Журнал – это книга для фиксации сведений и документов, ведения учета. Является ключевым элементом в ведении документооборота. Существует много видов журналов. Их перечень зависит от специфики работы компании.
Какие журналы должны быть в компании обязательно?
Каждая фирма обязана вести некий перечень журналов. Этот документ требуется для фиксации разных аспектов деятельности организации. Он предъявляется представителям госорганов в ходе проверки. А потому журналы требуется вести на основании регламента. В обратном случае возникнут нарекания со стороны проверяющих.
Перечень журналов определяется типом компании, сферой ее работы. Но есть и форма документа, которая должна быть в любой организации. Это журнал, в котором учитывается движение трудовых книжек. Если такого документа в документообороте компании нет, ее ждут штрафы. В частности, штраф в размере 5 000 рублей накладывается трудовой инспекцией.
Если книжки не учитываются, специалисты могут сами направить жалобу в соответствующие органы.
Как правило, в организации ведутся эти формы журналов:
- Журнал трудовых соглашений. В этом документе отражаются трудовые договоры, которые компания оформила с сотрудником. Требуется он для того, чтобы упорядочить соглашения. Как правило, он запрашивается в ходе проверки.
- Журнал приказов. В нем отражаются приказы, которые были оформлены компанией. На основании приказов начисляется ЗП, рассчитываются отпускные/премии. А потому это важный документ, который нуждается в учете.
- Журнал учета трудового времени. Отражает время, которое было фактически отработано трудящимися. Этот документ может помочь при конфликтах с работниками, касающимися начисления ЗП.
- Журнал учета командировочных. Этот документ необходим компаниям, сотрудники которых ведут разъездную работу. То есть, журнал нужен, если работники постоянно ездят в командировку. Документ помогает управлять периодичностью поездок, исполнением обязательств.
- Журнал учета больничных. Необходим для регистрации больничных листов. В нем также отражается время, на протяжении которого сотрудник фактически отсутствовал на рабочем месте.
- Журнал входящей и исходящей документации. В нем могут фиксироваться, к примеру, заявления от сотрудников.
- Журналы, касающиеся экономики компании. К примеру, это кассовая книга, журнал кассира. Последний необходим тогда, когда фирма ведет расчеты через кассовый аппарат.
- Журнал бланков отчетности. Бланки используются в том случае, если компания не использует кассу.
Очевидно, что крупная компания будет вести несколько журналов. И они также должны учитываться в журнале.
Ведение рассматриваемых документов упрощает управление деятельностью компании. Журналы пригодятся при различных спорах с сотрудниками и госорганами.
Перечень журналов, нужных для конкретной организации
Перечень необходимых журналов определяется сферой деятельности организации.
Предприятия общественного питания
В субъектах общественного питания обычно ведется бракеражный журнал. В нем фиксируются сведения о качестве выпускаемых товаров. Бракераж – это дегустация, в процессе которой устанавливается вкус продукции, проверяется ее внешний вид.
На предприятиях питания формируется комиссия, ответственная за бракераж. В нее входят эти специалисты: директор, заведующий, медработник, старший правил. Эти сотрудники занимаются дегустацией блюд. Результаты дегустации фиксируются в бракеражном журнале. В нем отражается запах, консистенция блюда, его особенности.
Кроме того, на предприятии должен быть санитарный журнал.
Предприятия, работа которых связана с вредными выбросами
Предприятия, деятельность которых связана с вредными выбросами, должны вести журналы по экологии. Они будут считаться первичными журналами. К ним относятся эти журналы:
- Учета выбросов в атмосферу.
- Учета потребления воды и ее отведения.
- Книга движения отходов.
Ведение экологических журналов строго регламентируется Росприроднадзором. Если документация будет вестись неправильно, на предприятие накладывается штраф.
Журналы, связанные с безопасностью
Любое предприятие должно следить за безопасностью. В частности, за пожарной безопасностью. То есть, придется завести журнал пожарной безопасности. Но у этого документа нет единой формы. Он также подразделяется на виды:
- Журнал инструктажа. Предприятие обязано проводить инструктаж по пожарной безопасности. И эти мероприятия должны учитываться. В журнале фиксируются сотрудники, которые прошли инструктаж.
- Журнал учета огнетушителей. В нем фиксируется состояние огнетушителей, находящихся на предприятии. Состояние их должно проверяться раз в 6 месяцев.
- Журнал по электрической безопасности. В них заносятся, в том числе, сведения о проверках электроинструмента.
- Журнал о проблемах в системе автоматической защиты. Здесь отражаются обнаруженные неполадки.
- Журнал регистрации. Нужен для целей документооборота.
Обязательная бумага – журнал по охране труда.
Требования к оформлению
Особенности оформления зависят от вида журнала. Первый шаг к заведению документа – регистрация журналов или в госоргане, или на самом предприятии. Следующие виды бумаг должны оформляться в полном соответствии с образцами:
- Журнал для фиксации движения трудовых книжек.
- Журнал по командировкам.
- Журналы воинского учета.
Большая часть других документов не имеет установленной формы. То есть, руководитель предприятия может сам определять вид документа. Однако, в любом случае, в журнале должны быть обязательные положения: номер, дата регистрации, сжатое содержание и так далее.
К документам предъявляются эти требования:
- Журнал прошивается.
- Должна присутствовать нумерация листов.
- В завершении должно стоять указание на то, что документ прошит и пронумерован.
Документ обязательно заверяется подписью руководителя и печатью компании.
К СВЕДЕНИЮ! Журналы должны храниться в компании на протяжении 75 лет. А потому рекомендуется, при оформлении, предпочесть мягкой обложке твердую.
Скачать одним файлом
Скачать отдельным файлом
Формат: Doc
Форма 49 Журнал подводного бетонирования.doc
Форма 48 Журнал изготовления и освидетельствования арматурных каркасов для бетонирования монолитных и сборных железобетонных конструкций на строительстве (реконструкции).doc
Форма 45 Журнал погружения столбов в скважины.doc
Форма 42 Журнал вибропогружения свай-оболочек (свай).doc
Форма 41 Журнал изготовления буронабивных свай.doc
Форма 40 Журнал бурения скважин, разбуривания уширений в основании скважин или оболочек.doc
Форма 39 Журнал погружения шпунта.doc
Форма 36 Журнал забивки свай.doc
Форма 34 Журнал монтажных работ.doc
Форма 28 Журнал подбора состава асфальтобетонной смеси.doc
Форма 27 Журнал приготовления органических вяжущих в окислительных установках СИ-204, Т-309, Т-310.doc
Форма 26 Журнал испытания контрольных образцов бетона.doc
Форма 25 Журнал испытания минерального порошка.doc
Форма 24-НП Журнал учета поступивших нефтепродуктов.doc
Форма 24 Журнал испытания битумного сырья.doc
Форма 23 Журнал испытания жидких нефтяных битумов.doc
Форма 22 Журнал испытания вязких нефтяных битумов и полимерно-битумных вяжущих (ПБВ).doc
Форма 21 Журнал определения зернового состава и содержания битума в асфальтобетонной смеси.doc
Форма 20 Журнал испытания образцов, взятых из асфальтобетонного покрытия.doc
Форма 19 Журнал испытания образцов асфальтобетонной смеси, взятых из смесителя.doc
Форма 18 Журнал испытания цемента.doc
Форма 17 Журнал испытания щебня, гравия, песчано-гравийной смеси.doc
Форма 16 Журнал испытания песка (отсевов дробления).doc
Форма 15 Журнал регистрации отбора проб строительных материалов.doc
Форма 11 Журнал контроля плотности земляного полотна.doc
Форма 9 Журнал физико-механических свойств грунтов.doc
Форма 7 Журнал тахеометрической съемки.doc
Форма 6 Журнал технического нивелирования.doc
Форма 5 Оперативный журнал геодезических работ.doc
Форма 2а Журнал инженерного сопровождения объекта строительства.doc
Форма 2 Журнал авторского надзора за строительством.doc
Форма 1 Общий журнал.doc
Сменный журнал работы установок и аппаратов.doc
Ремонтный журнал.doc
Оперативный журнал.doc
Общий журнал работ.doc
Журнал электромонтера охранно-пожарной сигнализации.doc
Журнал эксплуатации и ремонта предохранительных устройств.doc
Журнал учета, проверки и испытания электроинструмента и вспомогательного оборудования к нему.doc
Журнал учета тупиковых упоров.doc
Журнал учета технического освидетельствования сосудов, работающих под давлением.doc
Журнал учета тепловой энергии и теплоносителя у потребителя в паровых системах теплопотребления.doc
Журнал учета тепловой энергии и теплоносителя у потребителя в водяных системах теплопотребления.doc
Журнал учета средств подмащивания.doc
Журнал учета ремонта тупиковых упоров.doc
Журнал учета результатов входного контроля.doc
Журнал учета работ по нарядам и распоряжениям.doc
Журнал учета проверки знаний норм и правил работы в электроустановках.doc
Журнал учета проверки знаний норм и правил работы в электроустановках для организаций электроэнергетики.doc
Журнал учета проверки знаний норм и правил в электроустановках.doc
Журнал учета присвоения группы I по электробезопасности неэлектротехническому персоналу (2).doc
Журнал учета присвоения группы I по электробезопасности неэлектротехническому персоналу (1).doc
Журнал учета огнетушителей.doc
Журнал учета обследования тупиковых упоров.doc
Журнал учета испытаний взрывчатых материалов.doc
Журнал учета инструкций по охране труда для работников.doc
Журнал учета и содержания средств защиты.doc
Журнал учета и содержания средств защиты (используемых в электроустановках).doc
Журнал учета и периодического осмотра съемных грузозахватных приспособлений (СГЗП) и тары.doc
Журнал учета и осмотра такелажных средств, механизмов и приспособлений.doc
Журнал учета и осмотра съемных грузозахватных приспособлений и тары.doc
Журнал учета и осмотра стропов (тары).doc
Журнал учета дорожно-транспортных происшествий (сведения, подлежащие сверке с территориальными органами внутренних дел).doc
Журнал учета дорожно-транспортных происшествий (сведения внутреннего характера, подлежащие выяснению в процессе проведения служебного расследования).doc
Журнал учета дефектов и неполадок с электрооборудованием.doc
Журнал учета движения путевых листов.doc
Журнал учета выхода автомобиля на линию и возврата с линии.doc
Журнал учета выдачи нарядов-допусков на производство работ с повышенной опасностью.doc
Журнал учета выдачи инструкций по охране труда для работников.doc
Журнал учета выдачи инструкций по охране труда для работников подразделения (служб) предприятия.doc
Журнал учета выдачи водителям путевых листов.doc
Журнал трехступенчатого контроля за состоянием охраны труда, техники безопасности и производственной санитарии (объединенный).doc
Журнал трехступенчатого контроля за состоянием охраны труда и техники безопасности.doc
Журнал технического освидетельствования тары.doc
Журнал технического обслуживания огнетушителей.doc
Журнал термической обработки сварных соединений трубопровода.doc
Журнал сушки футеровки.doc
Журнал суточных приказов на доставку нефтепродуктов.doc
Журнал строительной машины.doc Журнал совмещенных работ.doc
Журнал сварочных работ.doc
Журнал регистрации технического состояния и выпуска на линию транспортных средств.doc
Журнал регистрации температуры в пропарочных камерах.doc
Журнал регистрации результатов контроля за добавками для бетона.doc
Журнал регистрации результатов испытания контрольных бетонных образцов.doc
Журнал регистрации работ по техническому обслуживанию и ремонту автоматических установок пожаротушения, дымоудаления, охранной и пожарно-охранной сигнализации.doc
Журнал регистрации противопожарного инструктажа на рабочем месте.doc
Журнал регистрации проверки знаний работников по технике безопасности.doc
Журнал регистрации проверки знаний работников по охране труда.doc
Журнал регистрации поступления цемента.doc
Журнал регистрации поступления арматурной стали.doc
Журнал регистрации повторного и внепланового инструктажей по технике безопасности и пожарной безопасности.doc
Журнал регистрации отказов при взрывных работах.doc
Журнал регистрации несчастных случаев на производстве.doc
Журнал регистрации нарядов-допусков в сталеплавильном производстве.doc
Журнал регистрации инструктажа по пожарной безопасности.doc
Журнал регистрации инструктажа на рабочем месте (2).doc
Журнал регистрации инструктажа на рабочем месте (1).doc
Журнал регистрации заключений экспертизы промышленной безопасности.doc
Журнал регистрации документов.doc
Журнал регистрации вводного противопожарного инструктажа.doc
Журнал регистрации вводного инструктажа.doc
Журнал регистрации вводного инструктажа по охране труда.doc
Журнал ревизии и ремонта гарнитуры , металлоконструкций и строительной части печи.doc
Журнал ревизии змеевиков.doc
Журнал работ по монтажу строительных конструкций.doc
Журнал производственного операционного контроля качества строительно-монтажных работ.doc
Журнал производства работ при выполнении торкрет-бетонных покрытий.doc
Журнал производства работ по строительству инженерных сооружений.doc
Журнал производства работ по вытрамбовыванию котлованов.doc
Журнал производства работ по втрамбовыванию щебня в дно котлована.doc
Журнал производства антикоррозионных работ.doc
Журнал проверки загазованности помещений и колодцев.doc
Журнал приемки и осмотра лесов и подмостей.doc
Журнал приема-сдачи электропогрузчиков.doc
Журнал предрейсового осмотра водителей.doc
Журнал полевого испытания талых грунтов динамической нагрузкой.doc
Журнал погружения свай.doc
Журнал по учету противоаварийных, противопожарных тренировок.doc
Журнал по сварке трубопроводов.doc
Журнал по проведению инструктажей с водительским составом по безопасности движения.doc
Журнал по применению защитно-улавливающих сеток.doc
Журнал осмотра резервуаров.doc
Журнал нивелировки подкрановых путей.doc
Журнал мостового крана.doc Журнал контроля качества производства работ по заделке и герметизации стыков полносборных зданий.doc
Журнал контроля качества бетона в зимних условиях.doc
Журнал контрольных проверок манометров.doc
Журнал испытания абразивного и эльборового инструмента.doc
Журнал записи результатов проверки инструментов и предохранительных приспособлений.doc
Журнал замоноличивания монтажных стыков и узлов.doc
Журнал замечаний по качеству проектно-сметной документации.doc
Журнал замечаний по качеству выполненных работ.doc
Журнал ежесменного осмотра лифтов.doc
Журнал выполнения монтажных соединений на болтах с контролируемым натяжением.doc
Журнал выдачи заданий бригаде (техническое обслуживание и ремонт лифтов).doc
Журнал входного учета и контроля качества получаемых деталей, материалов, конструкций и оборудования.doc
Журнал входного контроля и приемки продукции, изделий, материалов и конструкций на строительстве.doc
Журнал антикоррозионной защиты сварных соединений.doc
Вахтенный журнал оператора (машиниста) грузоподъемного крана-манипулятора.doc
Вахтенный журнал машиниста подъемника (2).doc
Вахтенный журнал машиниста подъемника (1).doc
Вахтенный журнал крановщика кранов мостового типа.doc
Вахтенный журнал крановщика (машиниста) крана-трубоукладчика.doc
Вахтенный журнал для рабочих люльки, работающих на подъемнике.doc
Эксплуатационный журнал.doc
Форма КС-6 Общий журнал работ.doc
Форма 62 Журнал работ по гидроизоляции, антикоррозийной защите, окраске стальных конструкций.doc
Форма 60 Журнал контрольной тарировки ключей для натяжения высокопрочных болтов.doc
Форма 59 Журнал постановки высокопрочных болтов.doc
Форма 58 Журнал инъецирования каналов арматурных пучков.doc
Форма 55 Журнал ухода за бетоном.doc
Форма 57 Журнал натяжения арматурных пучков.doc
Форма 52 Журнал бетонирования стыков.doc
Форма 54 Журнал бетонных работ.doc ППР на монтаж металлоконструкций.zip
Журнал регистрации несчастных случаев на производстве.doc
Журнал регистрации нарядов-допусков в сталеплавильном производстве.doc
Журнал регистрации инструктажа по пожарной безопасности.doc
Журнал регистрации инструктажа на рабочем месте (2).doc
Журнал регистрации инструктажа на рабочем месте (1).doc
Журнал регистрации заключений экспертизы промышленной безопасности.doc
Журнал регистрации документов.doc
Журнал регистрации вводного противопожарного инструктажа.doc
Журнал регистрации вводного инструктажа.doc
Журнал регистрации вводного инструктажа по охране труда.doc
Журнал ревизии и ремонта гарнитуры , металлоконструкций и строительной части печи.doc
Журнал ревизии змеевиков.doc
Журнал работ по монтажу строительных конструкций.doc
Журнал производственного операционного контроля качества строительно-монтажных работ.doc
Журнал производства работ при выполнении торкрет-бетонных покрытий.doc
Журнал производства работ по строительству инженерных сооружений.doc
Журнал производства работ по вытрамбовыванию котлованов.doc
Журнал производства работ по втрамбовыванию щебня в дно котлована.doc
Журнал производства антикоррозионных работ.doc
Журнал проверки загазованности помещений и колодцев.doc
Журнал приемки и осмотра лесов и подмостей.doc
Журнал приема-сдачи электропогрузчиков.doc
Журнал предрейсового осмотра водителей.doc
Журнал полевого испытания талых грунтов динамической нагрузкой.doc
Журнал погружения свай.doc
Журнал по учету противоаварийных, противопожарных тренировок.doc
Журнал по сварке трубопроводов.doc
Журнал по проведению инструктажей с водительским составом по безопасности движения.doc
Журнал по применению защитно-улавливающих сеток.doc
Журнал осмотра резервуаров.doc
Журнал нивелировки подкрановых путей.doc
Журнал мостового крана.doc
Журнал контроля качества производства работ по заделке и герметизации стыков полносборных зданий.doc
Журнал контроля качества бетона в зимних условиях.doc
Журнал контрольных проверок манометров.doc
Журнал испытания абразивного и эльборового инструмента.doc
Журнал замоноличивания монтажных стыков и узлов.doc
Журнал записи результатов проверки инструментов и предохранительных приспособлений.doc
Журнал замечаний по качеству проектно-сметной документации.doc
Журнал замечаний по качеству выполненных работ.doc
Журнал ежесменного осмотра лифтов.doc
Журнал выполнения монтажных соединений на болтах с контролируемым натяжением.doc
Журнал выдачи защитных средств.doc
Журнал входящей документации — это специальная книга, в которой ведется учет и регистрация писем и распоряжений, поступающих в компанию. Это необходимо, чтобы корреспонденция не потерялась среди многочисленных бумаг и дошла до адресата.
Для чего нужен журнал
В каждой организации ежедневно происходит оборот многочисленных входящих и исходящих деловых бумаг. Первые приходят от клиентов и партнеров. Их относят директору или его заместителю, которые распределяют документацию для исполнения. Вторые, предназначенные для контрагентов и различных инстанций, складывают по конвертам и отправляют на почту.
Регистрация документации на предприятии — не прихоть, а необходимый процесс. Исчезновение бумаги от важного партнера вызовет не только ухудшение имиджа предприятия, но и существенные убытки. Если сведения о документе зафиксируют в книге учета, он не затеряется и дойдет до того, кому предназначался.
Эти книги не подлежат строгой отчетности. Но их обязательно регистрировать, присвоив специальный номер. Всю корреспонденцию необходимо фиксировать в книге учета в день поступления. Определимся пошагово, как вести журнал входящей документации:
- Сначала деловые бумаги сортируют.
- Затем присваивают регистрационные номера.
- Отмечают момент их поступления в компанию.
- Позже вносят информацию об их последующем распределении по организации.
Записи, сделанные в книге учета, помогают структурировать документооборот в компании. Это облегчит поиск и избавит от спорных вопросов в суде, если возникнет такая необходимость.
Главные задачи журнала:
- учет, порядок и сохранность деловой переписки;
- распределение полученных писем и распоряжений;
- быстрое реагирование на запросы начальства;
- контроль за решением важных вопросов в срок;
- выдача справок по полученным документам.
Чаще всего ведение подобных регистрационных книг возложено на делопроизводителя или секретаря. А иногда на других должностных лиц, назначенных распоряжением директора (например, на кадровика или бухгалтера).
Обязателен ли документ
Норм об обязательном ведении этих книг в трудовом законодательстве нет. Как гласит ч. 1 ст. 8 ТК РФ, работодатели принимают локальные нормативные акты в пределах своей компетенции. То есть самостоятельно решают, насколько необходим для них процесс учета деловой переписки. В п. 5.18 приказа от 11.04.2018 № 44 «Об утверждении примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях» предусмотрена регистрация всех важных поступающих в организацию бумаг. На практике это обязательный атрибут системы делопроизводства любой компании. Строгий учет бумаг позволит избежать многих проблем в дальнейшем.
По какой форме вести
Форму книги каждая организация выбирает произвольно. Руководство самостоятельно решает, как заполняется журнал входящей документации, четкой структуры закон не устанавливает. Но обычно в большинстве компаний его ведут в традиционных общих тетрадях или в специальных альбомах формата А4. Он составлен в виде таблицы со специальными графами, все страницы одинакового формата. На титульном листе предусмотрена форма, в которую вписывают следующие данные:
- название организации;
- информация о должностных лицах, отвечающих за ведение книги;
- период заполнения;
- другие реквизиты.
Листы следует пронумеровать и прошить. На последней странице обозначают общее количество страниц. Затем директор компании визирует книгу, поставив подпись и печать. Заполняют обычно шариковой ручкой с синими, фиолетовыми или черными чернилами.
Бумажный вариант журнала применяют в большинстве компаний, поскольку он удобен и надежен для хранения. В любой момент руководитель вправе добавить в него нужные графы, поменять структуру ведения и др. А любой сотрудник, перелистав книгу, легко найдет акт или распоряжение (если делопроизводитель, например, отсутствует).
Единственный недостаток — невозможность организовать быстрый поиск по заданным параметрам, как в электронном формате. Если информации немного, как в мелких и средних предприятиях, найти нужную бумагу не составит труда. А для крупных компаний удобнее использовать журналы в цифровом виде.
Возможно ли вести в электронной форме
Любая компания вправе вести книгу в электронной форме, если это удобно для внутреннего пользования. Есть несколько вариантов ведения электронного журнала входящей и исходящей документации — в форматах Word, Excel и в системе электронного документооборота (СЭД). Среди преимуществ электронной формы — удобство систематизации и сортировки, быстрый поиск по любым параметрам (дате, ключевым словам, отправителю, адресату и т. д.).
Самый передовой способ — ведение журнала в СЭД, для этого необходимо внедрить систему на предприятии. В ней формируются специальные формы регистрационных карточек, в которых требуется только заполнить подготовленные ячейки.
Электронная система документации позволяет:
- эффективно управлять распределением деловых бумаг;
- отслеживать исполнение распоряжений;
- сократить период согласования документов;
- снизить расходы на делопроизводство.
Среди негативных факторов — риск потери или искажения данных из-за возможных сбоев в компьютерной системе. В связи с этим еще не так много компаний внедрили передовые технологии. Но для крупных предприятий с большим объемом распорядительных документов электронная система предпочтительнее.
Какие данные обязательно вносят в журнал
Обычно для поступивших и отправляемых писем заводят две разных книги. Это связано с тем, что информация отличается. Но есть обязательные пункты, которые необходимо отразить:
- регистрационный номер и дата;
- адресат или получатель;
- исполнитель;
- наличие примечаний или приложений.
Законодательство не регулирует порядок ведения, количество граф и их наименования. Руководитель самостоятельно решает вопрос, как правильно заполнять журнал входящей документации, но необходимо учитывать стандартный комплект реквизитов:
- дату поступления бумаги в компанию;
- данные о сотруднике, отправившем документ (имя, фамилия и должность сотрудника, название и реквизиты организации);
- сведения о человеке, для которого предназначен документ;
- основное содержание бумаги;
- данные об исполнителе, которому передали письмо;
- период исполнения документа.
Дополнительно в каждой организации включают те разделы, которые необходимы в конкретных случаях, например: способ доставки корреспонденции, количество страниц, расписка в получении документа, резолюция директора, отметка о направлении в дело, об исполнении и др.
Придерживайтесь правила делопроизводства: если документ неправильно составлен и не заверен подписью должностного лица, не регистрируйте его.
Всегда проверяйте, чтобы документы, поступающие извне, соответствовали всем правилам — с печатью и подписью руководителя. А на некоторых необходима подпись других должностных лиц, например бухгалтера, если это счет на оплату, платежные поручения и др. Иначе эта бумага не имеет юридической силы.
Образец
Ознакомьтесь с примерным бланком ведения журнала исходящих документов.
| Дата документа | Регистрационный номер | Адресат | Краткое содержание | Количество листов | Исполнитель (Ф.И.О., должность, подразделение) | Примечание |
|---|---|---|---|---|---|---|
| … | ||||||
| … | ||||||
| … | ||||||
| … |
А это заполненный образец книги учета входящей корреспонденции.
Сколько хранить журнал
Обычно срок хранения книг учета поступающих и отправляемых документов не превышает 5 лет. Это предусмотрено в перечне типовых управленческих архивных документов, который утвержден приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 (п. 182). После этого срока специальная комиссия проверяет ценность документа. Если он не представляет интереса для будущего применения и судебных разбирательств, его ликвидируют.
При этом действует следующее правило: сохранять журнал следует до тех пор, пока не истекли сроки хранения указанных в нем документов. По этой причине часто кадровики разделяют журналы: одни — для бумаг с длительным или постоянным сроком хранения, другие — для тех, которые хранятся недолго.
Журнал учета отдельных листов, бланков, форм
Журнал учета отдельных листов, бланков, форм содержит следующие графы:
- № п/п;
- Дата регистрации;
- Наименование носителя;
- Кол-во листов, предназначенных для подготовки секретного документа;
- Кому выдан носитель (подразделение, фамилия, инициалы), расписка в получении и дата;
- Расписка сотрудника режимно-секретного подразделения в обратном приеме и дата;
- Кол-во и номера листов, не использованных для подготовки секретного документа;
- За каким номером в основных учетах зарегистрирован секретный документ, подготовленный с использованием листов (форм, бланков);
- Расписка исполнителя и сотрудника режимно-секретного подразделения за уничтожение неиспользованных листов (форм, бланков);
- Примечание.
Мы напечатаем и оформим для Вас любой журнал с оптимальным количеством листов для Вашей организации. У нас Вы можете выбрать два вида обложки Журнала и воспользоваться дополнительными услугами. Мы предлагаем Вам прошнуровать и опечатать Журнал, пронумеровать страницы и заламинировать обложку.
На нашем складе всегда есть необходимое для Вашей организации количество журналов самого высокого качества и по оптимальным ценам. По Вашему желанию мы всегда готовы изготовить журналы с предложенными Вами дополнениями и изменениями.
Осуществляем любые виды доставки – курьер, почта и самовывоз. Оплата любым удобным для Вас способом – наличный и безналичный расчет.
Мы рады приветствовать Вас на нашем сайте!