 |
 |
Детали файла
| Имя файла: | 1549.02.02;Т-Т.01;2 |
| Размер: | 110 Kb |
| Дата публикации: | 2015-03-09 03:44:40 |
| Описание: | |
| Информатика (курс 3) — Тест-тренинг
Список вопросов теста (скачайте файл для отображения ответов): Access — это программа, относящаяся к классу |
|
| Для скачивания этого файла Вы должны ввести код указаный на картинке справа в поле под этой картинкой —> |  |
| ВНИМАНИЕ: | |
| Нажимая на кнопку «Скачать бесплатно» Вы подтверждаете свое полное и безоговорочное согласие с «Правилами сервиса» | |
Из перечисленного: 1) 82 руб.; 2) №204; 3) $738; 4) 15%; 5) 1,5E+3; 6) Нижегородская 32 — примерами текстовых значений Excel являются
(*ответ*) 1, 2, 6
2, 4, 6
4, 5, 6
1, 2, 3
Из перечисленного: 1) 82 руб.; 2) №204; 3) $738; 4) 15%; 5) 1,5E+3; 6) Нижегородская 32 — примерами числовых значений Excel являются
(*ответ*) 3, 4, 5
1, 3, 5
4, 5, 6
1, 2, 3
1) гарнитура; 2) отступ; 3) размер; 4) начертание; 5) центрирование — в число параметров форматирования символов в Word входят — из перечисленного
(*ответ*) 1, 3, 4
1, 4, 5
2, 3, 5
1, 2, 4
Excel интерпретирует число 1Е4 как
(*ответ*) 10000
0.0001
1/4
1.4
В нижней части окна книги Excel размещаются кнопки
(*ответ*) прокрутки ярлычков листов
панели формул
панели инструментов
прокрутки ярлычков книг
Для вырезки выделенного фрагмента из документа Word нужно нажать
(*ответ*) Ctrl+X
Ctrl+F3
Ctrl+C
Ctrl+V
Для перемещения активной ячейки вниз в Excel используется клавиша
(*ответ*) Enter
Shift+Tab
Tab
Shift+Enter
Из перечисленного: 1) Tab; 2) Tab+Enter; 3) Shift+Tab; 4) Enter; 5) Ctrl+Tab; 6) Alt+Enter — Excel фиксирует ввод и активизирует соседнюю ячейку при нажатии клавиш
(*ответ*) 1, 3, 4
1, 3, 5
4, 5, 6
1, 2, 3
Константы Excel могут принимать значения
(*ответ*) числовые и текстовые
только числовые
строчные и текстовые
символьные и строчные
По умолчанию Excel отображает числовое значение в формате
(*ответ*) общий
текстовый
десятичный
числовой
Экземпляру объекта в реляционных БД соответствуют
(*ответ*) строки
запросы
таблицы
столбцы
Access — это программа, относящаяся к классу
(*ответ*) систем управления базами данных
графических редакторов
средств создания призентаций
электронных таблиц
Skip to content
В этом руководстве показано множество различных способов преобразования текста в число в Excel: опция проверки ошибок в числах, формулы, математические операции, специальная вставка и многое другое.
Иногда значения в ваших таблицах Excel выглядят как числа, но их нельзя сложить или перемножить, они приводят к ошибкам в формулах. Общая причина этого — числа, записанные как текст. Во многих случаях Microsoft Excel достаточно умен, чтобы автоматически преобразовывать цифровые символы, импортированные из других программ, в обычные числа. Но иногда числа остаются отформатированными в виде текста, что вызывает множество проблем в ваших электронных таблицах.
Перестает правильно работать сортировка данных, поскольку числовые и текстовые значения упорядочиваются по-разному. Функции поиска, подобные ВПР, также не могут найти нужные значения (подробнее об этом читайте – Почему не работает ВПР?). Подсчет по условиям СУММЕСЛИ и СЧЁТЕСЛИ даст неверные результаты. Если они находятся среди «нормальных» чисел, то функция СУММ их проигнорирует, а вы этого даже не заметите. В результате – неверные расчеты.
- Как выглядят числа-как текст?
- Используем индикатор ошибок.
- Изменение формата ячейки может преобразовать текст в число
- Специальная вставка
- Инструмент «текст по столбцам»
- Повторный ввод
- Формулы для преобразования текста в число
- Как можно использовать математические операции
- Удаление непечатаемых символов
- Использование макроса VBA
- Как извлечь число из текста при помощи инструмента Ultimate Suite
Из этого материала вы узнаете, как преобразовать строки в «настоящие» числа.
Как определить числа, записанные как текст?
В Excel есть встроенная функция проверки ошибок, которая предупреждает вас о возможных проблемах со значениями ячеек. Это выглядит как маленький зеленый треугольник в верхнем левом углу ячейки. При выборе ячейки с таким индикатором ошибки отображается предупреждающий знак с желтым восклицательным знаком (см. Скриншот ниже). Наведите указатель мыши на этот знак, и Excel сообщит вам о потенциальной проблеме: в этой ячейке число сохранено как текст или перед ним стоит апостроф .
В некоторых случаях индикатор ошибки не отображается для чисел, записанных в виде текста. Но есть и другие визуальные индикаторы текстовых чисел:
|
Число |
Строка (текстовое значение) |
• Если выбрано несколько ячеек, в строке состояния отображается «Среднее», «Количество» и «Сумма» . |
• Если выбрано несколько ячеек, строка состояния показывает только Количество . • В поле Числовой формат отображается текстовый формат (во многих случаях, но не всегда). • В строке формул может быть виден начальный апостроф. • Зелёный треугольник в левом верхнем углу. |
На изображении ниже вы можете видеть текстовые представления чисел справа и реальные числа слева:
Есть несколько разных способов изменить текст на число Excel. Ниже мы рассмотрим их, начиная с самых быстрых и простых. Если простые методы не работают для вас, пожалуйста, не расстраивайтесь. Нет проблем, которые невозможно преодолеть. Просто нужно попробовать другие способы.
Используем индикатор ошибок.
Если в ваших клетках отображается индикатор ошибки (зеленый треугольник в верхнем левом углу), преобразование выполняется одним щелчком мыши:
- Выберите всю область, где цифры сохранены как текст.
- Нажмите предупреждающий знак и затем — Преобразовать в число.
Таким образом можно одним махом преобразовать в числа весь столбец. Просто выделите всю проблемную область, а затем жмите восклицательный знак.
Смена формата ячейки.
Все ячейки в Экселе имеют определенный формат, который указывает программе, как их обрабатывать. Например, даже если в клетке таблицы будут записаны цифры, но формат выставлен текстовый, то они будут рассматриваться как простой текст. Никакие подсчеты с ними вы провести не сможете. Для того, чтобы Excel воспринимал цифры как нужно, они должны быть записаны с общим или числовым форматом.
Итак, первый быстрый способ видоизменения заключается в следующем:
- Выберите ячейки с цифрами в текстовом формате.
- На вкладке «Главная » в группе «Число» выберите « Общий» или « Числовой» в раскрывающемся списке «Формат» .
Или же можно воспользоваться контекстным меню, вызвав его правым кликом мышки.
Последовательность действий в этом случае показана на рисунке. В любом случае, нужно применить числовой либо общий формат.
Этот способ не слишком удобен и достался нам «в наследство» от предыдущих версий Excel, когда еще не было индикатора ошибки в виде зелёного уголка.
Примечание. Этот метод не работает в некоторых случаях. Например, если вы примените текстовый формат, запишете несколько цифр, а затем измените формат на «Числовой». Тут ячейка все равно останется отформатированной как текст.
То же самое произойдёт, если перед цифрами будет стоять апостроф. Это однозначно указывает Excel, что записан именно текст и ничто другое.
Совет. Если зеленых уголков нет совсем, то проверьте — не выключены ли они в настройках вашего Excel (Файл — Параметры — Формулы — Числа, отформатированные как текст или с предшествующим апострофом).
Специальная вставка.
По сравнению с предыдущими методами этот метод требует еще нескольких дополнительных шагов, но работает почти на 100%.
Чтобы исправить числа, отформатированные как текст с помощью специальной вставки, выполните следующие действия:
- Выделите клетки таблицы с текстовым номером и установите для них формат «Общий», как описано выше.
- Скопируйте какую-нибудь пустую ячейку. Для этого либо установите в нее курсор и нажмите
Ctrl + C, либо щелкните правой кнопкой мыши и выберите «Копировать» в контекстном меню. - Выберите клетки таблицы, которые вы хотите трансформировать, щелкните правой кнопкой мыши и выберите «Специальная вставка». В качестве альтернативы, нажмите комбинацию клавиш
Ctrl + Alt + V. - В диалоговом окне «Специальная вставка» выберите «Значения» в разделе «Вставить» и затем «Сложить» в разделе «Операция».
- Нажмите ОК.
Если все сделано правильно, то ваши значения изменят выравнивание слева на правую сторону. Excel теперь воспринимает их как числа.
Инструмент «текст по столбцам».
Это еще один способ использовать встроенные возможности Excel. При использовании для других целей, например для разделения ячеек, мастер «Текст по столбцам» представляет собой многоэтапный процесс. А вот чтобы просто выполнить нашу метаморфозу, нажимаете кнопку Готово на самом первом шаге 
- Выберите позиции (можно и весь столбец), которые вы хотите конвертировать, и убедитесь, что их формат установлен на Общий.
- Перейдите на вкладку «Данные», группу «Инструменты данных» и нажмите кнопку «Текст по столбцам» .
- На шаге 1 мастера распределения выберите «С разделителями» в разделе «Формат исходных данных» и сразу чтобы завершить преобразование, нажмите «Готово» .
Это все, что нужно сделать!
Повторный ввод.
Если проблемных ячеек, о которых мы ведём здесь разговор, у вас не очень много, то, возможно, неплохим вариантом будет просто ввести их заново.
Для этого сначала установите их формат на «Обычный». Затем в каждую из них введите цифры заново.
Думаю, вы знаете, как корректировать ячейку — либо двойным кликом мышки, либо через клавишу F2.
Но это, конечно, если таких «псевдо-чисел» немного. Иначе овчинка не стоит выделки. Есть много других менее трудоемких способов.
Преобразовать текст в число с помощью формулы
До сих пор мы обсуждали встроенные возможности, которые можно применить для перевода текста в число в Excel. Во многих ситуациях это может быть сделано быстрее с помощью формулы.
В Microsoft Excel есть специальная функция — ЗНАЧЕН (VALUE в английском варианте). Она обрабатывает как текст в кавычках, так и ссылку на элемент таблицы, содержащий символы для трансформирования.
Функция ЗНАЧЕН может даже распознавать набор цифр, включающих некоторые «лишние» символы.
Например, распознает цифры, записанные с разделителем тысяч в виде пробела:
=ЗНАЧЕН(«1 000»)
Конвертируем число, введенное с символом валюты и разделителем тысяч:
=ЗНАЧЕН(«1 000 $»)
Обе эти формулы возвратят число 1000.
Точно так же она расправляется с пробелами перед цифрами.
Чтобы преобразовать столбец символьных значений в числа, введите выражение в первую позицию и перетащите маркер заполнения, чтобы скопировать его вниз по столбцу.
Функция ЗНАЧЕН также пригодится, когда вы извлекаете что-либо из символьной строки с помощью одной из текстовых функций, таких как ЛЕВСИМВ, ПРАВСИМВ и ПСТР.
Например, чтобы получить последние 3 символа из A2 и вернуть результат в виде цифр, используйте следующее:
=ЗНАЧЕН(ПРАВСИМВ(A2;3))
На приведенном ниже рисунке продемонстрирована формула трансформации:
Если вы не обернете функцию ПРАВСИМВ в ЗНАЧЕН, результат будет возвращен в виде набора символов, что делает невозможным любые вычисления с извлеченными значениями.
Этот метод подходит, когда вы точно знаете, сколько символов и откуда вы желаете получить, а затем превратить их в число.
Математические операции.
Еще один способ — выполнить простую арифметическую операцию, которая фактически не меняет исходное значение. В этом случае программа, если есть такая возможность, сама сделает нужную конвертацию.
Что это может быть? Например, сложение с нулём, умножение или деление на 1.
=A2+0
=A2*1
=A2/1
Важно, чтобы эти действия не изменили величины чисел. Выше вы видите пример таких операций: двойное умножение на минус 1, умножение на 1, сложение с 0. Наиболее элегантно и просто для ввода выглядит «двойное отрицание»: ставим два минуса перед ссылкой, то есть дважды умножаем на минус 1. Результат расчета не изменится, а записать такую формулу очень просто.
Но если исходные значения отформатированы как текст, Excel также может автоматически применить соответствующий формат и к полученным результатам. Вы сможете заметить это по выровненному влево их содержимому. Чтобы это исправить, обязательно установите общий формат для ячеек, которые используются в формуле.
Примечание. Если вы хотите, чтобы результаты были значениями, а не формулами, используйте после применения этого метода функцию специальной вставки, чтобы заменить их результатами.
Удаление непечатаемых символов.
Когда вы копируете в таблицу Excel данные из других приложений при помощи буфера обмена (то есть Копировать – Вставить), вместе с цифрами часто копируется и различный «мусор». Так в таблице могут появиться внешне не видимые непечатаемые символы. В результате ваши цифры будут восприниматься программой как символьная строка.
Эту напасть можно удалить программным путем при помощи формулы. Аналогично предыдущему примеру, в С2 можно записать примерно такое выражение:
=ЗНАЧЕН(СЖПРОБЕЛЫ(ПЕЧСИМВ(A2)))
Поясню, как это работает. Функция ПЕЧСИМВ удаляет непечатаемые знаки. СЖПРОБЕЛЫ – лишние пробелы. Функция ЗНАЧЕН, как мы уже говорили ранее, преобразует текст в число.
Макрос VBA.
Если вам часто приходится преобразовывать большие области данных из текстового формата в числовой, то есть резон для этих повторяющихся операций создать специальный макрос, который будет использоваться при необходимости. Но для того, чтобы это выполнить, прежде всего, нужно в Экселе включить макросы и панель разработчика, если это до сих пор не сделано. Нажмите правой кнопкой мыши на ленте и настройте показ этого раздела.
Нажмите сочетание клавиш Alt+F11 или откройте вкладку Разработчик (Developer) и нажмите кнопку Visual Basic. В появившемся окне редактора добавьте новый модуль через меню Insert — Module и скопируйте туда следующее небольшое выражение:
Sub Текст_в_число()
Dim rArea As Range
On Error Resume Next
ActiveWindow.RangeSelection.SpecialCells(xlCellTypeConstants).Select
If Err Then Exit Sub
With Application: .ScreenUpdating = False: .EnableEvents = False: .Calculation = xlManual: End With
For Each rArea In Selection.Areas
rArea.Replace ",", "."
rArea.FormulaLocal = rArea.FormulaLocal
Next rArea
With Application: .ScreenUpdating = True: .EnableEvents = True: .Calculation = xlAutomatic: End With
End Sub
После этого закрываем редактор, выполнив нажатие стандартной кнопки закрытия в верхнем правом углу окна.
Что делает этот макрос?
Вы можете выделить несколько областей данных для конвертации (можно использовать мышку при нажатой клавише CTRL). При этом, если в ваших числах в качестве разделителя десятичных разрядов используется запятая, то она будет автоматически заменена на точку. Ведь в Windows чаще всего именно точка отделяет целую и дробную части числа. А при экспорте данных из других программ запятая в этой роли встречается почему-то очень часто.
Чтобы использовать этот код, выделяем область на рабочем листе, которую нужно преобразовать. Жмем на значок «Макросы», который расположен на вкладке «Разработчик» в группе «Код». Или нам поможет комбинация клавиш ALT+F8.
Открывается окно имеющихся макросов. Находим «Текст_в_число», указываем на его и жмем на кнопку «Выполнить».
Извлечь число из текстовой строки с помощью Ultimate Suite
Как вы уже убедились, не существует универсальной формулы Excel для извлечения числа из текстовой строки. Если у вас возникли трудности с пониманием формул или их настройкой для ваших наборов данных, вам может понравиться этот простой способ получить число из строки в Excel.
Надстройка Ultimate Suite предоставляет множество инструментов для работы с текстовыми значениями: удалить лишние пробелы и ненужные символы, изменить регистр текста, подсчитать символы и слова, добавить один и тот же текст в начало или конец всех ячеек в диапазоне, преобразовать текст в числа, разделить его по отдельным ячейкам, заменить ошибочные символы с правильными.
Вот как вы можете быстро получить число из любой буквенно-цифровой строки:
- Перейдите на вкладку Ablebits Data > Текст и нажмите Извлечь (Extract) :
- Выделите все ячейки с нужным текстом.
- На панели инструмента установите переключатель «Извлечь числа (Extract numbers)».
- В зависимости от того, хотите ли вы, чтобы результаты были формулами или значениями, выберите переключатель «Вставить как формулу (Insert as formula)» или оставьте его неактивным (по умолчанию).
Я советую активировать эту возможность, если вы хотите, чтобы извлеченные числа обновлялись автоматически, как только в исходные строки вносятся какие-либо изменения.
Если вы хотите, чтобы результаты не зависели от исходных строк (например, если вы планируете удалить исходные данные позже), не выводите результат в виде формулы.
- Нажмите кнопку «Вставить результаты (Insert results)». Вот и всё!
Как и в предыдущем примере, результаты извлечения являются числами , что означает, что вы можете подсчитывать, суммировать, усреднять или выполнять любые другие вычисления с ними.
В этом примере мы решили вставить результаты как формулы , и надстройка сделала именно то, что было запрошено:
=ЕСЛИ(МИН(НАЙТИ({0;1;2;3;4;5;6;7;8;9},A2&»_0123456789″))>ДЛСТР(A2), «»,СУММПРОИЗВ(ПСТР(0&A2,НАИБОЛЬШИЙ(ИНДЕКС(ЕЧИСЛО(—ПСТР(A2,СТРОКА(ДВССЫЛ(«$1:$»&ДЛСТР(A2))),1))*СТРОКА(ДВССЫЛ(«$1:$»&ДЛСТР(A2))),0),СТРОКА(ДВССЫЛ(«$1:$»&ДЛСТР(A2))))+1,1)*10^СТРОКА(ДВССЫЛ(«$1:$»&ДЛСТР(A2)))/10))
Сложновато самому написать такую формулу, не правда ли?
Если отсутствует флажок «Вставить как формулу», вы увидите число в строке формул.
Любопытно попробовать? Просто скачайте пробную версию Ultimate Suite и убедитесь сами
Если вы хотите иметь этот, а также более 60 других полезных инструментов в своем Excel, воспользуйтесь этой специальной возможностью покупки, которую предоставлена исключительно читателям нашего блога.
Вот как вы можете преобразовать текст в число Excel с помощью формул и встроенных функций. Более сложные случаи, когда в ячейке находятся одновременно и буквы, и цифры, мы рассмотрим в отдельной статье. Я благодарю вас за чтение и надеюсь не раз еще увидеть вас в нашем блоге!
Также рекомендуем:
Как быстро посчитать количество слов в Excel — В статье объясняется, как подсчитывать слова в Excel с помощью функции ДЛСТР в сочетании с другими функциями Excel, а также приводятся формулы для подсчета общего количества или конкретных слов в… 
Как быстро извлечь число из текста в Excel — В этом кратком руководстве показано, как можно быстро извлекать число из различных текстовых выражений в Excel с помощью формул или специального инструмента «Извлечь». Проблема выделения числа из текста возникает достаточно… 
Как умножить число на процент и прибавить проценты — Ранее мы уже научились считать проценты в Excel. Рассмотрим несколько случаев, когда известная нам величина процента помогает рассчитать различные числовые значения. Чему равен процент от числаКак умножить число на процентКак… 
Как считать проценты в Excel — примеры формул — В этом руководстве вы познакомитесь с быстрым способом расчета процентов в Excel, найдете базовую формулу процента и еще несколько формул для расчета процентного изменения, процента от общей суммы и т.д.… 
Функция ПРАВСИМВ в Excel — примеры и советы. — В последних нескольких статьях мы обсуждали различные текстовые функции. Сегодня наше внимание сосредоточено на ПРАВСИМВ (RIGHT в английской версии), которая предназначена для возврата указанного количества символов из крайней правой части… 
Функция ЛЕВСИМВ в Excel. Примеры использования и советы. — В руководстве показано, как использовать функцию ЛЕВСИМВ (LEFT) в Excel, чтобы получить подстроку из начала текстовой строки, извлечь текст перед определенным символом, заставить формулу возвращать число и многое другое. Среди… 
5 примеров с функцией ДЛСТР в Excel. — Вы ищете формулу Excel для подсчета символов в ячейке? Если да, то вы, безусловно, попали на нужную страницу. В этом коротком руководстве вы узнаете, как использовать функцию ДЛСТР (LEN в английской версии)…
Когда вы вводите что-либо в ячейку, Excel определяет, данные какого типа вы ввели: значение; дату или время; текст; формулу. Если вы будете знать, как работает механизм интерпретации данных, вводимых в ячейку, то сможете понять, почему Excel неверно распознал введенные вами данные.
Ввод значений
Любое число, записанное в ячейку цифрами, считается значением. Кроме того, значения могут включать несколько специальных символов.
- Знак минуса (-). Если он предшествует значению, Excel интерпретирует его как отрицательное число.
- Знак плюса (+). Если данный знак стоит перед значением, Excel интерпретирует его как положительное число (и при этом не отображает этот знак).
- Круглые скобки. Если положительное число заключено в круглые скобки, Excel интерпретирует его как отрицательное.
- Знак процентов (%). Если этот знак следует после чисел, Excel интерпретирует значение как проценты и автоматически применяет соответствующее форматирование.
- Символ валюты. Если данный символ (например, знак доллара) предшествует числу, Excel интерпретирует введенное значение как денежное выражение и автоматически форматирует его как валюту.
- Разделитель тысяч. Значение, включающее в себя один или несколько разделителей тысяч, определенных в вашей системе (например, это может быть запятая), Excel интерпретирует как число, а также применяет форматирование для отображения символа разделителя. Обратите внимание, что разделитель тысяч должен находиться в соответствующей позиции. Например, если в вашей системе исчисления в качестве разделителя тысяч используется запятая, то число 4,500 Excel интерпретирует как значение, а вот число 45,00 он таковым считать не будет.
- Экспоненциальное обозначение. Значение, содержащее букву «Е», Excel попытается распознать как экспоненциальное обозначение. Например, 3.2Е5 будет интерпретировано как 3.2 х 105.
Ввод даты и времени
В Excel дата и время считаются числовыми значениями, которые форматируются специальным образом, потому что люди гораздо легче понимают такое представление. С датами Excel оперирует, используя последовательную нумерацию дат, так называемые порядковые номера. Самая ранняя дата, которую способен распознать Excel, — 1 января 1900 года. Этой дате присвоен порядковый номер 1. Дата 2 января 1900 года имеет порядковый номер 2 и т. д. Такая система представления значительно облегчает использование дат в формулах. Например, можно ввести формулу, по которой вычисляется количество дней между двумя датами.
Примеры дат в этой книге используют английскую (США) систему. В зависимости от ваших региональных настроек ввод даты в таком формате, как Junel, 2010, может быть интерпретирован как текст, а не как дата. В этом случае вам необходимо ввести дату в формате, который соответствует вашим региональным настройкам, — 1-июн-2010.
После того как вы введете дату, можете форматировать ее, чтобы она отображалась в нужном формате. Для этого используйте вкладку Число диалогового окна Формат ячеек. Что касается распознавания вводимых вами дат, Excel хоть и умен, но все же не идеален. Например, редактор не распознает любую из следующих записей в качестве даты: June 1 1010, Jun-l 2010 и Jun-1/2010. Он интерпретирует их как текст.
Если вы планируете ссылаться на даты в формулах, убедитесь, что даты, которые вы вводите, распознаются именно как даты. В противном случае ваши формулы будут выдавать неправильные результаты. Распространенной проблемой является то, что Excel интерпретирует записи как даты, когда вы намерены ввести дроби. Например, если вы введете значение 1/5, Excel интерпретирует его как 5 января текущего года. Решение состоит в том, чтобы указывать знак равенства перед дробью.
При работе со временем Excel просто расширяет свою систему серийных номеров для дат, и они теперь включают знаки после запятой. Другими словами, Excel работает со значениями времени с помощью дробных дней. Например, серийный номер для даты 1 июня 2010 года равен 40 330. Полдень 1 июня 2010 года имеет следующий внутренний формат представления: 40 330.5, поскольку дробная часть, определяющая время, добавлена к серийному номеру даты.
Обычно вам не нужно беспокоиться об этих серийных номерах (в том числе дробных — для времени). Просто введите время в ячейку в корректном формате. В табл. 29.1 приведены некоторые примеры представления времени в форматах, которые распознает Excel.
Таблица 29.1. Примеры представления времени
| Вводится в ячейку | Интерпретация в Excel |
|---|---|
| 11:30:00 am* | 11:30 AM |
| 11:30:00 AM | 11:30 AM |
| 11:30 pm | 11:30 PM |
| 11:30 | 11:30 AM |
| 13:30 | 1:30 PM |
a.m. — до полудня, p.m. — после полудня.
В этих примерах нет привязок к дням, поэтому они внутренне представляются как значения меньше 1. Другими словами, Excel использует несуществующую дату 0 января 1900 года. Вы также можете объединять даты и время, как показано в табл. 29.2.
Таблица 29.2. Примеры объединения даты и времени
| Вводится в ячейку | Интерпретация в Excel |
|---|---|
| 26.06.10 11:30 | 11:30 до полудня, 26 июня 2010 г. |
| 26.06.10 12:00 | Полдень 26 июня 2010 г. |
| 26.06.10 0:00 | Полночь 26 июня 2010 г. |
Если вы введете время, превышающее 24 часа, связанная с ним дата увеличится соответственно. Например, когда вы введете следующее время в ячейку, оно будет интерпретироваться как 1:00 ночи, 1 января 1900 года: 25:00:00. Значение дня в этой записи увеличивается, потому что время превышает 24 часа. Имейте в виду, что значение времени без даты использует 0 января 1900 года в качестве даты.
Ввод текста
Если Excel не может интерпретировать введенную в ячейку запись в качестве значения, даты, времени или формулы, то в таком случае запись переходит к всеобъемлющей категории текста. В одну ячейку можно поместить около 32 000 символов. Вы можете ввести в ячейку огромное количество символов, но отобразить их все на экране одновременно отнюдь не просто. Если вам нужно показать большой объем текста на листе, рассмотрите вариант его размещения в текстовом поле (Вставка ► Текст ► Надпись).
Ввод формул
Как правило, при вводе формулы в ячейку в начале записи нужно ставить знак равенства (=). Но Excel также принимает знаки «плюс» или «минус». И (чтобы не оставлять в стороне пользователей старых версий Lotus 1-2-3) если ваша формула начинается с функции листа. Excel также принимает амперсанд (@). Однако как только вы нажмете Enter, амперсанд заменится знаком равенства. Формулы могут содержать следующие элементы:
- математические операторы, такие как + (для сложения) и * (для умножения);
- круглые скобки;
- ссылки на ячейки (в том числе именованные ячейки и диапазоны);
- значения или текст;
- функции листа (например, СУММ или СРЗНАЧ).
Если вы введете синтаксически некорректную формулу, Excel может предложить поправки. Имейте в виду, что эти поправки могут быть правильными, но в результате вы можете получить не ту формулу, которую хотели ввести изначально.
ЛЕКЦИЯ 1.
НАЗНАЧЕНИЕ
И ВОЗМОЖНОСТИ MICROSOFT OFFICE EXCEL. ИНТЕРФЕЙС ПРОГРАММЫ. ЗАПОЛНЕНИЕ И РЕДАКТИРОВАНИЕ ЯЧЕЙКИ.
ФОРМАТИРОВАНИЕ ДАННЫХ. ТИПЫ ДАННЫХ (ТЕКСТ, ЧИСЛО, ФОРМУЛА).
Электронные
таблицы или табличные процессоры предназначаются для решения задач, данные,
которых могут быть представлены в виде таблиц.
Без
электронных таблиц не обходятся бухгалтеры и кладовщики, участники бирж,
руководители брокерских контор, банков, финансовые менеджеры. Их помощью
пользуются не только в финансовой и учетной деятельности, но и в научной для
выполнения математических расчетов. Электронные таблицы предназначены для
обработки численных данных, автоматизации рутинных процессов пересчета
производных величин в зависимости от изменения исходных данных.
Однако
современные электронные таблицы не просто инструмент для калькуляции.
·Во-первых:
электронные таблицы позволяют проводить численные эксперименты с
математическими моделями (научные исследования.)
·Во-вторых:
электронные таблицы можно использовать как базу данных (операции сортировки,
выборки).
·В-третьих:
электронные таблицы удобный инструмент для изготовления форматированных
документов с графической информацией (портрет, видеоклип, цветная диаграмма).
·В-четвертых:
электронные таблицы позволяют создавать сложные и красиво оформленные
документы, например рекламу с прайс-листами, каталоги, графики работ,
расписание и т.д.
Электронные
таблицы — это специальная модель структурирования, представления
и обработки произвольной информации тесно связанной с текстовыми документами и
с базами данных.
Одно
из самых популярных средств управления электронными таблицами — программа Microsoft Excel.
Интерфейс
программы
Окно
Excel содержит все стандартные элементы приложений Windows. Это заголовок,
горизонтального меню, панели инструментов, полосы прокрутки, строки состояния.
Структура
окна Excel
Внешний вид окна
программы Excel отличается от окна Excel. Главное отличие
заключается в том, что Excel имеет «ленточный» интерфейс, в котором все
команды программы размещены на ленте, разбитой на вкладки, а те в свою очередь,
на группы, включающие отдельные команды.
В общем случае
окно программы Excel состоит из следующих элементов (рис. 1):
— строки
заголовка;
— ленты с
вкладками команд;
— панелей инструментов
во вкладках команд;
— кнопок
управления окном;
— кнопки “Office”;
— строки
формул;
— рабочего
листа;
— кнопок
переключения режимов просмотра;
— панели Быстрого
доступа;
— ярлыков
листов;
— строки
состояния.
Рисунок 1 – Окно
программы Excel
Специфичные
элементы окна:
1. Строка
формул (для ввода, редактирования данных). В левой ее части находится список
именованных ячеек, заголовок этого списка называется полем имени. В этом поле
высчитывается адрес (или имя) выделенной ячейки таблицы. Правее поля имени
находится 3 кнопки управления процессом ввода (видны во время ввода) 
.
2. Заголовок
столбца с обозначениями A,B,C,D,….
3. Заголовок
строки с номерами 1,2,3,4,….
4. Строка
с ярлычками листов позволяет переходить от одного рабочего листа к другому в
пределах рабочей книги.
5. Строка
состояния.
Структура
документа Excel.
Объектом
обработки MS Excel является документ: файл с расширением .xls (.xlsx),
называемый рабочей книгой, которое состоит из 1-го или нескольких рабочих
листов.
Листы одной
книги обычно связаны между собой тематически. В каждом файле могут размещаться
до 255 электронных таблиц (рабочий лист).
Столбцы по
умолчанию обозначают латинскими буквами A,B,C,D. Если букв не хватает
используются 2-х буквенные обозначения AA,BB,CC и т.д. Максимальное число
столбцов в таблице — 256.
Строки
нумеруются целыми числами. Максимальное число строк в таблице — 65536.
Основной
структурный элемент электронной таблицы — ячейка, расположенная на пересечении
столбца и строки, обозначается по номеру столбца и строки (без пробела).
Например:
A1,BB,CZ3 и т.д. Одна из ячеек на рабочем листе всегда является текущей.
Текущая ячейка обведена широкой рамкой и ее номер и содержимое приведены в
строке формул.
Содержимое
ячеек (типы данных)
Текст —
представляет собой строку, произвольной длины. Ячейка, содержащая текстовые
данные, не может использоваться в вычислениях. Если Excel не может
интерпретировать данные в ячейке как число или формулу программа считает, что
это текстовые данные. Для ввода числа в формате текста (случае
ввода телефонных кодов) следует ввести перед числом символ апострофа, ‘01481.
данные теперь рассматриваются Excel как текст.
Арифметические операции работать не будут. Число будет либо проигнорировано,
или появится сообщение об ошибке
Числовые
данные — отдельное число. Это последовательность цифр со
знаком или без, дробная часть отделяется «,».Как числа рассматривают
данные определяющие дату или денежные суммы 257; -145,2; 15$. Элементы
даты можно отделять друг от друга символом (/) или (—), либо
использовать текст, например 10 окт 03. Excel распознает
множество форматов даты. Элементы времени можно отделять символом двоеточие,
например 10:43:45.
Формулы.
Ячейка с формулой служит для проведения вычислений над ячейками с числами
(вычисляемая ячейка). Формула начинается со знака «=» (например =
A2*B2+C3)
Формула
может содержать:
— знаки
операций: +, -, *, /, ^,
— константы
— ссылки
на ячейки и интервалы (A1:E10)
— имена
интервалов
— встроенные
функции (SQRT, SIN,SUM).
Ввод и
редактирование данных
Данные можно
вводить непосредственно в ячейку или в строку формул. Для ввода данных (текст,
даты, числа, формулы и т. д.) с использованием клавиатуры следует выделить
ячейку, ввести данные с клавиатуры непосредственно в ячейку или в строку формул
и подтвердить ввод.
Подтвердить ввод
можно одним из трех способов:
·
нажать
клавишу клавиатуры <Enter> или <Tab>;
·
нажать
кнопку Ввод (зеленая галочка) 
в строке формул;
·
выделить
любую другую ячейку на листе (нельзя использовать при вводе формул).
Неправильно
введенный символ можно удалить. Для удаления символа, находящегося слева от
текстового курсора, надо нажать клавишу клавиатуры <Back Space>.
При вводе данных
переводить текстовый курсор в ячейке клавишами клавиатуры нельзя. Это можно
сделать только с использованием мыши. Необходимо навести указатель мыши и один
раз щелкнуть левой кнопкой мыши.
По умолчанию все
данные ячейки вводятся одной строкой. Для перехода к новой строке (новому
абзацу) в ячейке необходимо нажать клавишу клавиатуры <Enter> при
нажатой клавише <Alt> (рис.2).
Рисунок 2 – Ввод
данных в ячейку в две строки
Для отказа от
ввода данных в ячейку следует нажать клавишу клавиатуры <Esc> или
кнопку Отмена (красный крестик) 
в строке формул.
Одни и те же
данные можно ввести одновременно в несколько ячеек одного листа. Для этого
следует выделить ячейки (не обязательно смежные), в которые необходимо ввести
данные, ввести данные и нажать клавиши клавиатуры <Ctrl> +
<Enter> или, при нажатой клавише клавиатуры <Ctrl>,
щелкнуть по кнопке Ввод в строке формул (см. рис. 1).
Одни и те же
данные можно ввести одновременно в одноименные ячейки различных листов. Для
этого следует выделить ярлыки листов, в которые необходимо ввести данные,
ввести данные и подтвердить ввод.
Чтобы заполнить
активную ячейку содержимым ячейки, расположенной выше (заполнить вниз), можно
нажать комбинацию клавиш клавиатуры <Ctrl> + <В>. Чтобы
заполнить активную ячейку содержимым ячейки, расположенной слева (заполнить
вправо), можно нажать комбинацию клавиш клавиатуры <Ctrl> + <К>.
Microsoft Excel
обычно распознает вводимые в ячейку данные (текст, числа, даты, время) и
автоматически устанавливает соответствующий формат данных.
Ввод
текста
При вводе текста
нельзя расставлять переносы в словах с использованием клавиши дефис ( – ). Это
может затруднить последующую работу с данными (сортировки, выборки и т. п.).
Переносы в словах в документах Excel вообще недопустимы.
Если весь текст
ячейки не помещается по ширине столбца, а ячейки справа не содержат данных, то
текст отображается на листе на соседних ячейках справа (ячейка А1 на
рис. 3). Если же ячейки справа содержат какие-либо данные, то весь текст на
листе не отображается (ячейка А2 на рис. 3). При этом текст в строке
формул отображается полностью.
Рисунок 3 –
Отображение текста в ячейках
Ввод
чисел
При первоначальном
вводе (до изменения ширины столбцов) числа в ячейке может отобразиться число из
11 цифр. При этом ширина столбца может автоматически увеличиться (ячейка В2
на рис. 4). При вводе большего числа происходит автоматическое форматирование
ячейки, и число будет отображено в экспоненциальном формате (ячейка В3
на рис.4)
Если же ширина
столбца была уменьшена и число не может быть отображено в ячейке, то вместо
числа в ячейке отображаются символы # (ячейка В4 на рис.4). При
этом число можно увидеть в строке формул или в виде всплывающей подсказки при
наведении указателя мыши на такую ячейку. В ячейке число может быть отображено
при увеличении ширины столбца или при уменьшении размера шрифта.
Рисунок 4 –
Отображение чисел в ячейке
При вводе с
клавиатуры десятичные дроби от целой части числа отделяют запятой.
Для удобства
представления больших чисел группы разрядов при вводе можно отделять пробелами.
Например, число 12345678 можно ввести как 12 456 789. В строке формул при этом
число будет отображаться без пробелов между разрядами (рис. 5).
Рисунок 5 – Ввод чисел
с разделителем разрядов
Группы разрядов
числа (за исключением первой группы) должны обязательно включать три знака. В
противном случае данные в ячейке не будут восприниматься как число. Формат с
разделителем разрядов запоминается в ячейке. После очистки содержимого ячейки и
ввода новой числовой информации (включая даты и время) к ней автоматически
будет применяться установленный числовой формат. Для возможности ввода другой
числовой информации необходимо очистить формат ячейки, для этого можно выполнить
команду на ленте 
вкладка
Главная группа
редактирование щёлкнуть по пиктограмме 
выбрать очистить
форматы).
В большинстве
случаев следует вводить числа без указания размерности. В противном случае
такая информация не воспринимается как число.
Исключение
составляет обозначение рубля (следует вводить число, а затем букву р
с точкой), а также процентов (следует вводить число, а затем символ процента %)
(рис. 6).
Рисунок 6 – Ввод
чисел с обозначением рубля и процентов
Обозначение рубля
и процентов запоминается в ячейке. После очистки содержимого ячейки и ввода
другого числа, к нему автоматически будет применяться установленное
обозначение.
Ввод дат и
времени
Microsoft Excel
воспринимает даты, начиная с 1 января 1900 года. Даты до 1 января 1900 года
воспринимаются как текст. Наибольшая возможная дата — 31 декабря 9999 года.
Произвольную дату
следует вводить в таком порядке: число месяца, месяц, год. В качестве
разделителей можно использовать точку (.), дефис (-), дробь (/). При этом все
данные вводятся в числовом виде. Точка после года не ставится. Например, для
ввода даты 12 августа 1918 года с клавиатуры в ячейку следует ввести:
12.8.1918 или
12-8-1918 или
12/8/1918
Независимо от
способа ввода и последующего форматирования дата в строке формул всегда
отображается в полном формате: ДД.ММ.ГГГГ.
Время следует
вводить в таком порядке: час, минуты, секунды. Впрочем, секунды вводить не
обязательно. В качестве разделителей следует использовать двоеточие (:). Точка
после секунд (минут) не ставится. Например, для ввода времени 14 часов 12 минут
00 секунд в ячейку достаточно ввести: 14:12.
Для отображения
времени суток в 12-часовом формате следует ввести букву a или p (обязательно в
английской раскладке клавиатуры), отделенную пробелом от значения времени,
например 9:00 p. После ввода время будет отображено с обозначением РМ (рис. 7).
Рисунок 7 –
Отображение времени при вводе
Ячейка может
содержать одновременно дату и время. Для этого необходимо ввести дату, ввести
пробел, а затем ввести время. Можно вводить и в обратной последовательности:
сначала время, а потом дату, но пробел должен быть обязательно.
Формат даты
(времени) запоминается в ячейке. После очистки содержимого ячейки и ввода
другой числовой информации, она автоматически будет приобретать вид даты
(времени). Для возможности ввода другой числовой информации необходимо очистить
формат ячейки.
Редактирование
данных: двойной щелчок на ячейке или щелчок в панели формул. По окончании
ввода программа Excel автоматически выравнивает текстовые данные по левому
краю, числовые по правому. В ячейке с формулой выводятся результаты вычислений.
Форматирование
данных. Если пользователя не устраивают соглашения о вводе, можно принудительно
установить новые правила. Выбрать нужный формат
(числовой, денежный и т.д.) можно следующим образом:
1. Выбрать
нужный формат можно на Ленте вкладка
Главная группа
Число
(рис. 
.
Рисунок 8 – Первый
способ открыть Формат ячеек
При этом откроется окно Формат ячеек рис.9.
Рисунок 9 – Окно Формат
ячеек
2. Выбрать
нужный формат можно на Ленте вкладка
Главная группа
Ячейки
(рис. 10).
Рисунок 10 – Второй
способ открыть Формат ячеек
3. Выбрать
нужный формат можно выделив ячейку Вызвать
контекстное меню щелкнув правой кнопкой мыши (рис. 11).
Рисунок 11 – Третий
способ открыть Формат ячеек