Выгрузка в word по шаблону

Время на прочтение
5 мин

Количество просмотров 1.4K

Привет, Хабр! Меня зовут Дарья Чувашова, я — руководитель группы отделения SAP-разработки. В процессе моей проектной деятельности мне приходилось сталкиваться с задачами выгрузки документов в .doc формат и делать это нужно было быстро. При этом эти документы могли быть с совершенно разным форматированием, кучей таблиц, реквизитов и т. д. В SAP для выгрузки в форматы pdf и excel есть удобные инструменты, возможность работать с формулярами и графическими редакторами форм. Для работы с форматом.doc инструментов меньше. В этой статье я расскажу о быстром и самом простом способе выгрузить документ любой сложности.

Почему я решила написать этот «how‑to»? Как я упомянула, задачи по выгрузке файлов в.doc мне приходилось выполнять часто. В какой‑то момент я собрала все лайфхаки и советы по ускорению работы в один материал, а сейчас хочу поделиться им с хабровской аудиторией. Надеюсь, для коллег записи будут полезными. Описанный вариант решения имеет свои особенности, поэтому я постараюсь на примерах продемонстрировать некоторые «узкие» моменты.

Пошаговая инструкция решения вопроса

Шаг 1

В первую очередь нам нужно подготовить шаблон в MS Word в нужном формате. Важно заполнить все реквизиты тестовыми данными для примера, это значительно упростит нам жизнь в последующих действиях.

В качестве примера рассмотрим вот такой документ «Счёт‑фактура» в MS Word:

Шаблон необходимо заполнить тестовыми примерами, чтобы проверить, что при заполнении ничего не съезжает, и все реквизиты остаются на месте:

Шаг 2

Сохраним наш документ в формате XML: Файл — Сохранить как. Выбираем расширение .xml

Примечание: для большинства задач вполне достаточно формата.doc, он поддерживает ограничения редактирования, элементы управления и т. п.

Для того чтобы открыть данный файл, мне удобно использовать программу Altova XML Spy. Скорее всего нам потребуется проанализировать содержимое, а в данной программе выполнять анализ файла очень удобно за счёт подсветки синтаксиса. Вы, конечно, можете использовать любой другой редактор.

Открываем свой XML, видим примерно такую картину:

После применения команды PrettyPrinter:

Шаг 3

Переходим в SAP. В своём пакете разработки создадим Преобразование:

Выберем трансформацию XSLT:

Видим следующую картину:

Для того, чтобы наша трансформация верно работала, необходимо указать следующий код между тегами <xsl:template match=»/»> </xsl:template>:

<xsl:processing-instruction name="mso-application" progid="Word.Document">
      <xsl:text progid="Word.Document"/>
  </xsl:processing-instruction>

Теперь можно смело вставить весь XML‑код ниже из нашего документа:

Визуально просматриваю данный XML‑код, обнаруживаю, что часть тегов подсвечивается, как текст:

Вижу, что это произошло из‑за кавычек в наименовании компании (Company), смело их удаляю:

Теперь пытаемся активировать трансформацию. В 90% случаях активация пройдёт успешно.

Но если у вас появятся подобные ошибки,

Предлагаю стереть данные коды, так как они не имеют никакого смысла для генерации документа из SAP.

Удаляем:

После удаления всех кодов трансформация успешно активируется.

Шаг 4

Переходим в программу. Для вызова трансформации и выгрузки файла привожу для примера такой код:

Данный код максимально облегчён для простоты восприятия и предельной наглядности.

После запуска программы в папке C:TEMP сохранится файл точно в таком же виде, как наш подготовленный шаблон:

При открытии файла может возникнуть следующая ошибка:

Для того, чтобы от неё избавиться, переходим в трансформацию и ищем /word/settings.xml

Избавиться от ошибки мне помогло удаление всего блока <pkg:part … </pkg:part>. Это не повлияло на работоспособность, и файл стал открываться нормально. Без подсветки синтаксиса тяжело искать закрывающий тег, поэтому имеет смысл снова воспользоваться программой Altova XML Spy (в данной программе вы можете удалить лишний код, а затем вставить новую версию в нашу трансформацию).

Удаляем и активируем, проверяем, что ошибка ушла и с файлом всё в порядке.

Шаг 5

Переходим к выгрузке данных из контекста. Начнём с самого простого: выгрузим данные в поле «Продавец»:

Контекст представляет собой структуру c данными, например, вот такую:

Её мы заполняем и подаём в трансформацию как контекст. Далее копируем из файла, заполненного в качестве примера, текст из реквизита «Продавец» и ищем это место в нашей XML:

Вместо данного текста вставляем:

Не забываем указать нужную структуру контекста и сделать выборку данных. Для примера прописываю хардкодом наименование продавца:

Результат трансформации:

Остальные реквизиты заполняем аналогично.

Как видим, заполненный на Шаге 1 пример нам помогает выполнять быструю навигацию по XML и искать нужные места для доработки.

Отдельную сложность может представлять собой заполнение табличных данных. В структуре контекста имеем вложенную таблицу с данными T_INVOICE. Для вывода данных используем цикл for each. Начнём с 1 строки 1 столбца. Ищем поиском пример «Яблоки» и вставляем код, приведённый чуть ниже.

Теги описания таблицы довольно понятны: <w:tc> </w:tc> — стоблец, <w:tr </w:tr> — соответственно строка, ну и сам текст <w:t> </w:t>.

Если мы хотим каждую строку таблицы из контекста выводить в новую строку таблицы, то цикл ставим перед тегом строки и закрываем после окончания описания строки:

Конец цикла будет обозначен тут:

Так как таблица большая, окончание цикла будет через 400 строк, поэтому удобно воспользоваться опять же программой с подсветкой тегов, таким образом выводим все необходимые элементы таблицы.

Результат:

Видим, что строка автоматически добавилась. Так как нам не нужны старые данные из примера, удалим эти строки из таблицы. Ищем так же по тегам.

В идеале можно было бы в самом шаблоне оставить лишь одну строку для заполнения, тогда лишних действий по удалению колонок не пришлось бы делать. Но я хочу показать неидеальный случай.

Если необходимо вывести данные из таблицы контекста не в каждой строке таблицы, а текстом с переносом, то можем воспользоваться тегом переноса строки <w:br/>, например,

Получим вот такой результат:

Ещё немного полезных рекомендаций

Мы разобрали основные шаги, как сделать выгрузку любого реквизита и заполнить таблицу. При этом необязательно думать о размере шрифта или форматировании, достаточно изначально выстроить необходимые настройки и правки в исходном документе.

Что ещё записано в моих заметках?

Как поменять шрифт быстро, если он перестал подходить? Допустим, мы желаем заменить Arial на Calibri. Для этого в трансформации выполняем поиск Arial — «Заменить все» и вставляем название нового шрифта Calibri.

Примеры исходного кода из статьи можно увидеть в репозитории github.

Данной информации должно быть достаточно, чтобы сделать выгрузку практически любого документа быстро и эффективно.

Всем привет, сегодня поговорим о выгрузки данных из Access в такие приложения как Word и Excel. Но не о стандартном способе, который есть в  Access (связь с Office), а о способе, который позволяет выгружать данные в заданный шаблон как в Word, так и в Excel.

Другими словами это нужно тогда когда создать отчеты в Access по шаблону, который уже существует, например, в Word, невозможно или слишком трудоемко или как Вы знаете, может получаться просто коряво или самый распространенный вариант это когда много текста, который в отчете Access не так хорошо форматируется как в Word, а данных не так много, но необходимо автоматизировать, например это какие-то договора, заявления и так далее. Использование слияния из самого Word-а не очень удобно, поэтому я расскажу сегодня, как можно заполнять такие шаблоны напрямую из Access, путем нажатия на одну кнопку. Также как и необходимость выгрузки в шаблон Word, существует и необходимость выгрузки в шаблон Excel, и этот способ мы тоже сегодня рассмотрим.

Начнем с Word.

Вся разработка делится на две части это:

• Настройка шаблона Word;

• Настройка выгрузки данных в шаблон.

Суть настройки шаблона заключается в том, что необходимо проставить необходимые поля в тех местах шаблона, где нужно выводить то или иное поле. Это делается с помощью полей формы.

Открываем шаблон Word, для начала добавим необходимую панель инструментов, для этого нажимаем вид->панель инструментов и ставим галочку «формы». Теперь у вас отобразилась панель инструментом «Формы» все, что осталось сделать это встать на то место где необходимо добавить нужное поле и на панели выбрать «Текстовое поле». После в том месте у Вас появится серая область, которая свидетельствует о том, что поле добавлено. Теперь  необходимо задать имя этого поля, для того чтобы потом из access вставлять в него значения (стандартное названия не очень удобное). Для этого щелкните правой кнопкой мы по полю и нажмите «Свойства». В поле закладка напишите желаемое имя этого поля, я в примере назвал его MyTestPole

Создайте столько полей, сколько Вам нужно.

Ну и настройка шаблона закончена, только единственное сделайте этот шаблон только для чтения, а то пользователь возьмет, сформирует документ и сохранит его, и шаблон тем самым потеряется, а если сделать только для чтения, то у него такой возможности не будет только сохранять через «Сохранить как».

Переходим к более интересной задачи это к реализации самой выгрузки из Access в этот шаблон.

Примечание! Я использую Access в связке с MS Sql 2008 поэтому и данные буду брать от туда.

Допустим у Вас есть форма, сделайте на ней кнопку (я назвал ее testbutton) и в событие нажатие кнопки вставьте следующий код:

Private Sub testbutton_Click()

‘Объявляем переменные

Dim FileDialog As FileDialog

Dim rsd As ADODB.Recordset

Dim strSQL As String

Dim WordApOb As Object

Dim WordOb As Object

Dim path As String

Set rsd = New ADODB.Recordset

‘запрос к базе данных для получения необходимых данных

strSQL = «select * from dbo.table where KOD = » & Me.kod & «»

rsd.open strSQL, CurrentProject.Connection

‘Выбираем шаблон

Set FileDialog = Application.FileDialog(msoFileDialogOpen)

‘убираем множественный выбор, он нам не нужен

FileDialog.AllowMultiSelect = False

‘очистим и установим фильтры

FileDialog.Filters.Clear

FileDialog.Filters.add «Word», «*.doc»

‘установим фильтр по умолчанию

FileDialog.FilterIndex = 1

‘проверяем, что сделал user если выбрал шаблон, то начинаем работу

If FileDialog.Show = False Then

‘Если нет то выходим

Set dlgFile = Nothing

Exit Sub

End If

‘получаем путь к файлу

path = Trim(FileDialog.SelectedItems(1))

‘Очистим переменную

Set FileDialog = Nothing

If path <> «» Then

‘Будем отслеживать ошибки

On Error GoTo Err_testbutton_Click

‘Создаем объект Word

Set WordOb = CreateObject(«Word.document»)

‘Задаем нашему документу значение из шаблона

Set WordOb = GetObject(path)

‘Задаем значение объекту word.Application

Set WordApOb = WordOb.Parent

‘делаем приложение word видимым

WordApOb.Visible = True

‘ищем наше поле в шаблоне

WordOb.Bookmarks(«mytestpole»).Select

‘задаем ему новое значение из нашего Recordset

WordApOb.Selection.TypeText Text:=Nz(rsd.Fields(«field»).Value, » «)

‘и так далее по всем полям

‘в конце перейдем на начало нашего документа

WordApOb.Selection.Goto wdGoToFirst

‘и активируем его

WordApOb.Activate

‘Очистим переменные

Set WordOb = Nothing

Set WordApOb = Nothing

Exit_testbutton_Click:

Exit Sub

Err_testbutton_Click:

MsgBox Err.Description

‘в случае ошибки будем делать следующие

‘закроем word без сохранения

WordOb.Close (wddonotsavechanges)

WordApOb.Quit

‘и также очистим переменные

Set WordOb = Nothing

Set WordApOb = Nothing

Resume Exit_testbutton_Click

End If

End Sub

Код прокомментирован, поэтому сложностей возникнуть не должно. Здесь весь смысл сводится к созданию объекта word.document и word.application, конечно же. А после мы уже работаем с нашими объектами, т.е. заполняем их.

Теперь перейдем к Excel.

В шаблоне Excel уже ненужно создавать поля как в Word, так как здесь мы уже будем ориентироваться по адресам ячеек.

Существует несколько способов, как заполнять Excel шаблон, я опишу два, первый это тогда когда Вам просто необходимо проставить несколько полей, т.е. в источнике данных будет всего одна строка с несколькими полями и второй это когда строк будет уже несколько, причем Вы не знаете, сколько именно (в зависимости от каких то условий), но в шаблоне по умолчанию отведено для этого все пару строк, поэтому мы будем нужные нам строки добавлять, для того чтобы наши данные не накладывалась на строки ниже (допустим там примечание, подпись руководителя и т.д.). И совет, я здесь для примера использую всего один источник данных, а вы, если Вам необходимо заполнить шапку,  примечание и некое количество строк (т.е. область данных) то для этих задач используйте несколько источников (Recordset).