток денег в кассе.

Скачать пример базы данных в Excel

В архиве для скачивания представлен мой файл базы данных в Excel с макросом для автоматической записи текущей даты. При выборе ячейки во втором столбце, если ячейка в первом столбце пустая, то в нее автоматически записывается текущая дата. Код для автоматической записи текущей даты был доработан, и, если вы хотите его использовать, скопируйте из статьи VBA Excel. Автоматическая запись текущей даты и времени, параграф «Окончательный вариант».

Создание базы данных в Excel по клиентам с примерами и шаблонами

Многие пользователи активно применяют Excel для генерирования отчетов, их последующей редакции. Для удобного просмотра информации и получения полного контроля при управлении данными в процессе работы с программой.

Внешний вид рабочей области программы – таблица. А реляционная база данных структурирует информацию в строки и столбцы. Несмотря на то что стандартный пакет MS Office имеет отдельное приложение для создания и ведения баз данных – Microsoft Access, пользователи активно используют Microsoft Excel для этих же целей. Ведь возможности программы позволяют: сортировать; форматировать; фильтровать; редактировать; систематизировать и структурировать информацию.

То есть все то, что необходимо для работы с базами данных. Единственный нюанс: программа Excel — это универсальный аналитический инструмент, который больше подходит для сложных расчетов, вычислений, сортировки и даже для сохранения структурированных данных, но в небольших объемах (не более миллиона записей в одной таблице, у версии 2010-го года выпуска ).

Структура базы данных – таблица Excel

База данных – набор данных, распределенных по строкам и столбцам для удобного поиска, систематизации и редактирования. Как сделать базу данных в Excel?

Вся информация в базе данных содержится в записях и полях.

Запись – строка в базе данных (БД), включающая информацию об одном объекте.

Поле – столбец в БД, содержащий однотипные данные обо всех объектах.

Записи и поля БД соответствуют строкам и столбцам стандартной таблицы Microsoft Excel.

Если Вы умеете делать простые таблицы, то создать БД не составит труда.

Создание базы данных в Excel: пошаговая инструкция

Пошаговое создание базы данных в Excel. Перед нами стоит задача – сформировать клиентскую БД. За несколько лет работы у компании появилось несколько десятков постоянных клиентов. Необходимо отслеживать сроки договоров, направления сотрудничества. Знать контактных лиц, данные для связи и т.п.

Как создать базу данных клиентов в Excel:

1. Вводим названия полей БД (заголовки столбцов).
2. Вводим данные в поля БД. Следим за форматом ячеек. Если числа – то числа во всем столбце. Данные вводятся так же, как и в обычной таблице. Если данные в какой-то ячейке – итог действий со значениями других ячеек, то заносим формулу.
3. Чтобы пользоваться БД, обращаемся к инструментам вкладки «Данные».
4. Присвоим БД имя. Выделяем диапазон с данными – от первой ячейки до последней. Правая кнопка мыши – имя диапазона. Даем любое имя. В примере – БД1. Проверяем, чтобы диапазон был правильным.

Основная работа – внесение информации в БД – выполнена. Чтобы этой информацией было удобно пользоваться, необходимо выделить нужное, отфильтровать, отсортировать данные.

Как вести базу клиентов в Excel

Чтобы упростить поиск данных в базе, упорядочим их. Для этой цели подойдет инструмент «Сортировка».

1. Выделяем тот диапазон, который нужно отсортировать. Для целей нашей выдуманной компании – столбец «Дата заключения договора». Вызываем инструмент «Сортировка».
2. При нажатии система предлагает автоматически расширить выделенный диапазон. Соглашаемся. Если мы отсортируем данные только одного столбца, остальные оставим на месте, то информация станет неправильной. Открывается меню, где мы должны выбрать параметры и значения сортировки.

Данные в таблице распределились по сроку заключения договора.

Теперь менеджер видит, с кем пора перезаключить договор. А с какими компаниями продолжаем сотрудничество.

БД в процессе деятельности фирмы разрастается до невероятных размеров. Найти нужную информацию становится все сложнее. Чтобы отыскать конкретный текст или цифры, можно воспользоваться одним из следующих способов:

1. Одновременным нажатием кнопок Ctrl + F или Shift + F5. Появится окно поиска «Найти и заменить».
2. Функцией «Найти и выделить» («биноклем») в главном меню.

Посредством фильтрации данных программа прячет всю не интересующую пользователя информацию. Данные остаются в таблице, но невидимы. В любой момент их можно восстановить.

В программе Excel чаще всего применяются 2 фильтра:

• Автофильтр;
• фильтр по выделенному диапазону.

Автофильтр предлагает пользователю выбрать параметр фильтрации из готового списка.

1. На вкладке «Данные» нажимаем кнопку «Фильтр».
2. После нажатия в шапке таблицы появляются стрелки вниз. Они сигнализируют о включении «Автофильтра».
3. Чтобы выбрать значение фильтра, щелкаем по стрелке нужного столбца. В раскрывающемся списке появляется все содержимое поля. Если хотим спрятать какие-то элементы, сбрасываем птички напротив их.
4. Жмем «ОК». В примере мы скроем клиентов, с которыми заключали договоры в прошлом и текущем году.
5. Чтобы задать условие для фильтрации поля типа «больше», «меньше», «равно» и т.п. числа, в списке фильтра нужно выбрать команду «Числовые фильтры».
6. Если мы хотим видеть в таблице клиентов, с которыми заключили договор на 3 и более лет, вводим соответствующие значения в меню пользовательского автофильтра.

Поэкспериментируем с фильтрацией данных по выделенным ячейкам. Допустим, нам нужно оставить в таблице только те компании, которые работают в Беларуси.

1. Выделяем те данные, информация о которых должна остаться в базе видной. В нашем случае находим в столбце страна – «РБ». Щелкаем по ячейке правой кнопкой мыши.
2. Выполняем последовательно команду: «фильтр – фильтр по значению выделенной ячейки». Готово.

Если в БД содержится финансовая информация, можно найти сумму по разным параметрам:

• сумма (суммировать данные);
• счет (подсчитать число ячеек с числовыми данными);
• среднее значение (подсчитать среднее арифметическое);
• максимальные и минимальные значения в выделенном диапазоне;
• произведение (результат умножения данных);
• стандартное отклонение и дисперсия по выборке.

Порядок работы с финансовой информацией в БД:

1. Выделить диапазон БД. Переходим на вкладку «Данные» — «Промежуточные итоги».
2. В открывшемся диалоге выбираем параметры вычислений.

Инструменты на вкладке «Данные» позволяют сегментировать БД. Сгруппировать информацию с точки зрения актуальности для целей фирмы. Выделение групп покупателей услуг и товаров поможет маркетинговому продвижению продукта.

Готовые образцы шаблонов для ведения клиентской базы по сегментам.

1. Шаблон для менеджера, позволяющий контролировать результат обзвона клиентов. Скачать шаблон для клиентской базы Excel. Образец:
2. Простейший шаблон.Клиентская база в Excel скачать бесплатно. Образец:

Шаблоны можно подстраивать «под себя», сокращать, расширять и редактировать.